Nachhaltiges Veranstaltungsmanagement

Checkliste „Nachhaltiges Veranstaltungsmanagement“
Vorwort
Für das Tagungsteam der Fachtagung „Regionalentwicklung nachhaltiger gestalten“ im Januar 2016 war es
selbstverständlicher Anspruch, auch die Veranstaltung selber nachhaltig zu gestalten. In der Vorbereitung wurde
eine Checkliste genutzt, welche im Rahmen eines Studienprojektes im WS 2008/2009 entwickelt wurde. Es
zeigte sich jedoch, dass die Ansprüche an eine nachhaltig organisierte Veranstaltung mittlerweile höher und
vielfältiger sind.
Die nun vorliegende Checkliste zum nachhaltigen Veranstaltungsmanagement wurde vom Tagungsteam der
RUN-Fachtagung entwickelt und auf ihre Praxistauglichkeit hin geprüft. Eine nachhaltige Veranstaltung wird vor
allem geprägt durch:
• Mobilitätsverhalten (zum und am Veranstaltungsort)
• Catering
• Dokumentation (auf Papier und elektronisch)
Inhaltliche Grundlage der Checkliste bilden die Nachhaltigkeitsgrundsätze der HNEE und der „Leitfaden für die
nachhaltige Organisation von Veranstaltungen“ vom Umweltbundesamt.
Die Checkliste soll in der Praxis einfach handhabbar sein und einen Überblick über alle wichtigen Aspekte des
nachhaltigen Veranstaltungsmanagements geben. Dazu gehören
1. Organisation und Vorbereitung der Veranstaltung
2. Vorbereitung der Räume
3. Unterbringung der Teilnehmer*innen und kulturelle Angebote
4. Catering
5. Nachbereitung der Veranstaltung
6. Soziale Aspekte
7. Ökonomische Aspekte
Bei Realisierung der nachfolgend aufgeführten Punkte kann von einer nachhaltigen Veranstaltung gesprochen
werden. Die Schwerpunkte können dabei je nach Veranstaltung und Zielgruppe abweichen.
1
1. Organisation und Vorbereitung der Veranstaltung
Aspekt
Nachhaltige Umsetzung
Veranstaltungszeit
Flyer
Versand von
Informationen
Information zum
nachhaltigen
Veranstaltungskonzept
Informationen zur
An- und Abreise
mit ÖPNV
Fußwegbeschreibungen vom Bhf.
Eberswalde zum
Veranstaltungsort
Anmeldung der
Teilnehmer*innen
CO2-neutrale
Veranstaltung
anstreben
Veranstaltungszeiten so legen, dass sie mit Anund Abfahrtszeiten des ÖPNV zusammenpassen
(z.B. Beachtung der Züge aus/nach Berlin)
in digitaler Form bereitstellen.
Wenn Papierversion nicht vermeidbar ist,
Recyclingpapier zum Druck verwenden.
Zur Veranstaltung Programm in Postergröße
ausdrucken und aushängen, weitere Exemplare
als handout bedarfsgerecht bereithalten
der Versand sollte i.d.R. auf elektronischem
Wege erfolgen (save-the-Date-Mail, Einladung
etc.) gekoppelt mit dem Verweis auf eine
Veranstaltungs-Webseite, die vorher eingerichtet
worden ist;
Bereitstellung von Informationen auf eigener
Veranstaltungs-Webseite
Hinweis
Erledigt
(√)
ggf. E-Mail mit Signatur: „Bitte
prüfen Sie, ob diese
Information ausgedruckt
werden muss“
Kontakt zum Einrichten einer
HNEE-Webseite: Stefanie
Schulze,
Hochschulkommunikation
(Tel. 03334/657-227,
[email protected])
Information in Einladung und auf website
integrieren, Checkliste allen Organisator*innen
und Helfer*innen zur Verfügung stellen
Informationen auf der Webseite und in der
Einladung (z.B. in Form eines Links, Verweis auf
Internetseite),Hinweis, dass es am Stadtcampus
keine hochschuleigenen Parkplätze für Kfz gibt,
Einrichten einer Informationsplattform und ggf.
