Auftragsabw M2 L2
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FERNSTUDIENLEHRGANG VORBEREITUNG AUF DIE MEISTERPRÜFUNG IM INSTALLATEUR- UND HEIZUNGSBAUERHANDWERK Modul Kalkulation Lehrbrief 2: Kalkulation in der SHK - Praxis © FVSHK-NRW Diese Lehrgangsunterlagen wurden durch den Fachverband SanitärHeizung-Klima Nordrhein-Westfalen (Ansprechpartner: Dipl.-Ing. Ulrich Thomas) mit freundlicher Unterstützung von Herrn Alfred Jansenberger erstellt. Herausgeber: Fachverband Sanitär-Heizung-Klima Nordrhein-Westfalen, Lindenstraße 87, 40233 Düsseldorf Alle Rechte vorbehalten: Das Werk einschließlich aller Abbildungen ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung durch den Herausgeber unzulässig und strafbar. Dies gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Bearbeitung in elektronischen Systemen. Die Erstellung dieser Lehrgangsunterlagen wurde mit Mitteln des Landes Nordrhein-Westfalen und der Europäischen Union gefördert. Inhalt 1 Einleitung .......................................................................... 8 2 Kostenstellenrechnung .................................................. 13 2.1 Leistungsabhängige Kosten..............................................14 2.1.1 Materialeinsatz .............................................................14 2.1.2 Fremdleistungen...........................................................14 2.1.3 Monteurkosten..............................................................14 2.2 Leistungsunabhängige Kosten .........................................18 2.3 Gewinn ................................................................................20 2.4 Ermittlung der Kalkulationswerte......................................20 2.5 Preispolitik.............................................................................. 3 Kalkulation von Kundendienst-, Reparatur- und Wartungsarbeiten ............................................................... 3.1 Kundendienst als Chance begreifen ..................................... 3.2 Arbeitszeit............................................................................... 3.3 Fahrtzeiten .............................................................................. 3.4 Kfz-Kosten .............................................................................. 3.5 Materialeinsatz und -aufschlag 3.6 Einsatz von Werkzeugen und Sondergeräten 3.7 Stundenverrechnungssatz und Alternativen 3.7.1 Entlastung des Stundenverrechnungssatzes .................... 3.7.2 Kleinauftragspauschale .................................................... 3.7.3 Arbeitswerte (AWs)........................................................... 3.8 Verrechnung von Entsorgungskosten.................................. 3.9 Kalkulation von Notdienstarbeiten........................................ 3.10 Kalkulation von Wartungsarbeiten........................................ 3.10.1 Argumente aus der Sicht des Kunden .............................. 3.10.2 Argumente aus der Sicht des SHK-Betriebes ................... 3.10.3 Anbieten von Wartungsverträgen 3.10.4 Aufbau von Wartungsverträgen ........................................ 3.10.5 Kalkulatorische Besonderheiten ....................................... 3.10.6 Preisanpassung bei der Wartungsvergütung .................... 4 Kalkulation von Montageaufträgen ................................... 4.1 Leistungsbeschreibung als Grundlage 4.2 Leistungsbeschreibung und VOB ......................................... 4.3 Eigenes Angebot - Fremdleistungsverzeichnis.................... 4.3.1 Eigene Angebote .............................................................. 4.3.2 Angeforderte Angebote (Fremdleistungsverzeichnisse).... 4.4 Erstellung der Angebotskalkulation...................................... 4.4.1 Werkvertrag mit Stundennachweis ................................... 4.4.2 Einheitspreisvertrag.......................................................... 4.4.3 Pauschalvertrag................................................................ 4.4.4 Einheitspreisvertrag oder Pauschalauftrag 4.4.5 Überprüfung der Auskömmlichkeit .................................... 4.5 Besonderheiten bei der Angebotskalkulation ...................... 4.5.1 Materialaufschlag ............................................................. 4.5.2 Zuschlag für Bruch und Verschnitt 4.5.3 Kalkulation von Rohrleitungen und Zubehör ..................... 4.5.4 Artikel-Set / Stücklisten / Jumbos 4.5.5 Dicht-, Löt-, Kleinmaterialien............................................. 4.6 Rechtliche Fragen zur Angebotsgestaltung ......................... 4.6.1 Bindung von Angeboten 4.6.2 Angebot oder Kosten(vor)anschlag? 4.6.3 Irrtümer bei der Preisvereinbarung ................................... 