Marcos Bernasconi

21 a 23 de outubro de 2008
Promoção
www.njesaocarlos.com.br
Apoio
GESTÃO DE PROJETOS
MARCOS BERNASCONI
1
2
Histórico – visão geral
– Mais recentemente, no século XX....
•
•
•
•
•
Canal do Panamá (1914)
Edifício Empire States (1931)
Programa Apollo (década 1960)
Construção de Brasília
Construção do EUROTÚNEL (50 km sob o Canal da Mancha entre
França e Inglaterra)
• Missão Marte Pthfinder da NASA (1998)
• Projeto Genoma (2000)....
• Alguns destes projetos tiveram maior importância
histórica...
HISTÓRICO - PROJETO MANHATTAN – US$ 2 bilhões
Militar: General Leslie Groves
HISTÓRICO - PROJETO POLARIS
MARINHA DOS EUA – Apogeu da Guerra Fria
3
HISTÓRICO - NASA – Programa Espacial
– Projeto Homem à Lua
• Milhares de fornecedores,
capacitados
• Site NASA com templates
documentos,
• Técnicas de gestão
Crescimento da área de gestão de projetos
• Evolução da área de gestão de projetos
1960
1985
1985
1990
1991-1992
1993
1994
Sem
aliados
Gerenciam
ento da
qualidade
total
Engenharia
simultânea
Equipes auto
dirigidas e
delegação de
autoridade
Reengenharia
Controle de
custos do
ciclo de vida
1995
1996
1997-1998
1999
2000
Controle
das
mudanças
de escopo
Gerenciament
o de risco
Escritórios de
projetos
PMO e COEs
(Project
Management
Office)
Equipes
itinerantes
Reconhecimen
to como
profissão
Equipes
globais
Definições importantes
4
Projetos
•
São um meio de organizar atividades que não podem
ser abordadas dentro dos limites operacionais
normais da organização.
•
São frequentemente utilizados como um meio de
atingir o plano estratégico de uma organização,
organização seja
a equipe do projeto formada por funcionários da
organização ou um prestador de serviços contratado.
Projeto
•
“É um empreendimento planejado que consiste
num conjunto de atividades inter-relacionadas e
coordenadas, com o fim de alcançar objetivos
específicos
ífi
d t dos
dentro
d limites
li it de
d um orçamento
t
e de um período de tempo dados.”
(APREMAVI,1999 apud ONU, 1984)
Projeto
•
“É um empreendimento não repetitivo, caracterizado
por uma seqüência clara e lógica de eventos, com
início meio e fim,
início,
fim que se destina a atingir um objetivo
claro e definido, sendo conduzido por pessoas dentro
de parâmetros pré-definidos de tempo, custo, recursos
envolvidos e qualidade.” (Vargas, R.V. Brasport, 2000)
5
RH – Partes envolvidas no projeto
Consulto
rias
Sistemas
Agentes
financeiros
(bancos)
Finananças
e contabili
dade
Clientes
Fornecedores
Gerente do
projeto
PROJETO
IMPLEMENTA
ÇÃO ERP
Diretoria
Fabrica de
software
Time
Operações
Marketing
Comunidade
Colaborado
res
Logística
Acionistas
Gerente do projeto indivíduo responsável pela gerência do projeto
Perfil do Gerente do projeto
•
Ser capaz de comunicar com todos os stakeholders
•
Ser lider – usar empatia, motivação e espírito de equipe
•
Habilidades técnicas inerentes ao projeto, mas não precisar ser um
especialista no assunto do projeto;
•
Habilidades gerenciais – conhecimento e experiência em gestão de
projetos, PMP
RH – Partes envolvidas no projeto
Características de um projeto
Não é repetitivo, ou seja, é inovador, é inédito;
É temporário, tem início, meio e fim. As ações, atividades
e eventos de um projeto devem estar claramente
definidos, numa seqüência lógica para alcançar os
objetivos do projeto;
Objetivos claros e definidos, tem que ter o seu propósito
bem delimitado;
É conduzido por pessoas;
Os parâmetros de controle e avaliação do projeto (tempo,
custo, recursos humanos e materiais, comunicações,
riscos e qualidade) devem estar definidos e planejados
com os indicadores respectivos.
6
Componentes do Projeto
Identificação ou descrição do projeto
Justificativa
Objetivos
Pressupostos
Resultados
Ações
Componentes do Projeto
Metas e indicadores
Matriz de relacionamentos
Recursos (humanos, financeiros e materiais)
E ti ti d
Estimativa
de custos
t e ffontes
t de
d financiamento
fi
i
t
Cronograma de execução
Identificação do Projeto
9
Designação ou título do projeto
9
Gestor
9
Equipe
7
Justificativa
9
Argumentação de forma afirmativa e convincente
quanto à razão de ser do projeto;
9
Descrição da situação que demanda o desenvolvimento
do Projeto, apresentando fatos e dados que sustentem
a argumentação;
9
Deverá ser identificado, claramente, o problema que
deverá ser superado ou reduzido com o Projeto e os
benefícios esperados;
9
A justificativa deve responder o por que e para que
executar o projeto.
