A Manual of business skills

Transcrição

A Manual of business skills:
A guideline for self-employment
TES – Transnational Entrepreneurial Spirit
Grundtvig 2008–2010
Manual of business skills:
marketing, business plan & self-management
About the manual
Starting a business successfully includes a various range of entrepreneurial competences. Basics of self-employment is professional competence. Entrepreneurial competences are also essential to run a business successfully.
Many young people have creative ideas, which would be worth it to be realised in a business. But how to get
a self-employer? What must be pointed out by starting a business?
This manual gives some useful information to the reader about marketing, business planning and self-management. This guidance offers a review over the basics of developing a marketing programme and how to
organise workflow effectively with professional self-management. Beyond that the guideline offers a chapter
with information about creating a business plan.
This manual has been produced within the transnational Grundtvig project “T.E.S. Transnational
Entrepreneurial Spirit” and is addressed to young entrepreneurs and young professionals, which are concerned with these issues.
The project answers a European social need, that of training adults/ learners in order to achieve entrepreneurial abilities. They either need to get a job, or work their career way up, improve their job conditions or even
find their social insertion easier. On the other hand, we aim to increase their knowledge on European Culture.
Author of the text is KWB e.V., Germany.
The guideline is published in English, German and Portuguese.
Partners of the project are:
• Fundaçao de Ensino Profissionalda Praia da Vitória, Açores, Portugal
• Savon Vammaisasuntosäätiö, Finland
• TLA TeleLearn-Akademie gGmbH, Germany
• KWB Koordinierungsstelle Weiterbildung und Beschäftigung e. V., Germany
• Fundatia Ronald S. Lauder, Romania
• AEVA – Associação para a Educação e Valorização dos Recursos Humanos do Distrito de Aveiro Escola Profissional de Aveiro, Portugal
Hamburg, June 2010
T.E.S. Transnational Entrepreneurial Spirit
1 Marketing
The purpose of marketing is to identify the customers´ needs and to provide an appropriate product or service.
Marketing combines all activities to draw the costumer’s attention on the offer.
Marketing is an integrated communications-based process. Marketing is defined by the American Marketing
Association as the activity, set of institutions, and process for creating, communicating, delivering and exchanging offerings that have value for customers, clients, partners and society at large. Purpose of marketing
is to communicate to a target group with specific arguments attracting their attention.
The following chapters show the basics of developing a marketing programme including a marketing strategy
and a marketing plan.
1.1 Developing a marketing programme
Why develop a marketing programme? Without a marketing programme activities often do not show the requested effects. A marketing programme involves all orderly activities to realise a business goal, often defined
in a marketing strategy.
Before starting to write a programme it is necessary to think about the focused customer, who is to be
addressed by the marketing programme.
It is helpful to understand the needs of the customers. For some products it makes sense to choose an emotional communication to appeal the customer. For other products it’s more efficient to choose a rational communication. A first task is to identify the characteristics of the product that attract the customer’s attention.
Exercise: Describe the customer you have on focus. Include the aspects “emotional communication”
and“rational communication”.
After having defined the costumer, you give a description of your product respectively of your service.
Exercise: Describe the advantages of the product by the customer’s point of view. What makes the product
attractive/special for the costumer?
Exercise: Describe the best way to reach the customer.
The exercises above help getting indications for a marketing mix.
Marketing Mix
The marketing mix defines the kind and placement of advertisement as well as the pricing of the product.
A marketing mix contains “4 p’s”:
Product:
Placement:
The important
characteristics of
the product should be
mentioned. Beyond that
also the point of view of
the customers should
be considered.
The aspect distribution
explains how the product
gets to the customer; for
example, point-of-sale
placement or retailing.
Pricing:
This aspect refers to the
process of setting a price for
a product, including discounts.
The price needs not only to be
monetary; it can simply be what
is exchanged for the product
or services, e.g. time,
energy, or attention.
Promotion:
This includes advertising,
sales promotion, publicity
and personal selling. Branding
refers to the various methods
of promoting the product,
brand or company.
To get a review over the four aspects and to determine which will be prioritised for a marketing mix, the 4 p’s
have to be described. Then in a second step a marketing mix will be arranged by the most important aspects.
Exercise: Describe the characteristics of the product, pricing, placement and promotion.
1.2 Defining a marketing strategy
A marketing strategy is a kind of guideline for the marketing programme, defined as a goal. Marketing strategies can be divided in several alignments:
Market expansion:
Expanding a market by gaining new customers or offering new products to existing customers. The goal is
focussed on new markets or new customers.
Market segment:
Focussing on a special type of customer or a specific type of branch. Here the goal is focussed on specialisation.
Market share:
Expand in the share in the market. The goal is focussed on growth in the existing market. Precondition is to
know the own share in the market. Some studies show, that enterprises with a big market share often have a
high return on investment.
Exercise: Which marketing strategy is the guideline for the marketing activities in the marketing programme? Write down the strategy as a guiding principle.
1.3 Writing a marketing plan
Marketing combines a lot of activities and costs. A marketing plan connects the strategy with the programme
to an orderly marketing concept.
Marketing plans should contain some core elements such as
The current position of the business: A comparison of your product, your customers and your competitors
in the market.
The business strategy: Defining the business goal and the marketing goal. The strategy helps to recognize,
if the marketing activities reach to the expected success.
Details of the marketing programme: Description of all activities referring to the marketing goal. The 4 p’s
of the marketing mix are the basics for this description.
Operating figures: sales forecast, costs etc. Key data and forecasts help to measure achieved goals. Here are
also the costs of marketing activities described at a glance.
A marketing plan has got a binding character. But in case of changes on the market it should be flexible adapted.
For a good review it is reasonable to write an abstract with the main aspects of the marketing plan.
To implement the marketing programme there is a range of advertising possibilities:
Print media, advertising signs, media/internet, publicity, events, direct marketing and networking.
2 Creating a business plan
If you start a business you may need some support by partners. Therefore it is reasonable to create a document
which describes the business idea and the plan how to realize it.
A business plan is a formal statement of a set of business goals, the reasons why they are believed attainable,
and the plan for reaching those goals.
A business plan should contain characteristics like completeness, clarity, objectiveness, comprehensibility and
an orderly form of documentation.
It consists of several items:
• An executive summary
• the product idea
• an introduction of the staff
• a description of the market
• a description of the marketing plan
• corporate form
• a financing plan
• a risk assessment
A business plan also helps to review your business goals in reality.
Before starting to write the business plan you should create a cover sheet with the company name, your name,
contact dates and the calendar date.
2.1 Executive summary
The executive summary is the first chapter of the business plan. It is reasonable to write it after all other items
have been created.
Purpose of the summary is to attract the reader’s interest for the business ideas.
Here you describe concisely the product idea and the business goals, factors of success, factors of risk and
quantifiable goals.
Here you also illustrate your experiences and know how. You also explain the amount of estimated investigation.
2.2.product idea
This chapter is dedicated to the characteristics of the product or service you offer.
Here you describe, what makes the difference to other products and what is the special benefit for the customer.
2.3 Staff
Here you give a description the competences and experiences of the involved staff. It is important to attribute
competences and to determine responsibilities. The dispositions of responsibilities can be pictured in an organisation chart.
You also describe how to compensate a possible missing know how for example by cooperating with partners.
2.4 description of the market
To place your product successfully on the market it is necessary to have knowledge of the branch, competitors
and the customers with their preferences.
