Dokumentvorlage für Nutzerhandbuch

Transcrição

Communote
Handbuch
Communote – Enterprise Microblogging
Version 1.2
Stand: 15.11.2010
Inhaltsverzeichnis
1
Einführung______________________________________________________ 3
1.1
Über dieses Handbuch _______________________________________ 3
1.2
Begriffsklärung _____________________________________________ 3
1.3
Weiterführende Informationen _________________________________ 4
2
Oberfläche _____________________________________________________ 5
3
Funktionen _____________________________________________________ 8
3.1
Der Leser _________________________________________________ 8
3.1.1 Einträge finden ________________________________________ 8
3.1.2 Einträge organisieren __________________________________ 10
3.1.3 Blog anlegen ________________________________________ 12
3.2
Der Autor _________________________________________________ 14
3.2.1 Einträge schreiben ____________________________________ 14
3.2.2 Einträge per E-Mail ___________________________________ 17
3.2.3 Direktnachrichten _____________________________________ 17
3.3
4
Der Blog Manager __________________________________________ 18
Mobile Client und Widgets ________________________________________ 21
4.1
Mobile Client für Java-fähige Mobiltelefone ______________________ 21
4.2 Communote Widgets für den mobilen Webzugang, Confluence und
SharePoint ____________________________________________________ 22
5
Einsatzszenarien _______________________________________________ 24
6
Einführung im Unternehmen _______________________________________ 25
Stichwortverzeichnis _________________________________________________ 27
Communote Handbuch
© Communardo Software GmbH · Tel. +49 (0) 351 833820 · [email protected] · www.communote.com
2/28
1
Einführung
1.1
Über dieses Handbuch
Ziel des Handbuchs
Dieses Handbuch führt Sie in das Enterprise Microblogging ein, macht
Sie mit den Funktionen von Communote vertraut und vermittelt
dessen Einsatzmöglichkeiten.
Aufbau des Handbuchs Das Handbuch ist in 5 Teile gegliedert. In dieser Einführung werden
zunächst die grundsätzlichen Begriffe vorgestellt.
Im Anschluss wird die Oberfläche von Communote erklärt, die Sie
sehen, wenn Sie Communote das erste Mal starten.
Danach lernen Sie die Funktionen von Communote kennen,
gegliedert nach den Rollen, die ein Nutzer einnehmen kann. Es
existieren die Rollen Leser (Blogs lesen und erstellen, Nachrichten
suchen), Autor (Nachrichten schreiben) und Blog Manager
(Rechtemanagement, Nutzereinladungen).
Für die Benutzung über ein mobiles Endgerät existiert ein mobiler
Client, dessen Installation und Funktionsweise im Anschluss erklärt
wird.
Am Ende des Handbuchs finden sich eine Beschreibung möglicher
Einsatzszenarien, sowie einige Hinweise zur Einführung von
Communote im Unternehmen und ein Stichwortverzeichnis.
1.2
Begriffsklärung
Was ist Communote?
Communote ist der professionelle Microblogging Service von
Communardo. Communote fungiert als zentrales Logbuch des
Unternehmens und ermöglicht eine übersichtliche Dokumentation und
Kommunikation im Unternehmen.
Microblogging
Microblogging ist eine Kurzform von Weblogs, die es erlaubt kurze
Nachrichten öffentlich oder in bestimmten Nutzergruppen zu
veröffentlichen. Die Nachrichten werden chronologisch sortiert und
können über mehrere Kanäle (E-Mail, Instant Messaging, Web, mobile
Applikationen) veröffentlicht werden. Microblogging ermöglicht eine
vollkommen neue, schnelle und einfache Kommunikation.
Enterprise
Microblogging
Im Gegensatz zum öffentlichen Einsatz von Microblogging über
Dienste wie Twitter (www.twitter.com), erfordert die Anwendung im
Unternehmen weitere Funktionalitäten. Enterprise Microblogging stellt
Anforderungen an die Sicherheit, die Struktur und die Möglichkeiten
der Speicherung. Die komplexeren Nachrichten im Unternehmensalltag verlangen nach einem eigenen Dienst mit entsprechenden
Eigenschaften.
Communote Handbuch
3/28
1.3
Weiterführende Informationen
Für weiterführende Informationen besuchen Sie bitte
www.communote.com. Dort finden Sie Informationen zu den
einzelnen Funktionen, Anwendungsfällen, zu Preisen und Leistungen,
sowie aktuelle Meldungen und Berichte im Communote Blog. Im
Pressebereich (Link im unteren Bereich der Seite oder direkt
erreichbar unter www.communote.com/homepage/presse) finden Sie
aktuelle Pressemeldungen, Hintergrundinformationen (Management,
Produktblatt, FAQ), sowie alle Videos und Präsentationen zu
Communote. Unter den Videos befindet sich eine Einführung in die
Thematik mit der Vorstellung von Einsatzszenarien und damit
verbundenen Vorteilen, sowie eine Funktionsübersicht zu
Communote. Die Präsentationen befassen sich mit der neuen Art der
Kommunikation durch Communote, den Anwendungsfällen, sowie der
Einführung im Unternehmen. Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit
den Leitfaden zu „Twitter & Co. im Unternehmen“ von der
Enterprise 2.0 Beratung doubleyuu herunterzuladen.
