Soluções ERP e a alteração do papel do CIO – Roadmap para a

Soluções ERP e a alteração do papel
do CIO – Roadmap para a liderança
na inovação empresarial
Este e-book explica como as novas soluções de software Enterprise Resource Planning (ERP)
suportam a alteração do papel desempenhado pelo CIO na atualidade e analisa as tendências
mais importantes nesta área.
Soluções
ERP
do papel do CIO
Índice
Introdução: A alteração do papel desempenhado pelo CIO
I. Investir em TI
II. Benefícios de uma solução ERP
III. Principais tendências a serem consideradas pelos CIO
IV. Qual a solução ERP mais adequada para cada organização?
Conclusão
Introdução
A alteração do papel desempenhado pelo CIO
É difícil encontrar, no mundo empresarial de hoje, uma
função que se tenha alterado tão rapidamente como
a desempenhada pelo CIO. Até há poucos anos atrás,
os responsáveis pelos departamentos de tecnologia de
informação apenas se asseguravam de que a infraestrutura
necessária ao pleno funcionamento das empresas estava
funcional e a operar sem problemas. Contudo, com a
crescente importância da inovação baseada na tecnologia, o
seu papel mudou drasticamente.
Este papel não se tornou apenas mais diversificado e
desafiante. O trabalho dos CIO é agora mais abrangente
e implica que estejam sempre em cima do acontecimento
numa área que sofre alterações constantes, caraterizada
por mudanças e avanços rápidos. Acima de tudo, o CIO de
repente com um elevado acréscimo de responsabilidades.
A natureza do cargo de CIO mudou substancialmente
ao ritmo dos desenvolvimentos bruscos e sucessivos
que alteraram o próprio tecido do mundo empresarial,
tornando responsabilidade do CIO incorporar estas novas
metodologias e aplicações ao negócio.
Esta mudança essencial no papel desempenhado pelo
CIO reflete as profundas mudanças que os ambientes de
negócios sofreram a vários níveis. ´As transformações
visuais, sociais, virtuais e móveis que já estão em curso
estão a criar uma nova era dourada de inovação baseada
na tecnologia e o CIO tem que liderar a mudança´ afirma
Daniel Burrus, CEO da Burrus Research(1).
Mas nem todos os CIO estão à altura do desafio. Estudos
recentes revelam que mais de metade dos CIO que
participaram no relatório da Gartner, Taming the Digital
Dragon: The 2014 CIO Agenda, consideram que as
mudanças tecnológicas estão a ocorrer demasiado rápido
para se conseguirem manter a par.
No sentido de fornecer tecnologias de informação essenciais
para uma organização ao mesmo tempo que a prepara
para novas questões relacionadas com bases de dados
de grandes dimensões, the Internet of Things, cloud
computing and e uma força de trabalho com mais e melhores
competências, terá que se adotar uma abordagem “bimodal”
às tecnologias de informação.
´A maioria das organizações necessitará de uma abordagem
a duas velocidades`, afirma, Dave Aron, Gartner.
´A primeira permanecerá como tecnologia de informação
convencional com um fornecedor convencional e estará e
aborgagem de risco o segundo modo será uma tecnologia de
informação não linear onde haverá incerteza, necessidade de
inovação, colaboração
e novas aptidões.` (2)
O que se está a tornar claro é que os crescentes desafios
na encruzilhada entre a tecnologia e a inovação empresarial
tornam imprescindível que o CIO possua as ferramentas
necessárias para a apresentação de ferramentas que
permitam mudanças positivas às suas empresas.
O mais importante aspeto nas decisões tomadas pelo CIO no
que diz respeito ao pessoal está ligado às novas e inovadoras
soluções que poderão trazer para a empresa.
Em flagrante contraste com a anterior imagem do CIO, agora
uma das suas funções consiste em deixar o Conselho de
Administração perplexo com os seus planos extraordinários
que visam facilitar o desempenho e crescimento da empresa.
