Taylor`s Port: Da vinha ao vinho com SAP

Caso de Sucesso | Vinho do Porto | Taylor’s Port
Taylor’s Port:
Da vinha ao vinho com SAP
Caso de Sucesso | Vinho do Porto | Taylor’s Port
Visão global
Empresa
Visão
Empresa
The Fladgate Partnership – Taylor’s Port
Sector
Produção vinícola
Porquê SAP?
Produtos
Vinho do Porto
Implementação
Web
www.taylor.pt/pt
Solução
Soluções e serviços SAP®
SAP Business Suite
Benefícios
Planos futuros
A Taylor’s Port foi pioneira em Portugal no uso de um sistema ERP para gestão
de todo o processo vinícola. Desde a vinha até ao processo produtivo
do prestigiado Vinho do Porto, a gestão de toda a componente operacional
e administrativa do negócio da Taylor’s Port assenta em soluções SAP. Pelo meio,
a rastreabilidade dos processos é total. O projecto, que recebeu internamente
a designação “Fenix”, esteve a cargo da SoftINSA, uma empresa do grupo IBM.
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Caso de Sucesso | Vinho do Porto | Taylor’s Port
Visão global
Empresa
Visão
Porquê SAP?
Implementação
Solução
Benefícios
Planos futuros
Há 300 anos a produzir Vinho do Porto
da melhor qualidade
Criada há mais de três séculos, em 1692, a Taylor’s
Port é uma das mais antigas casas de comércio de Vinho do Porto. Juntamente com a Fonseca e a Croft, a
Taylor’s Port compõe o leque das três mais famosas
e prestigiadas marcas deste vinho, pertencentes ao
The Fladgate Partnership, um grupo de gestão familiar, presente mundialmente em mais de 60 países e
focado, desde a sua génese, na produção e comercialização de Vinho do Porto de excepcional qualidade, nas
categorias especiais vintage, LBV e Tawnies de Idade.
93%
das vendas do Grupo
têm como destino
a exportação
Acima de tudo, a Taylor’s Port é uma empresa independente,naqualalgunsmembrosdafamíliadesempenham
papéis de liderança em todas as áreas de actividade.
A longa tradição familiar da empresa permitiu dar continuidade à sua missão, aprimorando os conhecimentos necessários para produzir os melhores vinhos do
Porto, sendo estes constantemente refinados à luz da
experiência que é passada de geração em geração.
98
milhões de euros
de volume de
negócios em 2013
No total, o The Fladgate Partnership emprega 595
pessoas e detém 11 quintas, que perfazem mais de
500 hectares de vinha (todos de classificação ‘A’).
Possui três adegas com a tecnologia de ponta para
vinificação e seis quintas com vinificação tradicional
– pisa em lagares.
Sediada em Vila Nova de Gaia e na região do Douro,
a Taylor’s Port está envolvida em todas as fases da
produção dos seus vinhos, desde o plantio da vinha e
cultivo das uvas à elaboração, envelhecimento e engarrafamento dos diferentes lotes.
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Visão global
Empresa
Um projecto pioneiro no sector vinícola
em Portugal
Visão
Porquê SAP?
Implementação
Solução
Benefícios
Planos futuros
adopção de um sistema ERP integrado, que lhe possibilitasse, por um lado, compreender e analisar melhor os
factores que influenciam o seu negócio e assim poder
tomar decisões estratégicas mais informadas; por outro, garantir um controlo e rastreabilidade total sobre a
vertente operacional – a produção de vinho.
O The Fladgate Partnership sempre encarou a inovação como uma forte aliada da liderança das suas
marcas no sector do Vinho do Porto. Esta visão tem
aberto caminho a uma progressiva optimização e
eficiência de processos, o que possibilita ao Grupo
manter-se competitivo num sector muito tradicional
e economicamente vital para a região do Douro.
Com implementação de uma solução SAP – o SAP
Business Suite – a Taylor’s Port passaria a contar
com um sistema para gestão de uma área tão específica como as vindimas, responsável pelo controlo
total dos processos, desde a área administrativa até
à área mais técnica do negócio.
