infor - documents.pub

Die Heinzelmännchen
der Pharmabranche
Nicht aus Köln, sondern aus Gronau kommen die fleißigen Helfer, die als so genannte
Auftragsfertiger im Hintergrund die komplette Auftragsabwicklung für große
Pharmakonzerne übernehmen. Angefangen bei der Beschaffung, Herstellung und
Qualitätskontrolle bis hin zur Rechnungsstellung und Abwicklung der gesamten
Distributions- und Logistikkette übernimmt Wülfing Pharma sämtliche Prozesse für das
Who-is-Who der Pharmaindustrie. Doch wer beim Buhlen um die Aufträge von Novartis,
Bayer und Co nicht ins Hintertreffen geraten möchte, kommt an einem weitgehend
automatisierten und validierten ERP-System nicht vorbei. Wülfing Pharma entschied sich
für Infor ERP Blending, um im Wettbewerb die Nase vorn zu haben.
“Wir sind stolz
darauf, den richtigen
Partner durch ein
systematisches
Auswahlverfahren
gefunden zu haben.”
Jürgen Eilert — Personalchef und
Projektverantwortlicher, Wûlfing.
Rückblende in die späten 90er-Jahre: Für die heutige Wülfing Pharma änderte sich die
Welt schlagartig, als die bis dato im weltweiten Firmenverbund des SmithKline-BeechamKonzerns tätige Firme mit Sitz in Gronau aus dem Firmenverbund ausgegliedert und
durch einen Management Buyout zu einem eigenständigen Unternehmen wurde. Die
Strategie für die Folgejahre lautete, die mit knapp 75 Prozent Auftragsvolumen recht
erdrückende Abhängigkeit zum ehemaligen Mutterkonzern zu lösen und neue Kunden zu
gewinnen.
Die Ausgangslage war dabei ideal: In den zwei getrennten Produktionsbereichen konnte
das jetzt selbständige Unternehmen sämtliche Medikamentengattungen produzieren:
feste Formen (Tabletten, Dragees), Parenteralia (Ampullen, Durchstechflaschen) sowie
Sonderformen wie Klistiere und Suppositorien (Zäpfchen). Doch damit nicht genug: Der
Leitsatz von Wülfing Pharma lautete ‚Alles aus einer Hand’ anstatt nur einen Teil der
Wertschöpfungskette für die Pharmakunden abzudecken. Um diese Zielvorgabe in die
Realität umzusetzen, übernahm Wülfing die gesamte Auftragsabwicklung für seine
Kunden. Der Prozess beginnt damit, dass Wülfing den Einkauf der einzelnen Inhaltsstoffe
verantwortet, die Rezeptur in einem Einführungsprojekt auf die Maschinen überträgt und
diese gemäß den jeweils maßgeblichen nationalen und internationalen Rechtsvorgaben
validiert. Die Herstellungsphase umfasst die eigentliche Produktion, Qualitätskontrolle,
Dokumentation und Chargenrückverfolgung, gefolgt von der Konfektionierung, Prägung
und Verpackung des fertigen Produkts. Doch damit ist die komplexe Prozesskette
keinesfalls abgeschlossen: Wülfing Pharma übernimmt auch die logistische Verteilung der
Paletten und auf Wunsch die Rechnungsstellung für die Kunden. Die Auslieferung erfolgt
dabei in über 80 Länder – hierbei gilt es, die jeweiligen landesspezifischen
Einfuhrbestimmungen und Lieferscheindokumentationen zu berücksichtigen.
„Unsere Kunden schätzen an uns, dass wir in dem mittelständisch geprägten Markt der
Auftragsfertiger die Sicht und Anforderungen eines Großkonzerns verstehen. Durch unsere
Vergangenheit als Teil des heutigen GlaxoSmithKline Konzerns verstehen wir die Welt
unsere Kunden und paaren diese Erfahrung mit den Vorteilen eines flexiblen
mittelständischen Unternehmens“, erklärt Jürgen Eilert, Personalchef bei der Wülfing
Pharma GmbH und federführend bei der Auswahl und Einführung des neuen ERPSystems. „Da wir keine eigenen Medikamente herstellen, können wir die
Fertigungsstraßen für unsere Kunden freihalten und priorisieren.“
case study
“Mit Infor ERP Blending haben wir unsere
Wettbewerbsfähigkeit deutlich gesteigert und können die
Vorteile an unsere Kunden weitergeben.”
Jürgen Eilert — Personalchef und Projektverantwortlicher, Wûlfing.
Doch je stärker es gelang, neue Kunden zu gewinnen, umso
deutlicher sichtbar wurde, dass das bestehende ERP-System an
seine Grenzen stieß und den zunehmend steigenden
Anforderungen nicht mehr gewachsen war. So entschied sich die
Geschäftsleitung der Wülfing Pharma, die Systemlandschaft auf
Vordermann zu bringen und so die Basis für weiteres Wachstum
zu legen. Eine wesentliche Schwachstelle war das ERP-System.
