gestão financeira: um estudo de caso em instituição

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gestão financeira: um estudo de caso em instituição
GESTÃO FINANCEIRA: UM ESTUDO DE CASO EM INSTITUIÇÃO
FILANTRÓPICA
Dionísio Raquiel Nunes 1
Flaviha Dondoni2
João Antonio Cervi3
RESUMO
O presente artigo tem por finalidade desenvolver as habilidades acadêmicas por meio da
prática, e verificar a aplicação dos conceitos de gestão financeira. Partiu-se do estudo teórico
relacionado à administração financeira, por meio de pesquisa bibliográfica, onde foram enfatizadas as
ferramentas de gestão, dentre elas o fluxo de caixa, Demonstração de Resultado do Exercício e
Balanço Patrimonial. Após efetuou-se um estudo de caso junto a uma instituição filantrópica, a
Associação de Pais e Amigos dos Excepcionais – APAE, da cidade de Santa Rosa, RS, o qual constou
de uma entrevista com as gestoras, buscando verificar como se dá a gestão financeira da entidade.
Observou-se que a APAE utiliza-se das ferramentas de gestão já citadas e, além disso, compartilha sua
análise com a comunidade, de forma transparente. Esta maneira de proceder lhe confere confiança
perante a sociedade e margem para a busca de apoio, viabilizando o crescimento contínuo da
instituição.
Palavras-chave: finanças - ferramentas de gestão – análise – filantropia.
INTRODUÇÃO
Para atingir os objetivos, o presente artigo visa aprimorar o conhecimento acadêmico em
relação a conceitos básicos de administração financeira, realizando para isso, estudo de caso em
instituição filantrópica na cidade de Santa Rosa. Sabe-se que as instituições filantrópicas não visam
lucros, porém precisam da administração financeira para se manter ativas. Primeiramente foi feito o
embasamento teórico referente à estruturação, funções da organização e o conhecimento da
administração financeira, ressaltando a sua importância dentro do ambiente organizacional.
Desta maneira o trabalho buscou demonstrar a importância das finanças em qualquer
organização com o estudo da teoria, comparando com a prática do dia-a-dia do gestor financeiro.
O artigo está estruturado da seguinte forma: primeiramente aborda-se as funções
organizacionais; na sequência, a administração financeira e sua importância no direcionamento de
como atingir a maximização do resultado na organização; logo em seguida, são expostas as
ferramentas para análise gerenciamento financeiro, a metodologia da pesquisa, entrevista realizada
junto a direção da instituição pesquisada e, por fim, a análise dos resultados e a conclusão.
1 METODOLOGIA
A partir do estudo teórico elaborado sobre gestão financeira, definição de funções
organizacionais, conceito de administração financeira e análise das ferramentas de gestão, pode-se
observar que uma organização com ou sem fins lucrativos mantém suas decisões com base no
1
Acadêmico do curso de Administração-5º semestre. Faculdades Integradas Machado de Assis. [email protected]
2
Acadêmica do curso de Administração-5º semestre. Faculdades Integradas Machado de Assis.
[email protected]
3
Mestre em Administração. Orientador. Professor do curso de Administração. Faculdades Integradas Machado
de Assis. [email protected]
2
planejamento e/ou controle de suas finanças, de modo que se decidiu analisar suas ações e tomadas de
decisões na Instituição.
Desta maneira, para melhor observar o relacionamento da organização com a gestão
financeira, foi elaborada uma entrevista semiestruturada. Viana (2006) afirma que uma entrevista
semiestruturada é onde as perguntas são feitas de um roteiro maleável elaborado pelos entrevistadores,
o que enriquece e aprimora o estudo. A entrevista é composta inicialmente pela descrição da
instituição e segue com questões relacionadas à administração financeira na Instituição, feitas à
Diretora Administrativa, tendo como assessora, a coordenadora pedagógica, como apoio e sob
autorização das entrevistadas, foi utilizado o processo de gravação por áudio.
2 FUNÇÕES ORGANIZACIONAIS
Para entender como a administração financeira atua dentro de uma organização, é importante
compreender o surgimento das funções organizacionais, e como elas são importantes, pois [...] são as
macro atividades das organizações, sem as quais elas não funcionariam em sua plenitude. Estão
presentes em todas as organizações privadas ou públicas, independente do seu tipo de negócio, de
atividade, de objetivo, de tamanho (REZENDE, 2008, p. 6).
