Manual do Expositor

Transcrição

Manual do Expositor - 1º Congresso de Medicina Perioperatória

Manual do Expositor
REALIZAÇÃO
ÍNDICE
Evento
Check-list do expositor
Entrega dos Formulários
1. Responsabilidade
2. Horário de Funcionamento dos Estandes
3. Montagem e Desmontagem dos Estandes
3.1. Altura Máxima Permitida
3.2. Decoração Especial – Paredes Divisórias
3.3. Parede e Fechamentos para Estandes Ilhas ou Ponta de Ilhas
3.4. Localização dos Estandes
3.5. Estandes Básicos incluem
3.6. Aprovação de Estandes com Projetos Especiais e Adicionais
3.7. Embargo da Construção
3.8. Projeção Horizontal do Estande
3.9. Desmontagem
4. Serviços de Infraestrutura em Geral
4.1. Taxa de Limpeza
4.2. Segurança
4.3. Serviços Terceirizados
4.4. Ponto de Água
4.5. Jardins e Plantas
4.6. Taxa de Consumo de Energia Elétrica
4.7. Telefones
4.8. Internet e Linha Telefônica
4.9. Alimentos e Bebidas
4.10. Carga e Descarga
5. Entrada e Saída de Materiais
6. Estacionamento
7. Normas & Regulamentos
8. Normas do Windsor Barra Hotel
9. Crachás de Expositor
10.Remessa e Retorno de Mercadorias
11.Entrega de Material Promocional (quando da entrega direto no Hotel)
12.Órgãos Regulamentadores
12.1. Autorização de Funcionamento Provisório/Secretaria da Fazenda
12.2. ANVISA
12.3. Ministério do Trabalho e Emprego
12.4. CREA-RJ
13.Disposições Gerais
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ANEXOS
Anexo 01 - Nome para Testeira Montagem Básica
Anexo 02 - Energia Elétrica
Anexo 03 - Taxa de Limpeza na Montagem
Anexo 04 - Credenciamento de Montadora e Termo de Responsabilidade
Anexo 05 - Formulário de Credenciais/Serviço
Anexo 06 - Solicitação de Projeto Especial
Anexo 07 - Solicitação de Elementos para Locação
Anexo 08 - Orientações ANVISA
Anexo 09 - Orientações/Formulário Secretaria da Fazenda
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1º Congresso de Medicina Perioperatória – Manual do Expositor
MANUAL DO EXPOSITOR
Neste manual você terá as informações mais importantes para a participação de sua empresa no
1º Congresso de Medicina Perioperatória.
Sabemos que não é possível esgotar todos os assuntos em apenas um compêndio como este. Por
isso, nos colocamos a sua disposição através do telefone ou e-mail abaixo citados, para esclarecer
todas assuas dúvidas.
Sabemos da importância que representa um investimento em um evento para o desenvolvimento
dos negócios de sua empresa.
Esperamos que sua participação seja um sucesso! Estamos trabalhando para este resultado.
Comissão de Organização do Evento.
Para esclarecimentos ou informações sobre assuntos deste manual, entrar em contato com:
Marcio Paiva
 E-mail: [email protected]
 Cel.: (21) 99163-8300
 End.: Santa Clara, n.º50 |401 e 402|Copacabana – CEP: 22041-012|Rio de Janeiro - Brasil.
INFORMAÇÕES ÚTEIS:
LOCAL DO EVENTO
HOTEL WINDSOR BARRA – RJ
Avenida Lucio Costa, 2630, Barra da Tijuca, Rio de Janeiro, RJ, CEP: 22620-172.
Contato: Bianca Rodrigues – Depto. Eventos
Tel.: (21) 2195-5000
E-mail: [email protected]
PROMOTORES

SAERJ – Sociedade de Anestesiologia do Estado do Rio de Janeiro
&

SOTIERJ- Sociedade de Terapia Intensiva do Estado Rio de Janeiro
COMERCIALIZAÇÃO
Marcio Paiva
 Cel.: (21) 99163-8300
Flávio Carvalho
 Cel.: (21) 99659-6367
 End.: Santa Clara, n.º50 / 401 e 402 / Copacabana -Rio de Janeiro - RJ– CEP: 22041-012.
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SECRETARIA EXECUTIVA
MÉTODO EVENTOS
Tel.: (21) 2270-3555 / 3105-4675 / 3976-2332
Email: [email protected]
Site: www.metodorio.com.br
MONTADORA OFICIAL
PROFORMA STANDS PROMOCIONAIS LTDA
Rua Antônio do Carmo, 24 – Penha Circular
CEP: 21210-280 - Rio de Janeiro – RJ
Tel./Fax: (21) 2270-3555 / 3105-4675 / 3976-2332
CHECK-LIST DO EXPOSITOR
Atividade
Data
Horário
Marcação de Piso
(Apenas Montadora Oficial)
22/04/2014
08h00 às11h00
22/04/2014
11h00 às 20h00
23/04/2014
8h00 às 20h00
Entrega dos estandes para os
Expositores decorarem
23/04/2014
A partir das 14h00
Exposição
24/04/2014
a
26/04/2014
Montagem da Exposição
(outras Montadoras)
Desmontagem
26/04/2014
e
27/04/2014
8h00 às 18h00h
18h00 às 22h00
8h00 às18h00
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ENTREGA DOS FORMULÁRIOS (FORM)
DATA LIMITE ATÉ 07/03/2014
FORM- CREDENCIAMENTO DE MONTADORA
FORM- SOLICITAÇÃO DE PROJETO DECORADO PARA MONTADORA OFICIAL
FORM-ENCAMINHAMENTO DO PROJETO DE OUTRAS MONTADORAS PARA APROVAÇÃO
DATA LIMETE ATÉ 28/03/2014
FORM- PLACA DE IDENTIFICAÇÃO DO EXPOSITOR
FORM- ELEMENTOS PARA LOCAÇÃO JUNTO Á MONTADORA OFICIAL
FORM – PAGAMENTO DA TAXA DE ENERGIAELÉTRICA / LIMPEZA BRUTA E FINA
DATA LIMITE ATÉ 04/04/2014
FORM-DE SOLICITAÇÃO DE SERVIÇOS / MANUTENÇÃO
DATA LIMITE 11/04/2014
INTERNET / LINHA TELEFÔNICA
(SOLICITAR DIRETO AO HOTEL)
Informação Importante: O horário para o término da montagem e desmontagem deverá ser
rigorosamente respeitado pelas montadoras, já que o hotel cobra hora extra para a permanência no
Centro de Convenções após o horário estabelecido. As montadoras que não conseguirem cumprir o
horário estabelecido ficarão responsáveis pelo pagamento destas horas extras diretamente ao
Hotel.
 Os expositores terão os seus estandes prontos e disponíveis para decoração com seus
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produtos no dia: 23/04/2014 a partir das 14h00.
Os expositores que tiverem montagem e/ou decoração própria, poderão iniciar a montagem de
seus estandes no dia 22/04/2014 a partir das 11h00.
O Expositor que optar por outra montadora, deverá informar a Montadora Oficial e encaminhar
o projeto para aprovação até o dia 07/03/2014.
Os carregadores são de responsabilidade de cada expositor.
O Centro de Convenções não se responsabiliza por materiais deixados nos salões ou em área
de acesso ao público em geral, ficando claro que o desaparecimento de quaisquer itens, seja
de total responsabilidade do expositor, em qualquer horário.
1. Responsabilidade
Cabe a cada Expositor providenciar para seu estande apólice seguro pessoal e material contra
qualquer risco, medida veemente recomendada pelo Promotor e pela Montadora Oficial, os quais
não se responsabilizam em hipótese alguma por perdas, lucros cessantes, danos e/ou extravios de
qualquer natureza que porventura ocorram a produtos expostos, estandes ou pessoal em serviço,
inclusive, os decorrentes de chuvas, ventos, raios, infiltrações, quedas de energias, pânico de
multidão, curtos circuitos, incêndio, falhas estruturais do prédio, má conservação do mesmo e
motivos de força maior.
