TROPPER migriert Kunden- und Kreditakten der VR Bank

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16. Februar 2014
TROPPER migriert Kunden- und Kreditakten
der VR Bank Westthüringen eG in das
FIDUCIA Content Management System
In der Volks- und Raiffeisenbank Westthüringen eG ist nun der Weg frei von
vielen Papierakten. Denn die TROPPER DATA SERVICE AG hat den gesamten
Bestand an Kunden- und Kreditakten digitalisiert. Jetzt können die Mitarbeiter
jeder Filiale über das FIDUCIA Content Management System (FCMS) direkt auf
die stets aktuellen Unterlagen zugreifen und haben benötigte Informationen
sofort zur Hand.
Zuvor waren die Kundenakten aus dem Geschäftsgebiet zentralisiert an einem
Standort gelagert. „Auf diese hatten die Mitarbeiter in unseren 16 Filialen keinen
direkten Zugriff“, erinnert sich Manuela Marx, Gruppenleiterin Produktion Passiv
in der VR Bank Westthüringen eG. Das war Anlass, sämtliche bestehenden Akten
aus dem Aktiv- und Passivbereich zu migrieren. Der Passivbereich beinhaltet
Girokonto- und Sparkontounterlagen, der Aktivbereich in erster Linie Kreditakten.
Entscheidung für umfassendes Know-how
Als IT-Kompetenzcenter für rund 850 Volksbanken und Raiffeisenbanken war
FIDUCIA IT, dessen Dokumentenmanagement- und Archivierungssystem FCMS
die Volks- und Raiffeisenbank Westthüringen eG einsetzt, der erste Ansprechpartner. Sie schlug mehrere in Frage kommende Dienstleister vor, darunter die
TROPPER DATA SERVICE AG. Diese verfügt aufgrund langjähriger Erfahrung
aus vergleichbaren Projekten bei Finanzinstituten über umfassendes Know-how
in der Digitalisierung und Klassifizierung von Datenbeständen sowie über einen
anerkannten Ruf als vertrauenswürdiger Partner im Umgang mit sensiblen
Dokumenten und Daten. So hatte TROPPER bereits mit der Volksbank Weimar
eG zusammengearbeitet – sehr erfolgreich, wie eine telefonische Nachfrage der
Kollegen aus der VR Bank Westthüringen eG mit Sitz in Mühlhausen ergab. Angesichts dessen und aufgrund eines attraktiven Preis-Leistungs-Verhältnisses
fiel die Entscheidung für die Experten im Verwaltungs-, Informations- und Dokumenten-Management nicht schwer.
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Gemeinsam mit FIDUCIA und TROPPER fand zunächst ein Auftakt-Workshop
statt. Dabei wurde der Inhalt der Papierakten analysiert und das weitere Vorgehen detailliert besprochen. Die Beteiligten verständigten sich darauf, wie die
Unterlagen im Einzelnen vorbereitet, gescannt, indexiert, klassifiziert und zurückgeliefert werden sollten. In einer Testphase konnte sich die VR Bank Westthüringen eG davon überzeugen, dass TROPPER sämtliche Ansprüche erfüllt.
„Danach haben wir alle zwei Wochen über einen Kurier 6.000 Kundenakten an
TROPPER geschickt“, berichtet Manuela Marx. Nach jeweils zwei Wochen erhielt die Bank eine DVD mit den digitalisierten, klassifizierten und indexierten
Daten, die dann in das FCMS übertragen wurden.
Allein die Migration der Bestandsakten aus dem Passivbereich war ein komplexes Projekt. Für 50.000 Kunden wurden Unterlagen wie Stammverträge, Vollmachten, Zustimmungserklärungen, Legitimationsunterlagen, Verträge für
Online-Banking und Abbuchungsaufträge zu Zahlungsverfahren und Kreditkartenverträgen migriert. Michael Enders, Leiter der Geschäftsstelle Dresden der
TROPPER DATA SERVICE AG, nennt das Ergebnis: „Zirka 300.000 Dokumente
mit 650.000 Images!“ Damit war ein Teil des Vorhabens erfolgreich realisiert.
Anschließend stand die Migration der Kreditakten auf der Agenda. Da diese im
Vergleich zu Kundenakten unterschiedlich aufgebaut und umfangreicher waren,
gestaltete sich die Arbeit etwas aufwändiger. Doch TROPPER meisterte auch
diese Herausforderung routiniert und lieferte in diesem Bereich weitere 80.000
Dokumente mit 450.000 Images. Im Laufe von neun Monaten hatten die Experten den gesamten Bestand an Kunden- und Kreditakten gescannt sowie in Bits
und Bytes umgewandelt. Wenn die Mitarbeiter in seltenen Fällen auf eine Akte
zugreifen mussten, die sich gerade bei TROPPER befand, so erhielten sie die
benötigten Unterlagen schnellstmöglich per verschlüsselter E-Mail.
Büroräume statt Akten
Die Bank ist mit den von TROPPER erbrachten Leistungen zufrieden und bezeichnet die Zusammenarbeit als angenehm und produktiv. „Wir können
TROPPER definitiv weiterempfehlen – und haben dies auch schon getan“, resümiert die Gruppenleiterin der VR Bank Westthüringen eG. Denn die Bank
profitiert nun von den im FCMS verwalteten elektronischen Kunden- und Kreditakten. Die berechtigten Mitarbeiter können unabhängig von der Filiale stets
auf die aktuellsten Informationen zugreifen und somit den Kunden einen qualitativ noch höherwertigen Service bieten.
Darüber hinaus sind die Papierakten aus den Räumlichkeiten verschwunden.
Lediglich Dokumente, zu deren Aufbewahrung im Original eine gesetzliche Verpflichtung besteht, hat die Bank zurückerhalten. Die übrigen Unterlagen vernichtete TROPPER unter Einhaltung der gesetzlichen und datenschutztechnischen Bestimmungen. Somit hat TROPPER im wahrsten Sinne des Wortes den
Weg frei gemacht, denn dort, wo sich einst Akten türmten, befinden sich nun
zusätzliche Arbeitsplätze.
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VR Bank Westthüringen eG
Die VR Bank Westthüringen eG ist eine Genossenschaftsbank. Als
solche orientiert sie sich an klar definierten Werten wie Fairness,
Transparenz, Ehrlichkeit. Die Nähe zu ihren Kunden und Mitgliedern
und die Verantwortung für die Region sind wichtig. Dabei wird sie
von drei genossenschaftlichen Prinzipien geleitet: Selbsthilfe,
Selbstverwaltung und Selbstverantwortung..
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