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Pla ta forma s ECM (Enterprise Content
Ma na gement)
Desde a s Aplica ções a té à Pla ta forma
A próxima gera çã o de soluções orienta da s a o conteúdo de negócio
www.adendo.pt
www.gsoft.tv
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ÍNDICE
1 Sumário Executivo ........................................................................................... 4 1.1 ÂMBITO E OBJECTIVOS .............................................................................. 4 1.2 AUDIÊNCIA ALVO ................................................................................... 4 2 Definição de Enterprise Content e Enterprise Content Managem ent .................. 5 2.1 O QUE É ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT? ..................................................... 5 2.2 O QUE É ENTERPRISE CONTENT? .................................................................... 6 2.3 LINHAS ORIENTADORAS DO ECM .................................................................... 6 3 Tendências no dom ínio do Enterprise Content Managem ent ............................. 8 3.1 ECM: NÃO SE TRATA APENAS DE PARTILHA DE FICHEIROS TRANSFORMADA EM FERRAMENTA DE
CONTEÚDOS ............................................................................................... 8 3.2 A EVOLUÇÃO DO ECM .............................................................................. 9 3.3 A DIVERSIDADE DE CONTEÚDOS ................................................................... 10 3.4 CONTEÚDO INTELIGENTE ......................................................................... 11 3.5 “BIG DATA” É “BIG CONTENT” .................................................................. 11 4 Requisitos e Desafios para uma Plataforma Moderna de Conteúdos ............... 14 4.1 DESPOLETANDO PROCESSOS E APLICAÇÕES ORIENTADAS A CONTEÚDOS ........................... 14 4.2 FORNECER MODULARIDADE E EXTENSIBILIDADE .................................................... 15 4.3 SUPORTAR MAIS QUE APENAS A COMPONENTE SERVIDOR ........................................... 16 - Pág. 2 de 35 -
4.4 CORRE EM QUALQUER PLATAFORMA, INCLUINDO NA CLOUD ....................................... 17 4.5 DESENVOLVIMENTO MODERNO: ÁGIL E, BREVEMENTE, NA CLOUD ................................. 20 5 A utilização de standards interessa, mas sem fundamentalismos .................... 22 5.1 PORQUÊ UTILIZAR STANDARDS? ................................................................... 22 5.2 STANDARDS EXISTENTES E EMERGENTES........................................................... 22 6 Business Case para Adopção de um a Abordagem de Plataform a às Aplicações de
Conteúdo ............................................................................................................ 27 6.1 RAZÕES QUALITATIVAS ........................................................................... 27 6.2 CALCULAR O ROI ................................................................................. 27 6.3 CALCULAR O ROI (EXEMPLOS) .................................................................... 28 7 Plataforma Empresarial Adendo Pro: uma Plataforma ECM Actual .................. 32 8 Conclusão ...................................................................................................... 34 8.1 O QUE SE PODE ESPERAR AO ADOPTAR UMA SOLUÇÃO ECM ........................................ 34 8.2 CITAÇÕES ......................................................................................... 34 8.3 RECURSOS ADICIONAIS ............................................................................ 35 - Pág. 3 de 35 -
1 Sumário Executivo
1.1 Âmbito e Objectivos
Este documento é destinado a líderes da área de tecnologia e pessoas com influência, envolvidos na
selecção de soluções para a gestão de conteúdos empresariais. O presente documento proporciona
aos leitores um conhecimento detalhado de como têm vindo a evoluir as necessidades
organizacionais no que diz respeito à gestão empresarial e porque é crítica a implementação de
processos e ferramentas que sejam suficientemente flexíveis para suportar estas rápidas
mudanças.
Após a leitura deste white paper deverá compreender:
•
O significado de “enterprise content” e “enterprise content management”.
•
Como os conteúdos da empresa e as necessidades organizacionais de gestão desses
conteúdos estão a evoluir.
•
Por que é importante ter ferramentas baseadas numa plataforma tecnologicamente
robusta que suporte informação e processos de complexidade e tamanho diversos.
•
Tecnologias e padrões para apoio à gestão de conteúdo empresariais (ECM) suportadas em
processos.
•
Como criar o business case para a adopção de uma plataforma para a criação de soluções
orientadas a conteúdos.
1.2 Audiência Alvo
Profissionais relacionados com a arquitectura de software, ou arquitectura empresarial e tomem
ou influenciem decisões relativas ao desenvolvimento de frameworks, sistemas de Enterprise
Content Management ou outras plataformas orientadas ao conteúdo. É expectável que o leitor
tenha um conhecimento geral relativamente a conceitos de Enterprise Content Management, mas
não é esperado que tenha um conhecimento detalhado de um processo, aplicação, framework ou
plataforma específica de ECM.
2 Definição de
Management
2.1
Enterprise
Content
e
Enterprise
Content
O que é Enterprise Content Management?
As organizações estão cada vez mais conscientes do valor dos conteúdos que possuem e do valor
de serem capazes de utilizar esses conteúdos de forma eficaz. Isto é precisamente do que trata o
ECM. ECM é vocacionado para a gestão do ciclo de vida da informações desde a sua criação até
arquivamento e eliminação. De acordo com a Associação para a Informação e Gestão de Imagem
(AIIM):
"Enterprise Content Management (ECM) são as estratégias, os métodos e ferramentas usadas para
capturar, gerir, armazenar, preservar e distribuir conteúdo e documentos relacionados aos
processos de negócio. ECM permite a gestão da informação estruturada e não estruturada de uma
organização, onde quer que a informação exista." (AIMM, 2011).
Ainda que muitos possam assumir que o ECM é apenas uma solução tecnológica, tal não
corresponde à verdade. O ECM inclui também qualquer processo operacional ou estratégico que
dependa de conteúdo, para além das ferramentas e tecnologia usadas para apoiá-los.
A primeira década do século 21 tem causado a evolução dos "processos organizacionais" muito
para além do que muitos inicialmente consideraram possível e os conteúdos suportam muitos
desses processos. Esta evolução tornou o ECM um componente crítico para a tecnologia da
empresa. Tradicionalmente, as soluções tecnológicas que suportam o ECM dispõem de
capacidades, tais como:
•
Pesquisa
•
Colaboração
•
Gestão de regras de negócio
•
Gestão de workflow
•
Digitalização e captura de conteúdos
•
Gestão de versões
•
Gestão de metadados
Estas capacidades ajudam a tornar o acesso, entrega e gestão de conteúdos mais controlado,
eficiente e menos dispendioso. Esta lista de funcionalidades tem vindo a evoluir, assim como a área
de ECM está a evoluir - constantemente adicionando novos requisitos e sendo cada vez mais
exigente, com uma maior ênfase na integração e flexibilidade a longo prazo.
Assim como os ERP (Enterprise Resource Planning) aumentam a eficiência operacional e a
competitividade, padronizando processos como a gestão financeira, o ECM permite às
organizações obter o controlo sobre os seus conteúdos para alcançar objectivos organizacionais.
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2.2 O que é Enterprise Content?
A definição acima fornece uma descrição do que significa gerir conteúdo, mas o que é o "conteúdo
corporativo" (enterprise content) que está a ser gerido? O conteúdo corporativo evoluiu: já não se
trata apenas de versões digitalizadas de documentos ou um conjunto baixo de registos.
O conteúdo corporativo pode incluir qualquer tipo de conteúdo que uma organização captura e
usa diariamente nos seus processos diários, desde conteúdo estruturado em bases de dados,
documentos XML ou aplicações empresariais, tais como CRM (Customer Relationship
Management), SCM (Supply Chain Management) ou ERP (Enterprise Resource Planning), a
conteúdo não estruturado, tal como texto, e-mails, e folhas de cálculo.
Mais ainda, o conteúdo corporativo não se limita ao que enunciámos anteriormente. Do conteúdo
corporativo podem ainda fazer parte activos multimédia, tal como imagens, vídeos, voice mail,
media streaming, e muitas outras formas inovadoras de informação e conteúdos. A área de “social
media” pode também ter impacto nestes conteúdos.
Em resumo, “conteúdo corporativo” pode ser qualquer pode ser qualquer conjunto de dados,
documentos, conteúdo de aplicativos corporativos ou activos multimédia associados aos processos
de negócio da organização, ou qualquer conteúdo que uma organização considere
suficientemente valioso armazenar e gerir.
O conteúdo corporativo está no cerne dos sistemas de informação - é parte importante dos
processos e modelo de negócio. O conteúdo corporativo já não é uma entidade estática que existe
paralelamente à lógica de negócio; o conteúdo coexiste com a lógica de negócio. É fundamental
que as plataformas suportem tipos de conteúdo e meta dados que sejam capazes de representar
com precisão as relações complexas e as transacções que ocorrem todos os dias no negócio para
permitir melhorias nos processos organizacionais.
