Der schlüsselgerechte Dienstplan

Transcrição

WWW.UBGanz.de
Der
schlüsselgerechte
Dienstplan
Ursachen
Probleme
Altenpflegekongress 09. April 2014
Wolfgang Ganz
Der schlüsselgerechte Dienstplan – AP-Kongress 04 2014
Lösungen
Ziel des schlüsselgerechten Dienstplans
Das Ziel des schlüsselgerechten Dienstplans ist es, die wirtschaftlichen
Interessen des Unternehmens mit den Erfordernissen des Pflegebetriebes
und den Interessen der Mitarbeiter dauerhaft zu vereinen.
Refinanzierte
Vollzeitstellen
WWW.UBGanz.de
Auf Grund Belegung,
Personalschlüssel
& Pflegestufen
PersonalBestand
Entspricht
DienstplanBesetzung
Arbeitsverträge nach
Qualifikationen
Pflegezeit am Bett
in Nettostunden
Sicht der Mitarbeiter: Dienstplanung
bei Einhaltung der Verträge dauerhaft umsetzbar
2
Probleme
Häufige Situation – auch bei Ihnen?
Das Dienstplanmanagement ist immer der Treiber. Wenn das Controlling
Abweichungen von der Vorgabe feststellt, ist das „Kind schon im Brunnen“.
2.
Faktische
Vollzeitstellen
(inkl. Überstunden
und evtl. Leasing)
Anzeichen: Im Sollplan
„Heile Welt“ im Ist-Plan
Überstunden, nicht
genommene freie Tage etc.
WWW.UBGanz.de
Anzeichen: Im Sollplan
„Heile Welt“ im Ist-Plan
Schlüsselüberziehungen
3.
2.
1.
< und inkompatibel
PersonalBestand
DienstplanBesetzung
Konfliktfeld PDL - Mitarbeiter
Überstunden, kaum planbare Freizeit etc.
3.
3
Die maßgeblichen
Probleme
der Dienstplanung
Pflegeheime kämpfen regelmäßig mit … :
 Unzufriedenen Bewohnern und Angehörigen wegen:
Auswirkungen auf die
Pflegequalität!
 Ungleichmäßiger Besetzung
 Häufig wechselnden Bezugspersonen
 Unzufriedenen Mitarbeitern wegen:
WWW.UBGanz.de
 Kaum langfristig planbarer Freizeit
 Gefühl der ungerechten Verteilung der Unannehmlichkeiten.
Auswirkungen auf
Mitarbeiterbindung!
 Unzufriedenen Dienstplanern wegen:
 Hohem Planungsaufwand – oft trotz Dienstplanprogramm!
 Der „Sandwich“- Position zwischen den Interessen der
Bewohner, Mitarbeiter, MDK und Geschäftsführung/Controlling
 Unzufriedenen Personalchefs und Controllern wegen:
 Immer wiederkehrenden Schlüsselüberziehungen, meist durch
Überstunden und/oder teuren Leasingeinsatz
Das hat maßgeblich folgende
Ursachen:
4
Ursache 1:
Vier verschiedene Interessengruppen
Die Interessen am Dienstplan sind zum Teil entgegengesetzt
WWW.UBGanz.de
Bewohner
&
Angehörige
Mitarbeiter
Dienstplan
MDK &
Heimaufsicht
Geschäftsführung &
Controlling
5
Ursache 2:
Probleme der Bruttoplanung
Bei der -immer noch häufigen- Bruttoplanung werden die
Schlüsselüberziehungen für die anwesenheitsarmen Zeiten vorprogrammiert !
Vorherrschende Entwicklungsrichtung
Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez Ø
der Dienstplanung:
Abwesend 20 5 25 15 35 15 30 35 15 10 10 25 20
Anwesend 80
75
85
65
85
70
65
85
90
90
75
80
100%
90%
80%
70%
Verfahren
Mitarbeiter werden so verteilt,
dass die Bruttoarbeitszeit
möglichst den Verträgen
entspricht
% d e s P e r s o n a ls
WWW.UBGanz.de
Ausgangsbasis
Bestehende Mitarbeitermenge
und Struktur der
Arbeitsverhältnisse
stellen die Ausgangsbasis
dar
95
60%
50%
40%
Bei Ausfällen z.B. durch
Krankheit sind Überstunden
oder Leasingeinsatz
vorprogrammiert.
30%
20%
10%
0%
Ergebnis
Ausgeglichene Mitarbeiterzeitkonten bei schwankender Bewohnerversorgung und
Schlüsseltreue
Jan
Feb Mrz Apr Mai
Anwesend Abwesend
Jun
Jul
Aug
Sep
Okt
Nov
Dez
Ø
Monat
6
Ursache 2:
Brutto - Netto Betrachtung
Ausgangslage sind Vollzeitkräfte brutto (MDK & Controllingsicht).
Die Dienstplanung erfordert aber Anwesenheit netto (PDL-Sicht).
Die Differenz = Abwesenheit ist leider nicht konstant - zum Beispiel:
Vollzeitkräfte
Brutto
Periode 1, z.B. Februar
Periode 2, z.B. Mai / Juni
Bezahlte
Abwesenheit
Anwesendes
Pflegepersonal
Refinanzierte Vollzeitkräfte
Brutto (Stellenschlüssel)
WWW.UBGanz.de
Brutto über
Schlüssel
Brutto unter
Schlüssel
Krank
Feiertage
Fortbildung
Krank
Urlaub
Urlaub
Netto im
Schlüssel
anwesendes
Stammpersonal
Zusammen
netto im
Schlüssel
anwesendes
Stammpersonal
+ Leasing
+ Überstunden
7
Ursache 3:
Komplexität der Dienstplanung
Die immense Komplexität der Dienstplanung in der Pflege
ist manuell kaum zuverlässig zu bewältigen.
4.
F
S
N
5.
F
S
N
S
40
32
45
Pflegeablauf
Personalmenge
Personalstruktur
Gesetzliche
Regelungen
WWW.UBGanz.de
Betriebsvereinbarungen
Tagewoche
Abwesenheiten
Urlaub und
Feiertage
Abzüge für z. B.
PDL, BT etc.
Belegung
Dienstplan
1.
2.
3.
Mustermann, Erika
F
F
F
Beispiellos, Hans
S
S
S
Exampulus, Helga
N
N
N
8
Ursache 4:
Personal und Dienstplan sind inkompatibel
Die Anzahl der Schichten einer Länge auf dem Dienstplan begrenzen
die Anzahl und Wochenarbeitsstunden der Mitarbeiter.
Beispiele für eine Einrichtung mit der 5-Tage / 40 Stunden Woche:
 8-Stunden Schichten werden mit 40-Stunden Kräften besetzt.