Objetivos
9
Apresentar, com precisão e clareza, os resultados
almejados ou os benefícios que o projeto propiciará;
9
Identificação de uma situação objetiva e de fácil
visualização que se deseja alcançar.
Geral: diz respeito aos resultados mais abrangentes.
Específicos: dizem respeito aos subprodutos do
resultado maior e que, em geral, vão sendo
alcançados ao longo do processo.
Pressupostos
9
Condições necessárias para a realização do
projeto.
8
Resultados
9
Descrição do que se espera alcançar em termos
quantitativos e/ou qualitativos ao final do Projeto
com a realização de suas atividades.
Ações
9
Atividades necessárias ao desenvolvimento do
projeto para atingir os objetivos estabelecidos.
Metas e indicadores
9
A meta é a quantidade de produto ou resultado que se deseja
obter em um determinado horizonte temporal. Deve ser sucinta e
apresentar as seguintes características:
▪ estar relacionada claramente ao que se quer resolver;
▪
atender
às
beneficiários;
necessidades/expectativas
dos
▪ ser específica (sem ambigüidade);
▪ ser mensurável (quantifica);
▪ ter um prazo de execução.
9
Os indicadores são unidades de medida dos objetivos;
9
Os indicadores e metas são de grande relevância porque
fornecem, em tempo hábil, os sinais necessários para eventuais
correções de rumo ou de ritmo na implementação do projeto.
9
DICA
9
Cuidado! Se não existirem fontes confiáveis, o
indicador não serve!
Matriz de relacionamento
9
Objetiva
caracterizar
as
responsabilidades
associadas a cada etapa do projeto;
MATRIZ DE RELACIONAMENTOS
Ações
Legenda:
1 – Analisar
2 – Aprovar
3 – Coordenar
Responsáveis (Área)
Gabinete
Televisão
Jornalismo
4 – Executar
5 – Acompanhar
6 – Informar
Produção
Programação
Técnica
7 – Informar
8 - Divulgar
10
Recursos
9
Recursos
humanos, tecnológicos, físicos e
financeiros necessários ao desenvolvimento do
projetos;
Estimativa de custos e fontes de
financiamento
9
A estimativa deve ser a mais precisa possível de
quanto vai custar o projeto e é de fundamental
importância para sua análise e aprovação.
9
Recomenda-se,
Recomenda
se também,
também que,
que se possível,
possível as
fontes de recursos para o financiamento do projeto
sejam indicadas (fundos, programas, linhas de
crédito especiais etc.).
Orçamento Físico-Financeiro Anual
NATUREZA DA DESPESA
MÊS 7
MÊS 8
MÊS 9
MÊS 10
MÊS 11
MÊS 12
TOTAL
R$
R$
R$
R$
R$
R$
R$
R$
R$
R$
R$
R$
R$
R$
R$
R$
R$
R$
R$
R$
R$
R$
R$
R$
R$
R$
R$
R$
1. CUSTOS FIXOS
1.1 ALUGUEL IMÓVEL
SUB-TOTAL 1
2. PESSOAL
2.1
2
1 COORDENAÇÃO
GERAL
SUB-TOTAL 2
3. MANUTENÇÃO
3.1 OBRAS / REPAROS
SUB-TOTAL 2
4. MATERIAL
4.1 MATERIAL
ESCRITÓRIO
SUB-TOTAL 2
11
CRONOGRAMA FÍSICO - FINANCEIRO
AÇÕES
ATIVIDADES
AGO
SET
OUT
NOV
Divulgar e implantar a identidade visual
(marca) definida para a TV Justiça,
especificando fontes, tarjas, cenário,
artes e outros;
Elaborar “Manual de Produção” que
para
contenha as pprincipais
p orientações
ç
p
as produções jornalísticas e programa da
TV Justiça;
Disponibilizar o “Manual de Produção”
no site da TV Justiça;
Confeccionar 150 exemplares do
Manual para distribuição aos parceiros e
profissionais da TV Justiça;
Gerenciamento de Projetos
9
Gerenciar projeto consiste em conduzi-lo
ao seu término de modo eficaz
Aspectos do Gerenciamento
9
identificar problemas, falhas e erros que se podem
transformar em desvios, em relação ao previsto;
corrigi-los e bloquear sua reincidência
9
comunicar a todos os envolvidos os resultados
parciais
i i alcançados
l
d
9
reavaliar os resultados globais propostos,
redefinindo indicadores e metas, se for o caso
9
avaliar a implementação do projeto no tocante a
sua efetividade
12
Responsabilidades do Gestor
Assegurar os recursos necessários para desenvolver o Plano do
Projeto
Liderar e reunir os membros da equipe
Comunicar-se com as partes interessadas
Intermediar e resolver os conflitos para solucionar os
problemas que sempre surgem no decorrer do projeto
Realizar aconselhamento
Realizar trabalhos individuais no sentido de corrigir os desvios,
à medida que se apresentem
Reunião inaugural da implantação do Projeto
Permitir que as pessoas da equipe interna e de terceiros se
conheçam;
Estabelecer relacionamentos de trabalho e linhas de
comunicação;
Estabelecer metas e objetivos da equipe;
Identificar áreas de problemas;
Estabelecer responsabilidades e apontamentos de indivíduos e
de grupos;
Estabelecer canais de comunicação e instrumentos de controles
exigidos aos terceiros;
Obter compromissos individuais e em grupo.