4.7 Begleitkalkulation und Nachkalkulation 4.7.1 Begleitkalkulation.............................................................. 4.7.2 Nachkalkulation ................................................................ 4.8 Preisgleitklauseln................................................................... 4.9 Kalkulation von öffentlichen Aufträgen EFB-Preisblätter ..................................................................... 4.10 Tipps zur wirtschaftlichen Abwicklung von Montageaufträgen .................................................................. 4.11 Angebotsgestaltung, -präsentation und -verfolgung........... 4.11.1 Angebotsgestaltung.......................................................... 4.11.2 Angebotspräsentation....................................................... 4.11.3 Angebotsverfolgung.......................................................... 5 Steuerbonus für Handwerkerleistungen........................... 6 Umsatzsteuer ...................................................................... 6.1 Grundsätzliches ..................................................................... 6.2 Umsatzsteuerumkehr bei Bauleistungen 7 Abschluss............................................................................ Wenn Sie dieses Modul durchgearbeitet haben, ... • können Sie Grundlagen der Kalkulation auf alle Bereiche eines SHK-Unternehmens anwenden. • verstehen Sie die Notwendigkeit, für Kundendienst-, Reparaturund Wartungsaufträge auf der einen Seite und Montageaufträge auf der anderen Seite jeweils eigene Kalkulationswerte zu ermitteln. • kennen Sie die Besonderheiten der Kalkulation im Bereich Kundendienst, Reparaturen und Wartung. • wissen Sie um die Bedeutung des sorgsamen Umgangs mit produktiven Arbeitszeiten und kennen Lösungen für das Thema Fahrtzeiten. • kennen Sie die Differenz zwischen Vollkostensatz und Stundenverrechnungssatz und kennen auch Möglichkeiten diese zu schließen. • kennen Sie die Bedeutung des Materialeinsatzes und die Problematik von lohnintensiven Reparaturen. • können Sie die Kosten für den Einsatz von Kundendienstfahrzeugen und Sondergeräten ermitteln. • kennen Sie Alternativen zum Stundenverrechnungssatz und deren Vor- und Nachteile. • sind Sie sind in der Lage Wartungsarbeiten zu kalkulieren und eine Preisanpassung auf Basis gestiegenen Lohnkosten vorzunehmen. • kennen Sie die Besonderheiten der Kalkulation im Montagebereich. • kennen Sie die Bedeutung einer eindeutigen und umfassenden Leistungsbeschreibung als Basis der Kalkulation. • sind Sie in der Lage Angebote als Einheitspreisvertrag, zum Stundennachweis oder Pauschalvertrag zu erstellen. • Können Sie ein Angebot hinsichtlich der Auskömmlichkeit des Angebotspreises überprüfen. • sind Sie mit den rechtlichen Fragen im Zusammenhang mit der Angebotserstellung vertraut. • kennen Sie Bedeutung einer systematischen Begleit- und Nachkalkulation und wissen wie eine solche auf einfache und zugleich effektive Art und Weise durchzuführen ist. • kennen Sie die Überlegungen, die hinter Preisgleitklauseln stehen und sind in der Lage, darauf basierende Preisanpassungen zu berechnen. • haben Sie einen Überblick über die Besonderheiten der Einheitlichen-Formblätter-Preis (EFB-Preis). • wissen Sie, worauf besonders zu achten ist, um Montageaufträge wirtschaftlich abzuwickeln. • sind Sie in der Lage Angebote kundenorientiert zu gestalten und zu präsentieren. Sie sind vertraut mit der Systematik einer effektiven Angebotsverfolgung zur Erhöhung Ihrer Auftragsquote. • kennen Sie den Steuerbonus und können in Kundengesprächen auf seine grundsätzliche Gestaltung hinweisen, um damit den Kunden die Auftragserteilung zu erleichtern. • haben Sie einen Überblick über die grundsätzlichen Regelungen der Umsatzsteuer im SHK-Handwerk. Kalkulation in der SHK-Praxis Seite 8 1 Einleitung Im Lehrbrief 1, den Grundlagen zum Thema Kalkulation, haben wir die Firma Reichel kennen gelernt und für dieses Unternehmen die Kalkulationswerte ermittelt. Im Einzelnen waren dies folgende Werte: Produktivstunden je Monteur Produktivstunden 1.442,0 11.536,0 Lohnselbstkosten pro Stunde 25,51 Stundenverrechnungssatz 42,50 Vollkostensatz 50,23 Vollkostensatz mit Gewinn 52,40 Mindestdeckungsbeitrag pro Stunde 24,72 Zieldeckungsbeitrag pro Stunde 26,89 Aufschlag für Material 22,0% Aufschlag für Fremdleistungen 12,0% Aufschlag für Gewinn 3,0% Tabelle 1: Zusammenstellung Kalkulationswerte Im Lehrbrief 2, der Kalkulation in der SHK-Praxis, wollen wir auf diesen Berechnungen aufbauen, sie verfeinern und in den beiden großen Bereichen eines SHK-Unternehmens, nämlich • Kundendienst, Reparaturen und Wartung • sowie Montage anwenden. Dazu kommen noch eine Reihe weiterer Berechnungen, die das