Segundo Chiavenato (2003), Henry Fayol, defendia que deveria existir uma estrutura na
organização, para isto Fayol criou seis funções fundamentais: funções técnicas, funções comerciais,
funções financeiras, funções de segurança, funções Contábeis e funções administrativas, esta última
que por sua vez, exerce sincronia e a coordenação sobre as outras funções. Entretanto, a visão de Fayol
está ultrapassada, atualmente as funções recebem outros nomes de áreas da administração.
Diante do exposto, Maximiano (2008), evidencia as funções organizacionais como tarefas
específicas que pessoas ou grupos realizam para atingir os objetivos da organização. O autor descreve
funções organizacionais importantes para analisar: produção, marketing, pesquisa e desenvolvimento,
finanças e recursos humanos. A coordenação geral de todas essas funções é papel da administração
geral. A seguir são descritas suas características.
Marketing: Para Maximiano (2008), tem por objetivo manter a ligação entre a organização e
os clientes, sejam elas lucrativas ou não. A função de marketing é muito ampla, pois abrange
atividades como: pesquisa das necessidades e tendências do mercado, desenvolvimento de novos
produtos, distribuição e gestão dos postos de venda, determinação do preço do produto, promoção
quanto à forma de divulgação ao público-alvo e vendas, referente à criação de transações com o
público-alvo.
Pesquisa e Desenvolvimento: O autor afirma que o objetivo básico desta função é
transformar as informações de marketing, as ideias originais e os avanços da ciência, para produzir
novos produtos ou serviços.
Produção: Segundo Silva (2007) a administração da Produção é a função administrativa que
trata do planejamento, organização, direção e controle do setor de produção de uma empresa. Para
conhecimento, há duas abordagens dessa função: classificação das industrias e custos industriais,
ambas referentes as áreas em que o administrador deve desempenhar suas funções.
Finanças: Conforme Maximiano (2008), finanças realiza a gestão do capital na empresa. Tem
por objetivo a proteção e a utilização eficaz dos recursos financeiros da organização ao mesmo tempo
em que mantém liquidez para fazer frente aos seus compromissos. Finanças abrange decisões como:
investimento, quanto a melhor alternativa de aplicações de recursos; financiamento, referente a
escolhas de fontes de recursos quando necessário; a destinação dos resultados, trata da avaliação de
alternativas para aplicação dos resultados da organização; e por fim, controle, pois abrange o
acompanhamento e avaliação dos resultados financeiros da organização.
Recursos Humanos: Para Montana e Charnov (2003) as pessoas que trabalham em uma
organização são seus recursos humanos, pois satisfazem as necessidades das organizações de maneira
eficiente e eficaz. Desta maneira o Administrador precisa gerenciar quatro áreas no RH: encontrar os
trabalhadores necessários, colocar o funcionário na função certa, motivar os funcionários para que
produzam dentro dos níveis aceitáveis e avaliar o desempenho dos funcionários.
Desta forma, para Chiavenato (2005), as funções organizacionais garantem a administração
dos recursos materiais na empresa. Diante do exposto, a administração financeira cuida dos recursos
mais importantes da empresa, os recursos financeiros, pois possibilita contratar pessoas, adquirir
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equipamentos e fazer investimentos. Logo, são eles que possibilitam dispor dos demais recursos
empresariais.
3 ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA
De acordo com Gitman (2004), a administração financeira preocupa-se com as tarefas dos
administradores financeiros, pois são os administradores que devem gerir os assuntos financeiros de
quaisquer empresas, sejam: financeiras ou não, publicas ou privadas, grandes ou pequenas, com ou
sem fins lucrativos. Existem diversas tarefas a serem desempenhadas, como: planejamento, avaliação
de investimentos e fundos para financiamentos, desta maneira:
[...] a função financeira compreende os esforços despendidos objetivando a
formulação de um esquema que seja adequado à maximização dos retornos dos
proprietários das ações ordinárias da empresa, ao mesmo tempo em que possa
propiciar a manutenção de um certo grau de liquidez. (ARCHER; D'AMBROSIO,
1969, p. 367).
