Roteiro ASE

Transcrição

Roteiro ASE

Administração Financeira das Escolas
Enquadramento e Acção Social Escolar
Roteiro
INSPECÇÃO-GERAL DA EDUCAÇÃO
FICHA TÉCNICA
Título
Administração Financeira das Escolas: Enquadramento e Acção Social Escolar — Roteiro
Autoria
Inspecção-Geral da Educação
Edição
© Inspecção-Geral da Educação (IGE)
Av. 24 de Julho, 136
1350-346 Lisboa
Tel.: 213 924 800 / 213 924 801
Fax: 213 924 950 / 213 924 960
e-mail: [email protected]
URL: http://www.ige.min-edu.pt
Coordenação editorial, copidesque, design gráfico, revisão tipográfica e divulgação
IGE – Gabinete de Planeamento, Documentação e Formação (GPDF)
Impressão e acabamento
Reprografia da Secretaria-Geral do Ministério da Educação
Av. 24 de Julho, 136 – 1.º
1350-346 Lisboa
Junho 2004
Tiragem
350 exemplares
SUMÁRIO
INTRODUÇÃO
V
I Objectivos
V
II Perspectiva de análise
V
III Caracterização do âmbito de intervenção
VI
IV Procedimentos e desenvolvimento da actividade
VI
RELATÓRIO DE AUDITORIA
ENQUADRAMENTO DA ACÇÃO
3
CARACTERIZAÇÃO DA UNIDADE DE GESTÃO
5
I Enquadramento
7
II Organização
8
II.1 Constituição do agrupamento
8
II.2 Órgãos de administração e gestão das escolas/agrupamentos
8
II.3 Modalidades de Acção Social Escolar (Decreto-Lei n.º 35/90) – articulação entre os Serviços
Centrais e Regionais do ME, Autarquias Locais e Escolas
10
III Recursos humanos afectos aos SASE
12
IV Informatização dos serviços
13
V Processos/Auditoria de conformidade
14
V.1 Despesas
14
V.2 Receitas
16
GESTÃO FINANCEIRA — CARACTERIZAÇÃO DA SITUAÇÃO
I Gestão financeira e orçamental
17
19
I.1 Elaboração da proposta de orçamento da escola/agrupamento
19
I.2 Execução do orçamento
20
II Procedimentos e sistemas de controlo
21
III Análise da Conta de Gerência
23
IV Conclusões finais
31
ANEXOS
33
I Enquadramento legislativo
35
II Órgãos de administração e gestão das escolas/agrupamentos
37
III Sistema de Contabilidade Pública
39
1 Escrituração
39
2 Classificação das receitas e das despesas
40
IV Sistema de controlo interno
41
1 Conceitos
41
2 Organigrama
41
3 Descrição dos circuitos da receita e da despesa
42
4 Referência a alguns casos particulares
43
INTRODUÇÃO
I — Objectivos da actividade
Os objectivos desta actividade são:
•
•
•
•
•
Verificar o modo como estão a ser postos em prática o regime jurídico da autonomia (Decreto-Lei n.º 43/89) e o
regime de autonomia, administração e gestão das escolas da educação básica e do ensino secundário (Decreto-Lei
n.º 115-A/98);
Analisar a implementação da Reforma da Administração Financeira do Estado nos estabelecimentos do ensino básico
e secundário (Decreto-Lei n.º 155/92 e Lei n.º 91/2001, com as alterações introduzidas pela Lei n.º 2/2002);
Apreciar a adequação dos recursos humanos nos Serviços de Acção Social Escolar dos estabelecimentos de ensino
básico e secundário;
Auditar a gestão, tendo em vista:
- verificar se foram fixados objectivos e prioridades;
- avaliar todo o processo de planeamento;
- avaliar todo o processo organizativo;
- analisar o processo de controlo.
Promover práticas de gestão dos recursos compatíveis com os princípios de economia, eficiência e eficácia.
II — Perspectiva de análise
O modelo de gestão burocrático ou jurídico (na terminologia de Max Weber) que tem vigorado na Administração Pública
caracteriza-se por um enquadramento em estruturas rígidas, fortemente hierarquizadas. As organizações baseiam a sua
legitimidade no quadro jurídico instituído e têm um carácter meramente instrumental face ao poder político.
Neste tipo de organização, a contabilidade pública tem como único objectivo demonstrar que as diversas entidades aplicam os meios financeiros atribuídos de acordo com o aprovado pelas respectivas autoridades orçamentais.
As transformações profundas por que têm vindo a passar as sociedades ocidentais, no último quartel do século XX, reflectem-se, com igual intensidade, tanto na sociedade civil, como no Estado. O aprofundamento da integração europeia, a
crescente integração dos mercados provocada pela globalização económico-financeira, a revolução informática e o seu
impacto sobre a gestão, o desenvolvimento da sociedade da informação e a mercantilização de muitas das funções do
Estado atingem, hoje, as Administrações Públicas dos vários países.
O modelo de gestão técnico-económica ou public management, reconhecendo que os meios jurídicos são insuficientes
para a resolução da maioria dos problemas sociais, valoriza os valores da eficácia e da rentabilidade. As novas correntes de
gestão pública, preocupadas inicialmente com a poupança de recursos, têm vinco a centrar a sua atenção na gestão em
função dos resultados e a dar especial importância à promoção da qualidade. São exemplos desta visão os relatórios do
Comité PUMA da OCDE, o relatório Reinventar a Administração Pública, nos EUA, e, em Portugal, o relatório Renovar a
Administração, elaborado pela Comissão para a Qualidade e Racionalização da Administração Pública.
A gestão pelos resultados tem como vectores:
•
•
•
•
A simplificação e a redução das regulamentações (desburocratização);
Uma maior liberdade e flexibilidade de gestão, com consequente reforço da obrigação de prestar contas e com a
instauração do princípio da responsabilização dos gestores (accountability, nos países anglo-saxónicos);
A medição da performance das organizações mediante a utilização de indicadores que traduzam a realização de
objectivos operacionais e que correspondam a uma efectiva criação de valor;
O papel determinante do capital humano no desempenho das organizações.
Os indicadores normalmente utilizados — designados pelos 3 «E» — pretendem medir a economia de recursos
(obtenção dos meios ao menor custo), a eficiência (rácio entre os produtos e/ou serviços fornecidos e os recursos ou
meios gastos, traduzida pela produtividade do factor trabalho) e a eficácia. A estes, vem juntar-se a qualidade do serviço
(associada, externamente, à «satisfação do cliente» e, internamente, à implementação do TQM – Total Quality Management).
A gestão por resultados implica uma outra visão do controlo de gestão. Ou seja, a passagem do controlo de legalidade ou
de regularidade, que visa zelar pela segurança dos fundos e garantir a conformidade com as regras da contabilidade pública, para a análise dos objectivos e da relação entre os meios utilizados e os resultados obtidos.
ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA DAS ESCOLAS: ENQUADRAMENTO
E
ACÇÃO SOCIAL ESCOLAR — INTRODUÇÃO
VI
O desenvolvimento de novas técnicas de gestão impõe novas exigências em termos de informação contabilística. O Plano
Oficial de Contabilidade Pública vem preencher uma importante lacuna na organização das contas públicas, assumindo
para a Administração Pública uma importância paralela à do Plano Oficial de Contabilidade para o sector empresarial.
III — Caracterização do âmbito de intervenção
Para a definição do âmbito de intervenção da presente actividade concorreram factores de diversa ordem. Em primeiro
lugar, os requisitos específicos da auditoria financeira e de gestão, com particular ênfase para o grau de detalhe dos programas de trabalho, a extensão e profundidade dos procedimentos de auditoria, os requisitos do auditor financeiro e a
possibilidade de supervisão e controlo da execução da auditoria. Em segundo lugar, a avaliação das áreas de maior risco,
decorrente da análise geral, a nível da organização, dos processos de decisão, do sistema contabilístico e dos sistemas de
controlo interno e externo.
Ponderados os factores referidos, optou-se por construir roteiros direccionados para áreas específicas da administração
financeira das escolas — gestão orçamental, acção social escolar, recursos humanos — podendo, em cada ano, decorrer
intervenções incidindo numa ou em várias dessas áreas simultaneamente.
Definida a estratégia a seguir para o desenvolvimento da actividade, importava decidir sobre a área a que dar prioridade.
Os factores que mais contribuíram para a opção tomada têm a ver com as transformações ocorridas nas duas últimas
décadas, ao nível da política educativa e da administração financeira do Estado.
Na Educação, verificou-se o alargamento da escolaridade básica de 6 para 9 anos, a criação da rede pública de jardins de
infância, o acesso generalizado à educação e a adopção de políticas sociais tendentes a assegurar uma efectiva igualdade
de oportunidades.
Por outro lado, ao nível da gestão do sistema educativo, assistiu-se, não apenas, a sucessivas alterações da orgânica do
ME — criação de serviços regionais com competências desconcentradas (Direcções Regionais de Educação), extinção de
estruturas de administração ao nível da educação pré-escolar e do 1.º CEB (Direcções Escolares e Delegações Escolares),
extinção de organismos e serviços centrais (Instituto de Acção Social Escolar), transferência de competências entre serviços
e organismos —, como também à aprovação de novos modelos de gestão escolar, consubstanciados em novos regimes
jurídicos de autonomia e de administração e gestão.
Concomitantemente, foram ensaiadas diversas tentativas de descentralização administrativa, no domínio da educação e
da acção social, através da transferência de competências e de recursos financeiros para as autarquias locais.