Abbildung 1-1: www.communote.com
Communote Handbuch
4/28
2
Oberfläche
Login
Die Benutzung von Communote beginnt mit dem Login. Geben Sie
Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein. Wenn Sie automatisch
beim Start von Communote angemeldet werden möchten, setzen Sie
ein Häkchen im Feld „Angemeldet bleiben“.
Nach dem Login gelangen Sie zum Startbildschirm von Communote.
Abbildung 2-1: Communote Oberfläche
Menüleiste
Im rechten oberen Bereich des Startbildschirms finden Sie eine
Menüleiste. Darüber sehen Sie unter welchem Benutzerkonto sie
angemeldet sind, Sie können zur Startseite von Communote
zurückkehren, Ihr Profil bearbeiten oder sich abmelden. Des Weiteren
finden Sie einen Link zu den Downloads und die Möglichkeit eine
Nachricht an unser Support Team zu senden.
Abbildung 2-2: Menüleiste
Notizfeld
Das Notizfeld besteht aus einem Eingabefeld mit verschiedenen
Formatierungsfunktionen im oberen Bereich. Weitere Optionen für das
Schreiben einer Notiz finden sich in den Tabs auf der linken Seite des
Eingabefeldes. Mehr dazu finden Sie unter 3.2.1.
Communote Handbuch
5/28
Abbildung 2-3: Notizfeld
Blogleiste
Über die Blogleiste können Sie einen Blog auswählen. Die drei
Symbole auf der rechten Seite der Blogleiste beinhalten die
Möglichkeiten einen Blog zu erstellen und die Eigenschaften, sowie
die Zugriffsverwaltung eines Blogs einzusehen bzw. zu bearbeiten.
Abbildung 2-4: Blogleiste
Tabs
Tabs verbessern die Übersicht über Inhalte. Sie befinden sich direkt
unter dem Notizfeld und über den angezeigten Notizen.
Abbildung 2-5: Tabs
Der Tab „Blog“ erscheint nur, wenn Sie bereits einen Blog geöffnet
haben. Weiterhin gibt es den Tab „Alle Notizen“, der sämtliche Notizen
unabhängig Ihrer Herkunft auflistet. Mit dem Tab „Following“ können
Sie sich alle Notizen ansehen die Ihren Following-Kriterien
entsprechen (weitere Informationen hierzu finden sie unter 3.1.2).
Nachrichten die an Sie adressiert wurden finden Sie gefiltert unter den
Tabs „@[User]“ und „Direkt“. Informationen zu den privaten
Direktnachrichten finden Sie im Abschnitt 3.2.1. Unter dem Tab
„Favoriten“, finden Sie schließlich alle Notizen, die Sie als Favoriten
gekennzeichnet haben. Nähere Informationen zu Favoriten lesen Sie
unter 3.1.2.
Notizen
Die angezeigten Notizen werden immer nach dem Datum der
Verfassung absteigend angeordnet. Eine Notiz besteht aus der
Nachricht selbst, einem Bild des Autors, dem genauen Datum der
Erstellung und der Angabe des Blogs, indem die Notiz verfasst wurde.
Weiterhin können bestimmte Benutzer benachrichtigt worden sein und
Schlagwörter und Anhänge beigefügt sein. Durch klicken auf einen
der blau markierten Begriffe (Benutzer oder Schlagwörter) können Sie
direkt nach diesen filtern. Mehr Informationen zur Suche finden Sie
unter 3.1.1.
Communote Handbuch
6/28
Abbildung 2-6: Notiz
Blättern
Nachrichten, die älter sind als die dargestellten, können Sie einsehen,
indem Sie zur nächsten Seite blättern. Klicken Sie dafür entweder auf
die gewünschte Seitenzahl oder auf einen der beiden Pfeile. Das Feld
zum Blättern finden Sie immer ober- und unterhalb der angezeigten
Notizen.
Abbildung 2-7: Blättern
Suche
Communote verfügt über umfangreiche Suchfunktionen. Auf der
rechten Seite der Oberfläche befindet sich im oberen Teil ein
Suchfeld, in dem nach beliebigen Begriffen gesucht werden kann.
Abbildung 2-8: Suche
Communote Handbuch
7/28
3
Funktionen
3.1
Der Leser
3.1.1
Einträge finden
Blogauswahl
Oberhalb der Notizen befindet sich in der Blogleiste ein Eingabefeld
zur Auswahl eines Blogs. Es kann entweder der Name eines Blogs
eingegeben werden oder eine Auswahl über das Drop Down Menü
erfolgen. Im Drop Down Menü werden Ihnen die Blogs angezeigt, die
Sie selbst erstellt haben, sowie diejenigen, die Sie zuletzt bzw. am
häufigsten aufgerufen haben.
Abbildung 3-1: Blogauswahl
Des Weiteren gibt es eine Übersicht über alle Blogs im rechten
unteren Bereich der Oberfläche, die dem Alphabet nach sortiert ist.
Suche
Communote ermöglicht es bestimmte Filter zu setzen und damit den
Suchbereich einzugrenzen. Es können Filter auf Autoren, Blogs und
Schlagwörter gesetzt werden. Dafür reicht ein Klick auf den
entsprechenden Autor, den Blog oder das Schlagwort. Sie können
diese direkt aus Notizen auswählen oder aus der Suchleiste am
rechten Bildrand. Dort können Sie auch einen selbst gewählten Begriff
in das Suchfeld eingeben (siehe Abbildung 2-8).
Über den angezeigten Notizen ist dabei ersichtlich welche Filter
gesetzt wurden. Über das kleine rote Kreuz, welches erscheint wenn
Sie mit der Maus über die gesetzten Filter fahren, können Sie diese
wieder entfernen.
Communote Handbuch
8/28
Abbildung 3-2: Filter
Diskussionspfade
Diskussionspfade werden erstellt, wenn Benutzer auf Nachrichten
eines anderen Benutzers antworten. Um einen Diskussionspfad
anzuzeigen, klicken Sie im entsprechenden Notizfeld im rechten
unteren Bereich auf die Schaltfläche X-Beiträge.
