manual do expositor

MANUAL DO EXPOSITOR
ESTE MANUAL CONTÉM INFORMAÇÕES IMPORTANTES
PARA PARTICIPAÇÃO DE SUA EMPRESA NO
SECURITY LEADERS FÓRUM – RIO DE JANEIRO
Realização:
Apoio de Mídia:
Parabéns expositor! Você faz parte do maior e mais qualificado Fórum de Segurança da
informação e Risco da América Latina. Agora, mãos à obra!
Este é o seu manual, ele trás todas as informações que os patrocinadores e expositores
devem saber antes do evento. Nele constam: horário e local, cronograma, procedimentos,
normas e regulamentos e informações gerais, com o objetivo de esclarecer dúvidas e
facilitar a gestão e coordenação dos estandes.
Agradecemos sua participação e estamos ansiosos para nos encontrar e juntos, fazermos
deste fórum um grande sucesso!
Em caso de dúvida ou sugestão, estamos à disposição para ajudá-lo no que for necessário.
Bom evento!
Confira a programação completa:
www.securityleaders.com.br/forum/riodejaneiro/agenda.html
Informações:
Elisa Lima
[email protected]
Tel.: + 55 11 5049-0202 - Ramal: 20
www.securityleaders.com.br/forum/riodejaneiro
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ManualDOEXPOSITOR
índice
1 Informações gerais
pág. 4
2 Horários - montagem e desmontagem
pág. 4
3 Serviços opcionais
pág. 5
4 Credenciamento
pág. 5
5 Infraestrutura
pág. 6
6 Remessa e devolução de material
pág. 7
7 Montagem
pág. 7
8 Manutenção
9 Desmontagem
10 Normas gerais
11 Regulamentos
12 Responsabilidades da organizadora
13 Memorial do estande
pág. 7
pág. 8
pág. 8
pág. 9
pág. 10
pág. 10
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1. INFORMAÇÕES GERAIS
1.1 – Security Leaders Fórum – Rio de Janeiro
Data: 14 de Maio de 2015
Horário: 08h às 20h
Local: Hotel Windsor Atlantica – Copacabana – Rio de Janeiro
Av. Atlantica, 1020 – Copacabana – Rio de Janeiro | CEP: 22010-000
Tel: (21) 2195-7800
Site: www.windsorhoteis.com.br
*O acesso do expositor será permitido a partir das 18h, do dia 13/05/2015
1.2 Empresa Responsável
Promoção e Organização: Conteúdo Editorial e MultiTrade Eventos
Avenida Ibirapuera, 2907 992 Cj. 1118 – Moema, 04029-200 - São Paulo/SP
Tel.: (11) 5049-0202
Diretor Responsável: Sérgio Sermoud - Diretor de Marketing
E-mail: [email protected]
Site: www.securityleaders.com.br/forum
2. HORÁRIO DE MONTAGEM E DESMONTAGEM
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Descrição
Data
Início
Término
Montagem (Conteúdo)
Decoração (Expositor)
Realização Realização Desmontagem
(Conteúdo e Expositor)
13/maio
13/maio
14/maio
14/maio
08h00
23h59
18h00
00h00
08h00
19h10
08h00
19h40
14/maio
20h00
00h00
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3. serviços opcionais
3.1 - Estacionamento:
O estacionamento é administrado por uma empresa terceirizada do hotel. Por este
motivo, caso decidam contratar o serviço, o pagamento deve ser realizado
diretamente com o manobrista no local.
3.2 - Internet e Telefonia
Os serviços de dados, poderão ser contratados até o dia 07/05/2015.
Contato: Hotel Windsor Atlantica Tel: (21) 2195-7800
4. CREDENCIAMENTO
Expositores, Congressistas, Visitantes e prestadores de serviços
a) Os crachás devem ser retirados na secretaria, no dia 14/05/2015, na entrada
do evento.
b) Os convidados dos patrocinadores (clientes e prospects) receberão a confirmação
de cadastro e orientações via e-mail.
c) Prestadores de serviços (recepcionista, segurança e outros): O credenciamento
deve ser solicitado até o dia 7 de maio para Paulo Amaral - e-mail: pamaral@
conteudoeditorial.com.br. Dados necessários: empresa, nome, data de nascimento
(ano opcional) cargo e telefone. Os crachás devem ser retirados na secretaria
antes da entrada no evento, no dia 14 de maio de 2015.
d) Não é permitida a entrada de menores durante todo o evento, incluindo montagem
e desmontagem.
e) Não é permitida a entrada sem a credencial em local visível.
f) Não é permitida a circulação no Centro de Exposição sem a utilização visível
do crachá.
g) Será disponibilizado duas credenciais de almoço para cada patrocinador,
entregues no dia 14 de maio.