Em caso de não haver contratação de seguro, o Expositor assumirá total responsabilidade por
qualquer dano que venha a ocorrer.
O expositor declara estar ciente das condições deste Regulamento Geral e se compromete a
segui-lo integralmente, durante a realização do evento, sendo inclusive, parte integrante do
contrato assinado com o realizador.
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2.
Horário de Funcionamento dos Estandes
O horário de chegada do pessoal do estande deverá anteceder 30 minutos à abertura do evento,
todos os dias. O estande deve estar aberto e pronto para receber os visitantes desde o primeiro
momento de funcionamento da Feira. Fica terminantemente proibido o fechamento e / ou
desmontagem do estande antes do horário de encerramento do evento, em caso de extrema
necessidade a organizadora do evento deverá ser consultada.
3. Montagem e Desmontagem dos Estandes
 Não é permitido lixar ou pintar qualquer tipo de material nas dependências internas do centro
de convenções. As peças deverão chegar ao local, com o trabalho de pintura e arte final
concluído.
 O Hotel Windsor não permite que seja realizado nenhum reparo ou pintura no local da
exposição. Para isto, o Hotel disponibilizará uma área no 2º subsolo (garagem).
 Por motivos de segurança, será proibida a entrada de menores de 18 anos e empregados de
montadoras circulando pelas áreas comuns do hotel com sapatos sujos e roupas inadequadas,
uma vez que a promotora nem o Windsor Barra Hotel & Congressos não se responsabilizam
por eventuais acidentes.
 Recomenda-se a utilização de EPIs durante a montagem e a desmontagem dos estandes;
 Não permitir a execução de serviços que provoquem barulho, odores desagradáveis ou sujeira
de forma que prejudiquem as outras montadoras.
 Não é permitido que veículos de carga/descarga adentrem à área de estacionamento do
Windsor Barra Hotel & Congressos.
 É proibido fumar no interior do Windsor Barra Hotel & Congressos, conforme o Decreto n°
2018/96 e a Lei Federal n° 92914/96 que prevêem a proibição do uso de cigarros em ambiente
coletivo, privado ou público, com a penalidade de multa.
 Os sanitários de serviço existentes na área de serviço do Windsor Barra Hotel & Congressos
estarão liberados para a higiene pessoal dos empregados das montadoras, estando
terminantemente proibida sua utilização para limpeza de equipamentos, materiais, lavagem de
pincéis, etc.
 A Montadora que não terminar a montagem do estande dentro do prazo estipulado pela
Organização estará sujeita ao pagamento de multa no valor de R$500,00 (Quinhentos Reais)
/hora.
 Caberá às montadoras e expositores manterem em bom estado de funcionamento,
providenciando o reparo ou substituição de móveis, equipamentos e utensílios, eventualmente
danificados nos perímetros das áreas locadas por estes. No término do evento, as áreas
locadas serão restituídas nas mesmas condições em que foram locadas, ressalvada a
deterioração natural de uso regular.
 Qualquer pessoa, por quaisquer motivos, que venha a perturbar o ambiente de trabalho será
retirada do Centro de Convenções.
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 Não será autorizada a colocação ou fixação de qualquer tipo de material nas paredes,
divisórias, portas, etc. Inclusive bandeiras e/ou similares não poderão ser pendurados no teto
dos salões, foyers, etc. Para maiores informações, consultar Coordenação de Eventos do
Hotel.
 Não será permitida a entrada dos seguintes materiais: Serra circular de bancada e Disco de
corte para ferro e alumínio.
3.1. Altura Máxima Permitida
A altura máxima permitida para estandes decorados por qualquer montadora será,
obrigatoriamente limitado a 3,40 metros, considerado do piso local ao elemento construtivo de
maior elevação. Ficando isentado deste controle apenas braços ou haste para sustentação de
luminárias, refletores, holofotes e/ou similares.
Cada Expositor deverá submeter seu projeto de estande para aprovação da Organização do
Evento até o dia 07 de março de 2014, conforme descrito no item 4.6.
Todo o elemento decorativo ou testeira deverá ter acabamento de ambos os lados, seja na divisão
com estandes contíguos, seja na divisão com ruas transversais.
3.2. Decoração Especial – Paredes Divisórias
Em caso de estandes geminados, as paredes voltadas para os estandes vizinhos, deverão ter
acabamento na cor branca a partir de 2,20 metros.
Qualquer elemento construído não deverá ultrapassar os limites demarcados do estande (Ex:
vitrines, torres e testeiras), e não poderão ser construídos no local da exposição ou ultrapassando
os limites volumétricos do stand.
Paredes de vidros serão permitidas, desde que respeitadas as Normas de Segurança. Paredes de
até 3m de altura poderão ser de vidro simples devidamente sinalizado com fitas adesivas, logotipo,
tarjas coloridas, grafismo, etc., sem qualquer tipo de aplicativo que tire a visibilidade interna do
estande.
Quanto às paredes de vidro acima de 3m é obrigatório o uso de películas de segurança, do tipo
“insulfilme”. O vidro deverá ser laminado, temperado ou substituído por acrílico com no mínimo de
6 mm.
Projeções e/ou iluminações de globo ou assemelhados não deverão exceder as áreas
volumétricas do estande do expositor.
É proibida qualquer construção (piso, paredes, etc.) em concreto ou alvenaria.
3.3. Paredes e fechamentos para estandes ilhas ou ponta de Ilhas.
As paredes deverão obedecer o limite máximo de altura permitida e somente poderão ser
construídas numa área de no máximo 50% da metragem linear da lateral do estande. Acima desta
metragem poderão ser utilizados vidros simples devidamente sinalizados com fitas adesivas,
logotipo, tarjas coloridas, grafismo, etc., sem qualquer tipo de aplicativo que tire a visibilidade
interna do estande e corredores da feira.
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3.4. Localização dos Estandes
O Expositor receberá a área do seu estande demarcada no piso caso opte pela contratação de
decoração especial realizada por outra montadora. Caso opte pela montagem básica, receberá
seu estande delimitado por divisórias Octanorm. Caberá à Montadora Oficial demarcar a
localização dos estandes, atendendo a ordem cronológica de solicitações e chegada de outras
montadoras, e também às necessidades técnico-operacionais de montagem.
3.5. Estandes Básicos incluem
 Piso forrado com carpete cinza grafite diretamente sobre o piso local.
 Paredes com painéis TS de fórmica branca (altura = 2.30m) encaixados em perfis de alumínio
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octogonal.
Plaquetas de identificação na cor branca (1m x 25 cm) com nome do expositor confeccionado
em letras Areal Bold pretas em vinil adesivo.
Iluminação com arandelas e lâmpadas 100 w/220 v sendo uma a cada 3 m2.
Uma tomada 500 w/110 v em cada estande.
Material cedido na forma de locação.
Todo material mencionado neste item é de propriedade da Montadora Oficial e cedido ao
Expositor a título de locação, devendo ser devolvido nas mesmas condições em que foram
recebidos. Não é permitido copiar, furar, colar, cortar, pintar, pregar e arranhar estes
materiais.
*Materiais da montadora oficial extraviados ou danificados serão cobrados do Expositor.
O Expositor que for utilizar plaqueta de identificação fornecida pela montagem básica, deverá
preencher no Formulário Anexo 1 o nome principal de sua empresa. Esta plaqueta suporta letra
Areal Bold pretas em vinil adesivo, altura 7 cm e até 15 caracteres.
3.6. Aprovação de Estandes com Projetos Especiais e Adicionais
Para os expositores que contratarem a montadora de sua preferência, solicitamos
encaminhar o projeto para aprovação, até o dia 07/03/2014, contendo os itens listados
abaixo:
Os projetos deverão conter:
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Termo de Responsabilidade assinado e carimbado pela Montadora e Expositor.