 Die Schichtlänge entspricht der durchschnittlichen täglichen Arbeitszeit.
Es entstehen keine Über- oder Minusstunden - der Idealfall.
WWW.UBGanz.de
 Die Schichtlänge entspricht der Ø täglichen Arbeitszeit + 2 Stunden.
 Nach je 2 Arbeitstagen muss ein zusätzlicher freier Tag gewährt werden.
Wenn Arbeitgeber und Arbeitnehmer einverstanden sind, machbar.

 Die Schichtlänge entspricht der Ø täglichen Arbeitszeit - 2 Stunden.
 Nach je 4 Arbeitstagen müsste ein zusätzlicher Tag gearbeitet werden.
Der Mitarbeiter würde ihm vertraglich zustehende freie Tage einbüßen.
 Nicht machbar!
9
Ursache 5:
Kein ganzheitlicher Ansatz !
Obwohl die Einflussfaktoren im Wesentlichen bekannt sind, hangelt man
sich oft mit einigen Hilfstabellen und Annahmen von Monat zu Monat
durch und schiebt die Probleme vor sich her – bis es nicht mehr geht.
Die Exceltabelle zur Ermittlung der Vollzeitstellen hat noch jeder, aber:

Richtige Ermittlung der Vollzeitkräfte je Wohnbereich?
WWW.UBGanz.de

+
Abzug der aus dem allgemeinen Schlüssel (evtl. auch anteilig) zu
finanzierenden übergreifenden Tätigkeiten (PDL, BT, QM, …)
Echte Ermittlung der Nettoarbeitszeit?