eines Forums zur Organisation von
Fahrgemeinschaften
Informationen auf der Webseite und in der
Einladung
per E-Mail oder durch Anmeldungsmaske auf der
Webseite
CO2- Kompensation durchführen und alle
Teilnehmer*innen finanziell an
Kompensationsmaßnahmen beteiligen (über
Teilnahmegebühren), Information dazu in
Einladung, Flyer, auf der website mit Verlinkung
zum Kompensationspartner
http://www.bbgeberswalde.de/fahrplan.php;
http://fahrinfo.vbb.de/bin/query
.exe/dn?&to=Eberswalde+Hau
ptbahnhof;
http://www.bahn.de/p/view/ind
ex.shtml
Berechnung der
Kompensation: z.B. CO2Rechner PRO der KlimAktiv
gGmbH (Flächenagentur
Brandenburg GmbH):
http://www.klimaktiv.de/article4
41_0.html
BeispielKompensationsmöglichkeiten:
- Ivakale e.V.
2
Aspekt
Nachhaltige Umsetzung
Moderationskoffer
- MoorFutures
Hinweis
Nutzen von Materialien entsprechend der
Richtlinie zur nachhaltigen Beschaffung der
HNEE(wiederauffüllbare Marker, Stifte auf
Wasserbasis, Recyclingpapier etc.), auf
vorhandene Ressourcen an der
HNEE/Fachbereiche oder Verwaltung
zurückgreifen und im Budget eine
Ersatzbeschaffung für verbrauchte Materialien
einplanen
Tagungsmappe
sollte vermieden werden – Inhalte (frühzeitig) auf
Webseite stellen bzw. per E-Mail versenden
Namensschilder
auf Recyclingkarton ausdrucken; Befestigung mit
Holzwäscheklammern anstatt von Plastikhaltern
Rücknahme organisieren (z.B. durch Pfand)
Gastgeschenke
Sortiment der HNEE (HNEE-Shop im Bioladen
Globus). Falls anderweitige Geschenke
angedacht sind, ist darauf achten, dass diese
umweltgerecht und sozialverträglich hergestellt
und möglichst regional und bei Lebensmitteln
auch saisonal und ökologisch angebaut wurden /
sind.
2. Vorbereitung der Räume
Aspekt
Nachhaltige Umsetzung
beidseitige Nutzung von
Papier!
http://www.hnee.de/de/Hochsc
hule/Leitung/AmtlicheMitteilungenDokumente/AmtlicheMitteilungen-und-DokumenteE1942.htm
Blumendekoration
regionale bzw. fair gehandelte Pflanzen zur
Dekoration nutzen oder (kostenfreien) Service
vom Forstbotanischen Garten
Druck auf Recyclingpapier; ggf. so gestalten,
dass sie wiederverwendbar sind
nur auf Anfrage herausgeben
Kontakt FBG: Dr. Bernhard
Götz, Dr. Brigitte Schröter –
rechtzeitig anfragen!
u.a. Programm, Lagepläne,
Wegbeschreibung
im Veranstaltungsbüro auf
Nachfrage bereithalten
Heizen nicht über 21 °C; Raumtemperatur über
Nacht absenken;
Kühlen nicht mehr als 6°C unter
Außentemperatur, regelmäßiges,
energieeffizientes Lüften
Tageslicht nutzen bzw. optimale Steuerung der
Beleuchtung gewährleisten
Verantwortlichen bestimmen,
der die vorhandene
Regeltechnik kennt, evtl. vorab
mit Hausmeister klären, was
wie funktioniert
Aushänge
Notizpapier / Stifte
Heizen/Kühlen und
Lüften
Beleuchtung
Abfallmanagement
vorab prüfen, ob ausreichend große Abfalleimer
für die Getrenntsammlung vorhanden und geleert
sind
Erledigt
(√)
Auf Label achten
Hinweis
Erledigt
(√)
Verantwortlichen bestimmen,
der/die sich mit den
Verdunkelungssystemen
auskennt; evtl. vorab mit
Hausmeister klären, was wie
funktioniert
evtl. Absprache mit Abt. LUM
3
3. Unterbringung der Teilnehmer*innen und Kulturprogramm
Aspekt
Nachhaltige Umsetzung
Hotel/ Pension
Kulturprogramm
4. Catering
Aspekt
Lebensmittel/
Menü
Hinweis
Information auf Webseite und ggf. auf der
Einladung bereitstellen;
Hotel/ Pension möglichst nahe am
Veranstaltungsort in Eberswalde;
bei der Auswahl Betriebe mit EMASZertifizierung oder andere
Nachhaltigkeitsmerkmalen/Umweltzeichen
achten (z.B. Europäisches Umweltzeichen,
Marke Viabono) und bevorzugen; Betriebe mit
regionaler/ saisonaler/biologischer Gastronomie
bevorzugen
Programm regional und nachhaltig (z.B.