Segundo o site Serasa Experian (2011), o fortalecimento do mercado interno e expansão do
crédito, contribuíram para a queda do número de insolvências. Em 2011 houve um volume menor de
pedidos de falências desde 2005, de 1939 para 1737, cerca de 10,4% se comparado com o ano de 2010
e quanto aos decretos de falência, de 732 em 2010 para 641 em 2011, redução de 12,4%. Como podese verificar, apesar de queda no número de falências, as empresas continuam fechando as portas por
falta de gestão nos negócios.
Portanto, se o gestor não tiver em mente conceitos básicos de finanças a sua empresa não irá
prosperar e se tornará mais um dado nas estatísticas de empresas falidas. Entretanto, ‘’o mundo dos
negócios remete-se à necessidade de compreensão dos objetivos, das atividades e dos resultados da
empresa, bem como das condições e fatores que os influenciam’’ (SILVA, 2008, p. 03). Mas então,
quais áreas na tomada de decisão o gestor deve abordar?
Segundo Maximiano (2008), existem questões que exigem atenção especial pelo
administrador financeiro, como: investimento; financiamento; destinação dos resultados e controle.
Investimento: para Sanvicente (2008), consiste na avaliação e escolha de alternativas para
melhor aplicação dos recursos disponibilizados pela empresa, além da disposição de um conjunto de
decisões para dar a estrutura ideal para aplicação dos ativos e atingir os objetivos da empresa. Assim,
espera-se obtenção de maior resultado em relação aos riscos que os proprietários estão dispostos a
correr.
Conforme Gitman (2004), as empresas fazem uma série de investimentos em longo prazo,
porém o mais comum são os investimentos em ativo imobilizado, pois são vistos como ativos
geradores de resultados. Para melhor entendimento, um gasto operacional é um desembolso gerador de
beneficio inferior ao prazo de um ano, já um gasto de capital é um desembolso gerador de benefício
em longo prazo.
O autor destaca que são vários os motivos para gastos de capital, os principais são: a expansão,
devido ao crescimento da empresa, para adquirir ativos imobilizados como imóveis e instalações de
produção. A substituição ou renovação, pois tanto a substituição como a renovação de equipamentos
aumentam a eficiência da empresa e também outros investimentos em longo prazo como; propaganda,
pesquisa e desenvolvimento, consultoria de gestão e novos produtos.
Financiamento: Segundo Chiavenato (2005), o financiamento é uma operação onde a
empresa visa obter recursos de terceiros para capital de giro, ativos circulantes temporários ou
permanentes e investimentos. Tem como objetivo obter fundos temporariamente para pagamentos de
dividas da empresa. O financiamento pode ser classificado em dois tipos: os de curto prazo, inferiores
a um ano, destinados a cobrir insuficiências de caixa e que permite administrar contas a pagar e
estoques ou de médio e longo prazo, superiores a seis meses ou um ano, destinados a obtenção de
recursos de terceiros para aumentar a capacidade de produção, vendas ou desenvolvimento
tecnológico.
O autor destaca que os financiamentos de curto prazo podem ser realizados por meio de
bancos privados ou públicos e financeiras, efetuados por quatro operações: desconto de duplicatas;
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empréstimos bancários em conta corrente; crédito direto ao consumidor e crédito mercantil. Já os
financiamentos a médio e longo prazo são obtidos por meio de: fundos especiais de instituições
públicas, recursos captados do exterior e debêntures. Desta maneira a administração financeira tornase crucial, quando trata de financiamentos, pois exige estudo cuidadoso de mercado e opções
referentes a custo e pagamento.
Destinação dos resultados: Segundo Sanvicente (2008), também conhecida como política de
dividendos, esta área preocupa-se com a destinação de resultados obtidos pela atividade operacional e
extra-operacional da organização, pois está inter-relacionada com áreas de investimento,
financiamento e utilização de lucro líquido, devido ao fato de que o lucro retido pela empresa
constitui-se em fontes de recursos. Destaca-se também a questão em relação aos lucros, ou seja, a
decisão de reter, transferindo para a reserva de lucros ou distribuir o lucro liquido e transferir o
numerário aos proprietários, como forma de rendimento dos investimentos pessoais na organização, já
que o objetivo da administração financeira é maximização da riqueza para o empresário. O autor
destaca também a teoria residual da política de dividendos, na qual baseia-se na hipótese crucial de
que se retenha e reinvista os lucros, ao invés de distribuí-los, quando a taxa de retorno sobre o capital
reinvestido for maior que os investidores conseguiram em aplicações de risco comparável. Como
forma de processo decisório, o autor recomenda: tomar decisão de investimento em aplicações que
aumentem o valor da empresa; fixar capital próprio e de terceiros levando em conta os riscos; reter
lucros para cobrir as necessidades de capital próprio e distribuir aos acionistas todo lucro excedente, se
houver.