Planta baixa (layout do estande) com a assinatura do Arquiteto/Engenheiro responsável.
Planta contendo as elevações, recuos e assinatura do Arquiteto/Engenheiro responsável.
Perspectiva contendo a assinatura do Arquiteto/Engenheiro responsável.
Comprovante do recolhimento da guia de RRT/CAU/CREA-RJ.
Localização das instalações elétricas/QDL na planta baixa.
Não será permitida a construção de estandes com mezanino.
Atenção: Observar o envio de cópia do projeto do estande contendo: elevação cotada do estande,
perspectiva (arquitetônica), planta de eletricidade (técnica) e todas as especificações técnicas, as
quais deverão estar devidamente assinadas por arquiteto/engenheiro.
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*Nenhum projeto será montado sem a prévia aprovação da Montadora Oficial PROFORMA
STANDS e da Organização do Evento, que não esteja de acordo com essas Normas.
Para realização de projetos especiais, adicionais na montagem básica, locação de mobiliário e
demais serviços, indicamos o preenchimento dos Formulários Anexos 6 e 7.
Caso sua empresa não esteja utilizando os serviços de montagem deverá credenciar sua
montadora através do Formulário Anexo 4.
3.7. Embargo da Construção.
Os Organizadores têm o direito de embargar a construção do estande ou a parte dele que possa
estar em desacordo com as normas deste manual. Caso a montadora contratada pelo Expositor
não reformule o projeto e a construção em tempo hábil o estande não poderá ser utilizado no
período de realização do evento, sem prejuízo dos custos contratuais com os organizadores.
3.8. Projeção Horizontal do Estande
A projeção horizontal de qualquer elemento da montagem (incluindo vitrines) ou de produtos
expostos deverá, obrigatoriamente, estar totalmente contida nos limites da área do estande.
Não serão aceitas projeções sobre estandes contíguos ou sobre a passagem do público.
3.9. Desmontagem
É obrigação do Expositor retirar toda a sua mercadoria, bem como providenciar a desmontagem
de seu estande no prazo e dentro dos horários estipulados neste manual.
O Expositor é inteiramente responsável pela sua mercadoria de exposição enquanto esta
permanecer no recinto da exposição.
Os materiais e equipamentos eventualmente remanescentes no interior do salão após o término do
período permitido serão retirados pelos organizadores, que não se responsabilizarão por perdas,
danos, avarias, roubos ou extravios de qualquer natureza.
Será de responsabilidade da empresa organizadora fazer a desmontagem dos estandes e retirada
de todos os produtos, materiais e equipamentos nos prazos e condições previamente
estabelecidos.
Atrasos na devolução dos espaços alugados serão cobrados com multas.
Deverão ser seguidos os mesmos passos e cuidados para a proteção do chão, paredes, portas,
elevadores, etc. por ocasião da desmontagem conforme normas estabelecidas neste “Manual do
Expositor” na seção referente à montagem de estandes.
O horário limite para a desmontagem dos estandes é até 22h00 do dia 26/04/2014 e dia
27/04/2014 até 8 h às 18h impreterivelmente.
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4. Serviços de Infra Estrutura em Geral
4.1. Taxa de Limpeza
Todos os expositores deverão recolher a taxa de limpeza bruta e fina, conforme Formulário
Anexo 03.
Durante a realização do evento, o Promotor se encarregará da limpeza geral das áreas comuns da
Exposição. Cada montadora é responsável pela limpeza do estande em que estiver trabalhando e
não poderá utilizar as vias de circulação para deposição de entulhos, materiais, embalagens,
equipamentos, ferramentas e/ou produtos a serem instalados ou utilizados no estande. Toda a
execução dos serviços deverá ser realizada dentro dos limites do próprio estande.
4.2. Segurança
Durante a realização do evento, o Promotor se encarregará da segurança geral das áreas comuns
da Exposição. Cada montadora é responsável pela segurança do estande em que estiver
trabalhando.
O Promotor e o Hotel Windsor Barra & Congressos não se responsabilizarão por qualquer perda,
dano e/ou extravio de materiais no recinto do evento. A segurança fornecida cobre apenas a área
do evento de maneira global e não específica, em cada estande, não podendo o Expositor exigir
vigilantes do evento em seu estande.
A guarda e zelo dos materiais e produtos expostos por ocasião do evento serão de inteira
responsabilidade do expositor, desde a entrada de mercadorias no Centro de Convenções até o
término da retirada das mesmas.
A vigilância da área interna dos estandes é responsabilidade do expositor. O expositor que julgar
conveniente contratar os serviços de vigia exclusivos para o seu estande poderá contratar direto
com a empresa cadastrada o hotel sugeriu
GRUPO SOLIDEZ SEGURANÇA E VIGILÂNCIA LTDA.
 Marcelo Reque / Marcelo Principe
 [email protected]
 Tel.: (21) 2569-3336 / 2568-1822 / 2568-0981 – ramal 22
4.3. Serviços Terceirizados
Os funcionários contratados pelos expositores para prestação de serviços como montagem de
estande, segurança e limpeza deverão estar devidamente uniformizados, identificados com o
crachá de sua empresa e informados sobre as regras deste manual. Os expositores deverão
observar as regras estabelecidas pelo Ministério do Trabalho quanto a contratação de mão de obra
temporária.
A relação de funcionários contratados deverá ser encaminhada através do Formulário Anexo 5
até o dia 04/04/2014.
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Solicitamos instruir estes funcionários que:
 Os lucha-boxes serão servidos para consumo exclusivo dos congressistas.
 Não será permitido pedir brindes aos expositores.
 Não será permitida a permanência de funcionários sem crachás de identificação e não
uniformizados na exposição.
4.4. Ponto de Água
Não há a possibilidade de instalação hidráulica no local da montagem.
4.5. Jardins e Plantas
Jardins, flores, e plantas ornamentais serão permitidos desde que em vasos, cestas ou outros
recipientes que deverão proteger adequadamente o piso do Salão de Exposição do Centro de
Convenções do Windsor Barra Hotel & Congressos ou o carpete dos estandes.
4.6. Taxa de Consumo de Energia Elétrica
Todos os expositores deverão recolher a taxa de consumo de energia elétrica, conforme
Formulário Anexo 02.
Todos os estandes com decoração especial deverão possuir uma caixa de entrada de energia
elétrica principal com chaves corta circuito, apropriadas para a carga estipulada. Se tal caixa não
estiver dentro das especificações técnicas exigidas, a MONTADORA OFICIAL, a seu critério, não
conectará a instalação elétrica do estande ao sistema principal do Centro de Convenções até que
a caixa seja substituída por outra aceitável.
A distribuição de energia elétrica nos estandes especiais será de responsabilidade exclusiva da
empresa expositora, devendo esta observar rigorosamente as normas da ABNT e ditadas pela
Light, provendo a entrada ou entrada da rede com disjuntores e fusíveis adequados.
Após o encerramento diário das atividades, todos os circuitos de energia elétrica serão desligados,
com exceção dos equipamentos que necessitem ficar ligados em período integral. Estes deverão
estar ligados em circuitos independentes e ter a identificação “NÃO DESLIGAR”.
A proteção geral do quadro deverá, necessariamente, ser feita por disjuntores.
É de responsabilidade do Expositor desligar a energia do seus estandes ao fim de cada dia.
A área do evento é suprida com tensão 380 V trifásica / 220 V monofásica.
É estritamente proibido o uso de iluminação que possa causar interferência nos equipamentos
elétricos ou eletrônicos de terceiros.
As conexões elétricas, de informática e telefones nos painéis de distribuição do centro de
convenções deverão ser executadas pela equipe de manutenção do centro de convenções e do
evento presentes no local do evento.
Todas as ligações elétricas, transmissão de dados, som e projeção (ou similares) deverão ser
feitas sob o piso suspenso do complexo.
Não será permitida a passagem de fios em frente às portas, que deverão permanecer livres para
circulação.