Finalmente, iniciou-se a Reforma da Administração Financeira do Estado, que veio substituir a Contabilidade Pública
baseada no sistema introduzido pelas reformas de 1928-29 e 1930-36 (revogando cerca de 31 diplomas fundamentais,
publicados desde a 3.ª Carta de Lei de 1908). O objectivo de modernização administrativo-financeira do Estado tem-se
concretizado através de várias medidas, tais como a aprovação de uma nova lei de bases da Contabilidade Pública (Lei n.º
8/90) — que determinou o fim da sujeição dos serviços e organismos da Administração Pública à autorização prévia da
Direcção-Geral do Orçamento para a realização e o pagamento de despesas, e o fim dos serviços simples, passando todos
os serviços a ter verbas inscritas no Orçamento de Estado (OE), a introdução de dois sistemas de contabilidade, o unigráfico (de caixa) e o digráfico (compromissos), o novo enquadramento do sistema de execução orçamental (Lei n.º 6/91) e o
novo regime de administração financeira do Estado (Decreto-Lei n.º 155/92).
Tais medidas não só deram origem a uma abundante produção legislativa, que requer uma análise aprofundada, como
geraram desfasamentos relacionados com a capacidade e a vontade de os diferentes intervenientes se adaptarem às novas
realidades. Deste processo resultaram lacunas, incongruências, duplicações e indefinição de competências.
A área da Acção Social Escolar foi, porventura, a mais exposta, quer pela sua crescente importância, quer pelo peso do
financiamento concedido pelo OE, quer pela problemática harmonização entre o imperativo da descentralização administrativa e a consolidação do poder autárquico, quer, ainda, pelas tensões provocadas pela permanência da gestão financeira centralizada face à incipiente capacidade técnica, ao nível organizativo e de gestão, dos estabelecimentos de ensino.
Por todos estes motivos, obteve aprovação superior a proposta no sentido de que as auditorias no âmbito da Administração Financeira das Escolas se iniciassem pela área da Acção Social Escolar.
IV — Procedimentos e desenvolvimento da actividade
O tempo médio previsto, no âmbito da presente actividade, para cada intervenção, efectuada por uma equipa inspectiva
de dois elementos, é de 5 dias úteis, acrescidos de 2 dias para a elaboração do relatório.
VII
Cada intervenção deve desenvolver-se de acordo com os procedimentos seguidamente indicados:
Procedimentos iniciais:
•
•
A intervenção deve ser precedida de comunicação, pela Delegação Regional da IGE ao órgão de gestão de cada
Escola/Agrupamento de Escolas, prestando informações sobre a data de início e os objectivos;
A intervenção deve iniciar-se com uma reunião entre a equipa inspectiva e o presidente do Conselho Executivo/
Director, durante a qual sejam:
- apresentados os objectivos da intervenção;
- indicados genericamente os documentos a consultar;
- prestada informação de que serão entrevistados alguns funcionários das áreas da contabilidade, acção social
escolar e tesouraria, entre outros;
- recolhidos os elementos necessários ao preenchimento dos pontos I e II do Roteiro, relativos, respectivamente,
a Enquadramento e Organização.
Preenchimento da Parte A do roteiro:
•
Os dados para o preenchimento do ponto III do roteiro — Recursos humanos afectos aos SASE — devem ser obtidos através da consulta dos processos individuais de todos os funcionários cuja actividade tenha alguma relação com
o serviço de Acção Social Escolar da Escola/Agrupamento — chefe dos serviços administrativos, tesoureiro, funcionários da contabilidade, técnico da ASE, ecónomo e funcionários do refeitório, da papelaria ou do bufete.
•
A realização da auditoria de conformidade a que se refere o ponto V do roteiro implica a escolha de um mês, que
será sempre considerado como base da análise a desenvolver. Para o ano económico de 2003, consideram-se como
períodos de tempo representativos de uma amostra os meses de Maio, Outubro ou Novembro. Destes, deverá ser
seleccionado um e nele incidir o trabalho de auditoria.
•
Os elementos necessários ao preenchimento do ponto V.1 do roteiro — Despesas — serão recolhidos, relativamente
ao mês inicialmente definido como amostra representativa (Maio, Outubro ou Novembro do ano económico de
2003), através da técnica de entrevista com diversos intervenientes no processo de realização da despesa (como o
técnico da Acção Social Escolar, o tesoureiro, o funcionário da Contabilidade, o chefe dos serviços administrativos e
os membros do Conselho Administrativo) e da análise dos seguintes documentos:
- Processos de aquisição constituídos, para aquisição de bens e serviços (relação de necessidades, requisição oficial, guia de remessa/factura, e recibo);
- Contratos escritos, quando existam;
- Actas do Conselho Administrativo;
- Bloco de Folhas de Cofre;
- Duplicado do livro de cheques e/ou registo de controlo de cheques;
- Livro de Registo Diário de Facturas;
- Livro de Caixa centralizador;
- Livros de Caixa auxiliares ou listagens no caso de existir aplicação informática.
•
Os elementos necessários ao preenchimento do ponto V.2 do roteiro — Receitas — serão recolhidos relativamente
ao mês inicialmente definido como amostra representativa (Maio, Outubro ou Novembro), através da técnica de
entrevista a diversos intervenientes no processo de arrecadação e contabilização da receita (como o técnico da
Acção Social Escolar, o tesoureiro, o funcionário da Contabilidade responsável pela máquina registadora de caixa ou
do designado «posto de carregamento dos cartões electrónicos», o chefe dos serviços administrativos e os membros
do Conselho Administrativo) e da análise dos seguintes documentos:
- Folhas de caixa diárias e respectivas fitas da máquina registadora de caixa;
- Bloco de Folhas de Cofre;
- Talões de depósito na conta bancária específica da Acção Social Escolar;
- Livros de Caixa auxiliares ou listagens no caso de existir aplicação informática.
Preenchimento da Parte B do roteiro:
•
Os elementos necessários ao preenchimento do ponto I.1 do roteiro — Elaboração da Proposta de Orçamento —
serão recolhidos em relação ao ano económico de 2003 e terão como base as instruções contidas na Circular n.º 1/
GEF/2003, de 10 de Janeiro. Os mesmos elementos serão obtidos através da técnica de entrevista aos diferentes
intervenientes no processo (presidente do Conselho Executivo/director, presidente da Assembleia de Escola) e da
análise dos seguintes documentos:
- Actas da Assembleia de Escola;
- Projecto Educativo e Plano de Actividades;
- Projecto de Orçamento elaborado pela escola;
- Orçamento aprovado pelo Gabinete de Gestão Financeira (GEF).
•
Os elementos necessários ao preenchimento do ponto I.2 do roteiro — Execução do Orçamento — serão recolhidos
em relação ao ano económico de 2003 e terão como base as instruções contidas nas Circulares n.º 1/GEF/2003 e nº
2/GEF/2003, de 13 de Janeiro. Os elementos serão obtidos através da técnica de entrevista aos diferentes intervenientes no processo (presidente do Conselho Executivo/director, chefe dos serviços administrativos, funcionário da
Contabilidade) e da análise dos seguintes documentos:
- Documentos de despesa e receita (relativos ao mês definido anteriormente como representativo do ano económico);
- Guias de entrega de receitas do Estado;
- Apuramento dos lucros trimestrais do bufete;
- Requisições de fundos;
- Mapa de receitas (Anexo I à Circular n.º 2/GEF/2003);
- Mapa da aplicação das receitas (Anexo II à Circular n.º 2/GEF/2003);
- Mapa de alteração orçamental das receitas (Anexo III à Circular n.º 2/GEF/2003);
- Mapa de alteração orçamental das despesas (Anexo III à Circular n.º 2/GEF/2003).
•
Os elementos necessários ao preenchimento do ponto II do roteiro — Procedimentos e Sistemas de Controlo —
serão recolhidos, relativamente ao mês de 2003 escolhido para análise, através da técnica de entrevista (aos técnico
da Acção Social Escolar, chefe dos serviços administrativos, funcionário da contabilidade, ecónomo (caso exista),
funcionários da cozinha, bufete e papelaria) e da análise dos seguintes documentos:
- Livro de Armazém ou listagens da aplicação informática;
- Inventário do estabelecimento de ensino;
- Documentos de despesa e receita;
- Livro de Registo Diário de Facturas;
- Bloco de Folhas de Cofre.
•
Os elementos necessários ao preenchimento do ponto III do roteiro — Análise da Conta de Gerência — serão obtidos através da técnica de entrevista (aos chefe dos serviços administrativos e técnico da Acção Social Escolar) e da
análise dos seguintes documentos:
- Mapas das Contas de Gerência referentes aos anos de 2002 e 2003.
•
No ponto III do roteiro — Análise da Conta de Gerência —, o apuramento de dados e o cálculo dos indicadores
serão obtidos através da análise dos mapas da Conta de Gerência referidos anteriormente e ainda dos seguintes
documentos:
- Mapas periódicos relativos à Acção Social Escolar enviados à Direcção Regional de Educação, referentes ao ano
económico de 2003 (Modelos DRE/ASE - AE n.º 2/94, DRE/ASE - AE n.º 4/94, DRE/ASE - R n.º 2/94, DRE/
ASE - TE n.º 1/94, DRE/ASE - SE n.º 4/94 e DRE/ASE - SE n.º 6/94);
- Mapas dos transportes escolares enviados mensalmente à autarquia, relativos ao ano económico de 2003.
Procedimentos finais:
•
O roteiro da actividade constitui o relatório da auditoria, que será remetido pela Delegação Regional da IGE à unidade de gestão auditada, para efeitos de audição dos interessados, nos termos dos artigos 100.º e 101.º do Código do
Procedimento Administrativo;
•
Ouvida a entidade auditada, a Delegação Regional da IGE providenciará para que, no prazo máximo de 60 dias,
seja efectuada nova visita de rotina (sequencial) para verificação e monitorização do processo de implementação das
recomendações formuladas no relatório da auditoria;
•
Da visita de rotina (sequencial) será elaborada informação-síntese, contendo proposta fundamentada de arquivamento ou eventual procedimento disciplinar;
•
Após o contraditório, o relatório da auditoria e a resposta da entidade auditada serão enviados aos Serviços Centrais, assim como a informação-síntese da actividade sequencial, para encerramento do processo.
