Recursos Humanos
Transcrição
Recursos Humanos
CADERNOS TÉCNICOS • Recursos Humanos AIMinho Associação Industrial do Minho CADERNOS TÉCNICOS • Recursos Humanos AIMinho Associação Industrial do Minho caderno técnico · Normalização 2 ÍNDICE 1. Como gerir recursos humanos 1.1 Pessoas: o maior activo das empresas .....................................................................3 2. Recrutamento 2.1 Como gerir um processo de recrutamento...............................................................7 2.2 As entrevistas.............................................................................................................8 3. Política de remunerações 3.1 Tipos de recompensas ...............................................................................................11 4. Como preparar um plano de formação 4.1 A importância da formação .......................................................................................13 4.2 Fases de um plano de formação...............................................................................13 5. Como avaliar o desempenho 5.1 O desempenho como factor de avaliação.................................................................15 5.2 Os métodos de avaliação ..........................................................................................15 5.3 Para que serve a avaliação .........................................................................................17 5.4 Como lidar com um desempenho fraco ...................................................................17 6. Como delegar decisões 6.1 Delegar é fundamental ..............................................................................................18 6.2 Como decidir o que delegar ......................................................................................18 7. Como gerir o trabalho em equipa 7.1 O trabalho em equipa ................................................................................................22 7.2 O papel do líder da equipa ........................................................................................23 8. Gestão pessoal 8.1 Como fazer apresentações em público.....................................................................25 8.2 Como redigir um currículo........................................................................................29 8.3 Gestão do tempo .......................................................................................................34 8.4 Como preparar e gerir uma reunião .........................................................................36 9. Artigo de opinião - O mais grave erro da gestão .......................................................38 Os recursos humanos são, cada vez mais, o principal capital com que uma empresa pode contar. Não há investimento que 3 sobreviva, ou tecnologia que faça milagres, se os colaboradores da empresa não forem os mais adequados ao objectivo final caderno técnico · Recursos humanos 1. Como gerir Recursos Humanos pretendido. Saber como geri-los é fundamental. Lidar com as pessoas que compõem uma organização do recrutamento e selecção de colaboradores, a definição de empresarial é uma tarefa por vezes árdua, geralmente complicada políticas de comunicação e planos de formação, os aspectos a e quase sempre pouco reconhecida, por não trazer resultados ter em conta numa avaliação de desempenho, e como manter imediatos. É, apesar disso, uma das pedras basilares da gestão os colaboradores motivados. de uma empresa. Seguidamente vai ser abordada a importância 1.1 Pessoas: o maior activo das empresas Uma organização que saiba gerir os seus recursos humanos possuirá, a médio prazo, uma importante vantagem competitiva face a outras empresas. Ou não fosse cada vez mais comum ouvir-se a frase “o mais importante da minha empresa são as pessoas”. A gestão de recursos humanos, porém, não se circunscreve ao departamento da empresa com o mesmo nome. Os gestores de recursos humanos devem ser todas as pessoas na organização. Todos aqueles que têm alguém sob sua responsabilidade, e todos aqueles que, não tendo alguém sob sua responsabilidade, são gestores do seu próprio recurso, que é a própria pessoa. A um nível mais global, quer a empresa tenha um departamento próprio de recursos humanos ou entregue esta tarefa a RECRUTAMENTO E SELECÇÃO uma empresa externa, as linhas de orientação da gestão dos No recrutamento e selecção eficazes de colaboradores seus colaboradores têm de ser definidas a nível do topo. Mesmo começa uma boa gestão de recursos humanos. Mas contratar quando a gestão dos recursos humanos é feita por uma empresa a pessoa certa para o lugar certo não é tão fácil como parece. externa, a orientação de base deve ser delineada pelos líderes Recrutar um profissional que, por muito bom que seja, não é da empresa. Um bom empresário não deixa um consultor o mais adequado às necessidades da empresa, acaba por custar substitui-lo na gestão da empresa, e não é um bom consultor tempo e dinheiro até que se consiga alinhar a pessoa com essas aquele que o pretende fazer. necessidades. Tendo consciência dos objectivos que se pretendem atingir, é O bom consultor de recursos humanos é, então, aquele mais fácil saber qual o perfil dos colaboradores a recrutar. A empresa que apoia a empresa na definição das suas estratégias. Só precisa de pessoas já com alguma experiência na área, ou prefere depois de a empresa ter perfeitamente traçados os objectivos jovens em início de carreira que possa formar e treinar à medida que pretende atingir, é que pode transmitir essa informação das especificidades da organização? O candidato ideal deve estar aos seus colaboradores e, paralelamente, definir as competên- completamente orientado para a função pretendida ou deve ser cias funcionais de que necessita para atingir os referidos suficientemente flexível para poder desempenhar várias tarefas? objectivos. Todas estas questões têm de ser devidamente equacionadas para que a empresa contrate os funcionários que de facto correspondem às necessidades. 4 COMUNICAÇÃO INTERNA AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO caderno técnico · Recursos humanos O responsável pelos recursos humanos deverá perguntar As avaliações de desempenho são importantes ferramentas aos colaboradores se já lhes aconteceu saber novidades sobre que auxiliam a gestão da empresa. Importa, porém, ter alguns a empresa através de pessoas que não trabalham lá ou através cuidados na sua realização, não só para que os resultados sejam de notícias na comunicação social. Se a resposta for “sim, o mais aproximados da realidade, mas também para não criar frequentemente”, é sinal que os canais de comunicação dentro um clima infundado de “sentimento de perseguição” aos colabo- da empresa não estão a funcionar devidamente. radores. Antes de iniciar uma avaliação de desempenho, o gestor de A comunicação é actualmente uma das mais poderosas recursos humanos deve efectuar alguns trabalhos preparatórios, ferramentas na gestão de recursos humanos. O que acontece que incluem a definição, para cada colaborador a ser avaliado, muitas vezes é que a empresa tem uma estratégia que é conhe- de diversos itens: cida pelos quadros de topo da organização mas que não é . Função conhecida pelos restantes colaboradores. Essa falta de comuni- . Deveres cação não pode acontecer. É fundamental que todas as pessoas . Responsabilidades na empresa, desde a pessoa que hierarquicamente esteja mais . Objectivos a cumprir baixa até ao presidente, estejam alinhadas com aquilo que são . Níveis de performance para algumas tarefas-chave os objectivos estratégicos da mesma. . (…) Assim, uma boa política de comunicação interna, que dê às pessoas a informação necessária sobre os objectivos da O processo de avaliação propriamente dito apresenta um empresa, as estratégias a utilizar e os projectos presentes e certo grau de complexidade, pelo que deve ser preferencialmente futuros, contribuirá fortemente para melhorar a actuação indi- realizado por um ou mais profissionais especializados. vidual e colectiva da organização. Cada vez mais, para que as pessoas se sintam motivadas e acreditem numa organização, Esta avaliação pode incluir, dependendo da especificidade têm que sentir que fazem parte dela. Para isso, é essencial que da organização, relatórios de projectos e actividades, análise haja uma comunicação dentro da equipa, seja ela informativa de resultados, apreciação de outros colaboradores ou superiores ou motivacional, por exemplo fornecendo um feedback do hierárquicos, etc. trabalho feito ou ouvindo as opiniões e sugestões das pessoas. E hoje em dia, com as redes informáticas, o correio elec- A avaliação não deve ser feita à revelia do colaborador. Pelo trónico e a Internet, não há desculpas para que este processo contrário, deverá envolver pelo menos uma reunião onde seja não seja implementado. possível discutir a obtenção de resultados, os progressos alcançados, as dificuldades sentidas, e as formas de diminuir reuniões regulares os factores mais negativos da sua performance. A avaliação de desempenho pode igualmente servir para traçar novos resultados a atingir, definir um plano de formação formas de passar a comunicação encontros informais para debater problemas concretos mais adequado ou alertar o colaborador para o perigo de uma contínua performance baixa. É importante que os resultados da avaliação não surjam como uma surpresa absoluta, seja ela positiva ou negativa, para o colaborador em causa. Isso implica que regularmente lhe seja dado um feedback adequado e construtivo em relação ao trabalho que tem desempenhado. Deve igualmente ter oportunidade de exprimir uma opinião sobre os resultados da avaliação. Pode ser uma excelente veiculação de informação sobre planos de acção, projectos ou resultados altura para, em conjunto, se debaterem possíveis formas de melhorar os desempenhos menos eficientes, por exemplo, através de um plano de formação ou um acompanhamento específico. Se a direcção da empresa, em conjunto com o gestor de recursos humanos, compreender as razões que levaram um à medida das necessidades específicas do negócio, pode garantir colaborador a sair, mais facilmente tenta evitar novas saídas. vantagem estratégica face à concorrência. Por vezes basta apenas melhorar alguns aspectos organizacionais Esta formação pode, e deve, ser da iniciativa da própria ou corrigir situações de desequilíbrio. pessoa, mas isso não tira responsabilidades à empresa no que Hoje em dia a mobilidade profissional é muito maior do que diz respeito à melhoria da formação dos seus colaboradores – há alguns anos atrás. O importante é que tanto a empresa como até porque vai beneficiar grandemente dessa actualização. o colaborador tenham dado o seu melhor durante a relação O gestor de recursos humanos deve manter-se permanente- profissional que mantiveram. Se a saída do colaborador for pacífica, mente atento às mudanças do mercado, às necessidades da em- nada impede que um dia mais tarde volte a integrar-se na empresa. presa, aos meios a que pode recorrer para implementar essa formação. O SEGREDO DA MOTIVAÇÃO As políticas de formação diferem muito conforme o sector Saber manter uma equipa coesa, interessada e produtiva é em que a empresa se insere e o tipo de colaboradores que actualmente um dos maiores desafios que se colocam a um possui. Sabendo quais as competências funcionais que cada gestor de recursos humanos. Mas que estratégias de motivação pessoa tem, é mais fácil definir uma política de formação para podem ser utilizadas? a empresa. Naturalmente, nem todas as pessoas vão precisar Há alguns factores que, de uma forma mais ou menos da mesma formação, pelo que será necessário delinear acções consensual, contribuem positivamente para aumentar a moti- de formação concretas e estabelecer timings para a sua realização. vação dos funcionários de uma empresa. A começar pela própria É igualmente vantajoso recorrer aos resultados das avaliações função desempenhada pelo colaborador. Ver a carteira de clientes de desempenho, já que pode ser necessário apostar em formação da empresa aumentar dia após dia, por exemplo, e saber que individual para determinados colaboradores. uma parte desse crescimento deriva do esforço que realizou é fonte de satisfação para o colaborador. SAÍDA DE COLABORADORES Mais cedo ou mais tarde, as empresas têm que se debater O tempo que as pessoas passam na empresa é cada vez com este problema. Ninguém é insubstituível, já se sabe, mas maior. E muitas vezes trabalha-se à noite, ao fim-de-semana... Se a saída de um colaborador pode causar alguns transtornos nos as pessoas não se sentirem realizadas naquilo que fazem, com primeiros tempos. Antes mesmo de se começar a procurar outra a agravante de terem cada vez menos tempo para elas próprias pessoa para o lugar, deve-se tentar perceber por que é que o e para a sua família, a pressão vai ser imensa. E, inevitavelmente, colaborador quer sair da empresa: o seu