Agenda de Monitoramento
Etapas/Ações
Mês
Mês
Mês
13
Monitoramento de desempenho
O controle do projeto se dá pelos indicadores, que devem ser
medidos durante a execução, de acordo com as metas
estabelecidas para cada etapa/ação
Em cada ponto de controle, monitora-se o progresso das
etapas/ações, analisa-se as distorções, apresenta-se alternativas
se o projeto
de solução e replaneja
replaneja-se
projeto, se for o caso
MONITORAMENTO DE INDICADORES E METAS
OBJETIVO: Dotar a TV Justiça de parâmetros que garantam a coerência de conteúdo e a melhoria da
qualidade da programação apresentada, com o conseqüente aumento de audiência.
METAS
2006
SETEMBRO
INDICADORES
Parâmetros criados
OUTUBRO
1ºs 2ºs
3ºs
4ºs
20
%
30
%
30
%
20
%
10
%
Manual de produção
elaborado
1ºs
2ºs
3ºs
20
%
30
%
40
%
Manual de produção
disponibilizado
NOVEMBRO
4ºs
1ºs
50
%
50
%
Parceiros treinados
2ºs
3ºs
4ºs
20
%
40
%
40
%
MONITORAMENTO DE INDICADORES E METAS
OBJETIVO: Dotar a TV Justiça de parâmetros que garantam a coerência de conteúdo e a melhoria da qualidade da
programação apresentada, com o conseqüente aumento de audiência.
METAS
INDICADORES
2006
SETEMBRO
OUTUBRO
NOVEMBRO
DEZEMBRO
1º
Quinz
Q
1º
Q
Quinz
2º
Quinz
Q
2º
Quinz
Q
1º
Quinz
Q
2º
Quinz
Q
50
150
40%
40%
1º
Q
Quinz
1º
Q
Quinz
150 exemplares do Manual
de Produção elaborado
150 exemplares do Manual
70
80
distribuído
Percentual de parceiros
20%
treinados
14
PLANO DE ACOMPANHAMENTO DO PROJETO
Criação de partâmetros para produção e programação com
base nos eixos editoriais
PROJETO:
META:
Bethânia Andrade
GESTOR:
DATA:
INDICADOR:
INÍCIO
TÉRMINO
RESPONSÁ
VEIS
ETAPAS / AÇÕES
MÊS 1
MÊS 2
MÊS 3
MÊS 4
MÊS 5
MÊS 6
STATUS
PRAZOS
RESULT.
ESPERADOS
1º Divulgar e implantar a
identidade visual (marca)
definida para a TV Justiça,
especificando fontes,
fontes tarjas
tarjas,
cenário, arte e outros;
2º Elaborar “Manual de
Produção” que contenha as
principais orientações para
as produções jornalísticas e
programas da TV Justiça;
3º Disponibilizar “Material de
Produção” no site da TV
Justiça;
Relatório de Avaliação Final
IDENTIFICAÇÃO DO RELATÓRIO
Área Gestora:
Gestor:
Data de Início:
Data de Término:
Término Programado:
Relatório de Avaliação Final
1.INFORMAÇÃO DO PROJETO
1.1 Descrição
1.2 Justificativa para Implementação do Projeto Ação
1.3 Metas
1.4 Execução Orçamentária
1.5 Contrato
1.7 Curva final do Avanço Físico e Financeiro
1.7.1 Avanço Físico
1.7.2 Avanço Financeiro
15
Relatório de Avaliação Final
2.ANÁLISE DOS RESULTADOS DA IMPLANTAÇÃO DO PROJETO
• Analisar os benefícios que poderão ser alcançados com o
produto/ serviço do Projeto.
