Guia para iniciar o aluguer da sua casa de férias

O Aluguer
Da Sua
Casa Para Férias
Guia Passo a Passo
Kristin W. Dorsett, Co-autora
Barbara Cummings, Co-autora
Christine Hrib Karpinski, Editora Colaboradora
Porquê
Alugar a sua
casa de férias?
A sua casa de férias é o seu pequeno pedaço de paraíso. Um
local para escapar ao stress do dia-a-dia, jogar golfe, explorar
os mercados da localidade ou simplesmente relaxar no jardim.
Poderá ter pensado em alugar a sua casa de férias por
diferentes razões. Quem sabe não terá utilizado a sua
propriedade tanto quanto pensava utilizar e não a quer vazia.
Quem sabe necessita compensar os gastos que trás ou
simplesmente quer partilhar a sua propriedade com outros.
Tanto poderá contratar um administrador de propriedades
para tratar da gestão do seu aluguer como poderá você
mesmo gerir o negócio, comece por se familiarizar com a
indústria e o processo de aluguer. Criamos este livro
eletrónico para o ajudar a começar e mostrar-lhe que alugar a
sua casa de férias é simples, divertido e gratificante.
“
Apenas podemos utilizar o nosso chalé 8 semanas
por ano, alugando-o pagamos as despesas de
manutenção.”
—Dawn, Provence, França
Quando estiver preparado, a HomeAway oferece-lhe o website
HomeAway.pt para anunciar a sua propriedade, e nos
restantes websites incluídos na sua subscrição. O grupo
HomeAway constitui um dos maiores mercados online do
mundo, onde milhões de viajantes procuram cada ano pela
sua casa perfeita para alugar durante as suas férias.
Desejamos-lhe um bom aluguer,
A Equipa da HomeAway
2
índice
Porquê alugar a sua casa de férias? .................................. 2
Primeiros Passos
O Processo de Aluguer
Estabeleça as Suas Metas e Objetivos ............................... 5
Determine o Seu Nível de Implicação .................................. 6
Contrate Ajuda .................................................................... 7
Prepare a Sua Casa Para os Hóspedes ............................. 8
Responder às Perguntas ..................................................... 18
Fazendo Reservas................................................................ 19
Cobrar aos Hóspedes .......................................................... 20
Receber Depósitos ............................................................... 21
Entrega das Chaves ............................................................ 22
Resumo do Processo de Aluguer ......................................... 23
As Chaves do Êxito .............................................................. 24
Estamos Aqui Para o Ajudar ................................................. 25
Promovendo a Sua Casa de Férias
Encontre Hóspedes ............................................................ 10
Atraia os Viajantes .............................................................. 11
Partes de um Anúncio.......................................................... 12
Escreva um Título que Chame a Atenção ............................ 13
Descreva a Sua Casa ......................................................... 14
Prepare e Tire Fotografias .................................................. 15
Estabeleça as Suas Tarifas de Aluguer ............................... 16
3
Primeiros
Passos
“Queria começar uma nova vida num lugar com um
clima maravilhoso, mas precisava de ter
rendimentos. O sul de França atraía-me e na
minha segunda visita descobri uma linda quinta
com um grande potencial para aluguer. Agora
tenho o sol, a qualidade de vida e os
rendimentos.”
- Lizzie, Pirenéus Orientais, França
4
Primeiros Pasos
Determine os Objetivos Decida quantas semanas
por ano gostaria de dispôr da casa para uso pessoal e quantas
semanas gostaria de a alugar.
plano para chegar a esses objetivos.
Depois determine os seus objetivos económicos. Quer
simplesmente compensar uma parte dos seus gastos? Quer
que o aluguer cubra todos os gastos associados à sua casa
de férias? Ou deseja ter lucro? Se assim for, quanto?
Aplique a Fórmula Se o seu objetivo é fazer com
Estabeleça as Suas
Metas e
Objetivos
Quem sabe não pensa na sua casa de férias
como um negócio, mas se a converter numa
propriedade de aluguer entrará num negócio
com um grande potencial lucrativo.
Como em qualquer outro negócio é importante estabelecer
alguns objetivos claros. O que gostaria de alcançar alugando a
sua casa de férias? A resposta poderá parecer simples: fazer
dinheiro com hóspedes que querem pagar dinheiro por ficarem
alojados em sua casa. Para conseguir isto deve primeiro
estabelecer as suas metas detalhadamente e desenhar um
que o rendimento do aluguer pague todos os gastos
associados a ter uma casa em propriedade, Christine
Karpinski, autora de “Como Alugar Propriedades de Férias
sendo o Proprietário” criou uma fórmula para calcular o
ponto morto.
Utilize Este Cálculo Para Encontrar o seu Ponto
Morto:
Se o valor da sua hipoteca mensal é menor ou igual à tarifa de
aluguer por 1 semana em temporada alta e você aluga 17
semanas por ano aproximadamente, a sua propriedade deveria
estar muito perto de alcançar o ponto morto.
No mercado dos alugueres de férias a média é de 12 semanas
em temporada alta. Outros gastos (gás e eletricidade ou os
impostos) são pagos com os rendimentos obtidos ao alugar a
propriedade durante aproximadamente umas 5 semanas em
temporada baixa.