Thema nach allen Seiten abrunden. Sie erinnern sich, dass in der Firma Reichel neben Herrn Reichel und seiner Frau, Herr Schettki als Meister, sowie insgesamt 8 Monteure beschäftigt sind. Von diesen 8 Monteuren arbeiten zwei ausschließlich im Bereich Kundendienst, Reparaturen und Wartung und 6 im Montagebereich für Heizung und Sanitär (H + S). Die nachfolgende Aufstellung zeigt die einzelnen Mitarbeiter getrennt nach Kundendienst und Montage sowie deren Stundenlöhne und den jeweiligen Mittellohn: Meisterprüfungsteil II Stand: Oktober 2007 Auftragsabwicklung MTII- Auftrabw –M2-L2Vers. 1 © FVSHK-NRW Modul 2 Kalkulation Lehrbrief 2 Kalkulation in der Praxis Autor Alfred Jansenberger SHK- Kalkulation in der SHK-Praxis Mitarbeiter Seite 9 Stundenlohn Tätigkeit Bauer 15,20 € KD H + S Tang 15,20 € KD H + S Mittellohn KD 15,20 € Berger 13,50 € Montage H Köhler 13,50 € Montage H Meier 13,10 € Montage S Petermann 14,00 € Montage S Simon 14,00 € Montage S Vossen 13,50 € Montage H Mittellohn Montage 13,60 € Tabelle 2: Beschäftigtensituation Mittellohn Wir haben im 1. Lehrbrief die oben stehenden Kalkulationswerte einheitlich für das gesamte Unternehmen ermittelt. Die Praxis zeigt allerdings, dass diese vereinfachte Vorgehensweise den tatsächlichen Gegebenheiten nicht entspricht. Betrachtet man die Kostenstrukturen von Kundendienst, Reparaturen und Wartung auf der einen Seite und die von Montagearbeiten auf der anderen Seite, so stellt man rasch fest, dass es hier immense Unterschiede gibt. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, die beiden Bereiche getrennt zu betrachten und jeweils eigene Kalkulationswerte zu ermitteln. Das gilt auch für kleinere Betriebe. Größere Betriebe unterteilen ihre Bereiche noch weiter, z.B. zusätzlich nach Gewerken, weil eventuell im Klimabereich andere Kalkulationswerte gelten als im Sanitär- und Heizungsbereich. Jedes Unternehmen muss hier für sich die passende Struktur finden. Auch ist nirgends eindeutig geregelt, wo der Kundendienst endet und die Montage beginnt. Was für einen großen Betrieb noch zum Kundendienst gehört, ist für einen Kleinbetrieb schon ein mittlerer Montageauftrag. Auch hier muss jeder selber seine Grenzen festlegen. Bevor wir die eigentlichen Berechnungen durchführen, wollen wir uns im Folgenden die jeweiligen Besonderheiten der beiden genannten Bereiche verdeutlichen: - Aufgrund der sehr anspruchsvollen Tätigkeit eines Kundendiensttechnikers liegt sein Stundenlohn im Regelfall höher als im Montagebereich, wo sich durch teilweise preiswertere Mitarbeiter, z.B. Helfer, ein niedrigerer Durchschnittslohn für eine Baustelle ergibt. Im Montage- Meisterprüfungsteil II Stand: Oktober 2007 Auftragsabwicklung MTII- Auftrabw –M2-L2Vers. 1 © FVSHK-NRW Modul 2 Kalkulation Lehrbrief 2 Kalkulation in der Praxis Autor Alfred Jansenberger SHK- Kalkulation in der SHK-Praxis Seite 10 bereich kann auch durch den Einsatz von Leiharbeitern der Durchschnittslohn einer Baustelle gesenkt werden. - Im Kundendienst ist mit höheren unproduktiven Zeiten zu rechnen. Dadurch verteilen sich die Kosten auf weniger produktive Stunden. Die Gründe dafür sind ganz unterschiedlich. Einmal ist aufgrund der benötigten Spezialkenntnisse der Schulungsbedarf pro Mitarbeiter zumeist höher. Zusätzlich ist es durch die vielen unterschiedlichen Einsätze pro Tag und oft nicht vorhersehbaren Materialbedarf nicht immer möglich, die Fahrtzeiten (von Kunde zu Kunde oder für Materialfahrten) den Kunden vollständig in Rechnung zu stellen. - Die enorme Aufgabenpalette eines Kundendiensttechnikers erfordert eine immens hohe technische Ausstattung. Dazu zählt ein umfassend ausgestattetes Kundendienstfahrzeug, das sich aufgrund des direkten Kundenkontaktes in einem sehr guten Zustand befinden muss. - Kundendienstarbeiten sind auch hinsichtlich des benötigten Werkzeugs sehr anspruchsvoll. Die Palette reicht vom einfachen Bohrhammer über Reinigungsspiralen in unterschiedlichen Varianten bis hin zu teuren Messgeräten für unterschiedlichste Zwecke. - Der Verwaltungsaufwand im Kundendienst ist sehr hoch. Es geht um sehr viele sehr kleine Aufträge mit aufwendiger Terminabstimmung, Ersatzteilbeschaffung, Rechnungsschreibung ohne vorhergehendes Angebot, Überwachung des Zahlungseinganges etc. - Im Vergleich zum Montagebereich ist der Materialeinsatz sehr gering. Viele Kleinaufträge oder auch Wartungsaufträge werden zur Gänze ohne Material abgewickelt. Dadurch werden einerseits die kalkulatorischen Spielräume eingeschränkt. Der mit dem Material verbundene Aufwand ist dagegen sehr hoch. Diesem „Missverhältnis“ muss mit entsprechend höheren Aufschlägen begegnet werden. Welche Auswirkungen und Anforderungen ergeben sich daraus für die Kalkulation in den beiden