RELATÓRIO DA AUDITORIA *
* O material subsequente constitui o suporte do relatório da auditoria
que será enviado à escola.
Delegação Regional de(o)
Administração Financeira das Escolas
Enquadramento e Acção Social Escolar
Relatório de Auditoria
Escola / Agrupamento
_______________________________________________________
Código
ENQUADRAMENTO DA ACÇÃO
Data: _____/_____/__________
Assinaturas: ________________________________________________________
________________________________________________________
Nota: Destina-se a enquadrar a auditoria, designadamente quanto à sua justificação e período de realização. Poderá igualmente fazer-se referência aos condicionalismos que envolveram o desenvolvimento da acção.
CARACTERIZAÇÃO DA UNIDADE DE GESTÃO
I Enquadramento
Escola/Agrupamento — Dados biográficos:
Designação da Escola/Agrupamento: ___________________________________________________________________________
Código:
Endereço: ___________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________________
Código Postal: ________ - ______
Concelho: ___________________________________________
Telefone:
Telefax:
Correio Electrónico: ________________________________________________________________________________
Direcção Regional da Educação: ______________________________________________________________________
Constituição da Escola/Agrupamento:
TIPOLOGIAS
NÍVEIS DE ENSINO
N.º DE ESTABELECIMENTOS
OBSERVAÇÕES
E
ACÇÃO SOCIAL ESCOLAR — RELATÓRIO DA AUDITORIA
8
II Organização
II.1 Constituição do Agrupamento
DESIGNAÇÃO DA ESCOLA /
DOS ESTABELECIMENTOS DO
AGRUPAMENTO
REF.
a)
NÍVEIS
REG. DE
FUNCION.
b)
PARTILHA
DE INSTALAÇÕES
N.º DE ALUNOS c)
n-1/n
n/n+1
N.º DE
PROF.
d)
N.º DE
FUNC.
d)
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
TOTAL
a) Número de referência para identificar o estabelecimento noutros quadros do roteiro. No caso de se tratar de um escola individual, deve identificar-se pela referência 01;
b) Regime normal — NOR; regime de desdobramento — DES; regime nocturno — NOCT; outro regime — OUTRO (explicitar em conclusões);
c) No caso de serem ministrados cursos nocturnos, indicar o número de alunos matriculados em conclusões;
d) Só considerar os que estão em efectividade de funções no estabelecimento, independentemente do tipo de vínculo; o número de docentes e funcionários deve
reportar-se a 31 de Dezembro do ano “n”.
II.2 Órgãos de Administração e Gestão das Escolas
Composição da Assembleia
NÚMERO
MEMBROS
De acordo com o
regulamento interno
Docentes
Pais e encarregados de educação
Pessoal não docente
Alunos
Autarquia local
Outros
TOTAL
a) Referir em observações a justificação para a divergência existente face ao RI.
b) Percentagem relativamente à composição efectiva.
Em exercício
a)
%
b)
OBSERVAÇÕES
9
Direcção Executiva
• Forma *
Director Executivo
Conselho Executivo
Comissão Executiva Instaladora
Comissão Provisória
* Assinalar com um X a situação existente.
• Composição
COMPOSIÇÃO
PRÉ-ESCOLAR
1.º CEB
2.º, 3.º CEB E ES
TOTAL
PRÉ-ESCOLAR
1.º CEB
2.º, 3.º CEB E ES
TOTAL
Vice-presidentes/Adjuntos
N.º de horas de redução
• Assessorias técnico-pedagógicas
Número
Horas a)
Número
Horas a)
Número
Horas a)
Número
Assessores
%
a) Número de horas de redução usadas no cargo (Despacho n.º 13 555/98, de 5 de Agosto).
Conselho Administrativo (CA)
• Perfil dos membros
MEMBROS
Presidente CE/Director
Vice-presidente CE/Adjunto
Chefe dos serviços administrativos
a) Número de anos de exercício do cargo de membro do CA.
FORMAÇÃO ACADÉMICA
EXPERIÊNCIA a)
Horas a)
E
10
II.3 Modalidades de Acção Social Escolar (Decreto-Lei n.º 35/90) – articulação entre os Serviços Centrais e
Regionais do ME, Autarquias Locais e Escolas
Refeitórios/Bufetes
SITUAÇÕES RELEVANTES a)
ESCOLA / ESTABELECIMENTOS DO AGRUPAMENTO b)
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
1 Os alunos têm acesso a refeitório/bufete:
•
da própria escola
•
de outras escolas públicas do mesmo ou de outro(s) agrupamento(s)
•
de outras entidades externas ao ME
2 O refeitório é gerido:
•
pelo órgão directivo da unidade de gestão
•
pelo município directamente
•
pela Junta de Freguesia, por delegação
•
por docente(s) da escola onde são servidas as refeições
•
por concessão da exploração do serviço
3 O financiamento é assegurado:
•
por Protocolo de Cooperação c)
•
pela DRE, através de transferência de verbas para o órgão
de gestão da Escola/Agrupamento
•
pela autarquia, através de transferência de verbas para o
órgão de gestão do Agrupamento
•
pela autarquia, através de transferência de verbas para
cada estabelecimento
•
por outras formas d)
a) Assinalar com X a situação existente;
b) Identificação dos estabelecimentos: n.º de referência atribuído no quadro da pág. 16;
c) Celebrado entre o ME, o ex-MTS e a ANMP, e destinado a garantir as condições para a participação das autarquias locais no Programa de Expansão e Desenvolvimento da Educação Pré-escolar;
d) Associação de Pais, Centro Paroquial, etc.
Auxílios económicos
01
02
03
04
05
1 Subsídio de alimentação
•
A autarquia distribui senhas directamente
•
A autarquia transfere as verbas:
. Para o CA do Agrupamento
. Para os estabelecimentos, informalmente
•
A DRE transfere as verbas para o CA
2 Livros e outro material escolar
•
A autarquia atribui as verbas/material escolar directamente
•
A autarquia transfere as verbas:
. Para o CA do Agrupamento
. Para os estabelecimentos, informalmente
•
A DRE transfere as verbas para o CA
a) Assinalar com X a situação existente;
b) Identificação dos estabelecimentos: n.º de referência atribuído no quadro da pág. 16.
06
07
08
09
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
11
Transportes Escolares (art. 15.º)
01
02
03
04
05
1 A autarquia assegura o transporte através de:
•
protocolo
•
recursos próprios
•
outros
2 O cartão e as vinhetas dos passes são requisitados à
autarquia:
•
pelos estabelecimentos
•
pela escola sede do Agrupamento
3 A listagem dos alunos com direito a transporte (+ de 3
Kms) é enviada à autarquia:
•
pelos estabelecimentos
•
pela escola sede do Agrupamento
a) Assinalar com X a situação existente.
b) Identificação dos estabelecimentos: n.º de referência atribuído no quadro da pág. 16.
Conclusões
06
07
08
09
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
E
12
III Recursos humanos afectos aos SASE (da Escola/Agrupamento)
NOME
CATEGORIA
PROFISSIONAL
RELAÇÃO JURÍDICA
a) Anos de serviço completos na função pública até 31 de Dezembro de 2003
Conclusões
DE EMPREGO
FUNÇÃO
DESEMPENHADA
ANOS DE SERVIÇO
a)
HABILITAÇÕES
LITERÁRIAS
13
ÁREAS
SITUAÇÕES *
APLICAÇÕES
DESIGNAÇÃO
Gestão de alunos
Contabilidade da Escola
Contabilidade da ASE
Remunerações
Gestão do armazém
Património (CIBE)
Outras
* Relativas à utilização sistemática de aplicações informáticas nas áreas referidas: Sim — S; Não — N.
Conclusões
FORNECEDOR
E
14
V Processos/Auditoria de conformidade
V.1 Despesas
Com vista a verificar a regularidade e legalidade financeira das despesas com a aquisição de bens e serviços, foi seleccionado para análise o
mês de ___________________.
SITUAÇÕES RELEVANTES
1 Processo de aquisição
Os sectores formalizam por escrito as «necessidades de aquisição» de bens e serviços através da Relação de Necessidades (Mod. DEGRE/C1)
É organizado «processo de aquisição» por cada fornecimento
As aquisições de bens e serviços são efectuadas mediante «requisição oficial» (Mod.
689/INCM)
Está estabelecido um procedimento de controlo de recepção de encomendas (por
exemplo: assinatura das guias de remessa/factura pelo responsável ou responsáveis)
2 Regime de realização de despesas (Decreto-Lei n.º 197/99)
É aplicado o tipo de procedimento adequado em função do valor da despesa (art.
80.º e 81.º)
As consultas a fornecedores para aquisições superiores a 4.988 € são formalizadas
por qualquer meio escrito (art. 151.º)
No caso de fornecimento contínuo, o seu valor é calculado com base no número
de unidades adquiridas durante os 12 meses ou o ano económico anterior (art.
