Gewerbe-Online - Formularserver Rheinland
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Gewerbe-Online - Formularserver Rheinland
Gewerbe-Online in Rheinland-Pfalz Verfahrensbeschreibung für Gewerbeämter und Starterzentren Version: Datum: <1.15> 01.10.2010 Seite 1 Herausgeber Statistisches Landesamt Rheinland-Pfalz Mainzer Straße 14 -16 56130 Bad Ems Technik und Verfahren: Herr Joachim Müller Tel: +49 (2603) 71 3510 Email: [email protected] Verwaltungsstelle: Herr Frank Schmidt Tel: +49 (2603) 71 1300 Email: [email protected] [email protected] Web: Fax: www.gewerbe-online.rlp.de +49 (2603) 71 19 1234 Seite 2 1 Inhalt 1 Inhalt ........................................................................................ 3 2 Verfahrensübersicht...........................................................................................4 3 Technische Voraussetzungen ..........................................................................6 4 Funktionsbeschreibung.....................................................................................7 4.1 MODUL 1 - GEWERBEMELDUNGEN MITTELS ELEKTRONISCHEM BELEG.........................7 4.2 MODUL 2 - GEWERBEMELDUNGEN MITTELS KOMMERZIELLER SOFTWARE ...................21 4.3 MODUL 3 UND 4 – VERWALTUNGSSTELLE IM STATISTISCHEN LANDESAMT ..................23 Seite 3 2 Verfahrensübersicht Grundsätzliches: Das Gewerbe-Online-Verfahren besteht aus den beiden nachfolgend beschriebenen Modulen, die von den Gewerbeämtern und Starterzentren der IHK und HWK - in Abhängigkeit von ihrer jeweiligen IT-Ausstattung - genutzt werden können. Diese Module sind in die Struktur des Formular-Management-Systems des Landes Rheinland-Pfalz eingepasst. Modul 1: Gewerbemeldungen mittels elektronischem Beleg Institutionen wie Gewerbeämter oder Starterzentren, die keine kommerzielle PC-Software für Gewerbemeldungen im Einsatz haben, nutzen die elektronisch ausfüllbaren Formulare, auf die über das Internet zugegriffen wird. Diese Formulare enthalten vielfältige Plausibilitäten, die Dateneingabe wird dadurch sicher und komfortabel gestaltet. Durch die Plausibilisierung bei der Eingabe wird die Qualität der gelieferten Daten deutlich gegenüber der bei herkömmlicher Papierlieferung erhöht. Nach der Rückübertragung der elektronisch ausgefüllten Vordrucke erhalten die Gewerbeämter Quittungsformulare in dem durch die Gewerbeordnung vorgeschriebenen Layout. Diese können auf dem PC gespeichert und zu weiteren Zwecken ausgedruckt werden. Modul 2: Gewerbemeldungen mittels kommerzieller Software Gewerbeämter, die bereits kommerzielle Software einsetzen, werden über eine Bildschirmmaske des Dialogsystems aufgefordert, die Übernahme der in dieser Software erstellten Gewerbemeldungsdaten (Formate: Edifact oder DAT/ML-Raw) anzustoßen. Die Daten werden auf formelle und inhaltliche Korrektheit überprüft und anschließend an das Formular-Management-System zur Weiterleitung übergeben und auf dem Bildschirm in Übersichtsform angezeigt. Anschließend ist die Schaltfläche „Einreichen zu betätigen. Die erfolgreiche Übertragung der Meldedaten wird durch ein Protokoll bestätigt (Quittierung). Seite 4 Ablauf der Bearbeitung: 1. Wie in Abbildung 1 ersichtlich werden die Gewerbemeldungsdaten nach dem Absenden durch die Gewerbeämter / Starterzentren in einer Datenbank auf dem Server im Statistischen Landesamt gespeichert. 