Abbildung 3-3: Diskussionspfade
Benachrichtigungen
Wenn Sie „Mein Profil“ aus der Menüleiste auswählen, können Sie
unter „Benachrichtigungseinstellungen“ auswählen, in welcher Form
Sie über Ereignisse benachrichtigt werden wollen. Sie haben die
Auswahl zwischen einer Benachrichtigung über das Instant
Messaging Protokoll XMPP (früher Jabber), einer Benachrichtigung
per E-Mail oder keines der beiden. Eine Anleitung zur Konfiguration
Ihres XMPP Profils wird Ihnen angezeigt.
Communote Handbuch
9/28
Abbildung 3-4: Benachrichtigungen
Wie Sie selbst andere Benutzer benachrichtigen können, erfahren Sie
unter 3.2.1.
3.1.2
Einträge organisieren
Favoriten
Sie können bestimmte Notizen als Favoriten kennzeichnen. Klicken
Sie dafür auf das Zahnrad, welches erscheint wenn Sie mit der Maus
über die Notiz fahren und wählen Sie „Favorit“ aus. Daraufhin können
Sie die zu den Favoriten hinzugefügten Notizen unter dem
gleichnamigen Tab einsehen. Wenn Sie eine Notiz wieder von den
Favoriten entfernen möchten, wählen Sie den Tab „Favoriten“ aus und
gehen Sie mit der entsprechenden Notiz genauso vor, wie Sie sie
zuvor hinzugefügt haben. Statt dem grünen Pluszeichen befindet sich
nun ein rotes X neben dem Wort Favoriten.
Abbildung 3-5: Favoriten
Following
Eine weitere Möglichkeit Nachrichten nach seinen persönlichen
Interessen zu filtern, haben Sie mit der Following Funktion von
Communote Handbuch
10/28
Communote. Sie können mit dieser Funktion zum Beispiel gezielt
Aktivitäten in einem Blog verfolgen. Welche Nachrichten im Tab
„Following“ angezeigt werden, legen Sie über verschiedene Kriterien
fest. Es besteht die Möglichkeit Blogs, Nutzern, Diskussionen oder
Tags zu folgen.
Sie aktivieren das jeweilige Kriterium über das Funktionsmenü einer
Notiz (Zahnrad Symbol). Wollen Sie ein Kriterium wieder aus Ihren
Following Einstellungen entfernen, dann wählen Sie „nicht folgen“
über das Funktionsmenü der Nachricht für das gewünschte Kriterium
aus.
Abbildung 3-6: Einer Diskussion folgen
Bei Blogs und Nutzern können Sie auch über die jeweiligen
Profilansichten das Following aktivieren. Für Nutzer steht außerdem
noch eine dritte Möglichkeit über das Autorenmenü zur Verfügung.
RTF
Unterhalb der Tabs befinden sich rechts zwei Zeichen. Das Symbol
mit der Bezeichnung „RTF“ steht für den Dokumententyp „Rich Text
Format“. Damit lassen sich die Notizen der aktuellen Ansicht in ein
Dokument konvertieren, welches z.B. mit Microsoft Word geöffnet
werden kann.
Sie können auch eine einzelne Notiz exportieren in dem Sie den
Eintrag „RTF Export“ aus dem Menü hinter dem Zahnrad auswählen.
RSS
Über das zweite Symbol ist es möglich die Änderungen eines Blogs
über einen RSS Feed zu abonnieren.
Abbildung 3-7: RTF und RSS
Je nachdem, ob und welches Programm sie installiert haben, sieht der
Ablauf dabei unterschiedlich aus. Sie können die Feeds mit Ihrem
Browser abonnieren oder einen der zahlreichen RSS Reader
benutzen und diese dort einbinden. Beachten Sie dabei, dass der
RSS Reader authentifizierte Feeds unterstützen muss.
Profileinstellungen
Durch Klicken auf den Punkt „Mein Profil“ in der Menüleiste können
Sie Ihr Profil bearbeiten. Sie haben die Möglichkeit Ihr Profilbild zu
Communote Handbuch
11/28
wechseln und Daten wie Name, Firma, Adresse, Sprache und
Zeitzone zu verändern.
Abbildung 3-8: Mein Profil
Ändern Sie Ihr Profilbild, indem Sie auf „Durchsuchen“ klicken, das
gewünschte Bild auswählen und anschließend auf „Übertragen“
drücken. Wenn Sie „Standard verwenden“ aktivieren, wird ihr Profilbild
entfernt und stattdessen ein Standard Avatar angezeigt.
Weiterhin können Sie Ihre Benachrichtigungseinstellungen bearbeiten
(mehr dazu unter 3.1.1) und Sie haben die Möglichkeit Ihre E-MailAdresse zu ändern, sowie ein neues Passwort festzulegen. Dabei
zeigt Ihnen der Balken über der Passworteingabe an, wie gut Ihr
Passwort geeignet ist. Wenn Sie Ihren Nutzerzugang löschen wollen,
können Sie dies dort auch tun. Je nach den Einstellungen die der
Administrator gewählt hat, haben Sie dabei möglicherweise die
Auswahl zwischen der Löschung all Ihrer Daten und der Löschung
Ihres Benutzerzugangs mit Beibehaltung der von Ihnen angelegten
Notizen und Profildaten.
3.1.3
Blog anlegen
Blog anlegen
Wenn Sie einen Blog anlegen möchten, klicken Sie dafür auf „Blog
anlegen“ im rechten oberen Bildrand (Blogleiste, vgl. Abbildung 2-4).
Communote Handbuch
12/28
Daraufhin öffnet sich ein Fenster, in dem Sie den Titel des Blogs,
einen Alias, eine Beschreibung, sowie verschiedene Tags für den
Blog festlegen können. Klicken Sie anschließend auf „Blog anlegen“.
Durch die Erstellung eines Blogs wird im Anschluss automatisch
dessen Blog Manager angezeigt.
Mehr über die Möglichkeiten als Blog Manager erfahren Sie unter
Punkt 0.
Abbildung 3-9: Blog anlagen
Communote Handbuch
13/28
3.2
Der Autor
3.2.1
Einträge schreiben
Einträge schreiben
Sie können eine öffentliche Notiz, eine blogspezifische Notiz oder eine
