(SWG) Freiberg

„KombiPrint erspart unseren
hochqualifizierten Mitarbeitern
das tagelange Sortieren von
Papier“
Marcel Sonntag, Geschäftsführer SWG Freiberg
Referenzkundenbericht
Automatisch gut sortiert
Mit KombiPrint von Minol fügt die SWG Freiberg Heiz- und
Betriebskostenabrechnungen effizient zusammen
Leistungen von Minol
Kundenprofil
Abrechnung der Wärme- und Wasserkosten für einen Großteil
der Liegenschaften im Portfolio der SWG
Die Städtische Wohnungsgesellschaft
(SWG) Freiberg in Sachsen mbH ist
das größte Wohnungsunternehmen
im Landkreis Mittelsachsen. Ihre
Gesellschafter sind die Stadt Freiberg
und die bauverein AG Darmstadt. Die
SWG vermietet rund 4.500 eigene
Wohneinheiten. Ihr Geschäftsbereich
DIWO – Dienstleistungen für die
Wohnungswirtschaft – verwaltet zudem rund 5.000 Einheiten für andere
Eigentümer. Mehr Informationen unter
www.wohnungsgesellschaft.de
Kombiniertes Druckverfahren KombiPrint:
■Automatische, fehlerfreie Zuordnung der Heizund Betriebskostenabrechnung
■Lösung für alle datenbankoffenen Systeme, z.B. Wodis
■Layout der Heizkostenabrechnung bleibt erhalten.
■Zeit- und Kostenersparnis, weil das manuelle Sortieren
entfällt
SWG Freiberg
Aufwand gespart, Zeit gewonnen
Moderne Wohnsiedlungen, energieeffizien-
gemeinsame Wege. Und gemeinsam ha-
te Plattenbauten, sanierte Altbauten – das
ben sie jetzt auch eine Lösung für die Zu-
Portfolio der Städtischen Wohnungsge-
sammenführung der „kalten“ und „warmen“
sellschaft Freiberg/Sa mbH (SWG) könnte
Betriebskostenabrechnung gefunden.
vielfältiger kaum sein. Die immobilienwirt-
„Die KombiPrintEntwick­lung ist
eine Zusammen­
arbeit, wie ich sie
mir wünsche und
wie sie bei großen Dienstleistern
nicht selbstver-
schaftliche Marktführerin im Landkreis Mit-
Aus zwei mach eins
telsachsen vermietet etwa 4.500 eigene
Riesige Papierstapel türmten sich bis vor
Wohnungen und verwaltet zudem mehr als
kurzem vor den beiden zuständigen SWG-
5.000 Einheiten für andere Eigentümer. Wer
Mitarbeitern, wenn es an das jährliche
durch die historische 40.000-Einwohner-
Verschicken der Abrechnungen ging. Fast
Stadt Freiberg schlendert, begegnet den
10.000 Heizkostenabrechnungen kamen
Objekten der SWG an beinahe jeder Ecke.
per Post in großen Kartons bei der SWG
Doch der Wirkungskreis der Wohnungs-
Freiberg an und mussten den entsprechen-
gesellschaft erstreckt sich weit über die
den „kalten“ Betriebskostenabrechnungen
Stadtgrenzen hinaus. So betreut die SWG
zugeordnet, kuvertiert und verschickt wer-
beispielsweise auch im 100 Kilometer ent-
den. Seit nunmehr drei Jahren ist damit
fernten Crimmitschau mehr als 2.000 Ver-
Schluss – dank KombiPrint, der intelligenten
waltungseinheiten.
Drucklösung von Minol.
Eine Wohnungsgesellschaft mit einem so
heterogenen Bestand braucht einen be-
ständlich ist. Es
sonders flexiblen und zuverlässigen Mess-
ist toll, dass Minol
dienstleister. Denn so vielfältig wie das
so flexi­bel ist.“
Liegenschaftsportfolio ist auch die Ener-
Marcel Sonntag,
Geschäftsführer
SWG Freiberg
gieversorgung der Objekte: vom Gaskessel über Brennwert-Thermen bis hin zu
Blockheizkraftwerken. Einen denkmalgeschützten Altbau im Stadtkern Freibergs
stattete die SWG im Zuge der Sanierung
sogar mit einer Erdwärmepumpe aus. Alle
zwölf Mietwohnungen des Gebäudes werden über die Geothermie-Technologie mit
Wärme versorgt. Den richtigen Partner für
die Herausforderungen bei der Abrechnung
solcher Objekte hat die SWG Freiberg mit
Minol gefunden. Seit zehn Jahren gehen die
Leinfelden-Echterdinger und die Freiberger
SWG Freiberg
Dabei werden die beiden Abrechnungen
Keine Software-Erweiterung nötig
nach wie vor getrennt, bei der Wohnungs-
Die möglichst effiziente Zusammenführung
gesellschaft und bei Minol, erstellt und als
von Heiz- und Betriebskostenabrechnung ist
PDF gespeichert. Ein Hilfsprogramm sor-
ein Thema, das viele Wohnungsunterneh-
tiert die Dateien jedoch vor dem Druck und
men umtreibt. Auch die SWG Freiberg war
benennt die jeweils zusammengehörenden
schon seit längerem auf der Suche nach ei-
Abrechnungen so, dass sie im Verzeichnis
ner Lösung und hat verschiedene Angebote
direkt untereinander stehen. Die von der
verglichen. „Die integrierte Abrechnung, die
Wohnungsgesellschaft beauftragte Dru-
Wodis uns als Erweiterung zum System an-
ckerei kann daraufhin immer zwei PDF-
geboten hat, hatte einige Schwachpunkte“,
Dokumente
ausdrucken,
berichtet Marcel Sonntag, Geschäftsführer
automatisch gemeinsam kuvertieren und
der SWG Freiberg. Hier werden die Daten
versandfertig machen.