(1)
(2)
http://www.huffingtonpost.com/daniel-burrus/todays-cio-the-chief-inno_b_3989501.html
http://www.v3.co.uk/v3-uk/news/2322642/cios-must-prepare-for-two-tier-it-management-as-third-era-of-computing-dawns
I. Investir em TI
Os números são esmagadores: Metade das empresas
que colaboraram no estudo planeiam aumentar o seu
investimento em TI e 52 % já possuem uma estratégia digital
alinhada com os objetivos gerais da empresa(4).
´Tal requer que os CIO se preparem para a primeira onda
de investimento significativo em mais de cinco anos`,
conclui o estudo da Gartner.
A vontade em investir fortemente em novas soluções de
TI é uma consequência direta do reconhecimento de que
as novas tecnologias podem afetar de forma positiva
qualquer departamento interno que necessite de melhorias.
´As questões de natureza social e móvel, assim como as
questões relacionadas com a cloud e partilha de informação
continuam a impulsionar as mudanças e a criar novas
oportunidades, tornando premente a procura de uma
infraestrutura avançada, executável à escala da internet`,
afirma David Cearly da Gartner(5).
Outra questão prende-se com o elevado foco na analítica
empresarial. A palavra-chave mais importante neste âmbito
continua a ser a (Base de Dados de grandes dimensões)
que, reconhecidamente, detém um enorme potencial mas
depende inteiramente das inovações em TI que não estavam
disponíveis até há alguns anos a esta parte. Tendo isto em
consideração, não surpreende que o investimento em TI seja
uma prioridade na agenda de muitas empresas.
As oportunidades que as soluções de TI oferecem a qualquer
de decisão são virtualmente infinitas e quem tem o poder
decisório sabe-o perfeitamente.
De acordo com o estudo a Gartner, as principais prioridades
das empresas alteraram-se nos últimos anos, de uma
preocupação com a poupança de custos, que prevaleceu
durante e pouco depois da crise financeira global, para uma
preocupação com o crescimento e a rentabilidade. Para cerca
de 41 % das empresas, o crescimento é agora uma das 3
principais prioridades e as soluções de TI desempenham um
papel fundamental para tornar possível(3).
Dito isto, é evidente que a relação custo-eficácia ainda se
mantém como uma prioridade das empresas e, invariavelmente,
os CEO sentem que os seus departamentos de TI poderiam
atentar mais nos gastos. Mais de metade das empresas citadas
no relatório da Gartner acredita que a melhor forma dos CIO
impulsionarem a sua contribuição seria através de uma ´gestão
da TI como se de uma empresa se tratasse` (6), dando prioridade
à agilização dos processos e à relação custo-eficácia.
Como pode um CIO superar o fosso existente entre a exigência
por uma inovação que altere os paradigmas e a pressão exercida
pela relação custo-eficácia? Uma forma de o conseguir é através
da implementação de soluções de software Enterprise Resource
Planning (ERP) que gerem os fluxos de trabalho e a informação
de forma transversal num sistema centralizado.
Gartner, CEO and Senior Executive Survey 2013: CFO Focus Turns to Growth, p. 3
- ibid.
(5)
http://www.gartner.com/newsroom/id/2603623
(6)
Gartner, CEO and Senior Executive Survey 2013: CFO Focus Turns to Growth, p. 1
(3)
(4)
II. Benefícios de uma solução ERP
Como referido atrás uma estratégia de TI sólida é a força
motriz por detrás das mais recentes alterações
de paradigma nas empresas, seja gestão de informação
através da cloud e trabalho remoto, seja o desempenho
e gestão de recursos transversalmente.
A maior parte dos CIO que enfrentam o desafio de liderar
a inovação empresarial na atualidade contam com sistemas
ERP para atingir os seus objetivos.
Resumindo, uma solução ERP é uma aplicação
empresarial que integra todas as funções operadas pelos
departamentos individualmente numa única aplicação de
software. A utilização de apenas uma plataforma facilita
muito a execução de uma grande variedade de processos.
Apesar de os sistemas ERP não gerarem inovações
de forma automática, a realidade é que a forma como
melhoram a estrutura da informação disponibilizada abre
janelas de oportunidade.