Antwort auf eine Notiz schreiben.
Um eine öffentliche Notiz zu schreiben, wählen Sie den Tab „Alle
Notizen“ und schreiben Sie Ihren Text in das Notizfeld im oberen
Bereich der Seite.
Wenn Sie eine blogspezifische Notiz schreiben möchten, öffnen Sie
zunächst den gewünschten Blog, in dem Sie über Autorenrechte
verfügen und schreiben Sie dann Ihren Text in das Notizfeld.
Antworten
Sie können auf Notizen antworten. Fahren Sie dafür mit der Maus
über die Notiz und klicken Sie auf das daraufhin erscheinende
Zahnrad. Anschließend können Sie die Option „Antworten“ wählen.
Communote fügt dabei automatisch eine Benachrichtigung des
Autors, dem Sie antworten ein (siehe auch 3.1.1 Diskussionspfade).
Abbildung 3-10: Antworten
Sie haben weiterhin die Möglichkeit eine Notiz zu bearbeiten oder zu
löschen, insoweit diese von Ihnen selbst erstellt wurde.
Tags
Tags bzw. Schlagwörter dienen dazu, dem Inhalt von Communote
eine klare Struktur zu geben und die Suche nach Inhalten zu
erleichtern.
Es gibt zwei Möglichkeiten Ihre Notiz mit Tags zu versehen. Einerseits
können Sie ein Rautenzeichen (#) vor einem Wort, das Sie in Ihrer
Notiz verwenden, einfügen um es als Tag zu kennzeichnen.
Andererseits können Sie Tags über die Schaltfläche „Tags
hinzufügen“ links neben dem Notizfeld in das dafür vorgesehene
Eingabefeld einfügen.
Communote Handbuch
14/28
Abbildung 3-11: Tags per Rautenzeichen (#)
Communote verfügt über eine Funktion (Auto Suggest), die Ihnen
nach dem Eintippen einiger Buchstaben Vorschläge zur Verwendung
von Tags unterbreitet, die bereits verwendet worden.
Abbildung 3-12: Tags per Tagauswahl
Anhänge
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Anhänge hinzufügen“ links neben
dem Notizfeld um einen Anhang hinzuzufügen. Dort können Sie
anschließend die Datei auswählen und anhängen. Sichtbar sind die
Anhänge dann unter der verfassten Notiz.
Abbildung 3-13: Anhänge
Benachrichtigungen enthalten einen Hinweis auf Dateianhänge
gefolgt von einer Auflistung dieser Anhänge als Linkliste.
Benachrichtigungen
Communote verfügt über eine Benachrichtigungsfunktion. Sie haben
die Möglichkeit eine Benachrichtigung direkt im Notizfeld zu aktivieren.
Dafür müssen Sie das Namenskürzel der Person kennen. Sie können
dies herausfinden, indem Sie z.B. mit dem Mauszeiger über das Bild
der entsprechenden Person fahren. Dabei wird Ihnen der vollen Name
und in Klammern das Kürzel angezeigt.
Abbildung 3-14: Benutzerkürzel
Fügen Sie in der Notiz ein @ und dahinter ohne Leerzeichen das
Kürzel der zu benachrichtigenden Person ein, um die Person zu
benachrichtigen.
Abbildung 3-15: Benachrichtigung über @- Zeichen
Communote Handbuch
15/28
Sie können allerdings auch direkt über das Benachrichtigungsfeld
(„Nutzer hinzufügen“), welches sich links des Notizfeldes befindet, den
Namen der entsprechenden Person eingeben. Auch in diesem Feld
hilft Ihnen eine Vorschlagsfunktion bei der Vervollständigung der
Namen.
Abbildung 3-16: Benachrichtigung über Nutzerauswahl
Hyperlinks
Sie können mit Communote verschiedene Hyperlinks kreieren. Die
einfachste Art, dies zu tun, besteht darin, die URL einer Webadresse
in die Notiz zu schreiben. Communote erkennt automatisch, dass es
sich dabei um einen Link handelt.
Sie können auch bestimmte Worte oder Wortgruppen mit einem
Hyperlink versehen. Markieren Sie dafür die entsprechenden Worte
und wählen Sie aus der Editorleiste den Befehl „Insert/edit Link“. Es
öffnet Sich nun ein Fenster, in dem Sie die URL eingeben können,
festlegen können ob der Link im selben oder in einem neuen Fenster
geöffnet werden soll sowie dem Link einen Titel geben können.
Abbildung 3-17: Hyperlinks einfügen
Interne Links
Weiterhin ist es möglich auf Notizen innerhalb von Communote zu
verlinken. Dafür benötigen Sie den entsprechenden Permalink einer
Notiz (dauerhafter Identifikator in Form einer URL). Sie finden diesen
heraus, indem Sie auf das Informationssymbol klicken, welches
erscheint, wenn Sie mit der Maus über das Notizfeld fahren. Es wird
Ihnen der Permalink für die Notiz, sowie für den Blog angezeigt.
Kopieren Sie diesen per Rechtsklick mit dem Befehl
„Verknüpfung/Link-Adresse kopieren“ und fügen Sie Ihn in Ihre eigene
Notiz ein. Der Befehl um den Link zu kopieren kann dabei je nach
benutztem Browser leicht variieren.
Communote Handbuch
16/28
3.2.2
Einträge per E-Mail
Einträge per E-Mail
Jeder Blog in Communote verfügt über eine eigene E-Mail-Adresse.
Sie finden diese heraus, wenn Sie im oberen rechten Rand auf das
Feld „Blog Eigenschaften“ klicken.
Abbildung 3-18: E-Mail-Adresse von Blogs
Nach dem Klick auf das entsprechende Feld öffnet sich ein Fenster, in
dem Sie u.a. eine E-Mail-Adresse finden. Diese wird automatisch bei
der Erstellung des Blogs konfiguriert. Sie wird nach folgendem Muster
erstellt:
[email protected]
Wenn Sie also eine Notiz per Mail erstellen möchten, adressieren Sie
diese an die entsprechende E-Mail-Adresse. Tags und
Benachrichtigungen können nach demselben Muster wie in
