Rechnungseingangsbearbeitung

Die Papierwende mit E-Invoicing
Elektronische
Rechnungseingangsbearbeitung
als Managed Services – Pay-per-Use
www.seeburger.de
Die Papierwende meistern
Der Weg ist frei
Ihre Vorteile auf einen Blick:
Die gesetzliche Gleichstellung von Papierrechnungen und
elektronischen Rechnungen ist entschieden und eröffnet
Unternehmen viele Vorzüge. Neben monetären Vorteilen
(z. B. Einsparung von Druck-, Porto- und Prozesskosten von
mehr als 6 Euro pro Papierbeleg sowie Skontovorteilen)
bietet sie auch die Chance, beschleunigte, fehlerfreie und
durchgehende Prozesse bei der Rechnungseingangsbearbeitung zu erreichen.
Elektronische Rechnungseingangsverarbeitung mit
SEEBURGER Invoice Managed Services
Preis pro Beleg – keine Basiskosten
Keine Investition in Personal, Know-how,
IT-Infrastruktur, Lizenzen oder Wartung
Senkt Ihre Prozesskosten um bis zu 80 %
Je größer die Anzahl der elektronisch bearbeiteten Eingangsrechnungen, umso größer die Vorteile. Ziel ist es
daher, ein Maximum an eingehenden Rechnungen elektronisch zu bearbeiten.
Risikolose und sanfte Realisierung der Papierwende
Mit SEEBURGER Invoice Managed Services erreichen Sie
dieses Ziel – ohne Investitionen und mit minimalem Arbeitsaufwand. Sie profitieren umgehend von allen Vorteilen der
elektronischen Rechnungsbearbeitung im Seeburger Full
Service.
SEEBURGER-Expertise
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++
SEEBURGER übernimmt alle Leistungen vom
Onboarding der Geschäftspartner, dem
Monitoring bis zur vollständigen EDI-Abwicklung
++
Technische Klärung und Anbindung Ihrer
Geschäftspartner übernimmt SEEBURGER
++
Automatische Integration in alle Finanz- und
Back-End-Systeme
Compliance Sicherheit
Langjähriges Know-how in der elektronischen
Rechnungsverarbeitung
Umfassend SAP-zertifiziert
Sicherheit durch Erfahrung – 650 Managed ServicesKunden weltweit
Managed Services basieren auf der SEEBURGER
Business Integration Suite
Über 6 Euro Einsparung pro Eingangsrechnung
Rechnungsempfänger
Eingang
Erfassung
Prüfung/
Klärung/
Freigabe
Archiv
Gesamtkosten
Einsparpotenzial
Ist
Papierrechnung
1,20 Euro
2,90 Euro
2,70 Euro
2,50 Euro
∑ 9,30 Euro
Soll
E-Invoice
Managed
Services
0,19 Euro
(EDI)
0 Euro
2,70 Euro
0,08 Euro
∑ 2,97 Euro
6,33 Euro
Soll
Papierrechnung
Managed
Services
2,70 Euro
0,08 Euro
∑ 3,73 Euro
5,57 Euro
0,95 Euro
In Abhängigkeit des Fortschritts der Papierwende kann ein Einsparpotenzial zwischen
5,- Euro und 7,- Euro realisiert werden. Ein Umstieg lohnt sich auf jeden Fall!
In 6 einfachen Schritten meistern Sie
mit SEEBURGER die Papierwende und erreichen Ihr Ziel:
Start
Workshop zur Ermittlung der Volumina und der Strategie:
Identifikation der Geschäftspartner mit dem größten
Belegvolumen.
Schritt 1
Onboarding der Geschäftspartner:
zz Aktive Ansprache der Lieferanten über Möglichkeiten
und Vorteile elektronischer Rechnungen mit einem
vorgefertigten Anschreiben.
zz Umstellung der Geschäftspartner mit den
größten Belegvolumen auf elektronische Medien
(EDI, Excel, PDF + XML etc.).
Schritt 2
Analyse des noch verbleibenden Papiervolumens
zz Erfassen der Rechnungen im Rechnungsportal
(Invoice only) durch den Lieferanten. Möglichkeit
der Erweiterung hin zu einer kompletten Auftragsabwicklung (Einstellung der Bestellung an die
Lieferanten).
zz
Schritt 3
Digitalisierung von Papierrechnungen mittels Scanservice:
Erkennung inkl. Datenextraktion von Kopf-, Positionsund Fußdaten aus der Rechnung sowie Syntax- und
Plausibilitätsprüfung.
zz Aufbereitung der Rechnungen
zz E-Mail- und Faxrechnungen werden direkt in SEE Capture
erfasst und erkannt.
zz Übergabe als PDF + XML-Struktur zur Weiterverarbeitung
im ERP-System.
zz
Schritt 4
Die per EDI oder übers Portal eingegangenen bzw. gescannten
Fax- oder E-Mail-Rechnungen werden mit SEE EDI-Mapping
in ein standardisiertes Dateiformat, wie z. B. SAP IDoc,
konvertiert und an das ERP-System übergeben.
Schritt 5
Optional bietet SEEBURGER eine revisionssichere
Archivierung für alle elektronischen Nachrichten und damit
verbundenen Daten, inkl. Web-Recherche-Client.
Schritt 6
Weiterverarbeitung der Eingangsrechnungen in SAP
inkl. Freigabe über mobile Endgeräte.
Faxrechnung
Papierrechnung
SEE Scan
SEE CaptureErfassung
SEE Archive
E-MailRechnung (PDF)
optional
SEE EDI-Mapping
SEE InvoicePortal
Kunden
ERP-System
optional
EDI-Rechnungen
EDI-Rechnung über
SEE Invoice-Portal
Rechnungsempfänger
SEEBURGER Invoice Managed Services – Optionen
SEE Signature Validation
Lieferantenrechnungen
EDIFACT / XML
+ Image
IDoc
SEEBURGER übernimmt vom Rechnungseingang bis hin zur Buchung in SAP oder einem anderen ERP-System die gesamte
Steuerung, das Monitoring sowie die Protokollierung des Rechnungsverarbeitungsprozesses sämtlicher Rechnungseingangskanäle.
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Für die Weiterverarbeitung der Eingangsrechnungen in SAP
bietet SEEBURGER zwei Lösungen:
Smart-eInvoice Inbound
Das Dokument wird in SAP als Bild und XML-Datei dargestellt. Die Rechnung kann bearbeitet und in SAP weiterverarbeitet werden.
Purchase-to-Pay
Möglichkeit zur kompletten Rechnungsbearbeitung in SAP,
hin bis zur finalen Buchung. Alle Bestellungen und dazugehörigen Rechnungen lassen sich mit den Kreditorstamm-,
Bestell- und Wareneingangsdaten verifizieren.
Rechnungen, denen im ERP-System eine Bestellung zugrunde
liegt, werden auf Wunsch – soweit es keine Preis- oder Mengenabweichung gibt – automatisch bearbeitet, inkl. Buchung
(Dunkelbuchung).
Darüber hinaus stehen folgende Werkzeuge zur Verfügung:
SEE SAP Invoice Reporting
SAP Report/Statistik-Modul
SEE GenericFlow for Invoice
Flexible, ausbaufähige und von der Fachabteilung
definierbare und konfigurierbare Workflow-Lösung.
SEE Mobile for Invoice
Ermöglicht über mobile Endgeräte eine
ortsunabhängige Rechnungsfreigabe ohne zeitlichen Verzug.
Alle genannten Produktnamen sind Eigentum der jeweiligen Unternehmen. E-Invoicing – Papierwende Inbound 05/13 · © SEEBURGER AG 2013
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