empenho e produtividade profissional vão decair. . Está descontente com o trabalho que realizou ou foi convidado a mudar para um projecto mais aliciante? Ter um feedback do que se faz é também essencial para manter . Sai por motivos pessoais ou relacionados com a evolução um colaborador motivado. Isto é válido tanto para os objectivos da carreira? . Coloca a hipótese de eventualmente um dia poder regressar à empresa ou nem quer ouvir falar disso? que são alcançados como para os erros que inevitavelmente se cometem. O que se deve fazer numa situação de erro é, juntamente com o colaborador em causa, descobrir os motivos e a forma de o evitar no futuro. Se tratarmos as pessoas como inteligentes, elas A empresa e os seus colaboradores evoluem naturalmente com o passar do tempo. Podem no entanto surgir problemas quando respondem como pessoas inteligentes. A velha frase “eu pago-te para fazeres, não para pensares”, está obsoleta. o crescimento não é no mesmo sentido, ou os objectivos de cada um são divergentes. Há pessoas que atingem um determinado DINHEIRO E BENEFÍCIOS patamar de responsabilidades e querem ficar por aí, porque se A remuneração é, sem dúvida, um factor de motivação para sentem bem naquilo que estão a fazer. Outras, pelo contrário, têm um colaborador. Só que, muitas vezes, não é o factor primordial. mais ambição e querem sempre continuar a subir. Nenhuma das Tudo depende da “hierarquia das necessidades”: Além de uma duas atitudes é condenável. Tudo depende das características pes- remuneração competitiva, há uma série de outros factores que soais de cada colaborador e das necessidades específicas da empresa contribuem para a motivação, como a existência de oportuni- num dado momento. Quando não é possível conciliar os interesses dades de desenvolvimento de competências, ou a possibilidade de ambas as partes, acaba por surgir o fim da relação contratual. de progressão na carreira. E convém não esquecer alguns 5 caderno técnico · Recursos humanos POLÍTICAS DE FORMAÇÃO Definir políticas regulares de formação dos colaboradores, 6 benefícios adicionais que, embora isoladamente possam não caderno técnico · Recursos humanos significar muito, ajudam a tornar o “bolo” mais atractivo. Por Porquê ficar? exemplo, o facto de se oferecer um horário flexível, um regime Um estudo elaborado pelo Hay Group, citado no site de férias mais alargado, a participação no capital da empresa http://humanresources.about.com, concluiu que as cinco através de stock options, a possibilidade de receber um bónus principais razões que levam um colaborador a permanecer anual ou um qualquer tipo de prémio. na empresa são: SER CRIATIVO É indispensável que a estratégia de motivação “seja coerente”. Um gestor de recursos humanos tem de acompanhar os negócios da empresa permanentemente, saber o que está a ser feito e quais são os alvos que quer atingir. Só assim é possível pensar simultaneamente nos objectivos da empresa e nas pessoas que lá estão. DEPARTAMENTO PRÓPRIO OU OUTSOURCING? Tudo depende da dimensão da empresa em causa. Grandes organizações, que integram centenas de pessoas, não podem passar sem um departamento especializado de recursos humanos. No caso de empresas menores, o cenário pode ser diferente. Muitas vezes é mais rentável para as pequenas empresas recorrer a consultores externos, que as auxiliam a gerir os recursos humanos. 1° - oportunidade de desenvolver novas competências 2° - acompanhamento e feedback dado pelo chefe 3° - equipa de direcção talentosa 4° - tratamento com respeito 5° - reconhecimento de um trabalho bem feito A título de curiosidade, refira-se que a remuneração figurava apenas no oitavo lugar da lista de razões mais apresentadas. O estudo foi realizado entre 1996 e 1999, tendo sido entrevistados 500 mil empregados de 300 empresas norte-americanas. Um estudo semelhante aplicado ao mercado português revelaria ou não resultados semelhantes? 2. Recrutamento Como gerir um processo de recrutamento Contratar os melhores profissionais é um processo que tem que ser rápido e eficaz. É de empregados eficientes e motivados que depende o sucesso sustentado da empresa. 2. PROCURAR OS MELHORES CANDIDATOS Existem cinco formas para descobrir quem melhor se adequa ao cargo em aberto. São elas: O sucesso ou falhanço de uma empresa depende das pessoas que nela trabalham. Logo, depende em última análise da quali- . Recomendações pessoais – identificar os profissionais que dade dos seus sistemas de recrutamento e selecção. Infelizmente estejam no mercado e que se gostaria de contratar. A partir nem todos os gestores dão a atenção necessária a este assunto. daqui deve-se pedir referências a todas as fontes possíveis: ex- Contratam pessoas com base em conhecimentos pessoais ou -empregadores da pessoa em causa, colegas antigos ou actuais, confiam pura e simplesmente na sorte. É sempre preferível entre outros. Não se deverá fazer demasiada “publicidade” em investir tempo e recursos no recrutamento pois isso prevenirá relação às intenções da empresa. Isto porque ainda não está problemas futuros quer para a empresa quer para o próprio a recrutar, e porque poderá estar a dar tempo ao actual empre- recrutado. É necessário seguir os passos apresentados em gador para preparar uma contra-proposta mais aliciante. seguida, para minimizar as probabilidades de erro no recrutamento. . Empresas de recrutamento – neste caso, entrega-se nas mãos de especialistas a escolha do futuro empregado. Mais 1. Definir correctamente a exigência do cargo do que através de qualquer outro método, este exige que se seja claro na definição do que se pretende. Deve-se estar também atento a quanto vai custar a subcontratação de 2. Procurar os melhores candidatos 3. Anúncios de recrutamento uma empresa deste tipo. . Recrutamento interno – muitas vezes não é preciso ir buscar “sangue novo”. Basta olhar à volta e fazer umas perguntas em cada departamento (de preferência, aos respon- 4. Criar formulários de candidatura sáveis por cada um deles) para descobrir talentos. E esta é também uma forma de manter os empregados mais moti- 5. Analisar com cuidado os currículos relevantes 6. Fazer uma entrevista inteligente vados e produtivos por constatarem que a empresa segue uma política de progressão das carreiras. . Recrutamento de antigos empregados – não se deve perder de vista os melhores profissionais que já trabalharam para a empresa. Poderão sempre regressar à empresa se lhes for apresentada uma proposta ou recomendar outras pessoas com a garantia de que são eficientes. 1. DEFINIR CORRECTAMENTE A EXIGÊNCIA DO CARGO Antes de começar o processo de recrutamento propriamente 3. ANÚNCIOS DE RECRUTAMENTO dito, deve-se definir exactamente o que se pretende. Qual é o Deverá ser efectuada uma escolha adequada dos meios onde cargo que está em aberto, quais são as funções inerentes a ele se pretende colocar os anúncios. Para tal, deverá ser identificado e que tipo de pessoa é que melhor o poderia desempenhar, numa primeira fase qual é o público-alvo desses mesmos meios. tendo em conta o seu historial académico, profissional e até o Se o perfil se adequa ao das pessoas pretendidas para preencher seu próprio perfil pessoal. Não se deve cair no erro de preencher a vaga na empresa, deve-se avançar com os anúncios. Depois deve imediatamente a vaga de um trabalhador que saiu mas sim ser escolhido o melhor meio: imprensa, Internet, universidades, pensar primeiro se precisam de facto de outra pessoa ou se as etc. A forma como é redigido o anúncio é também muito importante, suas funções podem ser desempenhadas por outros traba- devendo ser o mais claro possível, excluindo logo candidatos lhadores da empresa com iguais qualificações técnicas e hu- indesejáveis. Ou seja, se há qualificações imperativas para o cargo, manas. devem ser reveladas logo nesta fase. 7 caderno técnico · Recursos humanos 2.1 8 4. CRIAR FORMULÁRIOS DE CANDIDATURA em todas a direcções. Em segundo lugar, depois da triagem caderno técnico · Recursos humanos Os formulários de candidatura podem ser em papel ou em inicial, devem ser seleccionados os melhores currículos entre formato digital. Deverão estar estruturados de tal forma que, todos os que se adequam à vaga. Por fim, deve-se ler nas ao serem preenchidos, resumam o historial académico e profis- entrelinhas. Pode ser utilizada a seguinte estratégia: sional dos candidatos e, de preferência, as principais motivações para o preenchimento da vaga. Deverão ser, quer um comple- . Procurar dados concretos – se não forem descobertas num mento ao currículo, quer uma forma de confirmar as informações currículo informações claras e objectivas em relação a deste. Para criar fichas de candidatura eficazes devem-se seguir determinadas qualificações do candidato é provável que ele alguns passos: não as tenha. Não se deverá eliminar logo o currículo, mas registar a falha para que seja esclarecida numa fase posterior. . Fazer perguntas abertas – é muito pouco provável obter Pode-se tentar obter referências junto de ex-empregadores. “respostas abertas” num currículo. Por tal, a ficha de candidatura deve servir também para pedir ao candidato que . Começar pelo fim – a maioria dos candidatos coloca as in- escreva um pouco mais sobre si e sobre as suas motivações formações menos lisonjeiras no final do currículo porque ao se candidatar à vaga em causa. espera que o recrutador não chegue lá. . Criar fichas de candidatura em formato digital – não devem . Filtrar as informações irrelevantes – muitas páginas, mas ser eliminadas as fichas de candidatura em papel, mas deve poucas qualificações, revelam um candidato fraco. Se o ser criada uma versão em formato digital. Serve para ser currículo incluir demasiadas informações pessoais como a disponibilizada através da Internet e facilita a introdução ocupação de tempos livres há que filtrar apenas a informação das informações em bases de dados informatizadas ou a que interessa realmente. posterior actualização dos dados do candidato. 6. FAZER UMA ENTREVISTA INTELIGENTE . Construir uma base de dados – todas as fichas de candi- Escolhidos os candidatos mais adequados ao cargo vago datura recebidas deverão ser registadas numa base de dados. através dos seus currículos e dos resultados dos testes psicotéc- Mesmo candidatos que hoje não se adequam ao cargo em nicos ou outros (se tiverem sido realizados), é hora de os chamar aberto actualmente, poderão ser boas possibilidades para para falarem cara a cara. uma contratação futura. A entrevista é uma das fases mais importantes de todo o processo. Por isso, é importante que a entrevista seja devida- 5. ANALISAR COM CUIDADO OS CURRÍCULOS RELEVANTES mente estruturada de forma a conhecer ao máximo as carac- Quando qualquer empresa inicia um processo de recruta- terísticas pessoais do candidato e confirmar se todas as mento e começa a receber currículos, há uma grande percenta- informações que foram apresentadas anteriormente gem que não se adequa ao cargo em causa. É inevitável ter correspondem à verdade. dezenas, se não mesmo centenas, de candidatos que “disparam” 2.2 As entrevistas Para cumprir com o abordado anteriormente, ou seja, para “trabalhos de casa” no que toca a estudar com afinco o currículo, fazer uma entrevista inteligente, há que seguir determinados a ficha de candidatura e demais informações acerca dos candi- passos: datos com quem vai falar. O esquema seguinte apresenta os pontos-chave da organização prévia da entrevista. PREPARAR AS ENTREVISTAS Uma entrevista não é uma conversa social. Por isso, o entrevistador deverá prepará-la com antecedência e fazer os O tipo de entrevista e a forma como irá ser conduzida (e por quem) depende da empresa ou do cargo para o qual pretende recrutar. Nas empresas especializadas em recrutamento, por exemplo (que são contratadas para seleccionarem candidatos para outras empresas), as entrevistas são normalmente conduzidas por psicólogos, que registam por escrito o seu parecer em relação a cada candidato para, no final do processo, fazerem a triagem. Noutras empresas, que têm um departamento de recursos humanos organizado, as entrevistas podem ser conduzidas pelo próprio director de recursos humanos ou por qualquer outro profissional qualificado dessa secção. Há ainda empresas que preferem que seja o responsável máximo do departamento que está a contratar a falar directamente com os candidatos. definir o tempo previsto para a entrevista É óbvio que, para um cargo inferior na hierarquia, basta certamente uma entrevista para se chegar a uma conclusão sobre a decisão de recrutamento pelo que o tempo de duração será mais reduzido. Para um cargo de topo, uma única entrevista não é suficiente. Muito menos se feita por uma única pessoa. Pode-se escolher o próprio escritório, uma sala de reuniões ou até um “território neutro”, escolha do local como a sala de um hotel ou uma sala de qualquer outro departamento da empresa. Importante é criar um ambiente o menos intimidativo possível, com boa luminosidade, com a temperatura ideal e com poucos focos de distracção (como demasiadas imagens nas paredes, por exemplo). preparar as perguntas É importante anotar em papel todas as questões que se pretende colocar e registar as notas pré-entrevista. Deve ser feita a distinção entre as perguntas obrigatórias e as opcionais. ESCOLHER O TIPO DE ENTREVISTA Os estudos sobre a matéria identificam quatro grandes tipos de entrevistas: concreta O objectivo principal é extrair informações concretas nomeadamente sobre a função a desempenhar. A personalidade do candidato é o menos importante neste tipo de entrevista. As perguntas devem ser específicas e não dar abertura a divagações. situacional O objectivo consiste em verificar como o candidato enfrenta algumas situações típicas do cargo. Ou seja, as entrevistas são conduzidas para uma descrição completa do problema. Pode-se utilizar perguntas abertas tais como: “O que faria se...”