Aqui deixamos uma visão geral dos mais
importantes benefícios que um sistema ERP
oferece:
Uma perspetiva centralizada do seu negócio
A utilização de um sistema unificado reduz o desperdício
de mão-de-obra na monitorização manual de informação
importante em toda a empresa. A informação encontra-se
num único local centralizado e não em inúmeros sistemas
departamentais díspares. Tal permite a reunião de dados
em tempo real e ajuda a reduzir os denominados ´silos de
informação` que são um obstáculo à completa cooperação
entre departamentos.
Agilização de processos
De forma semelhante, os sistemas de informação utilizados
para avaliar e processar informação de todo o tipo são
agilizados, evitando que os diversos departamentos ´falem
línguas diferentes`. Tal garante a finalização eficaz de processos
estandardizados e a adoção de sinergias entre departamentos.
Transparência
Com todos os dados da empresa armazenados no
mesmo sistema, a informação departamental privilegiada
transforma-se numa coisa. Tal é particularmente útil para a
gestão de topo do pessoal. Para esta gestão é necessária
uma visão geral abrangente e inteligível. A completa
visibilidade do software ERP assegura que mantêm sem
qualquer dificuldade uma perspetiva abrangente.
ROI a curto e longo prazo
(7)
Sage customer testimonial, www.sageerpx3.com
As soluções modernas de ERP podem melhorar imensamente
o desempenho de uma empresa a partir do momento em que
são implementadas. Logo após a instalação, a informação
reestruturada e agilizada permite aceder a novas perspetivas
de funcionamento de uma empresa internamente. O retorno
do investimento é muito rápido graças à poupança de tempo
e à clareza da perspetiva que põe a descoberto casos não
detetados de desperdício de recursos.
Ao mesmo tempo, o desempenho das soluções ERP
melhora de forma contínua os dados mais relevantes a que
tem acesso. Uma empresa que alimenta de forma sucessiva
um sistema ERP com nova informação verificará que o
potencial total do reforço de planeamento de recursos é
praticamente ilimitado.
Ideal para empresas internacionalizadas
O planeamento de recursos é particularmente desafiante
para empresas globais com escritórios em vários países. As
culturas empresariais distintas e os enquadramentos legais
prevalecentes em cada país podem conduzir a equívocos
que afetam de forma negativa a empresa como um todo.
Uma solução ERP global que permita às empresas o acesso
integral à produção, inventário, compras, vendas, requisição
de informações transversalmente e automatização de
processos complexos entre vários locais, conduz a grandes
melhorias nos processos da empresa e a um aumento
da transparência. As possibilidades de previsão globais,
agregação financeira e faturação internacional, assim como
o apoio de modelos bancários internacionais são igualmente
fundamentais para a gestão de uma empresa global.
As soluções ERP são facilmente implementadas em
qualquer estrutura base, permitindo assim a sincronização
de dados da empresa em vários países e continentes. Não
importa se nas sucursais se fala português ou polaco ou
se as transações são efetuadas em euros ou em yens, os
dados com que trabalhará serão iguais em todo o lado.
´Uma solução ERP permite-nos integrar a informação de
forma transversal em vários países, por exemplo, entre a
nossa sede em Portugal e a nossa produção na Polónia.
Com uma solução ERP, os sistemas estão sempre todos
atualizados e com toda a informação centralizada é-nos
possível interagir mais prontamente com o cliente`, diz
Tiago Pinho, Diretor de Tecnologia do ERTGRUPO(7).
Estratégias bimodais eficazes
A implementação de um sistema ERP permite a uma
empresa gerir uma abordagem bimodal eficiente. Permite
aos departamentos a focalização nos seus pontos fortes
de conhecimento – seja uma região ou um segmento
industrial – ao mesmo tempo que beneficiam do facto de
pertencerem a uma organização de maiores dimensões.
Os dados e informação qualitativa utilizada para o
enquadramento de decisões é mais relevante para as
operações diárias.