2. Die im Statistischen Landesamt eingerichtete Verwaltungsstelle greift auf diese Datenbank zu und kann nach bestimmten Kriterien das eingegangene Datenmaterial durchsuchen bzw. filtern. Somit können beispielsweise alle Wirtschaftszweigverschlüsselungen mit dem Wert „99999“ herausgesucht und nachsigniert werden. Weitere Korrekturmöglichkeiten sind möglich. Korrigierte Daten werden in die Datenbank zurück geschrieben. 3. Diese Vorgehensweise gewährleistet, dass alle Empfangstellen gleiche und plausible Daten übermittelt erhalten. 4. Die geprüften Gewerbemeldedaten werden anschließend über das FormularManagement-System in Postfächer je Erhebungsstellentyp einsortiert und per individueller Weiterleitungsregel in den durch die Gewerbeordnung vorgegebenen Formaten an die zuständigen Empfangsstellen verschlüsselt verschickt. 5. Dabei können Versandtermine bzw. –intervalle individuell eingestellt werden. Aus Gründen der Datenaktualität sollte eine möglichst tägliche Datenübertragung angestrebt werden. 6. Nach dem Versand werden die Daten in der Datenbank des Formularserversystems gelöscht. Zur Optimierung des Versandaufkommens ist geplant, sogenannte „Kopfstellen“ je Empfangsstellentyp einzurichten. Diese empfangen die Daten und leiten diese an die jeweiligen dezentralen Empfänger weiter. Für einige Empfangsstellen sind diese Kopfstellen derzeit bereits existent. Kommune mit gewerblicher Software B-Genoss. Kommune Statistik Finanzamt Sachbearbeiter in der Kommune erfasst die Meldung IHK-/HWK-Starterzentrum Umweltamt GewerbeOnline Empfangsstellen Formularserver / Datenbank Register gericht Medienbruchfreie Übermittlung an alle Empgangsstellen Sachbearbeiter im Starterzentrum erfasst die Meldung bzw. übermittelt diese durch Hochladen Kreisverw. - Verwaltungsstelle Statistisches Landesamt IHK HWK Eichamt Zoll Gew. -Aufsicht Nachsignierung Seite 5 Abbildung 1: Verfahrensübersicht Gewerbe-Online 3 Technische Voraussetzungen Der Zugriff auf die Formulare zur Gewerbemeldung erfolgt über das Internet (Web-Client). Die Webadresse lautet: www.gewerbe-online.rlp.de Die Vordrucke (Formulare für An-, Um- und Abmeldung) sind auf dem Formularserversystem des Landes Rheinland-Pfalz abgelegt und werden dort zentral aktualisiert. Die technischen Anforderungen zum Zugriff auf den Formularserver werden durch einen handelsüblichen, internetfähigen PC erfüllt. Zur besonders komfortablen Darstellung der bereit gestellten „elektronischen Vordrucke“ am Bildschirm ist ein 19"-Monitor von Vorteil. Unterstützt werden zur Zeit alle 32-Bit-Betriebssysteme von Microsoft (also ab Windows 98). Außerdem müssen der Microsoft Internet-Explorer in einer möglichst aktuellen Version sowie die lizenzfreie Software ADOBE Acrobat Reader, ab Version 5, installiert sein. Die Funktionalität des Systems bei Benutzung anderer Internetbrowser (z.B. Firefox, o.ä.) kann in Absprache mit dem Statistischen Landesamt getestet werden. Seitens der Sicherheitseinstellungen im Internet Explorer muss gewährleistet sein, dass Javascripte ablaufen können. Sowohl die Speicher- und Rücksendefunktionalitäten als auch einige umfangreiche Plausibilitätsprüfungen erfolgen mit dieser Technik. Zusätzlich ist im benutzten Browser einzustellen, dass die Internet-Sicherheitseinstellungen den Zugriff mittels HTTPS auf das Formularmanagementsystem des Landes Rheinland-Pfalz erlauben. Damit wird ein verschlüsselter Datentransfer sicher gestellt. Weitere Softwareinstallationen werden zur Nutzung von Gewerbe-Online nicht benötigt. Seite 6 4 4.1 Funktionsbeschreibung Modul 1 - Gewerbemeldungen mittels elektronischem Beleg Wie in der nachstehenden Abbildung dargestellt, melden sich die Gewerbeämter mit ihrer Gewerbeamtskennung (GWA-Nr.) und einem gültigen Kennwort an. Diese Informationen werden auf Anforderung vom Statistischen Landesamt zur Verfügung gestellt. Nach Markierung der Auswahl „Manuelle Eingabe über Formularserver“ kann die gewünschte Meldeart (An-, Um- oder Abmeldung) aufgerufen werden. Benutzeranmeldung Gem. §14 GewO (4) 1.