• Fazer uma análise dos resultados alcançados em termos de
metas físicas e financeiras, orçamento, cronograma, economia
de custos.
Relatório de Avaliação Final
3.AVALIAÇÃO DO PROJETO
• Fazer uma avaliação geral do projeto, contemplando os
pontos positivos e os pontos negativos referentes a:
3.1 Tempo
3 2 Custo
3.2
3.3 Qualidade
3.4 Comunicações
3.5 Recursos Humanos
3.6 Riscos
3.7 Aquisições
3.8 Integração
Relatório de Avaliação Final
4.AVALIAÇÃO DOS RESULTADOS
4.1 Objetivos e metas foram alcançados?
( ) sim ( ) não ( ) em parte
Descrever quais os resultados obtidos:
4.2 Cite, pelo menos, três fatores que influenciaram o sucesso ou
fracasso do projeto.
4.3 Quais recomendações que você faria para Projetos semelhantes a
este, em relação a:
a) negociação com o fornecedor:
b) aquisições para o Projeto:
c) acompanhamento das interfaces/dependências do Projeto em
relação a outros projetos e em relação às áreas envolvidas:
16
Relatório de avaliação final
5. ANEXOS
•
Devem ser anexados todos os documentos que
possam enriquecer o relatório
LIDERANÇA
z
A Habilidade de mobilizar pessoas em direção a
certas metas ou objetivos, o que inclui ser capaz de
definir essas metas e dar apoio ou incentivar as
pessoas
pessoas.
z
A Liderança está relacionada a capacidade de exercer
influência pela argumentação e pela persuasão, sem
que seja preciso recorrer com freqüência a ordens
diretas.
REGRAS DA LIDERANÇA
¾ Desafiar o estabelecido.
¾
Inspirar uma visão compartilhada.
¾
Permitir que os outros ajam.
¾
Apontar o caminho.
17
O LÍDER
¾Faz com que as pessoas sob o seu comando
gostem de executar o que ele quer.
¾Consegue que os subordinados queiram ajudá-lo
e se sintam realizados com isso.
¾Não dá ordens, mas todos fazem o que ele
deseja
O LÍDER
¾ Consegue fazer com que as pessoas
acreditem que o interesse delas e o dele é o
mesmo.
¾ Transmite segurança, confiança. Ele inspira
lealdade. É confidente, faz com que as
pessoas se sintam à vontade para falar a
verdade .
O LÍDER
¾ Transmite senso de justiça. Ele toma decisões
justas, não protege um ao outro
- Todas as suas decisões e atitudes são
transparentes.
¾ Dá o exemplo. Se o expediente começa às 8
horas, ele chega às 8 horas.
18
O LÍDER
¾ Não precisa ser infalível. Mas precisa ter mais
acertos do que erros.
¾ Faz com que pessoas sigam na direção da
i tit i ã El
ã seja
j
instituição.
Ele ffaz com que essa di
direção
transparente, justa e clara.
¾ Sabe que não consegue fazer tudo sozinho. Mas
não comanda pelo medo. As pessoas o seguem
porque acreditam na sua visão.
• Concentra-se nos
resultados
• Preocupa-se em finalizar
o trabalho de acordo com
as exigências
• Conduz as pessoas
• Expressa sua visão
• Obtêm consenso quanto às
metas
• Estabelece uma direção
• Preocupa-se com pessoas
• Inspira e motiva
GERENTE
LÍDER
¾
Definir objetivos e compartilhá-lo com todos;
¾
Criar ambiente que valorize e desenvolva pessoas;
¾
¾
¾
Remodelar cultura buscando criatividade, autonomia,
¾
Transformar pirâmides em networks (redes);
¾
Encorajar inovação, experimentação, risco. Preparar a
organização e pessoas para o futuro.
aprendizagem contínua, crescimento a longo prazo;
19
¾
Fazer a organização evoluir continuamente;
¾
Pensar globalmente;
¾
Ser proativo e estar confortável com ambigüidades e incertezas;
¾
Desenvolver pessoas;
¾
Estimular pessoas e grupos com desafios motivadores (metas heróicas );
¾
Obter comprometimento por alto envolvimento com a missão da organização;
Inspirar autoconfiança, simplicidade e exercício pleno de valores;
Reconhecer e recompensar;
Permitir a contestação;
Fazer com que as pessoas se sintam donas do processo;
Animar / dar força;
Tomar decisões cruciais;
Avaliar o tamanho da tarefa;
Fazer com que as pessoas se sintam responsáveis
• PODER – capacidade de induzir o outro a
fazer algo que não faria em condições
normais. É também a capacidade de
influenciar o comportamento.
• POLÍTICA – pressão no sentido de impor a
conformidade, quer a pessoa concorde ou
não com a decisão.
20
21