Checkliste für Veranstaltungsplanung

Checkliste für Veranstaltungsplanung
Veranstaltungsplanung
Art der Veranstaltung
Informationsveranstaltung
Vortragsveranstaltung
Interne Veranstaltung
Podiumsdiskussion
Teilnahmeentgelt
Euro
Termin/Uhrzeit
Abstimmung mit Kalendern:
EU, Bund, Land, etc.
Abfahrt
erledigt
Dienstreiseantrag
erledigt
Auto / Bahn
Veranstaltungsort:
Wegbeschreibung Veranstaltungsort:
erledig
Teilnehmerzahl (Minimum / Maximum)
Anmeldeschluss:
Kooperationspartner:
Kostenaufteilung:
Für Raumreservierung zuständig:
erledigt
□
Zielgruppe
Einladungsverteiler zusammenstellen bis
zuständig
Verteilerart
Anschriftenanforderung bei
Adressen aus eigener Adressendatei
Adressenlieferung extern bis
Abgleich Dubletten
erledigt
erledigt
erledigt
erledigt
□
Intern
Kostenkalkulation erstellen
zuständig:
Veranstaltungsgenehmigung
erledigt
Statusbericht erstellen bis
Abrechnung Teilnahmeentgelt
Bar
Rechnung
zuständig:
erledigt
Quittung erstellen
Titel einrichten
erledigt
erledigt
Sitzungsanmeldung
erledigt
□
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Dolmetscher
Dolmetscher:
Kosten:
erledigt
□
Vorankündigung
Vorankündigung bis
per E-Mail
per Post
auf Homepage
ext. Veranstaltungskalender
erledigt
erledigt
erledigt
erledigt
Thema / Themen:
Einladung
Viel Zeit einplanen für interne Absprachen und Absprachen mit VIPs
Versand min. 4 Wochen vor Veranstaltung
Einladung erstellen bis
Einladung abstimmen mit
Einladung an Partner
Einladung verteilen bis
zuständig:
Einladung an Druckerei zum Druck und Versand
Einladung von Hand einkuvertieren: zuständig:
Einladung zum Weiterversand an
Versand per Info-Post
Versand per E-Mail
Auslage Zentrale
erledigt
erledigt
erledigt
erledigt
Anzahl
Einladung verteilt am ___________________
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Referenten
Für Organisation zuständig:
Honorar
Bestätigung
erledigt
Einladung
zugesandt
Vortrag
erhalten
Auf USBStick
Vorbereitung
Für Organisation zuständig:
Bis
Wann?
Rede
Ablauf
Briefing
Tagesordnung / Zeitablauf
TOP
Referent
Zeit
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Pressearbeit / Veröffentlichung / Vermarktung (Abstimmung mit Info/Komm.)
Text (+ Übersetzung) fertig bis
erledigt
Veranstaltungskalender bis
erledigt
Pressearbeit zuständig:
Veröffentlichung
Einladung Pressevertreter bis
Betreuung Pressevertreter
Fotografieren – zuständig
Pressemappen
erledigt
S-H
D
DK
erledigt
□
Einrichtung der Räume
Für Organisation zuständig:
Aufbau ab
Uhr
Gesprächsrunde
Pressetisch
Ausschanktische mit Bedienung
Tischreihen (Parlamentarisch)
U-Form
Tisch für Info-Material
Ausschanktische zur Selbstbedienung
Sitzreihen
Sitzplatzreservierung / Anzahl / wer?
Stehveranstaltung
Messestand
Hinweisschild Veranstaltung
Podium
Fahne
Hinweisschild Garderobe
Podest
Poster
Hinweisschild Rückgabe Namensschilder
Rednerpult
Blumendekoration
Hinweisschild Platzreservierung
Tisch für Namensschilder
Dannebrog
Display weitere Partner
Display / Roll-up
EU-Flagge
Raumskizze / Aufbauskizze
Raumgröße
Absprachen erledigt
□
Technik
zuständig:
Beamer / Leinwand
Laptop
Internetanschluss
Verlängerungskabel
Pinnwand
Metaplan-Koffer
Videokamera
Fotoapparat
Tischmikrofon
Saalmikrofon
Abstimmung Gast-Laptop / ISDN / Internet
erledigt
Overhead
Lichttechnik
Flip-Chart / Stifte
Übersetzungstechnik (Hinweis Handys aus)
Headset
Funkmaus / Pointer
□
Rückmeldung an Veranstaltungsort
bis
erledigt
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Infomaterial / Tagungsmappen
Für Organisation Infomaterial zuständig:
Anzahl
Tagungsmappen
Vorträge
Lebensläufe
Teilnehmerliste
Fragebogen (ab 10 TN)
externes Infomaterial von
Info-Material auf einem Tisch auslegen
Info-Material auf die Sitzplätze legen
Nachbereitung
erledigt
vorhanden
vorhanden
vorhanden
erstellt
erstellt
□
Sonstiges
Druckaufträge min. 3 Tage vor Druck einreichen
zuständig:
Namensschilder
Tischschilder
Karton für /Namensschilderrückgabe
Karton für Fragebogenrückgabe
Gastgeschenk besorgen (für Referent)
Parkplatz reservieren (ab ___ ext. TN)
erstellt
erstellt
erledigt
erledigt
erledigt
Reservierung Anzahl _____
Liste wichtige Telefonnr. (Taxi, Referenten, Hotels, Restaurants, Besichtigungsort usw.)
Rechnung / Vorkasse / Bar
erledigt
□
Bewirtung
R mit externen Lieferanten und Hausdienste ca. eine Woche vor Beginn der Veranst. (TNZ, Aufbaudetails)
Externe Lieferanten sind anhand der Lieferantenbewertung auszuwählen (vorliegende Bewertungen sind zu
berücksichtigen.
Für Organisation zuständig:
kalte Getränke alkoholfrei
Laugengebäck
alkoholische Getränke
warme Getränke
Lieferant:
erledigt
Gebäck (Käsestangen etc.)
Imbiss
Brötchen / Schnitten
Kalte Platten
Mittagessen / Suppe
Buffet
Kosten:
EUR
□
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Personal
zuständig:
Ansprechpartner vor Ort:
für
Anzahl
Ausgabe Namensschilder
Einlasskontrolle
Garderobe
Technik
Betreuung
Küche / Bewirtung
Parkplatz
Abgabe Namensschilder/ Feedbackbögen
Personal organisiert
□
Nachbereitung
Pressemeldung erstellen bis
zuständig:
erledigt
Übersetzung erstellen bis
zuständig:
erledigt
zuständig:
erledigt
mit Foto
Danksagung/ Dank an Referenten
Max. eine Woche später
Protokoll
Max. vier Wochen später
erledigt
Lieferantenbewertung
erledigt
Fragebogenauswertung
erledigt
Dokumentation
keine
Internet
per Post
per Mail
erledigt
□
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