Benchmarking, internet, literature, interviews with market actors etc. help to get an overview of the market.
2.5 marketing plan
The marketing plan describes the activities, which attract the costumer’s interest. It is necessary to know the
costumers needs, so that you can approach the costumers with the appropriate actions.
2.6 the corporate form
There is a range of different corporate forms. In order to pre-estimate the impact of finance and liability, it is
reasonable to reach for consultation before choosing a corporate form that suits your business.
2.7 financing plan
In this chapter you explain how the business idea can be financed through the next three, four years.
The financing plan contains all costs and all income.
Elements of a financing plan are:
• Investment planning
• Earnings report
• Liquidity planning
• Capital requirement
With the finance plan you list all planned investments. The earnings report shows the planned turnover and
costs. With the liquidity planning you indicate the date and the amount of earnings you expect. It also indicates
the dates of spendings.
The capital requirement expresses the required amount of capital and from where you receive it.
2.8 risk assessment
You should be aware about the chances and risks of your business idea. Here you describe the risks of your
business idea by showing best-case- and worst-cases scenarios.
It helps you to recognise disadvantageous trends and to change plans in time.
3 SELF-MANAGEMENT
A good organised self-management is another basic principle for a successful business start up. Selfmanagement assumes issues such as setting goals, time management and work organisation. These issues
describe how to organise yourself effectively focussed on business goals.
The following review gives information about principles referring to these issues.
3.1 Goals and objectives
Successful self-employment assumes among others to set the right goals. The ability to set goals well is a core
competence at all times.
Goals provide a sense of purpose: What exactly am I doing and why?
Goals also motivate: I have clear ideas of what I want to achieve.
Goals help efficiency: Knowing what to do means organizing my working day better to achieve
results in time.
The terms “goal” and “objective” are very often used synonymously in business life. Let’s have a look on the
distinction between these terms.
Goal: A relatively open and non specific statement of a general purpose.
For example: “I would like to see our company become more international.”
Objective: A precise and specific statement of what should be achieved.
For example: “I would like to see an increase of ten percentage points in the proportion of our
turnover by overseas clients by the end of the next year.”
Setting goals and objectives is realised in two steps. By step one you define general goals.
After having determined the general goals you plan the more detailed objectives.
In the following article you learn how to set goals and objectives on the basis of the acronym SMARTER.
Subsequently you work on your issues. A guidance will help you to express and communicate your goals and
objectives precisely and motivating.
3.1.1 Identifying your goals
The elaboration of determine goals occurs by firstly defining work goals and secondly prioritising the goals.
Define work goals: Here you work out general career goals as well as job-goals.
• General career goals: Do you want to be a self-employed or a freelancer in an organisation’s
project?
• Job-goals: What are the key responsibilities in your position?
Prioritise the work goals: Here you prioritise the importance of the goals for your success. Criterias for
prioritizing goals are relevance, the urgency of accomplishing a goal and also the place, where it should be
realised.
• Relevance: Is a particular goal absolutely necessary for you? Or is it just nice to have?
• Urgency: Prioritising goals in order to decide whether a goal should be realised in a short or
long term.
• Environment: Are the actual basic conditions favourable for aiming the goal? You may have to
react on external factors.
Also the so called Eisenhower method can help to prioritise goals. With the Eisenhower method a rating is
added by the aspect of urgency:
Goals/ tasks of high importance and high urgency get high priority = to do immediately.
Goals/ tasks of high importance and low urgency get medium priority = to do at a fixed date.
Goals/tasks of high urgency and low importance can be delegated.
Goals/tasks with low importance as well as low urgency might be neglected.
3.1.2 Setting objectives
In order to achieve a goal suitable objectives have to be defined. With the help of the acronym SMARTER
objectives can be defined completely.
Specific: describing the objective precisely
Measurable: describing figures to be attainable
Achievable: defining a goal realistically
Relevant: focussing on important items
Timely: describing a time period
Exciting: setting an attractive goal
Rewarding: promising a benefit
SMARTER
3.2 Work organisation
Good performance implies a well structured work organisation. By good work organisation you safe time,
work effectively, succeed at work and avoid excessive demand.
This guidance explains how to structure and to delegate tasks as well as to arrange a work station clearly.
Structuring and delegating tasks means to prioritise tasks. Why is it necessary to prioritise tasks? It helps getting a review over urgent and important jobs to do first.
Some questions may help to prioritise tasks:
Who should do the job?
When should the job be done?
Which way is the best to do the job (alternative solutions)?
The first question targets the possibility of delegation. Some tasks must be handled by an appropriate person,
others may be delegated by other staff members. Successful delegation means to assign a job to the right
person, to define the job clearly and to provide the necessary job conditions.
Tasks can be classified by importance and urgency. Some tasks combine both. Those tasks should be executed
firstly; others may either be urgent or important. A schedule helps planning the work after the priority principles “urgency” and “importance”.
It is also useful to check, whether the way of dealing a task may be improved by changing e.g. the operational
and organisational structure.
Exercise: Write down which job you do on your own and which can be delegated.
Exercise: Write down the kind of priority (high or low importance, urgency) and when the job has to be
done.
Exercise: Write down the operational and organisational structure of the Job. Think about alternative ways
to structure the work.
Last but not least to be mentioned: information management. According to the permanent access to information there may be a kind of information overload. To avoid information overload select the really interesting
and important informations. Redundant informations should be deleted immediately.
3.3 Time management
Another aspect of self-management is time management. Goals/ objectives and structured work organisation
are already parts of time management.
Time management refers to a range of skills, tools and techniques used to manage time when accomplishing
specific tasks, projects and goals.
The steps of time management are divided into:
1. setting goals and objectives,
2. prioritising goals,
3. planning actions,
4. critically analysing the time management,
The structure and impact of setting goals is described in the chapter “setting goals and objectives”.
According to time management here goals are defined into:
• long term objectives,
• medium term objectives and
• short term objectives
Exercise: Write down long term objectives (objectives allocated over a year), medium term objectives (allocated over some months) and short term objectives (allocated over one to several weeks).
In the second step goals have to be prioritised. Prioritising may occur by a ranking of “high importance”,
“medium importance”, “low importance”.
Exercise: Write down the level of urgency and importance of each goal. Then order the ranking by “high
importance and high urgency” down to “low importance and low urgency”.
In the third step the goals are planned in a schedule according to their ranking. Depending on the task to be
done the time to invest on the job is to be calculated.
Exercise: Write down in a schedule the jobs to do, their priority and the estimated duration.
Goals and priorities may change. According to this it is necessary to check the time management after a while
and eventually adapt the goals.
This project has been funded with support from the European Commission. This publication
[communication] reflects the views only of the author, and the Commission cannot be held
responsible for any use which may be made of the information contained therein.
Manual de Competências de Negócio:
Marketing, Plano de Negócio & Sistema de Auto-Gestão
Acerca do Manual
Iniciar um negócio bem sucedido inclui uma grande variedade de competências de empreendedorismo. A
competência profissional é a base para a criação do próprio emprego. Porém, o espírito e as competências
empreendedoras são igualmente essenciais para gerir um negócio com sucesso.
Muitos jovens têm ideias criativas, passíveis de ser transformadas em negócios. Mas, como criar o próprio
emprego? O que deve ser tido em conta nesse processo?
