DIRECTINVOICECONTROL verarbeitet Rechnungen
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DIRECTINVOICECONTROL verarbeitet Rechnungen
SUCCESS STORY Eingangsrechnungslösung, Konsumgüter Kurz und knapp, die wichtigsten Punkte im Hengstenberg-Projekt: ■■ Einführung in engem Zeitfenster ■■ Roll-Out an 3 Standorte ■■ Verstärkte Verarbeitung von e-Invoices geplant ■■ Einbindung SAP Content Server ■■ DirectInvoiceControl fängt Personalengpass auf ■■ ProFI.Assistance unterstützt Mitarbeiter in DirectInvoiceControl Startphase ■■ ProFI.Assistance fängt Urlaubsund Krankheitszeit in Finanzbuchhaltung ab HENGSTENBERG GMBH & CO. KG Röntgenstr. 16-18 73730 Esslingen www.hengstenberg.de Hengstenberg ist ein traditionelles und bekanntes Lebensmittelunternehmen. Neben Essig, Sauerkraut, Rotkohl und Gurken werden auch Senf sowie Feinsaure- und TomatenProdukte in den deutschen Werken Bad Friedrichshall und Fritzlar hergestellt. Zu den bekanntesten Marken gehören Altmeister, Mildessa, Knax und ORO di Parma. Bereits 1932 füllte der Enkel des Firmengründers Dr. Richard Hengstenberg weltweit als Erster Kraut in Dosen. Nach dem zweiten Weltkrieg erlebte das vitaminreiche Gemüse sein Wirtschaftswunder. Das gesamte Sortiment umfasst heute mehr als 100 verschiedene Artikel, die in rund 40 Ländern zu finden sind. Auch Biound Feinkostqualität, sowie länderspezifische Vermarktungen, sind im Produktportfolio enthalten. In den USA und Japan wird das Sauerkraut als „Bavarian Style Sauerkraut“ vertrieben. 2012 wurden mit 500 Mitarbeitern 120 Millionen Euro erwirtschaftet. DIRECTINVOICECONTROL verarbeitet Rechnungen, Hengstenberg Kraut, Gurken und Rotkohl Hengstenberg „...macht Gutes zum Genuss“. So lautet der Slogan, der auf alle Unternehmensbereiche des Lebensmittelherstellers zutrifft. Die gut funktionierende Finanzbuchhaltung sollte statt „nur gut“ „noch besser“ arbeiten können. Da der schonende Umgang mit natürlichen, wirtschaftlichen und sozialen Ressourcen bei Hengstenberg einen hohen Stellenwert hat, sollten Kreditorenrechnungen wirtschaftlicher verarbeitet werden. Zur Schonung von Mitarbeitern, Finanzen und der Umwelt sowie dem Gewinn an Zeit und Transparenz wurde DirectInvoiceControl von der P.M. Belz Agentur für Informatik GmbH (AFI) eingeführt. Überblick erhalten Hengstenberg war es wichtig, neben dem termingerechten Ausgleich seiner Verbindlichkeiten auch zu jedem Zeitpunkt den Überblick zu allen Lieferantenrechnungen zu haben. Denn vor Einführung der elektronischen Eingangsrechnungsbearbeitung gingen Rechnungen an drei Standorten ein: Esslingen, Bad Friedrichshall und Fritzlar. Per „Umlaufzettel“ wurde die papierlastige, verlustige und intransparente Rechnungsprüfung erledigt. Die Mitarbeiter in der Finanzbuchhaltung erledigten ihre Arbeit gut, doch keiner konnte zu Anzahl, Status und Gesamtvolumen der im Umlauf befindlichen Lieferantenrechnungen sofort eine verbindliche Aussage treffen. Zahlreiche Möglichkeiten und Vorteile Horst Redlich, Leiter der Finanzbuchhaltung bei Hengstenberg, kam 2007 das erste Mal mit dem Softwarehersteller AFI in Kontakt. Auf einem AFI-Infotag konnte er sich DirectInvoiceControl live ansehen. Sofort war ihm klar, dass die Lösung zur automatisierten Eingangsrechnungsbearbeitung bei knappen Personal-Ressourcen die Finanzbuchhaltung entlasten könnte. Er erkannte weitere Vorteile, die sich mit der elektronischen Verarbeitung auftun: Gewinn von Transparenz und schnelle Reaktion auf