GED e MPS - DMZ Global Connection

O que é GED/ECM?
O que é
GED e
ECM?
GED é um grupo de atividades com tecnologias
divididas em cinco funcionalidades básicas:
captura, gerenciamento, armazenamento,
distribuição e preservação. O GED está ligado à
gestão de documentos de departamentos, trata
apenas do documento em si.
ECM, é um conceito de GED aprimorado. É um
conjunto de estratégias, métodos e ferramentas para
captura, gerenciamento, armazenamento,
distribuição e preservação. O ECM está ligado à
gestão da empresa e não apenas do documento,
pois envolve coisas como BPM, RM, Workflows, etc.
Captura
Gerenciamento
Armazenamento
Distribuição
Preservação
Siglas mais usadas
Captura
Acelera processos de negócio através da
captação de documentos e formulários,
transformando em informações
confiáveis e recuperáveis, passíveis de
serem integradas a todas as aplicações
de negócios com workflows precisos.
Document
Imaging
Document Imaging significa Digitalização de
Documentos
É a tecnologia de GED que propicia a
conversão de documentos do meio físico
para o digital.
É a tecnologia que permite gerenciar com mais eficácia a
criação, revisão, aprovação e descarte de documentos
eletrônicos.
Document
Management System
DMS significa Gerenciamento de Documentos
Dentre as suas principais funcionalidades estão:
•
•
•
•
•
Controle (Autoria, Versão, Revisão, Datas, etc.)
Segurança
Pesquisa
Colaboração Assíncrona (Check-in e Check-out)
Versionamento
Workflow
BPM
Workflow significa fluxo de trabalho mas é
amplamente usado o termo para determinar
automação de processos de uma empresa.
BPM é sigla para Business Process Management
Controla e gerencia processos
dentro de uma organização,
garantindo que as tarefas sejam
executadas pelas pessoas corretas
no tempo previamente definido.
Organiza tarefas, prazos, trâmites,
documentos e sincroniza a ação
das pessoas.
Forms
Processing
Processamento de Formulários
Tecnologia que possibilita reconhecer as
informações e relacioná-las com campos
em bancos de dados, automatizando o
processo de digitação.
Neste sistema são utilizados o ICR
(Intelligent Character Recognition) e OCR
(Optical Character Recognition) para o
reconhecimento automático de caracteres.
RIM
RIM é acrônimo para Records and
Information Management
É o gerenciamento do ciclo de vida de
um documento, independente da mídia
em que se encontre.
É através do RIM que se cria por
exemplo uma tabela de temporalidade.
CONFUSO?
Quantas funções
você utiliza?
Simples e Funcional
Precisa disso tudo?
Simples e Funcional
Precisa preencher
todos esses campos?
Simples e Funcional
Simplicidade nos modelos
comerciais
TV
Telefone
Internet
Assinatura Mensal
Tecnologias diferentes
no mesmo pacote
Sistema
ERP
Softwares
Equipamentos
Manutenção
Suporte
Insumos
Locação
Outsourcing
Serviços + Software
Serviços + Hardware
Soluções simples.
Isso é a nova tecnologia.
E existe Solução Simples
para o GED?
Hoje em dia é assim...
PROCESS
WORKFLOW
PPM
COLD
BPM
CAPTURE
PPM
STORAGE
ECM
DPI
Ok. O assunto parece complexo...
Com quem eu falo?
DESENVOLVEDOR
DE SOFTWARE?
GALPÃO PARA
GUARDA FÍSICA?
FABRICANTE DE
SCANNER E
IMPRESSORAS?
ESCRITÓRIO DE
DIGITALIZAÇÃO?
CONSULTOR?
DEPARTAMENTO
DE TI
Talvez o Departamento de TI
pode me ajudar.
Temos que
abrir um
projeto;
Criar um ROI;
Temos que ter orçamento;
Precisa especificar melhor;
Temos que aprovar no comitê
executivo da empresa...
A segurança da
informação
precisa validar;
Importante passar
pelo conselho de
mudança;
6 meses depois...
Será que a vale a pena?
Nota Fiscal
Eletrônica
Governo já é digital
Certificado
Eletrônico
Processo Judicial
Eletrônico
Prontuário Médico
Eletrônico
Por que GED ainda
não é popular?