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4.7. Telefones
Caso a empresa expositora tenha interesse em instalar no seu estande linha telefônica direta, a
coordenação de eventos deverá ser informada para as providências, devendo para tanto, receber
a solicitação no prazo de 45 (quarenta e cinco) dias antecedentes ao evento. Nesse caso, as
providências junto à companhia telefônica serão de responsabilidade do cliente. Ademais, quando
da instalação, haverá a supervisão da equipe técnica do Windsor Barra Hotel & Congressos.
4.8. Internet e Linha Telefônica
Caso sua empresa precise de ponto(s) de internet e ponto de telefone, favor solicitar diretamente
ao Hotel Windsor Barra até 11/04/2014.
4.9. Alimentos e Bebidas
O fornecimento de alimentos e bebidas para os estandes, bem como os “lunch box” para os
Simpósios Satélites, é uma exclusividade do Departamento de A & B do Windsor Barra Hotel &
Congressos.
Caso sua empresa tenha interesse em utilizar estes serviços ou negociar outras formas
alternativas, favor contatar:
Windsor Barra Hotel & Congressos
 Bianca Rodrigues Depto de Eventos
 Tel.: 21-2195-5000 –
 Email: [email protected].
Estas normas fazem parte do contrato feito entre o Congresso e o Centro de Convenções.
A Empresa Organizadora e a Comissão Organizadora não se responsabilizam caso sua empresa
não cumpra o procedimento acima.
4.10. Carga e Descarga
A carga e descarga de materiais para a montagem/desmontagem de estandes deverá ocorrer pela
porta dos fundos do estacionamento do Hotel – Rua Martinho Mesquita, sem número, Barra da
Tijuca, Rio de Janeiro, RJ, 22620-170. Todo o material deverá estar acompanhado da Nota Fiscal
correspondente.
Não será permitida a entrada de menores, pessoas sem documento de identidade ou pessoas que
não estejam devidamente uniformizadas.
As docas de recebimento são destinadas à carga e descarga de materiais e equipamentos, sendo
vedado o estacionamento de qualquer tipo de veículos nessa área.
O Hotel Windsor Barra não dispõe de pessoal e carrinhos para transporte deste material até o
depósito e nem do depósito até o estande. Caso a empresa expositora necessite poderá contratar
carregadores do Hotel com um mínimo de 48 h antes do evento.
Nenhum material poderá sair do centro de convenções sem a cópia comprovante de autorização
de entrada.
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5. Entrada e Saída de Material
Acesso pela Portaria de Serviço, localizada à Rua Martinho Mesquita, sem número, Barra da
Tijuca, RJ, CEP: 22620-170.
6. Estacionamento
O estacionamento do Windsor Barra Hotel & Congressos é terceirizado, portanto valores e
disponibilidade deverão ser consultados diretamente com o responsável. É proibido o acesso de
caminhões e ônibus (bem como de outros veículos pesados), à área do estacionamento do centro
de convenções. As docas de recebimento são destinadas à carga e descarga de materiais e
equipamentos, sendo vedado o estacionamento de qualquer tipo de veículos nessa área.
7. Normas & Regulamentos
INSTALAÇÕES ESPECIAIS: quaisquer equipamentos cuja demonstração possa apresentar riscos
para o público, para estandes contíguos ou para o pavilhão, deverão ser providos de instalações
especiais que eliminem por completo qualquer periculosidade, podendo, a critério dos promotores
ser solicitada a retirada caso as condições assim o indiquem.
EXTINTORES: é obrigatório o uso de extintor de incêndio em todos os estandes. A cada 25 m²
deverá ser colocado 1 (um) extintor de incêndio de no mínimo 4 kg de pó químico seco (PQS) e 1
(um) outro de CO² (6 kg). Sugerimos contratar com a montadora de seu estande antecipadamente.
sugerimos contratar com a montadora de seu estande antecipadamente.
Atenção: Alertamos que, caso haja fiscalização do Corpo de Bombeiros a responsabilidade
pelo comprimento das normas técnicas é exclusiva de cada Expositor, que fica sujeito às
penalidades da lei.
EQUIPAMENTOS PROIBIDOS: é proibido o funcionamento de motores a combustão no interior do
pavilhão; é também proibida à utilização de explosivos, gases não inertes, tóxicos e combustíveis.
É proibida a utilização de botijões de gás, bem como de fogareiros e estufas no interior do Windsor
Barra Hotel & Congressos.
AR CONDICIONADO: é proibido o uso de aparelhos de ar condicionado nos estandes. O Centro
de Convenções Windsor Barra & Congressos é climatizado.
DETECTORES DE FUMAÇA: os salões, foyers e áreas de circulação do Centro de Convenções
Windsor Barra & Congressos estão equipados com detectores de fumaça, sistema sprinkler e
extintores. Em nenhuma circunstância essas instalações poderão estar obstruídas pela colocação
de qualquer tipo de material.
Atenção: O “Windsor Barra Hotel & Congressos”, poderá sustar ou determinar o período (horário)
de demonstração de qualquer equipamento, que a seu critério possa apresentar riscos às
pessoas, produtos, estruturas ou estandes, tais como: as que produzem alto nível de ruído,
vibrações, fumaça, adores ou qualquer outro que possa perturbar os clientes e hóspedes, bem
como as operações dos estandes ou centro de convenções em geral.
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8. Normas do Windsor Barra & Hotel a Serem Observadas
Pisos, Paredes, Teto, Elevador, Divisórias e Blindex
 O piso das salas não pode ser demarcado, furado ou pintado. Em todos os complexos deverão
ser tomados cuidados especiais para não danificar o carpete, parede e demais estruturas.
Ademais, o carpete não poderá ser removido.
 Os estandes com estruturas construídas deverão entrar no pavilhão semi-prontos, faltando
apenas os detalhes de acabamento final.
 Não será permitido lixar, emassar e/ou pintar as paredes dos estandes nas dependências do
pavilhão.
 As vias de circulação e os estandes contíguos não poderão ser utilizados para a deposição de
materiais, ferramentas e produtos a serem instalados no estande. Toda a operação deverá ser
realizada exclusivamente dentro dos limites do estande do próprio Expositor.
 Todo trabalho com graxa, tintas para retoque ou materiais corrosivos, pós e líquidos, deverá
ser realizado em vasilhames adequados, evitando danos às pessoas, ao Centro de
Convenções e aos estandes contíguos.
 Todo o estande que possuir painéis de vidro de frente para a área externa deverá utilizar
sinalização de alerta nos mesmos, a fim de facilitar a visualização do público, evitando
possíveis acidentes.
 Para fixação de carpete diretamente no piso do pavilhão, somente poderá ser utilizado fita
dupla face 3M 25 mm, sendo proibido a aplicação de cola. Toda fita deverá ser retirada após o
evento.
 Todas as construções deverão estar acomodadas no piso sem danificá-lo, devendo ser
providenciado forração total da área de montagem nas salas e estandes, com ou sem tablado,
para a proteção do carpete/granito, e não deverão ultrapassar o limite de 450 kg/m².
Equipamentos pesados e cargas puntiformes deverão estar apoiados em placas de aço
emborrachadas ou plataformas de madeira respeitando-se o correto dimensionamento para
cada tipo de carga.
 Quaisquer danos causados a estrutura do Centro de Convenções do Hotel, sendo comprovada
a autoria dos mesmos, serão de responsabilidade do Expositor e de seus fornecedores.
 Os corredores e elevadores utilizados durante a montagem como acesso até o local dos
estandes, deverão ser cobertos com forração protetora as quais deverão ser retiradas
imediatamente após o termino do serviço de montagem. O elevador possui capacidade
máxima de carga de 1.000kg, largura 1,48m, profundidade 1,40m, altura (Max) 2,20m e porta
1,40 x 2,08. Não será permitida a utilização dos elevadores sociais para transporte de material.