Bereichen? Eine kurze Übersicht über die folgenden Kapitel gibt darauf Antwort. Kapitel 2: Kostenstellenrechnung Die Kalkulationswerte werden getrennt für die beiden Bereiche ermittelt. Dazu zählen Stundenverrechnungssätze, Vollkostensätze, Deckungsbeiträge und Materialaufschläge. Als Voraussetzung dafür wird eine Kostenstellenrechnung erstellt damit die leistungsabhängigen und – Meisterprüfungsteil II Stand: Oktober 2007 Auftragsabwicklung MTII- Auftrabw –M2-L2Vers. 1 © FVSHK-NRW Modul 2 Kalkulation Lehrbrief 2 Kalkulation in der Praxis Autor Alfred Jansenberger SHK- Kalkulation in der SHK-Praxis Seite 11 unabhängigen Kosten und der Gewinn entsprechend verteilt werden können. Kapitel 3: Kalkulation von Kundendienst-, Reparatur- und Wartungsarbeiten In diesem Bereich geht es vor allem um folgende Besonderheiten: - Umgang mit Arbeitszeit und Fahrtzeiten zum Kunden - Berechnung von Kfz-Kosten - Materialeinsatz - Entwicklung von Alternativen zum Stundenverrechnungssatz - Berechnung von Sondergeräten und Entsorgungskosten - Verrechnung von Kleinmaterialien, Entsorgungskosten etc. - Kalkulation von Notdienstarbeiten - Kalkulation von Wartungsarbeiten und Preisanpassungen Zu all diesen Punkten müssen sinnvolle Lösungen entwickelt werden, um die dringend benötigten Ertragsreserven im Kundendienst zu erschließen. Andererseits muss dafür durch vernünftige Argumentation bei den Kunden die notwendige Einsicht geschaffen werden. Kapitel 4: Kalkulation von Montageaufträgen Im Montagebereich gilt es für folgende Themen Lösungen zu finden: - Angebotskalkulation und Angebotsgestaltung - Angebotspräsentation und Angebotsverfolgung - Begleit- und Nachkalkulation, Preisgleitklauseln - Wirtschaftliche Abwicklung von Montageaufträgen - Umgang mit öffentlichen Aufträgen Montageaufträge jeglicher Größe lassen sich nur dann wirtschaftlich abwickeln, wenn auch für all diese Themen entsprechende „Werkzeuge“ zur Verfügung stehen. Kapitel 5: Handwerkwerkerbonus Das Kapitel informiert Sie über ein spannendes Thema für Ihre Kunden, das bei jedem Angebot angesprochen werden sollte. Meisterprüfungsteil II Stand: Oktober 2007 Auftragsabwicklung MTII- Auftrabw –M2-L2Vers. 1 © FVSHK-NRW Modul 2 Kalkulation Lehrbrief 2 Kalkulation in der Praxis Autor Alfred Jansenberger SHK- Kalkulation in der SHK-Praxis Seite 12 Kapitel 6: Umsatzsteuer Das Thema Umsatzsteuer betrifft alle Aufträge des SHK-Handwerks, die im Kundendienst- und Reparaturbereich, im Wartungsbereich und im Montagebereich. Allerdings sind dabei einige Besonderheiten zu beachten. Meisterprüfungsteil II Stand: Oktober 2007 Auftragsabwicklung MTII- Auftrabw –M2-L2Vers. 1 © FVSHK-NRW Modul 2 Kalkulation Lehrbrief 2 Kalkulation in der Praxis Autor Alfred Jansenberger SHK- Kalkulation in der SHK-Praxis Seite 13 2 Kostenstellenrechnung Sollen für unterschiedliche Leistungsbereiche innerhalb eines Unternehmens unterschiedliche Kalkulationswerte ermittelt werden, so erfolgt das mit Hilfe einer so genannten Kostenstellenrechnung. Damit wird der Betrieb unter kalkulatorischen Gesichtspunkten nicht mehr als Einheit betrachtet, sondern in unterschiedliche Teilbereiche aufgeteilt. In unserem Fall sind das die beiden Bereiche: - Kundendienst, Reparatur und Wartung (kurz: Kundendienst) - Montage Die nachfolgende Tabelle zeigt einen so genannten Betriebsabrechungsbogen mit den bereits fertig verteilten Kosten. Doch gehen wir die einzelnen Positionen Schritt für Schritt durch. Kundendienst Planwerte Kosten Montage Leistungsabhängige Kosten: Materialeinsatz 450.000,00 € 70.000,00 € 380.000,00 € Fremdleistungen 15.000,00 € 294.260,00 € 15.000,00 € 79.802,00 € 214.458,00 € Monteurkosten Produktivstunden Leistungsunabhängige Kosten: 11.806,00 2.794,00 9.012,00 285.204,00 € Herr Reichel 66.000,00 € Frau Reichel 36.122,00 € 28.898,00 € 7.224,00 € Herr Schettki 48.032,00 € 12.008,00 € 36.024,00 € Restbetrag 66.000,00 € 135.050,00 € Verteilt nach Produktivstunden Summe 31.963,00 € 103.097,00 € 285.204,00 € Lu. Kosten pro Stunde 72.869,00 € 212.345,00 € 26,08 € 23,56 € 5.916,00 € 19.084,00 € 2,12 € 2,12 € Gewinn: Gesamtbetrag 25.000,00 € Verteilt nach Produktivstunden Gewinn pro Stunde Tabelle 3: Betriebsabrechnungsbogen Meisterprüfungsteil II Stand: Oktober 2007 Auftragsabwicklung MTII- Auftrabw –M2-L2Vers. 1 © FVSHK-NRW Modul 2 Kalkulation Lehrbrief 2 Kalkulation in der Praxis Autor Alfred Jansenberger SHK- Kalkulation in der SHK-Praxis Seite 14 Der Betriebsabrechnungsbogen ist unterteilt in die zwei Bereiche: - Leistungsabhängige Kosten - Leistungsunabhängige Kosten In unserem Beispiel werden wir auch die Verteilung des Gewinnes an dieser Stelle vornehmen. 