23.º)
É celebrado contrato escrito quando a despesa é de valor igual ou superior a
49.880 € (art. 59.º)
3 Autorização e emissão de meios de pagamento
As despesas são autorizadas pelo Conselho Administrativo ou pelo Presidente do
Conselho Executivo
Os pagamentos foram previamente autorizados pelo Conselho Administrativo
(amostra: documentos lançados na folha de cofre e cujo processo se iniciou no mês
de referência)
Os cheques são nominais
Os cheques são assinados pelos membros docentes do Conselho Administrativo
(pelo menos um) e pelo tesoureiro
4 Escrituração contabilística
Os lançamentos no Registo Diário de Facturas conferem com as requisições oficiais
emitidas
Os documentos que constam do Registo Diário de Facturas foram lançados em
Folhas de Cofre ou estão arquivados em pendentes
Os lançamentos efectuados no Livro de Caixa centralizador correspondem aos
documentos referenciados nas Folhas de Cofre
No Livro de Caixa, o saldo transitado do mês anterior está correctamente apurado
No Livro de Caixa, o saldo a transitar para o mês seguinte está correctamente
apurado
Os lançamentos efectuados nos Livros de Caixa auxiliares correspondem aos documentos referenciados nas Folhas de Cofre
Nos Livros de Caixa auxiliares, o saldo transitado do mês anterior está correctamente apurado.
Nos Livros de Caixa auxiliares, o saldo a transitar para o mês seguinte está correctamente apurado
Os lançamentos efectuados nos Livros de Caixa auxiliares e no Livro de Caixa
centralizador são congruentes
* Sim — S; Não — N; Não observado — NO (explicitar a situação em observações)
SITUAÇÕES *
OBSERVAÇÕES
15
Conclusões
E
16
V.2 Receitas
Processos associados à obtenção, registo e contabilização de cada tipo de receita
O processo de arrecadação da receita é fiável
Existem documentos de receita
São elaboradas as folhas de caixa diárias por sector
As folhas de caixa diárias conferem com os documentos de receita respectivos
As folhas de caixa diárias são conferidas pelo técnico da ASE
A escrituração das Folhas de Cofre está conforme com as folhas de caixa diárias e
outros documentos de receita
As receitas arrecadadas são depositadas diária e integralmente
O talão ou talões de depósito reflectem o total da ou das Folhas de Cofre
Os lançamentos efectuados no Livro de Caixa centralizador correspondem aos documentos referenciados nas Folhas de Cofre
No Livro de Caixa, o saldo transitado do mês anterior está correctamente apurado
No Livro de Caixa, o saldo a transitar para o mês seguinte está correctamente apurado
Os lançamentos efectuados nos Livros de Caixa auxiliares correspondem aos documentos referenciados nas folhas de cofre
Nos Livros de Caixa auxiliares, o saldo transitado do mês anterior está correctamente
apurado
Nos Livros de Caixa auxiliares, o saldo a transitar para o mês seguinte está correctamente apurado
Os lançamentos efectuados nos Livros de Caixa auxiliares e no Livro de Caixa centralizador são congruentes
Conclusões
SITUAÇÕES *
OBSERVAÇÕES
GESTÃO FINANCEIRA — CARACTERIZAÇÃO DA SITUAÇÃO
A gestão financeira da Escola deve respeitar as regras do orçamento por actividades e orientar-se pelo plano financeiro anual e
pelo orçamento privativo. As dotações para funcionamento das escolas são distribuídas globalmente nas rubricas «Outras despesas correntes — diversas» e «Outras despesas de capital — diversas» (Decreto-Lei n.º 43/89, regime jurídico de autonomia).
A análise financeira incide sobre os seguintes elementos:
•
Conta de Gerência
•
Orçamento
•
Alterações orçamentais
•
Folhas de requisição de fundos
•
Livro de Caixa
•
Folhas de Cofre
•
Extractos bancários
•
Reconciliações bancárias
I.1 Elaboração da proposta de orçamento da Escola/Agrupamento
As linhas orientadoras, definidas pela Assembleia para a elaboração do orçamento, têm em conta as receitas geradas na ASE
Existe articulação entre o Projecto Educativo, o Plano de Actividades e o
orçamento
O projecto de orçamento inclui a previsão de receitas próprias
Foi elaborado um plano de aplicação das receitas próprias
Conclusões
SITUAÇÕES *
OBSERVAÇÕES
E
20
As despesas e receitas provenientes da ASE e inscritas no orçamento da
escola estão correctamente classificadas
As receitas provenientes das vendas do bufete são entregues trimestralmente
na Direcção-Geral do Tesouro
As receitas próprias constam das requisições de fundos
Conclusões
SITUAÇÕES *
OBSERVAÇÕES
21
As normas de auditoria, relativamente ao trabalho de campo, determinam que tem de haver um estudo e uma avaliação apropriados do controlo interno existente, não só como base da confiança que o mesmo merece, como também para a determinação da extensão dos procedimentos de auditoria.
Para isso é necessário começar por analisar os organigramas, a legislação sobre descrição de funções, a legislação definidora
das políticas e procedimentos contabilísticos e outras informações (ordens de serviço, comunicações internas, etc.).
Num segundo momento, deve-se complementar a análise efectuada com entrevistas aos responsáveis dos serviços e aos executantes das tarefas, compreendendo também observação directa.
PROCEDIMENTOS E SISTEMAS DE CONTROLO INTERNO
É feito o registo sistemático das entradas e saídas de armazém através da
escrituração do Livro de Armazém ou de uma aplicação informática
O mobiliário e o equipamento afectos aos sectores da ASE constam do
Cadastro e Inventário dos Bens do Estado
É efectuado o controlo de entrega do material escolar durante o ano lectivo
através:
•
do registo das entregas efectuadas
•
da confirmação do encarregado de educação
Foi implementado o procedimento relativo ao empréstimo de manuais escolares (art. 6.º do Despacho n.º 13 224/2003)
Os sectores da ASE têm fundo de maneio
O fundo de maneio é reposto periodicamente
As verbas relativas à ASE são movimentadas através de conta conjunta aberta para o efeito
É efectuada mensalmente a reconciliação bancária
É escriturado o Registo Diário de Facturas
Os lançamentos referentes a receitas e despesas estão numerados sequencialmente
Dos documentos constam as numerações atribuídas no Registo Diário de
Facturas, no Livro de Caixa e na Folha de Cofre
Os balancetes de execução financeira enviados mensalmente para a DRE
estão conformes com os valores escriturados
O balancete de execução financeira mensal é elaborado e submetido a apreciação pelo CA
A documentação arquivada é composta unicamente por originais
A documentação de receita e despesa está arquivada por sectores
A conta de gerência integra todos os documentos que dela fazem parte
A conta de gerência foi aprovada em CA e enviada à DRE dentro do prazo
fixado
É assegurada a segregação de funções entre:
•
o economato e a contabilidade
•
a contabilidade e a tesouraria
•
a entidade autorizadora e a tesouraria
SITUAÇÕES *
OBSERVAÇÕES
22
Conclusões
E
23
III Análise da conta de gerência da ASE
A análise efectuada à conta de gerência reporta-se à execução orçamental do ano civil de 2003.
No entanto, sempre que tal se justifique, deve ser feita uma análise à conta do ano anterior, no sentido de verificar a evolução
das principais rubricas e a correcção dos lançamentos que se relacionam.
A conta de gerência deve ser remetida à DRE respectiva, até 30 de Abril do ano seguinte àquele a que respeita, e integra, de
acordo com o despacho ministerial de 2/12/88, que aprovou a contabilização e elaboração da conta de gerência, os seguintes
documentos:
•
Mapa geral da Conta de Gerência (mod.º 2-B);
•
Certidão do saldo de abertura da conta (mod.º 5);
•
Certidão de receitas cobradas directamente (mod.º 6/Gestão/ASE);
•
Nota discriminativa dos subsídios recebidos do IASE (mod.º 28/Gestão/ASE);
•
Outras certidões comprovativas da receita;
•
Relação de documentos de despesa/funcionamento (mod.º C/7);
•
Certidão do saldo de encerramento da conta (mod.º 11);
•
Certidão da Caixa Geral de Depósitos ou de outro banco;
•
Outros documentos de receita ou de despesa (quando exigidos por força do sorteio);
•
Relação dos cheques por levantar à data do encerramento da conta (mod.º 25/Gestão/ASE);
•
Nota justificativa da diferença do saldo (mod.º 30/Gestão/ASE);
•
Guia de remessa (mod.º 1/Gestão/ASE);
•
Cópia da acta da sessão de aprovação da conta de gerência (mod.º 26/Gestão/ASE);
•
Relação nominal dos responsáveis (mod.º c/5).
E
24
Conta de Gerência
DESPESA
RECEITA
Rubricas
Refeitório
Importâncias
Parcial
Total
Rubricas
Refeitório
Saldo da gerência anterior
Bens não duradouros
Venda directa
Transferências para a DRE
Transferência da DRE
Outras
Transferências da autarquia
Outras
Bufete
Bufete
Venda directa
Subsídios (supl. alimentar)
Transf. para orçamento DCR
Outras
Outras
Papelaria
Papelaria
Venda directa
Subsídios (prémios)
Outras
Outras
Prevenção e seguro escolar
Aquisição de serviços
Outras
Prémio pago pelos alunos
Outras
Apoio socioeducativo
Apoio socioeducativo
Subsídio de alimentação
Subs. livros/material escolar
Subs. complemento curricular
Outras
Outras
Transportes escolares
Transferências para a autarquia
Cobrança aos alunos para entrega
à autarquia local
Outras
Outras
Importâncias
Parcial
Total
Taxas
25
Rubricas da Conta de Gerência
As fontes de informação para o preenchimento dos quadros seguintes são:
•
Mapa da conta de gerência da página 32;
•
Conta de gerência (anexar ao relatório);
•
Mapas relativos à ASE (anexar todos os mapas ao relatório):
Auxílios económicos - Bloco II - Mod DRE/ASE - AE n.º 2/94;
Auxílios económicos - Bloco II - Mod DRE/ASE - AE n.º 4/94;
Refeitório/bufete - Bloco II - Mod DRE/ASE - R n.º 2/94;
Transportes escolares - Bloco II - Mod DRE/ASE - TE n.º 1/94;
Seguro escolar - Bloco II - Mod DRE/ASE - SE n.º 6/94;
•
Ofícios da DRE referentes à transferência das verbas para a Escola/Agrupamento (anexar todos os ofícios ao relatório).
