Gestão de Documentos e Registros

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Gestão de Documentos e Registros
Elizete Pereira Sá - INFO CONTENT
Lícia Guedes de Araújo Figueirêdo - BAHIAGÁS
Gestão de Documentos e Registros GDR
COMPANHIA DE GÁS DA BAHIA – BAHIAGÁS
Concessionária estadual dos serviços de distribuição de gás natural
canalizado. Maior distribuidora de gás natural do Nordeste e 4ª maior do
Brasil em volume de vendas;
Tem como acionistas o Estado da Bahia, a Petrobras e a Mitsui Gás e
Energia do Brasil;
A Bahiagás atua nos segmentos Industrial, Automotivo, Residencial,
Comercial e Termelétrico;
As vendas da Bahiagás representam 8% do total do gás natural distribuído
no País;
Seu produto representa 14,8% da matriz energética da Bahia, 30,8% da
matriz industrial.
O Planejamento Estratégico da Bahiagás para o ciclo 2013-2017 definiu
como um dos objetivos estratégicos aprimorar os processos internos e
implantar o sistema integrado de gestão.
O projeto GDR tem como objetivo implantar com uma visão institucional e
integrada a gestão de documentos e registros na BAHIAGÁS.
Abrangência
Documentos/Registros Técnicos e Administrativos;
Documentos/Registros Físicos (Acervo em Papel) e Digitais (Diretórios da
Rede Corporativa e Sistema ECM).
Requisitos Legais e Voluntários - Importantes Motivadores Externos
Lei 12.527/2011 - Lei de Acesso à Informação;
NBR ISO 9001:2008 Sistema de Gestão da Qualidade - Requisitos;
NBR ISO 14001:2004 Sistemas de Gestão Ambiental - Requisitos;
OHSAS 18001:2007 Sistemas de Gestão da Segurança e Saúde no
Trabalho - Requisitos;
Normas Regulamentadoras: NR-13 e NR-10;
Lei 8.159/1991 - Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados;
Instrução SAEB/SECULT nº 01 de 18/02/ 2010 - Gestão de Documentos
Arquivísticos;
ISO 15489-1/2: 2001 - Records Management;
Lei 12.682 / 2012 - Elaboração e o arquivamento de documentos em
meios eletromagnéticos;
Decreto 3.505/2000 - Política de Segurança da Informação;
NBR ISO/IEC 27002 - Código de Prática para a Gestão de Segurança
da Informação.
Planejamento do Projeto
Plano do Projeto elaborado conforme as áreas do PMBOK - gerência do
escopo, gerência de tempo, gerência de custo, gerência de contratos,
gerência de riscos e gerência de qualidade.
Objetivos do Negócio e do Projeto
Escopo
Descrição do Projeto
Entregas do Projeto
Dados e Critérios do Projeto
Premissas e Restrições
Indicadores Chave de Desempenho
Necessidades das Partes Interessadas
Planejamento do Projeto
Cronograma do Projeto
Recursos Materiais
Recursos Humanos - organograma e atribuições
Orçamento
Diagnóstico
Ferramentas Balizadoras
 Matriz SWOT - Strenght (forças); Weakness (fraquezas); Opportunity
(oportunidades); Threat (ameaças)
 5 W e 2 H (O que fazer, Por que. Onde, Como, Quem, Quando, Quanto
Custa);
 Ciclo PDCA (planejar, executar, verificar, atuar).
Itens do Diagnóstico
 Resultado das Entrevistas com Gestores
 Resultado da Pesquisa com Colaboradores
Itens do Diagnóstico
 Desafios da Bahiagás e a Gestão de Documentos e Registros;
 Expectativas e Demandas com Relação ao Projeto GDR;
 Pontos Fortes na Gestão de Documentos e Registros;
 Levantamento Quantitativo e Qualitativo dos Acervos - Alguns números:
4 milhões de documentos físicos; 922 mil arquivos digitais nas diversas
extensões; 179 mil desenhos e documentos de engenharia no formato
digital;
 Análise dos Aspectos Identificados;
 Proposição de Melhorias;
 Planejamento de Gestão de Documentos e Registros;
 Cronograma de Implantação.
Processo Gerir Documentos e Registros
PROCESSO
POLÍTICA
Política de Gestão de Documentos e
Registros
PROCEDIMENTO
Procedimentos, Instruções de Trabalho e
Ferramentas
INSTRUÇÕES
Processo Gerir Documentos e Registros
Subprocesso
Desenvolver estratégia de
GDR.
Gerir e executar a tramitação
de documentos/registros.
Avaliar
e
classificar
documentos/registros.
a Estabelecer critérios para a organização dos acervos de
documentos físicos e digitais, visando sua uniformização e
orientação quanto ao uso dos dados de temporalidade e
guarda de documentos.
Organizar acervos físicos e
digitais
Manter
custódia
e
preservação dos documentos
e registros.
Capacitar colaboradores
disseminar GDR
Objetivo
Definir política, governança, processo, procedimentos e
ferramentas.
Realizar o recebimento e envio dos documentos emitidos e
recebidos pela Bahiagás e internamente entre as áreas.
Assegurar a disponibilidade de informações completas,
confiáveis com rapidez e segurança.
Arquivar e armazenar documentos garantindo a integridade e
preservação do acervo.
e Disseminar a gestão de documentos e registros entre as áreas
da Bahiagás.