O manual que aqui se apresenta ajuda o leitor a encontrar resposta para algumas destas questões, fornecendo
informações úteis sobre marketing, planificação de negócios e auto-gestão. Permite, também, rever os passos
necessários ao desenvolvimento de um programa de mercado, ao mesmo tempo que ajuda a organizar eficazmente o fluxo de trabalho. Além disso, contém um capítulo com informação útil para apoiar na criação de um
plano de negócio.
Este manual foi produzido no âmbito de um projecto transnacional Grundtvig, uma parceria de aprendizagem
intitulada “T.E.S. – Transnational Entrepreneurial Spirit”, e destina-se essencialmente a jovens empreendedores e a profissionais que, de alguma forma, se interessem por esta temática.
O projecto tem como objectivo tentar responder a uma necessidade social Europeia: desenvolver, nos adultos,
as competências necessárias ao perfil de um bom empreendedor. Falamos, portanto, essencialmente de adultos que pretendem arranjar um emprego, melhorar as suas condições de trabalho, a sua situação profissional
ou que, por outro lado, almejam a inserção social. Um outro objectivo deste projecto passa, ainda, por aumentar o conhecimento sobre a Europa.
Autor do texto: KWB e. V., Alemanha
Parceiros:
1 Marketing
O objectivo do marketing é a identificação das necessidades dos clientes e a prestação de um produto ou
serviço apropriados. Tudo no marketing converge para chamar a atenção do cliente para a oferta.
O Marketing é um processo integrado baseado em relações de comunicação através do qual os clientes descobrem que tanto as necessidades previamente existentes como as mais recentemente identificadas podem
ser satisfeitas pelos produtos e serviços de terceiros.
Segundo a Associação Americana de Marketing, este processo pode ser definido como a actividade, conjunto
de instituições, processo de criação, comunicação, entrega e partilha que tem valor para os clientes, para o
consumidor, para os parceiros e para a sociedade em geral. O objectivo do marketing é comunicar com um
grupo-alvo, recorrendo a argumentos específicos capazes de chamar a sua atenção.
Os capítulos que se seguem fornecem a base para o desenvolvimento de um programa de marketing, com
recurso a uma estratégia e a um plano.
1.1 Desenvolvimento de um programa de marketing
Por que razão desenvolver um programa de marketing? Sem um programa de marketing, as actividades geralmente não produzem os efeitos esperados. Um programa de marketing envolve todas as actividades necessárias à realização de um plano de negócio, sendo frequentemente definida como estratégia de marketing.
Antes de começar a escrever o programa é indispensável pensar no cliente a quem se dirige, isto é, a quem se
destina o programa de marketing.
É importante compreender as necessidades dos clientes. Para alguns produtos, faz sentido optar por uma
campanha que apele às emoções – campanha emocional – como forma de atrair o consumidor. Noutros casos,
é mais eficaz optarmos por um tipo de comunicação mais racional.
Uma primeira tarefa passa por identificar as características do produto que chamam a atenção do consumidor.
Exercício: Descreva o cliente que tem em mente. Inclua os aspectos ligados à “comunicação emocional” e
à “comunicação racional”.
Depois de ter definido o seu cliente, apresente uma descrição do produto e do serviço a prestar.
Exercício: Descreva as vantagens do produto segundo o ponto de vista do consumidor. O que o torna
atractivo / especial para o consumidor?
Exercício: Descreva a melhor forma de conquistar o consumidor.
Os exercícios acima ajudam a recolher informações para um composto de mercado.
Composto de Mercado
O composto de Mercado define a tipologia e o local do anúncio.
Um composto de Mercado contém “4 p’s”:
Produto:
O marketing do
produto refere-se ao produto ou serviço em si. Referese, por exemplo, à publicidade do produto, às suas
características (qualidade,
marca, design, embalagem1),
aos consumidores, entre
outros.
Praça:
Conveniência: A
questão da distribuição
refere-se ao modo como o
produto é apresentado ao consumidor; por exemplo, canais de
distribuição, locais, variedade,
stock.
Preço:
Este ponto refere-se à
definição de uma política
de preços para o produto,
incluindo descontos. O preço não
tem necessariamente de ser monetário; pode ser simplesmente o
que é trocado por produtos ou
serviços, como por exemplo
tempo, energia
ou atenção.
1
N.daT.
Promoção:
Inclui propaganda,
promoção de vendas,
publicidade e marketing directo.
Refere-se a todas as tarefas
de comunicação que visam promover o produto, marca
ou empresa.
Para uma apreciação destes quatro pontos e para determinar quais as prioridades num composto de Mercado,
é necessário descrever os 4 p’s. Depois, numa segunda fase, será definido um composto de mercado de acordo
com os aspectos mais importantes.
Exercício: Descreva as características do produto, preço, praça e promoção.
1.2 Definição de uma estratégia de Mercado
Uma estratégia de mercado é uma espécie de orientação para o programa de mercado, podendo ser definida
como um objectivo ou uma meta a alcançar. As estratégias de mercado podem ser agrupadas da seguinte
forma:
Expansão de mercado:
Expansão de um mercado através da aquisição de novos clientes ou da oferta de novos produtos aos clientes
existentes. O objectivo está centrado em novos mercados ou em novos clientes.
Segmento de mercado:
Focalizado sobre um determinado tipo de cliente ou num determinado ramo de negócio. Neste caso, o objectivo é a especialização.
Quota de mercado:
Expansão da quota de mercado. O objectivo centra-se no crescimento do mercado existente. Um pré-requisito
envolve conhecer o valor da sua própria quota no mercado. Segundo alguns estudos, empresas que detêm
uma grande quota têm, normalmente, um retorno de investimento muito elevado.
Exercício: Que estratégia serve como princípio orientador para as actividades de mercado no programa?
Escreva a estratégia como um princípio orientador.
1.3 Escrever um plano de marketing
A actividade de Marketing combina uma série de custos e actividades. Um plano de marketing associa a estratégia ao programa, seguindo um determinado conceito de mercado.
Os planos de marketing devem incluir elementos-chave, tais como:
A situação actual do negócio: Uma comparação do seu produto, dos clientes e da competição existente no
Mercado.
A estratégia de negócio: Definição dos objectivos de marketing e de negócio. Esta definição ajuda a perceber se as actividades estão a seguir o rumo correcto.
Detalhes do programa de marketing: Descrição de todas as actividades referentes ao objectivo de marketing. Os 4 p’s do composto de mercado são a base para esta descrição.
Números efectivos: previsão de vendas, custos, etc. Informações-chave e previsões ajudam a calcular os objectivos atingidos. Para além disso, também os custos das actividades de mercado podem ser imediatamente
descritos / calculados.
Este plano deve ter um carácter obrigatório, embora deva ser também flexível, para o caso de surgirem oscilações de mercado.
De forma a garantir bons resultados, é aconselhável elaborar uma síntese dos principais aspectos a ter em
consideração num plano de marketing.
Existe uma série de possibilidades para levar a cabo a implementação do programa de Mercado:
• Imprensa escrita
• outdoors
•m
ass media / internet
• publicidade
• eventos
•m
arketing directo e trabalho em rede
2 Criação de um plano de negócios
Se estiver interessado em iniciar um negócio, necessitará, provavelmente, do apoio de alguns parceiros. Assim,
justifica-se a criação de um documento que descreva a sua ideia de negócio e que sintetize a forma como
pretende operacionalizá-la.