EXEMPLO: Se tem um chalé com uma hipoteca mensal de
1.144€ e aluga a sua casa por 1.144€ por semana na
temporada alta, apenas necessita de alugar a propriedade
12 semanas para alcançar o ponto morto e os pagamentos
da hipoteca.
5
Quando Deve Alugar como Proprietário
Considere gerir vocês mesmo o seu aluguer se:
Determine
O Seu Nível de
Implicação
Depois de tomar a decisão de alugar a sua casa, deve determinar
o seu nível de participação no processo de aluguer. Alugar a sua
casa de férias com êxito requer tempo, esforço e dedicação.
Muitos proprietários de alugueres de férias escolhem entre contratar
uma empresa de administração de propriedades ou alugar a sua
propriedade “de particular a particular”.
Gosta de fazer as coisas você mesmo
Quer um controlo absoluto sobre quem aluga a sua
propriedade
Quer evitar pagar comissões a uma empresa de
administração de propriedades
Quando Deve Contratar um Gestor de
Propriedades
Considere contratar um gestor de propriedades se não dispôr do
tempo necessário ou não tiver disposição para levar você
mesmo um aluguer de férias ao sucesso. Encontrará gestores de
propriedades em muitos dos mercados de alugueres de férias.
Poderão tratar de qualquer aspeto do aluguer da sua casa
cobrando uma comissão.
Lembre-se, não existe forma correta ou incorreta de alugar a sua casa de
férias. A sua decisão de contratar um gestor de propriedades ou alugar
diretamente a particulares vem determinada pelo nível de implicação que
deseja.
Tarefas incluídas no aluguer da sua casa
Anunciar a sua casa
Responder com rapidez aos contactos para reservas
Colher reservas e pagamentos dos hóspedes
Atender a pedidos e queixas dos hóspedes
Contratar fornecedores de serviço (limpeza, manutenção, etc.)
Planear as tarefas domésticas entre estações
Gerir os problemas de manutenção
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Primeiros Passos
Contratando
Helping
Hands
Ajuda
Governanta ou Serviço de Limpeza
Quando aluga como particular, um dos maiores desafios será
gerir a limpeza à distância. É fundamental encontrar uma
governanta ou um serviço de limpeza que seja responsável.
Comece por visitar a sua casa de férias na temporada alta e
fale com as pessoas que estão a limpar as casas de férias dos
seus vizinhos.
Empresa de Gestão de Propriedades
Pessoa de Manutenção
Uma empresa de gestão de propriedades pode gerir todos os
aspetos relativos ao aluguer da sua casa. Em troca, cobrarão
uma comissão que poderá ir de 10% a 50% dos rendimentos
do aluguer.
Antes de contratar um gestor de propriedades
verifique se essa empresa:
Anuncia a propriedade local e internacionalmente.
Investigue os potenciais clientes para se assegurar que são
os adequados.
Inspecione a propriedade antes e depois de cada estadia e
faça um inventório completo.
Dá as boas-vindas aos hóspedes.
Organiza as reparações e a manutenção e proporciona
recibos de todos os gastos.
Considere contratar uma
pessoa para a manutenção ou
uma empresa para verificar a
sua propriedade regularmente.
Isto é especialmente
importante para as pessoas
que vivem longe da sua
propriedade e só a visitam uma
a duas vezes por ano.
Advogado Antes de alugar a sua casa pela primeira vez
fale com um advogado que conheça o mercado de aluguer
de férias para lhe explicar as leis existentes na sua área.
Contabilidade Da mesma forma, fale com um
contabilista a quem levar as contas e informe-se dos
impostos que deve ter em conta como proprietário de
uma casa de férias.
7
Primeiros Passos
Prepare a Sua
Casa
Para Os
Hóspedes
Os Quartos A sua casa de férias deveria ter jogos de
cama de qualidade suficientes: pelo menos dois conjuntos
de lençóis para cada cama, um edredão com capa, duas
almofadas por pessoa com as suas capas, mantas extra e
protetores para o colchão. Também deverá proporcionar em
cada quarto um despertador e um candeeiro de leitura
numa mesa-de-cabeceira.
“
Queremos que os nossos hóspedes desfrutem do nosso
chalé como se se tratasse da sua casa. Por isso, para
além de incluir objetos pessoais, decoramos com o
mesmo cuidado que a nossa própria casa.”
–Barbara, Flórida, USA
Sala de Estar Assegure-se de que a sua sala de estar
Seguramente a sua casa de férias já está mobilada e
decorada. Contudo, quando começar a alugar é importante
encontrar o equilíbrio entre a sua comodidade e a dos seus
hóspedes.
Em primeiro lugar, dê uma volta por toda a casa e retire
aqueles objetos que tenham valor ou que sejam
insubstituíveis. Depois, obtenha um armário com fechadura
para guardar os seus objetos pessoais e de fácil acesso.
Finalmente, assegure-se de que o espaço não está cheio.
tem assentos cómodos para o mesmo número de pessoas
que podem ficar alojadas e uma televisão grande. Ofereça,
pelo menos, os canais de satélite básicos, um leitor de
DVD e jogos de carta ou de mesa para os dias de chuva.