. de confronto Desencadear uma situação de confronto para avaliar como é que o candidato reage. Planear um confronto inesperado, fazer insinuações sobre o percurso da carreira do candidato. O objectivo é analisar como o candidato reage à pressão. técnica Dar maior enfoque a questões técnicas. Simular, se necessário, um ambiente de «prova oral universitária» para confirmar se ele tem as capacidades que afirma ter. 9 caderno técnico · Recursos humanos quem vai entrevistar caderno técnico · Recursos humanos 10 ELABORAR AS PERGUNTAS Eis algumas questões típicas que poderão ser colocadas aos candidatos: Por que razão quer mudar de emprego? Qual considera que tenha sido o ponto mais alto da sua Por que razão se está a candidatar a este cargo? carreira? Desta forma, conhece-se e avalia-se as próprias motivações Deixar o candidato falar do que mais o orgulhou em funções do candidato e percebe-se se o que a empresa tem para lhe anteriores. É uma forma de avaliar o seu brio profissional. E de oferecer é o que ele realmente quer. reduzir os níveis de tensão associados a uma entrevista. Quais são os seus pontos fortes? Qual foi o ponto mais baixo da sua carreira? Com esta pergunta, o candidato tem a oportunidade de Tal como em relação aos pontos fracos, o candidato deve revelar pontos a seu favor e de revelar algo positivo acerca dele. ser capaz de falar à vontade de momentos que correram menos Se a resposta demorar ou se foram apresentados poucos pontos bem. fortes, isto pode revelar falta de confiança, timidez ou, no limite, incompetência. Quais são os seus objectivos a longo prazo e como é que acha que os conseguirá alcançar? Quais são os seus principais pontos fracos e limitações? É importante que os candidatos saibam ser auto-críticos. Quem não é capaz de assumir os próprios erros ou limitações Estas pergunta revelará projectos profissionais e de vida, permitindo avaliar as motivações, ambição e expectativas de promoção. demonstra arrogância. Uma boa resposta é o candidato enunciar os pontos fracos e dizer o que é que aprendeu com eles e o que fez para melhorar. TOMAR NOTAS E TIRAR CONCLUSÕES No decorrer da entrevista deve-se tomar notas com as respostas dos entrevistados e escrever alguns comentários Como foram as suas relações com a chefia e com os colegas sobre os seus comportamentos ao longo da reunião. No final, anteriores? depois do candidato sair, deve-se tentar classificar o seu desem- Há que saber como é que o candidato se relaciona frequen- penho ou mesmo atribuir-lhe uma nota. Esta acção deve ser temente com as pessoas que o rodeiam no local de trabalho. feita de imediato. Após dezenas de entrevistas não é possível Ele até pode ser excelente tecnicamente, mas se não souber a lembrança de todos os pormenores e a escolha torna-se mais trabalhar em equipa num cargo que o exige, então não serve. difícil. Esta é a tarefa mais sensível de qualquer gestor de recursos comportamentos dos empregados e, acima de tudo, os seus 11 humanos. Por muito que se diga o contrário a questão principal objectivos estratégicos. Para que este sistema funcione, é é e será sempre a do salário. Mas quem estrutura uma política essencial implementar um sistema de gestão por objectivos, de remunerações tem de atender a outro tipo de benefícios que para que cada empregado saiba antecipadamente o que é não apenas os de cariz monetário. esperado dele e como é que o seu nível de desempenho irá ser caderno técnico · Recursos humanos 3. Política de remunerações Para estruturar um sistema de recompensas há que ter em quantificado e recompensado. conta a cultura das empresas, nomeadamente as atitudes e 3.1 Tipos de recompensas Existem dois tipos de recompensas possíveis numa empresa: recompensas intrínsecas Distinguem e premeiam acções que contribuem elevadamente para o cumprimento dos objectivos da empresa. Não têm que ser necessariamente prémios em dinheiro, mas assumem frequentemente essa forma. O tipo de prémios depende muito da cultura da empresa e dos sistemas de remuneração. Devem ser prestigiados e credíveis, mostrando que são um tipo de reconhecimento especial por que vale a pena lutar. Acima de tudo a identidade do premiado e as razões que justificarão o reconhecimento deverão ser divulgadas publicamente. Este tipo de prémios deverá igualmente ter uma forte carga simbólica. Por vezes é mais apreciado ou o louvor público ou a entrega de prémios em espécie (viagens extensíveis à família, etc.) do que o sempre impessoal prémio monetário. recompensas extrínsecas Salário – É a recompensa mais comum do trabalho dos empregados. Pode ter uma parcela fixa, que inclui o salário base acrescido de subsídios (de alimentação, de doença, entre outros), e uma variável, que só será atribuído se o empregado tiver cumprido um determinado conjunto de objectivos. Incentivos – São complementos ao salário, de natureza variável, que têm como objectivo recompensar o mérito dos melhores empregados. Entre os principais incentivos a curto prazo contam-se as comissões, normalmente atribuídas à força de vendas da empresa, baseadas na facturação realizada em períodos de tempo curtos (um mês, um trimestre ou um ano); os bónus, cuja atribuição depende do cumprimento dos objectivos globais, funcionais ou individuais; e as viagens de incentivo, que são uma forma de incentivo não monetário que é bastante usual nas empresas. 12 INCENTIVOS A LONGO PRAZO caderno técnico · Recursos humanos Pertencem ao grupo das recompensas intrínsecas mas visam Podem ser recompensas em dinheiro ou em espécie e visam BENEFÍCIOS sobretudo a retenção e fidelização à empresa dos seus empre- satisfazer as necessidades de carácter social dos empregados. gados-chave, normalmente os gestores de topo. Dividem-se em três grupos: . Planos de stock options – são planos de opção de compra . Benefícios sociais – são atribuídos a todos os empregados de acções da empresa a um preço pré-determinado decorrido e visam suprir necessidades primárias e de segurança (saúde, um período de maturidade pré-acordado. A rentabilidade alimentação, invalidez, entre outras). Os mais frequentes obtida pelo titular depende da valorização das acções na são os subsídios de doença, seguros de saúde, etc. bolsa. As mais valias geradas calculam-se pela diferença entre a capitalização de mercado das acções findo o prazo . Fringe benefits – são benefícios específicos para determi- de maturidade e o valor de aquisição acordado à priori. Se nados cargos da empresa, quer devido à natureza das este valor for negativo, o titular pode optar por não exercer funções quer devido ao grau hierárquico. Incluem planos o seu direito de compra. de utilização de automóveis, despesas de representação, viagens, entre outros. . Planos de phantom shares – são unidades de participação que eliminam algumas das desvantagens dos planos de . Símbolos de estatuto – são benefícios que têm como objec- stock options , por exemplo, não estão dependentes da tivo distinguir os cargos de topo da hierarquia. Ceder a evolução das cotações bolsistas, mas a sua mecânica é utilização de um automóvel da empresa a um empregado muito semelhante à dos planos de stock options. É atribuído não é um símbolo de estatuto, mas já o será se estivermos um valor fixado à priori às unidades de participação, de a falar de um automóvel de topo de gama para um acordo com um determinado critério de valorização esco- administrador, ou um cartão de crédito gold. lhido. Têm um período de carência, após o qual poderão ser mobilizadas. . Planos de stock grants – consiste na possibilidade de aquisição de acções da empresa a preço reduzido, para a venda posterior, beneficiando o titular de um prémio de capitalização dependente da valorização da cotação das acções no mercado bolsista. 4. Como preparar um plano de formação A importância da formação 13 Na actual sociedade do conhecimento a formação académica que tem como objectivo a melhoria das qualificações dos não chega. É preciso investir na formação contínua dos recursos empregados e, consequentemente, a melhoria da performance humanos. É necessário que a empresa saiba como elaborar um geral das empresas. Do ponto de vista dos empregados, a plano de formação adequado às necessidades da empresa e ao formação poderá ser uma forma de consolidarem as suas perfil dos seus colaboradores. carreiras profissionais e de aumentarem o seu valor e atracti- Do ponto de vista das entidades patronais, um plano de vidade no mercado de trabalho. formação é uma ferramenta da gestão dos recursos humanos, 4.2 Fases de um plano de formação Identificação das necessidades Nesta, colocarão as necessidades de formação a satisfazer, os objectivos, os respectivos temas para as acções de formação necessárias, o número previsto de formandos e a duração. Descrição das acções de formação 3. PREVISÃO DA DURAÇÃO DA FORMAÇÃO Previsão da duração da formação É importante fazer uma previsão da extensão do tempo de formação. Poderá ser mais vantajoso e menos penalizante para as empresas e para os profissionais diminuírem a duração de Orçamentação cada aula e estenderem os cursos por um período de tempo total mais alargado. Por isso, é importante prever e planear Pesquisa de mercado todas as alternativas possíveis, que serão apresentadas, normalmente, pelos responsáveis de recursos humanos e posteriormente discutidas com os potenciais formandos e também Implementação e controlo com os formadores. 1. IDENTIFICAÇÃO DAS NECESSIDADES 4. ORÇAMENTAÇÃO O departamento interno da empresa encarregue de fazer o Inclui os encargos directos de formação (remuneração dos plano de formação (normalmente o de recursos humanos) formadores, encargos de deslocação, etc.) e a previsão dos contacta os directores das divisões principais (financeira, encargos de funcionamento (aluguer/utilização das instalações operacional, comercial, etc.) e reúne com cada um deles para para a formação, custos de operação das acções de formação, identificar os elementos de mudança na empresa e nos depar- etc.). Uma discussão frequente nas empresas está relacionada tamentos, nomeadamente: novos investimentos, novas com o cálculo dos custos de oportunidade devidos à ausência qualificações necessárias, objectivos de desempenho mais das pessoas em formação e os eventuais custos de substituição. ambiciosos, etc. Estes devem justificar os objectivos definidos Porém, normalmente, este tipo de custos não é contemplado e os recursos que serão necessários para os cumprir. Desta no plano de formação anual da empresa, mas nos orçamentos etapa deverá resultar um documento que resuma as necessidades individuais de cada unidade da empresa. Cabe aos responsáveis de formação e os objectivos e que sirva de base de referência de divisão realizar os orçamentos individuais e fazer as estima- para todas as fases seguintes. tivas dos efeitos que a formação terá na sua actividade e nos custos de mão-de-obra. 2. DESCRIÇÃO DAS ACÇÕES DE FORMAÇÃO Nesta fase, os responsáveis pelo planeamento das acções de 5. PESQUISA DE MERCADO formação poderão complementar as informações constantes no Esta fase não se aplica nas empresas que organizam as documento realizado na fase anterior ou criar uma nova grelha. acções de formação internamente, com formadores da própria caderno técnico · Recursos humanos 4.1 14 empresa. No caso de as acções de formação serem subcontra- Nestes casos, deverão ser negociadas previamente todas caderno técnico · Recursos humanos tadas a empresas de formação ou a formadores individuais, é as condições que irão ser necessárias. este o momento em que os responsáveis pela elaboração do plano de formação da empresa devem fazer uma prospecção . Custos – Os preços cobrados pelas empresas de formação de mercado. Ao analisarem todas as condições, poderão ter são, normalmente, elevados. Deve ser feita uma análise que fazer ajustes ao orçamento previsto. Devem ter em conta comparativa dos preços praticados pelo maior número os seguintes aspectos: possível de entidades verificando se as diferenças de preço são justificáveis pela qualidade. Não deve ser esquecida a . Credibilidade das empresas de formação – De preferência, inclusão no preço todas as condições necessárias. Os deverão ser empresas acreditadas para dar cursos de for- principais custos que as empresas de formação cobram mação, por entidades como o Ministério da Educação ou são: concepção da acção, organização e gestão da formação, o INOFOR. É conveniente tirar referências junto de anteriores coordenação da acção e formadores, logística (salas, equi- clientes destas empresas. pamentos, correios, telefones, etc.) e elaboração de documentos ou outros instrumentos pedagógicos. . Qualificações dos formadores – Quando a formação é subcontratada a empresas fidedignas, a qualidade dos for- 6. IMPLEMENTAÇÃO E CONTROLO madores é, à partida, assegurada por elas, até porque é a Depois de ser feito o orçamento previsional, de serem sua imagem de qualidade que está em causa. Quando se realizados alguns ajustes que tenham sido considerados tratam de formadores individuais, é importante ter conhe- necessários e de os membros da direcção o terem aprovado, cimentos do seu currículo como formador e das suas qua- resta implementar o plano de formação. A direcção de recursos lificações nas áreas em que irão dar formação aos seus em- humanos deverá contactar os responsáveis de cada departa- pregados. mento para acordarem as datas mais adequadas para a formação (depois de contactarem os formadores, para saberem . Local da formação – O local onde se irão realizar as acções qual a sua disponibilidade em termos de tempo). Os formandos de formação depende, na maioria dos casos, do número de serão informados das datas e acções de formação a que terão formadores e das condições logísticas que a empresa que que assistir, de preferência, pelo seu superior hierárquico encomenda a formação tem. Se existe um grande número directo. Muitas empresas estão a optar por um sistema de de empregados para assistir a uma determinada formação, avaliação dos formandos no final das acções de formação, o mais frequente é que os formadores subcontratados se para irem acompanhando o seu grau de aproveitamento e a dirijam às instalações da empresa, caso contrário, serão os sua evolução. Por outro lado, os formandos também terão a empregados que terão que se deslocar. Porém, a empresa oportunidade de fazerem a avaliação da qualidade do curso pode não ter, por exemplo, salas disponíveis, ou equipamento e dos formadores. de projecção e vídeo de que os formadores necessitam. 5. Como avaliar o desempenho O desempenho como factor de avaliação Avaliar o desempenho do pessoal é uma técnica de gestão A fixação clara dos objectivos de desempenho de cada que visa melhorar a performance individual e colectiva, tornar departamento é o requisito base para um sistema de avaliação os sistemas de recompensa mais justos e gerar efeitos positivos de desempenho eficaz. Esses objectivos devem ser quantifi- na motivação das pessoas. cados, através de indicadores simples e fáceis de medir, e devidamente calendarizados. Quer os que são relativos à medir e diferenciar o desempenho individual performance global da empresa (caso do volume de facturação, resultados líquidos, índice de satisfação do cliente, quotas de mercado, etc), como o cumprimento de objectivos de performance individual (contribuição para os objectivos objectivos dos sistemas de avaliação de desempenho dar a conhecer a opinião dos superiores hierárquicos sobre o desempenho de cada colaborador do departamento, número de pedidos satisfeitos, produtividade, absentismo, cumprimento de prazos, prémios, etc). A avaliação de desempenho abrange, em regra, alguns elementos de carácter qualitativo e comportamental (opinião das chefias e dos colegas, auto-desenvolvimento técnico e pessoal, qualidades de liderança, trabalho em equipa, etc). ajudar a tomar decisões sobre a política de remunerações e incentivos e identificar as deficiências no desempenho individual e colectivo e tentar corrigi-las 5.2 É do correcto balanceamento entre estes vários elementos que se constrói uma boa grelha de indicadores para avaliar o desempenho. Os métodos de avaliação A avaliação de desempenho é, em regra, semestral ou anual. mente acordada e incluir comentários qualitativos sobre o Deve ser feita por escrito através de um questionário padronizado desempenho do avaliado que inclua as áreas prioritárias a que visa classificar o desempenho do avaliado com base em melhorar. Esta informação será essencial como ponto de partida critérios quantificáveis. No final deverá incluir uma avaliação para a avaliação dos períodos seguintes: global do candidato segundo uma escala de avaliação previa- 15 caderno técnico · Recursos humanos 5.1 caderno técnico · Recursos humanos 16 MÉTODOS DE AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO MAIS UTILIZADOS avaliação pelo superior hierárquico É o método mais comum. Tem a vantagem de haver um único avaliador o que garante alguma homogeneidade e rigor na interpretação dos critérios de avaliação e na análise comparativa de desempenho. A desvantagem principal é que o avaliador pode ser influenciado pela imagem global e histórica que possui sobre o avaliado e pelo tipo de relacionamento técnico e pessoal. auto-avaliação São os avaliados que medem a sua própria performance. No final, cada superior hierárquico analisa as respostas, faz a sua própria avaliação e reúne com cada um dos avaliados para discutir os resultados. Este método estimula o empenho e desenvolvimento dos subordinados mas os resultados podem ser condicionados pelos pontos de vista e interesses individuais de cada avaliado. avaliação a 360° É o método de avaliação mais sofisticado. Todos os trabalhadores, independentemente da sua posição hierárquica, são simultaneamente avaliadores (conservando o anonimato) e avaliados. Este método tem a vantagem dos subordinados terem a oportunidade de avaliar livremente o desempenho dos seus chefes, mas pode ter efeitos nefastos ao nível da motivação e dos sentimentos de auto-estima dos visados, sobretudo das pessoas em graus mais elevados da hierarquia. Para que serve a avaliação 17 A avaliação de desempenho tem, sobretudo, objectivos pedagóg- Se as avaliações forem, em regra, negativas, talvez a fasquia de icos. Não é um processo que visa castigar ou recompensar os objectivos de desempenho estivesse demasiadamente elevada. avaliados. Deve ser um instrumento precioso para auscultar os seus Pelo contrário, se a esmagadora maioria das avaliações for pontos fortes e fracos, as áreas passíveis de melhoria e as necessidades muito positiva isso poderá ser um sinal que as chefias estão a de formação prioritária. Do ponto de vista da empresa, a avaliação ser pouco exigentes com os seus colaboradores. Nesse caso deverá igualmente servir de base para melhorar o sistema de talvez faça sentido entregar a tarefa a especialistas externos. compensações (nomeadamente em caso de prémios de desempen- As avaliações de desempenho são inevitavelmente momentos ho), para o desenvolvimento de planos de carreira (incluindo sistemas de alguma tensão na empresa. Deve ser tirado partido dessa internos de promoções) e a calendarização de acções de formação. ameaça transformando-a numa excelente oportunidade para A avaliação é também uma oportunidade para o avaliador ouvir e reflectir sobre as queixas e as sugestões dos colaboradores estabelecer e rever objectivos globais e individuais de desem- bem como para reconhecer e louvar publicamente o mérito dos penho que poderão estar desajustados à realidade da empresa. colaboradores mais eficientes ou mais dedicados. 5.4 Como lidar com um desempenho fraco Seguidamente são apresentadas as causas possíveis para um mau desempenho e como se deve lidar com elas: CAUSAS POSSÍVEIS COMO FAZER desmotivação Assim que for detectado este problema, deve ser atacado de imediato, descobrindo as suas causas possíveis. Estabelecer um plano de melhoria com prazos definidos. falta de capacidade Quando o empregado perde o ritmo e não acompanha as exigências do cargo, deve primeiro identificar quais as capacidades que lhe faltam (ritmo de trabalho, lacunas na formação, conhecimentos técnicos). Oferecer sessões de formação, ou substituir o funcionário por outra pessoa com capacidades adequadas. absentismo e pontualidade Este é um comportamento intolerável que, no limite, implicará o despedimento do trabalhador. Verificar se o empregado está bem integrado na equipa ou se a mudança para um horário mais flexível resolveria o problema. problemas pessoais É importante concentrar-se apenas no desempenho profissional. Em casos graves, pode-se propor ao empregado que tire uns dias de férias para resolver a sua situação. Em último caso, deve-se solicitar ao funcionário que recorra a apoio médico. 15 CRITÉRIOS PARA DETECTAR QUADROS DE ELEVADO POTENCIAL 1. procura permanentemente de oportunidades de desenvolvimento? 9. enfrenta as responsabilidades e assume-as perante as chefias? 2. é tecnicamente mais brilhante do que a média? 10. é ambicioso. quer melhorar continuamente os resultados? 3. aproveita as ocasiões de aprendizagem técnica e pessoal? 11. retira lições dos erros e ultrapassa os fracassos sem culpar os outros? 4. sente-se à vontade noutras culturas e cargos? 12. possui um temperamento orientado para a acção? 5. dá particular atenção aos detalhes do seu trabalho ou função? 13. tem a coragem de assumir uma posição, ainda que critica, e mantê-la? 6. consegue criar um ambiente de trabalho agradável? 14. procura, em todas as circunstâncias, marcar a sua diferença? 7. é particularmente dotado para relações humanas? 15. reage bem às críticas dos outros e às adversidades? 8. procura e sabe tirar proveito das opiniões dos outros? caderno técnico · Recursos humanos 5.3 6. Como delegar decisões caderno técnico · Recursos humanos 18 Delegar é fundamental 6.1 O primeiro segredo para delegar com eficácia é seguir o portugueses. Ou porque não confiam o suficiente nos seus princípio: faça apenas o que só você pode fazer. Infelizmente subordinados ou pura e simplesmente porque gostam de nem todos os gestores seguem este princípio. Deve-se deixar assumir sozinhos todas as responsabilidades até ao mais ínfimo de centralizar as tarefas que outros podem fazer melhor. dos detalhes. Ou ainda porque quando finalmente se decidem pela delegação não o sabem fazer da forma correcta (não dizendo A maioria dos gestores diz que está sobrecarregado de claramente o que pretendem, por exemplo) nem às pessoas trabalho e não tem tempo para fazer todas as tarefas que certas (por exemplo, não fazendo corresponder as exigências gostaria. O mais provável é que esses gestores estejam a delegar da tarefa às qualificações técnicas e humanas do subordinado pouco e mal. Ou dito por outras palavras, que estejam a cen- em quem decidem delegar, não prestando a formação ou o tralizar em demasia as decisões, um «pecado» dos gestores apoio adequado, etc). PRINCÍPIOS BÁSICOS PARA DELEGAR COM EFICÁCIA faça apenas o que só você pode fazer Não perca tempo com tarefas que pode delegar a outras pessoas que estejam não faça as tarefas associadas a um salário mínimo Uma empresa não ganha dinheiro se os seus profissionais mais bem pagos passam não assuma as tarefas que pertencem aos outros Seja mais humilde. Não presuma que faz tudo melhor do que os outros. Principalmente há coisas que outros fazem muito melhor Provavelmente não é você que arranja os canos em casa, mesmo que à partida tenha hierarquicamente abaixo de si. grande parte do tempo a caminhar para a máquina de fotocópias ou a fechar envelopes. O executivo está a perder tempo e, consequentemente, a empresa está a perder dinheiro. se se tratar de tarefas que acrescentam pouco valor para a empresa. Aprenda a delegar. Vai ver que não custa! algum talento para a bricolage. Nestes casos o mais provável é que prefira contratar um canalizador, ou seja, um especialista. Também no emprego, precisa de arranjar pessoal especializado para desempenhar determinadas funções dentro dessa especialidade. É tão simples quanto isso. 6.2 Como decidir o que delegar É sabido que não se pode delegar todas as tarefas. Porém, as actuais tarefas. É necessário saber exactamente quais as se for efectuada uma listagem de como é utilizado o tempo de tarefas que se podem delegar e, mais importante, quem é que trabalho certamente se chegará à conclusão que nem tudo o tem qualificações para as desempenhar tão bem quanto nós que se faz tem, de facto, valor acrescentado para a empresa. E próprios. Deve ser feita uma avaliação e selecção das tarefas se forem listadas as competências das pessoas que nos rodeiam de acordo com o esquema seguinte: decerto se verificará que não somos a única pessoa a poder fazer não as complete nem as delegue quais as tarefas que estou a fazer que podem ser cumpridas por outra pessoa? delegue estas tarefas aos seus subordinados quais as tarefas que só eu é que posso desempenhar? não delegue estas tarefas e dê-lhes prioridade delinear as opções estratégicas 