der Abrechnungsdienstleister in so genann-
nacheinander
ten E-Sätzen direkt in das ERP-System des
KombiPrint funktioniert nicht nur mit ­Wodis,
Kunden eingespeist und als Seriendruckfeld
dem speziellen System aus dem Hause
in den Serienbrief der Betriebskostenab-
Aareon, sondern auch mit allen anderen
rechnung integriert. „Wir haben das Verfah-
datenbankoffenen
den
ren getestet und hatten Probleme mit dem
Mieter ändert sich dadurch nichts – er be-
Einlesen der Datensätze“, schildert Sonn-
kommt die Abrechnungen im gewohnten,
tag. Hinzu kommt, dass beim integrierten
übersichtlichen Layout.
Wodis-Verfahren das Corporate Design
Systemen.
Für
Verwalter
◄ KombiPrint von
Minol ermöglicht
das automatische
Zuordnen von Heizund Betriebskostenabrechnung
Stammdatenpflege
Übermittlung der
Kosten- und
Nutzerdaten gemäß
ARGE-Standard
Betriebskosten­
abrechnung
Übertragung BKA
als Druckdatei an
Minol
Heizkosten­abrechnung
Druck /Versand
Betriebskosten­
abrechnung mit
­integrierter HKA
Optional:
Druckdateien
BKA und HKA
an Kunde
Druck /Versand BKA
mit integrierter HKA
SWG Freiberg
◄ Sind mit KombiPrint mehr als
zufrieden: Geschäftsführer
Marcel Sonntag und Prokurist
Frank-Peter Pollenske von der
SWG Freiberg
des Dienstleisters zunächst verloren geht
nung erstellt und den Ablauf unterstützend
und nur mit großem Aufwand im Serienbrief
begleitet. Inzwischen können die zuständi-
wieder angepasst werden kann. „Auch die
gen Mitarbeiter bei der SWG die komplette
zusätzlichen Kosten und die Abhängigkeit
Betriebskostenabrechnung ohne Hilfe der
von der Wodis-Entwicklung waren mit aus-
Entwickler umsetzen – und vor allem ganz
schlaggebend, dass wir uns gegen diese
ohne Papierstapel.
Lösung entschieden haben“ so der Geschäftsführer. Der entscheidende Vorschlag
Eine enorme Zeitersparnis und eine hohe
kam von Norman Drews, Leiter der Minol-
Qualität sind die Markenzeichen von
Hauptniederlassung Leipzig. „Ein kombi-
KombiPrint. „Wir hatten mit der neuen
­
niertes Druckverfahren war genau das, was
­Lösung bisher keinen einzigen Zuordnungs-
wir brauchten“, bestätigt Sonntag. „Gemein-
fehler“, bestätigt Frank-Peter ­
Pollenske,
sam mit Minol haben wir dann ein auf die
Prokurist der SWG. Das zahlt sich aus.
SWG abgestimmtes Verfahren entwickelt
Denn wenn ein Mieter eine falsche Abrech-
und in kürzester Zeit umgesetzt.“
nung bekommt, ist der Arbeitsaufwand für
Gemeinsame Entwicklung
se sind Mieter wenig begeistert, wenn sie
Zu Beginn des Projektes haben Fachleute
wegen einer falschen Abrechnung plötzlich
aus beiden Unternehmen das System der
mehr zahlen sollen. In kleinen Städten lan-
Wohnungsgesellschaft intensiv unter die
det eine Beschwerde da schnell mal auf
Lupe genommen. Gemeinsam überlegten
dem Schreibtisch des Oberbürgermeisters.
sie, wie sich die Daten anhand eindeutiger
Dann ist sensible Kommunikation gefragt“,
Kennzeichen automatisch sortieren lassen.
weiß Sonntag. Deshalb haben die beiden
Wenige Monate später erstellte Minol die
Angestellten aus der Betriebskostenab-
Abrechnungen erstmals mit KombiPrint.
rechnung die manuelle Zuordnung bisher
In den folgenden beiden Jahren haben die
auch persönlich übernommen. „Wir sind
Entwickler von Minol und SWG die Bedie-
froh, dass wir diesen hochqualifizierten Mit-
nung weiter vereinfacht, ein Handbuch für
arbeitern jetzt das tagelange Sortieren von
die Mitarbeiter in der Betriebskostenabrech-
Papier ersparen können“, so Sonntag.
Minol Messtechnik W. Lehmann GmbH & Co. KG
Nikolaus-Otto-Straße 25
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Telefon
Telefax
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+49 711 94 91 - 238
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Internetwww.minol.de
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den Verwalter enorm. „Verständlicherwei-