As Casas-de-Banho Os hóspedes esperam
encontrar casas-de-banho limpas e com toalhas
disponíveis. Ofereça pelo menos o seguinte:
2 toalhas de mão
2 toalhas de banho
Os Extras
A Cozinha Na cozinha os hóspedes preferem a
comodidade. A sua cozinha deverá estar equipada com
talheres, louças e copos suficientes para o dobro do
número de pessoas que podem ser alojadas. Os hóspedes
agradecerão por ter o equipamento básico como uma
chaleira, torradeira, micro-ondas e utensílios para cozinhar.
Também recomendamos que tenha uma mesa com espaço
para todos os hóspedes.
Ao equipar a sua casa de férias pense em
porque é que os seus hóspedes querem estar numa casa
de férias e não num hotel. Coisas que poderá oferecer:
Internet de alta velocidade
Estojo de primeiros socorros
Livros, jogos, DVDs
Berço
Outras amenidades que poderão atrair os hóspedes incluem:
Jogos de Vídeo
Bilhar
Churrasqueira
Bicicletas
8
Promovendo
A Sua
Casa de
Férias
“Criar o seu próprio site não é difícil mas construí-lo
leva tempo, esforço e gasto. Uma boa forma de
começar a anunciar online é subscrever-se
imediatamente à HomeAway.pt”
– Larry, Flórida, EUA
9
Promovendo a Sua Casa de Férias
Sites de Anúncios
Encontre
Hóspedes
Uma vez que a sua casa de férias esteja mobilada é o momento
de dar a conhecer a sua propriedade aos inquilinos. No
passado, os proprietários de casas de férias dependiam da
publicidade nos meios de comunicação, como jornais e revistas,
para poder reservar as suas casas de férias.
Felizmente já não necessita desses anúncios tão caros para
poder encontrar hóspedes. A Internet oferece-lhe sites fáceis de
utilizar e rentáveis que podem levar clientes potenciais à sua
casa de férias.
A forma mais comum de anunciar na Internet é nos sites de
alugueres de férias. Estes sites ligam os proprietários de casas
de férias aos viajantes. Variam no tamanho, desde sites a nível
municipal ou distrital com apenas algumas centenas de
propriedades anunciadas, a sites a nível mundial de grande
dimensão como a HomeAway.pt. Os sites de alugueres de
férias são muito acessíveis (172€-344€/ano) e são muito mais
rentáveis do que os anúncios tradicionais impressos. Em
comparação, você pode pagar 217€ por ano e alcançar 63
milhões de viajantes anunciando com a HomeAway.pt, ou pode
pagar muito mais por um anúncio, por um tempo limitado, num
jornal.
Sites Especializados
Os sites especializados são dirigidos a grupos de pessoas
em específico. Algumas anunciam específicamente
propriedades de férias e outras não. Os sites especializados
incluem sites de desportos específicos, como golfe ou
mergulho, ou sites de viagens dirigidos a grupos de
viajantes muito em concreto, como séniores ou
acompanhados por animais.
Sites Pessoais
Embora não seja necessário criar um site pessoal para
alugar a sua casa de férias, alguns proprietários fazem-no
como complemento ao seu anúncio em sites de anúncios.
Permitindo adicionar um maior número de fotografias e
descrições detalhadas que o ajudarão a fechar o contrato
com os hóspedes potenciais.
10
Promovendo a Sua Casa de Férias
Muitos viajantes começam a sua pesquisa com
estes critérios em mente:
Localização e Proximidade a Atrações
Os
viajantes procuram frequentemente por um destino específico
ou perto de alguma atração especial. Na sua descrição inclua a
distância exata desde a sua propriedade a uma atração
específica em vez de escrever simplesmente “perto de
atrações turísticas e restaurantes”.
Preço
Atraia os
Viajantes
Antes de começar a anunciar a sua casa de
férias, pense em qual será o seu público alvo.
A maioria das pessoas pesquisa com um preço
determinado em mente. Assegure-se que os preços são fáceis
de encontrar no seu anúncio e explique-os claramente.
Tamanho da Propriedade
Exponha claramente o
tamanho da sua propriedade e o número máximo de pessoas
que pode alojar. Os hóspedes querem saber especificamente
o número de camas e quantas pessoas podem sentar-se na
mesa da sala de estar.
Datas Preferidas Muitos viajantes organizam as suas
férias em função do trabalho e do calendário escolar pelo que as
datas não são fléxiveis. Mantenha o seu calendário de
disponibilidade atualizado para atrair os viajantes que procuram
datas específicas, incluindo naquele instante.
NOTA: Já que muitos viajantes procuram alojamento para as
suas férias baseando-se nestes quatro critérios, assegure-se
de que o seu anúncio de aluguer de férias contém esta
informação.
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Promovendo a Sua Casa de Férias
Partes de um
Anúncio
Muitos sites de alugueres de férias oferecem aos viajantes
a informação necessária para tomar uma decisão. Cada
anúncio da HomeAway.pt tem um título, uma imagem em
miniatura, uma descrição completa, até 12 fotografias da
propriedade, uma tabela de tarifas de aluguer, um
calendário de disponibilidade, uma lista das amenidades,
comentários dos hóspedes e um formulário de contacto.
Título
Em Homeaway.pt o seu título aparece na parte
superior do anúncio e no resumo da descrição nos resultados
de pesquisa. O título é a sua primeira oportunidade para
atrair os viajantes pelo que deverá escrevê-lo da forma mais
específica possível. Extra: isto irá ajudá-lo também a
posicionar-se nos motores de pesquisa.