-3 sind die Gewerbean-, -um- und -abmeldungen auf standardisierten Vordrucken zu erstatten. Zur elektronischen Datenverarbeitung kann die Behörde Abweichungen von der Form, nicht aber vom Inhalt zulassen. Bei der Umsetzung der Originalformulare ist es technisch notwendig, die Originalerfassungsfelder zu detaillieren, um auch entsprechende Auswahlhilfen wie Schlüsselverzeichnisse, die als Rollbalken hinterlegt werden, geben zu können. Das macht die Erfassung komfortabel. Allerdings braucht niemand auf das gewohnte Originalformular zu verzichten. Der ausgefüllte Originalvordruck wird dem Erfasser nach Absenden des elektronischen Beleges wieder elektronisch zurück übermittelt. Dieser kann im Mailverkehr weitergeleitet, gespeichert (auch bei Nutzung des ADOBE Readers) oder ausgedruckt werden. Seite 7 Formular: Gewerbe-Anmeldung – Allgemeine Angaben Das erste Feld „Korrektur“ dient zur Kennzeichnung einer Korrektur, d.h. zur Richtigstellung einer bereits abgegebenen Gewerbemeldung. Standardmäßig ist das Kennzeichen „Korrektur“ auf „Nein“ gesetzt. Im zweiten Feld „Interne Melde-Nr.“ können Informationen zum Auffinden der Daten hinterlegt werden, so z.B. im Gewerbeamt das Aktenzeichen der Meldung. Im weiteren Verlauf werden die Daten zum Unternehmen / Betrieb eingetragen (Registereintragungen, Registergericht, Eintragungsnummer, etc.), die Angaben zur Person nehmen den Rest der Formularseite ein. Seite 8 Sind alle Eingaben getätigt, wird durch Drücken des Knopfes „Weiter“ auf die nächste Formularseite weitergeschaltet, wo weitere Angaben zum Betrieb erfragt werden. Die „Zahl der geschäftsführenden Gesellschafter“ und die dazugehörige „Vertretungsberechtigte Person“ sind auf der nachfolgenden Formularseite zu erfassen. Zur Eingabe von Daten weiterer Personen (2 oder mehr) ist mittels des Buttons „ Personen erfassen“ auf eine Folgeseite zu verzweigen. Felder, bei denen eine Eingabe zwingend vorgeschrieben ist (Mussfelder), sind mit einem „*“ gekennzeichnet. Formular: Gewerbe-Anmeldung – Angaben zum Betrieb Nach Betätigung des „Weiter“-Buttons öffnet sich die nächste Formularseite zur Erfassung aller Adressdaten zum Sitz des Unternehmens bzw. der Betriebsstätte. Seite 9 Formular: Gewerbe-Anmeldung – Anschriften Auf der 4. Erfassungsseite werden die Informationen eingetragen, die die Tätigkeit des Gewerbemeldenden beschreiben. Dabei ist zu beachten, dass die Angabe zum Schwerpunkt der Tätigkeit immer als Erstes zu beschreiben und zu verschlüsseln ist. Weitere Angaben können gemacht werden und in zwei weiteren zur Verfügung stehenden Feldern mit dem Schlüssel der Wirtschaftzweigsystematik signiert werden. Seite 10 Zur Unterstützung der Wirtschaftszweigverschlüsselung (WZ-Verschlüsselung) kann über den Button „Thesaurus“ auf eine Internetseite des Bayerischen Landesamtes für Statistik und Datenverarbeitung zugegriffen werden, wo gezielt über unterschiedliche Suchalgorithmen (Stichwortverzeichnis, Gliederung oder Freitextsuche mit verknüpfbaren Suchbegriffen) der „richtige“ Schlüssel des Wirtschaftszweiges