Schnellere Produkteinführungen bei der Dr. Scheller
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Schnellere Produkteinführungen bei der Dr. Scheller
DIE BRANCHE Kosmetik, dekorative Kosmetik, Haut- und Mundpflege DIE WEB SITE www.dr-scheller-cosmetics.com DER STANDORT Eislingen, Baden-Württemberg DIE MITARBEITER ca. 400 Mitarbeiter DAS UNTERNEHMEN eine seit 1944 Schnellere Produkteinführungen bei der Dr. Scheller Cosmetics AG dank Captaris Workflow Die Softwarelösung wird unternehmensweit für Geschäftsprozessverwaltung eingesetzt Die Dr. Scheller Cosmetics AG wurde 1944 als Familienunternehmen gegründet und ist heute eine global bestehende Aktiengesellschaft agierende Aktiengesellschaft mit Sitz in Zentraleuropa. Die Angebotspalette umfasst die Marken DIE EINNAHMEN ca. 80 Mio. Euro SCHELLER - Das Naturkonzept (Naturkosmetik) und durodont medical (Mundpflege). Das Motto des DIE HERAUSFORDERUNG Die Verwaltung von Genehmigungsprozessen war komplex und zeitaufwändig; unstrukturierte und unübersichtliche Verfahren für Dokumente führten dazu, dass Formulare verspätet eingereicht wurden. DIE LÖSUNG Captaris Workflow 5.2 DIE INTEGRATION mit Microsoft SharePoint Portal2003 und dem Blending ERP-System DIE ERGEBNISSE Verkürzung von Genehmigungsprozessen von bis zu 40 Tagen auf sieben Tage, schnellere Produkteinführungen; keine verspätet eingereichten Dokumente und fehlenden Informationen mehr, weniger Dokumentationsfehler MANHATTAN (dekorative Kosmetik), MANHATTAN CLEARFACE (Hautpflege), APOTHEKER Unternehmens lautet „CREATING-CARE-COMPETENCE”. Die Herausforderung In jedem einzelnen Lippenstift steckt eine Menge Forschung und Teamarbeit. Neben vielen anderen Tätigkeiten führen die Mitarbeiter von Dr. Scheller Cosmetics Studien zur Produktentwicklung durch und entwerfen Werbematerialien, um absatzstarke Kosmetikprodukte für den internationalen Markt herzustellen. Im Basisdatenprozess werden alle für ein neues Produkt erforderlichen Informationen, z. B. über die Logistikplanung, Produktdetails und die Preisgestaltung unternehmensweit gesammelt. Verpackungsgestaltung und Werbematerialien bedürfen der Genehmigung durch die Abteilung für Forschung und Entwicklung und durch das Qualitätsmanagement, bevor sie an die Produktionsabteilung geleitet werden. Ein solches Verfahren, das mit dem Austausch vieler Dokumente verbunden ist, führt schnell zu Chaos und Papierbergen. Erste Versuche, das Verfahren effizienter zu verwalten, basierten zunächst auf Papierdokumenten, bevor sich Dr. Scheller Cosmetics für die Einführung einer Workflow-Software entschied. Mitarbeiter mussten Dokumente zusammentragen und Formulare ausfüllen, die dann persönlich weitergereicht bzw. per Post verschickt wurden. Gelegentlich waren Dokumente oder Formulare fehlerhaft bzw. nicht korrekt ausgefüllt, oder die Weitergabe der Papiere verzögerte sich. Als das Unternehmen ein Workflow-Tool einführte, um einen reibungsloseren Ablauf des Genehmigungsprozesses zu unterstützen, konnte die Software nicht mit dem SharePoint Portal Server, der Kollaborationsplattform von Dr. Scheller Cosmetics, integriert werden. Darüber hinaus war ein Überblick über laufende Prozesse nicht möglich. „Das Genehmigungsverfahren war unstrukturiert, unübersichtlich und zeitaufwändig”, so Denis Wiser, IT Project Director bei Dr. Scheller Cosmetics. „Manager hatten keinen Überblick darüber, wo sich ein bestimmtes Dokument befand, oder von wem es noch abgezeichnet werden