Imagem em Miniatura Uma imagem em miniatura da
sua casa de férias aparece nos resultados de pesquisa e na
parte superior do seu anúncio. Escolha uma fotografia da sua
propriedade que a faça destacar do resto.
Descrição Completa A descrição da propriedade em
HomeAway.pt é um resumo de 100 palavras sobre a sua casa
de férias. Assegure-se que oferece uma imagem clara da sua
casa e de todos os extras que oferece.
Fotos da Propriedade O seu anúncio em
HomeAway.pt pode mostrar até 12 fotografias da sua
casa de férias. Mostrando boas fotografias, tanto do
interior como do exterior, obterá mais contactos e, finalmente,
mais reservas. Se não se sente confortável em utilizar uma
máquina fotográfica e fazer o upload destas para o site, peça
ajuda a um amigo ou contrate um fotógrafo profissional.
Tabela de Tarifas de Aluguer
O preço é um dos
fatores mais importantes na hora de escolher um aluguer de
férias. Por isso é importante que os utilizadores entendam
facilmente as tarifas. A tabela de tarifas de aluguer no seu
anúncio em HomeAway.pt permite-lhe incluir tanto as tarifas por
noite como por semana para cada uma das épocas de aluguer.
Lista de
Amenidades
Alguns
viajantes
preferem
simplesmente ver a lista das amenidades em vez de ler a descrição
inteira
da
propriedade.
Quando
criar
o
seu
anúncio
em
HomeAway.pt será muito fácil marcar as caixas e adicionar
informação adicional para explicar aos viajantes que tipo de
amenidades tem em sua casa.
Calendário
de
Disponibilidade
Os viajantes
necessitam saber quando está a sua casa disponível –
especialmente para os que procuram por datas específicas. O
calendário de disponibilidade da HomeAway.pt é claro e muito
fácil de atualizar.
Comentários dos Seus Hóspedes Os seus
hóspedes anteriores poderão deixar comentários sobre a sua
casa utilizando a ferramenta para esse propósito disponível em
HomeAway.pt. Ter comentários de hóspedes pode disparar as
suas reservas. Os viajantes tendem a escolher uma casa de
férias que tenha vários comentários favoráveis de outros
hóspedes.
LEMBRE-SE: Quanto mais completo for o seu anúncio,
mais se sentirão predispostos os viajantes a contactá-lo e,
finalmente, reservar a sua casa de férias.
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Promovendo a Sua Casa de Férias
Escreva um
Título que
Chame a
Atenção
O texto mais importante do seu anúncio é o título. O título
não só aparece na parte superior do seu anúncio mas
também no resumo da propriedade nos resultados de
pesquisa de HomeAway.pt.
Da mesma forma que nos anúncios impressos, o título da
sua propriedade deverá incluir poucas palavras bem
escolhidas que gerem interesse pela sua casa de férias.
O seu título não deverá ser bom, mas sim FANTÁSTICO.
Privada e Terraço, Ofertas Especiais Disponíveis”
O Que Deverá Incluir no Título
Utilize palavras que descrevam claramente a sua casa de
férias e as suas principais atrações. Pode descrever o tipo
de propriedade (ex. Chalé, casa de campo), tipo de
localização (ex. Praia, rural), adequabilidade (ex. Para
animais, para crianças) e amenidades especiais (ex.
Piscina
privada,
jacuzzi,
bilhar).
Palavras-chave
específicas como estas captam a atenção dos clientes
potenciais e ajudarão a que o seu anúncio apareça nas
posições mais altas dos motores de pesquisa como o
Google.
O Que Não Deverá Incluir
Um título efetivo não repete a informação que aparece
detalhada no resumo da propriedade (localização,
número de quartos e casas-de-banho, capacidade de
alojamento). Também deve evitar utilizar calão – nada
garante que os viajantes entenderão o que significa.
Títulos Maus
“O Paraíso de Wally”
Não Copie Nunca Outro Título
Títulos Bons
Nunca copie o título de outro anúncio. A singularidade do
seu anúncio irá atrair o interesse na sua propriedade. Se
aparece exatamente o mesmo noutro anúncio, nenhum
deles se irá destacar.
“Acolhedora casa de praia perto da Praya Anini”
Título Fantástico
“Luxuosa Casa em Frente à Praia com Piscina
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Promovendo a Sua Casa de Férias
Descreva
a Sua
casa
Quando os hóspedes potenciais exploram a HomeAway.pt
a sua atenção é centrada em diferentes secções dos
anúncios. Existem bastantes probabilidades de que leiam a
descrição da sua propriedade - tem uma oportunidade de
20 segundos para convencer alguém a escolher a sua casa
de férias.
Que detalhes vão querer saber?
Seja Descritivo Quando Fala Com os Seus
Hóspedes
Descreva a sua casas de forma a que possam imaginar-se
numas férias felizes ali. Como se escreve desta forma? Em
vez de escrever “Tem uma piscina aquecida”, escreva
“Ficará encantado com a nossa piscina privada: mantemos a
temperatura constante durante todo o ano”.
Escreva de forma clara e concisa
Pessoas de todo o mundo irão ler o seu anúncio, com
diferentes níveis de português. Escreva a sua descrição
utilizando frases inteiras e claras, evitando abreviações e
calão.