2.1 Leistungsabhängige Kosten Zu den leistungsabhängigen Kosten gehören der Materialeinsatz, die Fremdleistungen und die Monteurkosten. Auch die weiter oben bereits angesprochenen Leiharbeiterkosten gehören hier hin. 2.1.1 Materialeinsatz Im Lehrbrief 1 wurde der Planwert für den Materialeinsatz mit einem Betrag von 450.000 € festgesetzt. In der Kostenstellenrechnung stellt sich nun die Frage, wie sich dieser Betrag auf Bereiche Kundendienst und Montage verteilt. In kleineren und mittleren Unternehmen gibt es im Regelfall darüber keine gesicherten Aufzeichnungen, da der gesamte Einkauf im normalerweise auf einem Konto der Buchhaltung erfasst wird. Hier bleibt zumeist keine andere Lösung als die Aufteilung zu schätzen. Bei entsprechender Sorgfalt führt diese Vorgehensweise in der Regel zu hinreichend genauen Ergebnissen. In unserem Fall werden 70.000 € von den insgesamt geplanten 450.000 € auf den Bereich Kundendienst und 380.000 € auf den Bereich Montage aufgeteilt. 2.1.2 Fremdleistungen Die geplanten Fremdleistungskosten in Höhe von 15.000 € entfallen komplett auf den Montagebereich. 2.1.3 Monteurkosten Bei den Monteurkosten erfolgen die Berechnungen etwas detaillierter. Die Basis bildet, wie bereits im Lehrbrief 1 ausführlich dargestellt, das Zeitgerüst. Nun wird je ein eigenes für die Bereiche Kundendienst und Meisterprüfungsteil II Stand: Oktober 2007 Auftragsabwicklung MTII- Auftrabw –M2-L2Vers. 1 © FVSHK-NRW Modul 2 Kalkulation Lehrbrief 2 Kalkulation in der Praxis Autor Alfred Jansenberger SHK- Kalkulation in der SHK-Praxis Seite 15 Montage aufgestellt. Auf der Basis dieser Zeitgerüste werden in einem zweiten Schritt die Lohnselbstkosten ermittelt. Arbeitszeit pro Woche 37,0 Std. Kalendertage des Jahres 365 Tage - Samstage 52 Tage - Sonntage 53 Tage bezahlte Zeit 260 Tage à - Feiertage 10,0 Tage à " Std. = 74,0 Std. - Urlaub 30,0 Tage à " Std. = 222,0 Std. - Krankentage 9,0 Tage à " Std. = 66,6 Std. - Schulungstage 1,0 Tage à " Std. = 7,4 Std. Anwesenheit im Betrieb 210 Tage à " Std. = 1.554,0 Std. - Unproduktive Arbeitszeit 210 Tage à 0,25 Std.= Produktive Arbeitszeit Anzahl Monteure 7,4 Std. = (gerundet) 6,0 Gesamtstunden 1.924,0 Std. 52,5 Std. 1.502,0 Std. 9.012,0 Std. Tabelle 4: Zeitgerüst für Montage Das Zeitgerüst Montage zeigt eine produktive Arbeitszeit von 1.502,0 Stunden pro Monteur. Bei 6 Monteuren ergeben sich daraus insgesamt 9.012,0 Stunden. Aufgrund der höheren körperlichen Belastungen auf der Baustelle wird der durchschnittliche Krankenstand mit 9 Tagen je Monteur und Jahr festgelegt. Die Zeit für Schulung wird mit 1 Tag veranschlagt. Als unproduktive Zeit wird ¼ Stunde pro Tag angenommen. Im Zusammenhang mit der unproduktiven Zeit wird an der Stelle nochmals auf die Ausführungen im Lehrbrief „Grundlagen der Kalkulation“ verwiesen. Dort wird das unterschiedliche Herangehen an dieses Thema in den Bereich Kundendienst und Montage ausführlich diskutiert. An dieser Stelle reicht der Hinweis, dass im Montagebereich grundsätzlich die gesamte tägliche Arbeitszeit auf eine Baustelle gebucht wird und der bauleitende Monteur für das Einhalten der kalkulierten Montagezeit (mit-) verantwortlich ist. Meisterprüfungsteil II Stand: Oktober 2007 Auftragsabwicklung MTII- Auftrabw –M2-L2Vers. 1 © FVSHK-NRW Modul 2 Kalkulation Lehrbrief 2 Kalkulation in der Praxis Autor Alfred Jansenberger SHK- Kalkulation in der SHK-Praxis Seite 16 Arbeitszeit pro Woche 37,0 Std. Kalendertage des Jahres 365 Tage - Samstage 52 Tage - Sonntage 53 Tage bezahlte Zeit 260 Tage à - Feiertage 10,0 Tage à " Std. = 74,0 Std. - Urlaub 30,0 Tage à " Std. = 222,0 Std. - Krankentage 5,0 Tage à " Std. = 37,0 Std. - Schulungstage 5,0 Tage à " Std. = 37,0 Std. Anwesenheit im Betrieb 210 Tage à " Std. = 1.554,0 Std. - Unproduktive Arbeitszeit 210 Tage à 0,75 Std.= Produktive Arbeitszeit Anzahl Monteure 7,4 Std. = (gerundet) 2,0 Gesamtstunden 1.924,0 Std. 157,5 Std. 1.397,0 Std. 2.794,0 Std. Tabelle 5: Zeitgerüst für Kundendienst Für den Kundendiensttechniker ergibt sich eine produktive Arbeitszeit von 1.397,0 Stunden, demnach sind es für zwei Techniker 2.794,0 Stunden. Abweichungen zu den Montagetechnikern ergeben sich beim Krankenstand, hier werden nur 5 Tage angesetzt, bei der Schulungszeit, diese liegt mit 5 Tagen deutlich höher und bei der unproduktiven Zeit. Für letztere werden ¾ Stunden pro Tag angenommen. Mit den Zeitgerüsten als Basis werden nun die Kosten für die beiden Monteurgruppen ermittelt. Dabei wird auf das ebenfalls bereits bekannte Schema aus dem Lehrbrief 1 zurückgegriffen. Als jeweiliger Stundenlohn wird der bereits in Kap. 1 ermittelte Mittellohn verwendet. Die einzelnen Schritte der Berechnung werden wie in Lehrbrief 1 beschrieben durchgeführt. Hierzu übernehmen wir auch die dort besprochenen tariflichen Regelungen