19 TAREFAS A MANTER Os estudos sobre este tema demonstram que as tarefas que um gestor de topo deve manter enquadram-se nas seguintes oito categorias: O planeamento estratégico da empresa, a definição de objectivos a curto e médio prazo e os meios técnicos e humanos para os atingir é uma tarefa exclusiva dos gestores de topo e como tal não delegável. liderança de projectos-chave Liderar significa conduzir um grupo ou um projecto ao sucesso. Nos projectos que forem considerados como prioridade estratégica não será aconselhável delegar as funções de liderança e coordenação geral das equipas. criação de sistemas de recompensas Estabelecer os níveis e tipos de recompensas para cada categoria profissional cabe sistemas de controlo do desempenho O controlo da execução das tarefas de cada colaborador e a verificação do cumprimento única e exclusivamente aos gestores. Mesmo que essa decisão seja participada a palavra final é do responsável máximo da empresa. das regras de trabalho não são tarefas operacionais dos gestores de topo mas sim dos chefes de divisão. Porém, a verificação da eficácia global dos sistemas de controlo não pode ser delegada. gestão dos recursos humanos Mesmo que exista um departamento especifico de recursos humanos deve haver um gestor de topo com a responsabilidade de gerir pessoalmente este tipo de assuntos. O líder deve mostrar empenho pessoal nas tarefas de acompanhamento e motivação dos subordinados e tomar decisões delicadas e confidenciais sobre promoções, contratações e despedimentos. manter os relacionamentos com os clientes-chave Não deve ser delegado completamente o relacionamento com os principais clientes assegurar uma boa comunicação interna Um gestor deve certificar-se pessoalmente da eficácia dos canais de comunicação. da empresa. Esta é a melhor forma de garantir a sua fidelidade e de aprofundar as relações comerciais e pessoais. A manutenção de um fluxo constante de informações relevantes dentro da empresa também é da sua responsabilidade. avaliar os resultados O gestor de topo estabelece os objectivos e deve avaliar a evolução dos resultados. Quando há desvios significativos, deve entrar imediatamente em acção para corrigir os erros. caderno técnico · Recursos humanos quais as tarefas que estou a fazer mas que são irrelevantes? caderno técnico · Recursos humanos 20 TAREFAS A DELEGAR As tarefas mais óbvias de delegar, e as que geralmente identificar, com rigor e honestidade, aquilo que melhor se sabe consomem mais tempo, são as de rotina. Mas podem surgir fazer e que é mais importante para a empresa e delegar os outras áreas em que os colaboradores saibam fazer melhor. assuntos menos estratégicos ou que outros farão mais rapida- Desde tarefas menos simpáticas como lidar com reclamações mente ou com menores custos e maior eficácia. ou comunicar más notícias que, por vezes, podem ser feitas por pessoas que têm um dom natural para resolver problemas COMO DELEGAR POR ETAPAS complicados, até tarefas mais interessantes que se podem Depois de ter classificado as tarefas chegou a hora de delegar. delegar como forma de motivação dos subordinados ou de As etapas identificadas na página seguinte deverão ser seguidas ensaio para futuras funções de liderança. A regra de ouro é de para delegar com sucesso: escolher as pessoas certas DESCRIÇÃO Delegar nos subordinados que se sabe que podem aceitar responsabilidades. Escolher cuidadosamente e assegurar que são competentes, empreendedoras, pró-activas e de preferência melhor organizadas do que o chefe. avaliar as competências dos subordinados Não adaptar as tarefas ás pessoas. Fazer o inverso. Perceber qual é o perfil de profissional aproveitar a curva de aprendizagem Não esquecer que a primeira tarefa delegada pode não correr da melhor forma. Não cair começar por delegar tarefas menos importantes Reduzir os riscos delegando tarefas menores de início: limitar os estragos em caso de informar as pessoas do objectivo da tarefa Não se limitar a explicar apenas o que é que elas devem fazer. Quando as pessoas adequado à tarefa que se vai delegar. na tentação de pegar no assunto por si antes de avaliar o tempo que se pode poupar a longo prazo se a pessoa aprender sozinha. fracasso e ajudar a construir a auto-estima da pessoa que assumiu aquela responsabilidade. percebem como se enquadra o seu trabalho no processo, podem reagir melhor quando as coisas correm mal ou quando quem delegou não está presente. Preparar-se para receber novas ideias sobre a melhor forma de desempenhar a tarefa. Ouvir as sugestões mesmo que não se tenha intenção de as seguir. comunicar com clareza registar as tarefas delegadas e a quem Comunicar de forma a ter a certeza que se passou correctamente a informação relativa ao que é preciso fazer. Pode-se mesmo pedir que repitam as instruções. Fazer uma lista de tudo o que se delegou e a quem, anotando os progressos. Pedir sugestões de prazos para o cumprimento das tarefas e dizendo se tem urgência. Algumas pessoas pegam no telefone ou na caneta minutos depois de lhes entregarem a tarefa, outras só pegam no assunto no dia seguinte. É importante descobrir com quem se está a lidar. dar importância a qualquer tarefa Dizer sempre à pessoa que é a melhor possível para desempenhar uma determinada tarefa. Mesmo que se trate de agrafar relatórios, dizer que o trabalho deve ficar com um aspecto “de primeira qualidade”. garantir as condições necessárias ao desempenho das tarefas Fornecer a formação necessária às pessoas para desempenharem as tarefas que lhes procurar delegar uma tarefa completa É sempre importante que as pessoas tenham uma visão de conjunto. É preferível entregar foram confiadas ou conceder o tempo e recursos necessários para que a pessoa aprenda. a execução de uma tarefa do princípio ao fim, em vez de a fraccionar em parcelas atribuídas a várias pessoas. Assim, no final, sabe-se quem se deve premiar pelo sucesso ou responsabilizar pelo eventual fracasso. 21 caderno técnico · Recursos humanos ETAPA 7. Como gerir o trabalho em equipa caderno técnico · Recursos humanos 22 7.1 O trabalho em equipa Criar um grupo de trabalho para resolver um determinado nado projecto e objectivo comum. O termo «equipa» não corres- assunto é relativamente fácil. Liderar uma equipa cujo nível de ponde ao simples agrupamento de pessoas com competências desempenho global é superior à soma do desempenho individual diversas. É necessário que essas pessoas se comprometam em já é uma tarefa difícil. torno de um determinado objectivo, que adoptem regras e Os estudos comprovam que o desempenho das equipas será procedimentos comuns, e se considerem solidariamente respon- sempre superior ao dos indivíduos que os constituem desde que sáveis pelo resultado final desse projecto. Este tipo de equipa se combinem pessoas com habilidades, competências e expe- tem, em regra, um líder que é aceite pelos restantes elementos riências diferentes e quando existe um líder capaz de maximizar devido à sua autoridade formal, competência técnica ou capacidade o potencial individual tendo em vista a satisfação de um determi- de liderança (idealmente deverá reunir os três requisitos). equipa pessoas com habilidades, competências e experiências diferentes líder maximiza o potencial de cada indivíduo mesmo objectivo mesmas regras responsáveis pelo projecto CARACTERÍSTICAS DE UMA BOA EQUIPA O TAMANHO E FORMATO DAS EQUIPAS Estamos em presença de uma equipa de elevado potencial O tamanho das equipas pode variar consoante o tipo de quando os seus membros discutem os objectivos, avaliam as trabalho a desenvolver. É do mais elementar bom senso que ideias, tomam decisões e trabalham em conjunto para atingir quanto maior o número de elementos maior a possibilidade da os fins propostos. Têm, em regra, uma liderança forte e eficaz. coesão da equipa ruir ou se dar origem a conflitos de personali- São compostas por pessoas de qualificações distintas mas dade. A decisão sobre o formato da equipa depende do tipo de complementares. Formulam objectivos precisos e quantificáveis. projecto. Para tarefas rotineiras é importante que cada elemento Revelam capacidade de agir rapidamente e de se adaptar a saiba precisamente qual é o seu papel específico e como é que novas situações. Existe boa comunicação entre os seus membros a sua contribuição encaixa no esforço global da equipa. Para e, em regra, um bom relacionamento pessoal. tarefas mais criativas será decerto saudável menos rigidez na actividades de grupo e individuais. E, por fim, estabelecer se se trata de uma equipa temporária 23 (cujo ciclo de vida termina quando o objectivo é alcançado) ou caderno técnico · Recursos humanos atribuição de tarefas precisas e maior conciliação entre as Outra decisão importante é a de preferir um tipo de equipa permanente (por exemplo, a equipa responsável pelo lançamento que se relaciona entre si através de sistemas formais de reunião, de projectos especiais, ou que agrupa os gestores nacionais de debate e execução ou se, pelo contrário, será preferível apostar uma multinacional, etc). em reuniões de trabalho de base informal (especialmente vocacionado para equipas criativas). CRIAR UM BOM AMBIENTE DE TRABALHO O sucesso de uma equipa depende, sobretudo, da selecção DEFINIÇÃO DE OBJECTIVOS E PRAZOS criteriosa dos seus elementos mas também da criação de um Esta é a tarefa mais importante para o sucesso da equipa ambiente de trabalho agradável e tranquilo. Muitas equipas de trabalho. Os objectivos não são obviamente imutáveis. A optam por reunir-se fora dos seus locais de trabalho conven- dada altura da evolução do projecto o líder da equipa pode cionais precisamente para fortalecer o chamado «espírito de concluir que é possível estabelecer objectivos mais ou menos equipa». Este dependerá do tipo de relações interpessoais que ambiciosos. É importante que todos os elementos da equipa já existem, ou forem entretanto criadas, entre os seus membros. tenham um fim comum a atingir com o qual se identificam e Do respeito pelas diferenças de personalidade entre os seus se comprometem a trabalhar em conjunto. A regra de ouro é membros, do tom afável e aberto das conversas, do grau de a de dividir os objectivos a longo prazo em projectos de curto abertura a novas ideias ou sugestões de trabalho e até do nível prazo de modo à equipa ir cumprindo etapas sucessivas. Igual- de amizade e bom relacionamento pessoal que possa existir mente importante é a tarefa de definir prazos limite de execução entre os membros da equipa. ambiciosos mas realistas. 7.2 O papel do líder da equipa Depois da equipa entrar em funcionamento o líder deve dos objectivos nos prazos fixados. O líder de uma equipa não assumir uma posição mais discreta e humilde e preocupar-se, tem necessariamente um papel simpático. Cabe-lhe a respon- sobretudo, em extrair de cada elemento o seu máximo potencial. sabilidade de ir monitorizado a dinâmica da equipa e os seus Deve inspirar os outros, distribuir funções, partilhar respon- resultados, se necessário, retirar da equipa eventuais elementos sabilidades, motivar as pessoas, facilitar o processo de trabalho, perturbadores ou, no limite, extinguir a própria equipa. Em remover os potenciais obstáculos, dotar a equipa dos meios consequência o líder de uma equipa deve aliar aos conheci- técnicos e humanos necessários, manter o equilíbrio e o bom mentos técnicos do projecto fortes competências em gestão ambiente de trabalho e, sobretudo, assegurar o cumprimento interpessoal. caderno técnico · Recursos humanos 24 AS DIFERENÇAS ENTRE UM GESTOR E UM LÍDER o gestor administra o líder inova o gestor faz o mesmo, melhor o líder faz coisas diferentes o gestor mantém ou aperfeiçoa o líder cria ou desenvolve o gestor actua com base na realidade o líder investiga-a e tenta mudá-la o gestor respeita o sistema e a estrutura o líder tem a obsessão pelas pessoas o gestor tem uma visão de curto prazo o líder tem uma visão de longo prazo o gestor pergunta como e quando o líder pergunta o quê e porquê o gestor concentra-se no resultado imediato o líder concentra-se no resultado futuro o gestor respeita as hierarquias o líder desafia o status quo o gestor faz as coisas bem o líder faz as coisas certas Dentro do grande tema Recursos Humanos, a gestão pes- como pela própria estrutura e apresentação formal do mesmo. 