2.3 Linhas Orientadoras do ECM
Em meados da década de 1980, as organizações estavam a implementar soluções stand-alone, de
fornecedores como FileNet, ViewStar e Lotus para capturar documentos em papel e reduzir o
esforço e o tempo necessários para encontrar a informação de que necessitavam. As empresas
continuam a adoptar a gestão de conteúdos pelos mesmos motivos que o fizeram há duas décadas
atrás, sendo que o ritmo tem vindo a aumentar.
De acordo com o “2011 State of the ECM Industry”, pela AIIM, existe um conjunto de linhas
orientadoras para adopção do ECM:
Figura 1: Drivers for
ECM Adoption (Miles,
2011)
Competitive advantage
Faster turnaround/improved response
Improve customer service
Enable collaboration
Mitigate risk
Reduce costs
Compliance
Optimize business processes
Improve efficiency
0%
5%
10%
15%
20%
25%
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O estudo também recolheu razões para a adopção de novos sistemas de ECM
Want to use Share Point for document management
Keen to maximize knowledge-­‐sharing in the business
Need to improve collaboration and project coordination
We have compliance issues with increasing industry regulation and litigation
Need to cut costs and improve efficiency
Need to provide universal access in branches, at home and on-­‐the-­‐move
We are consolidating our existing systems
Our content is getting out of hand and we need to control it
0%
5%
10%
15%
20%
25%
Figura 2: Drivers for ECM Adoption (Miles, 2011)
Ainda que este documento não pretenda entrar em detalhes sobre as linhas orientadoras para
adopção de um ECM, é fácil de prever que cada uma das questões referenciadas beneficiará do
apoio de uma solução de ECM baseada numa plataforma tecnológica sólida.
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3 Tendências no domínio do Enterprise Content Management
3.1
ECM: Não se trata apenas de partilha de ficheiros transformada em
ferramenta de conteúdos
Emergiram ultimamente uma série de soluções não ECM (DropBox, Box.net, Google Docs, etc.) que
permitem a partilha de ficheiros e outros conteúdos entre utilizadores. Embora este tipo de
soluções apoiem a partilha, colaboração e recursos limitados de segurança, não é correcto
considerá-las soluções holísticas de ECM.
As modernas plataformas ECM não se restringem à partilha de arquivos nem se assemelham a
soluções de gestão de documentos que, na maioria dos casos, pouco mais são que interfaces
utilizador para partilha de conteúdos. As plataformas ECM incluem uma variedade de capacidades,
tais como:
•
Controlo de versões;
•
Relações entre documentos;
•
Suporte para meta dados de documentos e/ou semântica;
•
Workflow parametrizável e gestão do ciclo de vida dos conteúdos;
•
Check-in / check-out;
•
Streaming de conteúdo;
•
Auditoria;
•
Regras de negócio.
Estas capacidades são, na maioria dos casos, críticas para permitir que as organizações consigam
gerir os seus conteúdos eficiente mente e não são suportadas pelo tipo de ferramentas enumeradas
anteriormente. Adicionalmente, uma plataforma ECM deverá preencher os requisitos que são
comuns a todo o software empresarial, nomeadamente:
•
Integração complexa com serviços de directório (ex.: LDAP);
•
Capacidade para constar do portfólio de tecnologia da empresa em conformidade com
standards de arquitectura de software;
•
Alta disponibilidade.
Em geral, as aplicações de partilha de ficheiros são projectados para conteúdos independentes,
sem controlo, não estruturados e incluem poucas ferramentas para apoiar a gestão estrutural (por
exemplo, taxonomias) ou a utilização de meta dados. Além disso, embora estas ferramentas
suportem a partilha, eles não suportam a reutilização de conteúdo, faltando-lhes o apoio para a
aplicação de regras de negócio críticos, para a gestão do ciclo de vida dos conteúdos e para
disponibilização de workflows que suportem processos de negócio orientados a conteúdos. Sem a
capacidade de classificar o conteúdo ou de representar a sua relação com outros conteúdos, a
gestão de conteúdos torna-se quase impossível à medida que o volume cresce.
As aplicações de partilha de ficheiros têm outra limitação importante. À medida que o conteúdo
empresarial se torna mais diversificado, incluindo recursos multimédia, como vídeo e áudio, há
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uma necessidade crescente de suportar “rich content” e actividades, tais como streaming –
funcionalidade de que a maioria das ferramentas de partilha de ficheiros não dispõe. As
plataformas de gestão de documentos mais antigas também não têm suporte para muitos dos
mais novos tipos de conteúdo.
Por fim, as organizações com condicionantes legais e regulamentares deverão ser bastante
cuidadosas na manipulação de conteúdos através de aplicações de partilha de ficheiros, uma vez
que estas não dispõem dos padrões de segurança nem dos mecanismos de auditoria ou controlo
necessários. Mesmo que não existam condicionalismos legais, a exposição de conteúdo privado
pode ser uma grande mancha na reputação de uma organização.
3.2 A Evolução do ECM
Tal como todos os processos de negócio e a tecnologia que os suporta, o ECM está frequentemente
em mudança para introdução de novos modelos, conceitos e enfrentar novos desafios.
Tradicionalmente, as tecnologias ECM têm consistido num conjunto de soluções independentes:
Figura 3: Funcionalidades Tradicionais de ECM
No entanto, e em número crescente, as organizações querem mais integração. As organizações
pretendem que o conteúdo possa ser difundido ou esteja disponível a pedido, sempre que
necessário. As organizações pretendem que o conteúdo esteja nas suas ferramentas de trabalho e
possam gerir os seus processos de negócios, sem a necessidade de utilizar ferramentas diferentes
com os respectivos processos isolados.
As necessidades do negócio estão a impulsionar uma nova tecnologia de ECM. O ECM evoluiu de
uma solução em silos, departamentos, de finalidade única para uma infra-estrutura de nível
empresarial. Estas soluções modernas de ECM vão muito além das aplicações comerciais “off the
shelf” que apontam para uma função específica, tal como gestão de documentos e das aplicações
que combinam múltiplas funcionalidades. A recente tecnologia ECM não é uma aplicação; é sim
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uma plataforma integrada, de conteúdo flexível, que expõe componentes e serviços que as
organizações podem facilmente integrar de forma a suportarem processos de negócio orientados a
conteúdos nas aplicações que integrem a plataforma. A nova plataforma ECM ideal é transparente
aos utilizadores – apenas as funcionalidades são importantes. O diagrama abaixo ilustra esta
evolução.
Frameworks, templates –
content-­‐enabled apps, “case management”
ECM suites: integration via APIs, Web Services
Siloed CM applications, best-­‐of-­‐breed specialists
Shift in emphasis…
from repository/security/control to
role of content in business process enablement
2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011
Figura 4: A Evolução da Gestão de Conteúdos (Miles, 2011)
3.3 A Diversidade de Conteúdos
As organizações não estão unicamente a pedir soluções de gestão de conteúdos de forma a serem
suficientemente flexíveis para suportar mais processos de negócio; as soluções ECM têm também
de suportar um número crescente de tipos de conteúdos. As organizações estão cada vez mais a
utilizar novos tipos de informação para apoiar o seu funcionamento. À medida que as
organizações gerem mais tipos de conteúdos diferentes, o seu nível de preocupação relativamente
à precisão, confiabilidade e acessibilidade desses conteúdos aumenta.
Tweets
Instant messages
External blog posts
E-­‐mail attachments
Voice/telephone call records
E-­‐mails
Chaotic
Photo images
Internal blog posts
Somewhat unmanaged
Vídeo/CCTV files
Managed
Office documents (Word, Excel, etc)
Well managed
Faxes
Web content -­‐ archive
Complex design files / digital assets
Web content -­‐ current
Scanned documents
Paper records
0%
20%
40%
60%
80%
100%
Figura 5: Avaliação de como o conteúdo é gerido (Miles, 2011)
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3.4 Conteúdo Inteligente
Para além de os conteúdos serem cada vez mais diversos, também se têm tornado inteligentes, em
alguns casos. Isto significa que, tradicionalmente, os conteúdos geridos pelas soluções de ECM
seriam essencialmente ficheiros de grande dimensão e imagens digitalizadas interpretadas com
soluções de OCR e metadados limitados. No entanto, actualmente as plataformas de ECM deverão
ser mais sofisticadas: deverão permitir interpretar os conteúdos dos documentos e associar
significado à informação neles contida. Este “conteúdo inteligente” permite que as organizações
possam ir além do simples armazenamento de ficheiros binários com um conjunto limitado de
metadados associado para visualização, permitindo associar relações, metadados complexos e
regras de negócio, automatizando os processos de negócio. Por exemplo, uma organização envia
uma factura. A tecnologia ECM pode extrair o número da factura e usá-lo para relacionar com
informação contida noutras aplicações empresariais (por exemplo, um ERP), para que os
utilizadores possam ter uma visão mais global da informação e possam ser associadas regras de
negócio.