 Os estandes deverão ser montados a uma distancia mínima de 1,00 das divisórias e colunas,
bem como a montagem não poderá ser realizada em frente de quadros elétricos e de telefonia,
saídas de emergência e extintores de incêndio.
 Todos os projetos deverão manter as saídas de emergência e áreas de escape desimpedida.
Sob pena de impedimento da montagem.
14
9 . Crachás de Expositor
Os crachás de expositores serão confeccionados com o nome da empresa, respeitando a
quantidade limite de crachás estipulada no ato da assinatura do contrato que cada expositor firmou
com o Promotor do evento.
Não serão confeccionados crachás com os nomes dos funcionários, exceto os de montagem e de
serviço.
IMPORTANTE:
Não serão confeccionados crachás adicionais mesmo em casos de perda e ou extravio.
Informamos que o crachá de expositor permite acesso somente à área de exposição. Caso o
expositor tenha interesse em assistir determinada atividade científica, deverá requisitar à Empresa
Organizadora, que tomará as devidas providências junto à Comissão Organizadora.
10. Remessa e Retorno de Mercadorias
 Materiais para utilização durante o evento somente poderão ser entregues nos dias estipulados
para montagem.
 Os expositores são responsáveis pelo transporte e manuseio de seus respectivos materiais
nas dependências do Centro de Convenções bem como pela utilização de carrinhos e
equipamentos para seus estandes.
 Todos os materiais e equipamentos deverão, na entrada e saída, estar acompanhados das
respectivas notas fiscais. Nem o Centro de Convenções nem a Organização do Evento
emitem notas de entrada ou saída de materiais.
 A nota fiscal de envio de produtos para o evento deverá ser emitida em nome da própria
empresa participante com seu CNPJ e inscrição estadual.
 Solicitamos não enviar em nome do Centro de Convenções nem da Organização do Evento.
 Nos espaços próprios deverão constar as quantidades de produtos, valores unitários e totais.
 Todo o material para o evento somente poderá entrar no Centro de Convenções com a relação
de materiais e equipamentos, para conferência da segurança do evento.
 É de responsabilidade exclusiva de o Expositor cumprir com as exigências legais relativas aos
procedimentos de remessa de mercadorias, equipamentos, produtos, utensílios, etc.
 O Expositor deve emitir Nota Fiscal de simples remessa, em nome do próprio Expositor
(Estabelecimento Remetente).
 Recomendamos o uso de segurança no intuito de evitar qualquer constrangimento.
15
 No cabeçalho da Nota Fiscal deverá estar preenchido todos os campos (Razão Social da
empresa, Endereço, CNPJ e Inscrição Estadual) do próprio Expositor (Estabelecimento
Remetente). O mesmo se aplica para remessas efetuadas através de filiais. A remessa de
mercadorias, produtos, etc., mesmo que de terceiros, deverá estar acobertada por Nota Fiscal
do próprio Expositor. No corpo da Nota Fiscal deverão ser relacionadas todas as mercadorias,
produtos, equipamentos, etc., inclusive com seu valor real, bem como a seguinte expressão:
“Estas mercadorias destinam-se à exposição no evento 1º CONGRESSO DE MEDICINA
PERIOPERÁTÓRIA, a ser realizada no Centro de Convenções Windsor Barra & Hotel,
localizado à Rua Martinho Mesquita, sem número, Barra da Tijuca, RJ, CEP: 22620-170, Rio
de Janeiro, devendo retornar no prazo máximo de 60 dias.” “Saída com isenção do ICMS, de
acordo com o Artigo 33.º, Anexo I do RICMS´2000.” No caso de estabelecimento industrial,
deverá incluir ainda a expressão abaixo:
o “Saída com suspensão do IPI, de acordo com o Artigo 40.º - Inciso II do RIPI/98.”
Para o retorno de mercadorias, emitir Nota Fiscal de Entrada, em seu próprio nome, mencionando
o n.º e data da Nota Fiscal que acobertou a remessa, fazendo contar a expressão:
o
“Retorno de Exposição – 1º CONGRESSO DE MEDICINA PERIOPERÁTORIA, a ser
realizada no Centro de Convenções Windsor Barra & Hotel, localizado à Rua Martinho
Mesquita, sem número, Barra da Tijuca, RJ, CEP.: 22620-170, Rio de Janeiro, proveniente
da Nota Fiscal de remessa N.º...... (data).” “Retorno com isenção do ICMS, de acordo com
o Artigo 33.º, Anexo I do RICMS´2000.” No caso de estabelecimento industrial, deverá
incluir ainda a expressão abaixo:
o
“Retorno com suspensão do IPI, de acordo com Artigo 40.º - Inciso II do RIPI/98.”
A circulação de mercadorias dentro e fora do pavilhão de exposições, bem como o acesso e saída
destas mercadorias ao local de exposição (estande, área de demonstração, etc.), não são alvo de
fiscalização da PROMOTORA. Os documentos acima são exigidos pelos órgãos de fiscalização
competentes federais, nacionais e/ou municipais; sendo obrigatórios para quaisquer tipos de
transporte de mercadorias.
Recomendamos a contratação de segurança particular para evitar transtornos.
11. Entrega de Material Promocional (Quando da entrega direta no Hotel)
O material promocional de patrocinadores que for entregue diretamente no Windsor Barra Hotel &
Congressos, com antecedência ou no dia da montagem do evento, deverá ser identificado com os
seguintes dados e acompanhados de suas respectivas notas fiscais de remessa contendo:




Nome do Evento
Empresa Expositora
Data do Evento
Responsável e Telefone
Atenção: a entrega antecipada de material para o evento, deverá ser feita nos dias 22 e 23
/04/2014, entre 08h00 às 18h00, para o endereço da Av. Sernambetiba, 2.630, Centro de
Convenções Windsor Barra Hotel & Congressos, Andar Térreo, Barra da Tijuca, CEP: 22.620-170,
Rio de Janeiro, RJ.
O expositor deverá designar um funcionário da empresa para recebimento do material. O Hotel
não se responsabilizará pelo recebimento de mercadorias.
16
12. Órgãos Regulamentadores
12.1. Autorização de Funcionamento Provisório / Secretaria Estadual de Fazenda: Lembramos a
necessidade de respeitar a resolução 2887 de 18/12/1997 da Secretaria Estadual de Fazenda
que regulamenta a participação de empresas em exposições (Modelo do formulário em anexo).
Obs(a).: Para os serviços de despachantes sugerimos o escritório de despachante cadastrado:
 RENY AZEVEDO – (21) 3805-1167 / 98146-8155
Obs(b): EMPRESA DE OUTROS ESTADOS:
Em caso de venda deverá enviar cópia da nota fiscal de remessa para o evento com total de
produtos. A Inspetoria Estadual Irá calcular o valor do ICMS a ser recolhido para RJ e emitirá uma
guia para pagamento.
12.2. ANVISA: É estritamente necessário o cumprimento das orientações da ANVISA/RDC
102/00, conforme orientações no formulário 08.
12.3. Ministério do Trabalho e Emprego:
Informamos que a empresa expositora deverá cumprir a Lei nº 6.019, de 03 de janeiro de 1974,
Decreto nº 73.841, de 13 de março de 1974 e Instrução Normativa nº 3, de 1º de setembro de
1997 do Ministério do Trabalho e Emprego(Grupo Especial de Fiscalização em Feiras, Congressos
e Eventos), localizada na Av. Presidente Antônio Carlos, 251/14º andar, Centro, RJ, Tel.:
(21)2533-1496 que dispõe de um Manual de Orientação da Regular Contratação de
Trabalhadores.
12.4. CREA – RJ:
Rua Buenos Aires, 40 – loja – Centro - Tel.: (21) 2518-0550 / 2206-9662 R.314
13 .Disposições Gerais
 Sorteios só serão permitidos após o término das atividades científicas.