Caro
Para pequenas e
médias empresas
Complexo
Para grandes
empresas
A Solução é Simplificar
Assinatura
mensal
Software
para Pequenas e Médias Empresas
Suporte
Scanner
Armazenamento
em Cloud
Software
Pacotes
integrados
Implantação
para Grandes Empresas
Suporte
Assinatura
Mensal
Pacote
Integrado
Solução com custo
acessível
Cliente não precisa de
conhecimento técnico
Para Escritórios de
Contabilidade
TI só homologa
Segurança Garantida
Agilidade na Implantação
Concessionárias
Agências de Turismo
ONGs
IBSGED faz crescer sua
base de conhecimento.
Acesse pelo seu Tablet,
Smartphone ou Notebook
Fornecedores
Simplifiquem o discurso e
modelo comercial, além de
integrarem as tecnologias
Clientes
Para garantir o sucesso do
seu projeto, busquem
soluções simples e
funcionais.
O que é o IBSGED?
Sobre o
IBSGED
A principal proposta do IBSGED da
IBSolution é ser SIMPLES e otimizar os
processos que giram em torno de
documentos físicos.
IBSGED é um serviço baseado no software
Microsoft SharePoint.
Tornar a integração de documentos mais
rápida em torno de um processo.
Sobre o
IBSGED
Acelerar o fluxo de documentos e respostas
dentro de uma empresa.
Acelerar a recuperação de um documento
dentro de uma empresa.
Facilitar o dia a dia de uma empresa
E mais 1.000 intens à seguir...
Números
+25
Milhões
Documentos Gerenciados em
2012
99.6%
Uptime
<2
Segundos
Tempo médio para indexação
de 1 arquivo.
R$ Milhares
Economizados com o uso do
IBSGED
Benefícios do IBSGED
Benefícios
Mobilidade
Segurança
Produtividade
Sustentabilidade
Simplicidade
Benefícios
Acesso remoto a todos os seus documentos,
24 horas por dia, 7 dias por semana, de
qualquer dispositivo (computadores,
laptops, tablets e smartphones)
Mobilidade
Documentos em seu servidor e
publicado na internet - sincronizado.
Benefícios
Segurança
Seus documentos armazenados em seu
servidor com banco de dados
criptografados para acesso exclusivo
de usuários autorizados e sem risco de
invasão aos dados.
Benefícios
Feito sob medida para sua necessidade com
objetivo de aumentar sua produtividade.
Compatível com todos os navegadores.
Produtividade
Benefícios
Sustentabilidade
Digitalize seu negócio e economize dinheiro
e espaço eliminando arquivos, papéis e
documentos duplicados ou versões
diferentes. Evite desperdícios de papel,
armazenamento e dinheiro!
Benefícios
Tenha todos os documentos de sua empresa
em uma estrutura organizada de acordo
com o que você precisa.
Simplicidade
Modelos pré-formatados para Advocacia,
Seguradoras, Contabilidade, Laboratórios,
Recursos Humanos, Concessionárias e entre
outros. Algumas Vantagens
1. Extrema velocidade e precisão na localização
de documentos. Disponibilização instantânea
de documentos (sem limitações físicas).
2. Total controle no processo de negócio, cada
passo com 100% de precisão.
3. Melhor qualidade no atendimento ao cliente.
O GED proporciona respostas rápidas e
precisas, pois tem ilimitadas possibilidades
de indexaçao e recuperaçao de documentos.
4. Documentos tornam-se multi-usuários e não
mono-usuários, permitindo colaboração entre
pessoas e equipe.
5. Gerenciamento automatizado de processos,
minimizando recursos humanos e
aumentando a produtividade.
6. Melhoria no processo de tomada de
decisões.
7. Maior velocidade na implementação de
mudanças em processos.
8. Melhor aproveitamento de espaço
físico, aproveitamento da base de
informática já instalada na empresa,
obtendo redução de custos.
9. Evita extravio ou falsificação de
documentos.
10. Agilidade em processos legais, nos
quais é fundamental o cumprimento de
prazos.
Aplicações do IBSGED
Construção
Educação
Finanças
Governo
Recursos
Humanos
Saúde
Jurídico
Logística &
Transportes
Automatiza a
gestão de
processos
Alinhamento com
o governo
eletrônico
Redução de
perdas com
processos
trabalhistas
Jurídico
Contabilidade
RH
Redução de
Fraudes
Segurança na
liberação de
crédito
Telecom
Mercado Financeiro
Por que uma empresa precisa
de GED?
