Vorgehensmodelle zur Einführung von ERP Software

Universität Hannover
Wirtschaftswissenschaftliche Fakultät
Institut für Wirtschaftsinformatik
Prof. Dr. Michael H. Breitner
Betreuer:
Prof. Dr. Michael H. Breitner
René Kuhr (Accenture)
Seminar zur Wirtschaftsinformatik WS 06/07
IT-Vorgehensmodelle, It-Homogenisierung und IT-Standardisierung
Vorgehensmodelle zur Einführung von ERP Software:
AcceleratedSAP (ASAP) und Accenture Delivery Methods (ADM)
Erstellt von:
Anja Stöckmann
Mat.-Nr. 2194324
Königsberger Str. 1A
31535 Neustadt
Tel.: 05032/966891
e-mail: [email protected]
Abgabedatum:02.01.2007
Inhaltsverzeichnis
Abbildungsverzeichnis ................................................................................................ II
Abkürzungsverzeichnis.............................................................................................. III
1.
Einleitung............................................................................................................. 1
2.
ERP-Systeme und IT-Vorgehensmodelle............................................................ 2
2.1
ERP-Systeme............................................................................................... 2
2.2 IT-Vorgehensmodelle........................................................................................ 3
3.
IT-Vorgehensmodelle zur SAP-Einführung.......................................................... 4
3.1
3.1.1
Accenture .............................................................................................. 4
3.1.2
IT-Vorgehensmodell ADM ..................................................................... 5
3.2
4.
ADM (Accenture Delivery Methods) ............................................................. 4
AcceleratedSAP ........................................................................................... 6
3.2.1
SAP AG................................................................................................. 6
3.2.2
IT-Vorgehensmodell ASAP ................................................................... 6
Vergleich der Modelle ASAP und ADM ............................................................... 7
4.1
Vergleich der Phasen ................................................................................... 8
4.1.1
Phasen der Modelle .............................................................................. 8
4.1.3
Vergleich der Meilensteine .................................................................. 16
4.2 Vergleich Phasenaufbau ................................................................................. 17
4.3
Vergleich der Themenbereiche .................................................................. 21
4.4 Vergleich des Themenbereiches Training....................................................... 23
5.
6.
Organisation mit Hilfe der Modelle .................................................................... 27
5.1
Phasen als Organisationshilfe.................................................................... 27
5.2
Themenbereiche als Organisationshilfe ..................................................... 29
5.3
Rollen als Organisationshilfe...................................................................... 29
Fazit................................................................................................................... 31
Literaturverzeichnis .................................................................................................. 34
-I-
Abbildungsverzeichnis
Abbildung 1:
Abbildung 2:
Abbildung 3:
Abbildung 4:
Abbildung 5:
Abbildung 6a:
Abbildung 7:
Abbildung 8:
Abbildung 9:
Abbildung 10:
Abbildung 11:
Abbildung 12:
Abbildung 13:
Abbildung 14:
Abbildung 15:
Abbildung 16:
IT-Vorgehensmodell ADM.......................................................................... 5
IT-Vorgehensmodell ASAP ........................................................................ 7
Einfaches Phasenmodell............................................................................ 8
Roadmap AcceleratedSAP ........................................................................ 9
Workstreams und Phasen ADM.............................................................. 11
Zeitliche Anordnung der Aufgabenbereiche in den Phasen ........... 13
Meilensteine der Phase Business Blueprint bei ASAP........................ 16
Übergangspunkte der einzelnen Phasen ADM .................................... 17
Phasenaufbau ASAP ................................................................................ 18
Phasenaufbau ADM .............................................................................. 19
Aufgaben der Workstreams ADM ....................................................... 21
Aufgaben der Subject Areas ASAP .................................................... 22
Workstream Training & Performance Support.................................. 23
Verlinkte Activities ADM ....................................................................... 28
Baumstruktur ASAP .............................................................................. 28
Skills Profile Project Manager ASAP.................................................. 30
- II -
Abkürzungsverzeichnis
ADM
Accenture Delivery Methods
ASAP
AcceleratedSAP
ERP
Enterprise Resource Planning
IT
Informationstechnologie
- III -
1.
Einleitung
Das Thema ERP (Enterprise Resource Planning) und seine Einführung gewinnt
immer mehr an Bedeutung. Informationssysteme werden nicht mehr nur als
Kostenfaktor
anerkannt.
1
angesehen,
sondern
als
Steigerung
des
Unternehmenswertes
Somit nimmt auch die Zahl der Einführungen stetig zu. Jedoch ist nicht
jede Einführung von Erfolg gekrönt. 52 Prozent der IT-Verantwortlichen berichten,
dass mehr als die Hälfte aller IT-Anwendungen bei der Live-Schaltung versagen.
Dies ist das Ergebnis einer Umfrage unter 150 europäischen IT-Verantwortlichen.2
Um die Grundlagen für eine erfolgreiche ERP-Einführung zu legen, wurden spezielle
IT-Vorgehensmodelle entwickelt. Sie sollen unterstützend bei der Einführung helfen,
einen Leitfaden bieten und mögliche Fehlerquellen sowie Risiken minimieren. Neben
allgemeinen, theoretischen IT-Vorgehensmodellen gibt es praktische Modelle. In
dieser Arbeit werden spezielle Modelle zur Einführung der ERP-Software von SAP
beleuchtet. Um eine erfolgreiche ERP-Einführung zu gewährleisten, müssen diese
gewisse Grundvoraussetzungen erfüllen, zu denen zum Beispiel die zeitliche
Einhaltung des Projektplanes zählt.
Im Folgenden wird untersucht, ob die IT-Vorgehensmodelle AcceleratedSAP und
Accenture Delivery Methods äquivalent sind. Es stellt sich die Frage, ob beide
Modelle zur Einführung der ERP-Software von SAP gleich gut geeignet sind und ob
sie sich ähneln oder grundlegend verschieden sind. In Kapitel zwei wird ein Überblick
über ERP-Systeme und IT-Vorgehensmodelle gegeben. Kapitel drei beschäftigt sich
mit den Unternehmungen Accenture und SAP. Die von Ihnen entwickelten ITVorgehensmodelle werden kurz vorgestellt. Kern dieser Arbeit ist das vierte Kapitel.
Hier wird ein weiteres theoretisches Vorgehensmodell vorgestellt. Die Phasen dieses
Modells werden mit den Phasen der praktischen Modelle verglichen. Weiterführend
werden die Vorgehensmodelle von SAP und Accenture im Bezug auf Inhalte und
Strukturen vergleichen. In Kapitel fünf wird die organisatorische Eignung der beiden
praktischen Modelle verglichen. Abschluß dieser Arbeit bildet das sechste Kapitel mit
einem Fazit über die Eignung der beiden praktischen Modelle.
1
Vgl. mySAP ERP Forndron, Liebermann, Thurner u. a., Galileo Press, Bonn 2006, Kapitel 1
2
Vgl Homepage Computerwocheo. V., “Läuft nicht!” – Altes Leiden mit neuer Software, Heftarchiv 45/2006
2.
ERP-Systeme und IT-Vorgehensmodelle
Die in dieser Arbeit betrachteten praktischen IT-Vorgehensmodelle beziehen sich nur
auf die Einführung der ERP-Software von SAP. In diesem Kapitel wird als Grundlage
der Bergriff ERP erläutert. Im Anschluß wird der Begriff IT-Vorgehensmodell grob
umrissen.
2.1
ERP-Systeme
Der Begriff „ERP“ – Enterprise Resource Planning - entstand vor ca. 10 bis 15
Jahren und wird im Zusammenhang mit betriebswirtschaftlicher Software benutzt.
Damals
lag
die
Hauptaufgabe
Materialbedarfsplanung,
dieser
Finanzwesen
und
Systemlösung
in
den
Bereichen
Personalwirtschaft. Auch einfache
Planungen der Versorgungskette (Supply Chain Planning) konnten abgebildet
werden. Weitere Bereiche, wie zum Beispiel Planung und Konstruktion, Beschaffung,
ein ausgebautes Versorgungskettenmanagement und Vertrieb erweiterten in den
vergangenen
Jahren
Schwerpunkt
der
Geschäftsprozesse
den
ERP-Horizont.
meisten
und
einer
ERP-Systeme
verstärkten
Außerdem
in
einer
liegt
heutzutage
der
Rationalisierung
der
Automatisierung
einfacher
sowie
komplexer Aufgaben.3
Die Dynamik der Märkte fordert ein leistungsstarkes Informationssystem, welches bei
der Unternehmungsführung unterstützt. Somit entwickelte sich das ERP-System im
Laufe der Zeit zum IT-Mittelpunkt des Unternehmens. Hier werden alle Informationen
an einer Stelle zusammengeführt und es läßt sich ermitteln, ob die Aktivitäten
letztendlich zu einem Gewinn oder Verlust führen. Ein gut in die vorhandene ITLandschaft integriertes ERP-System ist eine wichtige Grundlage, um flexibel und
effizient handeln und arbeiten zu können.4
Der sicherlich bekannteste Anbieter für ERP-Software ist der Marktführer SAP (R/3,
mySAP). Aktuell teilt sich SAP den Markt zum Beispiel mit Oracle (PeopleSoft) oder
Microsoft (Axapta und Navision).5 In Deutschland ist ebenfalls das ERP-System
Baan vertreten, allerdings existiert die gleichnamige Firma nur noch als
Aktiengesellschaft, betreibt ihr Geschäft aber nicht selber weiter.