 É vedada a retransmissão de música ou uso de aparelho sonoro e ruídos que possam
incomodar os demais expositores, exceto projeção de áudio visuais com sonorização da voz
humana normal. A Comissão Organizadora poderá, a qualquer momento, solicitar a
interrupção de transmissões que julgar inconvenientes ou incômodas.
 É vedada a utilização de substâncias inflamáveis, explosivos, gases perigosos, materiais
radioativos ou substâncias altamente inflamáveis. É expressamente proibida a colocação e
exposição de materiais explosivos ou nocivos que ofereçam qualquer risco à integridade física
dos visitantes.
17
 É expressamente proibido usar qualquer tipo de equipamento que produza fogo, inclusive
fornos, braseiros ou jatos de gás. Também é proibido operar máquinas de combustão interna
ou qualquer tipo de equipamento que emita qualquer tipo de gás tóxico, ou ainda, fumaça ou
graxa dentro do Centro de Convenções. Casos excepcionais serão estudados e poderão ser
autorizados pela Montadora Oficial, e para tal, favor entrar em contato.
 A exposição de equipamentos ou materiais promocionais deverá obedecer aos limites do
estande. Qualquer tipo de promoção a ser realizada por empresa expositora no interior do
centro de convenções ou utilizando o nome deste fora dos limites de seu estande, somente
será permitido, mediante autorização prévia da Organização do evento.
 O piso do local do evento, bem como paredes, colunas ou qualquer outra estrutura, não poderá
ser demarcado, pintado, furado ou danificado. Qualquer dano causado será de
responsabilidade do Expositor, que deverá arcar com as despesas de reparo ou reposição,
estipulada pela equipe técnica da Administração do local do evento.
 Por questões de segurança, é obrigatório que todos os participantes, expositores, staffs,
apoios utilizem a credencial de identificação do evento.
 Os funcionários deverão estar devidamente trajados com uniforme da empresa, sendo proibida
a entrada de trajes como bermudas, camiseta regata e chinelo. É vedado o acesso de pessoas
com sinais de estado etílico
18
1º CONGRESSO DE MEDICINA PERIOPERATÓRIA
Hotel Windsor Barra – Rio de Janeiro
24 a 26 de abril de 2014.
Nome para Testeira –
Estande Montagem Básica.
01
Devolver até 28 de Março de 2014.
Expositor:
N° Estande:
Contato:
Email:
Telefone:
Data ____/_____/______
Fax:
Assinatura _____________________________________________
MONTAGEM BÁSICA PADRONIZADA
CONFIRMAÇÃO DA MONTAGEM BÁSICA:
Sim - utilizaremos a Montagem Básica
Não - declinamos da Montagem Básica e receberemos a Área Livre (apenas espaço demarcado no
piso do Salão de Exposição).
Especificações:







Áreas: diversas
Piso forrado com carpete cinza grafite, 3 mm diretamente sobre o piso local.
Paredes com painéis TS de fórmica branca (altura = 2.20m) encaixados em perfis de alumínio octogonal.
Plaquetas de identificação na cor branca (1m x 25 cm) com nome do expositor confeccionado em letras Areal
Bold pretas em vinil adesivo.
Iluminação com arandelas e lâmpadas 100 w-220v sendo uma a cada 3 m2.
Uma tomada 500 w-220v em cada stand.
Material cedido na forma de locação
ATENÇÃO:
 A tensão elétrica no local é de 220-Volts. Alertamos aos Expositores que necessitarem utilizar voltagem de 110-Volts
para seus equipamentos, que deverão providenciar transformadores adequados para as tomadas, além de
estabilizadores de energia para os aparelhos sensíveis à variação de tensão, evitando-se assim que qualquer
oscilação que danifique ou desligue automaticamente os respectivos aparelhos.
NOME NA TESTEIRA:
 Favor indicar, no quadro abaixo, o nome de sua preferência que aparecerá na testeira (preenchimento obrigatório
para estandes de Montagem Básica) - máximo de 14 caracteres. O nome do Expositor aparecerá de maneira uniforme
nas testeiras. Caso não seja fornecido na data estipulada acima, será escrito o nome do Expositor da melhor maneira
possível, até 14 caracteres.
Para a inclusão de logomarcas na testeira e elementos extras, solicitar através dos formulários 6 e 7.
Perspectiva:
Enviar o formulário preenchido para:
PRO FORMA STANDS
E-mail: [email protected],br
Telefax: (21) 2270-3555/3976-2332/3105-4675
19
Taxa de Energia Elétrica
OBRIGATÓRIO
02
Devolver até 28 de março de 2014.
ATENÇÃO!
Estandes com Montagem Básica:
 A Montagem Básica inclui um spot para cada 3m² de área e uma tomada de 500 w-220v em cada estande. Os
estandes com Montagem Básica que necessitarem de tomadas e spots extras, além do que será instalado na
Montagem Básica, deverão solicitar diretamente para a Montadora Oficial. O pagamento da taxa de consumo é
obrigatória.
Expositor:
N° Estande:
Contato:
Email:
Telefone:
Data ____/_____/______
Fax:
Assinatura __________________________________________________
PONTO DE ENERGIA ELÉTRICA – ESTANDES CONSTRUÍDOS E ESTANDES COM
COMPLEMENTAÇÕES
 O Expositor que optar por construir seu estande sem utilização da Montagem Básica, receberá a área do estande
demarcada no piso e sem energia elétrica. O pagamento da taxa de consumo é obrigatória. Os stands básicos já
possuem elétrica sendo distribuídos de acordo com cada metragem. Os stands de 6 e 9m 2 (1 KVA), 12 e 15m 2 (1.5
KVA) e 21m2 (2 KVA). Esta carga é fornecida gratuitamente. Os expositores com stands básicos que necessitarem de
cargas adicionais, deverão solicitar a carga extra, preenchendo este formulários, sem fracionamento de KVA.
 Para requisição da instalação do ponto de energia e a carga necessária, os Expositores e/ou as Montadoras
contratadas, deverão enviar esse Formulário para a PRO FORMA STANDS que encaminhará aos organizadores do
evento que farão a cobrança mediante Nota de Fiscal para pagamento através de depósito bancário com vencimento
inferior a data de inicio da montagem.
Descrição da Solicitação do Ponto de
Energia
220-Volts – Tensão 380
Preço Unit.
Por KVA -(R$)
Qtd.
Valor Total - (R$)
180,00
Consumo de Energia Elétrica
Ver Tabela
abaixo
Custo total (R$)
Localização do Ponto:
 Enviar a planta baixa do projeto especial do estande com a localização do ponto de energia elétrica para que a
empresa Montadora Oficial PRO FORMA STANDS, que fará a instalação da Rede Elétrica, possa deixar o respectivo
ponto-cabo, o mais próximo possível.
Nota: As empresas montadoras não poderão iniciar seus trabalhos sem a comprovação do pagamento da taxa de
Energia Elétrica Obrigatória.
PRO FORMA STANDS
Telefax: (21) 2270-3555/3976-2332/3105-4675
20
0303
Taxa de Limpeza
OBRIGATÓRIO
Expositor:
N° Estande:
Contato:
Email:
Telefone:
Data ____/_____/______
Fax:
Assinatura _____________________________________________
TAXA DE LIMPEZA PARA TODOS OS ESTANDES
O pagamento da Taxa de Limpeza para todos os estandes é obrigatório. Esta taxa destina-se a varredura do salão
de exposição durante e após a montagem, durante a realização do evento, bem como no final da desmontagem.
 Os Expositores e/ou Montadoras deverão enviar esse Formulário para a PRO FORMA STANDS que encaminhará
aos Organizadores que farão a cobrança mediante Nota de Débito e Boleto Bancário com vencimento inferior a data
de início da montagem.
Descrição dos Serviços / Itens
Taxa de Limpeza Estandes
Construídos (calculada de acordo
com a metragem quadrada do
estande).
Preço Unit./ m² (R$)
M²
Valor Total - (R$)
25,00
Custo total (R$)
Nota:As empresas Montadoras não poderão iniciar seus trabalhos sem a comprovação do pagamento da Taxa de
Limpeza na Montagem.