Communote erstellt werden.
Dateianhänge können ebenfalls mit einer E-Mail an Communote
geschickt werden.
Antworten per E-Mail
Empfangen Sie eine Benachrichtigung als E-Mail und möchten darauf
Antworten, dann können Sie über die Antwortenfunktion Ihres EMailclients (z.B. Outlook) eine Antwort an Communote senden.
Ändern Sie dabei weder die Empfängeradresse noch den Betreff.
Communote empfängt Ihre E-Mail und wandelt diese in einen neuen
Eintrag wird als Antwort auf die Nachricht um. Eine Diskussion bleibt
auf diesem Weg nachvollziehbar.
3.2.3
Direktnachrichten
Direktnachrichten
Direktnachrichten sind private Nachrichten die zwichen einem oder
mehreren Nutzern ausgetauscht werden können. Diese Nachrichten
sind nur den Empfängern und Autoren sichtbar und können nach dem
Absenden nicht mehr bearbeitet oder gelöscht werden.
Schreiben
Direktnachrichten können wie normale Nachrichten über das Notizfeld
oder als Antwort auf einen bestehenden Eintrag erstellt werden.
Zusätzlich muss die Direktnachricht als solche gekennzeichnet und
die Empfänger müssen angegeben werden.
Sie haben die Möglichkeit die Nachricht als Direktnachricht direkt im
Nachrichtentext zu kennzeichnen. Beginnen Sie dazu Ihre Nachricht
mit einem „d“ (für Direktnachricht) gefolgt von einem Leerzeichen und
den Namenskürzeln der Personen die diese Nachricht sehen sollen.
Die Namenskürzel beginnen wie üblich mit einem @ und werden mit
Communote Handbuch
17/28
Leerzeichen voneinander getrennt aufgeschrieben. Erst dann folgt der
eigentliche Nachrichtentext.
Abbildung 3-19: Im Text als Direktnachricht kennzeichnen
Es gibt eine weitere Möglichkeit eine Nachricht als Direktnachricht zu
kennzeichnen. Nutzen Sie dazu die Nutzerauswahl, welche sich links
vom Notizfeld befindet. Fügen Sie hier beliebige Personen als
Empfänger ein und aktivieren Sie die Option „als Direktnachricht“.
Schreiben Sie dann Ihre Nachricht wie gewohnt.
Abbildung 3-20: Als Direktnachricht kennzeichnen
Antworten
3.3
Wenn Sie Schreibrechte für den Blog besitzen, können Sie auf eine
Direktnachricht anworten. Ihnen steht dann frei allen bisherigen
Empfängern dieser Nachricht zu antworten oder nur einer Auswahl.
Es ist nicht möglich neue Personen als Empfänger in die Antwort mit
aufzunehmen.
Der Blog Manager
Blog Details
Sie gelangen zu den Blog Details in dem Sie in der Blogleiste
den gewünschten Blog auswählen und anschließend auf das
Symbol für die Blog Details klicken.
Abbildung 3-21: Blog Details aufrufen
In den Blog Details können Sie als Blog Manager die
Eigenschaften wie Blogtitel oder den Alias ändern, ansonsten
können Sie die Eigenschaften des ausgewählten Blogs
betrachten.
Sie haben in den Blog Details außerdem die Möglichkeit die
Option zur Protokollierung der Zugriffsrechte durch eine
Systemnachricht zu aktivieren. Bitte beachten Sie, dass diese
Systemnachrichten nicht gelöscht werden können.
Communote Handbuch
18/28
Sollten Sie Ihren Blog löschen wollen, so finden Sie diese
Option ebenfalls unter den Blog Details.
Abbildung 3-22: Blog Details
Zugriffsrechte
Blog Manager werden Sie entweder, indem Sie selbst einen Blog
anlegen, oder von einem anderen Benutzer als Blog Manager
hinzugefügt werden. Als solcher haben Sie die Möglichkeit
Zugriffsrechte zu bearbeiten. Zugriffsrechte können Sie nach den in
Punkt 3.1.3. (Blog anlegen) beschriebenen Schritten direkt bei
Erstellung eines Blogs festlegen, oder aber in dem Sie die
Schaltfläche „Blog verwalten“ im rechten oberen Rand von
Communote auswählen.
Abbildung 3-23: Zugriffsrechte
Sie können einzelnen Nutzern bestimmte Zugriffsrechte zuteilen.
Während Sie einen Namen eingeben, hilft Ihnen die
Communote Handbuch
19/28
Vorschlagsfunktion dabei, die richtigen Nutzer zu finden. Unter
Zugriffsrechte, können Sie aus den Rechten Verwalten, Schreiben
und Lesen wählen. Teilen Sie einem Nutzer das Zugriffsrecht
Verwalten zu, so hat er die gleichen Rechte wie Sie als Blogersteller
selbst.
Abbildung 3-24: Zugriffsrechte verwalten
Klicken Sie schlussendlich unter Aktionen auf „Nutzer hinzufügen“.
Vorhandene Nutzerrechte können Sie durch einen Klick auf das erste
Symbol rechts der Zugriffsrechte bearbeiten. Wenn Sie Zugriffsrechte
wieder entfernen möchten, klicken Sie dafür auf das X-Symbol neben
dem jeweiligen Nutzer.
Nutzer einladen
Sie haben die Möglichkeit Nutzer einzuladen. Wählen Sie dafür den
entsprechenden Tab in der Blogverwaltung aus, geben Sie den
Namen oder das Kürzel des Nutzers ein und legen Sie die Sprache
sowie das Zugriffsrecht fest. Das Kürzel des Nutzers ist im Anschluss
für den Nutzer selbst nicht mehr veränderbar. Klicken Sie
anschließend auf „Nutzer einladen“, erhält der Nutzer eine E-Mail, die
ihn über den Blog und seine Zugriffsrechte informiert.
Abbildung 3-25: Nutzer einladen
Communote Handbuch
20/28
4
Mobile Client und Widgets
4.1
Mobile Client für Java-fähige Mobiltelefone
Der Mobile Client ermöglicht Ihnen Communote von Ihrem mobilen