3
Vgl. mySAP ERP Forndron, Liebermann, Thurner u. a., Galileo Press, Bonn 2006, Seite 19
4
Vgl. mySAP ERP Forndron, Liebermann, Thurner u. a., Galileo Press, Bonn 2006, Seite 20
5
Vgl. Industrieanzeiger o. V., ERP-Studie 2005, ERP-Einsatz und Marktanteile der Hersteller (Teil 1), 4/2005
-2-
Neben den oben bekannten ERP-Systemen gibt es zahlreiche Anbieter für ERPSoftware. Gerade für Mittelständische Unternehmen ist die Investition in ein System
der führenden Anbieter oft ein zu hoher Kostenfaktor. Kleinere Systeme wie zum
Beispiel APOLLO!-PPS oder myfactory sind daher hier ebenfalls vorzufinden.6
2.2 IT-Vorgehensmodelle
Durch IT-Vorgehensmodelle werden Abläufe für die verschiedensten Bereiche
festgelegt, wie zum Beispiel der Ablauf von Softwareentwicklung oder in diesem Fall
die Einführung einer neuen Software. Sie dienen zur Planung, Steuerung und
Kontrolle des Projektes. Innerhalb des IT-Vorgehensmodelles ist unter anderem eine
Gliederung
Meilensteine
in
Phasen
und
vorzufinden
benötigten
sowie
Kapazitäten.
durchzuführende
Durch
den
Arbeitsschritte,
Einsatz
von
IT-
Vorgehensmodellen kann die Komplexität des IT-Projektes verringert werden. Die
großen Arbeitspakete werden in viele Teilaufgaben zerlegt.7
Die Anwender des IT-Vorgehensmodelles erhalten einen Überblick über alle
Aktivitäten, die zu erledigen sind, bekommen eine Information, mit welchen
Standards, Methoden, Verfahren und Werkzeugen zu arbeiten ist, definieren einen
Zeitplan, eine Aufgabenverteilung und ein Rahmenbudget. Durch Meilensteine ist der
jeweilige Stand des Projektes erkennbar und Fehler oder auftretende Probleme
können frühzeitig aufgespürt und behoben werden.8
Bekannte und weit verbreitete IT-Vorgehensmodelle sind unter anderem das
Wasserfallmodell,
dass
moderne
Spiralmodell
sowie
das
V-Modell.
Diese
theoretischen Vorgehensmodelle sind meist sehr technisch ausgerichtet und
vernachlässigen die soziale Ebene, wie zum Beispiel die End-Anwender mit
einzubeziehen und so für Akzeptanz der neuen Software zu sorgen.
6
Vgl. www.softguide.de
Vgl. Vorlesungsunterlagen Prof. Dr. Breitner „Systementwicklung und Softwareengineering“, WS 05/06 (1)
8
Vgl. Vorlesungsunterlagen Prof. Dr. Breitner „Systementwicklung und Softwareengineering“ WS 05/06 (2)
7
-3-
3.
IT-Vorgehensmodelle zur SAP-Einführung
Gerade zu Beginn des Einführungsprojektes tauchen eine Menge Fragen auf:
•
Welches Budget wird benötigt?
•
Wie lange wird das Projekt dauern?
•
Sind interne Ressourcen vorhanden oder wird Hilfe benötigt?
•
Wie ist die Vorgehensweise und wer übernimmt welche Rollen?
•
Wie wird die Qualität gesichert?
•
Welche Werkzeuge stehen zur Verfügung?
•
Was für Aufgaben sind zu erledigen?
•
Wie werden Schulungen durchgeführt?
Dieses ist nur ein kleiner Bereich der Fragen, die sich beim Projektstart ergeben.
Gerade die Einführung von mySAP ist eine sehr große Aufgabe und daher sehr
komplex. Die IT-Vorgehensmodelle von SAP und Accenture sollen helfen, Antworten
auf diese Fragen zu geben, die Komplexität zu verringern sowie unterstützend zu
wirken.910
3.1
ADM (Accenture Delivery Methods)
3.1.1 Accenture
Bei der Firma Accenture handelt es sich um ein weltweit tätiges Unternehmen. Als
führender Anbieter in dem Bereich der Unternehmensberatung unterstützt Accenture
seine Kunden dabei, Innovationen umzusetzen und Geschäftsprozesse und –
modelle zu optimieren. Somit bietet Accenture nicht nur die Beratung beim Kunden
an, sondern auch die Umsetzung und Implementierung neuer Geschäftsprozesse
oder Informationssysteme.11
Für Beratungs- und IT-Dienstleistungen hat Accenture eigene IT-Vorgehensmodelle
entwickelt. Im Bezug auf die Einführung von ERP Systemen, wurde daher ein
separates IT-Vorgehensmodell entwickelt. Grundlage hierfür war das bereits
existierende „ADM for Packaged Development“. Neben „ADM for SAP“ gibt es eine
9
Vgl. Vorlesungsunterlagen SAP 1, Prieß und Schubert, SS 06
Vgl. PowerPoint Präsentation ASAP Implementation Roadmap
11
Vgl. www.accenture.de
10
-4-
Vielzahl weiterer Modelle wie zum Beispiel „ADM for Siebel“, „ADM for Peoplesoft“
oder „ADM for Oracle“.12
Accenture verwendet ausschließlich seine eigenen IT-Vorgehensmodelle. Um immer
gleiche Abläufe zu gewährleisten, Fehler im Vorfeld zu vermeiden und um von den
Erfahrungen der vergangenen Jahre zu profitieren, ist bei Accenture die Benutzung
dieser Modelle Pflicht.13
3.1.2 IT-Vorgehensmodell ADM
Im Nachfolgenden wird das speziell auf SAP Applikationen abgestimmte ADM for
SAP vorgestellt. Im Fokus von ADM liegt die Planung und Analyse, das Design und
Erstellen der speziellen SAP Anwendung sowie das Testen und der anschließende
Einsatz der SAP Software. Über diese sechs vertikal angeordneten Projektphasen
legen sich horizontal vier Workstreams. Workstreams sind zu bearbeitende
Themenbereiche. Die bei ADM vier wichtigen Worksteams sind: Application,
Technical Architecture, Training & Performance Support sowie Service Introduction.
Das Projektmanagement ist als fünfter Workstream alles übergreifend angeordnet.
Der Themenbereich Training wird in Kapitel 4 näher beleuchtet.