gefunden werden kann. Als Eingabeformate sind numerische (12345) oder gegliederte Werte (12.34.5) zulässig. Im Zweifelsfall kann ausnahmsweise auch der Wert „99999“ eingetragen werden. Formular: Gewerbe-Anmeldung – Tätigkeit Alle weiteren Feldinhalte erklären sich von selbst und sind vor dem Betätigen des „Weiter“Buttons entsprechend auszufüllen. Seite 11 Die letzte Erfassungsseite einer Gewerbeanmeldung wird mit Informationen über eine vorzulegende Erlaubnis für die angemeldete Tätigkeit, mit Daten zur Handwerkskarte (nur Handwerksbetriebe) und im besonderen Fall mit Merkmalen zu einer nachzuweisenden Aufenthaltsgenehmigung gefüllt. Formular: Gewerbe-Anmeldung – Erlaubnisse Nach der Betätigung des Buttons „Weiter zur Übersicht“ werden alle gespeicherten Daten noch einmal angezeigt und zum Korrekturzweck kann in die Erfassungsmaske zurückgesprungen werden. Nach dem „OK“ und dem Drücken des Buttons „Einreichen“ wird das Dokument an den Formularserver des Statistischen Landesamtes gesendet und von dort als eingegangen bestätigt. Als „Quittung“ erhält die einreichende Stelle (Gewerbeamt, Starterzentrum) ein PDF-Dokument in dem durch die Gewerbeordnung vorgeschriebenen Format (siehe nächste Seiten). Dieses Dokument, mit dem ADOBE Reader (ab Version 5) lesbar, ist mit den enthaltenen Daten speicherbar und zur weiteren Verwendung Vor-Ort auszudrucken. Seite 12 Dabei ist ein Exemplar dem Anmeldenden als Empfangsbestätigung auszuhändigen, weitere Ausdrucke sind individuell nutzbar. Formularausdruck „Gewerbeanmeldung“ Seite 13 Sind mehrere Personen als Geschäftsführer eingetragen (siehe Seite 9), werden diese Informationen auf einer Folgeseite protokolliert. Formularausdruck „Gewerbeanmeldung“ Seite 14 Für weitere Gewerbemeldungen ist der Button „Neuantrag“ zu betätigen, um in die Eingabemaske zu verzeigen. Eingabemaske „Gewerbe-Meldung“ Die bisher beschriebenen Funktionen / Funktionsweisen sind auch bei den Um- und Abmeldungen auf den jeweils ersten Formular-Seiten anzuwenden. Im nachfolgenden werden daher nur die Änderungen gegenüber einer Neuanmeldung beschrieben. Seite 15 Gewerbe-Ummeldungen: Ab der Seite 4 der Erfassungsmaske unterscheidet sich das Formular von dem der Anmeldung. Hier werden die Veränderungen bezogen auf die Tätigkeiten des Gewerbetreibenden eingetragen. Die Formularseite 3 „Gewerbeummeldung“ – Tätigkeit ist auf der nachfolgenden Seite dargestellt: Seite 16 Seite 17 Die Seite 5 des Formulars erfragt wiederum Informationen zu erlaubnispflichtigen Gewerbe, zur Handwerkskarte sowie die Daten einer Aufenthaltsgenehmigung. Formular „Gewerbeummeldung“ - Erlaubnisse Zur Darstellung aller Eingaben betätigen Sie bitte den Button „Weiter zur Übersicht“. Sollten Korrekturen notwendig sein, können Sie diese in der entsprechenden Maske durchführen. Zum Absenden der Ummeldung benutzen Sie anschließend den Button „Einreichen“. Sie erhalten anschließend - wie unter „Gewerbeanmeldung“ beschrieben - eine Antwortseite mit der Möglichkeit, die Daten zu speichern und / oder zu drucken. Seite 18 Gewerbe-Abmeldungen: Ab der Seite 3 unterscheidet sich dieses Formular von dem der Anmeldung. Hier werden die Anschriften der aufgelösten Betriebsstätte / Hauptniederlassung und die bei einer Neuanmeldung in einem anderen Gewerbeamtsbezirk bereits bekannten Daten der neuen Anschrift eingetragen. Formular „Gewerbeabmeldung“ - Anschriften Seite 19 Auf der 4. Formularseite werden Daten zur abgemeldeten Tätigkeit eingetragen sowie die