Para qualquer esclarecimento junto à Prefeitura, os expositores devem entrar
em contato através do telefone: 156.
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5. INFRAESTRUTRA
5.1 - Ar Condicionado
O Hotel Windsor possui ar condicionado com sistema inteligente de expansão
indireta. A programação de operação do sistema é realizada pela Central de
Operações e organizada pela promotoria do evento.
5.2 - Instalações Hidráulicas
O local não dispõe de infraestrutura hidráulica para os estandes.
5.3 – Limpeza
Inclui:
Entrega do estande limpo a partir das 7h do dia 14/05/2015.
Limpeza e manutenção, pré, durante e pós evento da secretaria, centro de
exposições, sala de congresso e estande.
Sanitários limpos e abastecidos durante todo o período do evento.
Remoção e separação de lixo das áreas comuns, pré, durante e pós evento.
5.4 - Som
O expositor que queira utilizar material audiovisual, amplificadores de som e som
ambiente, deve requisitar previamente à promotoria, informando o tipo de música e
conteúdo apresentado. O nível de conforto sugerido pelas normas regulamentadoras
para ambientes internos é de 65 decibéis.
5.5 - Vigilância
Disponibilizamos serviço de vigilância em tempo integral para manter a ordem do
evento. Caso o expositor queira contratar segurança particular deve também
solicitar credencial.
A responsabilidade por materiais de montagem, ferramentas, notebooks, bolsas e
demais produtos expostos, é do expositor.
Todos os dias, o espaço fecha as portas uma hora após o encerramento do Fórum e reabertas às 7h. Não é permitida a permanência de nenhuma pessoa fora deste horário.
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6. REMESSA E DEVOLUÇÃO DE MATERIAL
a) Remessa
Alguns procedimentos devem ser observados para que seu produto possa ser
enviado ao local do evento sem sofrer quaisquer transtornos fiscais, uma vez que a
natureza da operação será para exposição e não para venda.
Nota Fiscal: Deve ser emitida em nome da empresa expositora, contando CGC e
Inscrição Estadual para o endereço abaixo.
Descrição: Os produtos relacionados destinam-se à exposição no evento:
Security Leaders Forum – Rio de Janeiro
Período: 13 e 14 de maio de 2015.
Local: Hotel Windsor – Rua Gustavo Sampaio, s/n - Copacabana - Rio de Janeiro
7. MONTAGEM DE Estande
a) Período de Montagem:
O local está à disposição para montagem, dia 13 de maio a partir das 6h até às 23h59.
b) É expressamente proibida a instalação de elementos decorativos ou componentes
da montagem nas estruturas do Recinto de Exposições.
c) São permitidas flores e plantas ornamentais somente em vasos, cestos ou outros
recipientes, no estande.
d) Será vetada a entrada de máquinas e equipamentos que possuam peso superior
ao permitido pelo Recinto de Exposições de 300 kg/m².
e) É de responsabilidade do expositor o transporte dos bens a serem expostos,
bem como retirá-los ao final do evento, armazenar embalagens, montar, desmontar
e embalar. Não haverá local para depósito de embalagens ou quaisquer materiais
pertencentes aos expositores.
8. MANUTENÇÃO
A manutenção do estande durante o evento deverá ser realizada no período:
Dia 14 de maio de 2015 – das 06h às 08h e das 20h às 22h
Obs: Não é permitida a entrada de alimentos e materiais durante a realização do evento
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9. DESMONTAGEM: RETIRADA DE MATERIAL DOS
EstandeS PELOS EXPOSITORES
Equipamentos portáteis e materiais leves deverão ser retirados dia 14 de maio das
20h às 21h (Exemplos: Computadores, impressoras, TVs, materiais de decoração).
Em virtude da cláusula contratual entre a Conteúdo Editorial e o Hotel, o Expositor
que não efetuar a desmontagem completa do seu estande no prazo estipulado, autoriza a Conteúdo Editorial a emitir um boleto bancário, para o acerto da multa no valor
de R$3.000,00 (três mil reais).
10. NORMAS GERAIS
a) Não é permitido:
Passagem de cabos ou qualquer elemento de ligação pela superfície que corte as
áreas comuns, salvo quando aprovada pela organização.