Política de Gestão de Documentos e Registros – Princípios e
Diretrizes;
Procedimento Geral Gestão de Documentos e Registros;
Instruções de Trabalho relacionadas aos Subprocessos:
Exemplo de Instruções:
Subprocesso Organização dos Documentos/Registros Digitais
IT-10 Organização de Arquivos Digitais.
Subprocesso Organização dos Documentos/Registros Físicos
IT-11 Organização de Documentos/Registros Físicos;
IT-12 Eliminação de Documentos;
IT-13 Padronização de Material Arquivístico;
IT-14 Glossário.
Subprocesso Tramitação de Documentos/Registros
IT-07 Recepção de Documentos - Entrada de Documentos Externos na
Companhia;
IT-08 Expedição de Documentos - Saída de Documentos da Companhia;
IT-09 Tramitação de Documentos entre as Áreas da Companhia.
Aplicação da Taxonomia e Plano de Classificação nos acervos físicos, no
ECM e Estrutura dos Diretórios e Acervo da Rede Bahiagás.
Processo e Área Responsável
01.01 Governança Corporativa SEGER
01.02 Planejamento Empresarial GPLAN
01.04 Novas Tecnologias de G. Natural ASTEG
01.06 Gestão da Imagem GERCO
02.01 Comercialização de Gás Natural GEMEP,
GECOG e GEVAR
02.02 Distribuição de Gás Natural GEOPE
03.01 Gestão de Engenharia GEREN
03.02 Gestão Econômica e Financeira GECOF
03.03 Gestão Contábil GCONT
03.04 Gestão de Pessoas GERHU
03.05 Gestão Administrativa GASUP
03.06 Gestão Jurídica GEJUR
03.07 Gestão de Suprimentos GASUP
03.08 Gestão de TI GETIN
03.09 Ouvidoria
03.10 Segurança, Meio Ambiente, Saúde
Ocupacional GESEM
03.11 Gestão da Inf. e Conhecimento GASUP
Avaliação
Documental
11
8
11
11
52
60
71
60
41
79
30
5
51
5
2
33
9
17 Processos de
Trabalho;
539 Tipos Documentais
Avaliados;
Termos de
Homologação Assinados.
Estrutura da Tabela de Temporalidade Documental
Identificação
Código de Classificação
Tipo do Documento/Registro
(Categoria)
Armazenamento
Tempo de Retenção e Descarte
Suporte
Prazo de Guarda
Destinação Final
Área Gestora
GASUP
Guarda
Físico Digital Área Gestora
Prazo Total Descartar
Documentação
Permanente
Identificação
Código de Classificação;
Tipo de Documento/Registro;
Área Gestora do Documento/Registro;
Armazenamento
Suporte do Documento/Registro: Físico ou Digital;
Tempo de Retenção e Descarte
Prazo de guarda na Área Gestora
Prazo de Guarda na GASUP Documentação
Prazo Total
Destinação final (descartar ou guarda permanente);
Base Legal
Requisito do SGI
Observação
Base Legal
Requisito SGI
Observação
ECM - Enterprise Content Management
Conjunto de tecnologias, ferramentas e
métodos
utilizados
para
capturar,
gerenciar,
armazenar
e
distribuir
conteúdos e documentos relacionados
aos processos organizacionais, além de
agilizar a pesquisa e distribuição, com
garantia de sigilo e segurança.
ECM Enterprise Content Management
Estratégia de Implantação do ECM
ECM Enterprise Content Management
Início
Entrada
Documento
Recebimento
Protocolo
Fim
Abertura
Protocolo
Cadastro e
Digitalização
Documento
Consulta
Protocolo/
Documento
Despacho
Protocolo
Antes do ECM Protocolo Eletrônico
Depois ECM Protocolo Eletrônico
ECM Enterprise Content Management - Resultados
Fundamental para organização das informações não-estruturadas;
Otimização/Agilidade/Redução do tempo de acesso a documentação no
processo de consulta, através de arquivos eletrônicos;
Redução de custos com impressão;
Compartilhamento dos documentos/informações;
Segurança no acesso dos documentos/informações;
Armazenamento centralizado num local específico (Servidor), garantindo a
confiabilidade/integridade das informações;
ECM Enterprise Content Management - Resultados
Possibilidade de gerenciamento do conteúdo corporativo/Controle dos documentos;
Melhoria nos fluxos de trabalho - Aumento da produtividade;
Redução da circulação de documentos em papel/Racionalização do
espaço físico para armazenamento;
Preservação da Memória Instriitucional;
Controle efetivo da tramitação de documentos e Processos;
Padronização dos documentos (Templates).
Sensibilização, Ações Educacionais e de Endomarketing:
Reunião Inicial do Projeto com a Diretoria Executiva e Gestores;
Apresentação Inicial do Projeto para todos os Colaboradores;
Capacitação e Treinamento dos Multiplicadores;
Apresentações para Diretoria, Gestores e Colaboradores no final de cada
etapa do Projeto;
Peças de Divulgação como Banners e outras;
Disponibilização e divulgação do Projeto no Portal Corporativo;
Desafio GDR para todas as áreas - Plano de Ação;
Dia do Conhecimento com Palestras e Dinâmicas;
Participação em Reuniões com Comitês e Grupos de Trabalho;
Auditoria do Processo e da Metodologia GDR.
Elizete Pereira Sá - Info Content Consultoria e Gestão
[email protected]
[email protected]
Tel.: (71) 8839-3307
Lícia Maria Guedes de Araújo Figueirêdo – BAHIAGÁS - GASUP
[email protected]
Tel.: (71) 3206-6080

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