.
Figura 6: A Evolução do Conteúdo
As soluções ECM também estão a aumentar os conteúdos com o aumento das quantidades de
metadados, tais como identificadores de versão e informação de segurança, que poderão ser úteis
ao permitir uma gestão ainda mais eficiente. Os metadados deixam de ser apenas informativos e
passam a desempenhar o papel de variáveis contempladas nos processos de negócio.
3.5 “Big Data” é “Big Content”
O conteúdo não está apenas a tornar-se mais diverso e inteligente, está também a aumentar a uma
velocidade muito considerável. As empresas estão a capturar volumes crescentes de informação
sobre clientes, fornecedores e operações. A McKinsey Global Institute prevê que o volume de dados
cresça a um rácio de 40% por ano (Manyika, et al, 2011) provenientes de media social, conteúdos
móveis, vídeo, entre outros, ajudados pelo baixo custo do armazenamento e de soluções cloud, que
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encorajam as empresas a querer gravar tudo. O IDC prevê rácios ainda superiores: prevê que em
2011 a quantidade de informação digital produzida mundialmente seja 10 vezes superior à
produzida em 2006. Isto faz com que se preveja um crescimento anual na ordem dos 60% (Chute,
Manfrediz, Minton, Reinsel, Schlichting, & Toncheva,2008).
350000
300000
250000
200000
Enterprise Information
(Petabytes)
150000
N. of "Files" (T)
100000
50000
0
2005
2006
2007
2008
2009
2010
Figura 7: Crescimento dos conteúdos na Organização
(Chute, Manfrediz, Minton, Reinsel, Schlichting, & Toncheva,2008)
O crescimento dos conteúdos terá sido, anteriormente, preocupação de alguns nichos de mercado,
mas neste momento causa impacto em todos os sectores e organizações e está rapidamente a
transformar-se numa forma de as empresas líder se destacarem dos seus pares, ao tirarem partido
da informação armazenada. Por exemplo, de acordo com o McKinsey Global Institute, 30% das
vendas da Amazon.com são originadas pelas recomendações do produto escritas por compradores
anteriores (Manyika, et al., 2011). Se esta informação é gerida como conteúdo empresarial pode ser
utilizada noutros processos orientados ao conteúdo, para além das recomendações de venda.
A capacidade de analisar e utilizar grandes volumes de informação com base nas sofisticadas
tecnologias ECM traz alguns benefícios:
•
Transparência: Tornar o conteúdo mais facilmente acessível aos stakeholders onde e
quando dele necessitam. Isto reduz o tempo e esforço necessários para localizar a
informação e contribui para a melhoria da performance.
•
Decisões suportadas em inform ação: As empresas estão a armazenar quantidades
crescentes de informação que pode auxiliar a que as tomadas de decisão sejam suportadas
em dados quantitativos e que contribui para uma maior previsibilidade da decisão. Por
exemplo, guardar informação sobre o tempo gasto em cada etapa de um determinado
workflow pode informar a organização sobre que partes dos processos são mais
demoradas ou mais caras.
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•
Segmentação de clientes: À medida que a tecnologia melhora, as organizações
tornam-se mais capazes de desenvolver perfis de clientes personalizados, de forma a
abordá-los de forma mais direccionada. Por exemplo, consolidando informação dos
sistemas CRM com e-mails não estruturados e informação proveniente de social media, de
forma a criar um conhecimento mais global das necessidades dos clientes.
•
Tom ada de decisão autom atizada: O acesso aos conteúdos pode dar toda a
informação necessária para que algumas decisões possam ser automatizadas, reduzindo
custos operacionais associados aos RH. Mesmo que a totalidade de uma decisão não seja
automatizada, os conteúdos auxiliam de forma substancial a uma tomada de decisão mais
informada e com base em dados muitas vezes quantitativos.
•
Identificação de novos Modelos de Negócio, Produtos e Serviços: A agregação
do conteúdo e subsequente análise origina inúmeras oportunidades de negócio, desde
serviços de comparação de preços em tempo real, até soluções preventivas no sector da
saúde.
Apesar da informação adicional ser valiosa, as organizações ainda se debatem como
armazenamento, gestão e extracção de dados do conteúdo. Em muitos casos, à medida que o
tamanho dos conteúdos aumenta, aumenta igualmente a complexidade e o custo associado com a
gestão desse conteúdo.
As técnicas de gestão da informação utilizadas nos sistemas legados deixaram de ser suficientes,
com volumes crescentes de conteúdo. O crescimento dos conteúdos torna essencial a adopção de
novos processos e tecnologias. Desde o armazenamento baseado na cloud até às tecnologias
semânticas que auxiliam a pesquisa – o crescimento de conteúdos está a transformar todo o
ambiente ECM.
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4 Requisitos e Desafios para uma Plataforma Moderna de
Conteúdos
4.1 Despoletando Processos e Aplicações Orientadas a Conteúdos
Algumas organizações têm feito avanços significativos com a utilização de ferramentas de ECM. No
entanto, na maioria casos, a utilização da tecnologia ainda não é óptima. Porquê? Muitos ainda
consideram ECM uma ferramenta stand-alone, em vez de um componente de um middleware que
fornece serviços capazes de suportar um conjunto extremamente diversificado de funções de
negócio.
Por exemplo, um departamento de recursos humanos pode precisar de uma solução de tecnologia
para auxiliar na execução de um novo processo de contratação. Este é um processo centrado em
conteúdo. Um currículo, um potencial empregado, o seu perfil e a entrevista de feedback são todos
potenciais tipos de conteúdo. A situação pode ser ainda mais complexa. Pode haver uma exigência
de colocar-se automaticamente um candidato aceite na directoria de utilizadores, ou se integrar
com um sistema de gestão de conteúdos web ou outros processos de negócios. Provavelmente,
nenhuma aplicação ECM consegue responder a estes requisitos de raiz.
Figura 8: Arquitectura para Aplicações Orientadas a Conteúdos
Neste modelo, uma camada de interface de utilizador expõe os seus serviços para diferentes
tecnologias de interface de utilizador. Estes serviços podem ser utilizados para criar interfaces de
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utilizador personalizadas para se adaptarem ao contexto organizacional, fazendo com que o
utilizador adira mais facilmente à aplicação, e reduzindo a curva de aprendizagem do utilizador.
A plataforma deve ser projectada de forma modular e flexível. Deve expor um framework para ser
utilizado por programadores, e não ser simplesmente um repositório de conteúdo. Muitas
ferramentas de ECM tendem a ser projectadas em torno de um repositório de conteúdo apenas.
Esta é mais uma abordagem tradicional, herdada da era cliente-servidor.
A plataforma também deve fornecer um conjunto abrangente de serviços e ser desenhada como
uma plataforma para suportar a integração: é projectada para ser extendida por programadores
fazendo evoluir a solução base oferecida.
Seja este o modelo implementado, ou uma arquitectura ECM alternativa, a verdade é que a chave
para entregar um ECM verdadeiramente flexível é através de uma aborgadem modular, centrada
na plataforma.
4.2 Fornecer Modularidade e Extensibilidade
Nenhum fornecedor pode antecipar todos os casos de uso que devem ser implementados para
gestão dos conteúdos corporativos. Novos tipos de conteúdo, padrões e modelos de negócios estão
a ser continuamente desenvolvidos e, portanto, é importante seleccionar uma plataforma de ECM
que esteja preparada para a interoperabilidade, personalização e extensão. A falta de
extensibilidade pode ter um impacto directo sobre a capacidade do negócio. Mais de metade das
empresas indicam que a falta de suporte da ferramenta ECM para as suas necessidades está
restringindo a sua aquisição (Miles, 2011). O gráfico abaixo ilustra algumas das razões fornecidas:
None of these
Restricts our uptake of new releases and products
Has limited our ability to roll-­‐out worldwide
Limits system utilization
Has restricted our choice of vendor
Has restricted our ability to consolidate systems
Has held back our adoption of ECM
Has created point-­‐solutions
Requires custom integration with other systems
0%
5%
10% 15% 20% 25% 30% 35% 40%
Figura 9: Razões para a não adopção das soluções ECM
Uma plataforma ECM bem desenhada será extensível e customizável de forma previsível,
sustentável e com um custo razoável. Vamos explorar o que isto significa.
