Dienstanweisung für die Annahme von Spenden und

Gemeinderat am 10. Mai 2006
Anlage 1 zu Vorlage 27/2006
Dienstanweisung für die Annahme
von Spenden und ähnlichen Zuwendungen
(DA Zuwendungen)
Vorbemerkung:
Mit Wirkung vom 18. Februar 2006 wurde § 78 GemO folgender Absatz 4 angefügt:
„(4) Die Gemeinde darf zur Erfüllung ihrer Aufgaben nach § 1 Abs. 2 Spenden, Schenkungen
und ähnliche Zuwendungen einwerben und annehmen oder an Dritte vermitteln, die sich an der
Erfüllung von Aufgaben nach § 1 Abs. 2 beteiligen. Die Einwerbung und die Entgegennahme
des Angebots einer Zuwendung obliegen ausschließlich dem Bürgermeister.
Über die Annahme oder Vermittlung entscheidet der Gemeinderat. Die Gemeinde erstellt jährlich
einen Bericht, in welchem die Geber, die Zuwendungen und die Zuwendungszwecke anzugeben
sind und übersendet ihn der Rechtsaufsichtsbehörde.“
Die neue Rechtslage sieht zwei wesentliche Änderungen vor:
1. Die Einwerbung und die Entgegennahme des Angebots einer Zuwendung obliegen ausschließlich dem Bürgermeister.
2. Über die Annahme oder Vermittlung einer Zuwendung entscheidet allein der Gemeinderat.
Zur näheren innerdienstlichen Regelung der vorstehenden Rechtsänderung wird der Erlass
nachfolgender „Dienstanweisung für die Annahme von Spenden und ähnlichen Zuwendungen“
(DA Zuwendungen) vorgeschlagen.
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Dienstanweisung für die Annahme
von Spenden und ähnlichen Zuwendungen
(DA Zuwendungen)
§ 1 Geltungsbereich, Verantwortlichkeiten
(1) Begriffsdefinition
§ 78 Abs. 4 GemO gilt für Sach- und Geldspenden, Schenkungen und ähnliche Zuwendungen an die Gemeinde Königsfeld im Schwarzwald. Nicht erfasst sind solche
Zahlungen ohne Gegenleistung wie z.B. Förderzuschüsse des Bundes oder des
Landes und Schadensersatzleistungen, Zuwendungen, auf die die Gemeinde Königsfeld im Schwarzwald einen Rechtsanspruch hat, sowie Erbschaften und Vermächtnisse. Nachfolgend wird zur besseren Lesbarkeit einheitlich der Begriff „Zuwendung“ verwendet.
(2) Vermittlung von Zuwendungen
Zu den von der Vorschrift erfassten Zuwendungen zählen auch solche, die über die
Gemeinde Königsfeld im Schwarzwald an einen Dritten gelangen sollen, beispielsweise an einen gemeinnützigen Verein oder eine gemeinnützige Einrichtung.
In den nachstehenden Regelungen umfassen die Begriffe „Einwerbung“ und „Annahme“ jeweils auch die Vermittlung von Zuwendungen zugunsten Dritter.
(3) Verantwortlichkeiten
Für die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften und dieser Dienstanweisung sind
die einzelnen Fachämter und Eigenbetriebe verantwortlich. Die Kämmerei übernimmt
die Berichtspflichten gegenüber dem Gemeinderat und der Rechtaufsichtsbehörde.
§ 2 Einwerbung von Zuwendungen
(1) Einwerbung
Förmliche Schreiben oder sonstige Veröffentlichungen, mit denen die Gemeinde Dritte um Zuwendungen bittet, dürfen nur vom Bürgermeister unterzeichnet werden. Die
Ämter und Eigenbetriebe können im Übrigen nur noch im Rahmen einer entsprechenden Initiative des Bürgermeisters und nach deren Vorgaben im Rahmen dieser
Dienstanweisung bei der Einwerbung von Zuwendungen ausführend tätig werden.
(2) Entgegennahme des Angebots einer Zuwendung
Auch hierfür ist grundsätzlich nur der Bürgermeister zuständig. Soweit sonstigen
Gemeindebediensteten oder Leitern von Einrichtungen, die in der Trägerschaft der
Gemeinde stehen, ein Angebot einer Zuwendung an die Gemeinde unterbreitet wird,
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ist dies unverzüglich dem Bürgermeister anzuzeigen. Hierzu ist der Vordruck „DA
Zuwendungen L 1/2006“ (Anlage 1) zu verwenden. Diese Dokumentvorlage kann in
REGIsafe Az. 960.041 abgerufen oder bei der Gemeindekasse abgeholt werden.