A melhor solução para tecnologias móveis
Os sistemas ERP modernos são especificamente
concebidos para tirarem o máximo partido da ´revolução
digital`. Ao reconhecer que cada vez mais empresas
dependem das estruturas de comunicação versáteis que
os dispositivos móveis tornaram possível, as soluções ERP
podem ser acedidas a partir de praticamente qualquer
dispositivo preparado para o efeito.
Seja um smartphone, um tablet ou um smartbook,
os colaboradores podem atualizar o sistema com as
informações mais recentes onde e quando quiserem.
Fácil de sincronizar com soluções de
terceiros
Uma outra vantagem dos sistemas ERP é que podem ser
facilmente ligados a plataformas de software utilizadas
por aplicações externas. A colaboração com parceiros de
cadeias de abastecimento e portais de clientes pode ser
muito facilitada através da ligação direta ao seu interface
de software, alargando a visibilidade e o controlo de
ambas as partes.
Software único para toda a empresa
Utilizando soluções ERP para toda a empresa, o mesmo
software é utilizado de forma transversal em todos os
departamentos. Tal significa que não haverá necessidade
de atualizações dispendiosas e problemáticas em
sistemas de software individuais. A compra e manutenção
de sistemas de software são centralizadas, libertando
recursos em cada departamento e evitando problemas de
incompatibilidade.
Adequado para empresas de todas as
dimensões
Tendo em consideração que uma solução ERP é um
sistema de software baseado em módulos, é altamente
flexível e pode ser ajustado às necessidades e requisitos
de qualquer empresa, independentemente da sua
dimensão. As empresas que dependem de processos
e estruturas altamente complexos são os que mais
beneficiam quando uma variedade de módulos é
implementada, enquanto as empresas que utilizam um
modelo mais simples podem usufruir dos principais
benefícios dos sistemas ERP com uma solução menos
pesada.
Segurança
A utilização de sistemas ERP aumenta substancialmente a
segurança na globalidade da empresa, porque os mesmos
protocolos podem ser aplicados a todo o sistema em
apenas um passo. Não há mais necessidade de várias
soluções de segurança concebidas para departamentos
individuais. Adicionalmente, as falhas de segurança
por parte do utilizador também diminuem, já que cada
transação efetuada no sistema pode ser facilmente
monitorizada, aumentando a responsabilidade e facilidade
no controlo.
III. Principais tendências a serem consideradas pelo CIO
As soluções ERP e a forma como podem ser utilizadas
estão sujeitas a alterações constantes. Os CIO precisam
de estar atualizados com as mais recentes tendências do
utilizador e terão impacto no planeamento futuro.
ERP baseado na cloud
Possivelmente a mais falada alteração na tecnologia ERP
nos últimos anos, o advento da cloud, implicou mudanças
significativas na forma como uma solução ERP pode
contribuir para o sucesso de uma empresa. A possibilidade
de utilizar as aplicações diretamente da internet, torna-o
menos dispendioso e mais célere que os sistemas
tradicionais. A poupança de tempo com a instalação
de sistemas baseados na nuvem, em comparação com
os sistemas on premise, é enorme e pode significar
uma poupança de anos. Não admira, portanto, que as
exigências dos clientes para soluções baseadas na nuvem
tenham aumentado significativamente nos últimos anos.
´A convergência de tendências em computação na cloud
incorporando uma perspetiva analítica e comercial, irá
impulsionar uma nova dinâmica competitiva, oferecendo
novas aplicações e funcionalidades aos clientes e
utilizadores finais ao mesmo tempo que impulsionam a
exigência relacionada com a tecnologia de segurança e
serviços`, afirma Christine Dover da Enterprise Applications
and Digital Commerce .
A ascensão do ERP baseado na cloud também significa
que a competição entre fornecedores de ERP está a
aumentar. As soluções baseadas na cloud podem ser
desenvolvidas e sustentadas muito mais facilmente do que
sistemas on premise, o que incentiva as empresas mais
´pequenas` a arriscar no mercado.