Controle: Controle é o processo administrativo que consiste em verificar se tudo está sendo
feito de acordo com o que foi planejado e as ordens dadas, bem como assinalar as faltas e os erros, a
fim de repará-los e evitar sua repetição (SILVA, 2007, p. 84).
O autor destaca que existem meios para controle da administração da empresa, como: o
orçamento (planos ou programas); as demonstrações ou tabelas estatísticas (movimento de vendas,
recebimentos e pagamentos); relatórios; auditoria interna e externa e a observação do pessoal.
Portanto, percebe-se a importância da função controle na organização, pois possibilita a constante
verificação dos dados e se os objetivos estão alinhados de acordo com o planejamento da Instituição.
4 FERRAMENTAS PARA ANÁLISE DE GERENCIAMENTO FINANCEIRO
Quando se fala em gerenciar uma organização, tem-se como base organizar as informações. O
financeiro guarda uma demonstração de como está a vida da organização e, portanto, nele se pode
direcionar o rumo futuro da mesma. As ferramentas utilizadas são o fluxo de caixa, balanço
patrimonial e demonstração do resultado do exercício.
Fluxo de Caixa: Groppelli e Nikbaht (2006) colocam que o fluxo de caixa é um dos
demonstrativos financeiros para avaliar o desempenho da organização. E ressaltam que o fluxo de
caixa, para a organização, tem grande importância, pois os lucros obtidos podem ser distorcidos na
apresentação dos custos ou outras despesas. Assim a análise de fluxo de caixa é detalhada e
expressiva, podendo-se até afirmar que se pode fazer uma reestruturação nos gastos previstos, sem
contar que mostra as fragilidades econômicas ou de má aplicação e a capacidade de saldar dívidas da
organização.
Para Gitman (2010), os fluxos de caixa são como o sangue que corre nas veias da organização,
e ainda o foco do gestor nas suas finanças rotineiras e também no planejamento de tomada de decisões
para agregar valor ao acionista ou proprietário.
Balanço Patrimonial: Para Ross, Westerfield e Jordan (2000), o balanço patrimonial
representa o que é a organização, uma maneira de organizar o que se deve e o que se possui, ou seja,
demonstra seus ativos e seus exigíveis. Como um quadro o Balanço Patrimonial tem o lado esquerdo,
onde é o ativo circulante e não circulante, onde fica suas contas a receber, seu caixa, veículos, imóveis
e/ou marcas e patentes; e o lado direito, onde tem-se o passivo circulante e não circulante, sendo que
este lado relata as dívidas a pagar e até um ano, e exigíveis que encarecem mais tempo até saldá-las. O
total dos ativos menos o valor total do passivo resulta no patrimônio liquido, quando o total do ativo
(lado esquerdo) irá ser igual ao total do passivo (lado direito) mais o patrimônio líquido.
Groppelli e Nikbaht (2006), afirmam que o balanço patrimonial permite aos gestores a
observação da composição dos componentes e a verificação da liquidez. Em sua importância o uso
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desses demonstrativos financeiros é o grau de determinação no quão é o nível de controle de seus
custos e na geração de lucros.
DRE- Demonstração do Resultado do Exercício: Groppelli e Nikbakht (2006) relacionam
os fluxos de recebimentos gerados por uma organização e as despesas incorridas para produzir e
financiar as suas operações. O demonstrativo do resultado do exercício fornece um quadro de receitas
(vendas, tudo que na organização entra em valores), custos (mão de obra, materiais, taxas, juros) e
lucro (resultado de receita menos os custos) gerados pela organização em um determinado período de
tempo.