•
•
•
•
•
Refeitório
O Despacho n.º 19 242/2002 estabelece que o preço das refeições a fornecer aos alunos é de € 1,22 para o ano escolar de 2002/2003. No
ano escolar de 2003/2004, o preço da refeição é de € 1,26, nos termos do Despacho n.º 13 224/2003. O valor é acrescido de uma taxa adicional de € 0,25 quando a senha é adquirida no próprio dia. Sempre que o custo médio das refeições for superior ao referido, as DRE respectivas podem comparticipar, por refeição, até ao valor máximo de € 0,22. Quando as refeições são prestadas por empresas de restauração colectiva a quem tenha sido adjudicado o fornecimento, as DRE respectivas asseguram a diferença entre o preço da refeição pago pelos utentes e o
custo contratado da mesma.
O preço das refeições fornecidas aos docentes e restantes funcionários é estipulado de acordo com os preços que vigoram nos refeitórios dos
serviços e organismos da Administração Pública; nos termos da Portaria n.º 773/2002, de 2 de Julho, esse preço era de € 3,00, tendo, com a
publicação da Portaria nº 487/2003, de 19 de Abril, passado para € 3,08.
Classificação económica
Valor
%
Observações
RECEITAS
Saldos transitados da gerência anterior
Receitas provenientes da venda directa:
•
a alunos do escalão A
•
a alunos do escalão B
•
a alunos não subsidiados
•
a professores e funcionários
•
taxas adicionais
Transferências da DRE
Outras receitas
DESPESAS
Transferências para a DRE (adjudicação)
RECEITAS — DESPESAS
Indicadores de gestão
Valor
N.º anual de refeições servidas
N.º anual de refeições servidas a alunos
N.º anual de dias de funcionamento
Frequência média diária (de alunos)
Percentagem de alunos que utilizam o refeitório 1
Custo médio da refeição 2
1
Cálculo: frequência média diária dividida pelo total de alunos do ano n = [(2 x alunos n-1/n) + alunos n/n +1] a dividir por 3
2
Cálculo: despesa total dividida pelo número de refeições servidas
Observações
E
26
Bufete
Nos termos do Despacho n.º 15 459/2001, nas escolas que não disponham de refeitório podem ser fornecidas refeições ligeiras, mediante
autorização expressa da DRE respectiva.
O preço das refeições a fornecer aos alunos foi de € 0,88 no ano escolar de 2002-2003 (Despacho n.º 19 242/2002) e é de € 0,92 no ano
escolar de 2003-2004 (Despacho n.º 13 224/2003). Sempre que o custo médio das refeições for superior ao referido, as DRE respectivas
podem comparticipar, por refeição, até ao valor máximo de € 0,12.
Os estabelecimentos de ensino básico do 2.º e do 3.º ciclo podem fornecer um suplemento alimentar aos alunos com menores recursos económicos, utilizando para tal os lucros gerados no bufete. Nos estabelecimentos de educação pré-escolar e do 1.º ciclo é garantida a distribuição
diária e gratuita de 2 dl de leite a todas as crianças.
O DL n.º 357/88, de 13 de Outubro, criou nas escolas do 2.º e do 3.º ciclo do ensino básico e do ensino secundário um «fundo de manutenção e conservação do património escolar», constituído por verbas provenientes de diversas fontes, entre as quais, a gestão do bufete.
Valor
%
Observações
RECEITAS
Receitas provenientes da venda directa
Outras receitas
DESPESAS
Subsídios (suplemento alimentar)
Valor
REFEIÇÕES LIGEIRAS
N.º anual de refeições servidas
N.º anual de refeições servidas a alunos
N.º anual de dias de funcionamento
Frequência média diária (de alunos)
Percentagem de alunos que consomem refeições ligeiras 1
Custo médio da refeição 2
INDICADORES FINANCEIROS NA GESTÃO DO BUFETE
Taxa de rentabilidade 3
Peso relativo das transferências para o orçamento de dotações com compensação em receita 4
1
Cálculo: frequência média diária dividida pelo total de alunos do ano n = [(2 x alunos n-1/n) + alunos n/n +1] a dividir por 3
2
Cálculo: despesa total dividida pelo número de refeições servidas
3
Cálculo: (receita total - saldo transitado) dividido pela despesa total - 1
4
Cálculo: transferências divididas pela receita total
Observações
27
Papelaria
A escola pode tomar a iniciativa de complementar as medidas de acção social escolar previstas no Despacho n.º 15 459/2001 através da aplicação dos lucros da papelaria na aquisição de livros e outro material escolar a distribuir gratuitamente pelos alunos de menores recursos económicos. Os lucros apurados podem, igualmente, ser aplicados na aquisição de livros e software educativo destinados à biblioteca e ao centro de
recursos, e na atribuição de prémios em concursos realizados no estabelecimento de ensino.
Valor
%
Observações
RECEITAS
Receitas provenientes da venda directa
Outras receitas
DESPESAS
Subsídios (prémios)
Taxa de rentabilidade
1
Valor
Observações
1
Cálculo: (receita total - saldo transitado) dividido pela despesa total - 1
De acordo com o regulamento do seguro escolar aprovado pela Portaria n.º 413/99, de 8 de Junho, o seguro escolar constitui uma modalidade
de apoio e complemento educativo prestada aos alunos «... através das Direcções Regionais de Educação». O seguro escolar garante a cobertura financeira decorrente da «assistência médica e medicamentosa» (art. 6.º, alínea a) e do «transporte, alojamento e alimentação indispensáveis para garantir essa assistência» (art. 6.º alínea b), bem como, nos casos previstos no art. 10.º, o pagamento de indemnizações. A inscrição
no seguro escolar é obrigatória, sendo o prémio do seguro «... fixado em 1% do valor do salário mínimo nacional, arredondado, por defeito, à
dezena escudos.» (art. 28.º, n.º 2). Estão isentos do pagamento do prémio do seguro os alunos que frequentam a educação pré-escolar, a
escolaridade obrigatória e os alunos deficientes.
O n.º 3 do art.º 28.º determina que «os recursos financeiros resultantes do encaixe de prémios de seguro escolar constituem receita das Direcções Regionais de Educação, nos termos da Portaria n.º 727/93, de 12 de Agosto». Em termos de organização administrativa, os órgãos de
gestão e administração dos estabelecimentos de educação ou ensino devem garantir a constituição de um processo individual relativo a cada
ocorrência, a existência de arquivo dos processos, o preenchimento e o envio trimestral, para as DRE, dos mapas estatísticos e financeiros dos
acidentes ocorridos e a elaboração, por ano lectivo, da lista nominal dos sinistrados.
No ano escolar de 2002-2003 o valor do prémio do seguro escolar foi de € 3,48; no ano escolar de 2003-2004, é de € 3,57.
RECEITAS
Outras receitas (prémios de seguro)
DESPESAS
Aquisição de serviços
Valor
%
Observações
E
28
Apoio socioeducativo (auxílios económicos)
Este tipo de apoio socioeducativo traduz-se na atribuição de comparticipações para fazer face aos encargos com refeições, livros e outro material escolar, actividades de complemento curricular e alojamento. Os alunos do ensino secundário têm ainda direito a isenção de propinas, taxas
e emolumentos e imposto de selo.
As contribuições a atribuir variam de acordo com o rendimento mensal per capita do agregado familiar e são, para os anos escolares de 20022003 e 2003-2004, as seguintes:
Escalão
2002-2003
Rendimento
mensal
per capita
Ensino básico - 1.º ciclo
(1)
(2)
(3)
(1)
(2)
(3)
(1)
(2)
(3)
(1)
(2)
(4)
%
€
%
%
€
%
%
€
%
%
€
%
A
Até 153,38
100
94,77
Até 100
100
94,77
Até 100
100
107,74
Até 100
B
153,39 a 187,55
50
47,64
Até 50
50
47,64
Até 50
50
53,87
Até 50
Ensino secundário
A
Até 117,72
100
94,77
Até 53,87
B
117,73 a 172,06
50
47,64
Até 43,40
2003-2004
(1)
(2)
(3)
(1)
(2)
(3)
(1)
(2)
(3)
(1)
(2)
(4)
%
€
%
%
€
%
%
€
%
%
€
%
A
Até 153,38
100
96,67
Até 100
100
96,67
Até 100
100
109,90
Até 100
B
153,39 a 187,55
50
48,60
Até 50
50
48,60
Até 50
50
54,95
Até 50
Escalão
Rendimento
mensal
per capita
Ensino secundário
A
Até 117,72
100
96,67
Até 53,87
B
117,73 a 172,06
50
48,60
Até 43,40
(1)
(2)
(3)
(4)
Alimentação
Livros e material escolar
Actividades de complemento curricular
Alojamento em residência familiar
O cálculo da capitação do agregado familiar é efectuado de acordo com o disposto no art. 7.º do Despacho n.º 15 459/2001.
