(DMS) in der kommunalen Verwaltung - KDZ Westfalen-Süd

Ausgabe 02/16
19.04.2016
Informationen der Kommunalen Datenzentrale Westfalen-Süd, Siegen
Übersicht
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 DMS-TAG 2016 - Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) in der kommunalen Verwaltung
 Verabschiedung aus den Gremien der KDZ
Westfalen-Süd
 „Hier bewährt sich die KDZ auch als Mittler zwischen
Kunde und Softwarehersteller“
 Dem Fachkräftemangel entgegenwirken –
Ausbildung bei der KDZ Westfalen-Süd
 Großes Interesse an GIS der KDZ - Erfolgreiche
Workshop-Reihe fortgesetzt
 Personalien
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DMS TAG 2016
Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) in der kommunalen Verwaltung
Sowohl das E-Governmentgesetz des Bundes als auch der
Entwurf des Landes Nordrhein-Westfalen sehen die elektronische Aktenführung (eAkte) für Bundes- und Landesbehörden verbindlich vor. Zwar sind kommunale Verwaltungen bisher nicht zur Führung einer eAkte verpflichtet, doch
bedarf es einer Verpflichtung oder treibt die Digitalisierung die Kommunen nicht sowieso?
Anlässlich dieser Fragestellung hat die KDZ Westfalen-Süd
zu einem DMS-Tag eingeladen, um Herausforderungen,
Möglichkeiten und Vorteile der Verwaltungsdigitalisierung
zu erörtern. Zirka 90 Vertreter von Städten und Gemeinden der Region Südwestfalen sind der Einladung gefolgt.
Einführend in das Thema verdeutlichte Herr Peter Klinger,
Lehrbeauftragter für E-Government der Hochschule Rhein
Waal, dass die „Verwaltungs-Digitalisierung als Konsequenz der demographisch bedingten Beschäftigungsverluste in Kommunen“ vorangetrieben werden müsse. Dazu
seien Zukunftsinvestitionen zur Einführung eines DMS-
Systems unvermeidbar. Frau Jutta Helsper, Projektleiterin
der KDZ Westfalen-Süd, führte durch die Veranstaltung
und berichtete über abgeschlossene und laufende Teilprojekte der DMS-Einführung im Verbandsgebiet der KDZ.
Herr Georg Schnüttgen, Hauptamtsleiter der Kreisstadt
Olpe, lieferte praxisnahe Erfahrungswerte aus der Arbeit
mit der elektronischen Aktenführung und betonte die Bedeutung eines DMS als zentrales Wissensmanagement einer Verwaltung.
Das Projektteam der KDZ Westfalen-Süd und Vertreter der
Herstellerfirma „Optimal Systems“ führten das von der
KDZ
eingesetzte
Produkt
„enaio“ live vor. Mit großem
Interesse nahmen die Teilnehmer die Gelegenheit wahr, sich
aus erster Hand über das Verfahren und die Lösungsmöglichkeiten zu informieren. Vertreter
der Kommunen, die bereits ein
Einführungsprojekt mit der KDZ
durchgeführt haben, standen
für einen fachlichen Austausch
mit interessierten Teilnehmern
Dirk Stein, Nicole Kölsch
zur Verfügung.
(KDZ-Westfalen-Süd)
Dem digitalen und demographischen Wandel können sich
die öffentlichen Verwaltungen nicht entziehen, sodass es
vielmehr der Frage bedarf, wie damit umgegangen wird.
Die digitale Aktenführung ist ein essentieller Baustein zur
Beantwortung dieser Frage.
Informationen der Kommunalen Datenzentrale Westfalen-Süd, Siegen
„Hier bewährt sich die KDZ auch als Mittler zwischen Kunde und Softwarehersteller“
Im Frühjahr 2015 hat die KDZ mit der Einführung des Dokumentenmanagementsystems „enaio“ der Firma Optimal Systems begonnen. Als Besonderheit kann man die aufgebaute Serverlandschaft bezeichnen: Das System ist so ausgelegt,
dass alle Kommunen als Mandant im gleichen System arbeiten. Dies spart Ressourcen und macht die Pflege und Wartung
übersichtlicher, da nur ein System betreut werden muss. Selbstverständlich wurde das System georedundant aufgebaut,
da sich das DMS zu einer unverzichtbaren Infrastruktur in den Rathäusern entwickeln wird.
Erste Projekte wurden bereits fertiggestellt. Neben der Allgemeinen Schriftgutverwaltung (eAkte) wurde in der KDZ auch
die Vertragsakte eingeführt. Alle berechtigten Personen können nun bequem auf Akten zugreifen ohne die entsprechenden Papierordner einsehen zu müssen. Die Papierakten werden sukzessive vernichtet. Die KDZ reagiert damit auf die digitale Entwicklung, denn zunehmend befinden sich vertragsrelevante Dokumente und Aussagen in Emails. Diese können
nun problemlos in der Vertragsakte abgelegt werden und müssen weder ausgedruckt und abgeheftet noch in einem persönlichen Outlook-Postfach gespeichert werden.
„Da hat alles gestimmt – Projektarbeit, die
Spaß macht!“
Stadt Lennestadt
„Das KDZ-Team versteht es, die Kollegen von
den Vorteilen des DMS zu überzeugen und hilft
damit, Bedenken und Skepsis abzubauen.“
Ergänzend zur DMS-Einführung in der KDZ wurden in sechs
Monaten bereits fünf weitere Projekte abgeschlossen: Die
elektronische Akte wurde in den Städten Freudenberg, Attendorn, Lennestadt, und dem Kreis Olpe in ersten Einheiten eingeführt und die Anbindung der Fachanwendung
OK.Vorfahrt in der Zulassungsstelle des Kreises Olpe umgesetzt.