zu Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld und VWL, sowie die Werte der Sozialversicherung. Unter diesen Voraussetzungen ergeben machen die Jahreslohnkosten eines Montagetechnikers 35.743,00 € aus. Bezogen auf die produktiven Stunden ergeben sich Lohnselbstkosten in Höhe von 23,80 €. Die Lohnzusatzkosten liegen damit in einer Höhe von 75%. Die Gesamtkosten der 6 Monteure belaufen sich auf 214.460,00 €. Meisterprüfungsteil II Stand: Oktober 2007 Auftragsabwicklung MTII- Auftrabw –M2-L2Vers. 1 © FVSHK-NRW Modul 2 Kalkulation Lehrbrief 2 Kalkulation in der Praxis Autor Alfred Jansenberger SHK- Kalkulation in der SHK-Praxis Seite 17 Bezahlte Zeit 1.924,0 Stunden à 13,60 26.166,40 € Urlaubsgeld 88,8 Stunden à " 1.208,00 € Teile eines 13. Monatseink. 64,4 Stunden à " 876,00 € Vermögensbildung 26,59 € pro Monat Jahresbruttolohn 319,00 € 28.569,40 € Sozialabgaben AG-Anteil 25,11% des Bruttolohns Jahreslohnkosten (gerundet) Anzahl der Monteure 6,0 7.174,00 € 35.743,00 € Gesamtkosten 214.458,00 € Lohnselbstkosten pro Std. 23,80 Lohnzusatzkosten pro Std. 10,20 Lohnzusatzkosten in % 75,0% Tabelle 6: Ermittlung der Lohnselbstkosten für Montage Die Jahreslohnkosten eines Kundendiensttechnikers belaufen sich auf 39.901,00 €. Für beide zusammen ergibt das einen Betrag in Höhe von 79.802,00 €. Die Lohnselbstkosten pro Stunde betragen 28,56 €, das sind 87,9%. Die Lohnselbstkosten pro Stunde des Kundendiensttechnikers sind damit um 4,76 € höher als bei den Montagetechnikern. Daran zeigt sich bereits, wie sinnvoll eine Trennung der beiden Bereiche unter kalkulatorischen Gesichtspunkten ist. Meisterprüfungsteil II Stand: Oktober 2007 Auftragsabwicklung MTII- Auftrabw –M2-L2Vers. 1 © FVSHK-NRW Modul 2 Kalkulation Lehrbrief 2 Kalkulation in der Praxis Autor Alfred Jansenberger SHK- Kalkulation in der SHK-Praxis Seite 18 Bezahlte Zeit 1.924,0 Stunden à 15,20 29.244,80 € Urlaubsgeld 88,8 Stunden à " 1.350,00 € Teile eines 13. Monatseink. 64,4 Stunden à " 979,00 € Vermögensbildung 26,59 € pro Monat Jahresbruttolohn 319,00 € 31.892,80 € Sozialabgaben AG-Anteil 25,11% Des Bruttolohns Jahreslohnkosten (gerundet) Anzahl der Mont€e 2,0 8.008,00 € 39.901,00 € Gesamtkosten 79.802,00 € Lohnselbstkosten pro Std. 28,56 € Lohnzusatzkosten pro Std. 13,36 € Lohnzusatzkosten in % 87,9% Tabelle 7: Abb. Ermittlung der Lohnselbstkosten für Kundendienst Sowohl die Produktivstunden als auch die Monteurkosten werden in den Betriebsabrechnungsbogen eingetragen. Damit sind die leistungsabhängigen Kosten vollständig erfasst. 2.2 Leistungsunabhängige Kosten Die leistungsunabhängigen Kosten in Höhe von insgesamt 285.204 € sind ebenfalls auf die beiden Bereiche Kundendienst und Montage zu verteilen. Hierbei sind grundsätzlich zwei Vorgehensweisen zu unterscheiden: - Verteilung der Kosten anhand von Schlüsselgrößen Dabei wird für jede einzelne Kostenart ein Schlüssel gesucht, nachdem die Kosten auf die einzelnen Bereiche umgelegt werden können. Z.B. können Miet- und dazugehörige Energiekosten nach den in Anspruch genommenen Quadratmetern der einzelnen Bereiche umgelegt werden. Dieses Verfahren ist sehr aufwendig und täuscht eine Scheingenauigkeit vor, die letztlich nicht wirklich weiterhilft. Sinn macht diese Vorgehensweise beispielsweise bei einer Badausstellung, um wirklich klar erkennen zu können, welche Kosten durch diese verursacht werden. Bei diesem Beispiel müssten die Meisterprüfungsteil II Stand: Oktober 2007 Auftragsabwicklung MTII- Auftrabw –M2-L2Vers. 1 © FVSHK-NRW Modul 2 Kalkulation Lehrbrief 2 Kalkulation in der Praxis Autor Alfred Jansenberger SHK- Kalkulation in der SHK-Praxis Seite 19 Kosten grundsätzlich von den Aufträgen zur Badrenovierung getragen werden. Dem kann natürlich entgegengehalten werden, dass die Ausstellung auf den gesamten Betrieb ausstrahlt und damit allen Bereichen zu gute kommt. Diese Diskussion soll an der Stelle nicht vertieft oder gar gelöst werden. Es soll lediglich angedeutet werden, wo derartige Überlegungen hinlaufen können. Ähnliche Überlegungen sind für die einzelnen Mitarbeiter in der Verwaltung anzustellen. Wer arbeitet in welchem Umfang für welchen Bereich? Beim Leiter einer Kundendienstabteilung ist das wahrscheinlich einfach. Doch was geschieht mit den Kosten der Buchhalterin oder gar den Kosten des Chefs. Hier wird eine Verteilung schon deutlich schwieriger. - Verteilung der Kosten entsprechend den geplanten Produktivstunden Bei dieser Methode werden lediglich die leistungsabhängigen Kosten (Material, Fremdleistungen und Monteure) möglichst genau verteilt, indem sie einfach entsprechend den geplanten Produktivstunden zugeordnet werden. In der SHK-Handwerkspraxis findet zumeist ein Mittelweg Anwendung. Dabei wird wie folgt vorgegangen: Die wirklich