Um plano de negócios é uma declaração formal que identifica os objectivos de negócio, as razões pelas quais
se acredita serem viáveis e a definição da(s) estratégia(s) a implementar para alcançar esses objectivos.
Este plano deve ser completo, claro, objectivo, compreensível e, ao mesmo tempo, uma forma organizada de
documentação.
Deve, ainda, incluir os seguintes itens::
•U
ma introdução ou sumário • A explicitação da ideia
• A apresentação da equipa
•U
m estudo de mercado
• A descrição do plano de mercado
• A estrutura da empresa
m plano de financiamento
•U
• A avaliação dos riscos
Um plano de negócio também contribui para que possa rever os seus objectivos de negócio na realidade.
Antes de começar a elaborar o plano de negócios, deve criar uma folha de rosto com o nome da empresa, o seu
nome, as datas para contacto e a data efectiva. Este primeiro documento funcionará como capa do trabalho.
2.1 Sumário
O sumário ou introdução é o primeiro capítulo do plano de negócios. Faz sentido escrevê-lo no final, depois de
todos os outros itens terem sido criados.
O objectivo deste primeiro momento é atrair a atenção do leitor para as ideias de negócio.
Aqui, pode descrever de forma concisa a ideia a pôr em prática e os respectivos objectivos de negócio, factores
de sucesso, factores de risco e os objectivos quantificáveis.
Pode, igualmente, ilustrar as suas experiências e os seus conhecimentos práticos, o seu know-how. É também
aqui que irá calcular a quantidade de investigação a efectuar.
2.2 Ideia do produto
Este capítulo é dedicado às características do produto ou serviço que está a oferecer.
Aqui, deverá descrever o que o diferencia de outros produtos e quais os benefícios para o cliente.
2.3 Equipa
Espaço dedicado à apresentação das competências e da experiência da equipa de trabalho envolvida no
projecto. É importante atribuir competências e definir responsabilidades. A distribuição das responsabilidades
poderá ser visualizada através da apresentação de um organigrama.
Neste capítulo, pode igualmente descrever de que forma compensa um determinado know-how (por exemplo:
através da cooperação com os parceiros).
2.4 Estudo de mercado
Para que o seu produto tenha sucesso no mercado, é necessário conhecer bem o ramo de actuação, a competição existente, os clientes e as suas preferências.
Benchmarking2, internet, literatura, entrevistas com agentes de mercado, etc., contribuem para que possa ter
uma visão mais ampla do mesmo.
Um outro passo é descrever o tipo de consumidor para o qual terá de direccionar o seu produto.
2
Processo de comparação do desempenho entre dois ou mais sistemas. N. da T.
2.5 Plano de mercado
O plano de mercado descreve as actividades que chamam a atenção do cliente. É, portanto, necessário conhecer as necessidades dos clientes, para que se possa dirigir a eles de forma apropriada.
2.6 A estrutura empresarial
Para avaliar o impacto financeiro e a viabilidade de negócio, é recomendável efectuar um trabalho
prévio de consultoria antes de definir a estrutura empresarial que se adequa ao seu negócio.
2.7. Plano de financiamento
Neste capítulo terá a oportunidade de explicar de que forma a ideia de negócio poderá ser financiada nos
próximos (três, quatro) anos. O plano de financiamento inclui todos os custos e rendimentos.
Os elementos de um plano desta natureza, são::
• P lano de investimento
•R
elatório de receitas
• Plano de liquidez
• Capital requerido
Com o plano de financiamento, está a listar todos os investimentos previamente definidos. O relatório de
receitas exibe os ganhos e custos projectados. O plano de liquidez indica a data e a quantidade de receitas
esperadas, assim como o momento exacto em que as despesas foram efectuadas. O capital requerido exibe a
quantidade de capital necessário e a fonte de proveniência do mesmo.
2.8 Avaliação do risco
Num plano desta natureza, deverá estar bem informado acerca das possibilidades e dos riscos associados
à sua ideia empresarial. Neste capítulo, deverá expor os riscos da sua proposta de negócio através da apresentação de casos de sucesso e de insucesso. Este exercício ajudá-lo-á a evitar desenvolvimentos nefastos,
permitindo-lhe alterar os planos a tempo.
3 Auto-Gestão
Uma auto-gestão organizada é outro dos princípios básicos para um começo de negócio bem sucedido. A
auto-gestão envolve a definição de objectivos, gestão de tempo e organização do trabalho. Estes pontos
ajudá-lo-ão a organizar-se de forma eficaz, focalizando-se nos objectivos do negócio. As considerações que se
seguem oferecem informação acerca de princípios relacionados com estes assuntos.
3.1 Metas e objectivos
Ser bem sucedido na criação do próprio emprego envolve, entre outros factores, a definição de metas concretos. A capacidade de definir estas metas é sempre uma competência central.
Estabelecer uma meta confere a sensação de propósito: O que estou, exactamente, a fazer e porquê?
Estabelecer metas é factor de motivação: Tenho ideias claras do que pretendo alcançar.
Estabelecer metas melhora a eficiência: Saber o que fazer significa organizar melhor o meu dia de trabalho
de forma a alcançar resultados a tempo.
Os termos “meta” (“goal”) e “objectivo” (“objective”) são frequentemente usados como sinónimos quando
falamos de negócios.
Consideremos, porém, a distinção entre estes dois conceitos:
Meta: Uma definição relativamente aberta e não específica de um pressuposto geral.
Por exemplo: “Gostaria de ver a nossa empresa internacionalizar-se mais”.
Objectivo: Uma definição precisa e específica do que se pretende alcançar.
Por exemplo: “Gostaria de ver um aumento percentual de dez pontos nos nossos rendimentos
além-mar até ao final do ano.”
A definição de metas e objectivos processa-se em duas etapas. No primeiro, são definidas as intenções gerais.
Após esta fase ter sido ultrapassada, procede-se à planificação de objectivos mais detalhados.
No artigo que se segue, aprenderá a estabelecer metas e objectivos com base no acrónimo para intitulado
SMARTER. Subsequentemente, aplicá-los-á aos seus casos concretos. Uma supervisão apropriada ajudá-lo-á a
definir e expressar as suas metas e objectivos de forma precisa e motivadora.
3.1.1 Propor as suas metas
A criação de metas ocorre primeiro através da definição de trabalho, depois pela prioridade que lhes é atribuída.
Estabeleça as suas metas de trabalho: Aqui, estabelece metas gerais a nível profissional, assim como
metas concretas de trabalho.
• Metas gerais a nível profissional: Quer criar o seu próprio emprego ou ser trabalhador
independente num projecto de uma organização?
• Metas concretas de trabalho: Quais são as principais responsabilidades associadas à posição
que ocupa?
Defina prioridades de trabalho: Aqui, define, por ordem de prioridade, a importância das metas a alcançar
para o seu sucesso. Os critérios que determinam a ordem de prioridade são a relevância e a urgência do objectivo, a urgência em alcançá-lo e ainda as circunstâncias segundo as quais este deverá ser alcançado.
• Relevância: Alcançar determinada meta é absolutamente necessário? Ou apenas desejável?
• Urgência: Definir prioridades de forma a decidir se determinado trabalho terá de ser realizado a curto ou longo prazo.
• Ambiente: São as condições básicas favoráveis para atingir aquilo a que se propôs? Atenção que poderá ter de reagir a diversos factores externos.