ERP móvel
Um dos mais recentes desenvolvimentos dos ERP é o.
BYOD (bring your own device) Como mencionado de
forma breve na secção II, a omnipresença de dispositivos
portáteis de todos os tipos significa que, atualmente, o
negócio é efetuado em vários locais, a todo o momento.
A ligação direta ao sistema principal através de tais
dispositivos é um bem inestimável.
´Longe vão os dias em que só era possível aceder aos
sistemas ERP através de um computador – agora os
colaboradores utilizam telefones e tablets na mesma
proporção, se não mais, do que o seu computador
ou portátil, afirma Eric Kimberling, Sócio-Gerente na
Panorama Consulting Solutions. ´Os fornecedores estão
finalmente a oferecer formas convincentes e seguras de os
trabalhadores atingirem esta meta, por isso verifica-se uma
crescente adoção de soluções móveis(9)’.
A inclusão do BYOD também pode ser uma grande ajuda na
relação custo-eficácia das soluções ERP. Os trabalhadores
podem utilizar os seus dispositivos particulares em vez dos
que pertencem à empresa, reduzindo a necessidade de
apoio de TI e diversificando a utilização.
Usabilidade
Para além lá destas três tendências principais na indústria,
muitos acreditam que a usabilidade se tornará rapidamente
na questão primordial do software ERP. Os peritos afirmam
que o ERP baseado na cloud e o ERP móvel se poderiam
ter desenvolvido muito mais rapidamente se não fossem tão
pouco intuitivos.
´Os fornecedores têm a noção de que têm de fazer
investimentos para reduzir a complexidade do ERP e tornálo mais intuitivo para os utilizadores finais`, diz Rebecca
Wettemann da Nucleus Research. ´Não se trata apenas
de o tornar móvel, mas torná-lo também mais intuitivo.
Não se trata apenas de adicionar novas caraterísticas
mas também de pensar a sério em torná-lo mais fácil de
utilizar `. Ao adaptarem-se a novas soluções de software,
as empresas tendem a comportar-se primeiro como
consumidores, esperando uma estrutura intuitiva. As novas
formas de fornecer uma experiência benéfica ao utilizador
serão a maior tendência que definirá o desenvolvimento do
ERP nos próximos anos.
http://www.idc.com/getdoc.jsp?containerId=241279
http://www.enterpriseappstoday.com/erp/top-8-erp-trends-for-2014.html
(10)
http://www.enterpriseappstoday.com/erp/top-erp-trend-usability-says-nucleus-research.html
(8)
(9)
IV. Qual a solução ERP mais adequada para cada organização?
Ao escolher a solução mais indicada para a sua empresa,
os CIO necessitam de fazer uma escolha cautelosa. Devido
à popularidade de soluções ERP, existe agora número
infinito de fornecedores de serviço no mercadocom
todo o tipo de promessas para alargarem o seu número
de clientes. Uma decisão cuidadosa tendo ftendo em
conta o sistema certo e o parceiro ERP mais adequado é
fundamental para o sucesso na implementação do ERP.
Os seis critérios mais importantes quando avalia a
melhor solução ERP, são os seguintes:
Decisão para o futuro
É vital compreender que um sistema ERP preenche todo
o seu potencial quando é pensado como uma ferramenta
para facilitar o desenvolvimento positivo a longo prazo da
sua empresa. Antes de decidir qual o sistema ou módulos
mais adequados tem de estar ciente do que quer para
o futuro da sua empresa daqui a cinco ou até dez anos.
Quanto mais planear agora, mais adaptada estará a sua
solução ERP quando alcançar o próximo patamar.
Concebido para o seu negócio
Cada negócio é diferente e cada empresa tem as suas
prioridades. Quando contata com um potencial fornecedor de
ERP é importante assegurar-se de que as suas necessidades
específicas e exigências são preenchidas. Desde roadmap
inicial até às configurações do sistema e ferramentas que serão
utilizadas, cada passo tem que ser perfeitamente arquitetado
tendo em consideração as necessidades do cliente.