alle Vorkommnisse, die mit der Eingangsrechnung in Zusammenhang stehen. „Ich war beeindruckt von den zahlreichen Möglichkeiten, die DirectInvoiceControl bietet. Das war die Initialzündung, um mich auf dem Markt nach anderen Lösungen umzusehen. Ich wollte eine Software zur Bearbeitung unserer Lieferantenrechnungen. Das wurde mir an diesem Tag klar! Auch wenn noch nicht klar war, mit welchem Hersteller und zu welchem Zeitpunkt dieses Projekt umgesetzt werden würde“, beschreibt Horst Redlich den „Beginn der Prozessverbesserung bei Hengstenberg“. Neue Herausforderung in Finanzbuchhaltung gibt Anstoß Ohne E i l e w urde der M ar kt nach Anbietern sondiert und die Vorauswahl im Schreibtisch zur Wiedervorlage verwahrt. Leider kam irgendwann der Tag, an dem sich die Personalsituation im Team um Horst Redlich änderte. Nach dem Weggang einer Fachkraft war klar, dass sich der Arbeitsaufwand der anderen Kollegen und Kolleginnen entsprechend erhöhen würde. Durch zusätzliche und anderweitig gestiegene Herausforderungen in der SUCCESS STORY Eingangsrechnungslösung, Konsumgüter Der Gurkenflieger schwebt nur wenige Zentimeter über dem Boden. Die Erntehelfer liegen bäuchlings auf einer Matratze und ernten mit der Hand. Arbeitsmoral und Philosophie sind hervorzuheben Der Auswahlprozess begann. Alle in die engere Wahl gekommenen Hersteller wurden in die Firmenzentrale geladen, um ihr Produkt im aktuellen ReleaseStand zu präsentieren. Am besten überzeugte die AFI mit DirectInvoiceControl. Herr Redlich erklärt: „Die zuständige Vertriebsbeauftragte hat uns über Jahre hinweg immer begleitet und in der letzten Präsentation ein weiteres Mal überzeugt“. Tief aber flexibel in SAP integriert Neben diesen Punkten war es auch die Integration der AFI-Software in SAP, die schwer gewichtet wurde. DirectInvoiceControl ist tief, aber flexibel in SAP integriert. Im Bedarfsfall wäre die Anbindung an ein SharedServiceCenter ohne weiteres möglich. Ein weiterer Vorteil ist, dass mit dem AFI-eigenen Rechnung-Plus-Objekt, Belege bis zur Buchung in SAP veränderbar sind. Wird versehentlich ein Beleg mit Bestellbezug als einer ohne angelegt oder beispielsweise ein falscher Buchungskreis angegeben, ist dies im SAP-Standard nur aufwändig korrigierbar: Nicht so bei DirectInvoiceControl. „Da sind Korrekturen ganz einfach“, so der Leiter der Finanzbuchhaltung. Saisonauftakt gibt Schlagzahl vor In einem kurzen Zeitfenster wurde beim saisongetriebenen Lebensmittelproduzenten die Software zur automatisierten Eingangsrechnungsbearbeitung in etwas mehr als drei Monaten eingeführt. Pünktlich zum Saisonauftakt konnten die Lieferantenrechnungen elektronisch verarbeitet werden. „Es war Stress pur. Aber wir haben es geschafft, im laufenden Geschäftsprozess und vor unserem Hochbetrieb mit der Software produktiv zu arbeiten“, freut sich Horst Redlich. ProFi.Assistance. Helfen. Abwickeln. Optimieren Hengstenberg hat sich in mehrfacher Hinsicht einen Service der AFI zu Nutze gemacht: ProFi.Assistance. Das ist ein personenunabhängiger RundumsorglosSupport im Produktivbetrieb. Fachpersonal der AFI unterstützt während der Eingewöhnungsphase die Mitarbeiter oder in Urlaubs- oder Krankheitszeiten die Fachabteilung. „Das ist einer der herausragenden Services der AFI. So was kenne ich von keinem anderen Unternehmen. Wir sind begeistert. Die Tipps und Tricks, die man als Neuling im Umgang mit der Software erhält, sind unbezahlbar. Und bei personellen Engpässen im