3.1.2 Definir objectivos
Para alcançar as metas estabelecidas, é necessário definir objectivos.
Com a ajuda do acrónimo SMARTER, podem ser completamente definidos os seguintes objectivos:
Specific (Específico): descrever o objectivo com precisão
Measurable (Mensurável): definir números atingíveis
Achievable (Atingível): definir metas exequíveis e reais
Relevant (Relevante): focalizar em itens importantes
Timely (Oportuno): definir um período de tempo
Exciting (Estimulante): definir metas atractivas
Rewarding (Recompensador): prometer um benefício
SMARTER
3.2 Organização do trabalhoGute
Uma boa performance implica uma organização de trabalho bem estruturada. Por sua vez, uma boa organização permite poupar tempo, adiantar serviço, ser bem sucedido e evitar acumulação excessiva de trabalho.
Este guia explica de que modo é possível organizar e delegar tarefas, ao mesmo tempo que fornece indicações
para gerir eficazmente o local de trabalho.
Se vai organizar e delegar tarefas, pressupõe-se que lhes irá atribuir prioridades diferentes. Porque é isto necessário? Resumidamente, porque ajuda a ter uma noção clara do que é mais importante ou urgente e que,
como tal, deve ser realizado primeiro.
Existem algumas perguntas que o ajudarão a estabelecer prioridades na atribuição de tarefas:
Quem deve fazer o trabalho?
Quando precisa de estar feito?
Qual a melhor forma de realizar o trabalho (soluções alternativas)?
A primeira questão aborda a possibilidade de delegação de tarefas. Algumas tarefas devem ser executadas
por uma pessoa especializada, outras poderão ser delegadas a outros membros da equipa. Uma transferência
eficaz de tarefas implica atribuir determinado trabalho à pessoa certa, defini-lo claramente e providenciar as
condições de trabalhos necessárias.
As diferentes tarefas podem ser classificadas por ordem de importância e de urgência. Em alguns casos, as
duas podem coexistir. Nesse caso, são essas que devem ser efectuadas primeiro. A existência de um horário
ajuda a planear o trabalho segundo os princípios prioritários “urgência” e “importância”.
É igualmente benéfico confirmar se a forma de efectuar uma tarefa pode ser aperfeiçoada, por exemplo, através da alteração estrutural e organizacional.
Exercício: Escreva quais as funções que desempenha (ou tem de desempenhar) sozinho e quais as que
podem ser delegadas.
Exercício: Anote o grau de prioridade da tarefa (importância alta/baixa, urgência) e quando terá de estar
terminada.
Exercício: Descreva a estrutura operacional e organizacional do trabalho a realizar. Pense em formas alternativas de estruturar o seu trabalho.
Por último – se bem que não menos importante – surge a gestão da informação. Se toda a informação que
recebe for sendo acumulada, pode ocorrer uma sobrecarga de informação. Para evitar que isto aconteça, seleccione as informações realmente interessantes e importantes. Informações redundantes devem ser apagadas
imediatamente.
3.3 Gestão do Tempo
Uma outra característica associada à auto-gestão, é a própria gestão do tempo. Ao gerir as metas, os objectivos e a organização de um trabalho, está automaticamente a criar os alicerces para uma boa e eficaz gestão
de tempo.
A gestão do tempo envolve uma série de competências, ferramentas e técnicas usadas para gerir o tempo
quando se pretende atingir determinadas metas, projectos e tarefas.
A gestão do tempo pode então ser dividida nas seguintes etapas:
1. Definição de metas e objectivos;
2. Prioridade de metas;
3. Planificação de acções;
4. Análise crítica da gestão do tempo.
A estrutura e o impacto ao nível da definição de objectivos encontra-se descrita no capítulo “Metas e objectivos”.
Segundo os parâmetros da gestão do tempo, estes podem ser divididos da seguinte forma:
• Objectivos a longo prazo;
• Objectivos a médio prazo;
• Objectivos a curto prazo.
Exercício: Elabore uma lista de objectivos a longo prazo (pensados à distância de pelo menos um ano),
objectivos a médio prazo (alguns meses) e a curto prazo (num curto espaço de uma ou mais semanas).
O segundo passo determina que devem ser atribuídas prioridades diferentes aos objectivos. Estas podem ser
classificadas segundo o grau de importância, que definiremos como “alto”, “médio” ou “baixo”.
Neste sentido, o chamado método de Eisenhower pode ajudar a estabelecer prioridades. Trata-se de um
método que associa o carácter de importância ao de urgência.
Metas / Tarefas de grande importância e muito urgentes têm prioridade máxima = são para fazer
imediatamente!
Metas / Tarefas de grande importância mas pouco urgentes têm prioridade média = devem ser realizadas numa data pré-determinada.
Metas / Tarefas muito urgentes mas de importância relativa podem ser delegadas.
Metas / Tarefas pouco importantes e que não são urgentes podem ser relegadas para segundo plano.
Exercício: Anote o grau de importância e de urgência de cada objectivo que pretende alcançar. De seguida, ordene a lista por ordem decrescente.
Num terceiro momento, a definição de metas é definida num horário, de acordo com a ordenação previamente efectuada. O tempo a investir na actividade será calculado em função da complexidade da tarefa a
realizar.
Exercício: Escreva num horário as tarefas que tem de realizar, qual a sua prioridade e a duração
estimada.
A definição de metas, objectivos e prioridades pode sofrer alterações ao longo do processo. Assim, ao fim de
algum tempo tornar-se-á necessário verificar se a gestão do tempo está adequada e, eventualmente, fazer
algumas adaptações.
Projecto financiado com o apoio da Comissão Europeia. A informação contida nesta
publicação (comunicação) vincula exclusivamente o autor, não sendo a Comissão responsável
pela utilização que dela possa ser feita.
Ein Leitfaden für unternehmerische Kompetenzen
Über den Leitfaden
Berufliche Selbstständigkeit erfordert Fachkompetenzen als Voraussetzung für eine erfolgreiche
Selbstständigkeit. Doch unternehmerische Handlungsfähigkeit ist gleichermaßen wichtig für die Realisierung
einer Geschäftsidee.
Viele junge Menschen entwickeln innovative und kreative Idee für eine berufliche Selbstständigkeit. Meistens
stellt sich dabei die Frage, wie eine Selbstständigkeit aufgebaut wird und was dabei zu berücksichtigen ist.
Ausbildung und Praktikum vermitteln die fachlichen Kenntnisse zur Ausübung einer Tätigkeit, doch unternehmerische Denken und Handeln wird häufig nicht vermittelt.
Um einige Antworten auf Fragen, was unternehmerische Handlungsfähigkeit ausmacht, zu finden, bietet der
Leitfaden dem Leser nützliche Informationen zu den Themen Marketing, Business Plan und Selbstmanagement.
Der Leitfaden gibt einen Überblick über Grundlagen zur Erstellung eines Marketingprogramms. Des Weiteren
wird beschrieben, wie mit einem professionellem Selbstmanagement Arbeitsabläufe effektiv gestaltet werden können. In einem weiteren Kapitel werden Aufbau und Inhalte von Geschäftsplänen bei Gründung einer
Selbstständigkeit erläutert.
Dieser Leitfaden wurde im Rahmen des transnationalen Grundtvig Projektes „T.E.S. Transnational
Entrepreneurial Spirit” erstellt und richtet sich an junge Existenzgründer und Berufstätige mit Interesse an
dieser Thematik.