Seguindo esta linha de raciocínio, a Taylor’s Port decidiu recentemente que estava na altura de modernizar
a sua plataforma técnologica. A especificidade da actividade vinícola, aliada a um crescimento sustentado de
negócio, levaram a Taylor’s a avaliar as mais-valias de
“Havia uma necessidade de compreender em profundidade os
factores essenciais do negócio e o seu comportamento, para
permitir aos decisores a tomada estratégica de decisões que
potenciam o sucesso e originam ganhos de eficiência.”
Adrian Bridge, CEO, The Fladgate Partnership
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Porquê SAP?
Implementação
Solução
Benefícios
Planos futuros
Solução com garantias de futuro e um
parceiro à altura de um grande desafio
alargado conhecimento da solução e das melhores
práticas da SAP.
Após uma análise ao mercado na procura de soluções
globais de sistemas ERP, a Taylor’s Port decidiu optar
por uma solução da SAP: o SAP Business Suite. “Entre
outras coisas, a solução SAP dava-nos garantias de futuro, de evolução da própria solução no que diz respeito a best pratices, tinha a abrangência suficiente para
dar resposta ao que pretendíamos e disponibilidade de
recursos especializados na tecnologia”, aponta Ângelo
Alves, CIO do The Fladgate Partnership, como motivos
para eleição de uma solução da multinacional alemã.
A IBM Portugal e a SoftINSA, uma empresa do grupo
IBM, demonstraram cumprir estes requisitos e ter os
recursos e as competências necessárias para ajudar
a levar este projecto pioneiro a bom porto. “A equipa de programadores e consultores demonstrou um
grande empenho, envolvimento e disponibilidade total, criando a empatia necessária e fundamental para
desenvolver todo o trabalho”, destaca Ângelo Alves.
Estar à altura de um desafio exigente, tanto do ponto
de vista técnico, como funcional e relacional, foi das
características que a Taylor’s Port mais apreciou no
trabalho desenvolvido pelo parceiro.
Por outro lado, era importante que o parceiro de implementação seleccionado para este projecto tivesse
“capacidade crítica isenta” – isto é, pouca experiência no sector do Vinho do Porto –, mas possuísse um
“A equipa de programadores e consultores da IBM
e da SoftINSA demonstrou um grande empenho, envolvimento
e disponibilidade total, criando a empatia necessária
e fundamental para desenvolver todo o trabalho.”
Ângelo Alves, CIO, The Fladgate Partnership
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Visão global
Uma abordagem macro-processual
Empresa
Visão
Porquê SAP?
Implementação
Solução
Benefícios
Planos futuros
A integração destas três áreas permite controlar e
gerir com muito mais rigor os custos e a qualidade da
produção vinícola, e assegura, de forma natural, uma
interacção de todos os departamentos.
A implementação do SAP Business Suite na Taylor’s
Port foi acompanhada por uma equipa de cerca de 30
consultores da IBM Portugal, da área de Global Business Services. Uma vez implementado o projecto,
coube à SoftINSA, uma empresa do grupo IBM, as tarefas de desenvolvimento e manutenção do sistema
de informação.
Para facilitar a habituação à nova ferramenta, foram
designados “super users”, os primeiros a entrar em
contacto com a solução e a auxiliar os restantes utilizadores na interacção com o SAP Business Suite. Isto
permitiu libertar o departamento informático para
um trabalho apenas de “backstage”.
A implementação decorreu de modo faseado, seguindo uma lógica macro-processual, concentrando-se
em áreas prioritárias de negócio dentro do Grupo.
A primeira fase centrou-se assim na área de Procure
to Pay & Human Resources (que cobre todo o processo de relacionamento com fornecedores e colaboradores); a segunda focou-se na área de Order to Cash
& Manufacture (que gere a relação com os clientes); e
a terceira e última fase – a verdadeiramente pioneira
–centrou-se na área das vindimas.
Por outro lado, o facto de as soluções SAP serem
bastante intuitivas, bem como a formação ministrada
pela equipa de projecto e o acompanhamento prestado aos utilizadores contribuiram para minimizar
qualquer resistência à mudança que pudesse surgir e
preparou os colaboradores para os novos processos.
“Quando se pretende implementar um projecto com esta
abrangência é sensato proceder a uma campanha de
sensibilização junto dos colaboradores, explicando o que vai
acontecer, de que forma e com que implicações.”