Valor
RECEITAS
Transferências da papelaria
Outras receitas
DESPESAS
Subsídios
•
Alimentação
•
•
Complemento curricular
•
Outros (Bolsas de mérito) 1
(a) Incluído nas transferências das DRE para o(s) refeitório(s)/bufete(s)
1
Bolsas de mérito só para alunos do ensino secundário
(a)
%
Observações
29
N.º alunos
(a)
Valor
%
(b)
Beneficiários por tipo de apoio
•
Alimentação
•
•
Complemento curricular
•
Bolsas de mérito
Observações
Beneficiários por escalão
•
Escalão A
•
Escalão B
Montante dos auxílios atribuídos
•
•
•
Alimentação
•
Escalão A
•
Escalão B
•
Escalão A
•
Escalão B
Bolsas de mérito
Valor médio dos auxílios concedidos
•
Alimentação
•
•
Bolsas de mérito
(a) N.º total de alunos do ano n = [(2 x alunos n-1/n) + alunos n/n +1] a dividir por 3
(b) Percentagem relativa ao n.º total de alunos do ano n = [(2 x alunos n-1/n) + alunos n/n +1] a dividir por 3
Valor
%
Observações
RECEITAS
Receitas provenientes da venda directa 1
DESPESAS
Transferências para a autarquia
Percentagem de alunos beneficiários por nível de ensino
•
•
%
2
2.º e 3.º CEB
Ensino secundário
1
No caso de alunos matriculados no ensino secundário
2
Cálculo: n.º de alunos do grau/nível de ensino beneficiários dividido pelo total de alunos do respectivo grau/nível de ensino
Observações
30
Conclusões
E
31
IV Conclusões finais
Enumeram-se, seguidamente, as situações que podem ocorrer, de acordo com a sua relevância. O relato das situações fica, obviamente, ao critério dos auditores.
A Situações que requerem, obrigatoriamente, alteração, e serão objecto de acompanhamento pela IGE
Existência de procedimentos não conformes com as regras e princípios contabilísticos e/ou de situações de incumprimento
das disposições legais em vigor, que acarretem consequências para a qualidade da informação contabilística e para a fiabilidade das demonstrações financeiras, como sejam:
1 Processos de aquisições de bens e serviços que não estão devidamente organizados, nomeadamente no que diz
respeito a:
•
•
•
Elaboração da relação de necessidades;
Emissão atempada de requisições oficiais;
Controlo da recepção de encomendas pelo funcionário designado pelo Conselho Executivo.
2 Aquisição de bens e serviços que não é efectuada de acordo com o regime de realização de despesas estabelecido
no Decreto-Lei n.º 197/99.
3 Não cumprimento dos requisitos legais quanto à autorização e emissão de meios de pagamento, nomeadamente:
•
•
•
Situações de não autorização das despesas pelo Conselho Administrativo ou pelo Presidente do Conselho Executivo;
Situações de não autorização dos pagamentos pelo Conselho Administrativo;
Situações de incumprimento dos requisitos legais para emissão dos meios de pagamento.
4 Escrituração contabilística que não obedece às normas e princípios legalmente estabelecidos, devido, nomeadamente, a:
•
•
•
•
•
•
•
•
Existência de registos não apoiados em documentos justificativos (da receita e/ou da despesa) ou baseados em fotocópias de documentos;
Existência de documentos não datados e/ou ordenados numericamente;
Existência de incongruências entre os lançamentos no Registo Diário de Facturas e nas Folhas de Cofre;
Situações de não elaboração de folhas de caixa diárias;
Situações de não conferência das folhas de caixa com os documentos de receita respectivos;
Situações de inconformidade da escrituração das Folhas de Cofre com as folhas de caixa diárias;
Situações de não apuramento dos saldos dos Livros de Caixa;
Situações que não espelhem contabilisticamente todas as alterações ocorridas no decurso da execução orçamental,
designadamente a orçamentação das verbas respeitantes a subsídios de alimentação, livros e outro material escolar
transferidas para o CA do agrupamento.
5 Não implementação ou funcionamento deficiente dos sistemas de controlo, nomeadamente por:
•
•
•
•
•
•
Não ser assegurado um controlo eficaz dos bens em armazém através de um sistema de registo de entradas e saídas
de material de armazém;
As verbas destinadas à ASE não serem movimentadas através de conta conjunta aberta para o efeito;
A reconciliação das contas bancárias não ser feita mensalmente e não estar instituído um procedimento tendente a
garantir a sua verificação por outra entidade (chefe de serviços de administração escolar e/ou Conselho Administrativo);
Existirem registos efectuados a lápis e/ou rasurados;
O Registo Diário de Facturas não ser escriturado, o que impede o conhecimento dos compromissos assumidos pela
escola e, consequentemente, uma efectiva gestão financeira;
Os balancetes de execução financeira enviados mensalmente e trimestralmente para a DRE não serem submetidos a
apreciação do Conselho Administrativo.
B Oportunidades de melhoria
Com o objectivo de melhorar o sistema de informação financeira e a gestão dos recursos disponíveis, bem como tornar
mais eficientes os procedimentos e sistemas de controlo interno, formulam-se as seguintes recomendações:
E
32
1 Órgãos de administração e gestão
•
•
•
A composição da Assembleia deve estar de acordo com o Decreto-Lei n.º 115-A/98 e o Regulamento Interno;
A composição da Direcção Executiva deve cumprir o estabelecido no artigo 16.º do Decreto-Lei n.º 115-A/98, de 4
de Maio;
As assessorias técnico-pedagógicas devem estar constituídas de acordo com o Despacho n.º 13 555/98.
2 Eficiência e qualidade dos serviços
•
A organização dos serviços administrativos deve assegurar a segregação de funções.
3 Gestão orçamental e procedimentos e sistemas de controlo adoptados
•
•
•
•
O processo de preparação do orçamento deve garantir a participação de todos os intervenientes; consequentemente, entre as linhas orientadoras para a elaboração do orçamento devem constar as que se referem à ASE;
A proposta de orçamento deve incluir a previsão de receitas próprias e o consequente plano de aplicação das mesmas;
O mobiliário e equipamentos afectos ao ASE devem constar do Cadastro e Inventário de Bens do Estado (CIBE), cuja
organização é regulada pela Portaria n.º 671/2000 (2.ª série);
Por forma a proporcionar uma adequada gestão dos recursos disponíveis e a sua segurança, as receitas devem ser
entregues na Tesouraria diariamente e depositadas com a periodicidade estabelecida pelo CA.
ANEXOS
I ENQUADRAMENTO LEGISLATIVO
Roteiro
Quadro Legal
A Caracterização da unidade de gestão
I Enquadramento
Decreto-Lei n.º 115-A/98, de 4 de Maio
Decreto Regulamentar n.º 12/2000, de 29 de Agosto
Despacho n.º 13 313/2003, de 8 de Julho
II Organização
II.1 Constituição do Agrupamento
Despacho n.º 33/ME/91, de 26 de Março
II.2 Órgãos de administração e gestão
Decreto-Lei n.º 355-A/98, 13 de Novembro
Despacho n.º 13 555/98, de 5 de Agosto
II.3 Modalidades de ASE — articulação entre os
serviços centrais e regionais do ME, autarquias
locais e escolas
Lei n.º 5-A/2002, de 11 de Janeiro
Lei n.º 159/99, de 14 de Setembro
Decreto-Lei n.º 234-A/2000, de 25 de Setembro
Decreto-Lei n.º 35/90, de 25 de Janeiro
Decreto-Lei n.º 399-A/84, de 28 de Dezembro
Decreto-Lei n.º 299/84, de 5 de Setembro
Portaria n.º 413/99, de 8 de Junho
III Recursos humanos afectos aos SASE
Decreto-Lei n.º 189/84, de 8 de Junho
Decreto-Lei n.º 223/87, de 30 de Maio (Anexo XXI)
Decreto-Lei n.º 190/96, de 9 de Outubro (a título indicativo)
Decreto-Lei n.º 515/99, de 24 de Novembro
Decreto Regulamentar n.º 74/84, de 18 de Setembro
Portaria n.º 295/85, de 21 de Abril
Portaria n.º 63/2001, de 30 de Janeiro
V Auditoria de conformidade
V.1 Despesas
Lei n.º 91/2001, de 20 de Agosto
Lei n.º 8/90, de 20 de Fevereiro
Decreto-Lei n.º 54/2003, de 28 de Março
Decreto-Lei n.º 26/2002, de 14 de Fevereiro
Decreto-Lei n.º 155/92, de 28 de Julho
Decreto-Lei n.º 737/76, de 16 de Outubro
Portaria n.º 295/85, de 21 de Maio
Escrituração e Conta de Gerência aprovadas por Despacho Ministerial
de 2/12/1988
Instruções aprovadas por Despacho do Secretário de Estado da Administração Escolar de 23/6/1986
Decreto-Lei n.º 197/99, de 8 de Junho
Decreto-Lei n.º 155/92, de 28 de Julho
Portaria n.º 295/85, de 21 de Maio
E
36
V.2 Receitas
Portaria n.º 487/2003, de 19 de Abril
B Gestão financeira — Caracterização da situação
I.1 Elaboração da proposta de orçamento
Circular n.º 1/GEF/2003, de 10 de Janeiro
Circular n.º 4/GEF/2003 (distribuição do orçamento)
Circular n.º 4-A/GEF/2003 (distribuição do orçamento)
Circular n.º 4-B/GEF/2003 (distribuição do orçamento)
Decreto-Lei n.º 54/2003, de 28 de Março (Decreto da Execução
Orçamental)
Circular n.º 4/GEF/2003
Circular n.º 4-A/GEF/2003
Circular n.º 4-B/GEF/2003
Portaria n.º 671/2000, de 17 de Abril (CIBE)
Instruções do Tribunal de Contas publicadas no Diário da República
n.º 261, de 13 de Novembro de 1985 (na parte relativa ao procedimento de reconciliação bancária)
Escrituração e conta de gerência aprovadas por Despacho Ministerial
de 2 de Dezembro de 1988
Instruções aprovadas por Despacho do Secretário de Estado da Administração Escolar de 23 de Junho de 1986
III Análise da conta de gerência
Portaria n.º 727/93, de 12 de Agosto
Portaria n.º 413/99, de 8 de Junho
Instruções do Tribunal de Contas publicadas no Diário da República
n.º 261, de 13 de Novembro de 1985
Escrituração e conta de gerência aprovadas por Despacho Ministerial
de 2 de Dezembro 1988
Instruções aprovadas por Despacho do Secretário de Estado da Administração Escolar de 23/6/1986
37
II ÓRGÃOS DE ADMINISTRAÇÃO E GESTÃO DAS ESCOLAS/AGRUPAMENTOS
O Decreto-Lei n.º 43/89 estabeleceu o regime jurídico da autonomia da escola, aplicando-se «… às escolas oficiais dos 2.º e
3.º ciclos do ensino básico e às do ensino secundário».
