Wer darf wann wie unterschreiben? - Office

Wer darf wann wie unterschreiben?
Unterschriften und Zeichnungsvollmachten in Geschäftsbriefen
Diese Frage stellt sich in der Korrespondenz immer wieder: Wer unterschreibt wie wo, wann
und mit welchen Kosequenzen? Hier die wichtigsten Informationen für Sie, damit Sie in Zukunft keine bösen Überraschungen erleben:
Wann und warum müssen Zeichnungsvollmachten gesetzt werden?
Mit der Unterschrift unter einen Geschäftsbrief wird dieser rechtsverbindlich. Ganz wichtig
ist deshalb, dass für den Empfänger klar ersichtlich ist, welche Vollmachten der Unterzeichner im Unternehmen hat. Werden die Kürzel für die Zeichnungsvollmachten weggelassen,
kann das weitreichende Konsequenzen haben, denn der Empfänger geht mit Recht davon aus,
dass der Unterzeichner die entsprechenden Vollmachten hat. Ist das nicht der Fall, ist das
Schriftstück so trotzdem rechtsverbindlich.
Ein Beispiel: Der Azubi X im Unternehmen Y ist grundsätzlich nicht befugt, eigenständig
Bestellungen vorzunehmen. Trotzdem bestellt er beim Bürofachhandel - und zwar auch noch
zehntausend, statt der benötigten tausend - DIN-A3-Umschläge. Er unterschreibt die Bestellung mit i. A. und Namen. Für den Kunden ist durch diesen Zusatz klar, dass der Azubi
bestellen darf, ergo muss Unternehmen Y die Briefumschläge bezahlen.
Sie sehen also, wie wichtig es ist, die richtigen Unterschriftenzusätze zu setzen. Hier die
wichtigsten Infos zum Thema:
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Firmeninhaber, Geschäftsführer, Gesellschafter und Vorstände unterschreiben nur mit
dem Namen. Ihre Funktion im Unternehmen sollte durch einen entsprechenden Zusatz direkt unterhalb des Namens bezeichnet werden, damit die Empfänger wissen, mit wem sie
es zu tun haben. Bsp.:
Fritz Fischer
Geschäftsführer
Prokuristen unterschreiben mit ihrem Namen und dem Zusatz ppa. für „per Prokura“. Sie
können so gut wie alle Geschäfte für das Unternehmen rechtsverbindlich abschließen.
Handlungsbevollmächtigte unterschreiben mit ihrem Namen und dem Zusatz i. V. für „in
Vollmacht“. Sie sind auf Dauer zu bestimmten Rechtsgeschäften berechtigt.
Alle Mitarbeiter, die für bestimmte Vorgänge zeichnungsberechtigt sind, unterschreiben
mit ihrem Namen und dem Zusatz i. A. für „im Auftrag“.
Wenn zwei Personen unterschreiben, steht nach DIN 5008 der Name des Ranghöheren
links.
Auch in E-Mails müssen die Zeichnungsvollmachten gesetzt werden. Nicht vergessen!
Nehmen Sie den Geschäftsbriefverkehr in Ihrem Unternehmen kritisch unter die
Lupe
Wie unterschreiben die Mitarbeiter? Werden die richtigen Unterschriftenzusätze gesetzt?
Gibt es bei Ihnen Richtlinien für das Unterschreiben von Geschäftsbriefen?
Wenn Sie eine der Fragen mit „nein“ beantwortet haben, sollten Sie aktiv werden:
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Regen Sie an, eine schriftliche Unterschriften-Regelung zu entwerfen oder machen Sie
das gleich selber. In ihr wird festgehalten, wer wie wo und mit welchem Zusatz unterschreiben darf.
Sorgen Sie dafür, dass allen Mitarbeiter - selbstverständlich auch Sie - schriftliche Vollmachten vorliegen. Nur so sind Sie abgesichert, wenn mal etwas schief geht, denn dann
haftet das Unternehmen und nicht Sie. Musterformulierungen für eine Vollmacht finden
Sie unten.
Wie unterschreiben Sie, wenn Ihr Chef nicht da ist?
Ist Ihr Chef außer Haus, unterschreiben Sie Ihre Briefe genauso wie sonst auch, wenn Sie sie
selbst verfasst haben, wahrscheinlich mit dem Zusatz i. A. Bei Briefen, die Ihr Chef diktiert
oder vorformuliert hat und die so also in seinem Namen geschrieben werden, sollten Sie auf
keinen Fall das verstaubte „Nach Diktat verreist“ setzen, wenn er für die Unterschrift nicht
mehr im Hause ist.
Allerdings: Auf irgendeine Weise müssen Sie dem Empfänger mitteilen, dass der Chef zwar
für den Inhalt einsteht - und auch haftet!-, die Übermittlung allerdings von Ihnen übernommen wurde. Das Gesetz spricht in so einem Fall von einem „Erklärungsboten“.
Besser sind diese Lösungen:
• Die eleganteste Variante: Ihr Chef geht im letzten Absatz des Briefs oder im Post Scriptum auf seine Abwesenheit ein. Beispiel: „Da ich nach dem Verfassen dieses Briefs das
Haus verlasse, unterschreibt meine Sekretärin Frau Müller in meinem Namen.“
• Sie setzen den Zusatz „in Abwesenheit von“:
Gruß
Leerzeile
Firmenname
Leerzeile
i. A.