Abbildung 1: IT-Vorgehensmodell ADM
Quelle:
12
13
ADM
Vgl. Quick Reference Guide von Accenture
Vgl. Information aus Mitarbeiterinterview mit René Kuhr, Mitarbeiter der Firma Accenture
-5-
Durch eine gute visuelle Darstellung, kommt der Anwender des Modells von den
großen Phasen und Workstreams in immer genauer werdende Phasen und
Aufgabenbereiche, bis er zum Schluß ein definiertes, kleines Arbeitspaket mit
genauer Vorgehensweise vorliegen hat.14
3.2
AcceleratedSAP
3.2.1 SAP AG
Bei der SAP AG handelt es sich um den drittgrößten Softwarelieferanten der Welt,
welcher auf Kundenwünsche zugeschnittene Unternehmenslösungen entwickelt. Die
SAP wurde 1972 gegründet und kann somit auf einen Erfahrungsschatz von mehr
als 30 Jahren zurückblicken. Durch ein breit gefächertes Software- und ServiceSpektrum deckt SAP standardisierte, wie auch ganz spezielle Anforderungen ab.15
Eines der führenden ERP-Systeme stammt von der SAP AG. Die derzeit aktuelle
Version ist das mySAP ERP. mySAP ERP unterstützt die Kern- und erweiterten
Geschäftsprozesse von Mittelstandskunden, sowie auch von großen Unternehmen,
egal in welchen Geschäftsfeldern oder Ländern sie tätig sind.16
mySAP ERP bietet unter anderem die Standardmodule eines ERP-Systems an (zum
Beispiel: Materialbedarfsplanung, Finanzwesen und Personalwirtschaft), aber ist
auch in der Lage, die internen Geschäftsprozesse, Lieferantennetzwerke und die
Zusammenarbeit mit Kunden und Lieferanten zu unterstützen.17
3.2.2 IT-Vorgehensmodell ASAP
Hinter der ASAP Implementation Roadmap versteckt sich das Vorgehensmodell zur
Einführung oder Erweiterung von SAP Software. Es handelt sich hierbei um eine
Entwicklung direkt von SAP. Wie in der Abbildung 2 zu sehen, gliedert sich die
Roadmap
in
fünf
Phasen:
Projektvorbereitung,
Konzeption,
Realisierung,
Produktionsvorbereitung sowie Go-Live und Support. In jeder Phase gibt es die
gleichen horizontalen Stränge. Schaut man tiefer in die einzelnen Stränge hinein,
14
Vgl. Software ADM – Bereich Methodology
Vgl. www.sap.de
16
Vgl. mySAP ERP Forndron, Liebermann, Thurner u. a., Galileo Press, Bonn 2006, Seite 44
17
Vgl. mySAP ERP Forndron, Liebermann, Thurner u. a., Galileo Press, Bonn 2006, Seite 45
15
-6-
sind die einzelnen Aufgabenbereiche zu erkennen. Es ist nicht automatisch jeder
horizontale Strang in jeder Phase mit Aufgaben gefüllt. 18
Abbildung 2: IT-Vorgehensmodell ASAP
Quelle:
ASAP
Auch bei ASAP gelangt der Anwender über die linke Baumstruktur in immer genauer
werdende Phasen, so dass zum Schluß das endgültige Arbeitspaket erreicht wird.
4.
Vergleich der Modelle ASAP und ADM
Beide Modelle, sowohl ADM als auch ASAP haben ähnliche Aufgaben. Hierzu zählen
zum Beispiel die Neueinführung von SAP Software, die Erweiterung einer bereits
bestehenden SAP Software oder Umstellungswechsel, wie sie unter anderem bei
einem Releasewechsel vorkommen.19 Trotz ähnlicher Aufgaben sind die beiden
Modelle unterschiedlich aufgebaut. Wichtige Elemente von IT-Vorgehensmodellen
sind die Projektphasen, der Aufbau dieser Phasen sowie die zu bearbeitenden
Themenbereiche. Diese drei Punkte werden in Kapitel vier untersucht und mit
einander
verglichen.
Hinzu
kommt
die
vertiefende
Betrachtung
des
Themenbereiches Training. Gerade das Training ist ein sehr wichtiger Projektpunkt,
da mit ihm die Anwenderschulungen zusammenhängen, in welchen viel zur
Akzeptanz der neuen Software beigetragen werden kann.
18
19
Vgl. Software ASAP – Bereich ASAP Implementation Complete
Vgl. mySAP Einführung, Türk u. a., Addison-Wesley Verlag, München 2003, S. 450
-7-
Die in Kapitel vier vorgenommenen Ausführungen und Vergleiche basieren, wenn
nicht anders angegeben, auf Informationen aus der Software AcceleratedSAP und
Accenture Delivery Methods.
4.1
Vergleich der Phasen
Bei dem Vergleich der Phasen wird hier ein theoretisches Vorgehensmodell mit
herangezogen. Es wird geprüft, ob die praktischen Modelle sich im Bezug auf die
Einteilung der Phasen an das theoretische Modell anpassen oder ob es große
Unterschiede gibt. Hierzu werden die einzelnen Phasen der drei Modelle kurz
beschrieben. Weiterhin werden die einzelnen Phasen von ADM und ASAP anhand
von später definierten Kriterien verglichen. Zum Schluß des Phasenvergleiches wird
die Anordnung von Meilensteinen untersucht. Der Vergleich der Meilensteine ist ein
sehr wichtiger Punkt, da diese zur zeitlichen Projekteinhaltung beitragen.
4.1.1 Phasen der Modelle
Einfaches Phasenmodell
Als Beispiel eines theoretischen Modells ist ein einfaches Phasenmodell in der
Abbildung 3 zu sehen.
Abbildung 3:
Einfaches Phasenmodell
Quelle:
Vorlesungsunterlagen Prof. Dr. Breitner
-8-
Dieses Modell gliedert sich in die fünf Phasen Vorphase, Analyse, Entwurf,
Realisierung und Einführung. Innerhalb dieser sind einzelne Aktivitäten und
Meilensteine zu finden.20
AcceleratedSAP
Auch das Vorgehensmodell von SAP gliedert sich in fünf Phasen:
Abbildung 4:
Roadmap AcceleratedSAP
Quelle: PowerPoint Präsentation ASAP Implementation Roadmap
1) Project Preperation (Projektvorbereitung)
Hier findet die erste Projektphase statt, Standards werden festgelegt und die
technischen Voraussetzungen werden ermittelt sowie geplant.
2) Business Blueprint (Konzeption)
Erstellung
des
Business
Blueprints
(Sollkonzept)
und
anschließendes
Projektteamtraining, sowie Aufsetzen der Systemumgebung und Definition der
Geschäftsprozesse. Hier wird unter anderem auch das Berechtigungskonzept
entwickelt sowie viele weitere Punkte, die in der Realisierungsphase umgesetzt
werden.
3) Realization (Realisierung)
Inhalte hier sind das Training der Projektteams, Konfiguration und Abnahme des
Grundsystems und im Anschluß Fertigstellung des SAP-Systems inklusive Abnahme,
Entwicklung von Anwendungsschnittstellen sowie von Konvertierungsprogrammen
zur Übernahme von Altdaten. Im Anschluß wird das Berechtigungskonzept angelegt
und es wird ein endgültiger Integrationstest vorgenommen.
20
Vgl. Vorlesungsunterlagen Prof. Dr. Breitner „Systementwicklung und Softwareengineering“, WS 05/06 (1)
-9-
4) Final Preparation (Vorbereitung der produktiven Phase)
Hier werden die End-Anwender geschult sowie die Aktivitäten für die produktive
Phase festgelegt
5) Go Live & Support (Übergang zur produktiven Phase)
Das Projektmanagement wird abgeschlossen und es wird eine detaillierte
Projektplanung für die produktive Phase erstellt. Das Produktivsystem wird
eingespielt, geprüft und es erfolgt nun die Freigabe des Systems.2122
Es zeigt sich, dass zwar gleich viele Phasen verwendet werden, allerdings ist bereits
an der Benennung der Phasen erkennbar, dass die Abläufe unterschiedlich sind.
Was bei ASAP in der Businiess Blueprint Phase stattfindet (Analyse und Entwurf des
Grundkonzeptes) ist in dem theoretischem Phasenmodell auf die zweite und dritte
Phase aufgeteilt. Die vierte Phase bei ASAP, die der Vorbereitung der Produktiven
Phase, ist in dem einfachen Phasenmodell gar nicht speziell ausgewiesen.
21
22
Vgl. mySAP Einführung, Türk u. a., Addison-Wesley Verlag, München 2003, S. 453
Vgl. Vorlesungsunterlagen SAP 1, Prieß und Schubert, SS 06
- 10 -
Accenture Delivery Methods
Im Gegensatz zu diesen beiden Vorgehensmodellen hat Accenture nicht nur fünf,
sondern sechs Phasen gewählt:
Abbildung 5: Workstreams und Phasen ADM
Quelle:
ADM
1) Plan
Der Solution Blueprint wird definiert und die Projektziele, Anwendungsbereiche sowie
die groben Anforderungen und technische Voraussetzungen werden festgelegt.
2) Analyze
Die
genauen
Anforderungen
werden
zusammengetragen,
identifiziert
sowie
analysiert. Es wird eine Leistungsbeschreibung inklusive Prozeßabläufe sowie eine
technische Spezifikationen erstellt. Anschließend wird erörtert, ob diese mit dem SAP
Standardtools
abgedeckt
werden
oder
ob
Anpassungen
bei
Geschäftsprozessen, teilweise sogar in SAP, vorgenommen werden müssen.
- 11 -
den
3) Design
Die Anwendungen, technische Architektur und Infrastruktur werden definiert.
Außerdem gibt es ein Application Training.
4) Build
Umsetzung der in der Designphase festgelegten Designs anhand der zuvor erstellten
Dokumentationen.
5) Test
Alle Komponenten werden geprüft. Es muß jeder einzelne Bereich geprüft werden,
sowie
auch
das
Zusammenspiel
zwischen
verschiedenen
Modulen
oder
angebundenen System und eingebundenen Altdaten.