No preâmbulo do diploma é dito que é seu objectivo definir «… um quadro orientador da autonomia da escola genérico e
flexível, evitando uma regulamentação limitativa», que se manterá «válido independentemente do modelo de organização e
gestão que vier a ser definido», ressalvando-se, no entanto, que «a distribuição e o exercício dos poderes atribuídos à escola
serão efectivamente concretizados no contexto da definição das estruturas de direcção e gestão das escolas, bem como do seu
regulamento interno».
Condicionando a implementação da autonomia da escola à existência de «condições, recursos e apoios de vária ordem», parece ter-se definido uma metodologia abrangendo situações distintas: atribuição imediata das áreas que não impliquem risco de
ruptura, lançamento experimental em algumas escolas de áreas restritas (fazendo-se referência à gestão de instalações desportivas, intervenção na conservação e manutenção dos edifícios escolares e a gestão financeira) e, por último, a aplicação generalizada.
A autonomia desenvolve-se no plano cultural, pedagógico e administrativo, dentro dos limites fixados pela lei. Restringindo a
análise ao âmbito desta actividade, a autonomia administrativa escolar manifesta-se nos seguintes aspectos:
•
•
Definir critérios de distribuição de serviço ao pessoal não docente (art. 19.º, alínea b);
•
Gerir o pessoal de apoio no que respeita à atribuição de funções e horários, de acordo com as necessidades da escola e
tendo sempre em conta as qualificações desse pessoal (art. 19.º, alínea d);
•
•
•
•
•
•
•
•
Estabelecer critérios para a selecção de pessoal a contratar a prazo, incluindo casos de substituição temporária, e proceder à
sua contratação (art. 19.º, alínea c);
Inventariar as carências e os recursos necessários no domínio do apoio sócio-educativo aos alunos, submetendo o respectivo plano de acção aos serviços competentes (art. 20.º, alínea a);
Autorizar a formação de grupos ou a contratação de serviços de entidades exteriores à escola para efeitos de exploração,
organização e funcionamento do serviço de bufete, cantina e papelaria (art. 20.º, alínea b);
Estabelecer protocolos com as autoridades ou outras entidades que possam prestar apoio sócio-educativo em diferentes
domínios, designadamente na solução de problemas de transportes (art. 20.º, alínea c);
Proceder a obras de beneficiação de pequeno e médio alcance, reparações e trabalhos de embelezamento, com a eventual
participação das entidades representativas da comunidade (art. 21.º, alínea c);
Adquirir o material escolar necessário (art. 21.º, alínea g);
Manter actualizado, em moldes simples e funcionais, o inventário da escola (art. 21.º, alínea l);
Ceder as suas instalações, a título gratuito ou oneroso, à comunidade para a realização de actividades culturais, desportivas,
cívicas ou de reconhecida necessidade, arrecadando a respectiva receita, quando a houver (art. 21.º, alínea n);
Contratar serviços de limpeza (art. 21.º, alínea o).
No Capítulo V do mesmo diploma estabelecem-se os princípios e as regras reguladoras da gestão financeira das escolas. Tendo
em consideração os princípios da gestão por objectivos, deve ser apresentado anualmente às Direcções Regionais de Educação
o Plano de Actividades, incluindo, entre outros, o Programa de Formação do Pessoal e o Relatório de Resultados.
Instituem-se como instrumentos de previsão económica o Plano Financeiro Anual e o Orçamento Privativo.
Atribui-se à escola a competência para elaborar a proposta de orçamento e o relatório de contas de gerência.
Constituem receitas da escola, para além das dotações orçamentais, as propinas, emolumentos e multas, as receitas derivadas
da prestação de serviços e da venda de publicações ou de rendimentos de bens próprios, os rendimentos provenientes de juros
de depósitos bancários e outras receitas que lhe sejam atribuídas por lei, doações, subsídios, subvenções, comparticipações,
heranças e legados.
Os saldos de receitas próprias transitam para o ano seguinte.
39
III SISTEMA DE CONTABILIDADE PÚBLICA
1 — Escrituração
Escrituração e Conta de Gerência (aprovadas pelo despacho ministerial de 2.12.1988)
A Escola efectua o registo contabilístico das receitas e das despesas de acordo com o sistema de contabilidade pública.
As dotações para funcionamento das escolas devem ser globalmente distribuídas nas rubricas «Outras despesas correntes – diversas» e «Outras despesas de capital – diversas» (Decreto-Lei n.º 43/89, Regime Jurídico de Autonomia). O
mapa da conta de gerência discrimina apenas as despesas com pessoal por rubrica orçamental.
Suportes de informação – documentos
Todas as operações realizadas – aquisição de mercadorias, vendas do bufete, da papelaria ou do refeitório, pagamento
de subsídios de estudo, etc. – originam obrigatoriamente a emissão de um documento que as descreve e as classifica e
que constitui o suporte de todos os registos a efectuar nos livros de escrituração.
Suportes de informação – livros de escrituração
Livro de Caixa: aquele que, mediante a escrituração por rubricas, permite conhecer, a todo o momento, o movimento
em cada sector (bufete, papelaria, cantina, etc.).
Escrituração do Livro de Caixa
•
•
•
•
•
•
•
•
Todas as folhas são numeradas e rubricadas pelo membro do Conselho Executivo;
São obrigatoriamente escrituradas todas as receitas e despesas;
As operações efectuadas no ano económico são numeradas, atribuindo-se esse número ao documento comprovativo da receita ou despesa;
O sistema de escrituração a utilizar é o do somatório e encerramento mensal;
O Livro de Caixa não pode apresentar deficit, partindo do princípio de que para efectuar um pagamento é
necessário existir numerário suficiente;
Qualquer despesa só é lançada quando paga;
São lançadas a «débito» as receitas dos respectivos sectores — refeitório, bufete, papelaria — e os movimentos
da CGD;
São lançadas a «crédito» as despesas dos diferentes programas de apoio socioeducativo e o movimento da CGD.
Natureza da rubrica receitas
•
•
•
•
•
•
•
•
Saldo da gerência anterior: saldo apresentado pelo «Caixa», quer em cofre, quer em depósitos bancários, no
encerramento das actividades do ano anterior. Deve condizer com o saldo da gerência anterior apresentado na
conta de gerência;
Transferências de saldos: no início de cada gerência, o primeiro lançamento a efectuar é o saldo final em
numerário, que transitou da responsabilidade anterior, tanto em «coluna» como no «TOTAL»; de seguida deverá proceder-se ao lançamento dos saldos apurados na gerência anterior dos sectores do bufete e da papelaria
(devendo, em contrapartida, ser escriturados os mesmos valores no lado da despesa dos respectivos sectores);
Transferências entre sectores: transferência de disponibilidades em numerário que se possam verificar em
determinado momento da gerência — do bufete para o fundo de manutenção e conservação (Decreto-Lei
357/88);
Subsídios: verbas concedidas pela DRE e/ou por outras entidades públicas ou privadas;
Prémio do seguro escolar: verbas recebidas dos alunos;
Receitas de exploração: vendas em numerário realizadas diária e directamente pelos sectores aos utentes;
Auxílios económicos directos: montante a suportar pelos AED respeitantes aos alunos carecidos de meios
financeiros;
Outras receitas: inclui os juros das contas de depósitos.
Natureza da rubrica despesas
•
•
Bens duradouros: bens destinados ao apetrechamento das instalações sociodesportivas;
Bens não duradouros: produtos ou mercadorias relacionadas com géneros alimentares, adquiridos para a confecção das refeições; material escolar destinado a ser vendido ou fornecido na papelaria; produtos e mercadorias
a transaccionar pelo bufete;
E
40
•
•
•
•
•
Transferências entre sectores: transferência de disponibilidades em numerário que se possam verificar em
determinado momento da gerência;
Transferências de saldos: no início de cada gerência, o primeiro lançamento a efectuar é o saldo final em
numerário, que transitou da responsabilidade anterior, tanto em «coluna» como no «TOTAL»; de seguida deverá proceder-se ao lançamento dos saldos apurados na gerência anterior dos sectores do bufete e da papelaria
(em contrapartida dos mesmos valores no lado da receita dos respectivos sectores);
Comparticipações: encargos a suportar sob a forma de subsídios em alimentação, alojamento, material escolar
duradouro ou de uso corrente;
Aquisição de serviços: pagamentos no âmbito da prevenção, seguro escolar e outros;
Perdas e danos: montante dos prejuízos em numerário causados por falhas ou roubos.
Livro «Registo Diário de Facturas»: aquele em que são registados todos os documentos relativos a encargos com a
aquisição de bens ou serviços.
Livro de Armazém: deve existir um para cada sector — papelaria, bufete, refeitório — competindo a sua escrituração
ao correspondente responsável.
Livros de Caixa auxiliares: devem existir tantos quantos sejam necessários como complemento das acções do Livro de
Caixa centralizador.
Folha de Cofre: a Folha de Cofre dos SASE diz respeito, apenas, aos valores movimentados pelo Apoio Socioeducativo.
As regras próprias de escrituração foram aprovadas por despacho ministerial de 3.12.62. A Folha de Cofre é um documento fundamental de escrituração em contabilidade, e, conjuntamente com o Livro de Caixa, de controlo — o Livro
de Caixa está para a Contabilidade assim como a Folha de Cofre está para a Tesouraria.
