MACHADO, Simone Carlin. Tecidos Dorival. Júlio de Castilhos: [s.n.]

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MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO
SECRETARIA DA EDUCAÇÃO PROFISSIONAL E TECNOLÓGICA
INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA
FARROUPILHA – CAMPUS JÚLIO DE CASTILHOS
CURSO TÉCNICO EM SECRETARIADO
TECIDOS DORIVAL
Por
Simone Carlin Machado
Relatório de Estágio de Profissional apresentado com o requisito para obtenção do
título de Técnico em Secretariado do
Instituto Federal Farroupilha – Campus Júlio de Castilhos
Orientadora: Elenir de Fátima Cazzarotto Mousquer
Júlio de Castilhos, RS, Brasil
2009
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DADOS DE IDENTIFICAÇÃO
1 Estagiário
1.1 Nome: Simone Carlin Machado
1.2 Curso: Técnico em Secretariado
1.3 Turma: Séc. 1
1.4 Endereço: R: Pedro Lopes 148, Santa Isabel
1.5 Município e Estado: Júlio de Castilhos – RS
1.6 CEP: 98130-000
1.7 Telefone: (55) 91776854
1.8 E-mail: [email protected]
2 Empresa
2.1 Nome: Tecidos Dorival
2.2 Endereço: Barão do Rio Brando, 828 - Centro
2.3 Município: Júlio de Castilhos
2.4 CEP: 98130-000
2.5 Telefone: (55) 3271-1916
3 Estágio
3.1 Área de realização: Empresa
3.2 Coordenador do Curso: Silvana Tabarelli Kaminski
3.3 Orientadora: Elenir de Fátima Cazzarotto Mousquer
3.4 Supervisor de Estágio: Marlei Durigon
3.5 Carga Horária: 207 horas
3.6 Data de início e término: 01/04/2009 à 06/05/2009
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MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO
SECRETARIA DE EDUCAÇÃO E PROFISSIONAL TECNOLÓGICA
INSTITUTO FEDERAL FARROUPILHA - CAMPUS JÚLIO DE CASTILHOS
CURSO TÉCNICO EM SECRETARIADO
A Supervisora de Estágio, Marlei Durigon, a Orientadora, Elenir de Fátima Cazzarotto
Mousquer, e a Estagiária Simone Carlin Machado, abaixo assinados, cientificam-se do teor do
relatório de Estágio Curricular Supervisionado do Curso Técnico em Secretariado.
Tecidos Dorival
Elaborado por
Simone Carlin Machado
como requisito parcial para obtenção do título de
Técnico em Secretariado
Marlei Durigon
(Supervisora de Estágio)
Elenir de Fátima Cazzarotto Mousquer
(Orientadora)
Simone Carlin Machado
(Estagiária)
Júlio de Castilhos, 17 de julho de 2009
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SUMÁRIO
LISTA DE SIGLAS..................................................................................................................5
LISTA DE ANEXOS................................................................................................................6
1 INTRODUÇÃO......................................................................................................................7
2 HISTÓRICO DA EMPRESA...............................................................................................9
3 ATIVIDADES REALIZADAS NA EMPRESA................................................................10
3.1 Arquivo..............................................................................................................................10
3.2 Atendimento telefônico.....................................................................................................11
3.3 Atendimento ao público....................................................................................................12
3.4 Serviço de banco................................................................................................................13
3.5 Cadastro de produtos........................................................................................................13
3.6 Fax......................................................................................................................................13
3.7 Organização e manutenção da empresa..........................................................................14
4 CONCLUSÃO......................................................................................................................15
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS..................................................................................16
ANEXOS..................................................................................................................................17
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LISTA DE SIGLAS
ACIJUC – Associação Comercial e Industrial de Júlio de Castilhos
IFF – JC – Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia Farroupilha – Campus
Júlio de Castilhos
SPC – Serviço de Proteção ao Crédito
PROSIS – Sistema de Informática
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LISTA DE ANEXOS
Anexo A – Foto da empresa
Anexo B – Telefone da empresa
Anexo C – Fax
Anexo D – Arquivo permanente
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1-INTRODUÇÃO
Ao realizarmos o estágio curricular do Curso Técnico em Secretariado percebemos o
desafio que estamos nos dispondo, vivenciar uma experiência em que utilizaremos os
conhecimentos teóricos adquiridos ao contexto da loja Tecidos Dorival. O estágio ocorreu no
período de 01 de abril a 06 de maio de 2009, totalizando 207 horas.