25 soal adquire particular importância. Um director de recursos Outros elementos importantes que têm influência na gestão humanos deverá ser conhecedor de algumas técnicas e formas pessoal são as apresentações em público, a própria gestão do de actuar diárias que melhoram o desempenho pessoal e pro- tempo e a preparação das reuniões. caderno técnico · Recursos humanos 8. Gestão pessoal fissional. Dominando determinadas formas de actuação no ambiente A forma como um candidato apresenta o seu currículo deve ser analisada pelo responsável tanto pelos dados apresentados empresarial torna-se mais fácil a relação com o próprio trabalho e com os que nos rodeiam. redacção de curriculos apresentações em público GESTÃO PESSOAL preparar reuniões gestão do tempo 8.1 Como fazer apresentações em público Mais do que uma questão de talento natural, a arte de apre- esse aparente “à vontade” é fruto de uma boa preparação e, sentar uma comunicação em público obedece a técnicas que acima de tudo, da experiência. Há, no entanto, técnicas básicas podem ser aprendidas, treinadas e apoiadas por meios audio- de apresentação que ajudam a melhorar as qualidades de bom visuais. comunicador. A regra de ouro é ter sempre presente que a forma Falar em público é difícil. Claro que há pessoas que têm mais facilidade de comunicação do que outras. Mas, em regra, de comunicar é tão ou mais importante do que o conteúdo da mensagem. a preparação prévia conselhos que ajudam a dominar a difícil arte de falar em público no dia da apresentação o momento das perguntas caderno técnico · Recursos humanos 26 8.1.1 A preparação prévia O objectivo da comunicação deve ser claramente definido, para que, de acordo com o contexto – local e audiência –, possa decidir qual é a melhor abordagem e quais os meios a utilizar. . Estilo de comunicação Embora o estilo deva ser adaptado ao tipo de público, há algumas regras gerais a respeitar: Geralmente a apresentação será mais eficaz se tiver um único tema consistente, objectivos claros e secções bem definidas e fáceis de compreender. Seguidamente são apresentados os passos a seguir. . Ser sincero e natural – Usar a própria linguagem. Não tentar fazer-se passar por aquilo que não se é. Acima de tudo deve-se sentrir confortável com as palavras que se usa; . Demonstrar entusiasmo – Não esquecer que o brilho nos . Definir a estrutura do texto olhos e o envolvimento pessoal demonstrado perante a Clarificar todas as informações relevantes antes de se audiência são contagiantes; começar a escrever. Em primeiro lugar, resumir todas as ideias . Mostrar-se agradável e amistoso – Procurar sorrir durante sobre o tema da exposição. Este deverá ser tão abrangente a apresentação, quando tal for oportuno. Isso poderá fazer quanto possível. Sugere-se a seguinte metodologia: com que se conquiste a simpatia do público facilmente; . Utilizar o humor, mas com cuidado – Há pessoas natural- . Escrever o tema principal da apresentação no centro de uma folha em branco; . Desenhar ramos a partir dessa caixa principal com os sub-temas da sua exposição; . Fazer corresponder a cada sub-tema um resumo do conteúdo que se pretende comunicar; . Definir a sequência lógica da exposição e qual o meio mente bem dispostas e com sentido de humor, mas a maior parte não é. O humor é uma arma poderosa para conquistar a atenção da audiência. Mas algumas tiradas humorísticas podem ser mal recebidas. Em alternativa deve-se intercalar a apresentação com mudanças do tom de voz, enfatizar as palavras com gestos ou adicionar histórias ou testemunhos pessoais. audiovisual de suporte; . Definir o tipo de elementos gráficos que vão enriquecer o conteúdo da comunicação. . Controlo do tempo Deve-se conhecer antecipadamente a duração da apresentação para que melhor seja possível o seu planeamento. Alternar Não esquecer que há software específico para apresentações as mensagens verbais com as visuais, bem como o discurso que ajudam a definir esta estrutura-base. Existem inclusivamente formal com o informal. Em média, as pessoas só conseguem modelos predefinidos para a estruturação dos tipos de apresen- concentrar-se totalmente na sua mensagem durante dez minutos, tação mais comuns. pelo que a variedade é uma necessidade para prender a atenção da audiência. Mais uma vez, os softwares de apresentações têm . Tipo de audiência ferramentas de controlo do tempo que podem ajudar. Deve-se Existem dois tipos de público: o que quer assistir e o que simular previamente a exposição aferindo se é respeitado o tem de assistir. Pode-se julgar com antecedência qual o tipo tempo previsto. básico do público que se vai enfrentar. Por exemplo, procurar conhecer previamente alguns membros da audiência ou falar . Fluência do discurso com outras pessoas que já animaram sessões similares. Mas Ser conciso e claro. Construir as frases cuidadosamente mesmo que se obtenha essas informações é sempre difícil evitando os advérbios de modo. Ser pragmático na mensagem avaliar previamente o nível de motivação da audiência no dia que se quer passar é um sinal de respeito para com os ouvintes. da apresentação. Há outros factores que podem afectar a Ser prudente em relação aos termos técnicos. Procurar ser atenção da audiência e que devem ser considerados – a di- comedido na sua utilização. Resistir à tentação de demonstrar mensão da sala, a temperatura, a luz, etc. Analisado o perfil repetidamente que se é um especialista no assunto. da audiência, deve-se agora classificar e seleccionar o material reunido. Eliminar a informação desnecessária e o pormenor . Utilização de meios audiovisuais excessivo. Ter sempre presente qual é o objectivo final da Dar especial atenção à página de abertura do diapositivo. comunicação. A apresentação propriamente dita deverá começar com um sumário do que se vai seguir. Os slides deverão estar esquema- palavras fluírem, óptimo, mas se isso não acontecer deve-se 27 tizados por tópicos. Tentar ser o mais sintético possível. Não procurar ter um apoio. Estruturar as notas e numerá-las. Por transformar a apresentação num discurso. Ler em voz alta o exemplo, cartões do tamanho de postais são úteis porque cabem que está escrito é um dos erros típicos das palestras monótonas. nos bolsos. Não se deve confiar na memória para estatísticas Assegurar que o tamanho de letra e que as cores do texto e dos e citações. Escrevê-las por extenso para evitar embaraços. Mas fundos não estão a prejudicar a leitura. Esse cuidado deve ser se for necessário recorrer às notas deve evitar-se segui-las palavra redobrado se usar gráficos ou tabelas. As imagens servem para por palavra. Isso tornará a apresentação monótona e desinte- auxiliar a compreensão da apresentação e não para as substituir. ressante. caderno técnico · Recursos humanos Nunca o orador se deverá colocar entre a audiência e o ecrã. . Ensaio geral . Os apontamentos Deve-se prever o maior número de circunstâncias ex- Se na apresentação não estiver prevista a utilização de meios traordinárias que possam ocorrer durante a apresentação. Tentar audiovisuais deve-se preparar notas ou outros auxiliares de recriar condições como a escassez de tempo ou o eventual mau memória com os quais o orador se sinta confortável. Se as funcionamento de um suporte audiovisual que escolher. 8.1.2 No dia da apresentação Antes de sair de casa deve-se fazer uma lista do que se tem . Preparar a abertura da apresentação. As primeiras frases de levar. O vestuário é importante. Deve-se mostrar profissional, são cruciais. Só se tem uma oportunidade para causar uma elegante e cuidado, mas não extravagante. Sobretudo, deve-se boa impressão. Não esquecer que a maioria das pessoas vestir de forma confortável. faz uma avaliação intuitiva da qualidade do orador nos primeiros 10 minutos da palestra. . Preparativos Quando chegar ao local da apresentação verificar o ambiente . Forma de discursar da sala (temperatura, ventilação, disposição dos lugares, ilumi- O sucesso de uma palestra depende da combinação eficaz nação). Em seguida, experimentar os meios audiovisuais e de estímulos verbais e não verbais. Eis algumas recomendações: certificar-se de que todos vêem o ecrã. Colocar os meios de apoio (computador portátil, retroprojector, máquina de slides, . Se possível preferir enfrentar o público de pé. Tal demons- ou vídeo) numa posição conveniente para o orador e para o trará automaticamente que o orador possui uma grande público. Separar o material que se vai entregar no final da auto-confiança e profissionalismo; apresentação e pôr um copo de água em cima da mesa. As . Manter-se direito, mas não rígido. Evitar gestos exagerados; últimas atenções deverão ser para a apresentação pessoal. . Evitar os maneirismos que possam desviar a atenção do público; . Dominar os nervos Se não se estiver ligeiramente apreensivo antes de fazer uma apresentação isso poderá ser um sinal de excesso de . Olhar para toda a audiência. Caso contrário, alguns dos ouvintes acabarão por se sentir esquecidos, perdendo assim o interesse na apresentação; confiança. Se controlado, o nervosismo pode melhorar a qual- . Não distrair o público. Se for usada muitas vezes a expressão idade do discurso. Eis alguns conselhos para conseguir ultra- «percebem?» haverá certamente alguém na audiência, a passar os sinais da ansiedade: contar o número de vezes em que se usou o termo. . Manter as mãos numa posição confortável; . Se a voz atraiçoar, fazer uma pausa, aclarar a garganta e beber água; . Postura e gestos Os gestos devem pôr em destaque o que se está a dizer. Eis alguns exemplos: . Não dar aos nervos a matéria-prima de que precisam para se manifestar como, por exemplo, moedas soltas, chaves . Braços cruzados sugerem desinteresse e distância; ou canetas para tamborilar; . Polegar e indicador a tocar-se indicam precisão. caderno técnico · Recursos humanos 28 . O movimento “ de corte” com as mãos destaca algo de imperativo; . Tocar na cara, coçar a cabeça ou esfregar o queixo demonstram insegurança. . Evitar olhar para o chão, para as notas ou para o peito, no decorrer da palestra. A menos que haja uma boa razão, não se deve fazer pausas entre uma palavra e a seguinte; . Destacar algumas palavras-chave, sílabas e frases. Alongar as vogais para dar mais autoridade e animação à mensagem . Utilização da voz Eis cinco aspectos importantes a respeitar: que se deseja transmitir; . Não ter receio de se repetir. Pode ser uma técnica útil que beneficia a exposição, especialmente no caso de se estar . O objectivo é que a voz chegue ao fundo da sala sem que seja preciso gritar. Uma postura correcta e uma respiração a utilizar um tom e timbre diferentes do discurso normal; . É natural que se fale mais depressa nas apresentações, eficaz podem ajudar. No início da apresentação certificar- quer porque se começa a adoptar o ritmo de uma conversa -se de que todos conseguem ouvir. Usar o volume para informal, quer por se querer chegar ao fim da exposição dar ênfase e para assinalar uma quebra de ligação; o mais depressa possível. É preferível omitir partes da . Falar claramente. Não arrastar nem “comer” as palavras. apresentação do que falar à pressa. 8.1.3 O momento das perguntas Antes de terminar, deve-se resumir claramente as ideias honesto em todas as respostas. Se não se souber como respon- principais. Sorrir e convidar o público a fazer perguntas. Este der, deve-se admiti-lo. No final certificar-se de que nada ficou momento é extraordinariamente positivo porque permite avaliar esquecido na sala. Retirar as lições mais importantes do que a opinião do público em relação à exposição, esclarecer por- correu bem e, especialmente, do que correu menos bem. Fazer menores e desenvolver os eventuais aspectos menos claros. apresentações eficazes é uma questão de prática e, sobretudo, Deve-se portanto acolhê-lo de bom grado em vez de o temer. de aprendizagem. Ao responder deve-se ser sincero, directo e prestável. Ser Como redigir um currículo O currículo é como um cartão de visita que um candidato apresenta a um potencial empregador. Apesar de incluir as 29 erro. O recrutador poderá nem sequer estar interessado em conhecer o candidato. fases, qualidades, qualificações e feitos mais importantes da vida de cada profissional, não deve ser uma autobiografia, mas um resumo objectivo e simples. Antes de se iniciar a redigir o currículo vale a pena sentar um pouco e pensar no que se fez até ao momento e nos objectivos O mais importante é que consiga chamar a atenção do que se tem relativamente à carreira e a um novo emprego. Pensar potencial empregador e despertar a sua vontade para conhecer no que se gostaria de estar a fazer hoje e onde, e como é que se pessoalmente o candidato. vê daqui a um e a cinco anos. A partir daqui, podem ser definidos Porém, redigir um bom currículo não é fácil. Exige planea- objectivos mais claros e atingíveis para não se começar a “disparar” mento, método, capacidade de síntese e, acima de tudo, muita currículos em todas as direcções. Esta é uma estratégia pouco objectividade. Enviar um currículo medíocre pensando que eficaz e faz com que se seja contactado por potenciais emprega- depois poderá colmatar as falhas durante a entrevista é um dores para os quais não se gostaria de trabalhar. 