Aegon investe no futuro usando o portal do conselho Diligent

Estudo de caso
Aegon investe no futuro usando o
portal do conselho Diligent
Henk Snijders
Vice-secretário do Conselho da Aegon
“Ele mencionou o uso do
Diligent Boards em
outro conselho e estava
tão entusiasmado a
respeito que resolvemos
investigar.”
Com matriz nos Países Baixos, a Aegon
oferece seguros, pensões e gerenciamento
de ativos em mais de 25 países em todo o
mundo. No total, a Aegon gerencia mais de
GBP 475 bilhões próprios e os investimentos
de seus clientes. Os 26.000 funcionários
ajudam milhões de clientes a se
responsabilizar por seu futuro financeiro.
A Aegon é a líder do mercado holandês de
pensões de grupo e é (sob a marca
Transamerica) uma das maiores empresas
de seguros dos EUA. Ela também tem
posição de mercado forte em pensões
individuais e em grupo no Reino Unido.
DESAFIO
Manter uma empresa tão bem-sucedida funcionando corretamente requer um
calendário desafiador de reuniões do conselho: algumas semanais, outras
trimestrais. As reuniões trimestrais do conselho de supervisão da Aegon, em
especial, exigiam muito tempo de preparação. Elas precisavam de longos dias de
trabalho apenas para preparar e imprimir os documentos para o conselho, o que
normalmente consistia em centenas de páginas de material.
De acordo com Henk Snijders, vice-secretário do Conselho na Aegon, “em um
determinado momento, colocávamos o material online usando uma ferramenta
básica, mas isso não substituía a necessidade das cópias em papel”. Para distribuir
os documentos em papel de forma confiável entre os membros do conselho de
supervisão da empresa, pacotes eram enviados para vários destinos, nos Países
Baixos e no exterior. Além das dificuldades logísticas, a abordagem baseada em
papel criou outros problemas, como controle de versão e questões de segurança.
diligent.com
Aegon investe no futuro usando o portal do conselho Diligent
Estudo de caso
ABORDAGEM
Snijders recebeu uma dica de um dos membros do conselho sobre a
adoção de uma solução digital. “Ele mencionou o uso do Diligent Boards™
em outro conselho e estava tão entusiasmado a respeito que resolvemos
investigar.” O processo incluiu o teste de quatro fornecedores em
potencial, entre eles a Diligent. A Aegon criou uma lista de “eliminação”.
Entre os critérios “obrigatórios”, uma empresa global que fosse capaz de
comportar o tamanho da Aegon e algo menos tangível, mas tão
importante quanto: a “intuição” Snijders chamou isso de “fator do clique”
e buscou um parceiro com quem fosse fácil de trabalhar e que se
envolvesse. Ele queria uma empresa que ouvisse as necessidades
específicas da Aegon. Depois de filtrar a lista e classificar as
demonstrações de todas as soluções em potencial, a Aegon optou pela
Diligent como a solução mais profissional e confiável.
RESULTADOS
A adoção da solução Diligent Boards facilitou a vida do secretariado do
conselho. Para mais de um ano de reuniões do conselho, Snijders estima
que até uma semana de mão de obra é poupada devido à abordagem
digital, tornando a preparação do material do conselho muito mais
eficiente. Além disso, em um estudo interno da Aegon a respeito da
utilização de papel, Snijders aponta que seu departamento ficou em
segundo lugar entre os que mais economizam papel.
Como foi a mudança para os diretores? Nas primeiras reuniões em que
usaram o portal do conselho da Diligent, alguns membros do conselho
insistiram em usar cópias em papel. Snijders comentou que “eles levaram
alguns meses assistindo aos demais usar a solução baseada em iPad
antes que se sentissem prontos para adotar o Diligent Boards. Nunca
mais pediram papel”.
Snijders credita isso à natureza intuitiva da solução para iPad. “É
incrivelmente fácil de usar. Na verdade, quando a Diligent nos disse que
levaria 15 minutos para treinar nossos diretores, eu não acreditei muito,
pois nada nunca é tão fácil. Mas nesse caso foi. Isso se deve ao fato de
que os recursos são bastante intuitivos.”
“Nunca me deparei com um
serviço de atendimento ao
cliente tão bom. E não
houve redução do suporte
ao longo do tempo. A
Diligent não está presente
apenas para nossas
necessidades atuais. Ela
continua a trabalhar
conosco para melhorar o
produto.”
“Eles levaram alguns
meses assistindo aos
demais usar a solução
baseada em iPad antes
que se sentissem prontos
para adotar o Diligent
Boards. Nunca mais
pediram papel.”
Outro fator que diferenciou o Diligent Boards da concorrência: o suporte.
De acordo com Snijders, “nunca me deparei com um serviço de
atendimento ao cliente tão bom. E não houve redução do suporte ao
longo do tempo. A Diligent não está presente apenas para nossas
necessidades atuais. Ela continua a trabalhar conosco para melhorar o
produto”.
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