6) Deploy
Live-Schaltung des Systems sowie Training der Anwender.23
ADM hat zwar eine Phase mehr, als das allgemeine theoretische Vorgehensmodell,
ist aber in der Einteilung sehr ähnlich. Alle Phasen, die im einfachen Phasenmodell
genannt sind, finden sich auch bei ADM wieder. Accenture hat als zusätzliche Phase
die Testphase eingeschoben und diesen Bereich somit aus der Realisierungsphase
herausgenommen. Dadurch kommt das Modell auf insgesamt sechs Phasen.
Zu erkennen ist, dass das Modell von SAP, als auch das von Accenture, jeden im
theoretischem Modell zu findenden Punkt aufgenommen haben. Einzig und alleine
die Definition und Aufteilung der Phasen ist individuell erstellt worden.
23
Vgl. Software ADM – Bereich Methodology
- 12 -
4.1.2 Vergleich der Phaseninhalte
Stellt man nun die beiden Modelle von SAP und Accenture gegenüber, lassen sich
unter anderem Unterschiede in der zeitlichen Reihenfolge der zu erledigenden
Aufgaben erkennen. Im Folgenden werden die ausgewählten Aufgabenbereiche
•
Grundvoraussetzungen
•
Blueprint
•
Realisierung
•
Test
•
Training
auf ihre zeitliche Anordnung untersucht.
Abbildung 6a:
Zeitliche Anordnung der Aufgabenbereiche in den Phasen
Quelle:
Eigendarstellung
Abbildung 6a zeigt die zeitliche Anordnung der oben genannten Aufgabenbereiche.
Im Folgenden Text werden diese vertiefenden erklärt.
- 13 -
Der erste Aufgabenbereich ist die Definition des Anwendungsbereiches und das
Abklären der technischen Voraussetzungen, also eine Sicherstellung und Festlegung
der Grundvoraussetzungen. Dieses wird bei beiden Modellen gleich zu Beginn des
Projektes angesetzt, womit die erste Phase relativ ähnlich ist.
Allerdings beginnt Accenture in der ersten Phase schon mit dem Aufgabenbereich
der Erstellung des Business Blueprints. In der „Analyze“ Phase wird dieser verfeinert
und technische Aspekte kommen hinzu. Erst in der „Design“ Phase wird das System
definiert. Dieses alles liegt bei ASAP erst in der zweiten Phase. ASAP hat dem
Blueprint eine gesamte Phase gewidmet. In dieser Phase werden die Anforderungen
aufgenommen, fixiert und in die Realisierungsphase übergeben. Was sich also bei
ASAP in einer Phase abspielt, ist bei Accenture in drei Phasen unterteilt.
Die Umsetzung des Konzeptes ist der nächste wichtige Aufgabenbereich. Dieses
erfolgt bei beiden Modellen in einer einzigen Phase. Bei Accenture in der „Build“
Phase, bei SAP in der Phase „Realization“.
Allerdings weichen die Modelle in der nächsten Phase schon wieder voneinander ab.
Accenture hat eine „Test“ Phase eingerichtet, um die Gesamtheit des Systems zu
testen. Bei SAP ist diese einzelne Phase nicht zu finden. Das Testen findet hier in
der Realisierungsphase mit statt. Die Prüfung des Systems findet bei beiden
Modellen in der letzten Phase statt.
Ein weiterer großer Unterschied findet sich im Aufgabenbereich des Trainings. SAP
hat in vielen Phasen Training für das Projektteam eingebaut. Das Training der EndAnwender findet in der Phase zur Vorbereitung der produktiven Phase statt.
Accenture hat das End-Anwender Training ganz ans Ende des Projektes gelegt, also
in die „Deploy“ Phase. Das heißt, dass die Live-Schaltung des Systems und die
Anwenderschulungen in der gleichen Phase und somit sehr kurz nacheinander
folgen. Dadurch, dass SAP diese beiden Vorgänge zeitlich getrennt voneinander
betrachtet, kann es hier nicht zur Überschneidung von Kapazitäten kommen. In
kleineren Projekten ist der Verantwortliche für die Schulungen unter Umständen auch
Verantwortlich für das Ausrollen des Systems. Treten nun Probleme auf, gelangt der
Mitarbeiter in eine Zielkonflikt. Eine der beiden Tätigkeiten muß nach hinten gestellt
- 14 -
werden und kann nicht mehr mit voller Beachtung weiter bearbeitet werden. Im
schlimmsten Falle bemerken die End-Anwender, dass es Unklarheiten beim LiveSchalten des Systems gibt. Dieses führt schnell zu Akzeptanzproblemen, so dass die
Einführung des Systems erschwert wird. Allerdings führt Accenture in der Testphase
einen User Acceptance Test durch. Dieser löst zwar nicht das Problem, dass die
End-Anwender unsicher werden, wenn Sie Störungen beim Live-Schalten bemerken,
aber es macht die Projektleitung auf eventuelle Probleme aufmerksam, so dass
diese schnell reagieren kann.
Beide Modelle schließen mit der Übergabe des Systems in die produktive Phase.
Abschließend ist festzuhalten, dass die Modelle mit ähnlichen Inhalten und Aufgaben
gefüllt sind. Allerdings ist die zeitliche Bearbeitung der Aufgaben oftmals
unterschiedlich und auch in den Prioritäten fallen Unterschiede auf, was sich aber
beides auf die abweichende Anzahl der Phasen zurückführen läßt. So ist jedes
Konzept für sich schlüssig und die Inhalte der Phasen gut auf das jeweilige Modell
abgestimmt.
- 15 -
4.1.3 Vergleich der Meilensteine
Nicht nur die zeitliche Reihenfolge der Aufgabenbereiche spielt eine Rolle, sondern
auch die Anordnung der Meilensteine. An jedem Ende einer Phase sind bei ADM und
ASAP Meilensteine gesetzt. Zu diesem Zeitpunkt müssen die gesamten Deliverables
der Phase zur Verfügung stehen, so dass sie in die nächste Phase übergeben
werden können. SAP hat zusätzlich zu den Phasenend-Meilensteine noch weitere in
die einzelnen Phasen eingebaut. Dieses hat zum Vorteil, dass die fünf relativ großen
Phasen in einzelne Bereiche unterteilt werden. So wird schnell erkannt, ob das
Projekt noch im Zeitplan liegt und wo eventuelle Probleme auftreten können.
Abbildung 7: Meilensteine der Phase Business Blueprint bei ASAP
Quelle:
Software ASAP mit Eigendarstellung
Accenture hat diese zusätzlichen Meilensteine leider nicht eingebaut. Allerdings ist
durch die sechste Phase ein kleiner Ausgleich geschaffen worden. Das Projekt
gliedert sich dadurch schon in kleinere Phasen, so dass dadurch eine gute Kontrolle
des Projektes möglich ist und ein ähnlicher Effekt erzielt wird wie bei ASAP. Bei
genauerer Betrachtung des Modells von Accenture ist zu erkennen, dass die
Meilensteine am Ende jeder Phase sich noch einmal aufgliedern. Somit hat jeder
Workstream seinen eigenen Meilenstein (T = Transition Point) am Ende einer Phase.
- 16 -
Abbildung 8: Übergangspunkte der einzelnen Phasen ADM
Quelle:
Software ADM
Schaut man an dieser Stelle noch einmal zu der Abbildung 3, dem einfachem
Phasenmodell, dann ist hier deutlich zu erkennen, dass weder SAP noch Accenture
die gesamte Aufstellung der Meilensteine übernommen hat. Das theoretische Modell
hat nicht an jedem Phasenende einen Meilenstein, allerdings sind innerhalb der
Phasen Meilensteine zu finden. Anzumerken ist jedoch, dass zum Beispiel das
ebenfalls weit verbreitete Wasserfallmodell an jedem Phasenende einen Meilenstein
vorgibt. Eines haben letztendlich die meisten Vorgehensmodelle gemeinsam: ein
weiterziehen in eine neue Phase ist nicht möglich, bevor die vorherige durch die
Abnahme des Meilensteines beendet wurde.
AcceleratedSAP sowie Accenture Delivery Methods behandeln Meilensteine mit
einer sehr hohen Priorität. Dieses ist ein wichtiger Punkt, um der Anforderung den
zeitlichen Projektplan einzuhalten, gerecht zu werden.