Fahrradtour) gestalten
Hotel/ Pension in Eberswalde
z.B. Waldsolarheim,
Gästehaus Sonnenvilla,
Central-Hotel Eberswalde,
Hotel am Markt, Hotel Garni
am Brunnenberg
Nachhaltige Umsetzung
Hinweis
biologisch, regionales und saisonales Angebot
wählen, Lebensmittel mit heimischen
Gütesiegeln (Bsp. Biosphärenreservat
Schorfheide-Chorin) bevorzugen;
attraktive vegetarische/vegane Essensauswahl
gewährleisten; beim Fischangebot auf
nachhaltige Fischzucht achten, kein Fleisch aus
Massentierhaltung
Information zur nachhaltigen Bewirtung auf
Flyer, website, Tagungsprogramm usw., Hinweis
auch vom Moderator*in während der
Veranstaltung
regionale Anbieter: Globus
Naturkost, Krumme Gurke,
Blumberger Mühle, Ökodorf
Brodowin, Mensa
(Mineral-)Wasser
Leitungswasser in Karaffen bereitstellen
Getränke
biologische, regionale und saisonale bzw. fair
gehandelte Produkte bevorzugen
Tee, Kaffee,
Kakao
Biologisch erzeugte und fair gehandelte Produkte
wählen
Erledigt
(√)
ggf. Kontingent bis zu einem
gewissen Zeitpunkt
reservieren
regionale kulturelle Angebote
bzw. soziale Projekte
vorstellen
Erledigt
(√)
Haushaltsmittel aus den
Töpfen 1 bis 4 dürfen zur
Finanzierung von
Bewirtungskosten nicht
herangezogen werden.
Bewirtungskosten sind
ausschließlich aus Drittmitteln
zu finanzieren.
Richtlinie zur nachhaltigen
Beschaffung (und Catering)
http://www4.hnee.de/de/Hochs
chule/Verwaltung/AbteilungHaushalt-undBeschaffung/FormulareVorlagen/Formulare-VorlagenK4942.htm
ggf. im Büro des Präsidenten
anfragen
z.B. RatioDrink,
www.ratiodrink.de/BioFruchtsaft
z.B. in Mensa, Globus
Naturkost, Krumme Gurke
4
Aspekt
Nachhaltige Umsetzung
Hinweis
Milch,
Kaffeesahne,
Zucker
Tischwäsche
keine Einweg- oder Portionsverpackungen;
biologische, regionale bzw. fair gehandelte
Produkte wählen
wiederverwendbare Stoff-Tischwäsche nutzen
z.B. in Mensa, Globus
Naturkost, Krumme Gurke
Geschirr
ausschließlich Mehrweggeschirr verwenden
(kein Plastik)
Übrig gebliebenes
Essen
wenn möglich an gemeinnützige Organisationen
weitergeben
5. Nachbereitung der Veranstaltung
Aspekt
Nachhaltige Umsetzung
Tagungsdokumentation
Veröffentlichung
der Ergebnisse/
Fotos
Gender
Mainstreaming
Hussen für Stehtische können
bei der Abteilung LUM
ausgeliehen werden,
Tischdecken können in der
Mensa geliehen oder ggf. im
Büro des Präsidenten
angefragt werden
z.B. ausleihen in der Mensa
bzw. Caterer um das
Mitbringen von Geschirr bitten
Aus der Richtlinie zur
Beschaffung der HNEE:
„Vorab ist zu klären, wie mit
„Resten“ verfahren wird (z.B.
Abgabe an Teilnehmende
oder Studierende).“
Hinweis
per E-Mail an Teilnehmer*innen verschicken und
auf Webseite bereitstellen
per E-Mail an Teilnehmer*innen verschicken oder vorab Einverständniserklärung
auf Webseite bereitstellen
zur Veröffentlichung von
Fotos mit weniger als sieben
Personen auf dem Bild
einholen
6. Soziale Aspekte
Aspekt
Nachhaltige Umsetzung
auf geschlechtergerechte schriftliche und
mündliche Formulierungen achten;
auf ausgewogener Geschlechterverteilung bei
Besetzung von Podien/Auswahl von
Referent*innen achten
Erledigt
(√)
Hinweis
Erledigt
(√)
Erledigt
(√)
Anwendung der Richtlinien der
HNEE zur geschlechtergerechten Sprache
(http://www.hnee.de/de/Hochs
chule/Portraet/Nachhaltigkeits
management/DiversityGesundheit-Familie/DiversityGleichstellung/Gleichstellung/
Gleichstellung-K4401.htm);
ggf. Kontakt mit Dörte Beyer,
Diversity-Beauftragte (Tel.