Endgerät aus zu benutzen. Geräte die Java nicht unterstützen
müssen die Communote Widgets benutzen.
Download
Installation
Über den Link „Download“ aus der Menüleiste von Communote finden
Sie die Links zu den aktuellen Versionen des Mobile Clients, sowie
eine Anleitung für die Installation auf Ihrem mobilen Endgerät.
Die mobile Communote Anwendung kann auf Java-fähigen
Mobiltelefonen eingesetzt werden. Es werden alle mobilen Clients
unterstützt, die den Standard MIDP 2.0 unterstützen.
Die Installation auf dem Endgerät ist auf zwei Arten möglich:
1. Öffnen des Links auf dem Mobiltelefon:
Die Anwendung wird bei Aufruf des Links heruntergeladen und
installiert. Bitte folgen Sie den Anweisungen des
Installationsprozesses.
2. Manuelle Installation per Datei:
Alternativ können Sie die notwendigen Dateien auch direkt
herunterladen. Diese müssen beide auf das Endgerät (z. B. per
USB) übertragen werden. Nach dem Herunterladen müssen Sie
die Datei communote-3483.jad auf Ihrem mobilen Endgerät
öffnen, um den Installationsprozess zu starten.
Folgende Dateien müssen transferiert werden:
communote.jad
communote.jar
Bedienung
Nach dem Start des Mobile Clients und des Logins gelangen Sie zur
üblichen Communote Startoberfläche, wo Ihnen alle Notizen
chronologisch angezeigt werden.
Abbildung 4-1: Mobile Client Timeline
Communote Handbuch
21/28
Über die Schaltfläche „View Note“ können Sie sich Notizen im Ganzen
ansehen und haben dort auch die Möglichkeit auf diese zu antworten.
Abbildung 4-2: Mobile Client – Eintragsansicht
Klicken Sie auf „New Note“, um eine neue Notiz zu erstellen. Über die
Menütasten Ihres Telefons können Sie außerdem Notizen filtern,
einen bestimmten Blog öffnen, nach Wörtern suchen, sowie einen
Blog erstellen und Ihre Einstellungen überarbeiten. In den
Einstellungen können Sie neben Benutzernamen und Passwort, die
Anzahl der Einträge einstellen die Ihnen angezeigt werden, sowie
deren Textlänge im Vorschaufenster. Außerdem können Sie die
Größe der angezeigten Profilbilder anpassen und die Option einer
detaillierten Vorschau der Eintäge aktivieren oder deaktivieren.
4.2
Communote Widgets für den mobilen Webzugang, Confluence
und SharePoint
Die Communote Widgets können für den mobilen Webzugang, sowie
als integriertes Communote in Confluence und SharePoint genutzt
werden. Eine Anleitung zur Integration der Widgets in SharePoint und
Confluence finden Sie unter Punkt 7.4.
Mobiles Webfrontend
für andere Geräte
Für mobile Geräte die Java nicht unterstützen, gibt es die Möglichkeit
Communote über den Browser aufzurufen. Über den
Downloadbereich im Communote gelangen Sie zur Auswahl zwischen
zwei Widgets, die entweder eine vereinfache oder die vollständigen
Darstellung ermöglichen.
Widget zur
vollständigen
Darstellung
Mit dem Widget zur vollständigen Darstellung werden Bilder angezeigt
und es ist möglich nach Notizen zu filtern, während das Widget zur
vereinfachten Darstellung auf diese Optionen verzichtet. Das Widget
zur vollständigen Darstellung besteht aus zwei Tabs. Der Tab zum
Lesen von Einträgen ist standardmäßig geöffnet. Darin haben Sie die
Möglichkeit nach Wörtern zu suchen, indem Sie das gewünschte Wort
in das Eingabefeld eintippen. Durch Klicken auf das + Symbol können
Sie außerdem nach Blogs, Tags und Autoren filtern. Des Weiteren
können Sie auf Notizen antworten, indem Sie auf „Reply“ im rechten,
unteren Bereich einer Notiz klicken.
Communote Handbuch
22/28
Wählen Sie den Tab „Neue Notiz“ um eine neue Notiz zu schreiben.
Im Drop Down Menü können Sie den Blog auswählen, indem die Notiz
veröffentlicht wird. Tags werden per #- Symbol gesetzt und Benutzer
per @- Zeichen benachrichtigt.
Abbildung 4-3: Widget zur vollständigen Darstellung
Widget zur
vereinfachten
Darstellung
Im Widget zur vereinfachten Darstellung wird Ihnen standardmäßig
der öffentliche Blog angezeigt. Es gibt eine Vielzahl an Möglichkeiten,
das Widget Ihren Anforderungen anzupassen. Ergänzen Sie dafür
einfach die gewünschten Parameter durch ein „&“ getrennt in der
Adresszeile. Mit der Eingabe von „blogAliases=…“ und „blogid=…“
können Sie einen bestimmten Blog auswählen. Alle weiteren
Konfigurationsmöglichkeiten finden Sie unter Punkt 7.4.
Abbildung 4-4: Widget zur vereinfachten Darstellung
Communote Handbuch
23/28
5
Einsatzszenarien
Projektmanagement
Communote erleichtert die Kommunikation in Projekten. Während des
Projektverlaufes können Teammitglieder Statusmeldungen, Ideen,
Probleme, Risiken und Entscheidungen schnell und einfach
dokumentieren. Formale Projektdokumente, Berichte oder auch
Projektreviews können auf dieser Basis einfacher und schneller
erstellt werden. Neue Teammitglieder können leichter in das Projekt
einsteigen, und verteilte Projektteams finden in Communote eine
Möglichkeit Distanzen zu überbrücken und eine bessere Bindung zu
entfernten Projektmitgliedern aufzubauen.
Vertrieb
In Vertrieb und Marketing müssen viele kleine Detailinformationen