Leerzeile
Ihr Name
Sekretariat oder entsprechende Bezeichnung
in Abwesenheit von Fritz Fischer; Geschäftsführer
So sieht ein korrekter Briefschluss nach DIN 5008 aus:
Bei einem Unterzeichner:
Gruß
1 Leerzeile
Firmenname
i. A., i. V. oder ppa. Ines Meier
1 Leerzeile
Name
Sekretariat Fritz Fischer (oder eine andere Bezeichnung)
Bei zwei Unterzeichnern:
Gruß
1 Leerzeile
Firmenname1 Leerzeile
ppa. Fritz Fischer Fritz Fischer i. A. Ines Meier Ines Meier
Geschäftsleitung
Sekretariat
Die einzelnen Vollmachten und ihre Wirkung
Vollmacht
Inhalt
Unterschriftenzusatz
ppa.
Die Prokura ist die höchste Form der Stellvertretung, denn sie
berechtigt zu allen gerichtlichen und außergerichtlichen
Rechtsgeschäften, die der Betrieb eines Gewerbes mit sich
bringt, wozu auch branchenfremde Geschäfte gehören. Sie
kann nur durch einen Vollkaufmann, das ist in der Regel der
Geschäftsinhaber, erteilt werden und muss ins Handelsregister
eingetragen werden.
Ausnahmen: Die Prokura kann vom Umfang nicht eingeschränkt werden. Sie berechtigt allerdings grundsätzlich nicht
zu folgenden Geschäften: Geschäftsauflösung, Verkauf des
Unternehmens, Verkauf oder Belastung von Grundstücken,
Privatgeschäfte, Aufnahme von Gesellschaftern, unterschreiben von Inventar und Bilanz, Prokuraerteilung
Die Handlungsvollmacht ist die „kleine Schwester" der ProkuHandlungsra, ihre Befugnisse reichen nicht so weit, können vom Erteiler
vollmachten
(HGB §54-58) selbst festgelegt und z. B. auch durch einen Höchstbetrag beJe nach Umfang schränkt werden. Handlungsbevoll-mächtigte dürfen im Nader erteilten Be- men des Unternehmens „alle gewöhnlichen branchenüblichen
fugnisse unter- Geschäfte, die der Betrieb des Handelsgewerbes mit sich
scheidet man:
bringt" tätigen. Handlungsvollmachten müssen nicht ins Handelsregister eingetragen werden.
General- oder Sie berechtigt zu allen Geschäften, die der Betrieb eines Gei. V.
werbes mit sich bringt, und kann vom Kaufmann (Inhaber) oGesamtder Prokuristen erteilt werden.
vollmacht
Ausnahmen: alle Geschäfte, die auch der Prokurist nicht tätigen darf. Außerdem nicht erlaubt: Wechselgeschäfte, Darlehen, Kredite aufnehmen, Prozesse führen, Vollmachterteilung.
Gattungs- oder Sie berechtigt zu Geschäften gleicher Art, die laufend im Un- i. A.
ternehmen anfallen, und ist die typische Vollmacht, mit der
Artvollmacht
Sekretärinnen im Namen des Unternehmens unterschreiben.
Sie kann von jedem erteilt werden, der mindestens die gleiche
Vollmacht besitzt.
Beispiele für Artvollmachten:
- Bankvollmacht
- Postvollmacht
Sie berechtigt zu einem bestimmten Geschäft und erlischt da- i. A.
Einzel- oder
nach wieder. Erteilt werden kann sie von jedem, der mindesSondertens die gleiche Vollmacht besitzt.
vollmacht
Prokura
(HGB § 48-53)
Beispiel für eine Gesamtvollmacht
Sehr geehrte Frau Müller,
die Geschäftsleitung der Fritz Fischer GmbH erteilt Ihnen mit Wirkung vom .....2003 allgemeine Handlungsvollmacht für Ihr Aufgabengebiet als Chefsekretärin der Geschäftsleitung.
Ab diesem Zeitpunkt sind Sie berechtigt, für die Fritz Fischer GmbH Briefe und sonstige
Schriftstücke mit dem Zusatz i. V. (in Vollmacht) zu unterzeichnen.
--------------------------------------ppa. Horst Meier
Beispiel für eine Artvollmacht
Sehr geehrte Frau Müller,
die Geschäftsleitung der Fritz Fischer GmbH erteilt Ihnen mit Wirkung vom .....2003 Handlungsvollmacht für Ihr Aufgabengebiet als Chefsekretärin der Geschäftsleitung. Die Handlungsvollmacht beschränkt sich auf die gewöhnlich im Sekretariat vorkommenden Geschäfte,
die den Betrag von 2500 Euro nicht überschreiten. Sie ermächtigt nicht zu Geschäften, die der
§ 54, Abs. 2 HGB ausschließt. Sie sind damit berechtigt, in Ihrem Aufgabengebiet für die
Fritz Fischer GmbH Briefe und sonstige Schriftstücke mit dem Zusatz i. A. (im Auftrag) zu
unterzeichnen.
--------------------------------------ppa. Horst Meier