03334/657-106,
[email protected])
5
Aspekt
Nachhaltige Umsetzung
Hinweis
Helfer*innen
Faire Aufwandsentschädigung der
(studentischen) Helfer*innen
Barrierefreiheit
Barrierefreiheit in bzw. auf dem Weg zu den
Veranstaltungsräumen gewährleisten,
Nutzbarkeit des barrierefreien WC sicherstellen;
Bewegungsfläche für Rollstühle vorsehen (bspw.
bei Bestuhlung), auf leichtgängige Türen achten,
Unterfahrmöglichkeit bei Tischen gewährleisten,
Buffet in geringer Tiefe anrichten, ggf.
Zubringerdienst organisieren
auf kurze, breite Wege und leichtgängige Türen
achten, in regelmäßigen Abständen
Sitzmöglichkeiten einrichten, Sitze mit
Armstützen organisieren, auf Handläufe und
rutschfeste Bodenbelege achten
Hindernisse auf Wegen vermeiden, Stufenkanten
markieren, für gute Beleuchtung sorgen, Leitund Orientierungssysteme integrieren,
Informationen akustisch vermitteln, Unterlagen in
Großdruck/Brailleschrift bereitstellen, Zutritt und
Versorgung für Blindenhund ermöglichen
Höranlagen und -geräte bereitstellen, Untertitel
bei Filmen o.ä., ggf. Gebärdendolmetscher
organisieren;
auf Nachfrage ggf. Teilnahme mit Kind
ermöglichen
z.B. finanzielle
Aufwandsentschädigung
(SHK, WHK), Bescheinigung
oder Anrechnung als ModulTeilleistung;
Dieser Aspekt muss in der
Budgetplanung frühzeitig
bedacht werden. Es besteht
kein automatischer Anspruch
auf Zahlung aus
Hochschulmitteln!
Beeinträchtigung/
Assistenzbedarf bei
Anmeldung abfragen
gehbehinderte
Personen
Sehbehinderte und
blinde Personen
Hörbehinderte
Personen und
Gehörlose
Kinderfreundliche
Veranstaltungen
7. Ökonomische Aspekte
Aspekt
Nachhaltige Umsetzung
Teilnehmer*innengebühren für
Studierende
Wenn auch Studierende Zielgruppe der
Veranstaltung sind, sozialverträgliche Staffelung
der Teilnahmegebühren
Erledigt
(√)
Beeinträchtigung/
Assistenzbedarf bei
Anmeldung abfragen
Beeinträchtigung/
Assistenzbedarf bei
Anmeldung abfragen
Beeinträchtigung/
Assistenzbedarf bei
Anmeldung abfragen
ggf. Kontakt mit Vera Clauder
(Koordination
familienfreundliche
Hochschule) Tel. 03334/657143, [email protected]
Hinweis
Finanzbedarf der gesamten
Veranstaltung im Auge
behalten, evtl. verminderten
Beitrag von Studierenden
durch Spenden oder
Querfinanzierung abdecken
Erledigt
(√)
6
Ausgeglichenes
Ergebnis
8. Allgemeines
Aspekt
Einnahmen sollen die Ausgaben decken - weder
Profit noch Verluste erwirtschaften
sorgfältige Kalkulation
Nachhaltige Umsetzung
Hinweis
Umweltmanagement nach EMAS
weitere
Beschaffung von
Produkten
Verweis, dass die HNEE nach EMAS-validiert ist
falls hochschulexterne Produkte genutzt oder
angeschafft werden, darauf achten, dass sie den
HNEE-Richtlinien zur nachhaltigen Beschaffung
entsprechen bzw. Umweltzeichen wie „Blauer
Engel“ aufweisen
Erledigt
(√)
http://www4.hnee.de/de/Hochs
chule/Verwaltung/AbteilungHaushalt-undBeschaffung/FormulareVorlagen/Formulare-VorlagenK4942.htm
Stand: 09.05.2016
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