No mínimo, uma plataforma de conteúdos bem projectada deve ser modular, orientada a
componentes e entregar funcionalidades como um conjunto de características dissociadas,
independentes (serviços), com poucas dependências entre os componentes ou do ambiente técnico.
Esse desenho permite que os arquitectos possam escolher o conjunto preciso de recursos e serviços
necessários para atender aos requisitos de cada projecto. Além disso, a plataforma deve
disponibilizar uma que possa ser usada para aceder aos serviços de plataforma. Outros recursos da
plataforma para apoiar um modelo sustentável para a construção de aplicações de ECM incluem:
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•
Testabilidade: A plataforma deve suportar extensões de teste/customizações sem ser
excessivamente pesado. Idealmente, a plataforma deve integrar-se facilmente com uma
plataforma de testes e permitir a integração contínua, de modo que os aspectos funcionais
e não funcionais (por exemplo, desempenho) de personalizações/extensões possam ser
verificados.
•
Múltiplas estratégias API: Uma plataforma de ECM extensível deve expor múltiplas
API’s para permitir diferentes estratégias de integração.
•
Suporte para linguagens standard , tais com o Java, PHP ou outros, em
detrimento de linguagens proprietárias. Alguns vendedores podem optar por implementar
o suporte para linguagens recentemente introduzidas, que estejam “na moda”, para gerar
interesse nos seus produtos. Os arquitectos devem avaliar cuidadosamente o valor das
linguagens suportadas por factores como a adopção da língua, a dimensão da comunidade
de programadores, as qualidades intrínsecas da linguagem e a capacidade técnica de
suporte a aplicações que utilizem essas linguagens.
•
Cliente API e program ação consistentes: um mecanismo consistente e apoiado de
extensibilidade pelo desenvolvimento interno (fornecedor) e desenvolvimento externo, o
que permite ao cliente que as extensões funcionem similarmente às características nativas
da solução.
•
Deploym ent: A plataforma de ECM deve suportar múltiplas estratégias de deployment
desde um único servidor de alta disponibilidade activo / activo e recuperação de desastres,
até soluções cloud. Deve suportar configurações de deployment complexas concebidos
para validação de aplicação (por exemplo, teste de preparação para a produção). Além
disso, a plataforma deve permitir a distribuição de customizações e extensões de uma
forma previsível e controlada em todos os ambientes, sem afectar a funcionalidade da
plataforma central.
•
Benchmarking de desem penho: A plataforma deve ter dados de benchmark regulares
publicados e permitir que as equipes responsáveis pela implementação definam os seus
próprios testes de desempenho, com base em casos de uso específicos e necessidades de
aplicação.
4.3 Suportar mais que apenas a componente Servidor
Frequentemente, programadores, arquitectos de software e gestores de projecto avaliam as
aplicações empresariais com base nas características de arquitectura do lado do servidor. Analisam
a implementação do armazenamento dos dados, a forma como a lógica de negócios foi projectada
e as APIs que estão disponíveis para integração com outras aplicações. No entanto, os recursos do
lado do cliente são tão importantes quanto os do lado do servidor. Ao avaliar uma plataforma
ECM, é importante considerar mais do que apenas as principais capacidades englobadas nos
componentes do lado do servidor. Os arquitectos de software devem também garantir que a
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plataforma não impõe restrições excessivas sobre a interface que o utilizador final irá utilizar para
aceder ao conteúdo da aplicação e/ou oo fornecimento de conteúdo do próprio conteúdo.
As plataformas de ECM devem apoiar a entrega e interacção de conteúdos multicanal. Esta
capacidade está a tornar-se cada vez mais crítica, à medida que as empresas aumentam a
utilização de dispositivos móveis, tablets e outras ferramentas. Idealmente, a plataforma vai
fornecer ou permitir a integração com uma ou mais frameworks para apoiar desenvolvimento
rápido de aplicações:
•
Gama de diferentes fram eworks de interface utilizador W eb para diferentes casos
de uso (por exemplo, JSF, GWT, templates web básicos, etc) para garantir que todos os tipos
de aplicações web, incluindo interfaces de utilizador baseadas em móveis e tablets, pode
ser efectuado da forma mais adequada.
•
Frameworks RIA (Rich Internet Applications), que suportam Flex e middleware
relacionado, tais como Adobe Life Cycle ou Granite DS, para facilitar o desenvolvimento
dessas interfaces.
•
"Aplicações silenciosas" para scripting e processamento batch.
•
Aplicações de desktop.
•
Aplicações móveis, principal tecnologia de suporte, tais como Android e iOS, e
fornecendo SDKs dedicados a empacotar os serviços de plataforma e API.
\
Web Application
(e.g. JSF, GWT)
Rich
Internet Application
(e.g. Flex)
Shell/Script
/Command
Line
Application
Desktop Application
Mobile Application
Enterprise Content Platform
Figura 10: Entrega de Conteúdos Multi Canal
4.4 Corre em qualquer plataforma, incluindo na Cloud
O software empresarial tradicional foi pensado para correr localmente, e ainda hoje uma grande
parte das soluções de ECM estão desenvolvidas dessa forma e são geridas internamente pela
equipa de IT. Neste cenário, é importante destacar a necessidade de ter um middleware standard.
Por exemplo, em termos de tecnologia Java, deveria ser possível instalar toda a solução em
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servidores aplicacionais Java standards (tais como o lean Apache Tomcat servlet engine, servidores
aplicacionais JBoss, ou outra infra-estrutura standard que não necessite de componentes
adicionais especializados). As mesmas considerações são importantes à base de dados. "Instale
onde quiser e como quiser" deve ser o lema. Isto permite às empresas alcançar um melhor ROI,
permitindo-lhes partilhar e alavancar os seus actuais investimentos numa única plataforma
uniforme.
As soluções tradicionais muitas vezes falham nesta área. Muitos exigem configurações específicas e
sistemas, resultando nalguns casos na necessidade de manutenção e processos operacionais
específicos, que trazem custos adicionais para as organizações.
As soluções Cloud vêm trazer uma grande variedade de oportunidades e promessas, tendo
contribuído para a democratização da tecnologia para muitas organizações. Em vez de contratar
pessoal especializado e fazer um grande investimento em infra-estrutura e software, as
organizações podem obter os mesmos recursos com um baixo custo de start-up e um pagamento
mensal.
As plataformas baseadas na Cloud permitem o desenho de soluções de Enterprise Content
sofisticadas, fiáveis e de alta disponibilidade, sem a preocupação com:
•
Requisitos de instalação
•
Capacidade de armazenamento
•
Configurações de software
•
Investimento em Hardware
•
Escalabilidade futura
A Forrester Research ilustra a taxonomia da Cloud da seguinte forma:
Level of
sharing
Public
cloud
IaaS
PaaS
SaaS
Dynamic apps
services
Hosted
(virtual private)
cloud
Dynamic
infrastructure
services
Integration-­‐as-­‐
a-­‐service
Private
cloud
Infrastructure
virtualization
tools
Middleware
virtualization
tools
Infrastructure
Middleware
Apps
virtualization
tools
Applications
Pure
cloud
market
Extended
cloud
market
Business
value
Source: Forrester Research, Inc.
Figura 11: Taxonomia da Cloud
- Pág. 18 de 35 -
A Cloud é habitualmente segmentada nas seguintes camadas:
•
Infrastructure-as-a-service (IaaS): IaaS é o mais baixo nível de abstracção na nuvem
pilha de tecnologia. IaaS fornece sistema operacional suporte, armazenamento e
processamento. vendedores em este setor incluem o Windows Azure e Amazon EC2.
•
Platform-as-a-Service (PaaS): PaaS é essencialmente o middleware da nuvem. É mais
abstrato do que a camada IaaS e fornece componentes, um ambiente e estruturas para
construção de aplicações de alto nível. Fornecedores neste espaço incluem Heroku e
CloudBees.
•
Software-as-a-Service (SaaS): SaaS é geralmente o mais alto nível da pilha de nuvem e
inclui soluções de aplicativos completos projectados para ser utilizado pelos utilizadores
finais, tais como correio web eo Google Apps.
Apesar de SaaS ser actualmente o mais utilizado, a adopção de PaaS está em crescimento; estimase que o mercado vá crescer para 11,91 bilhões $ na próxima década, impulsionado pelas
organizações que procuram reduzir os custos de tecnologia, melhorando ao mesmo tempo os seus
serviços.
A tecnologia ECM, tal como quase todas as outras tecnologias, têm tido o impacto da Cloud. No
entanto, não deve considerar-se que as soluções de ECM podem facilmente ser utilizadas na Cloud.