musste. Meistens mussten sie sich die erforderlichen Informationen telefonisch oder per E-Mail besorgen.” Dies führte häufig zu Verzögerungen. Im Durchschnitt dauerte es 40 Tage, bis die Basisdatenformulare, der erste Schritt in der Dokumentenkette, ausgeteilt und wieder eingereicht wurden. Die zeitintensive Bearbeitung verzögerte die Einführung von Produkten und schränkte die Möglichkeit des Unternehmens ein, Kunden mit neuen Informationen zu versorgen. Laut Weiser benötigte Dr. Scheller Cosmetics ein automatisch mit Hilfe der Workflow-Tools für die stellen.” Rückmeldungen von Kunden helfen Dr. Tool für Genehmigungsprozesse und Informations- Geschäftsprozessverwaltung vorgenommen. „Bei Scheller Cosmetics dabei, die Kommunikation beschaffung, das mit dem SharePoint Portal uns existieren mehr als 250 Prozesse innerhalb zu verbessern und Produktionsmengen zu steuern. Server und dem Blending ERP-System kompatibel des Workflows für Genehmigungsverfahren, und Das Unternehmen rechnet aufgrund der Nutzung war. Weiser und sein Team sahen sich nach einer dennoch herrscht eine größere Transparenz”, stellt von Workflow mit bedeutenden Einsparungen, flexiblen, stabilen Workflow-Lösung um, die die jedoch sind genaue Angaben in US-Dollar vorhandeneTechnologie effektiv nutzen und sich schwer möglich, da keine Vergleichszahlen für das ohne großen Programmieraufwand in die Netzwerk- Verfahren vor der Installation vorliegen. „Ich rechne architektur des Unternehmens einfügen würde. Nach Internetrecherchen und Gesprächen mit Beratern schränkte Dr. Scheller Cosmetics die Auswahl auf einige wenige Produkte ein. Eine weitere Überprüfung ergab, dass Captaris Workflow als einzige Lösung alle Funktionsanforderungen erfüllte–und das zu einem günstigen Preis. Die Lösung Captaris Workflow ist eine .NET-Lösung, die eng mit Microsoft-Produkten wie Exchange/Outlook, SharePoint Portal Server und mit Diensten wie InfoPath, BizTalk etc., integriert ist. Mit Workflow verfügen Unternehmen über eine einfache und flexible Lösung für die Geschäftsprozessver- „Mit Captaris Workflow haben wir die Produkteinführung bei Dr. Scheller Cosmetics beschleunigt und können unseren Kunden schneller sämtliche benötigten Produktinformationen zur Verfügung stellen”. waltung in nahezu jeder UnternehmenssoftwareUmgebung. Dr. Scheller Cosmetics installierte Workflow mit Hilfe des in Deutschland ansässigen Lösungsanbieters egsSoft. Nach Telefongesprächen und Web meetings waren der Lösungsanbieter und das Kosmetik- mit einem guten Return-on-Investment durch Captaris Workflow”, sagt Weiser, „auch, weil wir zusätzliche Geschäftsprozesse automatisieren konnten.” Die Automatisierung weiterer Genehmigungsprozesse für Dokumente, Lizenzen, Benutzeranfragen zu Software und Urlaubsanträge ist geplant. Zusätzliche Informationen Captaris, Inc. ist ein führender Hersteller von Softwareprodukten, mit denen Geschäftsprozesse automatisiert, Dokumente per Computer verwaltet und Informationen rasch bereitgestellt werden können. Unsere Produktsuite, bestehend aus Captaris RightFax, Captaris Workflow und Captaris Alchemy Document Management, wird Weiser fest. „Manager können jetzt rasch überprüfen, an welchem Punkt des Verfahrens sich ein Dokument befindet, wer es bearbeitet usw. Der für einen Prozess verantwortliche Benutzer kann die entsprechenden Schritte mit Hilfe von über ein weltweites Technologiepartnernetz vertrieben. Zu unseren Kunden zählen