Auf einen Konzernentscheid der ehemaligen Mutter ist
zurückzuführen, dass mit BPCS von der US-Firma SSA ein ERPSystem das Herzstück der Produktionssteuerung bildete, das
ursprünglich für die Automobilbranche entwickelt wurde und
deshalb nicht für die Pharmaindustrie validiert war. Neben der
fehlenden Validierung konnte die Applikation die Spezifika der
Pharmaindustrie nicht standardmäßig abbilden, die
Programmierarbeit zur Anpassung war nicht nachvollziehbar und
der Service vom bestehenden Softwareanbieter nahm auf ein
nicht mehr akzeptables Niveau ab. Um die mangelnden
Funktionalitäten der ERP-Engine auszugleichen, musste die
proprietäre ERP-Insel mit den für den Herstellungsprozess
wichtigen Komponenten wie dem Laborinformationssystem (LIMS)
von Creon, der Finanzbuchhaltung sowie den
Logistikanwendungen für die Lagerplatzverwaltung verbunden
werden. Dies geschah mittels selbst programmierter
Schnittstellen, die jedoch den zunehmenden Anforderungen
schlichtweg nicht mehr gewachsen waren.
Diese Schwächen wurden erkannt und in Forderungen
umformuliert. Demnach musste das neue System hoch integriert
und in sich geschlossen sein, die Standardprozesse der
Pharmaindustrie bereits abbilden, von Haus aus validierbar sein
und von einem Anbieter stammen, der ein hohes Maß an Prozessund Industriewissen im Pharmasektor verfügt. Verantwortlich für
das Projekt war Jürgen Eilert, der die Kollegen aus der IT und
Fachabteilung mit ins Boot holte und gemeinsam einen
umfassenden Anforderungskatalog erstellte. Auf der Wunschliste
der IT stand beispielsweise, die Chance beim Schopf zu packen
case study
und eine einheitliche Systemlandschaft aufzubauen. Der
Abschied von BPCS sollte auch eine Abkehr von der AS/400
Plattform zugunsten von Windows sein, da die übrigen
Applikationen bereits auf den Microsoft-Betriebssystem liefen. Die
Fachabteilungen wiederum wollten ein komfortables System, das
die tägliche Arbeit erleichtert. Anstatt sich im Laufe des Tages
mehrmals in unterschiedliche Systeme wie LIMS oder ERP einund auszuloggen, sollten Abfragen nach freien Chargen, nach
Lagerbeständen, Rechnungsabwicklung und Produktionsplanung
komfortabel, zeit- und nervenschonend aus einer zentralen
Oberfläche heraus ansteuerbar sein. Und für die Geschäftsführung
war wichtig, einen Partner zu finden, der die
Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens steigert, über
umfassende Erfahrung im Pharmabereich verfügt und stabil im
Markt verankert ist.
Ein Kern-Team der Wülfing Pharma analysierte den ERP-Markt
sehr sorgfältig, sprach mit anderen Pharmaunternehmen über
deren Erfahrungen und besuchte zahlreiche Anbieter-Workshops,
um die eigenen Ansprüche mit den am Markt verfügbaren
Angeboten zu vergleichen. Jürgen Eilert bezog dabei sowohl die
IT- als auch Fachabteilungen in die Verantwortung ein und bildete
ein Team von mehr als zehn Key-Anwendern, die die zur Auswahl
stehenden Systeme auf Herz- und Nieren prüfen sollten. Nach
jedem Workshop wurden die Eindrücke systematisch in einem
Auswertungsbogen erfasst, um später die Ergebnisse vergleichen
und entscheiden zu können, wer das passende Angebot hat und
den Zuschlag erhalten sollte. Manche Anbieter fielen bereits recht
frühzeitig durch das Raster, da sie die Forderung nach einer
Windows-Plattform nicht erfüllen konnten. Aus dem
Kandidatenkreis verabschiedeten sich auch Anbieter, die zu wenig
Kompetenz im Pharmasektor nachweisen konnten. Schließlich
war das Votum der Wülfing Key-Anwender eindeutig: Einkauf,
Logistik, Produktion, Qualitätsmanagement, Qualitätskontrolle,
Verkauf und IT sahen ihre Interessen am idealsten bei Infor ERP
Blending vertreten. Und die Geschäftsführung freute sich, dass
die Lizenzierung im Gegensatz zu anderen Angeboten nicht
anhand von namentlich genannten und zu bezahlenden
Endanwendern abgerechnet wird. Bei Infor ERP Blending kauft
man sich eine Anzahl an Lizenzen, die von unterschiedlichen
Mitarbeitern genutzt werden können.
„Es gab bei Infor für jeden Bereich einen kompetenten Mann.
Alle Mitarbeiter konnten sich exakt in unsere Thematik
hineindenken, verstanden unsere Themen und unser
Kerngeschäft und waren höchst engagiert.“
Jürgen Eilert — Personalchef und Projektverantwortlicher, Wûlfing.