§ 3 Entscheidung über die Annahme einer Zuwendung
(1) Zuwendungen über 100 EUR im Einzelfall
Über die Annahme von Zuwendungen entscheidet der Gemeinderat. Die entsprechenden Vorlagen sind von der Kämmerei zu erstellen und zu vollziehen. In einer
Vorlage kann über die Annahme mehrerer Zuwendungen beschlossen werden; die
Zuwendungen müssen in der Übersicht aber einzeln aufgeführt werden.
(2) Zuwendungen bis 100 EUR im Einzelfall
Über die Annahme von Zuwendungen bis 100 EUR pro Einzelzuwendung erstellt die
Kämmerei in Zusammenarbeit mit den übrigen Fachämtern und Eigenbetrieben federführend quartalsweise eine entsprechende (Sammel-)Vorlage, die im Gemeinderat im Wege der Offenlegung beschlossen wird. Ungeachtet dessen können solche
Zuwendungen auch in eine Vorlage nach Abs. 1 aufgenommen werden.
(3) Verwendung von Vordrucken
Die Vorlagen sind einheitlich nach den Mustern Anlage 2 (Vorlage) und Anlage 3
(Anlage zur Vorlage) zu gestalten. Diese finden sich ebenfalls im Schriftgutverwaltungsprogramm REGIsafe unter Az. 960.041. In einer Vorlage kann über unbegrenzt
viele Zuwendungen gleichzeitig entschieden werden. Mit der Tabulatorschaltung
können in der Anlage zur Vorlage zusätzliche Zeilen erzeugt werden. Über den im
Vorlagenmuster vorgegebenen Text hinaus ist eine ausführlichere Begründung nur in
Ausnahmefällen (z.B. bei besonders hohen Zuwendungen) notwendig.
(4) „Böser Anschein“
In den Beschlussvorlagen sollen zur Vermeidung des „bösen Anscheins“ auch anderweitige Geschäftsbeziehungen zwischen der Gemeinde und dem Zuwendungsgeber aufgezeigt werden. Bei Zuwendungen bis 5.000 EUR ist dies nur erforderlich,
soweit im Einzelfall besondere Gründe hierfür vorliegen.
(5) Grundsatz der Öffentlichkeit
Über die Annahme einer Zuwendung ist grundsätzlich öffentlich zu beraten und zu
entscheiden. Hat ein Geber aus berechtigtem Interesse um vertrauliche Behandlung
seines Namens gebeten, ist insoweit in nichtöffentlicher Sitzung zu verhandeln. Dies
kann bedeuten, dass eine besondere Vorlage zu fertigen ist, in der nur die nichtöffentlich zu beschließenden Zuwendungen enthalten sind.
(6) Zugriff auf die Zuwendung
Da bis zur Beschlussfassung des Gemeinderates die Zuwendung nur unter Vorbehalt angenommen ist, haben die Fachämter und Eigenbetriebe dafür Sorge zu tragen, dass Zuwendungen über 5.000 EUR bis zur endgültigen Beschlussfassung
nicht verbraucht oder verwendet werden.
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(7) Spendenbescheinigungen
Spendenbescheinigungen dürfen erst nach der Beschlussfassung über die Annahme
ausgestellt werden. Die Zuständigkeiten bezüglich der Berechtigung zur Ausstellung
von steuerlichen Zuwendungsbescheinigungen ändern sich nicht.
§ 4 Berichterstattung
Die Gemeinde hat jährlich einen Bericht zu erstellen, in welchem die Geber, die Zuwendungen und die Zuwendungszwecke anzugeben sind. Dieser Bericht ist der Rechtsaufsichtsbehörde zu übersenden. Hierzu erhält die Kämmerei besondere Mehrfertigungen der Niederschrifts-Auszüge über die Beschlussfassung im Gemeinderat samt Vorlagen.
§ 5 Übergangsregelung
Für Zuwendungen, die seit dem 01. Januar 2006 entgegengenommen wurden, ist das
Verfahren nach §§ 2 und 3 unverzüglich nachzuholen.
Königsfeld im Schwarzwald, 11. Mai 2006
Fritz Link
Bürgermeister
Anlagen
Vordruck L 1/2006 zur Meldung einer angebotenen Zuwendung an den Bürgermeister
Vordruck „Gemeinderatsvorlage“
Vordruck „Anlage zur Gemeinderatsvorlage“
Verteiler:
Bürgermeister
10, 20, 60, 80
Schulen, Kindergärten, Feuerwehr
Sammelordner „Organisation der Gemeindeverwaltung“ (in jedem Büro vorhanden)