PRO FORMA STANDS
Telefax: (21) 2270-3555/3976-2332/3105-4675
21
Credenciamento Montadora e
Termo de Responsabilidade –
Estandes Construídos.
04
Expositor:
N° Estande:
Contato:
Email:
Telefone:
Fax:
Data ____/_____/______ Assinatura ____________________________________________________
Este Termo de Compromisso deverá ser assinado por um Representante da Empresa Expositora, devidamente autorizado, o qual
será responsável pelos atos de sua Empresa e da Empresa Montadora Contratada, com relação à Exposição e a área de seu
estande. Os Expositores que estejam contratando outra(s) Montadora(s) que não a Montadora Oficial PROFORMA para a
montagem e/ou decoração do estande deverão fornecer as seguintes informações, além de responsabiliza-se em receber e
Conservar o salão locado para que o mesmo seja mantido em bom estado de funcionamento, providenciando o reparo ou
substituição de móveis, equipamentos e utensílios, eventualmente danificados. No término do contrato, o salão será restituído nas
mesmas condições em que foi locado, ressalvado a deterioração natural de uso regular.
Montadora:
Endereço:
Cidade:
Estado:
Tel.: ( )
CEP:
Fax: ( )
Email:
Contato:
Cargo:
RG:
Data ____/_____/______ Assinatura ___________________________________________________
1. Concordamos e comprometemo-nos a observar as Regras e Regulamentos contidos no Manual do Expositor e outras
regulamentações locais aplicáveis à área do Expositor, caso surjam posteriormente, desde que informadas em tempo hábil.
Entendemos e concordamos que devemos desocupar o local da Exposição, no máximo até às 22h00 (horário local), do dia 26 de
abril de 2014 e 27 de abril de 2014 de 8h às 18h. Entendemos e concordamos ainda que sobre qualquer tempo excedente ao
estipulado, os Organizadores, o Hotel e a Montadora Oficial, a critério dos mesmos, poderão tomar as medidas necessárias para
esvaziar o local da Exposição, correndo por conta da Montadora os custo e riscos decorrentes de tais medidas.
2. Concordamos em completar e retirar todas as instalações dentro dos prazos estipulados para montagem e desmontagem da
Exposição, inclusive o transporte para a retirada do local da Exposição de todos os restos de material, assim como material não
aproveitado. Entendemos que nenhum trabalho será permitido, enquanto a Exposição estiver aberta ao público e que, para
qualquer trabalho incompleto, poderá vir a ser exigido o isolamento do mesmo, cujas despesas correrão por nossa conta.
3. Aceitamos as responsabilidades financeiras relativas à retirada, do local da Exposição, por terceiros, de acordo com as
instruções dos Organizadores, de qualquer fita adesiva, tira de carpete, lixo, material não aproveitado, que estejam nas áreas dos
estandes especificados acima, após as datas de desmontagem, inclusive de qualquer material relativo a reparo por danos
causados à área da Exposição.
4. Na eventualidade da inobservância da data limite, o Organizador, a Administração do Hotel Windsor Barra, a Montadora Oficial e
a Chefia da Segurança Oficial não serão responsáveis por quaisquer roubos ou danos, a qualquer material que permaneça na
área. Concordamos ainda em pagar aos Organizadores uma taxa de administração de 20% do custo dos serviços de
desmontagem e/ou retirada de tais materiais mediante a comprovação de tais custos.
5. Entendemos que aos funcionários da Montadora não será permitido o acesso ao local da Exposição se este Termo de
Compromisso não estiver devidamente preenchido, assinado e recebido pelos Organizadores. E se a Montadora não atender todas
as exigências das regras e regulamentos para elaboração e construção de estandes especiais contidos no Manual do Expositor.
Enviar Formulário devidamente preenchido e assinado para:
Tel: (21) 99163-8300
22
Formulário de credenciais
Pessoal de serviço/montagem.
05
Devolver até dia 04 de abril de 2014.
Nº
Nome:
Função
Montagem
RG:
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
Manutenção
1
2
3
4
5
6
Expositor ______________________________________________________________________
Nº Estande ________________
Data ____/____/_____ Assinatura _________________________________________________
Enviar Formulário preenchido e assinado para:
Tel: (21) 99163-8300
23
Solicitação Projeto Especial.
06
Solicitação de projeto e orçamento para serviços de Decoração Especial para estande.
Meu estande deverá conter os seguintes itens:
Revestimento de piso – Carpete / Decorflex / Outro indicar
Paredes construídas (em marcenaria)
Paredes em sistema OCTANORM
Paredes com vidros – em quais áreas?
Área externa de exposição – qual percentual da área total do estande?
Torres e totens
Vitrines externas ou internas
Depósito
Sala Vip com refrigeração
Salas de reunião com refrigeração
Balcão de Bar com banquetas
Balcões vitrine
Balcões de atendimento externo
Bancada para computadores
Testeira ou identificação especial
Logotipos – quantos?
Paisagismo
Equipamentos de áudio e vídeo – quais?
Outras necessidades
Expositor:
N° Estande:
Contato:
Email:
Telefone:
Data ____/_____/_____.
Fax:
Assinatura _____________________________________________
24
PRO FORMA STANDS
Telefax: (21) 2270-3555/3976-2332/3105-4675
Solicitação de elementos para
locação.
07
Devolver até 28 de março de 2014 .
0 = sem medida
V= medida variável
Discriminação
Painel branco
¹/² Painel branco ¹/² Vidro
Porta
Vitrine
Balcão armário
Balcão vitrine simples
Balcão vitrine com iluminação interna
Testeira sem logotipo
Testeira com logotipo
Prateleira de fórmica
Prateleira de vidro
Porta folhetos
Arandela
Tomada
Frigobar
Geladeira
Puff Branco quadrado
Mesa retangular grafite pés preto
Mesa redonda vidro pés pretos
Cadeira estofada grafite fixa
Cadeira estofada grafite giratória
Banqueta alta preta
Poltrona preta
Lixeira redonda preta
Vaso de planta
Mesa bistrô vidro cromada
Mesa redonda vidro cromada
Mesa de canto vidro cromada
Cadeira estofada cromada
Banqueta alta cromada
Poltrona estofada cromada
Lixeira Cromada
Medidas
Frente x lat x alt
1m x 2.20m
1m x 2.20m
96 cm x 2m
1m x 50 cm x 2.20m
1m x 50 cm x 1m
1m x 50 cm x 1m
1m x 50 cm x 1m
2mx 50 cm
2mx 50 cm
1mx 25 cm
1mx 25 cm
30 cm x 20 cm x 1.30m
--------------------------48 cm x 50 cm x 85 cm
60 cm x 60 cm x 1.80cm
45 cm x 45 cm x 40 cm
1.10m x 60 cm x 72m
80 cm x 72 cm
40 cm x 40 cm x 40 cm
45 cm x 45 cm x 45 cm
30 cm x 30 cm x 80 cm
55 cm x 60 cm x 40 cm
20 cm x 30 cm
40 cm x 40 cm x 1.30m
50 cm x 110m
80 cm x 72 cm
40 cm x 40 cm 40 cm
50 cm x 50 cm x 45 cm
30cmcx 30 cm x 80 cm
60 cm x 60 cm 60 cm
20 cm x 30 cm
Expositor:
Preço unit.