Muitas ferramentas ECM têm uma série de características que as tornam de utilização difícil, senão
não impossível, num ambiente Cloud. Por exemplo, muitos fornecedores de ECM construíram as
suas soluções através da aquisição ou ciclos de desenvolvimento de produtos independentes que
não partilham uma arquitectura comum e não têm (e podem nunca vir a ter) uniformização das
condições ambientais, resultando em ferramentas com um elevado número de dependências
externas que não podem ser suportados em ambientes mais standard, como na Cloud.
Ao pensarmos em ECM na Cloud apontamos primeiramente para SaaS. Embora esta seja uma
opção válida, a realidade é que uma plataforma de ECM deve permitir o uso das outras opções na
Cloud:
•
IaaS: permite que as organizações que já estão tirando proveito de uma infra-estrutura
organizada possam continuar a utilizá-la sem a necessidade de configurações específicas
de ambiente, que tornariam a utilização da Cloud impraticável.
•
PaaS: permite a entrega de frameworks e componentes que podem ser customizados,
abstraindo-se da complexidade da infra-estrutura de baixo nível – permite uma boa
adequação às plataformas modernas de ECM.
•
SaaS: Uma parte significativa dos utilizadores da plataforma ECM irá entregar as
aplicações desta forma, solicitando os requisitos técnicos que aqui estão implicados:
o
Alocação flexível de recursos
o
Multi-tenancy
o
Segurança e privacidade
o
Monitorização de implementações em larga escala
- Pág. 19 de 35 -
Além de permitir que todas as três abordagens a computação em nuvem, uma boa plataforma
técnica deve tornar mais fácil para se deslocar de um modo para outro, e também para alternar
entre as opções de implantação sem grande esforço, alto custo ou longo tempo de mercado.
When considering a new ECM technology, it is important to consider more than just a “supports the
cloud” check-box on an RFP. Cloud support is not a simple YES/NO question; cloud requirements
and capabilities vary and should be examined in detail. It is not sufficient to rely on the shiny “Cloud
based” marketing collateral.
4.5 Desenvolvimento moderno: Ágil e, brevemente, na Cloud
Um conjunto de melhores práticas pode garantir soluções de alta qualidade com um menor custo
de implementação do que as abordagens tradicionais de entrega de software:
•
Adoptar práticas Agile e de desenvolvimento iterativo. Adopte a máxima
"release early, release often”. Estas práticas têm servido para reduzir o risco em
comparação com as práticas tradicionais de gestão de projectos.
•
Garantir integração. Construir a cada mudança a garantia de que as alterações no
código que têm um impacto negativo são identificadas precocemente, antes que possam
causar problemas adicionais.
•
Implementar testes automáticos. Isto reduz o tempo, esforço e custos dos testes para
confirmar a validade das alterações de software.
•
Utilização de ferram entas e técnicas m odernas para controlo do código
fonte que oferecem aos programadores maior eficiência que as ferramentas tradicionais
que bloqueiam um ficheiro inteiro, enquanto um único programador faz alterações. Este
leque mais recente de ferramentas de controlo do código fonte também permite o
desenvolvimento verdadeiramente distribuído - algo que era difícil e caro com soluções
anteriores.
•
Implementação contínua e teste/benchmark de performance automático.
Estabelece as linhas de base para a solução para que a equipe possa facilmente identificar
quaisquer alterações que causem impacto substancial no desempenho.
•
Implementação de deployment contínuo. O deployment contínuo automatiza o
processo de deploy e reduz o tempo necessário para a realização das tarefas, bem como o
risco de perder passos críticos.
IaaS, SaaS e PaaS são agora áreas bem estabelecidos na Cloud, mas está a emergir uma área desenvolvimento na Cloud. O desenvolvimento baseado na Cloud permitindo que às organizações
não só utilização (SaaS), montagem (PaaS) e execução (IaaS), mas realmente construir software
remotamente. No ambiente de "tudo como um serviço”, não é exagerado afirmar que o
“desenvolvimento como um serviço” será o próximo passo de crescimento das soluções Cloud.
O desenvolvimento na Cloud tem muitos dos mesmos benefícios que outras ofertas baseadas
Cloud, como menor custo de aquisição, a adopção mais rápida, instalação e configuração mais
simples e reduzida gestão e esforço de manutenção. Uma série de IDEs baseados na Cloud têm sido
recentemente introduzidas (por exemplo, Orion do Eclipse e o Salesforce), oferecendo uma solução
- Pág. 20 de 35 -
de alto nível de abstracção do código fonte. No entanto, o desenvolvimento na Cloud não se
resume ao desenvolvimento em ambiente integrado (IDE). Para ser verdadeiramente holístico, o
“desenvolvimento como um serviço” deve suportar todo o ciclo de vida de desenvolvimento, que
inclui:
•
Produção de código
•
Com pilação
•
Controlo de versões
•
Integração contínua
•
Automatização de testes
•
Deploym ent para m últiplas plataform as
Este modelo é ilustrado abaixo e está já a ser oferecido em produtos como VMWare Code2Cloud e
CloudBees Dev@Clooud. Uma plataforma ECM ideal deverá abraçar este modelo de
desenvolvimento:
Figura 12: Development as a Service
O “desenvolvimento como um serviço” encontra-se ainda nos seus estados iniciais. Muita evolução
deverá ainda ocorrer antes do ciclo completo de desenvolvimento ser suportado na Cloud. No
entanto, já existe um valor real em adoptar esta nova abordagem para o desenvolvimento quando é possível combinar e integrar um ambiente de desenvolvimento baseado na Cloud, com
uma infra-estrutura de desenvolvimento local.
- Pág. 21 de 35 -
5 A
utilização
de
fundamentalismos
standards
interessa,
mas
sem
5.1 Porquê utilizar standards?
Os utilizadores com perfil não-técnico não estão interessados em saber quais os standards que
existem e quais os que estão emergindo. Para eles importa que as diferentes plataformas se
consigam conjugar; no fundo, eles pretendem a interoperabilidade. Pretendem soluções que
possam comunicar umas com as outras, sem custo e esforço excessivos.
Os standards fornecem um conjunto de directrizes e mecanismos para interagir com uma
tecnologia. A adopção de standards tem uma série de benefícios, sendo o mais citado a
interoperabilidade. Nenhuma organização quer ficar refém de uma única solução de um
fornecedor ou produto para implementação de uma solução de tecnologia – independentemente
da qualidade das soluções e serviços desse fornecedor. A adopção de standards tem um número de
benefícios adicionais, tais como:
•
Dim inuição do custo de aquisição de tecnologia
•
Aumento da consistência e simplicidade do desenvolvimento
•
Aumento da reutilização de código
•
Redução do custo, tem po e esforço na transição entre soluções e
fornecedores
•
Menor necessidade de foco na infra-estrutura
•
Capacidade de criar interfaces adaptados às necessidades de funções
específicas do negócio
•
Melhoria da portabilidade da aplicação
•
Dim inuição do time do market , pois é mais fácil comprar componentes off
the
shelf
e
aplicações
que
podem
ser
integradas,
fornecendo
as
funcionalidades necessárias para a solução.
As organizações deverão compreender quais os standards que fornecem os benefícios mais
importantes para as suas necessidades aquando da adopção de uma solução ECM.
5.2 Standards Existentes e Emergentes
Diz-se que a vantagem dos standards é que existem muitos para escolher. Isto poderia ser apenas
uma piada para tecnólogos, mas a experiência diz que existe um fundo de verdade na afirmação –
e para o mundo da gestão de conteúdo corporativo não acontece de forma diferente. Não existe
um padrão único que é mais importante do que todos os outros. Não existe uma definição universal
do que é mais valioso; varia sempre de acordo com as necessidades técnicas e de negócio da
organização.
Nem todos os fornecedores de ECM e produto irão apoiar todos os standards. No entanto, é
importante determinar os standards que são mais importantes para o futuro do negócio e da
- Pág. 22 de 35 -
tecnologia e garantir que eles são compatíveis com a plataforma ECM potencial. Por exemplo, uma
organização preocupado com a indústria editorial pode ter um forte interesse em adoptar o
NewsML, enquanto uma organização com uma cobertura mais genérica e horizontal pode ter mais
interesse em apoiar o Content Management Interoperability Standard.
Interoperabilidade
Conforme referido anteriormente, a interoperabilidade é um dos principais impulsionadores para a
adopção de standards. A interoperabilidade assume muitas formas. No ECM, a interoperabilidade
está principalmente orientada para proporcionar às aplicações baseadas em conteúdo uma forma
standard de partilhar os seus activos digitais.