Schätzung kann fehlen: Meine Kunden liegen zwischen Ø ca. 180 und 217
Tagen p.a. „am Pflegebett“ je Pflegekraft (5-Tage Woche) !
+
Abstimmung von Schichtlängen mit den Arbeitsverträgen?
+
…..alle weiteren Einflussgrößen

In einem integrierten System?
10
Die Lösung:
Das Dreieck gestalten: Ansatz
Auf die Reihenfolge kommt es an: Jeweils welche Seite der Gleichung
wird vorgegeben und welche errechnet sich entsprechend?
1.
WWW.UBGanz.de
2.
3.
4.
1.
Refinanzierte
Belegung, Schlüssel und
bezahlte Abwesenheit bilden
die Nettoanwesenheit als
Ausgangsbasis
(Budget)
Vollzeitstellen
4.
Die Arbeitsverträge setzen den
Rahmen, in dem sich die
Dienstplanung vertragsgemäß
bewegen kann
Ausplanen des Budgets an
Nettostunden „gegen 0“ unter
Beachtung der Möglichkeiten
der Personalstruktur
2.
PersonalBestand
(Arbeitsverträge)
Mögliche
Dienste
Dienste
ausplanen
3.
DienstplanBesetzung
(geplante Schichten)
Wenn die geplanten Stunden den refinanzierten Stellen entsprechen
und die Schichten zu den Arbeitsverträgen passen, entsprechen
sich automatisch auch refinanzierte Stellen und Personal.
11
Lösung (1):
Ansatz der Netto-Dienstplanung
Bei von vorn herein gleichmäßig geplanter Nettoanwesenheit bietet die
Personalmenge ausreichend Reserve für schwankende Abwesenheit.
Anzustrebende Entwicklungsrichtung
der Dienstplanung:
Verfahren
Belegung, Schlüssel und
bezahlte Abwesenheit bilden
die Nettoanwesenheit als
Ausgangsbasis
(Budget)
Ein an der Bewohnerversorgung
orientierter „Grunddienstplan“
ist Grundlage der monatlichen
Dienstplanung
Ø
20
80
20
80
5
80
25
80
15
80
35
80
15
80
30
80
35
80
15
80
10
80
10
80
25
80
120
100
% d e s P e rs o n a ls
WWW.UBGanz.de
Ausgangsbasis
Abwesend
Anwesend
Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez
80
60
MA- Zeitkonten
im Ø im Minus
40
MA- Zeitkonten
im Ø im Plus
20
0
Ergebnis
Gleichmäßige, schlüsseltreue
Bewohnerversorgung bei
schwankenden Mitarbeiterzeitkonten
Jan
Feb Mrz Apr Mai
Anwesend Abwesend
Jun
Jul
Aug
Sep
Okt
Nov
Dez
Ø
Monat
12
Lösung (2):
Entwicklung strategischer Dienstplanung
Für einen guten und schlüsselgerechten Dienstplan ist eine einmalige
strategische Vorarbeit unerlässlich. Beginnen Sie mit den fixen Größen.
Optional
WWW.UBGanz.de
Strategisch, einmalig
VZ-Kräfte
für die
Pflegetätigkeit
NettoArbeitszeit
GrundDienstplan
Operativ, monatlich
RahmenDienstplan
Dienstplan
Änderungen
≙
• Belegung
• Schlüssel
• Tätigk. im
Schlüssel
• Arbeitszeit und
Tage/Wo.
• Abwesenheiten
• Personalstruktur
Soll / Ist
Abgleich
• Urlaubsplan
• Fortbildungsplan
Dienstplanprogramm
• Stammdaten
• Regeln
Abrechnung
13
VZ-Kräfte
für die
Pflegetätigkeit
Ermittlung der Vollzeitstellen für die reine Pflege
Vergessen Sie nicht die aus dem Schlüssel (mit-) zu finanzierenden
wohnbereichsübergreifenden Stellen und Tätigkeiten!
WWW.UBGanz.de
Beispielhaftes Schema:
Pflegestufe:
Anzahl Bewohner
0
8
1
60
2
50
3
10
Härtefälle Gesamt
2
130
÷ Stellenschlüssel 1:
8
4
2,5
2
2
= Vollzeitstellen
1
15
20
5
1
42
- Stellen für daraus zu finanzierende übergreifende Funktionen, z.B.:
Pflegedienstleitung
Psychosoziale Betreuung
Qualitätsmanagement
1,00
2,50
0,50
= Verbleibende Vollzeitkräfte zur Pflege auf den Wohnbereichen
38,00
14
NettoArbeitszeit
Nettoarbeitszeit = Zeitbudget für den Dienstplan!
Entscheidend ist die Erfassung sämtlicher bezahlter Abwesenheiten
im Durchschnitt für alle Mitarbeiter und über das ganze Jahr.
 1. Schritt: Ermittlung der Jahresarbeitstage
WWW.UBGanz.de