Das Projekt bietet Unterstützung darin, die Chancen junger Erwachsener mit Benachteiligungen am Arbeitsmarkt
zu verbessern. Ein weiteres Ziel des Projektes besteht darin, das Wissen junger Erwachsener über die vielfältige
Europäische Kultur zu verbessern.
Dieser Text wurde von der Koordinierungsstelle Weiterbildung und Beschäftigung verfasst.
Gestaltung: TLA TeleLearn-Akademie gGmbH
Aus Gründen der Lesefreundlichkeit wird im Text ausschließlich die männliche Anrede verwendet.
Partner des Projektes sind:
Hamburg, Juni 2010
1 Marketing
Das Ziel von Marketing ist es, Kundenbedürfnisse zu erkennen und dazu ein passendes Produkt oder Service
anzubieten. Marketing kombiniert alle Aktivitäten, um die Aufmerksamkeit des Kunden auf das Produkt/den
Service positiv zu erregen.
Marketing ist ein kommunikativer Prozess, bei dem Kunden entdecken, dass ein bestimmtes Produkt- oder
Serviceangebot ihre Bedürfnisse deckt. Mit Marketing soll das Interesse an einem Produkt einer bestimmten
Kundengruppe durch spezielle Argumente geweckt werden.
In den folgenden Kapiteln werden die Grundlagen zur Entwicklung eines Marketingprogramms und die dazugehörige Marketingstrategie sowie der Marketing Plan vorgestellt.
1.1 Ein Marketingprogramm entwickeln.
Warum ist ein Marketingprogramm erforderlich? Ohne einen systematischen Plan erzielen Werbeaktivitäten
häufig nicht den erwarteten Effekt. Ein Marketingprogramm beinhaltet systematisch zusammengestellte
Aktivitäten, um ein Geschäftsziel zu erreichen. Man spricht auch von Marketingstrategie.
Bevor ein Marketingprogramm erstellt wird, sollte die Zielkundengruppe, auf die das Programm ausgerichtet
sein wird, bestimmt werden. Hierbei ist es hilfreich, die Bedürfnisse der Kunden nachzuvollziehen. Manche
Kundengruppen reagieren auf emotionale Ansprachen stärker, andere bevorzugen rationale Argumente.
Die erste Aufgabe besteht also darin, die Produkt- / Serviceeigenschaften so zu definieren, dass sie die
Aufmerksamkeit der gewünschten Kunden erreicht.
Aufgabe: Beschreiben Sie den Kunden, den Sie mit Ihrem Produkt erreichen wollen. Berücksichtigen Sie
hierbei die zuvor erwähnten emotionalen oder rationalen Aspekte in der Ansprache.
Nachdem Sie ein Bild von Ihrem Kunden gezeichnet haben, beschreiben Sie Ihr Produkt/Service.
Aufgabe: Beschreiben Sie die Vorteile des Produktes aus Kundenperspektive. Was lässt das Produkt aus der
Betrachtung des Kunden interessant, speziell, einzigartig erscheinen?
Aufgabe: Beschreiben Sie nun, wie Sie die Kunden erreichen wollen. Welche Kommunikationswege (Internet,
Anzeigen, Plakate, Fachartikel, persönliche Ansprache…) versprechen die bestmögliche Erreichbarkeit?
Mit diesen Informationen schaffen Sie die Grundlage für die Erstellung eines Marketing Mix.
Marketing Mix
Der Marketing Mix legt die Art und den Ort der Werbung fest. Zur Orientierung helfen die sogenannten fünf
P´s, die verschiedene Aspekte des Produktes definieren.
Produkt:
Preis:
Welche Eigenschaften
des Produktes sind wichtig
und welche Aspekte für
den Kunden relevant. Es
können sowohl greifbare,
materielle Aspekte als charakteristische, immaterielle
Eigenschaften sein.
Welche Kosten fallen
für den Kunden an.
Orientierung können
Listenpreise bieten.
Wichtig zu berücksichtigen sind auch Rabatte
und spezielle Angebote.
Personen:
Sind Multiplikatoren (z.B.
Verkäufer) involviert, die eine
Produktschulung benötigen? Je
besser diese Partner über das
Produkt informiert sind, umso
überzeugender können sie es
kommunizieren.
Platzierung:
Wann und wo kann
der Kunde das Produkt
erwerben. Die Platzierung
spielt eine wichtige Rolle.
Das Produkt sollte bequem
für den Kunden erreichbar
sein.
Promotion:
Mit welchen
Werbeaktionen
erreichen Sie Ihre
Kundengruppe?
Aufgabe: Beschreiben Sie die Eigenschaften des Produktes, der Preisgestaltung, der Platzierung, Werbung
und beteiligten Personen
1.2 Die Marketingstrategie definieren
Eine Marketingstrategie verleiht den Aktivitäten eine übergeordnete Absicht und Ausrichtung. Die
Marketingstrategie wird als ein Ziel beschrieben. Marketingstrategien können verschiedene Ausrichtungen verfolgen, entweder als Marktexpansions-Strategie, als Marktsegmentstrategie oder als Marktanteils-Strategie.
Marktexpansions-Strategie:
Bei der Marktexpansion geht es darum, ein neues Gebiet zu erschließen, z.B. in dem neue Kunden für das
Produkt gesucht werden oder im bestehenden Markt ein neues Produkt einzuführen.
Marktsegment-Strategie:
Marktsegmentierung bedeutet, sich mit sich mit einem Produkt und/ oder einer bestimmten Zielgruppe zu
spezialisieren. Der Vorteil liegt bei der Konzentration auf z.B. eine klar definierte Kundengruppe.
Marktanteils-Strategie:
Hinter der Markt-Anteilsstrategie steht die Absicht, den Anteil im bestehenden Markt zu vergrößern, also den
Absatz zu erhöhen. Das Ziel lässt sich relativ einfach mithilfe einer Kennzahl vergrößern.
Aufgabe: Überlegen Sie, welche Marketingstrategie die Richtlinie für Ihr Marketingprogramm darstellen
wird. Formulieren Sie die Marktstrategie als Ziel.
1.3 Einen Marketing Plan erstellen
Einen Marketing Plan zu schreiben ist nicht zwingend erforderlich, erhöht jedoch die Wahrscheinlichkeit des
Erfolges. Sinnvoll ist, jährlich einen Plan zu erstellen.
Der Marketing Plan verbindet die Strategie mit dem Programm zu einem systematischen Konzept.
Ein Marketing Plan sollte folgende wesentlichen Aspekte enthalten:
Die aktuelle Position des Geschäfts: Ein Vergleich des Produktes mit der Konkurrenz auf dem Markt.
Die Geschäftsstrategie: Sowohl das Geschäfts- als auch das Marketingziel sollten definiert sein. Sie geben
Orientierung, ob die Aktivitäten in die gewünschte Richtung laufen.
Details aus dem Marketingprogramm: Die im Marketing Mix ausgearbeiteten fünf P´s bilden die Grundlage
für die Beschreibung aller Aktivitäten zur Realisierung des Marketing-Ziels.
Zahlen: Umsatzprognosen, Kosten und weitere Kennzahlen helfen zu überprüfen, inwieweit die definierten
Ziele erreicht werden.