8.2.1 Tipos de currículos A primeira etapa após a decisão de redigir um currículo, é a definição do formato que se pretende apresentar e que mais cronológico se adequa ao respectivo perfil profissional. Os formatos mais comuns são: É o estilo mais comum que se adequa a qualquer tipo de profissional, com ou sem experiência, e que relata a evolução da carreira por datas. Neste caso, as informações são registadas por ordem cronológica inversa, ou seja, do acontecimento mais recente para o mais antigo. funcional Centra-se nas experiências e nas realizações pessoais e profissionais, independentemente da data em que ocorreram. Destina-se sobretudo a profissionais experientes que, mais do que relatarem o seu percurso, devem dar enfoque ao que já alcançaram ao longo da sua carreira. misto Reúne as características dos dois tipos de currículos anteriores, tentando optimizá-las: combina o rigor do currículo cronológico com a flexibilidade e dinâmica do currículo funcional. caderno técnico · Recursos humanos 8.2 caderno técnico · Recursos humanos 30 8.2.2 Passos essenciais DEFINIR A ESTRUTURA estudadas, as respectivas classificações (se forem altas), a média Escolhido o tipo de currículo, chegou a hora de registar por do final de curso e os trabalhos académicos consideradas mais escrito as principais informações relativas à vida académica e importantes. profissional, e organizá-las coerentemente. Não há um formato de currículo rígido, mas há secções e informações que são Experiência Profissional obrigatórias e em relação às quais nenhum recrutador passa . Neste exemplo trata-se de um currículo cronológico, por ao lado. A estrutura do documento deve estar organizada por capítulos: isso, os cargos ocupados ao longo da vida profissional estão descritos, sem entrar em grandes pormenores, por ordem cronológica inversa; . Se se tratasse de um currículo funcional seriam enumerados Dados Pessoais os cargos e descritas as funções e principais resultados . O nome deverá estar completo. Se o candidato tiver muitos atingidos, sem ser necessário respeitar uma ordem cro- apelidos, poderá utilizar apenas as iniciais de alguns deles; nológica. Podem ainda dar-se o nome de pessoas que o . Incluir todos os contactos. É essencial que o empregador recrutador poderá contactar para obter mais referências tenha várias alternativas para entrar em contacto; . Os restantes dados são facultativos, mas convém incluir: sobre o candidato; . Os estágios profissionais são uma rubrica opcional para a data de nascimento (nunca a idade porque quando envia profissionais com experiência, mas imprescindível para o currículo não sabe quando é que ele irá ser lido), o estado os candidatos ao primeiro emprego ou com pouca expe- civil, e, se a candidatura for a uma empresa estrangeira, riência profissional. Para estes últimos, deverá haver uma a nacionalidade. rubrica à parte. Objectivo da candidatura Formação complementar Se a candidatura for espontânea, pode-se eliminar esta . Poderão ser incluídos os conhecimentos de línguas e de rubrica e explicar as razões do envio do currículo numa carta de apresentação. Caso contrário, deve-se referir o cargo a que se candidata e como se teve conhecimento de que a empresa estava em processo de recrutamento. informática, bem como cursos de pequena duração frequentados, conferências e seminários; . Relativamente a estes últimos, devem-se incluir apenas os mais recentes que estejam relacionados com o cargo ou com a empresa a que se está a candidatar. Resumo Profissional É uma síntese das qualificações profissionais e técnicas. Colocar em primeiro lugar a que mais valoriza. Informações adicionais . Nesta rubrica o entusiasmo deve ser controlado. Limitar-se ao essencial. É importante referir informações pessoais Habilitações Académicas que não tenham sido incluídas na secção “dados pessoais”, Deverão ser enumeradas por ordem cronológica inversa, mas apenas as mais relevantes, como as associações e ou seja, da mais recente para a mais antiga. Pode-se indicar o ordens profissionais de que se é membro, a carta de con- intervalo de anos de frequência de cada curso ou referir apenas dução, entre outras; o ano em que foram concluídos. A instituição frequentada . Os hobbies são informações facultativas que diversos também é um dado importante para o recrutador. Para os especialistas aconselham a deixar para a entrevista. recém--licenciados, é conveniente incluir as principais disciplinas Os erros mais comuns nos currículos são a falta de objectividade e a grande extensão dos mesmos, aos quais ainda são hobbies para a entrevista. As exigências salariais são um assunto a ser abordado numa fase posterior. muitas vezes anexados documentos desnecessários, como certificados de conclusão de curso, declarações de empresas, . Adaptar os dados ao recrutador entre outros, que não são valorizados por quem analisa o currículo. Não sobrecarregar o currículo com factos que não sejam rele- Para não cair nestas e em inúmeras outras armadilhas, o vantes para o cargo a que se está a candidatar. Construir o currículo candidato deve atentar nas seguintes regras de redacção de um de acordo com a empresa e o tipo de cargo a que se vai candidatar. currículo que o farão distinguir-se entre a “multidão” de candidatos. . Acompanhar o currículo de uma carta de candidatura . Limitar a dimensão Esta deve dirigir-se, se possível, a uma pessoa específica, Um currículo deverá ter, no máximo, duas a três páginas deve ser curta (uma página, no máximo) e fácil de ler. No primei- (excluindo uma folha de rosto), o que permite ao recrutador ro parágrafo deve-se explicar a razão e o interesse da candida- identificar mais rapidamente o perfil do candidato e os aspectos tura, nos dois parágrafos seguintes falar brevemente da formação, relevantes. As excepções são os candidatos mais experientes, qualificações e experiência, no quarto, fazer um pedido para ser que poderão ir até às quatro páginas, e os recém-licenciados recebido em entrevista e no quinto, encerrar a carta agradecendo com ou sem experiência, que deverão limitar-se a uma. o tempo que o leitor despendeu. Assiná-la à mão. . Escolher o tipo certo de linguagem . Actualizar as informações É muito importante que o currículo seja claro na forma como As informações do currículo devem ser actualizadas, uma apresenta as informações. Mesmo que seja necessário utilizar vez por ano, pelo menos, ou sempre que ocorrer uma alteração termos técnicos para determinados cargos, é importante que a digna de registo. linguagem seja perceptível para a grande maioria dos leitores. . Não mentir . Reduzir o número de informações Ser breve e não exagerar no número de informações: a altura e cor dos olhos não são relevantes e é melhor deixar os Se o candidato optar pela mentira está a “dar um tiro no próprio pé”. As mentiras têm pernas curtas e as informações no currículo são facilmente verificáveis. DICAS DE FORMATAÇÃO Estruturar correctamente um currículo é importante. Mas não é menos relevante garantir que ele seja fácil de ler, que seja agradável à vista e que não tenha falhas, por mais pequenas que sejam. Conselhos práticos: . Introduzir uma linha de separação entre cada parágrafo para facilitar a leitura. . Certificar-se de que o currículo está legível, sem erros gramaticais e sem distracções de escrita. . Evitar parágrafos muito longos, com mais de seis a sete frases. . Organizar a informação de forma coerente, destacando cada . Utilizar um tipo de letra simples, como Times, Arial e Helvética uma das rubricas com a em corpo entre 10 e 14. Evite texto formatado a itálico, sublinhados, negritos, sombreados e palavras e frases em maiúsculas. Podem dificultar a leitura e a digitalização das informações. . Evitar barras horizontais e verticais, caixas de texto, parêntesis e aspas para que os currículos possam mais facilmente ser integrados nas bases de dados de diferentes empresas. letra a bold (negrito) ou com outro tipo de letra (desde que não seja muito diferente) ou ainda com maiúsculas. . Escrever o currículo na terceira pessoa e evitar utilizar a palavra “eu”. caderno técnico · Recursos humanos 31 8.2.3 Regras a cumprir 8.2.4 Exemplos de currículos caderno técnico · Recursos humanos 32 Exemplo 1 (Morada) (Telefone, fax e e-mail) Nome Objectivo Experiencia 1990–1994 Cargo ocupado Nome da empresa Localidade Nome da empresa Localidade Nome da empresa Localidade Nome da empresa Localidade Escola frequentada Localidade Funções desempenhadas Funções desempenhadas Funções desempenhadas 1985–1990 Cargo ocupado Funções desempenhadas Funções desempenhadas Funções desempenhadas 1980–1984 Cargo ocupado Funções desempenhadas Funções desempenhadas Funções desempenhadas 1975–1980 Cargo ocupado Funções desempenhadas Funções desempenhadas Funções desempenhadas Habilitações académicas 1971–1975 Curso frequentado Grau académico Interesses Actividades complementares, passatempos,... Exemplo 2 caderno técnico · Recursos humanos 33 Dados pessoais Nome Nacionalidade Estado civil Data de nascimento Morada Contacto telefónico E-mail Formação académica Estabelecimento de ensino Curso frequentado - Data de realização Experiência Profissional Cargo ocupado e nome da empresa Descrição de funções - Idiomas - Informática - Outras actividades Período de tempo caderno técnico · Recursos humanos 34 8.2.5 Vantagens das “e-candidaturas” O velho currículo em papel não está condenado, mas a . Processo de análise mais justo apresentação da candidatura via Internet está a começar a As candidaturas online são um processo mais justo para dominar as abordagens tradicionais. O elemento-chave das ambas as partes porque a escolha dos candidatos com o perfil candidaturas via Internet é o formulário electrónico, que os desejado não está sujeita ao cansaço da pessoa que analisa candidatos poderão preencher directamente do seu computador. diariamente muitos currículos em papel. É completamente Se, entretanto, as entidades recrutadoras pretenderem diferente analisar um currículo em papel no início do dia ou no informações mais detalhadas, pedem o currículo em papel e, final, após ter lido dezenas ou até centenas de currículos. O eventualmente, convocam uma entrevista. formulário electrónico não tem esta falta de isenção. As vantagens das candidaturas electrónicas são várias, nomeadamente: . Facilidade de arquivo Grande parte das empresas recebe candidaturas e currículos . Maior simplicidade e rapidez em papel que deverão digitalizar de forma a introduzir os dados Este é um meio muito simples e eficaz para um candidato nos seus formulários electrónicos. Porém, os formatos dos encontrar as oportunidades de emprego adequadas a si. Con- currículos são sempre diferentes, o que dificulta este trabalho. sequentemente, o recrutador também terá que ser muito mais E quando se adiciona ao processo as candidaturas espontâneas, rápido na resposta. Se não for, no momento em que faz os a perda de tempo é incrível. Daí a importância dos formulários contactos já outras empresas poderão ter recrutado o candidato electrónicos. em que a empresa estaria interessada. 8.3 Gestão do tempo Todos os gestores se queixam sistematicamente da falta de é cada vez mais exigente. Quem aposta em singrar na carreira tempo. Quer para cumprir as exigências da sua vida profissional sente grandes dificuldades em dedicar tempo livre para o seu quer para conciliar a carreira e a vida pessoal ou familiar. Saber bem-estar físico e espiritual. E isso é cada vez mais importante gerir o tempo é apenas um problema de método, disciplina e nas sociedades modernas. Logo, no emprego ou em casa, saber organização pessoal. gerir o tempo é imprescindível para se ser bem sucedido e ter O tempo é um recurso escasso e precioso. A vida profissional uma vida mais organizada e com menos stress. TRUQUES PARA AUMENTAR A EFICÁCIA DO DESEMPENHO NO LOCAL DE TRABALHO não deixar para amanhã o que se pode fazer hoje Não acumular assuntos pendentes nem papéis em cima da secretária. Organizar o trabalho é essencial. E fazer tudo de uma vez só. Adicionalmente, fazer todos os dias uma escala de tarefas, ordenando-as segundo a sua importância e seguir a lista “à risca”. Não adiar as decisões, caso contrário, os pequenos problemas poderão agravar-se. organizar o espaço físico Só assim poderá desenvolver o hábito de não adiar o que se tem para fazer. A desorganização é um sério impedimento à eficaz tomada de decisões. E o excesso de papel é um dos culpados. Examinar diariamente os documentos que se vão acumulando em cima da secretária e fazer imediatamente uma selecção, rejeitando os que não interessam. Ter três bandejas no seu escritório: uma para a entrada de documentos, outra para os assuntos pendentes e outra ainda para o material que deverá sair diariamente. Diariamente, pode-se receber dezenas ou centenas de telefonemas, cartas e e-mails que interrompem o trabalho subitamente. Dedicar uma hora do dia, preferencialmente assim que se chega ao escritório, para pôr a correspondência em dia e fazer os telefonemas necessários. O telefone é de longe o meio mais intrusivo. Especialmente se for móvel. Dar apenas o número de telefone directo ou telemóvel aos colaboradores ou contactos mais importantes. Já o correio electrónico permite gerir melhor o problema das interrupções permanentes. A melhor maneira de não se tornar um incómodo é verificar imediatamente todos os e-mails que entram e fazer imediatamente uma selecção. Se