-
365 Kalendertage
Freie Tage gemäß Tage-Woche
Bezahlte Urlaubs-, Krankheits- und Feiertage
Fortbildung, Arbeitnehmervertretung, sonstige bezahlte Abwesenheiten
wie Teambesprechung oder Orgatage usw.
= Nettoarbeitstage pro Jahr
 2. Schritt: Ermittlung der Tagesstunden
 Wochenarbeitszeit einer Vollzeitkraft (z.B. 40)
: Tage-Woche der Einrichtung (z.B. 5)
= Durchschnittliche Nettoarbeitszeit je Arbeitstag (8)
 3. Schritt: Ermittlung des Zeitbudgets für den Wohnbereich
 Zeitbudget = refinanzierte Vollzeitkräfte x Arbeitstage x Stunden je Tag
15
NettoArbeitszeit
Nettoarbeitszeit – Fehler vermeiden
Hier gibt es fast immer Fehler oder Ungenauigkeiten. Deshalb:

Abwesenheiten rechnen statt schätzen!


Arbeitszeitverlust durch Feiertage genau ermitteln.


WWW.UBGanz.de
Die Nettoarbeitstage der Pflegekräfte meiner Beratungskunden in der
5-Tage Woche liegen zwischen ca. 180 und 217 Tagen p.a.

Abzug von der Sollarbeitszeit immer und für alle Mitarbeiter (Abzug 1,0)
Abzug nur wenn der Feiertag auf einen Montag bis Freitag bzw.
Montag bis Samstag fällt (Abzug <1)
Kein Abzug von der Sollarbeitszeit, aber Freizeitausgleich für Mitarbeiter
die an dem Tag Dienst hatten usw… (Abzug <1)

Krankenstand im Ø und nur in Lohnfortzahlung ermitteln !

Sporadische Abwesenheiten nicht vergessen, z.B.:



Fortbildungen, Qualitätszirkel, Beauftragtentreffen,…
Teilfreistellungen z.B. von WBLs (Bürotage, Pflegeplanungstage,..)
Schulabwesenheit von Auszubildenden
16
GrundDienstplan
Planung der refinanzierten Sollbesetzung
Leitlinie für den Grunddienstplan als Vorgabe für die monatlichen Dienstpläne
ist die optimale Bewohnerversorgung innerhalb des refinanzierten Budgets.
Budget der Nettoanwesenheit
in Stunden / Woche
ohne Urlaub, Krankheit, …
Beispielhafte,
schematische Darstellung:
WWW.UBGanz.de
Zeit
Früh
Früh kurz
Spät
Spät kurz
Nacht
6-14:30
7-13:00
14:-22:30
15-21:00
22-6:30
Di
Stunden / Tag
Mi
Do Fr.
Sa
So
Budget
350
16
12
8
6
8
16
12
8
6
8
16
12
8
6
8
16
12
8
6
8
16
12
8
6
8
16
12
8
6
8
16
12
8
6
8
112
84
56
42
56
50
50
50
50
50
50
50
350
MA Mo
2
2
1
1
1
Gesamt
17
• PersonalstrukturAbgleich
Der Personalstrukturabgleich
Nur wenn Personalstruktur und Grunddienstplan aufeinander abgestimmt
sind, geht der monatliche Dienstplan auf Dauer auf.
WWW.UBGanz.de
Beispielhafte Berechnung der benötigten Personalstruktur für den
Dienstplan der letzten Folie in einer 5 Tage-Woche bei 20 % Abwesenheit :
Stellen 40 h
VK
Ma
Anwesenheit
h/Woche
Stellen
VK
Früh
Früh kurz
Spät
Spät kurz
Nacht
112
84
56
42
56
3,5
2,6
1,8
1,3
1,8
3,5
1,8
1,8
Gesamt
350
10,9
7,0
7,0
1,8
Stellen 30 h
VK
Ma
3,5
2,6
3,5
1,3
1,8
3,9
5,3
1,8
Scheinbare Summenfehler entstehen durch Rundungsdifferenzen
18
Aufwand ?
Bei einem standardisierten Vorgehen, einem integrierten Excel-Tool für alle
Berechnungen und der Vorabfrage der nötigen Zahlen in einem Fragebogen
ist das an einem Tag für eine Einrichtung zu schaffen.
Aufwand: ca. 1 Tag je Einrichtung
Optional 2-3 Tage
WWW.UBGanz.de
Strategisch, einmalig
VZ-Kräfte
für die
Pflegetätigkeit
NettoArbeitszeit
GrundDienstplan
Operativ, monatlich
RahmenDienstplan
Dienstplan
Änderungen
≙
• Belegung
• Schlüssel
• Tätigk. im
Schlüssel
• Arbeitszeit und
Tage/Wo.
• Abwesenheiten
• Personalstruktur
Soll / Ist
Abgleich
• Urlaubsplan
• Fortbildungsplan
Dienstplanprogramm
• Stammdaten
• Regeln
Abrechnung
19
Und nun die Praxis:
WWW.UBGanz.de
Grau ist alle Theorie –
deshalb habe ich Ihnen ein
konkretes Beispiel
mitgebracht.
20
Integration in das Dienstplanprogramm
Der Integrationsgrad dieser Logik in das Dienstplanprogramm
hängt von den Möglichkeiten des Dienstplanprogramms ab.
Fragen Sie Ihren Softwareanbieter!
WWW.UBGanz.de
Heimververwaltungs& DienstplanProgramm
Hinterlegung
der Pflegeminuten
Belegungsund Personaldaten
„Pflicht“
„Kür“
Grundmodul:
Rahmenplan:
Schlüsselgerechter
Grunddienstplan
Ergänzungsmodul für
geeignete Einrichtungen
Hinterlegung der
Sollbesetzung
Ermittlung
der NettoArbeitszeit
DienstplanProgramm
Hinterlegung der
Dienstfolgen
GrundDienstplan
RahmenDienstplan
Monatlicher
Dienstplan
im Soll
und Ist
21
Weitere Informationen zum Dienstplanmanagement

Fachbuchneuerscheinung:




Seminare: (auch inhouse)
WWW.UBGanz.de




März 2014, 180 Seiten, 42.- €
Vincentz-Bestell Nr. 708
Am Büchertisch vorhanden
Der schlüsselgerechte Dienstplan
Rollierende Rahmendienstpläne
entwickeln
Wirtschaftliche Tourenpläne
entwickeln
Vortrag Besetzungsstrategie & Urlaubsplanung

Herbstkongresse 2014 in Berlin,
Hamburg, Dortmund und Ulm
Aktuelle Vorträge und Seminartermine:
www.ubganz.de/index.php/aktuelles-und-termine
22
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit !
WWW.UBGanz.de
Ich hoffe, es waren interessante Tipps für Sie dabei.
Fragen? Interesse? Ich freue mich auf Ihre Anfrage!
Ihr Berater für betriebswirtschaftliche Optimierung
in der stationären Altenpflege
Belegungsmanagement – Dienstplanmanagement
Operatives Controlling – Sachkostenoptimierung
Softwareeinführung – Organisation, EDV,…
23

Der schlüsselgerechte Dienstplan

Transcrição

Documentos relacionados

Dienstpl an -Iilasch i ne. de - Dienstplan

Pflegeheim Paket

richtlinien für die dienstplanerstellung und bestimmungen

2016-Dienstplan_Rev 03 - Freiwillige Feuerwehr Reilingen

Die wichtigsten Neuheiten im Überblick

Dienstplanung Praxistransfer aus arbeitsrechtlicher

BRTV-Bau, AEntG, SGB IV

Arbeitnehmerbezogene Erfassung der täglichen Arbeitszeit (BRTV

Dienstvereinbarung über die flexible Arbeitszeit

Entschuldigte Abwesenheiten

Vivendi - Die Software für das Sozialwesen: Klientenmanagement