“
Ter um sistema de GED em sua
empresa não significa somente
guardar arquivos
eletronicamente, significa ter nas
mãos a capacidade de gerenciar
todo o capital intelectual da
empresa.”
A empresa ganha tudo que ela
não pode perder.
www.ibsolution.com.br
[email protected]
twitter.com/ibsolutionbr
facebook.com/ibsolutionbr
youtube.com/ibsolutionbr
VOCÊ SABIA?
Embarcado:
*
*
Através de Plugin:
Hardware Externo:
Gerenciamento de impressão, cópia, fax, scanner e USB*.
Integrado com Active Directory, LDAP ou Base de Usuários Proprietária.
Cotas Restritivas e Informativas. Cotas Cor e PB.
Cotas por franquia global contratada separando Tamanho, Cor e PB.
Relatórios por email.
Defina o custo da página colorida
Coloque o desconto para
impressão mono
Custo diferenciado por Tamanho, Cor e PB.
Gestão de plotters e jato de tinta.
•
Conversão automática de simplex
para duplex
•
Conversão automática de colorido
para mono
Regras customizadas
Alertas e notificações via email ou SMS
•
•
Detectar e deletar jobs duplicados
•
•
Bloqueio de nomes e extensões
Prevenção para não impressão de
grandes trabalhos em equipamentos
lentos
Restrição de acesso por grupo do
domínio, custo máximo, cor,
tamanho e muito mais
Filtros Avançados e Restrições.
Suporte a banco de dados externos.
Captura de Mainframe e MS-DOS, SAP, AS400 e Citrix.
Estou ocupada!
Não posso imprimir. :(
Fique tranquilo. Vou enviar seu
trabalho de impressão para uma
impressora disponível.
job1.doc
(10 páginas)
Impressora A
job2.doc
(2 páginas)
job3.doc
(2 páginas)
Impressora B
job4.doc
(1 página)
Load Balancing
Reenvio de dados após falha de conexão/queda de link
Spooler do Windows
Impressora ou Multifuncional
Contador de Impressão
Físico
=
Contador de Impressão
Lógico
Bilhetagem Reversa / Confirmação de Impressão
Gestão de impressão em dispositivos iOS (Apple iPad e iPhone)
através do AirPrint.
•
Mostre uma mensagem em popup se o usuário
esquecer de selecionar o modo duplex em
trabalhos grandes de impressão.
•
Alerta sobre o impacto ambiental do trabalho de
impressão.
•
•
•
Descontos em horários específicos.
•
E muito mais. Invente!
Confirmação de trabalhos grandes de impressão.
Roteamento de grandes trabalhos para
equipamentos de menor custo/página.
Scripts Avançados
(Crie seus próprios recursos)
Relatório de impacto ambiental e widget.
Suporte à cluster de servidores Windows
Tablets
Embarcado no painel
do equipamento
Totens Touch
Impressão segura e estação de liberação
Cartão de aproximação, Código de Barras
e Leitores de Rede para impressoras.
Todos utilizados para liberação via CRACHÁ.
Cartão de aproximação
com Leitores de Rede para impressoras.
Todos utilizados para liberação via CRACHÁ.
Mobile Release Iphone
Impressão segura e estação de liberação
Mobile Release Ipad
Impressão segura e estação de liberação
Follow-me Print
Web Print
Múltiplas Contas Pessoais
Recarga de créditos via Cartão Pré-pago, Gateway de Pagamento Online,
Dispositivo de Pagamento em Dinheiro ou “Carteirinha” da Universidade.
Web Cashier
Cobre por serviços de impressão, como encadernação, laminação,
além de depósito de créditos, em contas de usuários, para impressão.
Histórico de transações utilizando créditos
Marca d’água
Contas compartilhadas por departamento. Lista de contas preferidas, Recentes,
Inclusão de Comentário, Habilidade de não cobrar um trabalho específico
Seleção de contas no painel (pop-up)
Proxies suportados
•
Cobrança por tempo de acesso à
internet
•
Cotas controladas de internet por
usuário
•
Monitoramento silencioso dos
usuários no uso da internet
•
Bloqueio de uso da internet ao
término dos créditos/cota
•
Cobrança baseada em tempo de
uso da internet ou por transferência
de dados. Opcionalmente não cobra
por dados em cache ou dados de
uma lista de sites
Uso controlado da internet
Interface Amigável – Painel Geral
Customizável