Ross, Westerfield e Jordan (2000) ainda acrescenta que o demonstrativo do resultado do
exercício se pode imaginar como uma foto antes e outra depois, um comparativo de como se aplicou
os recursos ou de como se está em busca de resultados.
O bom uso dessas demonstrações financeiras pode resultar em um planejamento consistente e
certeiro, e sendo essas demonstrações bem analisadas, tornam-se ferramentas de grande ajuda e de
fundamental importância no controle e no gerenciamento da organização.
A TI como apoio às ferramentas de gestão: A Tecnologia de Informação (TI) auxilia no
aumento da eficiência operacional. Gitman (2004) afirma que, sendo mantida atualizada a TI, a mesma
auxilia na análise das ferramentas citadas anteriormente. Apesar dos gastos na implantação da
tecnologia da informação, o retorno obtido é a competitividade. E ao se falar em custos, os
administradores financeiros vêem constante equilíbrio e controle nas finanças organizacionais, e se
bem aplicada a Tecnologia da Informação, o lucro retorna o custo investido.
O sistema de informação é um componente do modelo de gestão, integrado
ao processo de gerencia e, portanto, um fator de melhoria ou de limitação dos
próprios padrões gerenciais que a empresa consegue por em prática. No entanto, a
ênfase na informação, como um dos benefícios proporcionados pelos sistemas, é
mais recente que se pode imaginar [...]. Os Sistemas de informação Integrados,
apoiados em soluções avançados de TI e com grau elevado de integração,
conectando diversos pontos da empresa e, com outras empresas, vêm-se tornando
cada vez mais presentes com as soluções [...] de tipos de ERP, teleprocessamento,
banco de dados, etc. (BIO, 2008, p. 170).
Desta forma O’brien (2004), quando se pretende alcançar o sucesso das organizações, o
sistema de informação se torna um vital componente desta busca. A tecnologia da internet juntamente
com as tradicionais preocupações organizacionais, faz a nova fase da evolução do negócio, podendo
assim atender rapidamente às necessidades dos clientes e/ou partes envolvidas.
5 ESTUDO DE CASO
A instituição selecionada para a verificação de como se dá seu gerenciamento financeiro foi
Associação de Pais e Amigos dos Excepcionais – APAE da cidade de Santa Rosa, região Noroeste do
Estado do Rio Grande do Sul, a qual se trata de uma entidade de cunho filantrópico, ou seja, não
visando fins lucrativos.
A APAE de Santa Rosa foi fundada oficialmente no dia 02 de Agosto de 1967, com o ingresso
de sete crianças portadores de deficiências. A Instituição se destina ao atendimento de crianças e
jovens com deficiência intelectual.
Sua missão é:
Promover e articular de defesa de direitos, prevenção, orientação, prestação
de serviços, apoio à família, direcionados à melhoria da qualidade de vida da Pessoa
Portadora de Deficiência e à construção de uma sociedade justa e solidária. (APAE,
2011).
Atualmente a Instituição possui 219 alunos, provenientes de municípios da região e está
estruturada em três áreas: saúde, educação e assistência social, uma complementando a outra, devido à
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necessidade do atendimento individualizado e conta com um corpo de 47 funcionários, além de uma
equipe de voluntários e estagiários.
A entrevista iniciou questionando se existe uma pessoa responsável especificamente pela área
de gestão financeira, ao que foi confirmada pela entrevistada.
Na sequência foi questionado se a instituição é provida de um sistema informatizado, o que foi
confirmado e ressaltado que o mesmo é integrado com todos os setores.
Perguntada se o controle financeiro esta sendo operacionalizado normalmente, foi confirmado
e a mesma acrescentou que além do controle interno há um controle externo, realizado por um
escritório contábil terceirizado. A gestora se utiliza dos dois parâmetros para confirmação da
veracidade dos dados.
Quando perguntada em relação às demonstrações financeiras, referente à sua análise, a mesma
respondeu que é feita por ela e também pela Direção. Além disso, existem outras instâncias, dentre
elas o escritório contábil e assessoria jurídica.
Dando prosseguimento à entrevista, perguntou-se a respeito de quem são os principais
interessados nos demonstrativos de resultado, obtendo-se a resposta de que ela mesma se interessa e
indiretamente os beneficiados, ou seja, os alunos. Além disso, os benefícios a serem usufruídos por
uma gestão financeira eficiente, revertem à instituição por meio de melhorias estruturais e também na
prestação dos serviços.