gesammelt und schnell weitergegeben oder auch für später
aufbewahrt werden. Communote kann diese Aufgabe stark
vereinfachen, indem z.B. in der Akquisephase neue Informationen als
Notiz aufgeschrieben und an Kollegen weitergegeben werden. Im
weiteren Verlauf, wenn Ausschreibungstexte, Angebote und Verträge
entworfen werden, wird durch die Aufzeichnungen sichergestellt, dass
nichts vergessen wird. Ein mobiler Zugriff erleichtert Außendienstmitarbeitern die Arbeit und hilft die Verbindung zum Büro zu halten.
Führung
Communote begünstigt die unmittelbare und informelle
Kommunikation zwischen Führungskräften und Mitarbeitern.
Entscheidungen, aktuelle Themen und der Status werden für alle
transparent und nachvollziehbar. Gerade auch durch den mobilen
Zugriff auf Communote behalten Führungskräfte den Überblick über
die laufenden Geschäfte, auch wenn Sie unterwegs sind. Der bei
Bedarf direkte Kontakt zu Mitarbeitern über Hierarchieebenen hinweg
macht Unternehmen schneller und schlagkräftiger.
Systemmanagement
Komplexe Maschinen und Prozesse erfordern gutes
Systemmanagement, z.B. im IT-Hosting. Dazu gehört auch eine
lückenlose Dokumentation von Ereignissen, Systemänderungen und
sonstigen Aktivitäten. Communote Microblogs können sehr gut als
Tagebücher verwendet werden, in welche für ein System alle
wichtigen Ereignisse eingetragen und mit Schlagworten (Maschine,
Typ, Ereignis, Technologie) versehen werden können. Dadurch wird
sichergestellt, dass später die Historie der Maschine gut
nachvollziehbar ist. Compliance Richtlinien können so besser erfüllt
werden.
Innovationsmanagement
Offene Blogs stärken den Ideenaustausch und damit kontinuierliche
Verbesserungs- und Innovationsprozesse im Unternehmen. Ideen und
Gedanken können ad-hoc mit Anderen geteilt werden, formale Hürden
entfallen. Das beschleunigt Innovationsprozesse und wirkt sich positiv
auf den Markterfolg aus.
Communote Handbuch
24/28
6
Einführung im Unternehmen
Nachdem Sie einen Communote Account angelegt haben, sich mit
den Funktionen vertraut gemacht und von den Anwendungsfällen
überzeugt haben, stellt sich die Frage wie Communote erfolgreich in
das Unternehmen eingeführt werden kann.
Bevor Sie mit der Einführung von Communote beginnen, sollten Sie
klar die Ziele definieren, die sie mit dem Einsatz von Communote
erreichen möchten. Möchten Sie Entscheidungsprozesse
nachvollziehbarer machen, eine transparentere Projektkommunikation
oder eine Verbesserung der Innovationskraft erreichen? Gewinnen
Sie Partner aus dem Management für Ihre Ziele, um mehr
Unterstützung zu erhalten. Handeln Sie dabei nach der Devise: „Start
small, think big!“.
7 Schritte zum Erfolg
Die folgenden 7 Schritte sind zur erfolgreichen Einführung von
Communote im Unternehmen durchzuführen:
Schritt 1:
Teilnehmer einladen
Es ist wichtig eine gewisse Sichtbarkeit von Communote zu schaffen.
Gehen Sie deshalb auf Ihre Kollegen zu und begeistern und
überzeugen Sie sie von der neuen Art der Kommunikation mit
Communote. Dabei ist es wichtig den konkreten Nutzen darzustellen,
den Communote mit sich bringt. Nennen Sie einige Beispiele, in
denen Communote zu einer Verbesserung der Situation beigetragen
hat. Achten Sie darauf, dass potentielle Teilnehmer einen Zugang
haben und helfen Sie Ihren Kollegen bei der Benutzung von
Communote mit einer kurzen Einführung.
Schritt 2:
Themen und
Einsatzbereiche
definieren
Die klare Definition von Themen und Einsatzbereichen für
Communote im Unternehmen erhöht die Effektivität der
Kommunikation, da jeder Mitarbeiter weiß über welches Medium
kommuniziert wird. Überlegen Sie sich dafür, ob es aktuelle Themen
gibt, für die sich der Einsatz von Communote anbietet. Besonders
geeignet sind im Regelfall Projekte in verteilten Teams oder mit vielen
Stakeholdern. Denken Sie darüber nach, ob ein aktueller Ansatzpunkt
zur Verbesserung der Kommunikation existiert.
Schritt 3:
Erste Erfahrungen
sammeln
Zu Beginn ist es von Vorteil einen begrenzten Kreis von Teilnehmern
zu ausgewählten Projekten zu wählen um erste Erfahrungen zum
Umgang mit Communote zu sammeln. Geben Sie den Teilnehmern
dabei ein wenig Zeit, um sich mit der neuen Art der Kommunikation
vertraut zu machen. Fordern Sie Feedback von den Teilnehmern und
evaluieren Sie daraus Potentiale und Einsatzbereiche in Ihrem
Unternehmen.
Schritt 4:
Spielregeln festlegen
Basierend auf Ihren ersten Erfahrungen sollten Sie einige Regeln zum
Umgang mit Communote festlegen. Zunächst sollte feststehen,
welche Informationen in den Microblog gehören. Anschließend sollten
Communote Handbuch
25/28
für die jeweiligen Themen bestimmte Schlagwörter (# Hashtags)
festgelegt werden, um die Wiederauffindbarkeit von Notizen zu
verbessern. Blogs können offen für alle Teilnehmer sein oder aber auf
eine bestimmte Gruppe von Teilnehmern beschränkt sein. Legen Sie
fest, welche Themen für alle Teilnehmer einsehbar sein sollen und
welche nicht. Treffen Sie außerdem Vereinbarungen zur