4.2 Vergleich Phasenaufbau
Jede Phase hat definierte Punkte, zu denen Informationen enthalten sind. Durch
diese immer gleiche Darstellung der einzelnen Phasen ist eine gewisse Konstanz
gegeben, so dass sich für die Anwender des Modells ein Wiedererkennungseffekt
einstellt. Es sind zwar in jeder Phase sehr unterschiedliche Aufgaben zu erledigen,
- 17 -
allerdings immer nach ähnlichen Vorgaben. Im Folgenden ist ein Vergleich der
beiden Strukturen aufgeführt. Eine gut aufgebaute und einheitliche Struktur ist
wichtig, um einen geplanten und organisierten Ablauf gewähren zu können.
SAP hat eine Baumstruktur gewählt, anhand welcher sich der Anwender orientieren
kann. Diese Aufstellung gibt somit einen guten Überblick über alle zu erledigenden
Aufgaben.
Abbildung 9: Phasenaufbau ASAP
Quelle:
PowerPoint Präsentation ASAP Implementation Roadmap
Als oberste Instanz ist die bereits erläuterte Phase angesetzt. Innerhalb dieser finden
sich verschiedene Deliverable Groups, die wiederum in einzelne Deliverables24
unterteilt sind. Deliverables vereinen mehrer Outputs25 in sich, sowie Methods26. Die
Methods bestehen aus Aktivitäten, die sich in Tasks27 aufteilen. Durch die
Bearbeitung der Tasks oder Activities werden die Outputs generiert. Am Ende einer
bearbeiteten Deliverable Group wurden also alle Outputs (zum Beispiel Dokumente,
PowerPoint Präsentationen etc.) erstellt und stehen zur weiteren Bearbeitung zur
24
Deliverable = zu lieferndes Arbeitspaket; setzt sich zum Beispiel aus mehreren Dokumenten zusammen
Output = meistens zu liefernde Dokumente
26
Method = Activity = Aktivitäten, die zur Erstellung von zum Beispiel Dokumenten notwendig sind
27
Task = Aufgabenteil einer Aktivität
25
- 18 -
Verfügung. Positiv ist hier, dass genau zu erkennen ist, welche Aktivitäten getan
werden müssen um einen gewissen Output, wie zum Beispiel ein Dokument, zu
generieren. Zum besseren Verständnis ist die Abbildung 8 aufgeführt.
In dem Modell von Accenture ist dieser Bereich ebenfalls vorzufinden, allerdings
anders aufgegliedert. Bei ASAP ist der Einstieg über die Deliverable Group gegeben.
Accenture hat den Einstieg über die Activity gewählt. Hier sind alle in dieser Phase
zu erledigenden Tasks vorzufinden, welche – genau wie bei ASAP – einzelne
Aufgaben beinhalten. Weiterhin sind ebenfalls Deliverables vorzufinden. Manche
Deliverables sind direkt das endgültige zu liefernde Objekt, andere gliedern sich in
weitere zu liefernde Outputs auf. Also auch in diesem Punkt sind die beiden Modelle
sehr ähnlich.
Abbildung 10:
Quelle:
Phasenaufbau ADM
ADM
- 19 -
Die
einzig
große
Abweichung
ist,
dass
Accenture
weiterführend
einen
Unterscheidung macht zwischen Primary und Secondary Deliverables. Die zu
liefernden Objekte werden also nach Ihrer Wichtigkeit noch einmal in zwei Gruppen
aufgeteilt. Dieses ist bei dem Modell von SAP leider nicht vorzufinden. Durch die
Unterteilung wird der Anwender dazu gezwungen, nicht nur die anstehenden
Arbeiten zu erledigen, sondern Prioritäten auf die wichtigen Arbeiten zu setzen und
diese somit nach vorne zu ziehen. Falls das Projekt durch äußere Störungen in
Verzug geraten sollte, ist somit gewährleistet, dass nicht die am einfachsten zu
bearbeitenden Objekte zuerst erstellt wurden, sondern das die kritischen Objekte als
erstes erstellt wurden.
Accenture hat außerdem noch den Punkt der Inputs. In jeder Activity sind Inputs
verlinkt, die in diese Acitvity einfließen oder upgedatet werden. Dieses hat den
Vorteil, dass beim Betrachten eines Deliverables ersichtbar ist, ob es neu entsteht,
weiterentwickelt wird oder in einer späteren Phase als Input benötigt wird. In dem
Modell von SAP sind die Inputs zwar ebenfalls erkennbar, aber leider sind diese nicht
verlinkt. Daraus folgt, dass der Benutzer des Tools keinen Überblick über den
gesamten Verlauf des Deliverables hat.
Desweiteren sind in beiden Modellen Project Rolls vorzufinden. Also die Mitarbeiter,
die an den einzelnen Punkten beteiligt sind. Bei ASAP gibt es nur einen Typ von
Rollen. Accenture teilt in Rollen auf, die Verantwortlichkeiten haben und in solche,
die nur zuarbeiten. Dieses ist ein sehr wichtiger Punkt, da jeder beteiligte Mitarbeiter
so genau seinen Platz in der zu bearbeitenden Activity kennt. Das Gefühl, dass alles
in einem Team erarbeitet wird, in welchem sich niemand verantwortlich fühlt, kann so
nicht entstehen.
Es ist noch eine weitere Gemeinsamkeit hervorzuheben. Beide Modelle haben in
jeder Phase, jedem Delivery, jeder Activity etc. den Sinn und Zweck der zu
erfüllenden Aufgabe aufgeführt. Somit kann der Anwender sich direkt zu Beginn
seiner Arbeit einen Überblick über die Ziele und Resultate seiner Arbeit machen.
Weiterführend sind in beiden Modellen Vorlagen zur Erstellung der Deliverables, wie
zum Beispiel Exceltabellen, Worddokumente oder PowerPoint Präsentationen
- 20 -
vorzufinden. Sehr schön ist bei ADM der Zusatz, dass es für die zu erstellenden
Dokumente Beispieldokumente gibt. Dieses erleichtert das Verstehen der Aufgabe,
bietet dem Anwender eine gute Hilfestellung und gewährleistet, dass es keine
Mißverständnisse bei der Art und Weise der Erstellung der Dokumentation gibt.
Dokumente werden somit standardisiert. SAP hingegen bietet – gerade für die
Einführungsphase – relativ viele PowerPoint Präsentationen an, die bei der
Einführung des Projektes und zum Beispiel der Verdeutlichung der ASAP
Methodology unterstützend wirken. Somit hat im Bereich der Dokumentation jedes
Modelle seine Vor- und Nachteil, aber keines bietet eine vollkommene Unterstützung
des Anwenders.
4.3
Vergleich der Themenbereiche
Über die Phasen legen sich bei ADM die sogenannten Workstreams, welche
wiederum in kleine Phasen unterteilt sind. Bei ASAP gibt es sogenannte Subject
Areas, welche sich über die einzelnen Phasen legen. Innerhalb dieser sind ebenfalls
weitere, untergeordnete Phasen zufinden. Unter den Begriffen Workstream und
Subject Area sind Themenbereiche zu verstehen, wie zum Beispiel das Training.
Abbildung 11:
Aufgaben der Workstreams ADM
Quelle:
ADM
- 21 -
Accenture organisiert sich über diese Workstreams. In fast jeder Phase sind
Aufgaben aus den Workstreams zu erledigen. In Abbildung 10 sind die
Aktivitätsbereiche den einzelnen Phasen zugeordnet. Jeder Workstream kann für
sich alleine eingesehen werden, so dass man auf einen Blick eine Übersicht erhält
was für Aufgaben dieser Workstream im Gesamten umfasst.
Abbildung 12:
Aufgaben der Subject Areas ASAP
Quelle:
ASAP
Bei SAP gibt es eine solche Übersicht nicht. Es ist also nicht grafisch auf einen Blick
erkennbar, welche Aktivitätsbereiche in den verschiedenen Phasen abgearbeitet
werden müssen. Was jedoch in der ASAP Roadmap vorhanden, ist eine
Visualisierung der Aufgabenbereiche für die einzelnen Phasen. Jede Phase hat eine
Visualisierung ihrer Hauptaufgaben, wie in Abbildung 11 zu ersehen ist. Im
Unterschied zu Accenture kann man sich hier also nur die Themenbereiche auf eine
Phase bezogen ansehen. Es ist nicht möglich, sich alle Aufgaben z.B. des
Themenbereiches „Training Plans“ anzusehen.
- 22 -
Somit bietet Accenture in diesem Bereich das flexiblere Tool. Zum einen die Ansicht
der Aufgaben über die Phasen, zum anderen die Ansicht durch die einzelnen
Workstreams.