Promova a Sua Propriedade e Não a Zona
É bem possível que quando os viajantes encontrarem o seu
anúncio em HomeAway.pt já tenham decidido passar as suas
férias nessa zona. O seu trabalho consiste em convencê-los a
reservar a sua casa de férias. Tem a opção de destacar a zona
na secção “Localização” do seu anúncio em HomeAway.pt.
Tenha em atenção estes três tipos de viajantes online:
Os que dão mais atenção às fotografias
O que pesquisa o anúncio à procura de determinadas
palavras
O que lê as descrições completas
Por essa mesma razão deve prestar o mesmo tipo de
atenção a cada uma dessas áreas do seu anúncio.
O Que Incluir na Descrição
Uma ortografia correta, gramática e pontuação
Informação específica sobre os quartos e número de camas
Amenidades principais
Descrição das vistas
Tipo de propriedade e tamanho
Vantagens competitivas únicas
Adequabilidade a certos tipos de viajantes
14
14
Promovendo a Sua Casa de Férias
Preparar
e
Tirar
Fotografias
Tem 30 segundos ou menos para captar a atenção de alguém
que está a ver o anúncio da sua casa de férias. Leram o seu
anúncio ou passaram ao seguinte? Os atos são claros: quanto
melhor forem as suas fotografias maior será o interesse que
despertarão nos viajantes e maior será a probabilidade de que o
contactem.
SABIA QUE? As propriedades com mais de 4
Utilize uma Máquina Digital As máquinas digitais tiram
fotos de alta qualidade que são bem visíveis na Internet. Pode
editar as fotos no seu computador e colocá-las facilmente em
HomeAway.pt. Extra: Pode tirar centenas de fotos e apagar
facilmente as que não queira sem custo algum.
Prepare cada Foto Ajude os viajantes a imaginar a sensação
de estar em sua casa com uma simples encenação. Antes de
tirar a foto arrume a desordem, alise as colchas, recolha as
almofadas e desligue a televisão. Se a casa tiver uma lareira,
acenda-a. Adicione detalhes de boas-vindas como uma cesta
com fruta ou uma jarra com flores.
Cuide da Iluminação Uma boa iluminação é essencial para
tirar boas fotografias. Para obter os melhores resultados
aproveite a luz natural subindo as persianas e abrindo as
cortinas, acenda todas as luzes interiores e tire fotografias com e
sem flash.
NOTA: Lembre-se que as fotos têm copyright. Se está a utilizar
fotos que não tenha sido você a tirar, consiga as permissões
necessárias do fotógrafo e/ou da publicação onde encontrou
essa foto.
fotografias recebem um maior número de contactos que
as propriedades com 4 ou menos fotografias?
Fotos Imprescindíveis
Sala de Estar
Quarto Principal
Vistas desde a Casa
Cozinha
Quartos Adicionais
Piscina ou Jacuzzi
Exterior da propriedade
Características Especiais
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Promovendo a Sua Casa de Férias
Estabeleça As
Tarifas de Aluguer
“
Seja flexível com as suas
tarifas, as mudanças de
dias e estadias mínimas
requeridas para atrair a
maioria de viajantes –
especialmente as
reservas de última hora.”
–Andy, Costa del Sol,
Espanha
O número de contactos e reservas que você recebe estão
estreitamente relacionados com as tarifas de preços. Por isso
tenha cuidado ao colocar os preços, nem demasiado altos
nem demasiado baixos.
Averigue os Preços do Mercado
Procure o preço
de alugueres de férias semelhantes em sites como a
HomeAway.pt. Preste atenção às amenidades oferecidas, a
sua proximidade a atrações turísticas em comparação com a
sua propriedade. Veja também outros anúncios para ver que
outros serviços cobram à parte da tarifa de aluguer básica.
Podem incluir impostos municipais ou encargos adicionais
pela limpeza ou animais de estimação.
Estabeleça Tarifas por Noite e Semana
Os
hóspedes gostam de ver diferentes tarifas de preços para
diferentes alturas. Em mercados com preço semanal, muitos
proprietários escolhem uma tarifa noturna que é 1/5 a 1/6 da
sua tarifa semanal. Da mesma forma, em mercados com
tarifas noturnas, os proprietários multiplicam a tarifa noturna
por 5 ou 6 para obter uma tarifa semanal.
Faça Tarifas de Aluguer Claras
Se os clientes
potenciais não puderem encontrar facilmente as tarifas de
aluguer para as datas que querem, irão passar ao anúncio
seguinte. Quando estabelecer as tarifas de aluguer especifique
claramente as datas exatas desse período de aluguer. Evite
utilizar termos gerais como “época alta” porque os viajantes
poderão não estar familiarizados com as épocas da sua zona.
Decida uma estadia mínima
Para os meses de maior
atividade no seu mercado de aluguer, exigir uma semana de
estadia mínima é muito comum. Fora da época alta, permitir uma
estadia mínima de 2 a 3 noites pode atrair hóspedes que
procuram passar o fim-de-semana ou períodos de descanso
curtos.
16
O processo de
Aluguer
“Desfrutamos
realmente de todo o processo de
aluguer, desde preencher reservas à semana e
preencher a época a reunirmo-nos com os
hóspedes que vêm e nos trazem outra dimensão à
nossa vida.”