Begründung der Abmeldung / Betriebsaufgabe erfasst. Formular „Gewerbeabmeldung“ – Tätigkeit Seite 20 4.2 Modul 2 - Gewerbemeldungen mittels kommerzieller Software Wie in der nachstehenden Abbildung dargestellt, melden sich die Gewerbeämter mir ihrer Gewerbeamtskennung (GWA-Nr.) und einem gültigen Kennwort an. Zur Überleitung der in ihrer kommerziellen Software erfassten Gewerbemeldungen ist die Aktion „Datei-Upload“ auszuwählen. In dem sich öffnenden Fenster ist dann die Datei anzugeben (Pfadname), die weitergemeldet werden soll. Eine Unterscheidung nach An-, Um- und Abmeldung ist hierbei nicht erforderlich! Benutzeranmeldung Seite 21 Nach der erfolgreichen Dateibereitstellung wird ein entsprechendes Protokoll erstellt. Im Fehlerfall können die fehlerhaften Daten in der Gewerbe-Software korrigiert und erneut bereitgestellt werden. Hochladen von Sammeldateien Sind alle Daten korrekt geladen, so wird per Button „Einreichen“ die Überleitung an das Statistische Landesamt aktiviert und abschließend protokolliert. Protokoll Datenübermittlung Die Starterzentren der Kammern (IHK und HWK) verfügen über eine neue Software „OneStop-Shop“, die es ermöglicht daraus DATML-Raw-Datensätze (XML-Format) direkt über einen WebService an das Posteingangsfach im Statistischen Landesamt zu senden. Dabei wird die gleiche Vorgehensweise angewandt wie beim Datenupload durch ein Gewerbeamt. Vorteil: Das Starterzentrum muss sich nicht gesondert am Formularserver anmelden; dies wird durch den WebService übernommen. Seite 22 4.3 Modul 3 und 4 – Verwaltungsstelle im Statistischen Landesamt Im Modul 3, das die Funktionalitäten der Nachplausibilisierung beinhaltet, werden alle eingehenden Gewerbemeldungen selektiv oder in ihrer Gesamtheit von der Verwaltungsstelle im Statistischen Landesamt auf korrekte Wirtschaftszweigverschlüsselung überprüft. Die Mitarbeiter der Verwaltungsstelle haben die Aufgabe im Fehlerfall die Verschlüsselung zu korrigieren, um eine gleich lautende korrekte Datenmeldung aus Modul 4 heraus an die Empfangsstellen zu gewährleisten. In diesem Clienten zur Nachsignierung können alle Daten angezeigt werden oder nach bestimmten Kriterien sortiert und selektiert werden. Dazu gehören: Merkmal An-, Um- oder Abmeldung Gewerbeamt bzw. IHK-Starterzentrum Tätigkeit im Klartext Wirtschaftszweigschlüssel Eingabezeitraum Zur Unterstützung der Prüfung der Verschlüsselung dient auch hier eine Möglichkeit zum Aufruf des Thesaurus beim Bayerischen Landesamt für Statistik und Datenverarbeitung. Nach Prüfung bzw. Korrektur der Daten werden diese in eine Datenbank geschrieben. Im Modul 4 werden alle zur Weiterleitung bereitgestellten Gewerbemeldungen in Postausgangsfächer sortiert und mittels vom Formularmanagement vorgegebenen Weiterleitungsregeln an die berechtigten Empfangsstellen weitergeleitet. Im Idealfall existiert eine Kopfstelle für eine Menge von gleich gelagerten Empfangsstellen, so dass die Daten nur an eine Adresse geschickt werden müssen. Für alle anderen Empfänger wird mittels Tabelle gesteuert, von welchen Gewerbeämtern / Starterzentren sie ihre Daten erhalten (geographische bzw. strukturelle Zuordnung). Somit ist sicher gestellt, dass Gewerbemeldungen an die zuständigen Geschäftsstellen geschickt werden. Dieser Datenversand ist fristenunabhängig durchführbar, so dass ein deutlicher Zuwachs an Effizienz allein aus der kurzfristigeren Übermittlung von Daten gegenüber der derzeitig monatlichen Verarbeitung zu verzeichnen sein wird. Seite 23