4.4 Vergleich des Themenbereiches Training
Das Thema Training ist ein sehr umfangreiches und wichtiges Thema. Es stellt sich
nicht nur in Form des End-Anwender-Trainings dar, sondern ist in jeder Projektphase
von Relevanz. Wie bereits erläutert, gibt es in jeder Phase Deliverables, also
Objekte, die in bestimmten Phasen zu liefern sind. Auch in dem Themenbereich des
Trainings gibt es eine Vielzahl von Deliverables. Sehr wichtig und somit auch hier
betrachtet sind dabei zum Beispiel:
•
die Trainingsstrategie
•
der Trainings Plan
•
die Schulungen
•
sowie das Trainingsmaterial.
In der Abbildung 12 ist der gesamte Bereich des Trainings bei ADM zu sehen. Eine
Übersicht in dieser Art bietet ASAP nicht.
Abbildung 13:
Workstream Training & Performance Support
Quelle:
Accenture Trainingsunterlagen
- 23 -
Trainingsstrategie
Im Bereich des Trainings gibt es eine Vielzahl zu erledigender Aufgaben und zu
erstellender Dokumentationen. In der Anfangsphase des Projektes wird die
Trainingsstrategie festgelegt. Dies geschieht im Modell von Accenture in der
„Analyze“ Phase. Hier werden unter anderem die Anforderungen an das Training
aufgestellt, wie das Training durchgeführt wird, welcher Personenkreis mit welchen
Inhalten geschult wird, welche Datenbank bei der Schulung genutzt wird und
letztendlich auch, wer die Schulungen durchführt und wie die Evaluation auszusehen
hat. Die Ergebnisse werden in einem Worddokument festgehalten und eventuell
zusätzlich anhand einer PowerPoint Präsentation verkürzt dargestellt.
Auch SAP legt in seinem Modell in der „Business Blueprint“ Phase die
Trainingsstrategie fest. Der Zeitpunkt ist somit bei beiden Modellen ähnlich gewählt –
jeweils direkt nach der Grobplanung des Projektes. Auch der Inhalt stellt sich ähnlich
dar, wird allerdings nicht so komprimiert aufgenommen, wie bei Accenture. Die
Strategie wird in dieser Phase nur grob festgelegt. Allerdings finden sich in vielen
späteren Phasen immer wieder kleine Phasen, die die Strategie näher beschreiben,
wie zum Beispiel formale Standards, nach welcher das Schulungsmaterial zu
erstellen ist. Doch im Gegensatz zu Accenture verlangt ASAP keine schriftliche
Festlegung der Strategie, was zum Nachteil haben kann, dass Strategien nicht
einheitlich umgesetzt werden oder im Laufe der Zeit in Vergessenheit geraten.
Durch ein effizientes und definiertes Erarbeiten der Trainingsstrategie werden die
folgenden Schritte erheblich erleichtert, da der zu bearbeitende Rahmen festgelegt
wird.
Trainingsplan
In beiden Modellen wird ein Trainingsplan erstellt. Accenture hat die Erstellung
dieses Planes in der „Design“ Phase plaziert. SAP hingegen sieht diese Aufgabe
direkt zu Beginn des Projektes in der „Project Preperation“ Phase.
- 24 -
Bei Accenture liefert der Trainingsplan unter anderem folgende Informationen:
•
Trainingsziele
•
Teilnehmer
•
zu welchem Zeitpunkt geschult wird
•
was für Meilensteine einzuhalten sind
•
wann die Trainingsagenda für die Teilnehmer erstellt wird
•
dass Trainingsmaterial definiert wird etc.
Die Software bietet hier ein Worddokument, welches alle zu erledigenden Punkte
aufgliedert, so dass die Erstellung des Planes vereinfacht wird und nichts in
Vergessenheit gerät. SAP gibt ähnliche Punkte vor, allerdings werden diese Punkte
wieder nicht ausführlich in Word- oder Excelvorlagen aufgegliedert, sondern in einem
Fließtext beschrieben.
Anzumerken ist, dass SAP eine andere Reihenfolge bzgl. der Strategie und des
Trainingsplanes hat. SAP erstellt erst einen Trainingsplan und im Anschluß erst die
Strategie. Allerdings liegt beides in der ersten Phase und somit sehr zeitnah
beieinander. Accenture hat die umgekehrte Reihenfolge gewählt und zusätzlich
befinden
sich
beide
Bereiche
nicht
in
der
gleichen
Phase,
sondern
in
nacheinanderfolgenden, so dass sie in einigem Abstand zueinander liegen. Dadurch,
dass ADM zuerst die Strategie erstellt und erst im Anschluß den Projektplan, kann
die Strategie direkt in den Projektplan mit eingearbeitet werden. Zum Beispiel kann
eine Strategie die frühe Einbindung von End-Anwendern sein. Dieses kann nun
terminiert werden und ist gleich ab dem Beginn im Trainingsplan sichtbar.
Schulungen
Durch den Trainingsplan wird auch der Zeitpunkt der Schulungen festgelegt. Die
Schulung ist ein wichtiger Höhepunkt im Themenbereich Training. Gerade in diesem
wichtigen Bereich ist ein großer Unterschied zwischen den beiden Modellen
vorzufinden. Accenture berücksichtigt nur Schulungen für die End-Anwender, welche
in
der
sechsten
Phase
geschult
werden.
ASAP
hingegen
hat
viele
Schulungsbereiche. Unter anderem wird relativ früh im Projekt das Projektteam
geschult, so dass die betroffenen Mitarbeiter beim Kunden sehr früh im Projekt einen
- 25 -
Überblick über die SAP-Lösung bekommen und eine Idee erhalten, wie die Software
in der Unternehmung eingeführt werden kann. Somit gibt ASAP die Erstellung zweier
Trainingspläne vor – einen für das Projektteam sowie einen für die End-Anwender,
welche in der vierten Phase geschult werden. Trotz dieser guten Aufteilung zwischen
Trainingsplänen für zwei verschiedene Anwendergruppen, gibt es auch negative
Aspekte bei ASAP. Es sind keine definitiven Vorgabe vorhanden, wie der Projektplan
aussehen sollte. Auch sind die Inhalte leider nur grob beschrieben und nicht – wie
bei Accenture – detailliert vorgegeben. Der bereits erwähnte Vorteil von ADM, also
die gute Vorgabe von zu erstellenden Dokumenten, erleichtert dem Anwender hier
die Arbeit.
Trainingsmaterial
Die Erstellung des Trainingsmaterials sieht Accenture als eine Aufgabe, die
zusammenhängend in einer Phase abgearbeitet werden sollte. In der Phase „Build“
ist daher die Aktivität „Develop Training Materials“ vorzufinden. Hier wird nicht nur
das Trainingsmaterial entworfen und getestet, sondern es wird auch ein
Evaluationsbogen für die Bewertung des Materiales, der Schulung etc entworfen.
Desweiteren findet ein Review der Dokumentation statt, unter anderem mit Hilfe der
Stakeholder. Außerdem wird der Support Plan erstellt. Der einzige Punkt der in eine
andere Phase ausgegliedert ist, ist das Testen des Trainingsmaterials. Dieses findet
in der Testphase statt.
ASAP hat die Erstellung des Trainingsmaterials ein wenig anders gestaltet. Bereits in
der Phase „Business Blueprint“ gibt es eine Teilphase „Design Documentation
Prototype“ in welcher ein Entwurf des Trainingsmaterials erstellt und getestet wird. In
einer späteren Phase des „Business Blueprint“ findet ein Review durch die
Stakeholder, End-Anwender sowie weiterer relevanter Personen statt. Das
Trainingsmaterial wird solange überarbeitet, bis es von den vorgeschriebenen Rollen
abgenommen werden kann. In der nun folgenden Phase Realization werden unter
dem Punkt „Training Material, Documentation Standards and Naming Conventions“
Standards
festgelegt,
wie
zum
Beispiel
das
Format
der
Screen
Shots,
Dokumentenname etc.. In vielen kleinen weiteren Phasen wird das Trainingsmaterial
weiterentwickelt.
- 26 -
Im
Vergleich
ist
zu
erkennen,
dass
bei
Accenture
die
Erstellung
des
Trainingmaterials erst relativ spät beginnt und in einem abgearbeitet wird. Bei ASAP
hingegen beginnt die Erstellung direkt in der zweiten Phase und endet in der dritten
Phase. Die Erstellung des Trainingsmaterials zieht sich durch viele kleine
Unterphasen und wird somit nicht an einem Stück abgearbeitet. Als Ziel und
Ergebnis
haben
somit
beide
Modelle
die
rechtzeitige
Fertigstellung
des
Trainingsmaterials, allerdings mit unterschiedlichen zeitlichen Vorgaben.
5.