Adrian Bridge, CEO, The Fladgate Partnership
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Porquê SAP?
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Solução
Benefícios
Planos futuros
Rastreabilidade e controlo total
do processo de produção de vinho
•• produção de vinha nas quintas;
•• gestão dos stocks em armazém e garrafeiras;
•• engarrafamento e controlo de qualidade;
•• logística e gestão do produto acabado;
•• marketing e vendas;
•• área financeira, recursos humanos e análise de
informação.
A plataforma SAP está encarregada de gerir todo o
processo vinícola, desde o início do ano agrícola, com
toda a gestão e controlo de trabalhos nas vinhas das
quintas do Grupo (horas por trabalhador, equipamentos e produtos utilizados), passando pela vindima e
processo de entrega das uvas, gerindo os custos e
a qualidade das uvas produzidas, até à própria vinificação, controlando rigorosamente todo o processo
técnico de criação do vinho. A rastreabilidade é total,
de uma ponta à outra.
“Hoje, os colaboradores têm um maior conhecimento de todas as tarefas executadas, devido à sua interacção nos processos que são transversais aos vários
departamentos e, por isso, têm maior noção da sua
quota-parte no sucesso e crescimento do Grupo”,
destaca Adrian Bridge.
O SAP Business Suite assume-se, portanto, como
uma ferramenta vital e transversal ao funcionamento
da Taylor’s Port, fazendo a gestão de processos como:
“Implementada e desenvolvida em SAP está a gestão
de todo o trabalho e produção agrícola nas nossas
quintas, bem como todo o processo de vindima nos
diversos centros de vinificação.”
Ângelo Alves, CIO, The Fladgate Partnership
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Visão global
Empresa
Visão
Porquê SAP?
Implementação
Solução
Benefícios
Planos futuros
Maior integração dos processos
transversais às várias áreas do negócio
Quando iniciou este projecto a Taylor’s Port estabeleceu três objectivos muito específicos: dotar a gestão
das ferramentas necessárias para a análise do negócio, conseguir acompanhar o seu workflow e identificar os factores-chave que impactam todo o processo.
110
utilizadores interagem
com o SAP Business
Suite numa base diária
De um modo geral, a informação disponibilizada deveria ser significativa, fiável e temporalmente válida
para ajudar a empresa a tomar decisões. Em suma,
o SAP Business Suite deveria ser capaz de apoiar a
gestão de forma integrada.
Adrian Bridge considera que “todos estes objectivos
foram globalmente atingidos, tendo os factores de
sucesso do projecto sido: o sentido de colaboração
de todos, o espírito de abertura, pragmatismo e o total empenho, envolvimento e responsabilidade assumidos por todos”.
Agora os colaboradores da Taylor’s Port têm um maior
conhecimento de todas as tarefas executadas no Grupo, devido à integração e interacção entre processos
que são transversais aos vários departamentos. Além
disso, cruzamento de dados das várias áreas permite à
Taylor’s Port ter um maior controlo sobre o seu negócio.
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Empresa
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Porquê SAP?
Implementação
Solução
Benefícios
2014/Novembro
Planos futuros
Optimizar a logística
e evoluir
na plataforma
A dinâmica do Grupo tem levado a gestão de topo do
The Fladgate Partnership a abraçar constantemente
novos projectos que contribuam para a expansão do
seu negócio.
Olhando em frente, o Grupo tem já alinhado para breve um projecto de automatização de armazéns com
a implementação do SAP Warehouse Management,
com vista a optimizar o espaço disponível e a agilizar os processos logísticos. Por outro lado, a evolução futura da plataforma SAP Business Suite foi algo
pensado desde o início do projecto, de forma a poder
responder ao crescimento esperado do Grupo, seja
por aquisições, seja pela criação de novos negócios.
“Quando instalámos o SAP, adaptámos alguns dos
módulos às nossas necessidades de negócio. Assim
que foi implementado, iniciámos um processo de racionalização e adaptação dos processos, de modo
que, quando fizermos o upgrade daqui por cinco
anos, a sua implementação será mais fácil e menos disruptiva”, remata o CEO da empresa, Adrian
Bridge.
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