relevanten und einfach und eindeutig zu verteilenden Kosten werden entsprechend einem Schlüssel verteilt, beim verbleibenden Rest erfolgt die Verteilung auf Basis der Produktivstunden. Entsprechend dieser Lösung wollen auch wir im Folgenden verfahren. In unserem Beispiel werden wir die Personalkosten der unproduktiven Mitarbeiter nach Prozentsätzen verteilen, die in etwa ihrer Beschäftigung in dem jeweiligen Bereich entsprechen. Die restlichen Kosten verteilen wir gemäß den geplanten Produktivstunden. Die Verteilung der Personalkosten sieht wie folgt aus: Kundendienst Montage 100% Frau Reichel 80% 20% Herr Schettki 25% 75% Herr Reichel Die entsprechenden €-Werte sehen Sie im Betriebsabrechnungsbogen. Meisterprüfungsteil II Stand: Oktober 2007 Auftragsabwicklung MTII- Auftrabw –M2-L2Vers. 1 © FVSHK-NRW Modul 2 Kalkulation Lehrbrief 2 Kalkulation in der Praxis Autor Alfred Jansenberger SHK- Kalkulation in der SHK-Praxis Seite 20 Zieht man die Personalkosten vom Gesamtbetrag der leistungsunabhängigen Kosten ab, so verbleibt ein Betrag in Höhe von 135.050,00 €, der über die produktiven Stunden zu verteilen ist. Für diese Verteilung werden die 135.050,00 € durch die Gesamtzahl der Produktivstunden dividiert, das sind 11.806.0 Stunden. Das Ergebnis beträgt 11,44 €. Multipliziert man anschließend diesen Betrag mit den Produktivstunden der beiden Bereiche ergibt das gerundet für den Kundendienst 31.963,00 € und für die Montage 103.097,00 €. Addiert man die leistungsunabhängigen Kosten der beiden Bereiche, so erhält man für den Kundendienst insgesamt 72.869,00 € und für die Montage 212.345,00 €. Eine Division durch die jeweiligen Produktivstunden zeigt, dass der Bereich Kundendienst pro Stunde 26,08 € zur Deckung seiner leistungsunabhängigen Kosten erwirtschaften muss (=Deckungsbeitrag), beim Bereich Montage sind es 23,56 €. Auch hier zeigt sich wieder ein deutlicher Unterschied. 2.3 Gewinn Die Verteilung des Gewinnes erfolgt in unserem Beispiel in gleicher Weise wie die Verteilung der restlichen leistungsunabhängigen Kosten, d.h. nach der Anzahl der geplanten Produktivstunden. Dazu wird der Gewinn, wie zuvor, durch die Gesamtzahl der produktiven Stunden dividiert und anschließend mit den Produktivstunden der beiden Bereiche Kundendienst und Montage multipliziert. Der Gewinn pro Stunde beträgt für beide Bereiche 2,12 €. 2.4 Ermittlung der Kalkulationswerte Nach der Aufstellung des Betriebsabrechnungsbogens und den dazugehörigen Nebenrechnungen, lassen sich nun auf einfache Art und Weise die Kalkulationswerte für die beiden Bereiche ermitteln. Die nachfolgende Abbildung zeigt die einzelnen Schritte. Meisterprüfungsteil II Stand: Oktober 2007 Auftragsabwicklung MTII- Auftrabw –M2-L2Vers. 1 © FVSHK-NRW Modul 2 Kalkulation Lehrbrief 2 Kalkulation in der Praxis Autor Alfred Jansenberger SHK- Kalkulation in der SHK-Praxis Seite 21 KD Montage Stundenlohn 15,20 € 13,60 € Lohnzusatzkosten 13,36 € 10,20 € Lohnselbstkosten 28,56 € 23,80 € Leistungsunabhängige Kosten 26,08 € 23,56 € Vollkosten 54,64 € 47,36 € 2,12 € 2,12 € 56,76 € 49,48 € 70.000,00 € 380.000,00 € 45,0% 22,0% 31.500,00 € 83.600,00 € 11,27 € 9,28 € Gewinn Vollkosten mit Gewinn Materialeinsatz Materialaufschlag in % Materialaufschlag in € Materialaufschlag pro Stunde Fremdleistungseinsatz 15.000,00 € Fremdleistungsaufschlag in % 15,0% Fremdleistungsaufschlag in % 2.250,00 € Fremdleistungsaufschlag pro Stunde 0,25 € Stundenverrechnungssatz 45,49 € 39,95 € Mindestdeckungsbeitrag 26,08 € 23,56 € Zieldeckungsbeitrag 28,20 € 25,68 € Tabelle 8: Ermittlung der Kalkulationswerte Bei dieser Berechnung wandeln wir die im 1. Lehrbrief dargestellte Methode etwas ab, um damit den Umgang mit dem Zahlenwerk zu vertiefen und zu festigen. Ausgangspunkt sind auch hier die Lohnselbstkosten pro Stunde, die sich aus dem Stundenlohn und den jeweiligen Lohnzusatzkosten zusammensetzen. Zu den Lohnselbstkosten addieren wir nun den Gesamtbetrag an leistungsunabhängigen Kosten pro Stunde, ohne vorhergehende Aufteilung dieses Betrages in Lohn, Material und Fremdleistungen. Als Ergebnis erhalten wir die Vollkosten pro Stunde und nach Addition des Gewinns Meisterprüfungsteil II Stand: Oktober 2007 Auftragsabwicklung MTII- Auftrabw –M2-L2Vers. 1 © FVSHK-NRW Modul 2 Kalkulation Lehrbrief 2 Kalkulation in der Praxis Autor Alfred Jansenberger SHK- Kalkulation in der SHK-Praxis Seite 22 pro Stunde die Vollkosten mit Gewinn. Diese betragen im Kundendienst 56,76 € liegen und in der Montage 49,48 €. Diese beiden Werte dürfen nicht mit den Stundenverrechnungssätzen verwechselt werden. Es handelt sich dabei um wichtige Kennzahlen, die zeigen, welcher Betrag pro Stunde zusätzlich zu den Material- und Fremdleistungskosten eines Auftrages