Organisation mit Hilfe der Modelle
Der Begriff Organisation und Geschäftsprozessoptimierung hat in den letzten Jahren
immer mehr an Bedeutung gewonnen. Somit wird versucht, Prozesse zu optimieren,
sie effizient zu strukturieren und sich somit optimal zu organisieren.28 Durch die
beiden vorgestellten IT-Vorgehensmodelle soll die Organisation der täglich zu
erledigenden Arbeit vereinfacht sowie optimiert werden. Dabei bieten die Modelle
verschiedene Arten an, sich zu organisieren. Der Anwender kann die Phasen,
Themenbereiche sowie die dargestellten Rollen als Organisationshilfe wählen. Wie
im Folgenden zu erkennen ist, bieten nicht beide Modelle die gleiche Flexibilität an
Organisationswegen an.
Die in Kapitel fünf vorgenommenen Ausführungen und Vergleiche basieren, wenn
nicht anders angegeben, auf Informationen aus der Software AcceleratedSAP und
Accenture Delivery Methods.
5.1
Phasen als Organisationshilfe
Sich über die Phasen zu organisieren ist der klassische zu wählende Weg, wenn die
Einführung von SAP mit Hilfe eines Vorgehensmodells durchgeführt wird. Daher
bieten beide Modelle diesen Weg sehr komfortabel, strukturiert sowie gut organisiert
an. Bei Accenture sowie bei ASAP ist eine gute Visualisierung der Phasen
vorzufinden. Der einzige organisatorische Unterschied ist zu sehen, wenn tiefer in die
Phasen hineingeschaut wird. Accenture wählt hier den visuellen Weg über Links
innerhalb von Diagrammen, ASAP wählt den Weg über eine gut gegliederte
Baumstruktur.
28
Vgl. Ganzheitliches Management, Prof. Dr. Steinle, Gabler Verlag, Wiesbaden 2005
- 27 -
Abbildung 14:
Verlinkte Activities ADM
Quelle:
ADM mit Eigendarstellung
Abbildung 15:
Baumstruktur ASAP
Quelle:
ASAP
Diese beiden Wege sind zwar sehr unterschiedlich, allerdings sind sie jeweils sehr
ausgefeilt und bieten daher beide ein komfortables Arbeiten an. Für Mitarbeiter die
zum ersten Mal mit dem jeweiligen Modell arbeiten, ist es allerdings einfacher, sich in
der Roadmap von SAP zurechtzufinden, da bei ADM relativ viele Verzweigungen
möglich sind und der Anwender schnell den Überblick verliert. Arbeitet der Anwender
öfter mit dem Modell, ist dieses das flexiblere und praxisnähere Modell.
- 28 -
5.2
Themenbereiche als Organisationshilfe
Die Workstreams (Themenbereiche) bei Accenture bieten eine sehr große Hilfe,
damit sich der Anwender hierdurch organisieren kann. Die Themenbereiche sind
ebenfalls visuell dargestellt und es ist auf einen Blick sichtbar, welche Aufgaben in
einer vorgegebenen Reihenfolge zu erledigen sind. Siehe hierzu auch Abbildung 8 in
Kapitel 4.3. ASAP bietet diese Möglichkeit nicht. Es gibt nur die in Kapitel 4.3
Abbildung 9 vorgestellten Diagramme, die in einer Phase die Hauptaufgaben der
Subject Areas (Themenbereiche) darstellen. Diese Diagramme eignen sich nur als
grobe Übersicht, aber nicht als Organisationshilfe.
5.3
Rollen als Organisationshilfe
Wie auf Anhieb zu erkennen ist, unterscheiden sich die beiden Modelle in der
Definition
der
Rollen.
Accenture
Delivery
Methods
unterscheidet
in
verantwortungsübernehmende Rollen und in Rollen, die nur zuarbeiten oder
unterstützend tätig sind. ASAP unterscheidet hier nicht. Durch die Entscheidung,
Rollen in zwei Bereiche zu unterteilen, gibt es bei ADM, im Gegensatz zu ASAP, eine
viel größere Anzahl an beteiligten Rollen. Dieses bedeutet nicht, dass mehr Personal
benötigt wird. Eine Person kann auch mehrere Rollen in sich vereinen. Auch die
Beschreibung der Rollen ist unterschiedlich dargestellt. ADM zeigt ganz genau auf,
welche Deliverables die betrachtete Rolle zu liefern hat, an welchen sie beteiligt ist
und für welche Prozesse sie verantwortlich oder zuarbeitend ist. Die Person, die eine
bestimmte Rolle annimmt, kann über ADM zum Beispiel direkt in ihre zu erstellenden
Deliverables klicken und sieht hier die genau zu liefernden Aufgaben. Das heißt,
dass die betroffene Person all ihre ToDo`s im Überblick sehen kann.
ASAP wählt hier eine andere Herangehensweise. Innerhalb der Phasen sind
ebenfalls die verantwortlichen Rollen genannt. Beim genauen Betrachten der
spezifischen Rolle eröffnet sich ein Worddokument. In diesem ist in Form eines
Textes beschrieben, welche Aufgaben die Rolle zu erledigen hat. Allerdings hat
dieses eher einen Überblickscharakter. Das heißt, von hieraus können die einzelnen
ToDo`s nicht erreicht werden, was zur Folge hat, dass der Anwender sich nicht über
diesen Bereich organisieren kann. Jedoch hat ASAP bei vielen Rollen einen weiteren
Punkt mit eingebracht, welcher in dieser Form nicht bei ADM vorzufinden ist. Es gibt
Worddokumente, welche die Rollen beschreiben. Hier sind Skills Profiles
- 29 -
vorzufinden. Ein Beispiel eines Skills Profiles ist in der Abbildung 15 zu sehen.
Dieses ist gerade für die Auswahl der am Projekt beteiligten Mitarbeiter von Nutzen.
Die Anforderungen an die Mitarbeiter werden hier klar definiert, so dass nicht im
Laufe des Projektes erkannt wird, dass der betroffene Mitarbeiter der Rolle nicht
gewachsen ist.
Abbildung 16:
Skills Profile Project Manager ASAP
Quelle:
Software AcceleratedSAP
Es ist zu erkennen, dass das Modell von Accenture sich dafür anbietet, den
Arbeitsablauf auch über Rollen zu organisieren. ASAP bietet diese Möglichkeit durch
die eher oberflächlich beschriebenen Rollenaufgaben nicht. Hinzu kommen die
bereits in Kapitel 4.2 erwähnten Vorteile bei ADM, wie zum Beispiel das genaue
Bewußtsein über die Wichtigkeit und Verantwortung einer zu besetzenden Rolle.
- 30 -
6.
Fazit
Bereits in den vorherigen Kapiteln läßt sich erkennen, dass sowohl das ITVorgehensmodell von SAP, als auch das von Accenture in vielen Bereichen Stärken
aufweist, aber auch Schwächen.
Beide Modelle sind im Vergleich zu einem theoretischem Modell vollständig. Die in
theoretischen Modellen grob definierten Phasen sind vorzufinden und wurden
teilweise sogar noch produktiv ergänzt. Durch die Betrachtung einzelner Aufgaben ist
zu erkennen, dass beide Modelle gut durchgeplant und in sich stimmig sind. Sie
setzen jedoch unterschiedliche Prioritäten. Im Bereich der Anwenderunterstützung
gehen sie sehr unterschiedlich vor. AcceleratedSAP unterstützt das Projektteam
durch die Vorgabe vieler gemeinsamer Schulungen und somit durch einen stetigen
Wissenstransfer von Seiten des Unternehmensberaters hin zum Kunden. Accenture
Delivery
Methods
hingegen
unterstützt
durch
eine
große
Vielfalt
an
Dokumentenvorlagen und genauen Beschreibungen der zu erledigenden Aufgaben.
Einen klare Stärke besitzt ASAP in der durch einen Meilenstein getrennten Phase
von End-Anwender Schulungen und Live-Schaltung. Der Meilenstein wirkt somit als
Puffer. Sind die Schulungen nicht abgeschlossen, kann das Projekt nicht weiter
bearbeitet werden. Gerade in kleinen Projekten werden somit Mitarbeiterressourcen
nicht doppelt belastet, durch gleichzeitiges Schulen und Live-Schalten des Systems.
Im Bereich der Abnahmen von einzelnen Projektphasen zeigt das Modell von SAP
große Stärken. Es sind nicht nur am Ende der Phasen Meilensteine gesetzt worden,
sondern auch sinnvolle Meilensteine innerhalb der Phasen. Durch die Vorgabe, dass
zu diesen Meilensteinen definierte Aufgaben erledigt sein müssen, ergibt sich ein
strenger Zeitplan und die Anwender des Modells werden gedrängt, Aufgaben
fristgerecht zu erledigen. Accenture gleicht diesen Punkt aus, in dem die
Projektleitung, oder andere Verantwortliche Rollen, selbst zusätzliche Meilensteine
definiert.