Der Marketing Plan besitzt verbindlichen Charakter. Im Falle von Veränderungen sollte der Marketing Plan
flexibel auf diese Entwicklungen reagieren können.
Für einen guten Überblick über Aktivitäten und Zielzahlen ist es auch sinnvoll, eine Zusammenfassung mit den
wichtigsten Aspekten des Marketing Plans zu schreiben.
Um Plan und Programm in die Realität umzusetzen, können vielfältige Arten der Werbung eingesetzt werden:
Anzeigenschaltung in Printmedien, Fachartikel in Fachmagazinen und Internet, Veranstaltungen, persönliche
Ansprachen und Netzwerkarbeit.
Auch hier ist es wichtig zu überlegen, über welche Werbewege die gewünschte Kundenzielgruppe erreicht
werden kann. Handelt es sich um z.B. Beratungen für junge Eltern, bietet sich an Flyer in entsprechenden
Beratungsstellen, Kitas usw. auszulegen. Möchte man Produkte im Internet vertreiben, sollte man diese über
einschlägige Internetforen bekannt machen.
Gezielte Werbeaktionen und stetige Öffentlichkeitsarbeit sind wichtige Aspekte der Unternehmensaktivitäten,
um das Produkt/ den Service bekannt zu machen.
2 Einen Business Plan erstellen
Bei Gründung einer Selbstständigkeit ist manchmal die Zusammenarbeit mit (externen) Partnern erforderlich. Um Partner in die Geschäftsidee und -Planung einzubeziehen, ist es sinnvoll, diese Idee und den
Umsetzungsplan zu beschreiben.
Ein Business Plan ist stellt die Geschäftsziele und die Argumente dar, wie sie erreicht werden sollen.
Der Business Plan sollte Eigenschaften wie Vollständigkeit, Klarheit, Objektivität, Verständlichkeit und eine
übersichtliche Dokumentationsform enthalten.
Im Business Plan sind folgende Inhalte enthalten:
• eine Inhaltsangabe
• die Produktidee
• eine Marktanalyse
• eine Beschreibung des Marketingplans
• die Unternehmensform
• ein Finanzplan
• eine Risikoeinschätzung
Der Businessplan hilft, die Erreichung der Ziele in der Realität zu überprüfen.
Bevor mit der Erstellung des Business Plans begonnen wird, sollte ein Deckblatt mit dem Unternehmensnamen,
dem eigenen Namen, den Kontaktdaten und dem Datum angefertigt werden.
Nach Anfertigung des Deckblatts werden die Inhalte des Plans geschrieben.
2.1 Inhaltsangabe
Das erste Kapitel des Business Plans stellt die Inhaltsangabe dar. Es ist sinnvoll, die Inhaltsangabe erst nach
Fertigstellung aller anderen Kapitel zu schreiben, da erst dann alle Informationen vorliegen.
Zweck der Inhaltsangabe ist es, Aufmerksamkeit und Interesse der Leser zu gewinnen. In der Inhaltsangabe
wird prägnant die Geschäftsidee mit ihren Unternehmenszielen beschrieben. Außerdem werden kurz die
Erfolgs- und Risikoeinschätzung und das Fachwissens sowie vorliegende Erfahrungen geschildert.
Abgerundet wird die Inhaltsangabe durch die Beschreibung der geschätzten Investition.
2.2 Produktidee
Dieses Kapitel beschäftigt sich mit den Produkt- bzw. Dienstleistungseigenschaften dar.
In diesem Abschnitt wird beschrieben, was das Produkt markant auszeichnet und sich auch von anderen
Produkten unterscheidet. Auch der Nutzen für den Kunden durch den Erwerb dieses Produktes wird hier erläutert.
2.3 Personal
Wenn für die Realisierung der Geschäftsidee Personal erforderlich ist, werden an dieser Stelle die Kompetenzen
und Erfahrungen der beteiligten Mitarbeiter dargestellt. Es ist wichtig, Kompetenzen und Zuständigkeiten bestimmten Mitarbeitern zuzuschreiben. Das kann zum Beispiel mithilfe eines Organigramms geschehen, das die
Positionen und Funktionen übersichtlich darstellt.
Hier werden auch externe Partner genannt, mit denen nicht vorhandene Kompetenzen kompensiert werden.
2.4 Marktbeschreibung
Um das eigene Produkt erfolgreich auf dem Markt zu etablieren, sind Branchenkenntnisse, Informationen über
Mitbewerber und Wissen über die Präferenzen der Zielkundengruppe wichtig.
Der Punkt Marktbeschreibung gibt über diese Punkte Auskunft. Benchmarking, Internet, Literatur, Interviews
mit Marktexperten usw. helfen hierbei, einen Überblick über den Markt zu gewinnen.
2.5 Marketing Plan
Der Marketing Plan beschreibt die Aktivitäten, mit denen die Aufmerksamkeit der Kunden für das Produkt gewonnen werden soll. Dies geschieht umso besser, je mehr über die Wünsche der Kunden bekannt ist. Außerdem
enthält der Marketingplan Angaben über die Marketingstrategie.
2.6 Unternehmensform
Bevor eine bestimmte Unternehmensform für das Geschäft/die Selbstständigkeit gewählt wird, ist es sinnvoll
sich über die rechtlichen und finanziellen Auswirkungen der jeweiligen Unternehmensform beraten zu lassen.
Wählbar sind Unternehmensformen mit beschränkter und unbeschränkter (persönlicher) Haftung.
2.7. Finanzplan
In diesem Kapitel wird erklärt, wie die Geschäftsidee über die nächsten drei, vier Jahre finanziert werden soll.
Der Finanzplan zeigt alle Kosten und Einnahmen auf.
Im Finanzplan enthalten sind:
• der Investitionsplan
• die Gewinn- und Verlustrechnung
• die Liquiditätsplanung
• der Kapitalbedarf
Im Investitionsplan werden alle Investitionen aufgeführt. Die Gewinn- und Verlustrechnung zeigt den geplanten Umsatz und die anfallenden Kosten auf. Mit der Liquiditätsplanung werden die erwarteten Einnahmen
innerhalb eines bestimmten Zeitraumes sowie angenommenen Ausgaben aufgeführt.
Der Kapitalbedarf gibt die benötigte Kapitalmenge an und beschreibt, woher sie genommen wird.
2.8 Risikoanalyse
Bei einer Unternehmensgründung sollten die Chancen und Risiken der Geschäftsidee bekannt sein. Im Kapitel
Risiskoanalyse werden die Perspektiven und Gefahren anhand von Best-Case- und Worst-Case-Szenarios, also
ideal und kritisch verlaufende Entwicklungen, dargestellt. Diese Szenarien helfen negative Entwicklungen zu
erkennen und rechtzeitig zu reagieren.
3 Selbstmanagement
Um erfolgreich selbstständig zu sein ist eine gute Organisation der eigenen Arbeit wichtig. Professionelles
Selbstmanagement unterstützt darin, gut organisiert die Geschäftsaufgaben zu bewältigen. Es umfasst
Methoden und Techniken wie Zielsetzung, Zeitmanagement und Arbeitsorganisation.
Die folgenden Punkte beschreiben, wie die eigene Arbeit effektiv und zielgerichtet organisiert werden kann
und die Chancen auf die Realisierung der Geschäftsziele erhöht werden.