erwirtschaftet werden muss. Besondere Bedeutung erhalten die Vollkosten mit Gewinn im Fall von Aufträgen mit vom Kunden beigestelltem Material. In diesen Fällen, wo der Kunde das Material nicht über den Handwerksbetrieb bezieht und damit auch keine Aufschläge auf das Material erwirtschaftet werden können, muss der Vollkostensatz tatsächlich als Verrechnungssatz zur Anwendung kommen, um wirtschaftlichen Schaden vom Betrieb fern zu halten. Im nächsten Schritt werden nun die Aufschläge auf das Material ermittelt. Sehr häufig fällt in diesem Zusammenhang der Satz, dass im SHKHandwerk das Material den Lohn „subventioniert“. Das ist allerdings nur bei oberflächlicher Betrachtung korrekt und soll an dieser Stelle richtig gestellt werden. Das Wort „subventionieren“ vermittelt den Eindruck, dass sich der Handwerker folgendes überlegt: Mein Vollkostensatz im Kundendienst beträgt 56,76 €. Diesen Wert kann ich bei meinen Kunden nicht durchsetzen, deshalb packe ich einen Teil der Kosten auf das Material und dann passt es. Tatsächlich ist es aber so, dass von den Vollkosten von 56,76 € ein nicht unbeträchtlicher Teil durch die Materiallogistik verursacht wird. D.h. die Kosten sind nur deshalb so hoch, weil das Unternehmen Mitarbeiter braucht, die beim Kunden den Materialbedarf erfassen, das Material anschließend anfragen, Preise vergleichen, bestellen, kontrollieren, einlagern, zur Baustelle bringen, Reste zurückholen, Reklamationen bearbeiten und anderes mehr. Aus diesem Grund wird das Material auch mit einem Aufschlag versehen, der in etwa diese Kosten abdeckt. Richtigerweise müsste in jedem Unternehmen eine Kostenstelle Material eingerichtet werden, auf der sämtliche Kosten, die durch das Material verursacht werden, gesammelt und umgelegt werden. Diese Vorgehensweise ist praktisch nicht umsetzbar, daher wird stattdessen mit geschätzten Prozentwerten gerechnet. Dabei kann man sich von folgenden Überlegungen leiten lassen: - Je kleinteiliger das Material ist, desto höher muss der Aufschlag sein, damit tatsächlich ein Kostenbeitrag entsteht. Stellt man den Aufwand zusammen, der für die Beschaffung eines Ersatzteiles im Wert von Meisterprüfungsteil II Stand: Oktober 2007 Auftragsabwicklung MTII- Auftrabw –M2-L2Vers. 1 © FVSHK-NRW Modul 2 Kalkulation Lehrbrief 2 Kalkulation in der Praxis Autor Alfred Jansenberger SHK- Kalkulation in der SHK-Praxis Seite 23 35 € entsteht, sieht man rasch, dass man an der Stelle mit 20% Aufschlag nicht weit kommt. - Umgekehrt kann der Aufschlag geringer sein, wenn höherwertiges Material ohne großen Aufwand bestellt wird. Besorgt man für einen Auftrag Material im Wert von 10.000 €, kann man mit 20% Aufschlag die Kosten für eine Reihe von Arbeiten abdecken. Dese Überlegungen verdeutlichen, dass die Aufschläge im Bereich Kundendienst deutlich höher sein müssen als bei der Montage. In unserem Beispiel beaufschlagen wir das Material im Bereich Kundendienst durchschnittlich mit 45% und im Bereich Montage durchschnittlich mit 22%. Als Betrag ergeben sich im einen Fall 31.500,00 € und im anderen 83.600,00 €. Dividiert man beide Beträge durch die jeweils geleisteten Produktivstunden ergibt sich daraus der Materialdeckungsbeitrag pro Stunde, d.h. jener Betrag des Vollkostensatzes mit Gewinn der auf das Material entfällt. In gleicher Weise erfolgen die Berechnungen mit dem Aufschlag auf die Fremdleistungen. Zieht man von den Vollkosten mit Gewinn die Aufschläge auf das Material und die Fremdleistungen ab, so verbleibt der Betrag, der über den Lohn zu verrechnen ist, der so genannte Stundenverrechnungssatz. Im Falle des Kundendienstes sind das 45,49 €, bei der Montage sind es 39,95 €. Die beiden letzten Zeilen der Aufstellung zeigen die entsprechenden Deckungsbeiträge, d.h. jene Beträge, die zur Abdeckung der leistungsunabhängigen Kosten benötigt werden, einmal ohne Gewinn als Mindestdeckungsbeitrag und einmal mit Gewinn als Zieldeckungsbeitrag. Abschließend noch ein paar Erläuterungen zum Umgang mit dem Thema Gewinn in der vorstehenden Berechnung: Abweichend vom Lehrbrief 1 wurde bei dieser Art der Berechnung der Gewinn nicht auf Lohn, Material und Fremdleistungen verteilt. Er steckt insgesamt in den Vollkosten mit Gewinn und wird damit berücksichtigt. Wie viel Gewinn in den 45% Aufschlag auf das Material im Kundendienst, in den 22% Aufschlag im Montagebereich, in den 15% Aufschlag auf Fremdleistungen und letztlich im Stundenverrechnungssatz stecken, ist letztlich belanglos. Diese Vorgehensweise ist auch einfacher zu praktizieren bei gleich gutem Ergebnis. Meisterprüfungsteil II Stand: Oktober 2007 Auftragsabwicklung MTII- Auftrabw –M2-L2Vers. 1 © FVSHK-NRW Modul 2 Kalkulation Lehrbrief 2 Kalkulation in der Praxis Autor Alfred Jansenberger SHK-