Die Stadt Lennestadt ist dabei noch einen Schritt weitergegangen und hat die Telefonanlage an das DMS angebunden,
sodass bei einem Anruf unmittelbar die hinterlegten Akten
und Dokumente dieser zugeordneten Telefonnummer angezeigt werden. Zurzeit werden die Liegenschaftakte und die
Anbindung an ProBauG in Lennestadt realisiert. Am Projekt ProBauG beteiligt sich auch der Kreis Siegen-Wittgenstein.
Weitere Kommunen wie die Gemeinden Burbach, Neunkirchen und Wilnsdorf haben bereits ihr Interesse für die Einführung der eAkte signalisiert und Einführungsprojekte beauftragt.
Stadt Freudenberg
Großes Interesse an GIS der KDZ - Erfolgreiche Workshop-Reihe fortgesetzt
Rasend schnell war die KDZ-Veranstaltung „GeoAS-Fachschalen - Fachanwendungen Tiefbau“ am 18.02.2016 ausgebucht. Nach der erfolgreichen „KDZ Info-Tour“ im Jahr 2013 haben diesmal insgesamt 30 Teilnehmer einen der begehrten Workshop-Plätze zu dem Themenschwerpunkt Tiefbau belegen können.
„Es wurden reichlich Fragen beantwortet, diskutiert und Anregungen
gegeben“, so die zuständige KDZ-Anwendungsbetreuerin, Frau Leschnewsky. „Durch eine konsequente Ausrichtung auf Kundennähe
und angepasste Angebote im Fachbereich Geoinformationen konnte
die KDZ erneut gesamtheitliche Lösungen für Ihre Kunden zeigen.“
Herr Parzinski, Fachbereichsleiter der KDZ, freut sich über den großen Zuspruch sowie auch konkreter Bedarfsmeldungen: „Genau so
etwas suchen wir bereits seit Jahren“, sagte ein Teilnehmer des
Workshops, mit dem umgehend weitergehende Schritte für eine Testinstallation vereinbart wurden.
Kommunale Datenzentrale Westfalen-Süd
St.-Johann-Str. 23
57074 Siegen
Internet: www.kdz-ws.net
Redaktion: Kathleen Buermeyer
Tel.: 0271 77345-121
E-Mail: [email protected]
Informationen der Kommunalen Datenzentrale Westfalen-Süd, Siegen
Verabschiedung aus den Gremien der KDZ Westfalen-Süd
Zum Ende seiner Amtszeit wurde Herr Kreisdirektor Bender in der letzten Verwaltungsratssitzung am 07.04.2016
im Rathaus der Gemeinde Neunkirchen aus den Gremien
der KDZ Westfalen-Süd verabschiedet. Er war 16 Jahre
lang - und damit seit Gründung des Zweckverbands KDZ
Westfalen-Süd - Mitglied des Verwaltungsrats und der
Verbandsversammlung und hat die Entwicklungen im
Zweckverband engagiert, zielgerichtet und aktiv mitgestaltet.
Verbandsvorsteher Bernhard Baumann, Kreisdirektor Frank Bender, Geschäftsführer Thomas Coenen (v.l.)
Dem Fachkräftemangel entgegenwirken – Ausbildung bei der KDZ Westfalen-Süd
Ausbildung hat in der KDZ Westfalen-Süd einen hohen
Stellenwert. Die Sicherung des eigenen Fachkräftebedarfs
und das gesellschaftliche Verantwortungsbewusstsein,
jungen Leuten den Berufseinstieg zu ermöglichen, treiben
die KDZ Westfalen-Süd an, eine qualitativ hochwertige
Ausbildung anzubieten.
Aktuell sucht die KDZ Westfalen-Süd zum 01. August 2017
einen Auszubildenden zum Fachinformatiker der Fachrichtung Systemintegration (m/w). Die Stellenausschreibung
und das Bewerbungsformular sind auf www.kdz-ws.net zu
finden, Bewerbungsfrist ist der 30.04.2016.
Personalien
Mein Name ist Sandra Minor, ich bin 21 Jahre
alt und komme aus Siegen. Durch die seit dem
01. April 2016 erfolgte Übernahme der GISAufgaben der KDVZ Citkomm durch die KDZ,
unterstütze ich den Fachbereich Geoinformationen als Anwendungsbetreuerin mit dem
Schwerpunkt der Betreuung der GISSoftwareprodukte ArcGIS und QGIS.
Meine Ausbildung zur Geomatikerin habe ich
bei der Abteilung Vermessung und Geoinformation der Stadtverwaltung Siegen absolviert, in
Kommunale Datenzentrale Westfalen-Süd
St.-Johann-Str. 23
57074 Siegen
Internet: www.kdz-ws.net
der ich anschließend ca. 2 Jahre tätig war. Da
es mir als junge Mitarbeiterin sehr wichtig
ist, mich beruflich weiter zu entwickeln und
neue Erfahrungen zu sammeln, freut es
mich, dass ich die KDZ bei diesem spannenden und zukunftsorientierten Thema unterstützen kann.
Meine privaten Interessen sind neben Wandern und Fahrradfahren auch Geografie und
Reisen.
Redaktion: Kathleen Buermeyer
Tel.: 0271 77345-121
E-Mail: [email protected]