Quant
R$ 77.00
R$ 110.00
R$ 130.00
R$ 380.00
R$ 220.00
R$ 270.00
R$ 380.00
R$ 120.00
R$ 270.00
R$ 35.00
R$ 50.00
R$ 75.00
R$ 40.00
R$ 30.00
R$ 380.00
R$ 450.00
R$ 75.00
R$ 75.00
R$ 95.00
R$ 44.00
R$ 60.00
R$ 50.00
R$ 100.00
R$ 25.00
R$120.00
R$ 110.00
R$145.00
R$ 80.00
R$ 85.00
R$ 110.00
R$ 150.00
R$45.00
N° Estande:
Contato:
Email:
Tel.:
PRO FORMA STANDS
Telefax: (21) 2270-3555/3976-2332/3105-4675
25
Orientações ANVISA
08
1- Participação de estudantes e profissionais não habilitados a dispensação ou prescrição de
medicamentos:
Para que todos os profissionais e estudantes participem dos congressos médico-científicos sem que haja infração à legislação
sanitária, sugerimos o uso de crachás identificando as diversas categorias de profissionais presentes, uma vez que, desta forma,
fica viável a presença de todos na área de exposição e a entrega de material de promoção de medicamentos de venda sob
prescrição somente para aqueles habilitados a prescrever ou dispensar. Essa diferenciação poderá ser por cor, por discriminação
da profissão, ou seja, informar se é farmacêutico,enfermeiro, etc.
Para profissionais não habilitados a prescrever ou dispensar medicamentos poderá ser entregue material científico onde na capa
poderá ser colocado, exclusivamente, o nome comercial do medicamento e o respectivo princípio ativo, sem quaisquer
designações, símbolos, figuras, logomarcas, slogans e argumentos de cunho publicitário. Desta forma na área de exposições não
será permitido a distribuição de propaganda de medicamentos de venda sob prescrição médica a profissional não habilitado a
dispensar ou prescrever medicamentos, uma vez que esta é uma previsão constitucional e legal, por isso a necessidade da
diferenciação entre os profissionais por crachá nessa área de exposições.
2- Corresponsabilidade entre os promotores dos eventos, organizadores, enfim, todos os
envolvidos na realização do evento:
A lei 6.437/77, artigo 3º prevê a co-responsabilidade quando configurada infração sanitária, ou seja, todos aqueles que, de alguma
forma, deram causa para a infração ou para ela concorreram,serão responsabilizadas. Assim a ANVISA não pode se omitir frente a
legislação sanitária e deixar de responsabilizar os promotores de eventos, ou quaisquer outros que, como já colocado, se
envolveram na realização do mesmo. A regulamentação não trará de forma explícita a exclusão de responsabilidade de nenhum
organizador ou promotor de eventos. Portanto, frente à possível responsabilização dos organizadores de eventos, designados para
a gestão e operacionalização dos mesmo, estes devem expor tal responsabilidade aos patrocinadores.
3- Brindes tipo canetas, bloco de anotações, etc.:
A lembrança de marca é permitida desde que traga apenas o nome do medicamento, a DCB/DCI, podendo informar o nome do
fabricante. A lembrança de marca deve ser realizada exclusivamente em objetos relacionados a prática médica e com baixo índice
de exposição (canetas, blocos de anotações, mouse pad, etc) para que tais materiais não alcancem a população em geral. Nos
casos de medicamentos de venda sob prescrição médica, estes brindes devem ser direcionados exclusivamente a profissionais
habilitados a prescrever ou dispensar medicamentos e podem incluir aqueles que contêm fármacos constantes das listas da
Portaria 344/98. Os brindes de medicamentos de venda livre que não sejam relacionados a prática médica, ou que sejam
distribuídos ao público em geral, devem conter ainda nº de registro, contra-indicação principal e a advertência obrigatória, além de
observar as restrições da RDC102/2000.
4- Banners:
Poderão ser colocados banners na área de exposição apenas com o nome comercial do medicamento, seu princípio ativo e o
nome do fabricante, semelhante ao colocado na lembrança da marca. Contudo não poderá haver qualquer outra informação de
cunho publicitário, que acabe por promovê-lo. Esta promoção deverá ser feita por intermédio de material publicitário distribuído
exclusivamente a profissionais habilitados a prescrever ou dispensar medicamentos,no caso de medicamentos de venda sob
prescrição médica, sempre observando as informações exigidas pela RDC 102/2000.
5- Simpósios patrocinados pela Indústria Farmacêutica - Simpósios Satélites:
Todos os participantes dos congressos poderão ter acesso aos simpósios satélites. Contudo, se por ventura for entregue algum
material publicitário para os participantes, este material deve ser diferenciado. Se for relacionado a medicamentos de venda sob
prescrição médica e entregue para o profissional não habilitado a dispensar medicamentos, deverá ser feito por meio de material
científico que poderá conter na sua capa o nome comercial do medicamento e seu respectivo princípio ativo. Se entregue ao
profissional habilitado a dispensar ou prescrever medicamento, o material publicitário deverá seguir o que dispõe a RDC 102/2000.
Além disso, as palestras devem apresentar a referência bibliográfica completa das afirmações relacionadas
ao medicamento, quando couberem. Se a palestra não se referir a estudo científico em especial, esta deverá apresentar as
referências bibliográficas completas dos estudos que a subsidiaram.
26
24 a 26 de abril de 2014
09
Orientações Secretaria de fazenda
Subsecretaria Adjunta de Fiscalização
IFE.01 – Barreiras Fiscais e Trânsito de Mercadorias
Setor de Eventos
Rua Visconde do Rio Branco, 55 - 4º andar – Centro – RJ – Tel.: (21) 2332–3192 Fax.: 2332 – 3191
AUTORIZAÇÃO DE FUNCIONAMENTO PROVISÓRIO
MANTER OBRIGATORIAMENTE NO STAND PARA EXIBIÇÃO AO FISCO QUANDO SOLICITADO.
NOME / RAZÃO SOCIAL
NOME FANTASIA
INSCRIÇÃO ESTADUAL
CNPJ/CPF
CNAE FISCAL
ENDEREÇO
TELEFONES
PESSOA P/ CONTATO
A firma acima qualificada vem requerer a V..Sª. o funcionamento provisório em relação a atividade que desenvolverá como expositor:
NOME DO EVENTO
LOCAL
N.º DO STAND
PROMOTOR DO EVENTO
PERIODO
HORÁRIO
A atividade da requerente desenvolver-se-á:
( ) COM VENDAS ( ) SEM VENDAS
As mercadorias não vendidas e que retornarão ao seu estabelecimento serão acobertadas por:
( ) NOTA FISCAL DE ENTRADA
( ) NOTA FISCAL AVULSA
As mercadorias destinadas ao evento deverão ser acobertadas por NOTA FISCAL com preço de venda a varejo.
PESSOA RESPONSÁVEL PERANTE O FISCO DURANTE O EVENTO
N.º IDENTIDADE
ORGÃO EMISSOR
DATA DE EMISSÃO
A empresa anexa os documentos abaixo discriminados, declarando estar disposta a submeter-se as demais exigências legais e
regulamentares, bem como, apresentar outras informações caso necessário.
Rio de Janeiro, ______de________de.____.
legal do requerente
__________________________________________Assinatura do representante
Anexar cópia dos seguintes documentos
1) Requerimento em 2 (duas) vias
2) Identidade e CPF do representante legal do requerente
3) Comprovante de Inscrição Estadual e CNPJ
Obs.2: Todos os expositores do Estado do Rio de Janeiro que realizarem
vendas, deverão apresentar a este departamento no prazo máximo de cinco
dias após o término do evento, relatório circunstanciado sobre as operações
realizadas durante o evento, nos termos do Artigo 217 do Livro VI do
Decreto 27.427 de 17/11/2000.
4) Contrato de locação do stand
5) Contrato Social e Última alteração.
Obs.1: 3.ª Pessoa só pode assinar com procuração.
RESERVADO AO SETOR DE EVENTOS
Obs.3: Os organizadores de Eventos deverão apresentar a este Departamento, no prazo máximo de cinco dias antes do início
do evento, cópia do Alvará de Licenciamento da Prefeitura do Município da realização do evento. Obs.4: As empresas de fora
do estado que realizarem vendas pagarão a diferença de alíquota – fornecimento de alimentação Estimativa.
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Manual do Expositor - 1º Congresso de Medicina Perioperatória

Transcrição

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