Fachbereich auf kompetente Unterstützung zurückgreifen zu können, ist sehr wertvoll! Ein ProFi.Assistance der AFI kennt sich nicht nur mit DirectInvoiceControl, sondern auch mit den fachlichen Hintergründen von Buchhaltung und Steuern aus“, bekräftigt Horst Redlich. Multifunktionswerkzeug Schluss mit den Zeiten, in denen mit der Hand am Arm gearbeitet wurde. Die Papiere „Umlaufzettel“ und „Prüfjournal“ wurden durch den elektronischen Workflow ersetzt. Die manuelle Erfassung von Rechnungsbelegen und die dadurch möglichen Eingabefehler werden durch das Scannen und Auslesen der Daten vermieden. Seit Einführung der zentralen Poststelle in Esslingen werden keine Sicherheitskopien mehr zwischen den Standorten hin und her geschickt. Auch wurde das Verwalten und Recherchieren nach Belegen, dank Ablage der digitalisierten Dokumente im SAP Content Server, vereinfacht. Esslingen, Bad Friedrichshall und Fritzlar verarbeiten die Eingangsrechnungen nun einheitlich und transparent mit DirectInvoiceControl. Auf die Frage des größten Nutzens von DirectInvoiceControl, überlegt Horst Redlich nicht lange. „Es ist eine Vielzahl verschiedener Faktoren, die uns die Arbeit erleichtert. Wir haben durch das elektronische Archiv ein durchgängiges Ablagesystem, auf das jeder, standortunabhängig, zugreifen kann. Es gibt keine Erfassungsfehler und Skontofristen werden nicht mehr versäumt. Und das elektronische Rechnungseingangsbuch „der Monitor“ ist zu unserem Multifunktionswerkzeug im Tagesgeschäft sowie für den Monats- und Jahresabschluss geworden.“ Die Delikatess-Essige von Hengstenberg e-Invoice: Schonung natürlicher und wirtschaftlicher Ressourcen Aus Sicht des prämierten Markenartikelherstellers vereinbaren sich die eigenen Firmengrundsätze „Schonung von wirtschaftlichen und sozialen Ressourcen“ bereits optimal mit der softwaregestützten Rechnungsbearbeitung. Um auch noch die Schonung von natürlichen Ressourcen zu gewährleisten, wird der verstärkte Einsatz elektronischer Rechnungen überlegt. Führt man sich vor Augen, dass für gerade mal ein Kilogramm Papier bereits 2,2 kg Holz* benötigt werden, liegt der ökologische Vorteil auf der Hand. Mit den drei e-InvoiceModulen von DirectInvoiceControl, Mailbox, File und EDI werden Rechnungen elektronisch empfangen und direkt weiterverarbeitet. Die Vorbereitung und das Scannen von Papierrechnungen entfällt ersatzlos. „Bereits heute gehen wird diesen Weg mit unseren ausländischen Lieferanten. Neben den ökologischen Aspekten zeigen sich auch wieder die wirtschaftlichen. Wir erleben mit e-Invoices weitere Entlastungen“, so der Leiter der Finanzbuchhaltung. Die P.M. Belz Agentur für Informatik GmbH (AFI) ist ein führender Hersteller von Software zur Optimierung von Dokumentenprozessen in und um SAP. Durch SAP-integrierte Software, die Realisierung von ECM-/DMSLösungen sowie den Einsatz „cleverer Tools“ optimiert die AFI die Prozesse Purchase-to-Pay und Order-to-Cash. Von der Bedarfsanforderung und Auftragsbestätigung bis zur Eingangsrechnung sowie von der Kundenbestellung bis zur Ausgangsrechnung wird die Dokumentenbearbeitung papierlos. www.afi-solutions.com SAP® ist ein eingetragenes Warenzeichen der SAP SE *Quelle: Initiative2000plus, Umweltbundesamt Finanzbuchhaltung, wurden die Vor- und Nachteile einer automatisierten Eingangsrechnungslösung abgewogen. Die Firmenleitung beschloss daraufhin die Einführung einer Software zur Optimierung der Prozesse und Steigerung der Effizienz.