Os principais standards relacionados com interoperabilidade para soluções ECM incluem os
Content Management Interoperability Services (CMIS) e Java Content Repository (JCR). Os CMIS têm
vindo a ser ligeiramente mais populares que os JCR, devido ao facto de terem uma abordagem
agnóstica face à tecnologia.
O CMIS é um dos standards mais recentes na área de gestão de conteúdo, tendo sido
especificamente projectado para suportar a interoperabilidade entre as soluções de ECM.
Adoptado oficialmente em Maio de 2010, gerido pelo OASIS, e apoiado por um grande número de
fornecedores, a norma define um modelo de fornecedor de domínio agnóstico, uma abstracção de
protocolo e um conjunto de ligações que permitem partilhar e aceder ao conteúdo através de
múltiplas ferramentas de ECM. Os principais serviços prestados pelo CMIS incluem:
•
Serviços de Repositório: Permite a pesquisa de informação e conteúdos no repositório,
bem como a existência de tipos de objecto definidos para o repositório.
•
Serviços de Navegação: Suporta a navegação pela hierarquia de pastas num
repositório CMIS.
•
Serviços de M anipulação de Objectos: Gestão de objectos do repositório (Create,
Retrieve, Update, Delete).
•
Serviços de Pesquisa: Pesquisa de objectos no repositório.
•
Serviços de Versionamento: Gestão do ciclo de vida dos objectos no repositório.
Diferentes fornecedores têm-se dedicado a fazer evoluir o standard CMIS. Umexemplo disso são as
implementações de CMIS feitas pela Apache Foundation, no âmbito do projecto Apache Chemistry,
com o apoio de programadores provenientes de diferentes fornecedores de gestão de conteúdo,
como a Adobe.
Outros standards oficiais ou de facto, em termos de interoperabilidade, incluem:
•
W indows Sharepoint Services (W SS): não se trata propriamente de um standard, mas
de um conjunto de serviços para aceder ao conteúdo dos produtos Microsoft SharePoint.
•
W eb-based Distributed Authoring and Versioning (W ebDAV): um standard
baseado em http que facilita a colaboração entre utilizadores na edição e gestão de
documentos e ficheiros armazenados em servidores web.
•
Java Content Repository (JCR): especificação Java de baixo nível, ainda que tenham
sido criadas adaptações para outras linguagens, definida pelo Java Community Process.
- Pág. 23 de 35 -
•
Com m on Internet File System (CIFS): protocolo que permite que as aplicações façam
pedidos de ficheiros e serviços em computadores remotos via Internet.
Metadados
Os Metadados contribuem para aumentar o conteúdo armazenado por soluções de ECM, com
detalhes adicionais, tais como taxonomia, relacionamentos, atributos de segurança, características
de uso de informação de auditoria, entre outros. Qual é a importância dos metadados para uma
solução de ECM? É crítica. Sem metadados torna-se quase impossível de gerir, manter o controlo e
encontrar conteúdo numa ferramenta de ECM. Há um certo número de standards que causam
impacto na criação e gestão de metadados nas soluções de ECM, tais como XML, Dublin Core e
standards relacionados a tecnologia semântica (por exemplo, RDF). Suportar algumas dessas
normas, como Dublin Core, é importante, mas não suficiente para endereçar todas as necessidades
de metadados de ECM. É necessário ter em atenção que muitos destes standards estão ainda em
evolução, pelo que a chave será a capacidade de adopção de uma plataforma com a flexibilidade
para suportar o standard futuro.
A norma mais importante, embora seja um standards de nível muito mais baixo do que muitos dos
outros discutidos neste documento é, sem dúvida, o XML. O XML (Extensible Markup Language) é
um padrão gerido pelo World Wide Web Consortium (W3C) e é presentemente familiar para a
maioria dos tecnólogos.
Ao contrário do HTML, o XML não tem um único conjunto definido de tags e atributos; o XML
permite que os programadores definam os seus próprios elementos ou utilizem um vocabulário
definido por ua terceira parte. O XML é uma tecnologia fundamental para a definição de conteúdos
e dados estruturados e, claro, dos metadados; é também a base para uma série de outros
standards, como Dublin Core e XMP.
O XML tem sido uma tecnologia core que quase todos os fornecedores declaram suportar. No
entanto, os arquitectos de software devem ter em atenção o que esse "suporte" quer dizer. Nem
todos os fornecedroes suportam o XML de forma similar para a integração e transformação,
armazenamento e publicação. Os arquitectos de software devem explorar em detalhe os recursos
de XML de uma plataforma de ECM quando se trata de gestão, armazenamento e processamento
de dados baseados em XML.
Outro domínio que é mencionado mais frequentemente relacionado aos metadados é a tecnologia
semântica. A tecnologia semântica permite associação do significado ou contexto ao conteúdo
digital - e não apenas do que significa para as pessoas - mas para computadores também. Se os
computadores puderem aprender o significado por trás de conteúdo, eles podem saber o que
interessa aos utilizadores e prestar assistência com tarefas comuns, tais como pesquisa ou
melhorando os dados com detalhes existentes, baseados em relações conhecidas. Sem a tecnologia
semântica, o conteúdo traduz-se tipicamente apenas nas ligações entre os recursos estruturados e
não estruturados. A tecnologia semântica fornece o contexto para estes recursos e outros
relacionados, de modo que as máquinas possam reconhecer entidades como pessoas, lugares,
eventos, organizações, etc., dentro do conteúdo.
O suporte para tecnologias semânticas é limitado na maioria das plataformas de ECM, embora
alguns fornecedores com visão de futuro estejam a começar a incorporar esta tecnologia. Se a
tecnologia semântica fizer jus às suas promessas, as melhorias que proporciona para metadados,
categorização e enriquecimento de conteúdo, vai melhorar substancialmente a tecnologia ECM.
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Isto pode ser visto em projectos de investigação e open source, como o projecto Interactive
Knowledge Stack (IKS). O IKS é um projecto de investigação da União Europeia que envolve
diferentes fornecedores, e que tem por objectivo a construção de um diálogo aberto e de uma
plataforma tecnológica flexível para gestão de conteúdos. A partir do IKS têm resultado vários
projectos Open Source, como o projecto Apache Stanbol, que fornece uma ligação entre as fontes
de dados Semantic Web e as soluções de gestão de conteúdo tradicionais.
Outros standards não relacionados a conte údo que im porta considerar
A tecnologia e o desenvolvimento de linguagens de programação têm vindo a evoluir e há uma
série de standards técnicos que são um "must-have" e de alto valor para uma plataforma de
desenvolvimento de conteúdos moderna.
O OpenSocial é um deles. O OpenSocial foi originalmente criado como uma especificação aberta
para acesso e partilha do perfil do utilizador, conteúdos e actividade em redes sociais, ao invés de
trabalhar com as interfaces proprietárias oferecidas por cada site. No entanto, a sua adopção tem
crescido para além do domínio das redes sociais.
O OpenSocial é composto por dois conceitos de alto nível: gadgets e APIs. Os gadgets são
componentes pequenos, plug-in’s baseados em HTML/JavaScript. A API do OpenSocial fornecer
capacidades para gestão de pessoas, actividades e dados e são expostos via JavaScript e REST. Os
gadgets OpenSocial também podem ser utilizados para proporcionar uma solução simples de
integração entre aplicativos, e podem aceder a qualquer informação na organização que esteja
exposta via REST.
Além das capacidades existentes nos OpenSocial, existem esforços correntes para proporcionar
maior integração entre OpenSocial e CMIS; essas mudanças estão previstas para a versão 2.0 da
especificação OpenSocial.
Há uma série de normas adicionais que não estão directamente relacionadas com os conteúdos
que são importantes para o desenvolvimento do ECM, como o OAuth, REST e LDAP. Cada uma
destas tecnologias pode desempenhar um papel importante na entrega da solução.
O OAuth é um protocolo standard para autenticação. Fornece uma forma standard para que os
programadores possam oferecer os seus serviços via uma API, sem que os utilizadores tenham de
expor as suas credenciais. Da perspectiva do utilizador, este protocolo permite que um utilizador
(proprietário do recurso) conceda acesso a um recurso protegido por um aplicativo (prestador de
serviços) para outro aplicativo (consumidor de serviço). OAuth é uma forma de autenticação
delegada, que permite que uma única identidade seja partilhada entre vários sites sem expor as
suas credenciais. Além de fornecer uma forma standard de concessão de acesso entre as aplicações,
OAuth também fornece um mecanismo para restringir o âmbito e duração da autenticação do
consumidor do serviço. Esta é uma estratégia muito mais segura do que partilhar credenciais e
conceder acesso ilimitado a um terceiro.