A Loja Tecidos Dorival é uma pequena empresa em que a secretária exerce várias
atividades, que são descritas neste relatório, tais como: arquivamento, o atendimento
telefônico, o atendimento ao público, os serviços de banco, os cadastro de produtos, a
utilização do Fax e a organização e manutenção da empresa.
Propomo-nos no estágio alcançar alguns objetivos que são: conhecer os principais
componentes de uma organização, situando as funções da área de secretariado; compreender
que a apresentação dos documentos é de importância para a formação da imagem de uma
organização; recolher, interpretar, tratar e arquivar as informações; saber acolher, encaminhar
e informar os interlocutores internos e externos de uma organização; melhorar nossa
capacidade de iniciativa e decisão.
Atualmente se reconhece a importância das secretárias dentro do mundo empresarial,
mas não foi sempre assim. No passado,
“(...) as empresas fabricantes de máquinas de escrever resolveram fazer
comemorações e concursos para eleger a melhor datilógrafa. Os concursos passaram a
ser repetidos todos os anos, no dia 30 de setembro. O dia da secretaria surgiu quando
Lilian Sholes foi à primeira mulher a datilografar em público durante a segunda fase
da Revolução Industrial. Ela era filha de Christopher Sholes, um dos inventores da
máquina de escrever. O aniversário de Lilian era no dia 30 de setembro, essa mesma
data
que
se
tornou
conhecida
como
o
Dia
das
Secretárias”
(http://alfredonunesdemelo.blogspot.com/2008/09/como-surgiu-o-dia-
da-secretria.html)
A secretária é o apoio de muitos executivos das maiores companhias do mundo. Ser
secretaria não é uma tarefa fácil, pois é uma das profissões que exige muitas habilidades e
competências de uma profissional. Destacamos dois requisitos básicos em sua profissão, que é
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a ética e a discrição, porque uma secretaria sabe muita coisa sobre a vida de seu chefe e
quanto a isso tem que se manter neutra sobre qualquer assunto da empresa e ou a vida
profissional e afetiva.
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2-HISTÓRICO DA EMPRESA
A loja Tecidos Dorival foi fundada no mês de novembro de 1979, por Terezinha Z. da
Silva, com o mesmo nome da proprietária, que foi apresentado para a Empresa no registro na
junta comercial.
Na época não era comum mulher empresária, porém foi preciso enfrentar este desafio,
pois o cônjuge era militar e, por questões legais, era impedido de ser empresário.
A Empresa iniciou muito pequena, sem capital de giro, com o dinheiro adquirido com
a venda de um carro usado para comprar os simples móveis, a mercadoria era financiada por
um atacado de Santa Maria, empresário Senhor Dorival, por isso o nome Fantasia Tecidos
Dorival.
O seu primeiro endereço foi na rua Pinheiro Machado, onde sofreu três mudanças na
mesma rua, pois eram salas alugadas. Posteriormente, depois de muito trabalho, veio o
sucesso e em 1989 foi possível adquirir um terreno com uma casa antiga a qual foi demolida e
foi construída a atual Loja que funciona na Rua Barão do Rio Branco.
Atualmente a loja comercializa tecidos, confecções, calçados; e conta com seis
funcionárias, gerenciada pela proprietária, que espera continuar crescendo com o seu
empreendimento.
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3-ATRIBUIÇÕES DO TÉCNICO
A profissão de secretária é muito importante, atualmente uma profissional dessa classe
tem que seguir dois requisitos básicos em sua profissão, que é a ética e a discrição, porque
uma secretaria sabe muito sobre a vida de seu chefe e quanto a isso tem que se manter neutra
sobre qualquer assunto da empresa e ou da vida profissional e afetiva. Também são
imprescindíveis ao exercício da profissão de secretária algumas habilidades: espírito prático,
atenção, pensamento rápido e visão antecipada das fases que envolvem o trabalho em uma
empresa ou escritório.
Cabe à secretária assessorar e auxiliar diretores, gerentes e a equipe com quem
trabalha no planejamento, na organização e no andamento da rotina diária do local onde atua.
Assim sendo, cabe à secretária estar à frente da agenda dos executivos e dos cerimoniais.