3.1 Ziele bestimmen
Erfolgreiches Selbstmanagement beinhaltet unter anderem die richtigen Ziele zu setzen. Die Fähigkeit, passende Ziele zu definieren ist eine wichtige Kernkompetenz unternehmerischen Handelns.
Ziele verschaffen Handeln einen Sinn: Was mache ich genau und warum?
Ziele motivieren beim Handeln: Ich habe klare Vorstellungen, was ich erreichen möchte.
Ziele sind effizient: Wissen, was wofür zu tun ist, unterstützt, den Arbeitstag gut zu organisieren.
Ziele definieren kann in zwei Schritten erfolgen: Zunächst werden allgemeinere Ziele/ Strategien definiert. Sie
besitzen noch einen allgemeinen Charakter. In einem zweiten Schritt werden Ziele um Detailinformationen
erweitert. Diese konkreten Ziele geben beim Handeln stets Orientierung und helfen, Aufgaben zu priorisieren.
Im folgenden Abschnitt wird beschrieben, wie ein motivierendes Ziel entwickelt wird. Grundlage bildet das
Akronym „SMART“. Außerdem wird erläutert, Ziele in eine Rangfolge zu setzen und so Prioritäten zu bilden.
3.1.1 Ziele definieren
Gut definierte Ziele enthalten bestimmte allgemeingültige Aspekte, die auf alle Zielebenen übertragbar sind.
Das Akronym „SMART“ hilft dabei, die Kriterien im Ziel zu beschreiben.
Spezifisch: Das Ziel wird genau beschrieben.
Messbar: Mit Angabe von Zielzahlen wird der Erfolg messbar.
Attraktiv: Das Ziel wird realistisch und erreichbar beschrieben.
Relevant: Das Ziel richtet sich auf wichtige Aspekte.
Timely (zeitlich erreichbar): Für die Erreichung des Zieles wird ein Zeitraum definiert.
SMART
3.1.2 Ziele nach Priorität ordnen
Ziele zu bestimmen setzt sich in einem Prozess aus mehreren Schritten zusammen. Zunächst geht es darum,
Ziele zu definieren. Dazu hilft das oben erwähnte „SMART”-Prinzip. Werden mehrere Ziele definiert, werden
sie in weiteren Schritten nach Wichtigkeit und Dringlichkeit geordnet.
Ziele definieren: In beruflicher Hinsicht können allgemeine, strategische Ziele zum Beispiel anhand folgender
Frage definiert werden: „Möchte ich selbstständig oder als Freiberuflicher in einem Projekt einer Organisation
arbeiten?“
Ziele priorisieren: Um mehrere Ziele eine sinnvolle Reihenfolge zu bringen hilft es, sie nach den Aspekten
„wichtig“ und „dringlich“ zu bewerten (Eisenhower-Prinzip). Bei der Bewertung nach Relevanz stellt sich
die Frage, ob ein bestimmtes Ziel erforderlich für die Realisierung einer Strategie ist. Die Bewertung eines
bestimmten Ziels nach seiner Dringlichkeit erfolgt mit der Frage, ob das Ziel kurz-, mittel- oder langfristig
realisiert werden soll.
Die Ziele mit der obersten Priorität erfüllen die Kriterien der kurzfristigen Dringlichkeit und hohen
Wichtigkeit:
Ziele/Aufgaben mit hoher Wichtigkeit und hoher Dringlichkeit erhalten hohe Priorität:
= sofort erledigen
Ziele/Aufgaben mit hoher Wichtigkeit und mittlerer Dringlichkeit erhalten mittlere Priorität:
= Aufgaben bis zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigen
Ziele/Aufgaben mit niedriger Wichtigkeit und niedriger Dringlichkeit erhalten geringe Priorität:
= Aufgabe kann untergeordnet behandelt werden
3.2 Arbeitsorganisation
Gute Leistungen setzen eine gut strukturierte Arbeitsorganisation voraus. Dazu zählen Aspekte wie
Zeiteinsparungen, effektives Arbeiten und Vermeidung von Ablenkungen.
Dieses Kapitel zeigt, wie Aufgaben strukturiert und delegiert und Arbeitsplätze übersichtlich organisiert werden. Aufgaben zu strukturieren und zu delegieren bedeutet, ihnen Prioritäten zuzuordnen. So lassen sich die
wichtigen und dringenden Aufgaben klar erkennen.
Um Aufgaben zu priorisieren hilft es zu klären,
wer eine bestimmte Aufgabe übernimmt,
bis wann die Aufgabe erledigt sein soll und
wie sie am besten ausgeführt wird.
Die erste Frage klärt die Möglichkeiten der Delegation. Manche Aufgaben können nur von bestimmten
Personen ausgeführt werden, andere können weiter delegiert werden. Entscheidend ist, die richtige Person für
die jeweilige Aufgabe zu bestimmen, die Aufgabe klar zu benennen und angemessene Arbeitsbedingungen zu
verschaffen.
Ähnlich wie bei Zielen sind Aufgaben mit Wichtigkeit und Dringlichkeit mit hoher Priorität zu bewerten und an
erster Stelle zu bearbeiten. Ein Arbeitsplan mit der Auflistung, welche Aufgabe von wem bis wann erfüllt wird,
hilft den Überblick zu behalten.
Aufgabe: Erstellen Sie einen Arbeitsplan mit Angaben, welche Aufgabe von wem übernommen wird.
Aufgabe: Ergänzen Sie den Arbeitsplan um die Priorisierung, welche Aufgabe bis wann erledigt werden
soll.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist das Informationsmanagement. Entsprechend der vielfältigen Möglichkeiten,
Informationen zu erhalten, kann eine Informationsüberfrachtung eintreten und zu Desorientierung führen. Um
eine Ablenkung der Aufmerksamkeit durch Informationsüberreizung zu verhindern, sollten die wirklich interessanten Informationen selektiert und alle anderen entsorgt werden.
3.3 Zeitmanagement
Zum Selbstmanagement gehört ebenfalls ein effizientes Zeitmanagement. Mit der Entwicklung und
Orientierung an Zielen ist bereits eine Grundlage für ein Zeitmanagement geschaffen.
Schritte im Zeitmanagement lassen sich unterteilen in
1. Strategien und Ziele definieren
2. Ziele nach Priorität bewerten
3. Handlungsplan entwerfen
4. Zeitplanung überprüfen
Aufgabe: Definieren Sie Ziele für Ihre Arbeit und ordnen Sie diese nach Priorität mit “hoher Wichtigkeit und
hoher Dringlichkeit” sowie “niedriger Wichtigkeit und niedriger Dringlichkeit”.
Danach werden die ArbeitszieIe entsprechend ihrer Priorität in einen Plan übertragen. Der Plan enthält neben
den Aufgaben Angaben, bis wann und von wem sie erledigt werden.
Aufgabe: Erstellen Sie einen Plan für Ihre Aufgaben. Geben Sie an, welche Aufgaben mit welcher Priorität
bearbeitet und bis wann sie erledigt werden.
Ziele und Prioritäten sind flexibel und können sich ändern. Entsprechend wichtig ist, Ziele und Arbeitspläne
von Zeit zu Zeit zu überprüfen und an veränderte Situationen anzupassen.
Dieses Projekt wurde mit Unterstützung der Europäischen Kommission finanziert. Die
Verantwortung für den Inhalt dieser Veröffentlichung trägt allein der Verfasser; die
Kommission haftet nicht für die weitere Verwendung der darin enthaltenen Angaben.

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