é lixo, eliminar. Se pode ser importante, abri-lo e lê-lo rapidamente. Se for um e-mail que exige resposta imediata, não deixar para mais tarde. Todos os e-mails de lazer devem ser gravados numa pasta própria, para ler ao final do dia ou quando fizer um pequeno intervalo. Mas a gestão da pior das interrupções depende apenas de si. Evitar as conversas de corredor ou as paragens frequentes para café durante as horas de expediente. Deixar o final do dia para esse tipo de escape. criar rotinas Efectuar determinadas tarefas regulares de forma rotineira diminui o tempo de concretização. O objectivo é perder o mínimo de tempo possível nas tarefas menos importantes e reservar mais tempo para aquelas a que se tem que dedicar mais atenção. Por isso, deve-se fazer diariamente uma listagem das tarefas que se desempenhou e o tempo que lhes foi dedicado. Ao fim de algumas semanas, seleccionar as que foram realizadas mais vezes, comparar os tempos e assim podem ser identificadas algumas ineficiências em áreas em que se terá que melhorar o desempenho. fazer um planeamento de tarefas Diariamente, dedicar algum tempo a planear as actividades logo pela manhã e acompanhar o desenrolar dos acontecimentos ao longo do dia. Semanalmente, examinar a agenda, os arquivos de trabalho e a lista de assuntos pendentes, estabelecer prioridades, planear o trabalho da semana e reservar algum tempo para assuntos inesperados. Fazer ainda um plano mensal para o mês seguinte, que poderá ser completado diariamente. Não esquecer de descriminar as tarefas urgentes (que exigem acção) das importantes (que exigem reflexão). rever a lista de material de apoio A falta de material a meio de um dia de trabalho pode provocar atrasos irrecuperáveis. Verificar logo de manhã se estão à mão canetas, papel e outros materiais que podem ser necessários ao longo do dia. Não se esquecer igualmente de verificar se a fotocopiadora e a máquina de fax estão abastecidos de papel. Se este se esgotar, deve ser reposto de imediato. ser persistente na organização A boa vontade não chega. Hoje podemos estar cheios de vontade de nos organizarmos mas o stress diário poderá, progressivamente, afastar estes intentos. Não se deve facilitar. Ser persistente e manter as rotinas e os hábitos de organização. Centralizar o registo de todas as tarefas, por mais pequenas que sejam, numa agenda ou num caderno, elimina os pequenos pedaços de papel e os post-it espalhados e colados pela secretária. Não desistir. É muito fácil regressar aos maus hábitos antigos. 35 caderno técnico · Recursos humanos disciplinar as interrupções caderno técnico · Recursos humanos 36 8.4 Como preparar e gerir uma reunião As reuniões custam tempo e dinheiro, dois recursos escassos dão origem ao resultado esperado, ou porque foram mal pre- e valiosos. Por tal, só devem ser convocadas reuniões quando paradas ou mal dirigidas, etc. Logo, a primeira decisão a tomar for estritamente necessário, e, quando for feito, deve ser certi- sobre reuniões é a de se vale mesmo a pena fazer uma. O maior ficado de que elas são eficazes. Ou seja, se cumprem o tempo custo associado às reuniões é a do tempo dos participantes. e os objectivos determinados. Quer o custo real medido pelo salário/hora dos envolvidos a Como todos sabemos muitas reuniões nas empresas são pura e simplesmente desnecessárias. que haverá a somar eventuais despesas de transporte e estadia, quer o custo de oportunidade de não estarem a utilizar o tempo As razões são variadas. Ou porque se tornam uma simples da reunião em outras tarefas eventualmente mais produtivas. rotina, ou porque demoram o dobro do tempo do necessário, ou porque são meros fóruns de discussão alargada que não Para uma reunião ser eficaz devem ser cumpridos determinados requisitos antes, durante e depois da mesma. Antes da reunião definir com clareza os objectivos Considera-se que uma hora de reunião exige três horas de preparação. O mais importante será decidir o que se pretende da reunião? Partilhar informações e conselhos? Dar instruções à equipa? Apresentar e analisar propostas? Discutir problemas de funcionamento interno? Desenvolver ideias criativas? O tipo de objectivo que pretende de uma reunião condicionará todos os pontos seguintes: o número de participantes, o local, a duração, etc. definir o tipo e o formato de reunião Consoante o objectivo definido no ponto anterior pode-se optar entre vários formatos de reunião: formais ou informais, alargadas ou restritas, dentro ou fora da empresa, com ou sem moderador, etc. definir o número de participantes,o horário e a duração prevista Em regra, as reuniões devem ser marcadas no início do horário de expediente e, preferencialmente, de manhã. Evitar reuniões a seguir ao almoço onde a atenção dos participantes será decerto prejudicada e haverá mais dificuldade em que terminem no horário fixado. Ser o mais sintético possível. A agenda não deverá exceder uma página dactilografada definir a agenda de trabalhos e deve ser entregue uma cópia antes da reunião. Ver que tipo de apoio é necessário pedir ao secretariado. Além dos inevitáveis blocos elementos de suporte de papel e canetas, das águas, cafés e biscoitos, ver se é necessário o recurso a equipamentos de projecção. Testá-los sempre antes da reunião. Não esquecer de confirmar a presença de todos os participantes. Estar preparado para outros procedimentos aconselhados agendar uma data alternativa em caso de uma desistência inesperada ou emergência. Para algum tipo de reuniões, vale a pena pedir previamente a todos os participantes algumas sugestões de enriquecimento dos assuntos em debate. Assegurar que as sugestões são incorporadas na agenda final. Durante a reunião O líder da reunião deverá apresentar resumidamente os participantes, a duração prevista da reunião, a agenda de trabalho e os objectivos a atingir. definir prioridades As estatísticas mostram que a concentração dos participantes está no seu auge nos primeiros e nos últimos 10 a 15 minutos da reunião. Assegurar que é nesse período que se discute e se tomam decisões sobre os pontos mais importantes. uso eficiente do tempo Se a reunião tiver uma duração prevista superior a 90 minutos é importante prever a existência de intervalos que, em regra, não devem ultrapassar os 10 minutos. Usar a arma do «intervalo» para pôr fim a discussões ou conflitos estéreis. Estimular a discussão viva e participada mas manter a ordem e elevação do debate. Não deixar que alguns dos participantes monopolizem o debate. É vital ir relembrando aos participantes o objectivo final da reunião e não deixar que a controle da eficácia discussão alastre para conversas paralelas ou para disputas individuais. Se o ritmo da reunião estiver a decair, entrar em acção mudando de posição ou de tom, pedindo a palavra aos participantes mais passivos ou omitindo assuntos menos prioritários da agenda. Estar atento aos sinais faciais e gestuais dos envolvidos. Concluir sempre as reuniões com a discussão de «outros assuntos» que algum dos encerramento participantes queira adicionar. Resumir a discussão e recapitular as decisões. Agendar provisoriamente uma nova reunião caso ainda subsistam assuntos pendentes a discutir. Assegurar que será distribuído a todos uma acta da reunião. Após a reunião fazer circular os resultados da reunião rapidamente (no máximo 24 horas depois da reuniões) aprovar e distribuir a acta da reunião receber relatórios e acompanhar desenvolvimento das decisões tomadas estabelecer agenda da próxima reunião a incluir decisões, etapas a desenvolver, próxima reunião com dia e hora marcadas caderno técnico · Recursos humanos introdução 37 caderno técnico · Normalização 38 9. O mais grave erro da gestão Artigo de Opinião | Jorge Marques, Presidente da APG Durante muitos anos, pensou-se que quando se falava de que possui inteligência, saber, experiência, conhecimento. É gestão, automaticamente estava-se a falar de liderança. Durante essa lacuna grave que impede o aparecimento de indicadores muitos anos, sempre que se falava em chefia, em hierarquia, mais favoráveis nos domínios que se referiram, é essa incapaci- pensava-se que estávamos a falar de liderança! dade de organizar e liderar as pessoas, que nos coloca no fim A realidade e os resultados dessa realidade, vieram demonstrar-nos que isso foi um erro grave, que esse pensamento nos da linha, quando nos comparamos com outros países e com outros mercados concorrenciais. conduziu a um dos mais sérios problemas que temos hoje na É neste momento muito importante reconhecer que com- gestão das empresas, ou seja, as deficiências nos domínios da petências de gestão e competências de liderança são domínios gestão e da liderança das pessoas. completamente diferentes. Tal diversidade, se quisermos pegar Este simples facto, tem vindo a comprometer não só a vida no autor Jonh Kotter, vai desde os conceitos, aos objectivos, às e sobrevivência das empresas, mas indicadores que de vez em praticas e aos comportamentos. Vamos tentar clarificar a ideia! quando são badalados e que tem a ver com a produtividade, No domínio dos conceitos, a gestão tem a ver com a complexi- com a competitividade, com a qualidade dos produtos e serviços, dade das organizações, a liderança tem a ver com a mudança. com a qualidade da inovação e da gestão global. Quanto aos objectivos, a gestão é eminentemente táctica, Há hoje no domínio dessa gestão, três grandes agrupamen- procura obter resultados através dos recursos, a liderança tos de competências que devem estar presentes e que podemos posiciona-se ao nível estratégico e lida com o imprevisível. No dividir em capacidades intelectuais, competências técnicas plano das práticas e comportamentos a gestão planeia, orça- específicas e competências emocionais. São estas últimas menta, organiza uma estrutura de funcionamento, controla competências que determinam as lideranças e que de acordo resultados, já a liderança define uma visão e um rumo e mobiliza com todos os estudos feitos nesse sentido, contribuem duas as pessoas para os projectos. vezes mais que o somatório das outras duas para o sucesso da Em minha opinião, a grande marca desta diferença, que tem liderança. Isto já é muito mais que teoria, é a constatação que ser dita sem reserva, tem sobretudo a ver com o facto de observada quer na realidade das empresas europeias, quer dos a gestão ter uma atitude de sobrevivência, de manutenção, foca- EUA. -se em estruturas, enquanto a liderança se liga ao desenvolvi- O que se demonstrou, é que as competências emocionais mento e se foca nas pessoas. As competências de um lado e tinham reflexos directos e profundos em questões tão impor- do outro lado são diferentes, tal como a noite é do dia, mas tantes como eram a tomada de decisão, a liderança propriamente acrescentaria logo, que ser diferente não significa ser contrário. dita, a capacidade de iniciativa, a comunicação, a criatividade Este pensamento bipolar, é apenas uma deficiência da nossa e inovação, os relacionamentos na base da confiança, o com- educação judaico-cristã. O pensamento de substituição, deve promisso, a lealdade, a responsabilidade, a gestão da mudança considerar que as diferenças se complementam e não se anulam, e as inovações estratégicas. que se isso é verdadeiro como princípio filosófico de vida, ainda Há por isso um conjunto de competências, que devem estar presentes em todas as pessoas que tem a responsabilidade de é mais verdadeiro na ciência da complexidade em que se transformou a gestão e liderança empresarial. liderar pessoas e grupos, em qualquer nível a que se situem. A primeira medida neste sentido, tem a ver com o derrubar Temos que precisar bem, que quando falamos de competências, dos conceitos de estatuto pelo estatuto, substituindo-o pelo de isto quer significar que elas só existem se forem exercidas, papel e de competência. Em seguida há que considerar, sem quando são efectivamente exercidas. Não são por isso os cargos qualquer complexo, que gestor e líder são papéis diferentes e que que exercem as competências, são as pessoas que estão nesses pode acontecer que um ou outro não dominem ambas as com- cargos. petências. Conservar e desenvolver são os verdadeiros desafios. Regressando à nossa questão inicial, a confusão que se Infelizmente, como está à vista, a nossa prática mais comum em gerou com os estatutos de gestores e chefes, na expectativa de Portugal, tem sido a prevalência da gestão sobre a liderança, eu que eles exerceriam de facto a liderança, na expectativa de que diria até mais, a gestão tem anulado a liderança, mas isso só cumpririam o seu papel, acabou por nos conduzir ao maior resulta porque a maioria dos nossos gestores não são líderes e desperdício da humanidade. Esse desperdício é a falta de não querem assumir esta sua incapacidade. Apesar disso, este aproveitamento do potencial humano das empresas, potencial será um tema que vai entrar em agenda nos próximos tempos. caderno técnico · Normalização 39 caderno técnico · Normalização 40