Finanzdienstleister, Behörden, Unternehmen aus dem Gesundheitswesen und vielen anderen Branchen. Sämtliche unter dem Fortune 100-Index Key Performance Indicators (KPIs) kontrollieren.” gelisteten und viele Global 2000-Unternehmen mit .NET, daher war es nicht schwer, Workflows zu Die Ergebnisse Captaris befindet sich in Bellevue, Washington. entwickeln und mit Captaris Workflow zu Weiser zufolge können Genehmigungsprozesse programmieren”, so Weiser. „Dennoch haben wir für Dokumente, die bislang 40 Tage dauerten, wird an der Nasdaq unter dem Kürzel CAPA davon profitiert, dass uns egsSoft bei der genauen jetzt innerhalb von sieben Tagen abgeschlossen Programmsyntax und der Einweisung unterstützt werden. Web-Formulare können einfacher als hat.” Die Schulung wurde zum größten Teil im Papierdokumente erstellt und versendet werden. egsSoft ist ein Vertriebspartner von Captaris mit Rahmen eines dreitägigen Workshop mit Da die Installation eines speziellen Client nicht Sitz in Düsseldorf. Weitere Informationen finden Vorführungen und Seminaren zur Entwicklung mit erforderlich ist, ist auch die Bereitstellung Sie unter www.egsSoft.de. Workflow durchgeführt. „Ich war beeindruckt, wie unkompliziert. Die Nutzung von Captaris Workflow schnell [die Mitarbeiter von Dr. Scheller Cosmetics] verhindert, dass Daten oder Dokumente verloren ihre Kenntnisse über Captaris Workflow gehen und verringert die Anzahl von Fehlern, die erweiterten. Innerhalb kürzester Zeit erstellten sie durch Benutzer verursacht werden. Leitende eine funktionierende, SharePoint-integrierte Mitarbeiter können sich wieder auf die Produktent- Workflow-Anwendung”, erläutert Igor Ignjatovic wicklungsprozesse konzentrieren, anstatt sich von egsSoft. mit dem Bearbeitungsstatus von Dokumenten unternehmen bereit für die Einrichtung der Software. „Unser IT-Team hatte bereits Erfahrung Benutzer verwenden die ihnen bekannte SharePoint-Oberfläche gerne, da hier Aufgaben, die mit verschiedenen Unternehmensan-wendungen verknüpft sind, zentral und anwender-freundlich bearbeitet werden können. „Sobald ein Benutzer und Aufgaben zu beschäftigen. Wenn sich der Genehmigungsprozess für ein Dokument verzögert, können sie eingreifen und die Bearbeitung beschleunigen, so dass das Bearbeitungsziel von sieben Tagen eingehalten werden kann. eine Datei in der Dokument-Library ablegt, „Die Verwendung von Captaris Workflow hat die versendet Captaris Workflow per E-Mail Aufgaben, Produktentwicklung bei Dr. Scheller Cosmetics Erinnerungen und andere Nachrichten an alle vereinfacht”, so Weiser. „Außerdem können wir Beteiligten.” Darüber hinaus werden alle ein- unseren Kunden schneller alle benötigten gestellten Vorgaben und Statusaktualisierungen Informationen über ein Produkt zur Verfügung verwenden unsere Produkte. Der Hauptsitz von Das Unternehmen wurde 1982 gegründet und gehandelt. Weitere Informationen finden Sie unter www.Captaris.com. ©2006 Alle Reche vorbehalten. Kein Teil dieser Publikation darf ohne die schriftliche Genehmigung durch Captaris unabhängig von der Vorgehensweise und der angewandten Technik reproduziert, verbreitet, übertragen, in Archiven gespeichert oder übersetzt werden. Folgende Namensbezeichnungen sind eingetragene Marken und Markenzeichen von Captaris: Captaris, Alchemy, RightFax, Captaris Document Management, Captaris Interchange und Captaris Workflow. Andere Namen von Unternehmen, Marken und Produkten sind Eigentum und/oder Warenzeichen der jeweiligen Markeninhaber.