Tendo em conta que o conteúdo corporativo é essencial para muitos processos de negócio, é
importante que a plataforma forneça uma forma standard para controlar o acesso aos seus
serviços. Em vez de reinventar a roda, muitos fornecedores integraram o OAuth nas suas
plataformas, para controlar quais os serviços e os dados que são partilhados entre aplicações.
O Lightweight Directory Access Protocol (LDAP) é outro protocolo standard a ser considerado. O
protocolo LDAP permite que as aplicações acedam à informação armazenada num servidor LDAP.
Os Servidores LDAP podem armazenar qualquer tipo de informação, mas são mais frequentemente
- Pág. 25 de 35 -
utilizados para armazenar informação de contacto, credenciais de segurança e informação de
grupo. A maioria das organizações que suportam acesso seguro a recursos ou e-mail armazenam a
informação dos utilizadores num directório LDAP. Os servidores LDAP são tão comuns que as
plataformas de ECM deverão suportar esta integração, pelo menos a um nível de leitura, para que
as informações do utilizador não necessitem ser replicadas em vários locais.
O REST (Representational State Transfer) é um estilo arquitectural baseado na web, não um
standard para integração de aplicações. As interacções via REST envolvem dois componentes clientes e servidores. Os clientes fazem solicitações aos servidores; os servidores recebem pedidos,
processam-nos e retornam uma resposta. Os pedidos e as respostas transferem representações de
recursos. Um recurso é qualquer objecto num endereço (URI) que pode fornecer informações ou
executar operações.
Dada a crescente popularidade dos serviços de estilo REST, os arquitectos de software que
adoptarem por este estilo de integração devem examinar cuidadosamente quais os serviços que
uma plataforma expõe via REST. Alguns fornecedores indicam que eles suportam REST, mas
apresentam recursos muito limitados.
Finalmente, a um nível mais baixo, standards como OSGi permitem a modularidade e
extensibilidade do software. Os arquitectos de software que ainda estão a utilizar tecnologia Java
para o trabalho pesado e difícil que é incrementar as primeiras versões do J2EE devem
definitivamente considerar explorar o standard OSGi. Ele trás ao Java uma nova abordagem para a
modularidade e extensibilidade.
- Pág. 26 de 35 -
6 Business Case para Adopção de uma
Plataforma às Aplicações de Conteúdo
Abordagem
de
A maioria dos engenheiros de software sabe, ou pelo menos suspeita, que implementação de uma
abordagem centrada na plataforma para construir aplicações orientadas ao conteúdo tem algum
valor organizacional. Processos ad-hoc, múltiplas ferramentas e práticas inconsistentes raramente
servem o melhor interesse de qualquer empresa. No entanto, a justificação "confie em mim" não é
convincente o suficiente para um executivo levar a cabo alterações nos processos de negócio, nos
colaboradores e/ou investir em novas plataformas tecnológicas.
É fundamental que os arquitectos de software saibam definir ou contribuir para a definição de um
business case. O que é um business case? Um business case justifica a razão de recomendações de
arquitectura de forma coesa e convincente. Um business case bem definido deve incluir razões
qualitativas, e se possível uma justificação quantitativa, ou retorno sobre o investimento (ROI) para
a realização de um projecto - e não apenas o ponto de vista técnico.
As secções a seguir apresentam um modelo de amostra para calcular o ROI e benefícios genéricos
do uso de uma plataforma para gerenciar conteúdo corporativo.
6.1 Razões Qualitativas
A implementação de uma abordagem centrada na plataforma para construir aplicações
orientadas ao conteúdo tem um número de benefícios, tais como:
•
Necessidades mais reduzidas de formação para os recursos técnicos, uma vez que uma
única abordagem está em uso em toda a empresa. Arquitectos, programadores e designers
podem aprender os pontos fortes, pontos fracos, características, restrições e interfaces uma
vez e construir inúmeras aplicações. Isto permite que os recursos se foquem na entrega de
recursos de alto valor em vez de aprenderem múltiplas ferramentas de fornecedores.
•
Melhoria da reutilização de conteúdo e consistência.
•
Redução de custos devido a um reduzido número de ferramentas necessárias para apoiar
os casos de uso necessários.
•
Redução do “time to market”, já que se está a utilizar uma ferramenta consistente para
fornecer múltiplas aplicações.
Tenha em conta que estes são apenas benefícios gerais. Devem ser feitos esforços para identificar
os benefícios específicos para a organização que adopta a plataforma de ECM.
6.2 Calcular o ROI
Adoptar uma plataforma de gestão de conteúdo empresarial (ECM) pode significar um
investimento organizacional de relevo. E, como qualquer investimento, é importante compreender
quando é que aquisição irá ser paga por si mesma - ROI. Um certo número de técnicas podem ser
utilizadas para o cálculo do retorno sobre o investimento (ROI). Uma abordagem simplista envolve
identificar o benefício de implementação da nova solução, quantificando cada benefício, e deduzir
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o custo. As categorias abaixo incluem o benefício da amostra e as áreas de custos, que vão variar
para cada organização / projecto:
Modelo de Benefícios Modelo de Custos
Benefícios de negócio
Custos de infraestrutura
Produtividade do utilizador
Formação e educação
Custos de suporte reduzidos
Software aplicacional
Custos de IT reduzidos
Consultoria e pessoal
Integração
Operações em curso
Reutilização de informação
Integração e alterações de processos
Aumento da utilização de conteúdo
Alterações organizacionais
Diminuição da redundância da informação
Comunicações Benefícios futuros Figura 13: Categorias de Custo e Benefício
6.3 Calcular o ROI (exemplos)
As tabelas seguintes mostram as estimativas de ROI de uma organização para a entrega de três
aplicações usando um aplicativo específico para desenvolver cada uma versus a utilização de uma
plataforma de conteúdos única. Neste exemplo, as aplicações podem ser classificados como
aplicativos orientados ao conteúdo.
•
O Projecto A é um projecto de gestão de documentos com vista a cumprir os requisitos de
uma determinada organização no que diz respeito à gestão interna de documentos.
•
O Projecto B é uma aplicação de conteúdos orientada a processos: trata-se de uma
implementação de uma extranet para gerir devoluções de produtos por parte dos clientes.
Integra com o ERP.
•
O Projecto C é uma aplicação DAM para o departamento de Marketing e Comunicação.
Este exemplo assume que a plataforma de conteúdo é Open Source, e adquirida através de um
modelo de subscrição. Assim sendo, a maior parte do custo de software para a plataforma trata-se
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de um custo operacional, em oposição aos grandes custos de CAPEX. Não se deve assumir que
“Open Source” significa grátis. Não é exactamente assim. O Open Source tem um custo, que se
traduz essencialmente em manutenção e suporte.
Este modelo ficcional pode ser usado como um ponto de partida para a sua própria análise de ROI
para adopção de uma plataforma de ECM. Tenha em mente que, para avaliar o verdadeiro valor da
adopção de uma plataforma de ECM, deve-se olhar para além de um único projecto e analisar o
impacto ao longo do tempo.