Ao realizar o estágio curricular na loja Tecidos Dorival recebemos a incumbência de
realizar diversas funções desempenhadas na empresa, que incluíram a preparação e
administração das informações que chegam via telefone ou fax, o atendimento ao público, o
serviço de banco, o cadastros de produtos, o registro no livro caixa, atuar no sistema de
crediário e contribuir na limpeza da empresa, enfim uma secretária tem que fazer de tudo um
pouco. Cada uma das tarefas realizadas na empresa explicar-se-á com maior detalhamento nos
itens abaixo.
3.1 Arquivo
Arquivo é um conjunto de documentos que deve ser mantido organizado para que, em
qualquer momento e rapidamente se possa encontrar a informação de que se necessita.
O arquivo da Loja Tecidos Dorival é um fichário, organizado em ordem alfabética,
onde são colocadas todas as fichas dos clientes da loja. As promissórias são passadas para as
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fichas com valores e datas; e as mesmas são deixadas no meio da ficha com a assinatura do
cliente.
Temos o fichário dos clientes ativos que estão em débito, e o fichário dos clientes
passivos (desativados, por não estarem negociando com a loja atualmente).
Com freqüência, é feita a revisão do fichário para separar as fichas de clientes com
atraso nos pagamentos, e os mesmos são avisados através de ligação telefônica, para rever
seus compromissos. E alguns clientes com muito tempo de atraso em seus débitos são
encaminhados para a advogada fazer a cobrança judicial.
Há também, os clientes que restabeleceram seu crédito mediante o pagamento de seus
débitos e comunicamos a ACIJUC para reabilitação dos mesmos retirando seu nome da
relação do SPC, ou seja, para essas pessoas desfrutarem novamente de crédito no setor
comercial. E aqueles que não honraram seus compromissos permanecem na relação do SPC.
3.2 Atendimento Telefônico
O atendimento telefônico é um dos pontos mais importantes, porque da clareza das
informações se faz bons negócios ou se representa responsavelmente à empresa. Ao atender
ao telefone corretamente, se agiliza os negócios, entende-se melhor o que o cliente deseja e se
dá agilidade no trabalho.
No caso de o cliente desejar saber se tem determinado produto e ou o seu preço,
precisamos demonstrar boa vontade e o máximo de rapidez. Ser sempre agradável e natural,
especialmente a clientes insatisfeitos, e evitar ruídos no ambiente que interfira na
comunicação.
Quando for recado repassar à pessoa certa, caso ela não esteja anotar o mesmo e deixar
em lugar visível onde ela possa ao retornar encontrá-lo. Ao realizar ligações ser claro e
objetivo, para uma melhor comunicação.
Na empresa é de praxe realizar ligações para a ACIJUC para consultar o registro no
SPC de novos clientes que querem abrir crediário na loja. E também, se faz ligações para
outras lojas para solicitar referência sobre esses clientes (há quanto tempo tem o crediário, se
é pontual nos pagamentos, etc.). Além das ligações para PROSIS, para pedir a senha mensal
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para cadastros de produtos, a qual é enviada por fax, e também a senha para liberação do
sistema que é liberada de quatro em quatro meses.
3.3 Atendimento ao Público
O atendimento ao público é feito para acolher os clientes, para a venda de mercadorias
e também para receber no caixa. Sempre informando aos clientes sobre promoções, descontos
e formas de pagamentos, tentando satisfazê-los, tanto no atendimento quanto na venda,
procurando entender o que o cliente quer e o que ele espera no atendimento.
A satisfação do cliente é primordial, tendo em vista a concorrência das empresas pela
conquista dos clientes, a busca da qualidade dos produtos e dos serviços prestados. Esta é uma
das metas da empresa aumentar os clientes e obter fidelidade dos mesmos.
A quantidade de opções dadas ao cliente exige necessariamente uma maior qualidade
da empresa que precisam encantá-lo para obter a sua confiança. Ao contrário do que parece,
manter um cliente fiel não é assim tão simples. Entretanto, é ainda mais simples do que se
conquistar um novo cliente.
É necessário que exista a comunicação entre cliente e empresa, para que o mesmo se
sinta à vontade para manifestar suas opiniões e impressões sobre as mercadorias, a empresa, o
atendimento e os serviços.
Um fator importante para o sucesso no atendimento ao público é o tratamento as
observações e solicitações dos clientes, em que a atenção nos relacionamentos deverá
contemplar a individualidade dos mesmos, para criar vínculos e não apenas tornar uma
formalidade.