2 — Classificação das receitas e das despesas
A partir de 2003, aplicam-se à elaboração dos orçamentos, os códigos de classificação económica das receitas e das despesas públicas constantes dos anexos ao Decreto-Lei n.º 26/2002, de 14 de Fevereiro.
41
IV SISTEMA DE CONTROLO INTERNO
1 — Conceitos
Um sistema de controlo interno significa — de acordo com a IFAC — todas as políticas e procedimentos (controlos internos) estabelecidos pela tutela e pelo órgão de gestão do estabelecimento de ensino que contribuem para garantir, tanto
quanto for praticável, a execução das políticas estabelecidas, a salvaguarda de bens e património, a prevenção e detecção
de fraudes e erros, a precisão e plenitude dos registos contabilísticos e a preparação atempada de informação financeira
fiável.
O controlo interno caracteriza-se, em sentido lato, por controlo interno administrativo — que inclui o plano de organização
e os procedimentos e registos que se relacionam com os processos de decisão — e o controlo interno contabilístico — que
compreende o plano da organização e os registos e procedimentos que se relacionam com a salvaguarda dos activos e com
a confiança que inspiram os registos contabilísticos.
Os elementos fundamentais a ter em atenção quando se estabelece um sistema de controlo interno são:
•
•
•
•
•
A definição de autoridade e delegação de responsabilidades, que tem como objectivo fixar e limitar, dentro do possível,
as funções de todo o pessoal, e é estabelecida através de:
•
Um organigrama;
•
Um manual de descrição de funções;
•
Um manual de políticas e procedimentos contabilísticos;
•
Um manual das medidas de controlo interno.
A segregação, separação ou divisão de funções. A função contabilística e a função operacional devem estar de tal modo
separadas que não seja possível que uma mesma pessoa tenha o controlo físico de um activo e, simultaneamente, a seu
cargo os registos a ele inerentes;
O controlo das operações. Tem fundamentalmente a ver com a sequência das mesmas, ou seja, com o ciclo autorização/órgão de gestão — execução/sector — registo/secção de contabilidade — custódia/tesouraria, de acordo com os
critérios estabelecidos.
A numeração dos documentos (facturas, recibos, ordens de compra, guias de entrada em armazém, etc.).
A adopção de provas e conferências independentes.
2 — Organigrama
Assembleia de Escola
Conselho Pedagógico
Serviços de Psicologia e Orientação
SASE
Serviços
• Refeitório
• Bufete
• Papelaria
Actividades sociais
• Auxílios económicos
• Acidentes
• Transportes
• Seguro escolar
Conselho Executivo
Conselho Administrativo
Serviços de Acção Educativa
Serviços
Administrativos
•
•
•
Chefe de serviços de
administração escolar
•
•
•
•
Pessoal (a)
•
•
•
Contabilidade (a)
•
•
•
Expediente Geral (a)
Tesoureiro (a)
Alunos (a)
(a) De acordo com o Decreto Regulamentar n.º 74/84, de 18 de Setembro
Telefone
Bufete
Reprografia
Lavatórios
Laboratórios
Biblioteca
Portaria
Vigilância
Controlo das faltas
Cozinha
Manutenção e higiene
Vigilância nocturna
Outras
E
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3 — Descrição dos circuitos da receita e da despesa
3.1 CIRCUITO DA RECEITA
Receitas de vendas
Refeitório
Bufete
Geram receitas através da venda directa
Papelaria
a. Funcionário da caixa ¼ recebe o dinheiro das vendas;
b. Funcionário da caixa + Técnico da ASE ¼ diariamente encerra a caixa e elabora a folha de caixa diária (dela
constam receitas + documentos de despesa);
c. Técnico da ASE ¼ confere a folha de caixa diária com a fita da máquina registadora;
d. Tesoureiro ¼ confere a quantia recebida com o registo na folha de caixa diária, regista a receita no Bloco de
Folhas de Cofre e elabora o talão de depósito da receita diária dos sectores para depósito na conta ASE;
e. Área da Contabilidade ¼ escritura a receita dos sectores no Livro de Caixa centralizador;
f. Técnico da ASE ¼ escritura a receita nos Livros de Caixa auxiliares dos diferentes sectores.
Receitas do seguro escolar
a. Serviços Administrativos ¼ cobram as verbas do seguro escolar durante as matrículas aos alunos fora da escolaridade obrigatória e, em Setembro/Outubro, emitem cheque a favor da ASE, com o valor do seguro escolar
cobrado;
b. Técnico da ASE ¼ confere a quantia recebida com o número de alunos e emite documento de receita da ASE;
c. Tesoureiro ¼ confere a quantia recebida com o documento de receita, regista a receita no Bloco de Folhas de
Cofre e elabora talão de depósito da receita, para depósito na conta ASE;
d. Área da Contabilidade ¼ escritura a receita no Livro de Caixa centralizador;
e. Técnico da ASE ¼ escritura a receita no Livro de Caixa auxiliar do sector.
Receitas das transferências das DRE
a. Direcção Regional de Educação ¼ sem periodicidade definida, transfere, à ordem do Conselho Administrativo,
verbas para os sectores (refeitório, auxílios económicos, seguro escolar);
b. Tesoureiro ¼ regista a transferência no Bloco de Folhas de Cofre e elabora o talão de depósito da transferência,
para depósito na conta ASE;
c. Área da Contabilidade ¼ escritura a transferência no Livro de Caixa centralizador;
d. Técnico da ASE ¼ escritura a transferência nos Livros de Caixa auxiliares dos sectores.
Receitas do Transporte Escolar
Existem duas formas alternativas de organizar o circuito da receita deste sector:
a. O estabelecimento de ensino limita-se a arrecadar as receitas das vendas dos passes durante o período previsto
para tal (fim/início de cada mês), entregando de imediato as verbas arrecadas à autarquia. Neste caso, estamos
perante uma mera operação de tesouraria, não havendo lugar à escrituração deste sector na conta de gerência
da ASE;
b. A receita cobrada como venda de passes segue um circuito semelhante ao descrito para Receitas de Vendas.
43
3.2 CIRCUITO DA DESPESA (em sectores da ASE que geram receita)
Refeitório
Bufete
Expressão da necessidade de se proceder a aquisições de bens e/ou de serviços
Papelaria
a. Técnico da ASE ¼ efectua consultas à praça e elabora a relação de necessidades;
b. Presidente do Conselho Executivo ¼ autoriza a realização da despesa;
c. Técnico da ASE ¼ procede à adjudicação por requisição oficial ou por contrato;
d. Área da Contabilidade ¼ efectua a requisição oficial;
e. Técnico da ASE ¼ efectua a recepção da encomenda e visa a guia de remessa ou factura, com o funcionário responsável pelo sector. Procede ao registo da aquisição no Livro de Armazém;
f. Área da Contabilidade ¼ efectua o registo da aquisição no livro de Registo Diário de Facturas e arquiva a factura
em «pendentes»;
g. Conselho Administrativo ¼ procede à análise do processo de aquisição com vista à concessão de autorização de
pagamento;
h. Tesoureiro ¼ emite o meio de pagamento e escritura a sua emissão no Bloco de Folhas de Cofre;
i.
Área da Contabilidade ¼ escritura o Livro de Caixa centralizador e o Registo Diário de Facturas;
j.
Técnico da ASE ¼ escritura o Livro de Caixa auxiliar e arquiva por sector o original do processo de aquisição.
4 — Referência a alguns casos particulares
Reconciliação bancária (registo de controlo do movimento de cheques/Modelo 4/Gestão/ASE): através da conferência
periódica entre o «Registo de controlo do movimento de cheques» e os «Extractos da conta de depósito», é possível indicar
os cheques que, em determinada data, ainda não foram levantados, servindo, no final de cada gerência, para justificar a
diferença dos saldos certificados pelo banco e os que são apurados nos respectivos elementos de escrituração (cheques por
levantar em 31 de Dezembro). Como medida de controlo interno, devem ser elaboradas mensalmente as reconciliações
bancárias, e estas devem ser efectuadas pela Contabilidade, de forma a assegurar a segregação de funções entre a Tesouraria e a Contabilidade.
Fundo de maneio: devem determinar-se as características deste fundo fixo, o montante máximo dos pagamentos e a periodicidade da sua reposição.
Documentos de suporte da receita: as receitas que, pela sua natureza, não podem ser comprovadas pelas entidades donde provêm, devem ser justificadas por «folha de caixa diária».
Documentos de suporte da despesa:
•
•
•
•
Informação (ou requisição) interna — relação de necessidades;
Requisição oficial:
Guia de remessa, factura, venda a dinheiro, recibo;
Impresso modelo 29/Gestão/ASE — para discriminar e justificar as aquisições de certos produtos ou artigos
(despesas efectuadas com a aquisição de géneros agrícolas directamente no produtor, por exemplo) substituindo o
recibo.
Sistema de numeração:
•
•
A numeração dos lançamentos deve ser sequencial, quer se trate de receita ou de despesa;
A documentação referente à mesma transacção deve ter um número correspondente ao livro de «Registo Diário de
Facturas», um número correspondente ao «Livro de Caixa» e um número correspondente à «Folha de Cofre» (no
caso do recibo).
E
44
Sistema de arquivo:
•
•
Após o lançamento no «Livro de Caixa», a documentação de despesa deve ser arquivada por acções e relacionada
com o número do «Registo Diário de Facturas» nas relações Modelo C/7.
O recibo deve ter junta toda a documentação referente à transacção.
O roteiro Administração Financeira das Escolas - Enquadramento e
Acção Social Escolar constitui o instrumento técnico de recolha de
informação que serve de suporte à actividade com o mesmo nome
realizada pela IGE e prevista no respectivo Plano de Actividades de
2004.

Roteiro ASE

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