—Tansy, Normandia, França
17
O Processo de Aluguer
Como Converter as Consultas em Reservas
Responder as
Perguntas
Quando os viajantes encontram a sua casa de férias num site
como a HomeAway.pt costumam contactar consigo de duas
formas:
Por E-mail e SMS Muitos enviarão as suas perguntas
através do formulário que encontrou no seu anúncio. Estas
perguntas são reencaminhadas para o seu e-mail e por SMS
para o seu telemóvel, se assim o desejar. Também poderá
ver as perguntas entrando na sua conta em HomeAway.pt.
Por Telefone
Alguns viajantes, principalmente aqueles que
procuram uma reserva de última hora, telefonam para saber a
disponibilidade ou para reservar imediatamente.
“
Quando responder aos contactos seja rápido e eficiente, e
assegure-se de dar a resposta adequada às necessidades de
quem pergunta.”
—Tom, Tabanan, Bali
Verifique o seu email frequentemente. Parece óbvio mas
ficaria surpreendido por saber a quantidade de pessoas que
apenas verificam o seu email uma vez ao dia ou até mesmo
uma vez por semana. No mínimo verifique o seu email durante
a manhã, a meio do dia e à noite.
Receba contactos por SMS. Assegure-se de receber
contactos mesmo quando se encontra longe do seu
computador. A HomeAway.pt oferece-lhe um serviço grátis de
SMS para o avisar de novos contactos.
Responda às perguntas imediatamente. Seja amável e
detalhado. Dê os preços incluindo impostos e taxas. Confirme
as datas disponíveis exatas de chegada e partida. Faça-os
saber que podem telefonar-lhe se tiverem mais perguntas.
Inclua a sua assinatura. Assegure-se de que sabem como o
contactar incluindo uma assinatura com o seu nome, número
de telefone e um link para o seu anúncio em HomeAway.pt.
Pegue no telefone e ligue. Quando as pessoas o contactam,
em vez de lhes responder por e-mail telefone-lhes. Se tiverem
deixado um número de telefone então esperam ou
agradecerão uma chamada. Alguns estudos indicam que a
primeira pessoa a telefonar é a primeira que ganha a reserva.
Os proprietários sabem que os que telefonam em vez de
escreverem um e-mail têm uma probabilidade de conversão
significativamente maior.
Responda à chamada imediatamente. Se os viajantes lhe
telefonarem e lhe deixarem uma mensagem, responda à
chamada! Não perca uma possível reserva por não responder
a uma chamada a tempo. Convertê-la é uma prioridade.
Faça um seguimento por telefone. Faça uma chamada de
seguimento uns dias após para saber que planos têm. Se
estão esperando uma chamada poderá convencê-los a fechar
contrato consigo.
18
O Processo de Aluguer
Conseguindo
RESERVAS
Analizando os hóspedes Analizar adequadamente
os hóspedes é a sua melhor política de seguros.
Recomendamos falar com os potenciais clientes por telefone
antes de efetuar a reserva. É correto fazer perguntas para ver
se são adequados para a sua propriedade. As perguntas
típicas são: “Quantas pessoas tem o grupo?” e “Existem
crianças ou animais de estimação?”. Ao falar com eles façaos saber que essa propriedade é a sua segunda residência.
Isso fará com que eles se sintam mais cómodos na hora de
alugar a sua casa e fará com que a tratem com cuidado.
A Cobrança
Uma reserva fica confirmada
quando um pagamento é depositado na conta.
Embora possa solicitar aos hóspedes que enviem um
cheque, aumentará o número de reservas se aceitar
transferências bancárias e cartões de crédito.
Deixe tudo por Escrito Para proteger tanto os
seus interesses como os dos seus hóspedes, faça por
escrito todos os seus acordos. Envie uma cópia de
todas as condições de aluguer e de faturação aos seus
hóspedes. Não aceite depósitos sem ter na mão uma
cópia do contrato assinado (pode aceitar cópias
assinadas enviadas por fax).
O Contrato de Aluguer
Deve incluir o seguinte:
Debe incluir lo siguiente
A sua informação de contacto e o endereço da
propriedade de aluguer de férias
A política de cancelamento a detalhar a penalização
por cancelamento
Regístrese en www.HomeAway.es para
Provisões de devolução de depósito
tener un ejemplo de Contrato de
Restrições de idade e ocupação máxima
Política de Check-out: as suas expectativas de
quando os hóspedes devem abandonar a casa
Total a pagar incluindo as taxas adicionais
Prazos de pagamento do depósito e do aluguer
Dias/Datas de chegada e saída e horas
Restrições e políticas relativamente a animais e
tabaco
Registe-se em www.HomeAway.pt para obter um exemplo de Contrato de
Aluguer grátis
19
O Processo de Aluguer
Cobrar aos hóspedes
“
Cartões de Crédito ou Paypal
Os viajantes devem
utilizar cartões de crédito apenas quando viajam, pelo que se
não os aceitar eles irão procurar outro proprietário.
Aceitar cartões de crédito ou débito dá-lhe maior flexibilidade e
a possibilidade de cobrança imediata. Não tem de esperar pela
chegada de um cheque para verificar se a reserva é sólida.
Pode aceitar depósitos, pagamentos e fazer devoluções
através da Internet.
Cheques Pessoais
Facilitamos as coisas aos viajantes
aceitando o método de pagamento que
eles proponham, cheque, transferência
bancária ou cartão de crédito ou débito.”