Amarrações e apoios nas estruturas, paredes e forros, bBack-lights, banners,
cartazes, faixas e produtos devem ter estrutura própria.
Demarcar, furar ou pintar os pisos do local.
Aplicação de fita dupla face ou pintura diretamente sobre os painéis. Sujeito à multa.
b) Logotipos e textos deverão ser enviados em arquivo vetorizado transformado em
curvas, nos programas CorelDraw (cdr) versão 9 a 13 ou PDF para Rafael Lisboa: [email protected] Prazo: até 07/05/2015. Identificar no campo
Assunto: Logo para Estande Expositor (nome expositor e nº estande) - Evento
Security Leaders Fórum – Rio de Janeiro.
c) Todos os materiais e mobiliários de cada estande são propriedade da montadora
e são cedidos ao expositor a título de locação. Estes devem ser devolvidos ao final
do evento nas mesmas condições em que foram entregues.
d) Os materiais faltosos ou danificados serão cobrados do expositor.
e) Qualquer item adicional à montagem básica deverá ser solicitado à montadora
pelo expositor e os custos pagos pelo mesmo.
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11. REGULAMENTOS
As informações listadas abaixo foram criadas para a proteção e segurança dos
expositores, a fim de que todos possam ter o melhor aproveitamento ao expor.
Todas as áreas devem ser mantidas livres de materiais descartados e que possam
causar acidentes.
Saídas de emergências, os hidrantes e extintores devem permanecer livres e
desimpedidos de pessoas e coisas, bem como seus acessos, conforme as normas
aplicáveis do CONTRU e do Corpo de Bombeiros.
Materiais de embalagens não devem obstruir os corredores, passagens e saídas de
incêndio, e devem ser retirados do Hotel o mais rápido possível.
As saídas de emergências, indicadas no mapa da exposição, devem ser mantidas
desobstruídas durante todo o evento.
É responsabilidade do expositor assegurar que todo o equipamento esteja de
acordo com a regulamentação local, antes de ser instalado.
Não é permitido atravessar extensões ou cabos elétricos próximos às saídas de
emergência e corredores.
Exposição
O material em exposição não deve ultrapassar o perímetro do estande.
Caso uma apresentação / demonstração atrapalhe qualquer expositor ou obstrua a
passagem para outro estande, a Conteúdo Editorial reserva-se o direito de cancelar
ou restringir a apresentação em questão.
Distribuição
É permitida a distribuição de brindes, amostras, catálogos e folhetos aos visitantes,
exclusivamente no interior do estande.
Durante o evento não será permitida a venda de produtos no varejo.
Gás
É proibido o uso de gás GLP, ou qualquer outro tipo de gás inflamável, no interior do Forum.
Não é permitido fumar na área interna.
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13. RESPONSABILIDADES DA ORGANIZADORA
Fornecimento dos serviços básicos: iluminação geral, recepção geral, serviço de
informações, segurança e limpeza geral.
Fornecimento de credenciais a todos os participantes.
Manter o seu estande em perfeitas condições de limpeza e funcionalidade.
Retirar do local todo material, móveis, utensílios e equipamentos que tiver trazido,
após o encerramento do evento pela portaria de carga. (A retirada somente será
permitida com a apresentação da documentação correspondente, lista de materiais
e notas fiscais relativas).
Obedecer aos prazos abaixo estipulados para o bom andamento do evento.
12. Memorial do Estande
Piso em madeira elevado a 10cm de altura, com tampo em vidro, adesivo em vinil
(cores existente em mercado);
Paredes divisórias em painéis laminados TS dupla face branco brilhante, emoldurados por perfis de alumínio anodizado, com 2.20m de altura por 1,00m;
Iluminação com lâmpadas 100wts acopladas em arandelas articuláveis de alumínio,
sendo 02 por estande;
03 (três) tomadas sem aterramento físico por estande;
01 (uma) testeira curva, na medida de 1.09m de comprimento por 0.50m de altura,
com aplicação de logomarca;
01 (uma) mesa bistrô;
03 (três) banquetas;
01(um) armário em octanorme, na medida de 1.00m de comprimento, por 1.00m
de altura e 0.50m de largura, com porta de correr e tranca;
01 (uma) Lixeira;
01 TV de plasma de 51” (com entrada USB e HDMI), Afixada na parede do estande;
01 (um) cabo HDMI – por estande;
01 (um) porta folder em acrílico.
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Visão Frontal
Área: 4m2
Metragem: 2mx2m
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Perspectiva
Planta Baixa
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