Projecto A: Gestão de Documentos
Abordagem e specífica Abordagem orientada à (aquisição de um plataforma
software e specífico de gestão documental de um fornecedor)
CAPEX
Consultoria (levantamento, customização e integração)
Interno (definição de processos, formação, gestão de projecto)
Aquisição de Software
Instalação da Infraestrutura
TOTAL
OPEX
Ano 1
Custos do projecto e m curso
Manutenção e suporte de software
Infraestrutura
Ano 2
Custos do projecto e m curso
Manutenção e suporte de software
Infraestrutura
Ano 3
Custos do projecto e m curso
Manutenção e suporte de software
Infraestrutura
TCO (nos 3 anos apenas)
65000
65000
34000
45000
15000
159000
34000
0
15000
114000
17600
24000
10000
7600
35600
18000
10000
7600
45600
37600
16000
30000
7600
49600
12000
30000
7600
55600
28000
10000
7600
257800
18000
30000
7600
256800
Tabela 1: Exemplo de Cálculo de ROI: projecto A
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Projecto C: Digital Asset Management
Abordagem e specífica, Utilização da plataforma de adquirindo uma solução conteúdos do Projecto A
DAM out-­‐of-­‐the-­‐box
CAPEX
Consultoria (levantamento, customização e integração)
Interno (definição de processos, formação, gestão de projecto)
Aquisição de Software
Instalação da Infraestrutura
TOTAL
OPEX
Ano 1
Custos do projecto e m curso
Manutenção e suporte de software
Infraestrutura
Ano 2
Custos do projecto e m curso
Manutenção e suporte de software
Infraestrutura
Ano 3
Custos do projecto e m curso
Manutenção e suporte de software
Infraestrutura
TCO (nos 3 anos apenas)
5000
5000
5000
60000
14000
84000
5000
0
0
10000
15000
0
10000
5000
15000
0
10000
5000
15000
0
10000
5000
129000
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
10000
Tabela 2: Exemplo de Cálculo de ROI: projecto B
- Pág. 30 de 35 -
Projecto B: Processamento de devoluções de clientes
Abordagem e specífica, Utilização da plataforma de desenvolvendo a conteúdos do Projecto A
aplicação de raiz, utilizando uma framework de desenvolvimento
CAPEX
Consultoria (levantamento, customização e integração)
Interno (definição de processos, formação, gestão de projecto)
Aquisição de Software
Instalação da Infraestrutura
TOTAL
OPEX
Ano 1
Custos do projecto e m curso
Manutenção e suporte de software
Infraestrutura
Ano 2
Custos do projecto e m curso
Manutenção e suporte de software
Infraestrutura
Ano 3
Custos do projecto e m curso
Manutenção e suporte de software
Infraestrutura
TCO (nos 3 anos apenas)
80000
60000
12000
3000
15000
110000
24000
0
2000
86000
9500
18000
500
9000
22500
13000
500
9000
33500
21000
500
12000
175500
6000
15000
5000
1000
15000
9000
5000
1000
23000
17000
5000
1000
130000
Tabela 3: Exemplo de Cálculo de ROI: projecto C
Abordagem específica Abordagem Orientada à Plataforma
TOTAL Cost of Ownership, todos os projectos
652.300 €
396.800 €
Tabela 4: Exemplo de Cálculo de ROI: total
Embora este modelo seja puramente fictício, ilustra o valor de adoptar uma plataforma de
conteúdo em vez de se utilizar aplicações de finalidade única ou o desenvolvimento de soluções
personalizadas. Observe que os custos de consultoria, infra-estrutura e software para as soluções
pontuais continuam altos sobre cada implementação do aplicativo, enquanto estes custos
diminuem ou são eliminados em posteriores implementações usando a plataforma de ECM.
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7 Plataforma Empresarial Adendo Pro: uma Plataforma ECM
Actual
A GSoft, através da solução Adendo Pro, solução ECM Open Source, adoptou uma abordagem
orientada à plataforma para entrega de conteúdos. Ao contrário das ferramentas tradicionais de
ECM, o Adendo Pro oferece uma solução modular, organizada em lógica de camadas. O diagrama
abaixo apresenta uma visão de alto nível da solução ECM Adendo Pro.
Figura 14: Diagrama de Arquitectura do Adendo Pro
O Adendo Pro baseia-se numa arquitectura modular. Este modelo dá uma enorme flexibilidade
técnica e comercial para criar aplicações orientadas ao conteúdo com as características específicas
necessárias para suportar cada processo de negócio. A arquitectura Adendo Pro suporta diferentes
casos de uso:
•
Customização de aplicações
•
Desenvolvimentos à medida
•
Integração de aplicações com a plataforma Adendo Pro
Para além de uma arquitectura modular, a plataforma Adendo Pro fornece mecanismo de
extensibilidade, que podem ser usados para:
•
Configurar serviços e componentes
•
Estender os actuais serviços existentes
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O Adendo Pro intensifica a colaboração entre as equipas e os colaboradores, por meio de uma
plataform a de workflow, um dos pontos fortes do Adendo Pro, que permite gerir os
processos colaborativos e orientados a conteúdos, dando ainda a possibilidade de aplicações
externas interagiram nos processos de negócio do cliente.
As principais funcionalidades que compõem o ECM Adendo Pro são as seguintes:
•
Captura e Digitalização: Captura de conteúdos a partir de qualquer fonte de dados.
Digitalização com captura simultânea de conteúdos e metadados, utilizando tecnologia
OCR.
•
Gestão dos conteúdos: Mecanismos de aprovação, controlo de versões, revisão e edição
de conteúdos.
•
Partilha de conteúdos: Permite aos utilizadores partilhar e editar os conteúdos
acedendo através do ambiente Web.
•
Gestão do ciclo de vida dos conteúdos: Gestão do processo de mudança do
conteúdo por meio das fases do ciclo de vida (ex: elaboração, aprovação, expiração,
retenção, eliminação, destruição).
•
Pesquisa de alta performance: Pesquisa de alta performance com funcionalidades
avançadas: full text, tags, facets, sugestões "será que quis dizer?", sinónimos, palavras
proibidas.
•
Conversão de form atos: Renderização do conteúdo em múltiplos formatos.
•
Gestão de notificações: Gestão de alertas de revisão, publicação de documentos,
prazos de expiração, arquivo de conteúdos, tarefas de workflow, entre outros.
•
Gestão de registos: Implementa políticas de retenção, eliminação, protecção e auditoria
sobre os registos de negócio.
•
Segurança e controlo de acessos: Incorpora mecanismos de segurança para controlo
de acessos e edição de conteúdos.
Ao nível tecnológico, o Adendo Pro baseia-se numa arquitectura flexível e de alto desempenho,
com as seguintes principais características:
•
100% Java-based (corre em qualquer sistema operativo – Windows, Linux, Unix, MacOs)
•
Escalabilidade e desempenho
•
Utilização Open Source
•
Capacidade de integração com aplicações externas
•
Suporta diferentes bases de dados (SQL Server, MySQL, Oracle)
•
Arquitectura Orientada a Serviços (SOA)
•
Storage Integration
A estratégia arquitectural do Adendo Pro é um exemplo de uma plataforma ECM moderna, que
oferece todo o valor e benefícios descritos ao longo deste documento. Esta estratégia contrasta
com as estratégias seguidas por fornecedores que oferecem uma gama de ferramentas ou
aplicações com uma única finalidade.
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8 Conclusão
Após a leitura deste white paper o leitor deverá compreender:
•
O significado dos termos “enterprise content” e “enterprise content management”.
•
De que forma os conteúdos empresariais e as necessidades das organizações em termos de
gestão de conteúdos têm vindo a evoluir.
•
Por que é importante ter processos e ferramentas que suportem dados de múltiplos
formatos, complexidade e tamanho.
•
Os principais standards que suportam a tecnologia ECM.
•
Tecnologias e standards que suportem ECM centrado em processos.
•
Como criar um business case para adopção de uma plataforma para criar ferramentas
orientadas ao conteúdo.
•
O que é necessário para criar uma plataforma ECM que não suporta um único use case prédefinido, mas que oferece às equipas de TI uma forma eficiente e elegante de construir,
customizar e manter soluções que são igualmente evolutivas.
8.1 O que se pode esperar ao adoptar uma solução ECM
Não importa qual a estratégia que é seguida para apoiar as necessidades de conteúdo empresarial.
Não se deve esperar que todos os processos empresariais e questões existentes possam ser
resolvidos num único projecto. Inicialmente, a organização deve seleccionar um ou mais casos de
uso, trabalhar e entender a plataforma e usar as “lessons learned” na implementação seguinte.
Além disso, as organizações devem esperar que o conteúdo, os standards e as necessidades de
negócio evoluam ao longo do tempo. A plataforma de ECM deverá ser reavaliada regularmente
para determinar se ainda está adequada às necessidades organizacionais.
8.2 Citações
•
Association for Information and Image Management (AIIM), 2011. What Is ECM? Retrieved
06 10, 2011, from AIIM Website: http://www.aiim.org/What-is-ECM-Enterprise-ContentManagement.
•
Miles, 2011. State of the ECM Industry 2011. AIIM.
•
Manyika, et al., 2011. Big Data: The Next Frontier for Innovation, Competition and
Productivity. McKinsey Global Institute.
•
Chute, Manfrediz, Minton, Reinsel, Schlichting, & Toncheva, 2008. An Updated Forecast of
Worldwide Information Growth Through 2011. IDC.
•
Ried & Kisker, 2011. Sizing the Cloud. Forrester Research.
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8.3 Recursos Adicionais
•
Oauth: http://www.oauth.net/.
•
Open Social: http://www.opensocial.org/
•
W3C SWEO Linking Open Data: http://www.w3.org/wiki/SweoIG/TaskForces/
CommunityProjects/LinkingOpenData
•
OSGi: http://www.osgi.org/
•
Jenkins/Hudson: http://java.net/projects/hudson/
•
Apache Chemistry: http://chemistry.apache.org/
•
Apache Stanbol: http://incubator.apache.org/stanbol/
•
Interactive Knowledge Stack: http://www.iks-project.eu/
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