—Millie Devon, Inglaterra
Colher os frutos económicos do seu aluguer de férias não
será um processo complicado sempre e quando tiver
estabelecido uma política clara para os pagamentos.
É de esperar que enviar dinheiro a alguém que não conhecem
cause um pouco de nervosismo aos hóspedes. Mostrandolhes uma política de pagamentos clara e concisa ajudará a
tranquilizá-los e minimizará as suas dificuldades.
Estes são os métodos de pagamento mais recomendados e
usados normalmente: Cartões de Crédito, PayPal, cheques e
transferências bancárias.
Se aceita pagamentos por
cheque assegure-se de os cobrar imediatamente. Valide o
cheque com tempo suficiente, antes que o hóspede tenha
acesso à sua propriedade.
Transferências Bancárias
Pode oferecer um
pagamento direto de uma conta bancária a outra. O
pagamento é imediato e cómodo, e o dinheiro é depositado
automaticamente na sua conta. (Nota: as transferências de
banco a banco são diferentes das transferências a dinheiro
já que se pode fazer algum seguimento.)
Evite Estas Formas de Pagamento:
CHEQUES POSTAIS E CHEQUES DE CAIXA Cuidado.
Estas não são formas de pagamento cómodas para os
seus hóspedes e podem ser muito atrativas para
fraudulentos.
ENVIO DE DINHEIRO HomeAway.pt recomenda
encarecidamente a não enviar ou aceitar pagamentos via
serviços de envio de dinheiro não suscetíveis de
seguimento, tal como os oferecidos por empresas como
a Western Union ou Moneygram, já que são métodos
habitualmente utilizados por fraudulentos e ladrões. Para
além disso, as tarifas de processamento destes serviços
são altas.
20
O Processo de Aluguer
Receber
Depósitos
Saldo Final
Normalmente irá receber a quantia restante 14 a 30 dias antes
da data de chegada. Tempo suficiente para se assegurar de
que o pagamento é válido antes de fornecer o endereço, as
chaves e os códigos da casa.
Resumindo: Não dê direções nem as chaves aos seus
hóspedes até que tenham pago a totalidade da quantia.
Pagamento da conta de Reserva
O pagamento da conta é uma quantidade determinada
de dinheiro que o hóspede deve entregar para efetuar
a reserva e que dá validade ao Contrato de Aluguer.
Não importa que a data de chegada do hóspede esteja
ainda longe, para fazer a reserva é imprescíndivel que peça
um pagamento da conta que deverá ser efetuado durante
os 3 a 5 dias úteis seguintes. Este pagamento da conta
pode converter-se automaticamente num depósito
(normalmente cobrirá os gastos de aluguer e taxas) que o
proprietário retém até que os hóspedes deixem a casa.
Prazos
Muitos proprietários dividem o pagamento em dois
prazos iguais: a 60 e 30 dias. Receber um primeiro
pagamento 60 dias antes da chegada do hóspede dálhe margem suficiente para conseguir outro hóspede em
caso de cancelamento ou falta de pagamento. Contudo,
se se tratar de uma reserva de última hora deve pedir o
pagamento completo para reserva.
Guia para Cobrar o Depósito
• Muitos proprietários requerem o pagamento mínimo de
10% da totalidade da reserva como depósito.
•
Processe todos os
pagamentos de depósitos
imediatamente. Cobre os
cheques de seguida.
Rejeite cheques que
pareçam problemáticos.
•
Devolva o depósito
apenas depois de
inspecionar a propriedade
quando os hóspedes
sairem.
• Informe os hóspedes
sobre a sua política de
devolução de depósitos
e sobre o que espera
deles quando fazem a
reserva.
21
O Processo de Aluguer
Entrega das
Chaves
Se gere você mesmo a sua casa de férias deverá encontrar
uma forma de permitir a entrada dos hóspedes. Muitos
proprietários utilizam uma das seguintes opções:
Cofres Pode instalar um cofre na
maçaneta da porta ou em outro lugar fácil
de encontrar. Um cofre custa uns 29€ - 35€,
e poderá comprar numa loja de bricolage,
em serralheiros, ou na Internet. Utilizando
cofres poderá criar facilmente um código,
colocá-lo na maçaneta da porta e colocar
as chaves no seu interior. Depois terá de
dar ao hóspede o código uma vez que lhe
tiver fornecido o endereço. A desvantagem
deste método é que não pode trocar
facilmente o código entre estadias.
Entrada sem Chave Pode comprar uma fechadura sem
chave que tenha botões para pressionar. Pode encontrar este
tipo de fechaduras online ou em serralheiros, custa entre 173€
e 575€. Para alguns proprietários esta poderá ser a única
opção (para além de as enviar pelo correio) se a sua
propriedade estiver dentro de um complexo que proíba cofres.
Se utiliza uma fechadura sem chave, a sua governanta poderá
mudar o código facilmente entre estadias.
Envio de Chaves Pode utilizar o velho método de
envio de chaves aos hóspedes. Muitos proprietários fazem
isto há muitos anos. É eficiente mas não é
necessariamente fácil e podem existir erros (ex. As chaves
não chegam a tempo ou podem perder-se).