Tem vários objetivos específicos relacionados ao tema atendimento ao público, tais
como: cuidar do relacionamento entre empresa e fornecedores, observar os sucessos e
fracassos, identificar o perfil das empresas e dos clientes satisfeitos. Perceber também, os
problemas de relacionamento entre os trabalhadores na empresa, que poderão repercutir no
atendimento ao público.
Muitas são as formas utilizadas de atendimento ao público, tanto para ouvir suas
reclamações como para esclarecer dúvidas sobre produtos e serviços. Por mais que as
empresas estejam se empenhando cada vez mais em satisfazer seus públicos, o Código de
Defesa do Consumidor foi instituído para proteger os clientes que, pelo ponto de vista da lei é
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o mais vulnerável de todo o processo. Estabeleceram-se normas para garantir, a durabilidade,
a segurança e a qualidade dos produtos, e os serviços comercializados de modo a proteger o
consumidor.
O Código do Consumidor foi criado com o objetivo de tornar as relações comerciais
entre as empresas e seus clientes transparentes. O princípio básico é assegurar os direitos do
cliente e exigir dos fornecedores o compromisso de não causar prejuízos.
3.4 Serviço de Banco
O serviço de banco corresponde a pagamentos de títulos através de boletos bancários,
enviados pelas fábricas das compras referentes às mercadorias. Também são feitos, depósitos
bancários e a verificação de cheques de clientes que retornam sem fundo.
O serviço de banco é feito todos os dias de segunda à sexta-feira, na primeira hora da
tarde, logo que a loja abre, pois faz parte da rotina desse estabelecimento o pagamento pontual
de seus fornecedores.
3.5 Cadastro de Produtos
As mercadorias que chegam à loja são cadastradas, a partir de etiquetas com preço e o
código que devem constar na nota fiscal. Além do cadastro de registro no computador
contendo a quantidade, a descrição do produto e o preço do mesmo. Depois do produto
cadastrado é feito todos os dias o Backup no computador para o controle dos produtos em
estoque.
3.6 Fax
O aparelho de fax também é um item muito importante para uma secretária. Pois por
ele podemos enviar e receber documentos muito importantes em apenas alguns segundos,
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quando sem esse aparelho levaria dias para chegar até a empresa. Além dessa função tem
várias outras como: secretária eletrônica, telefone, copiadora. O fax torna mais fácil a vida de
uma secretária.
3.7 Organização e Manutenção da Loja
A limpeza da loja é feita todos os dias pela manhã, após a loja abrir. E envolve a
organização de tudo que estiver fora do lugar. Os papéis importantes devem ser guardados e
os que não têm importância ou já foram ocupados colocados na lixeira, para não serem
misturados aos outros. Também, as fichas dos clientes que pagaram no dia anterior são
guardadas em seus respectivos lugares.
Limpar e organizar são as primeiras atividades realizadas na empresa ao começar a
rotina de trabalho, após essas tarefas o ambiente está pronto para receber os clientes.
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CONCLUSÃO
Ao realizarmos o estágio curricular do curso Técnico em Secretariado temos a
satisfação de ter realizado uma experiência muito importante na vida acadêmica, em que
utilizamos os conhecimentos teóricos que aprendemos na prática.
Também foi relevante atingir os objetivos a que nos propomos que são: conhecer os
principais componentes de uma organização, situando as funções da área de secretariado;
compreender que a apresentação dos documentos é de importância para a formação da
imagem de uma organização; recolher, interpretar, tratar e arquivar as informações; saber
acolher, encaminhar e informar os interlocutores internos e externos de uma organização;
melhorar a capacidade de iniciativa e decisão. Enfim, um técnico em secretariado tem que ter
uma visão geral sobre a instituição em que atua.
Constatamos que primar por relações de cooperação, cordialidade, respeito,
responsabilidade e espírito de equipe são fundamentais no ambiente de trabalho e no exercício
profissional.
Ao concluir o Curso Técnico em Secretariado, percebemos o quanto foi importante
voltar estudar e como ampliamos nossa visão de mundo e profissional, o que serve de
motivação para prosseguirmos nossos estudos.
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REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
http://alfredonunesdemelo.blogspot.com/2008/09/como-surgiu-o-dia-da-secretria.html
http://tematica.mercadolivre.com.br/dia-da-secretaria
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ANEXOS
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ANEXO A - Foto da frente da Empresa
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ANEXO B - Telefone da Empresa
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ANEXO C – Fax da Empresa
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ANEXO D – Arquivo permanente da empresa