Wie bereits in Kapitel 4.2 erläutert, bietet Accenture im Bezug auf die Struktur
Informationen an, die SAP nicht anbietet. Deliverables, also zum Beispiel zu
erstellende
Dokumente,
sind
in
zwei
Prioritätsstufen
unterteilt.
Somit
ist
gewährleistet, dass die wichtigsten Dokumente zuerst erstellt werden und bei
- 31 -
Zeitverzug später folgende Phasen nicht blockiert werden. Auch Rollen werden bei
Accenture in verantwortliche sowie zuarbeitende Rollen unterteilt. Somit sind sich die
Anwender des Modells im Klaren über die Verantwortung, die sie tragen. Außerdem
können Sie hierdurch Prioritäten in ihren zu bearbeitenden Aufgaben setzen.
Ebenfalls positiv bei ADM ist der einzusehende Verlauf von Dokumenten. Wann und
durch wen entsteht zum Beispiel ein Trainingsplan, in welcher Phase wird er
weiterentwickelt und welche Aktivitäten benötigen diesen als Grundlage. Diese
Möglichkeiten bietet ASAP nicht und büßt somit ein bißchen an organisatorischem
Komfort und Sicherheit ein.
Bei der Unterstützung durch Dokumente bietet keines der Modelle einen perfekte
Lösung an. ASAP bietet sehr viele fertige PowerPoint Präsentationen an, die gerade
zu Beginn dem Kunden eine große Hilfestellung sein können. ADM hingegen gibt zu
jedem zu erstellenden Dokument ein fertig ausgefülltes Beispieldokument mit, an
welchem sich der Anwender orientieren kann. Dadurch wird ein hoher Grad an
Standardisierung erreicht.
Im Bereich der Trainingsvorbereitung ist der wichtige Punkt der Schulungen für
Projektmitarbeiter ein großer Unterschied. ASAP bindet auch die Projektmitarbeiter
des Kunden durch diese Schulungen sehr früh in den Prozeß mit ein. Der Kunde
erhalt so eine gute Übersicht über das Projekt und wird sensibilisiert auf mögliche
auftretende Probleme. ADM bindet die Kunden durch Gespräche, Aufgaben etc.
auch mit ein, allerdings nicht über den definierten Prozeß der Schulungen
In der Dokumentation der Trainingsstrategie oder auch des Trainingsplanes liefert
ADM wieder sehr gut definierte Vorgaben, so dass der Anwender die optimale
Unterstützung bekommt und nichts in Vergessenheit gerät. Gerade die schriftliche
Fixierung der Trainingsstrategie ist ein Punkt, welchem eine hohe Priorität
zukommen sollte. Wird eine einheitliche und gut durchdachte Strategie gefahren, ist
der erste Schritt gesetzt um bei den Mitarbeitern auf Akzeptanz zu stoßen.
IT-Vorgehensmodelle
sind
eine
wichtige
Grundlage
zur
Organisation
der
Prozeßschritte. Somit ist es wichtig, dass die praktischen Modelle ASAP und ADM
dem Anwender hier eine gute und flexible Unterstützung anbieten. Der klassische
- 32 -
Weg, den beide Modelle anbieten ist die Organisation über die einzelnen
Projektphasen. ASAP geht hier über eine ausführliche Baumstruktur, ADM über
verlinkte Abbildungen. Zu Beginn ist die Baumstruktur sicherlich übersichtlicher,
allerdings ist das flexible Konzept von ADM vielfältiger. Aus den Phasen heraus kann
relativ schnell jede weitere Aufgabe, Rolle usw. eingesehen werden.
Mit Hilfe der Themenbereiche bzw. Workstreams kann sich nur mit ADM organisiert
werden. Sehr gut aufgelistet zeigt ADM hier alle zu erledigenden Aufgaben und
Meilensteine je nach Themengebiet. ASAP bietet dieses nicht an.
Sich über Rollen zu organisieren ist ebenfalls nur mit ADM möglich. Hier sind für jede
Rolle aufgegliedert, was ihr für Aufgaben zugeteilt sind und was für Dokumente sie
zu liefern hat. Bei ADM nicht definiert sind die Anforderungen an die Mitarbeiter, die
die entsprechenden Rollen übernehmen. Dieses ist bei ASAP in Form eines Skill
Profils sehr gut visualisiert und hilft somit bei der Auswahl der Mitarbeiter, welche an
dem Projekt mitarbeiten werden.
Sowohl Accenture Delivery Methods, wie auch AcceleratedSAP sind in der Praxis
viel erprobte und gut definierte Vorgehensmodelle. Die Entscheidung, welches
Modell eingesetzt wird, muß sicherlich an die jeweiligen Gegebenheiten angepaßt
werden. Die Firma Accenture hat durch die Verwendung eines eigenen Modells den
Vorteil, sich selber einheitliche Standards definieren zu können und ihr Modell durch
tägliche Praxiserfahrungen kontinuierlich zu verbessern. Sie sind somit nicht
abhängig von einem anderen Anbieter. Firmen, welche kein eigenes ITVorgehensmodell besitzen, sind jedoch auch sehr gut mit der Lösung von SAP
beraten, müssen sich allerdings an die dortigen Abläufe anpassen oder eigene
Erweiterungen vornehmen.
Die
Grundlage
für
eine
erfolgreiche
ERP
Einführung
ist
mit
beiden
Vorgehensmodellen gegeben. Beide sind sehr umfangreich, praxiserprobt und legen
viel Wert auf eine zeitliche Projekteinhaltung (Meilensteine) sowie auf standardisierte
Abläufe.
- 33 -
Literaturverzeichnis
IT-Vorgehensmodell Accenture Delivery Methods
Eigenentwicklung der Firma Accenture
Software inklusive PowerPoint Präsentationen sowie weiterer Dokumente
Version 3.0 (Juli 2006)
IT-Vorgehensmodell AcceleratedSAP
Eigenentwicklung der Firma SAP
Software inklusive PowerPoint Präsentationen sowie weiterer Dokumente
Version 2006
Quick Reference Guide
Unterlagen
der
Firma
Accenture,
Überblick
über
die
verschiedenen
Vorgehensmodelle der Firma Accenture
Version August 2004
mySAP Einführung
Türk, Gratzl, Petri u. a., Addison-Wesley Verlag, München 2003
mySAP ERP
Forndron, Liebermann, Thurner u. a., Galileo Press, Bonn 2006
Ganzheitliches Management
Prof. Dr. Steinle, Gabler Verlag, Wiesbaden 2005
Homepage Accenture
http://www.accenture.com/Countries/Germany/About_Accenture/default.htm
abgerufen am 30.12.2006
Homepage SAP
http://www.sap.com/germany/company/index.epx
abgerufen am 30.12.2006
- 34 -
IT-
Homepage Softguide
Bereich Software (A-Z), Suchbegriff: ERP Mittelstand
http:/www.softguide.de/programmverzeichnis/pia.htm
abgerufen am 30.12.2006
Homepage Computerwoche
o. V., “Läuft nicht!” – Altes Leiden mit neuer Software, Heftarchiv 45/2006,
http://www.computerwoche.de/heftarchiv/2006/45/1216720/
abgerufen am 30.12.2006
Homepage Industrieanzeiger
o. V., ERP-Studie 2005, ERP-Einsatz und Marktanteile der Hersteller (Teil 1), 4/2005
http://www.industrieanzeiger.de/ia/live/erp_studie/psfile/pdf/64/ERP05Beitr43d63852
a2b94.pdf
abgerufen am 30.12.2006
Vorlesungsunterlagen Prof. Dr. Breitner (1)
„Systementwicklung und Softwareengineering“, Universität Hannover WS 05/06
http://www.iwi.uni-hannover.de/lv/SeuSe/SE&SE300106sw.pdf
abgerufen am 30.12.2006
Vorlesungsunterlagen Prof. Dr. Breitner (2)
„Systementwicklung und Softwareengineering“, Universität Hannover WS 05/06
http://www.iwi.uni-hannover.de/lv/SeuSe/SE&SE160106sw.pdf
abgerufen am 30.12.2006
Vorlesungsunterlagen, Prieß und Schubert
SAP 1, Universität Hannover SS 06
http://www.iwi.uni-hannover.de/lv/gpm_ss06/iwisap-ss06-v02.pdf
abgerufen am 30.12.2006
- 35 -