Serviço de Recolha de Chaves Se prefere
que os hóspedes recebam as chaves através de uma
pessoa, pode combinar a entrega através de um serviço
de entrega de chaves com uma empresa local de
administração de propriedades ou pode pagar a uma
governanta para que se encontre com os hóspedes à
chegada. A desvantagem é que se a governanta faltar,
os hóspedes poderão não entrar.
22
O Processo de Aluguer
Resumo do
Processo de Aluguer
Muitas das transações entre viajantes e
proprietários consistem em 15 passos
Utilize-os para rever o seu próprio
procedimento
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O viajante pesquisa na Internet uma casa para alugar.
O viajante envia um pedido de informação com as datas
que deseja.
Você responde às perguntas por telefone ou e-mail.
O viajante decide reservar a sua propriedade.
Você envia ao hóspede um Contrato de Aluguer e os
prazos de pagamento.
9
Marque o calendário como “reservado” durante as datas
especificadas.
10
30 dias antes da data de aluguer peça o pagamento da
quantia restante.
11 Envie um e-mail ao hóspede com a confirmação desse
pagamento final.
12 Envie ao hóspede o endereço e as chaves ou o código para
aceder às chaves.
13 Os hóspedes chegam e desfrutam da sua estadia na sua
casa de férias.
Você recebe um pagamento por conta pelo método de
pagamento combinado.
14 Os hóspedes partem. Dê instruções à sua governanta
Os seus hóspedes assinam e enviam por fax ou correio
o Contrato de Aluguer assinado e o pagamento.
15 Devolva o depósito ao hóspede e peça-lhe que
para que inspecione e limpe a casa.
escreva um comentário no seu anúncio.
Você confirma através de e-mail o recebimento do
Contrato de Aluguer e o pagamento.
23
As chaves do
Sucesso
1
palavra-chave que os viajantes possam procurar
para encontrar uma propriedade.
Anuncie a sua propriedade em 3 a 5 sites, local e
internacionalmente para alcançar o maior número de
viajantes.
2
Responda rapidamente a qualquer consulta para ter mais
possibilidades de conseguir a reserva.
3
Seja educado e amável. Pense que cada interação com
um possível hóspede é parte do seu serviço de apoio ao
cliente.
4
Mantenha os seus anúncio atualizados, especialmente o
calendário, para mostrar aos viajantes que é um
proprietário ativo.
5
Se não tem tantas reservas como gostaria, amplie a sua
gama de hóspedes para incluir grupos com algum
passatempo, pessoas com animais, etc.
6
Otimize os seus anúncios para os motores de
pesquisa quando escrever o título, descrições e
fotos e descrições gerais, utilizando muitas
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12
Solicite comentários aos hóspedes anteriores para
o ajudar a vender a ideia de alugar a sua casa de
férias a clientes potenciais.
Evite desentendimentos com a sua governanta ou com
o serviço de limpeza criando uma lista de tarefas
específicas.
Tenha um conjunto extra de lençóis e toalhas para
facilitar o trabalho da sua governanta.
Estabeleça uma política de devolução e cancelamento
clara para se proteger de possíveis perdas.
Estabeleça políticas de check-in e check-out restritas
para evitar potenciais problemas.
Guarde informações detalhadas de todas as
comunicações e reservas numa folha de cálculo e
tenha um bom sistema de introdução de dados no seu
computador.
24
Estamos Aqui
Para
O Ajudar
Obrigada por dedicar algum tempo a ler este livro
eletrónico. Esperamos que agora entenda os benefícios
que pode receber por alugar a sua casa de férias e os
primeiros passos para começar a alugar com êxito.
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A HomeAway pertence a um dos maiores grupos de sites
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Europa e dos Estados Unidos.
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incluindo sites número 1 na Alemanha e nos Estados
Unidos. Todos os anúncios são atualizados
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poliglota de Apoio ao Cliente estará pronta para o
aconselhar.
Esforçamo-nos continuamente para enriquecer a indústria
de aluguer de férias privado, ensinando os proprietários e
aumentando a qualidade. Também ensinamos os viajantes
sobres os numerosos benefícios de alugar uma casa de
férias privada: mais espaço, mais privacidade, mais
liberdade e mais flexibilidade, e tudo por menos dinheiro
que um hotel ou um pacote de férias.
25
Copyright © 2009, HomeAway, Inc.
HomeAway, inc.
3801 s. Capital of texas Highway, suite 150 Austin, tX
78704
(512) 493-0382 • http://www.homeaway.com
Kristin W. Dorsett, Author
Barbara Cummings, Co-Author
Christine Hrib Karpinski, Contributing editor
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distribuição ou transmissão em qualquer formato ou por qualquer meio, incluindo fotocopiar, gravar ou outros
meios eletrónicos, sem o consentimento prévio por escrito do editor, exceto no caso de breves citações incluídas
em críticas e certos usos não comerciais permitidos pelas leis que regulam os direitos de autor.
Apesar de que o autor e o editor se tenham esforçado em assegurar que a informação contida neste livro seja
precisa e completa, não assumimos nenhuma responsabilidade por erros, imprecisões, omissões ou qualquer
outra incongruência que nele se encontre.
Qualquer semelhança com pessoas, locais ou organizações é involuntária.
ISBN: 978-1-935406-00-6 (eBook)
ISBN: 978-1-935406-01-3
(softcover) ISBN: 978-1-935406-020 (Kindle)
ISBN: 978-1-935406-03-7 (Holidays
rentals)