Jede Rechnung stets im Blick

Anwenderbericht Heinrich Klöcker GmbH & Co. KG
Jede Rechnung stets im Blick - Mineralölunternehmen setzt auf
digitale Rechnungsbearbeitung
Wer im immer schärferen Wettbewerb bestehen will, muss effizient sein, schnell und
zuverlässig reagieren können und dabei stets den Überblick behalten. Genau das aber
wird
immer
schwerer.
So
wächst
die
Zahl
der
täglich
eintreffenden
Eingangsrechnungen bei den meisten Unternehmen stetig an, während gleichzeitig die
Prüfungsprozesse immer komplexer werden. Die konventionelle papiergebundene
Rechnungsbearbeitung ist zeit-, personal- und kostenintensiv. Oftmals ist unklar, auf
wessen Schreibtisch sich welche Rechnung gerade zur Freizeichnung befindet. So
kommen zu den hohen Personalkosten schnell entgangene Skonti und Mahngebühren
hinzu. Auch ein regional tätiges Mineralölunternehmen sah sich mit dieser Thematik
konfrontiert – und setzt seither ein Tool ein, welches eine zeitsparende und sichere
Belegverarbeitung vom Rechnungseingang bis zur Archivierung ermöglicht.
Die Heinrich Klöcker GmbH & Co. KG mit Sitz im westfälischen Borken betreibt als
vollintegriertes Mineralölunternehmen und Gesellschafter der deutschen AVIA ein regionales
Tankstellennetz vom Münsterland über den Niederrhein bis ins Ruhrgebiet. Zudem liefert das
Unternehmen Schmierstoffe, Heizöl sowie Holzpellets und ist regionaler Partner für die
private und gewerbliche Energieversorgung mit den Produkten Erdgas und Strom. Rund 50
Mitarbeiter sorgen dafür, dass ein optimaler Service in allen Energie- und Wärme-Fragen
geboten werden kann. Anfragen werden zügig und dienstleistungsorientiert bearbeitet.
Grundlegend hierfür ist eine IT, die reibungslose und effiziente Arbeitsprozesse ermöglicht –
auch und gerade in der Rechnungsbearbeitung. „Bei uns gehen mehrere Hundert
Rechnungen pro Tag ein, da kann man schnell den Überblick verlieren, wo sich eine
bestimmte Rechnung gerade befindet“, beschreibt Renate Kuckuk, Prokuristin und Leiterin
der Abteilung Rechnungswesen der Heinrich Klöcker GmbH & Co.KG, die Ausgangssituation.
„Leicht konnte eine Rechnung in der Ablage verschwinden und war angesichts der gewaltigen
Mengen an Rechnungen de facto unauffindbar.“
Die manuelle Bearbeitung und Weiterleitung von Eingangsrechnungen war bei dem
westfälischen Energiespezialisten merklich an ihre Grenzen gestoßen.
Mehr Prozesstransparenz
Die Rechnungsbearbeitung musste optimiert werden, und so rückte schnell der elektronische
Rechnungseingangsworkflow eines bewährten Geschäftspartners, der Hetkamp GmbH EDVBeratung, in den Fokus. Der IT-Dienstleister aus Borken ist Anbieter für professionelle
Software für kaufmännisches Rechnungswesen, Controlling und Personalwesen und hat sich
auf die Varial Software spezialisiert.
Mit dem von der Hetkamp GmbH implementierten Rechnungseingangsworkflow zur
Prozessoptimierung und dem nachgelagerten revisionssicheren Easy Archiv für die
Langzeitablage profitiert das Mineralölunternehmen enorm bei der Verwaltung großer
Mengen an Eingangsrechnungen. Der langwierige und unübersichtliche Rechnungsdurchlauf
der
papiergebundenen
Bearbeitung
ist
endlich
passè:
„Es
ist
eine
erhebliche
Arbeitserleichterung für uns in puncto Übersichtlichkeit und Gewährleistung, dass wir
nunmehr alle Rechnungen jederzeit im Blick haben. Der Prozess gewinnt gehörig an Zeit und
Datensicherheit“, so Renate Kuckuk. „Die Eingangsrechnungen werden direkt mit einem
Barcode versehen und sind damit sofort im System registriert. Nach der manuellen Erfassung
zur Digitalisierung stehen sie dann im elektronischen Workflow zur Bearbeitung zur
Verfügung“, erklärt die Prokuristin des Energiespezialisten. Der aktuelle Status der einzelnen
Rechnungen und Belege ist jederzeit für jeden berechtigten Anwender verfügbar.
Optimaler Rechnungsworkflow
Noch liegen zwar parallel weiterhin die Papierrechnungen mit auf dem Tisch. Wenn aber ab
2014 alles wie geplant final implementiert ist und mit der Schnittstelle zur Euro-Öl verorteten
Finanzbuchhaltung aufeinander abgestimmt ist, kann alles vollelektronisch über den Workflow
getätigt werden. „Dann werden die digitalen Rechnungen automatisch an die entsprechenden
Mitarbeiter zur Kontierung, Prüfung, Freigabe und Buchung weitergeleitet“, freut sich Renate
Kuckuk und konkretisiert eine weitere Prozessoptimierung: „Zur Zeit müssen wir
beispielsweise noch händisch die Lieferanten-Nummer heraussuchen. Sobald aber die
Schnittstelle zu Euro-Öl steht, wird diese im Rechnungseingangsworkflow automatisch nach
Digitalisierung der Rechnung erkannt.“ Die elektronische Rechnungsbearbeitung sorgt damit
insgesamt für eine erheblich beschleunigte Bearbeitungszeit und für absolute Transparenz.
Abgerundet wird der Rechnungseingangsworkflow durch den Archivconnector, der die
Eingangsrechnungen und Belege automatisch in das vom Unternehmen schon lange
genutzte revisionssichere Easy Archiv übergibt, einschließlich aller Belegnotizen und
Indexfelder.
Neben der rechtskonformen Langzeitsicherung ermöglicht das Archiv eine sekundenschnelle
Belegsuche am Arbeitsplatz.
Die
25
Anwender
zeigen
sich
bereits
jetzt
sehr
zufrieden
mit
dem
Rechnungseingangsworkflow. Die Lösung läuft stabil und der Support – so überhaupt nötig –
steht umgehend zur Verfügung.
„Wenn alles komplett ist und mit der Euro-Öl-
Finanzbuchhaltung in Einklang gebracht ist, werden wir richtig merken, was mit dem System
alles machbar ist“, prognostiziert Renate Kuckuk.
Doch schon jetzt bedeutet der digitale Rechnungseingangsworkflow ein erhebliches Plus an
Effizienz und Wirtschaftlichkeit – Stichwort: Ausschöpfen aller Skonti und Wegfall von
Mahngebühren –, bei gleichzeitig komfortableren und transparenteren Arbeitsprozessen für
die Mitarbeiter im Rechnungswesen. Und allerspätestens, wenn alle Schnittstellen final
aufeinander abgestimmt sind, läuft es beim Mineralölunternehmen wie geschmiert.
Autor:
Eva Günzler für WORDFINDER LTD. & CO. KG
Weitere Informationen:
www.hetkamp-edv.de
www.kloecker.de
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