Gescannte Dokumente bearbeiten

Gescannte Dokumente
bearbeiten
Einleitung
Herzlich willkommen zum ELOoffice 8 Video-Training „Gescannte Dokumente
bearbeiten“. Mein Name ist Andreas Schulz, ich bin bei ELO für das
Produktmanagement verantwortlich und werde Sie in den kommenden Minuten
durch das Video begleiten. Starten Sie zunächst ELO in gewohnter Weise, wählen
das Demoarchiv aus und melden sich als Administrator mit dem entsprechenden
Passwort an.
Haupteil
Wir befinden uns nun im Demoarchiv. Bitte öffnen Sie zunächst den Ordner Finanzen
/
Beispiele
/
Gescannte
Dokumente
und
markieren
Sie
das
Dokument
Rechnung_alle_tif_sw_200dpi.
Lassen Sie die linke Maustaste gedrückt und ziehen Sie das Dokument in die
Postbox und lassen die Maustaste los. Das Dokument besteht aus insgesamt sechs
Seiten. Wichtig an dieser Stelle ist, dass die folgenden Funktionen ausschließlich in
der Postbox zur Verfügung stehen. Stellen Sie sich vor, dass wir insgesamt drei
Rechnungen in eine Datei gescannt haben. Wir haben allerdings einige
Herausforderungen mit dem Dokument
Wir bemerken, dass einige Seiten sich nicht in der richtigen Ansicht befinden und
noch entsprechend gedreht werden müssen. Markieren Sie dazu das Dokument.
Wählen Sie aus dem Kontextmenü den Befehl Drehen/Sortieren. In dem
nachfolgenden Dialog drehen Sie nun die einzelnen Seiten in die richtige Ansicht.
Wir stellen außerdem fest, dass beim Scannen unbeabsichtigt auch die leeren
Rückseiten mitgescannt worden sind. Diese wollen wir nun entfernen. Markieren Sie
dazu die einzelnen zu löschenden Seiten und klicken in dem Dialog auf das Symbol
Löschen. Abschließend möchten wir nun noch die Reihenfolge der Seiten ändern.
Ziehen Sie dazu am linken oberen Rand einfach die Nummer der zu verschiebenden
Seite an die gewünschte neue Position. Bestätigen Sie nun den Dialog mit OK.
Als nächsten Schritt wollen wir nun das Dokument trennen bzw. entklammern.
Markieren Sie das Dokument und klicken in der Symbolleiste auf das Symbol Seiten
trennen. Als Ergebnis sehen Sie nun drei einzelne Dateien.
Anschließend wollen wir nun die einzelnen Dokumente wieder zusammenfügen bzw.
klammern. Markieren Sie dazu alle Dokumente mit Hilfe der Strg-Taste.
Anschließend wählen Sie das Symbol Seiten zusammenfassen in der Symbolleiste
aus. Selbstverständlich können Sie auch andere einzelne Dokumente zu einem
mehrseitigen Dokument zusammenfassen. Die einzelnen Dokumente müssen
lediglich markiert sein und im TIFF- oder PDF-Format vorliegen.
Nach dem wir nun alle Korrekturen am Dokument vorgenommen haben, möchten wir
nun das Dokument in ein anderes Langfristformat, das PDF-Format, umwandeln.
Wählen Sie dazu aus dem Kontextmenü Datei den Befehl Konvertieren nach PDF.
Als Ergebnis sehen Sie nun, dass das TIFF-Format in das PDF-Format gewandelt
worden ist. Mit dem in ELO integrierten PDF-Drucker ist es Ihnen auch möglich,
andere Dateiformate wie beispielsweise E-Mail, andere Grafikformate wie JPG oder
Microsoft Office Dokumente in das PDF-Format zu konvertieren. Diese Funktion
steht Ihnen auch im Archiv zur Verfügung.
Abschluss
Wir sind nun am Ende des Video-Trainings angelangt. Ich hoffe, wir konnten Ihnen
die Funktionen verdeutlichen und Ihnen vielleicht neue Ideen und Anregungen
geben, die Sie im täglichen Einsatz mit ELOoffice umsetzen können. Bitte benutzen
Sie das Script und das Demoarchiv, um die erlernten Funktionen noch einmal selbst
anzuwenden und zu vertiefen. Ich würde mich sehr freuen, Sie bei einem weiteren
Video-Training begrüßen zu dürfen. Bis dahin grüßt Sie recht herzlich, Ihr
Produktmanagement Team, auf Wiederhören.