Passou-se a investigar quanto à utilização das ferramentas para análise de gerenciamento
financeiro, constatou-se o seguinte, a partir da entrevista:
- Fluxo de caixa: é utilizado o fluxo de caixa diário, por meio do sistema informatizado, onde
são controladas as movimentações financeiras, de entrada e saída. O mesmo é disponibilizado ao
escritório para conferencia, e analisado também pela diretoria;
- DRE: além de ser elaborado e analisado, por todas as instâncias de controle da instituição, o
mesmo é divulgado publicamente, para melhor transparência. A gestora afirma que "teve épocas que
se pedia e se ganhava as coisas [...] pela questão da afetividade[...] hoje em dia não funciona mais
assim, nós temos que mostrar trabalho sério, um trabalho de empresa, para que seja reconhecido, e
que as pessoas invistam na Instituição, esta é nova visão;
- Balanço Patrimonial: da mesma forma que acontece com o DRE, o Balanço Patrimonial é
disponibilizado publicamente. Isto é particularmente importante, em virtude da instituição depender de
recursos provenientes de doações de empresas e pessoas físicas, onde é imprescindível a demonstração
de transparência e saúde financeira.
Perguntada quanto à realização de investimentos, a gestora respondeu que, quando são
investimentos de valores menores, ela juntamente com a coordenadora pedagógica analisa e toma a
decisão, e quando existe a possibilidade de realizar grandes investimentos, o mesmo é repassado à
diretoria, para posterior análise e tomada de decisão.
Na sequência, foi perguntado se a Instituição utilizava capital de terceiros para déficits ou
investimentos, a mesma respondeu que não, pois a Instituição está sendo auto-sustentável
financeiramente.
Quando perguntado em relação à destinação dos resultados, e se estão sendo alcançados, a
gestora respondeu que "sim, a destinação é para a melhoria da qualidade de vida do educando". Isto
se reflete na melhoria continua da equipe e na estrutura, como exemplos se cita: brinquedoteca,
adaptações nos banheiros, máquinas de costura, etc., sempre visando o benefício dos alunos. Quando
existe um projeto é utilizado o valor exato sem sobras e somente para o mesmo, demonstrando
transparência na gestão. Desta maneira todo o capital é revertido em prol da Instituição e dos alunos.
Perguntada quanto às dificuldades de se administrar a Instituição, respondeu que existe
quando há aquisição de recursos, pois o que o poder público repassa não é suficiente e afirma que
[...] a busca é constante, não dá para se acomodar, é preciso estar sempre em
alerta [...] são encaminhados vários projetos, às vezes, de oito só dois são
aprovados, mas não desanimamos nunca, pois precisamos sempre estar
buscando mais para a manutenção da Instituição, por que é totalmente
gratuita.
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CONCLUSÃO
Após o desenvolvimento da pesquisa teórica envolvendo aspectos da administração financeira
nas organizações e do estudo de caso levado a efeito junto à Associação de Pais e Amigos dos
Excepcionais – APAE da cidade de Santa Rosa, foi possível verificar, comparando a teoria com a
prática, como se dá o gerenciamento financeiro da instituição.
Observou-se que a instituição, uma vez que, se utiliza das ferramentas preconizadas pela
administração financeira com disciplina e seriedade, passa a garantir segurança na gestão.
Conclui-se pela importância do gestor financeiro na análise dos dados disponibilizados pelas
demonstrações financeiras, pois as ferramentas de análise financeira, como DRE, fluxo de caixa e
Balanço Patrimonial, permitiram ao gestor tomar decisões importantes, como decidir por
investimentos de diferentes valores, o que se reflete atualmente. Verificou-se também que o sistema de
informação é fundamental na integração de todos os dados da instituição, o que permite análise e
agilidade na tomada de decisão, inclusive com a possibilidade de compartilhamento dos dados por um
público externo.
A comprovação de todo o exposto foi o reconhecimento da excelência da gestão, com o relato
de seu êxito no livro ONG: transparência como fator crítico de sucesso, publicado por Naida Menezes
e Maria Elena Perreira Johannpeter, onde a APAE esta lado a lado com outras onze entidades de
destaque no Estado do Rio Grande do Sul.
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