Implementação
Nunca é demasiado o esforço para se implementar de
forma perfeita um sistema ERP. Um começo suave e sólido
na utilização da solução ERP faz com que toda a gente
esteja na mesma sintonia relativamente às alterações
estruturais e garante os melhores resultados desde o
primeiro dia. A implementação tem que ser rápida e
meticulosa e tem que incluir formação dos trabalhadores,
assim como uma estratégia de implementação para uma
transição bem-sucedida. Adotar modelos de implementação
estandardizados já tentados e testados, muitas vezes, pode
ajudar a acelerar o processo de forma significativa.
Integração
A escolha da solução ERP mais acertada depende, em larga
medida, dos sistemas que irá substituir. Em quase todos os
casos, existem partes da configuração pré-existente que
podem ser facilmente integradas na nova. Com a escolha da
melhor solução, os dados internos podem ser transferidos,
sem problemas de uma plataforma para a outra.
Um parceiro experiente
Apesar de os sistemas ERP serem de fácil utilização, a
verdade é que sem um parceiro experiente que ofereça
serviços de consultadoria especializados e apoio, correse o risco de ocorrerem problemas, sobretudo no período
de adaptação. É absolutamente crucial que o seu parceiro
de apoio compreenda a sua indústria verdadeiramente –
nem tudo o que funciona para um fornecedor de peças
de automóvel terá importância para um livreiro. Também
é imperativo que o seu parceiro ERP tenha um registo
comprovado de projetos bem-sucedidos e que se preveja
que permaneça no negócio durante muitos anos. Tendo
em consideração a rapidez com que o setor de ERP está a
evoluir, este último ponto não deverá ser subestimado.
ROI
Como acima referido, para justificar a implementação
de uma solução ERP, os CIO estão dependentes de um
rápido retorno do investimento. Poucas empresas estarão
dispostas a esperar anos até que a sua nova plataforma de
software lhes restitua o custo da instalação; como tal, é vital
assegurar que o sistema ERP escolhido seja funcionalmente
rico, eficiente e intuitivo para ter um impacto imediato
no negócio. O que é realmente útil é o facto de que uma
configuração inteligente do ERP geralmente reduz o custo
em aquisições de TI e em manutenção de forma suficiente
para compensar os custos no imediato.
Conclusão
Já lá vai o tempo em que o sistema de TI de uma empresa
era uma mera ferramenta para conduzir a atividade
do negócio funcionando perfeitamente por si própria.
Atualmente, a tecnologia de informação que uma empresa
utiliza reflete diretamente a sua estratégia e visão.
E é por isso que os sistemas ERP são, neste momento, a
solução mais habitual na escolha dos CIO para todos os
segmentos de negócio. Num ambiente em que a gestão
eficiente da informação é um fator decisivo para o sucesso
ou fracasso de uma empresa, uma solução ERP bem
implementada permite a uma empresa crescer e prosperar
de acordo com o seu potencial.
´O CIO criativo está de volta`, diz o colega da Gartner,
Mark Raskino. ´O CIO inventivo irá lutar para desenvolver
novas competências tecnológicas únicas, por forma a obter
vantagem competitiva, utilizando um recurso base poderoso
e criativo. Se a sua empresa pretende manter-se na
liderança da sua indústria, a informação e a tecnologia têm
que voltar a ser uma competência fundamental`(11).
É claro que não é o sistema ERP por si próprio que fornece
a inovação pretendida mas sim as possibilidades que cria
através do fornecimento de mais inteligência empresarial
que desencadeará melhores decisões. Depende
exclusivamente do CIO tornar-se o líder da inovação que
a maior parte das empresas necessita com a ajuda do
software ERP. Apesar de as possibilidades serem infinitas,
as alterações e constantes atualizações que os sistemas
ERP enfrentam, necessitam que os CIO estejam sempre a
par das oportunidades que vão surgindo.
(11)
http://blogs.gartner.com/mark_raskino/2013/10/24/the-return-of-strategically-inventive-it-leadership-at-last/
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