Kommunikation mit allen Teilnehmern, wie beispielsweise keine oder
eingeschränkte Kommunikation über E-Mail, damit Communote sein
ganzes Potential entfalten kann.
Schritt 5:
Integration in
vorhandene Strukturen
Schritt 6:
Durchstarten
Schritt 7:
Ausweiten auf neue
Themen und Projekte
Im Folgenden können Sie damit beginnen Communote in vorhandene
Strukturen zu integrieren. Nehmen Sie Logo- und
Designanpassungen vor und integrieren Sie Communote in
vorhandene Kommunikations- und Informationsportale wie Wikis,
SharePoint, Intranet, Instant Messaging oder RSS. Treiben Sie
außerdem die mobile Nutzung von Communote über den Mobile
Client voran und berücksichtigen Sie etwaige
Sicherheitsbestimmungen durch die Installation von Communote
hinter der Firewall. Integrieren Sie Communote außerdem in die
unternehmensweite Enterprise 2.0 Strategie.
Ziehen Sie mehr Aufmerksamkeit auf Communote um dessen
Potential zu entfalten. Sprechen Sie also über Communote und Ihre
Erfahrungen damit und kommunizieren Sie den Nutzen. Erklären Sie
Kollegen den Umgang mit Communote, versuchen Sie dabei jedoch
Fachbegriffe zu vermeiden. Stellen Sie Communote einem größeren
Teilnehmerkreis zur Verfügung und implementieren Sie die neue Form
der Kommunikation in die täglichen Arbeitsprozesse.
Erhöhen Sie den Nutzen und die Reichweite von Communote
signifikant, indem Sie neue Themenfelder und Projekte über
Communote erschließen. Gewinnen Sie dafür weitere Multiplikatoren,
Mitarbeiter und Abteilungen für Communote.
Diese 7 Schritte werden Ihnen dabei helfen Communote erfolgreich in
Ihr Unternehmen einzuführen. Dennoch gibt es eine Vielzahl weiterer
Faktoren zu beachten. Für weiterführende Beratung stehen wir Ihnen
deshalb gerne zur Verfügung.
Communote Handbuch
26/28
Stichwortverzeichnis
Angemeldet bleiben....................... 5
Notiz .............................................. 6
Anhänge...................................... 14
blogspezifische Notiz ................ 13
Antworten .................................... 13
E-Mail Einträge ......................... 16
Benachrichtigungen................. 9, 14
Notiz bearbeiten ........................ 13
blättern .......................................... 7
Notiz löschen ............................ 13
Blog
Notizfeld ...................................... 5
Blog anlegen ............................. 12
öffentliche Notiz ........................ 13
Blog auswählen....................... 6, 8
Nutzer einladen ........................... 17
Blog erstellen .............................. 6
Passwort ..................................... 12
Blogleiste .................................... 6
Permalink .................................... 15
Diskussionspfade .......................... 9
Profil bearbeiten ............................ 5
Downloads .................................... 5
Profileinstellungen ....................... 11
Einsatzszenarien ......................... 21
RSS............................................. 11
E-Mail Adresse ...................... 12, 16
RTF ............................................. 10
Favoriten ..................................... 10
Schlagwörter ............................... 13
Filter .............................................. 8
Suche ........................................ 7, 8
Hyperlinks ................................... 15
Tabs .............................................. 6
Jabber ........................................... 9
Tags ............................................ 13
Kürzel .......................................... 14
Twitter ........................................... 3
Login ............................................. 5
Widgets ....................................... 19
Menüleiste ..................................... 5
Zeitzone ...................................... 11
Microblogging ................................ 3
Zugriffsrechte .............................. 16
Mobile Client ............................... 18
Zugriffsverwaltung ......................... 6
Communote Handbuch
27/28
Impressum
Herausgeber:
Communardo Software GmbH
Kleiststraße 10 a
D-01129 Dresden
Zentrale: 03 51 / 8 33 82 - 0
Telefax: 03 51 / 833 299
[email protected]
www.communardo.de
Texte und Gestaltung dieser Publikation sind nach Form und Inhalt urheberrechtlich geschützt. Die Veröffentlichung oder der Nachdruck, als Ganzes oder in Auszügen, ist grundsätzlich untersagt und nur mit
ausdrücklicher schriftlicher Genehmigung der Communardo Software GmbH möglich.
Communote Handbuch
28/28

Dokumentvorlage für Nutzerhandbuch

Transcrição

Documentos relacionados

Zielgenau getroffen : Nibelungen Kurier – Die Zeitung für Worms

Regionaler Magazin Monatliche Monatliche Schwerpunkt Besucher

REPORTERWELT Nicaragua

Jörn Ehrenheim: Der beleidigte Sextourist

Rezension zu Who moved my Cheese als PDF

PDF - PRMaximus

werk in Ihrem Blog! - Social

Observer Argus Media GmbH

Weblogs

Erhebung Nordbad