Infor ERP Blending wurde speziell für chargen- und
rezepturorientierte Prozessfertiger, wie zum Beispiel die
Pharmabranche, entwickelt und deckt alle wesentlichen
Standardprozesse ab. Es erfüllt die gesetzlichen
Validierungsansprüche und ist eine in sich integrierte Suite,
die nativ alle wesentlichen Bereiche der Wertschöpfungskette
abdeckt. Nach der demokratischen Entscheidung durch die
verschiedenen Anwendergruppen wollte Wülfing keine Zeit
verlieren, um die Weichen für die Einführung des neuen ERPSystems zu stellen.
So entstand das Projekt
E rfolg
D urch
I nnovation/Infor
Bei der Einführung nahezu aller Module hielt sich Wülfing
Pharma an den Standard, den Infor ERP Blending auf Basis
von Best Practices und den gesetzlichen Bestimmungen
vorgab. Eine Ausnahme bildete lediglich das
Laborinformationssystem (LIMS). Gemeinsam mit Infor
entwickelten die Wülfing-Experten auf Basis des bestehenden
Blending LIMS eine erweiterte Version, die exakt den
Anforderungen in der Praxis entspricht. Heute ist das bei
Wülfing Pharma entstandene LIMS fester Bestandteil der
Standardlösung von Infor ERP Blending.
Nach Abschluss der Anpassung und der Tests rückte der Tag
der Wahrheit näher. Anhand einer detaillierten Checkliste und
einer To-Do-Liste für alle relevanten Bereiche wurde
Donnerstag nachmittags um 16 Uhr das alte System gesteuert
heruntergefahren und die Weichen gestellt, um Infor ERP
Blending in Betrieb zu nehmen. Am Freitag lief die Produktion
noch wie gewohnt, allerdings ohne Rückmeldung vom System.
Das Wochenende verbrachten die key-user mit den InforBeratern rund um die Uhr damit, das alte System auf das neue
zu migrieren. Und Punkt acht Uhr am Montag der Folgewoche
ging das neue ERP-System ans Netz – ohne einen Tag
Produktionsstillstand, ohne jegliche Verzögerung und ohne
Abstriche bei angegliederten
Prozessen zu machen.
„Ich habe meine Kilos
wiedergefunden“, schmunzelt Jürgen
Eilert. „Die Einführung war ein voller
Erfolg und ich weiß, dass andere
Firmen mit anderen Systemen teilweise vier Wochen keine
Rechnungen schreiben konnten und sogar die Produktion
abgestellt werden musste. Wir sind stolz darauf, den richtigen
Partner durch ein systematisches Auswahlverfahren gefunden
zu haben. Unsere Devise lautet ‚so viel Standard wie möglich
und so viele individuelle Anpassungen wie nötig.“
Über die Einführung von Infor ERP Blending verlieren die
Mitglieder des Kernteams Silke Bettermann für den Bereich
LIMS, Sebastian Ludwig für Materialwirtschaft und
Controlling, Michael Rössing als Leiter IT und Jürgen Eilert als
Projektverantwortlicher nur positive Worte: „Es gab bei Infor
für jeden Bereich einen kompetenten Mann. Alle Mitarbeiter
konnten sich exakt in unsere Thematik hineindenken,
verstanden unsere Themen und unser Kerngeschäft und waren
höchst engagiert.“ Und mit Blick auf die Zukunft meint er:
„Der Markt ist hart umkämpft und manchen Aufträgen rechnet
man über die vierte Stelle hinter dem Komma nach. Mit Infor
ERP Blending haben wir unsere Wettbewerbsfähigkeit deutlich
gesteigert und können die Vorteile an unsere Kunden
weitergeben.“
Heute ist das Gronauer Unternehmen besser denn je im Markt
der Auftragsfertiger positioniert. Durch den Einsatz von Infor
ERP Blending konnte Wülfing Pharma die Liefertreue
optimieren und ist für Kunden sicherer geworden. Nicht nur
die vorgeschriebene Validierung, die von Herrn Dr. Jahnke in
enger Abstimmung mit kompetenten Ansprechpartnern bei der
Infor vorgenommen wurde, sondern auch die Möglichkeit,
binnen Minuten exakte Aussagen zu treffen, in welchem
Stadium sich eine Produktion gerade befindet, haben das
Vertrauen der Kunden in Wülfing Pharma weiterhin gesteigert.
Dabei ist das Potenzial bei weitem noch nicht voll
ausgeschöpft. Zukünftig will Wülfing Pharma Infor ERP
Blending noch stärker für die Planung, Maschinenbelegung
und Simulation einsetzen – und so der Konkurrenz weiter
enteilen.
Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Infor Ihnen helfen
kann, Ihr kundenorientiertes Liefernetzwerk zu verbessern,
Ihren Gewinn zu maximieren und Ihren Servicegrad zu
erhöhen?
Dann besuchen Sie unsere Website unter
http://www.infor.com/blending.
This document contains information which may be considered confidential. It is intended only for the use of the individual or entity named on this
cover sheet. The unauthorized disclosure, use, or publication of confidential information is prohibited.
Copyright © 2004 Infor IP Holdings C.V. and/or its affiliates or licensors. All rights reserved. The Infor word and design marks are trademarks and/or registered trademarks of Infor IP Holdings C.V.
and/or one of its affiliates. All rights reserved. All other trademarks listed herein are the property of their respective owners.