Einkaufscontrolling
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Einkaufscontrolling
Expertenwissen Einkaufscontrolling Fachbegriffe kurz und verständlich erklärt Mit vielen Beispielen Ideal für Neulinge und doch genauso interessant für alte Hasen ABC-Analyse Budget-Einsparungen Die ABC Analyse ist eine Form der Konzentrationsmessung. Im Einkauf verwendet man die ABC-Analyse sehr häufig, um die wichtigsten, großen Lieferanten von den zahlreichen kleineren abzugrenzen. Von Budget-Einsparungen spricht man, wenn das Unternehmen weniger ausgegeben hat als im Budget ursprünglich geplant war. Bei diesen Effekten handelt es sich meist um ergebniswirksame Einsparungen (Kostenreduzierungen). Man spricht dann von den ABC-Lieferanten. Sie beantworten z.B. folgende Frage: Mit welchen Lieferanten (A) werden 80% des Beschaffungsvolumens abgewickelt, welche und wie viele Lieferanten (B) stehen für weitere 15% des Volumens und mit welchen Lieferanten (C) wird gerade einmal 5% des Volumens bedient? Compliance-Kennzahlen Benchmarking Beim Benchmarking werden Werte eines Unternehmens (z.B. Beschaffungsvolumina, Preise oder Einsparungs-Kennzahlen) mit einem Referenzwert (dem sog. Benchmark) verglichen. Dieser Referenzwert kann von entsprechenden Werten anderer Unternehmen oder aus Marktbeobachtungen (z.B. einem Index-Wert) abgeleitet worden sein. Der englische Begriff „Compliance“ steht für Regeltreue und bezeichnet die Einhaltung von vorgegebenen Regeln bzw. Richtlinien. Regelungen zur Compliance fallen in jedem Unternehmen anders aus. Typische, für den Einkauf relevante, Compliance-Kennzahlen sind z.B. die Maverick-Buying-Quote, die Rahmenvertragsnutzung oder die regelkonforme Nutzung vorgegebener Zahlungskonditionen. Content Management Als Content Management bezeichnet man die gezielte Qualitätsverbesserung von Einkaufsdaten. Darunter fallen vielfältige Maßnahmen zur Korrektur und Erweiterung von Stammdaten als auch Bewegungsdaten (vgl. „Klassifizierung“ und „Konsolidierung“). D-U-N-S®-Nummern Eine D-U-N-S® Nummer (Data Universal Numbering System) ist eine 9-stellige Kennung zur weltweit eindeutigen Identifikation von Unternehmen, die von Dun & Bradstreet vergeben wird. Im Einkauf ist sie nützlich, um Lieferanten eindeutig zu bestimmen, mögliche Duplikate zu identifizieren oder diese mit anderen Datensätzen abzugleichen. Über den D-U-N-S-Familytree können zusätzlich Informationen über Muttergesellschaften und andere Geschäftsbeziehungen aufgezeigt werden. Cash-out-Quote Die Cash-out-Quote ist eine Kennzahl im Einkaufscontrolling. Sie setzt die kreditorischen Gesamtausgaben in das Verhältnis zu den vom Einkauf kontrollierten Ausgaben. eCl@ss® eCl@ss® ist ein branchenübergreifender, international anerkannter Standard für die Klassifizierung von Produktdaten und Einkaufsbelegen in Hierarchien (ähnlich UNSPSC®). Es sind derzeit etwa 39.000 verschiedene Kategorien darin abgedeckt. Für das Einkaufscontrolling können daraus nützliche Warengruppenschlüssel abgeleitet werden. Einkaufs-Kennzahlen Kennzahlen im Einkauf sollten alle für ein Beschaffungscontrolling relevanten Analyse- bereiche abdecken. Beispiele sind: Einsparungen (Cost Reduction und Cost Avoidance), Beschaffungsvolumen, Preise, Mengen, MaverickBuying und andere Compliance-Themen, Automation, Einkaufsprozesse, Zahlungskonditionen, Zahlungsziele, Bestände, Total Cost of Ownership (TCO), Risiken Einkaufsplanung Zur Einkaufsplanung gehören neben der Budgetplanung auch das Forecasting von Kennzahlen wie Beschaffungsvolumen (Spend) und Einsparungen. Weitere Planungen können auf der Ebene einzelner Maßnahmen erfolgen (Einkaufsinitiativen). Die strategische Vorausplanung der Einkaufsinitiativen und deren Ergebnisse (z.B. die Verhandlungen mit einem Lieferanten) sind insbesondere wichtig, um Einsparungen planen und anschließend messen zu können. Global Sourcing Global Sourcing beschreibt die weltweite Ausdehnung der Beschaffungen auf mehr und mehr internationale Märkte. Wichtig ist dabei, die Chancen und Risiken des Low Cost Country Sourcing geeignet zu bewerten und im Einkaufscontrolling fortlaufend zu monitoren. Härtegrad-Systematik Härtegrade stellen eine spezielle Art von ProjektMeilensteinen dar. Sie verdeutlichen wie nah sich geplante Effekte (z.B. geplante Einsparungen) vor der Realisierung befinden. Sie stellen Statusinformationen für ein Aktivitäts-Forecasting dar, die sich auch monetär bewerten lassen. Es lassen sich fünf „Härtegrade“ (Stufen) unterscheiden: Härtegrad 1: Idee für Maßnahme definiert Wartet auf Freigabe Härtegrad 2: Freigegeben zur Umsetzung Abschätzung der erwarteten Einsparungen Härtegrad 3: Aktivitäten (ToDos) definiert In Umsetzung Härtegrad 4: Maßnahme umgesetzt Einsparungen quantifizierbar Härtegrad 5: Belege gebucht Einsparungen messbar Klassifizierung Für mehr Transparenz im Einkauf sollte man nicht nur Stammdaten (wie z.B. Lieferanten) klassifizieren, sondern auch Bewegungsdaten wie Rechnungen oder Bestellungen. Die Klassifizierung ordnet alle Objekte in vorgegebene Kategorien ein. Durch eine durchgängige Klassifizierung können die Daten besser analysiert und so neue Bündelungsund Einsparpotenziale aufgedeckt werden. Eine Klassifizierung kann auf Basis eines Standards wie z.B. eCl@ss oder UNSPSC oder auch mit einem eigenen Schema vorgenommen werden. Konsolidierung Bei der Konsolidierung werden z. B. LieferantenStammdaten harmonisiert, gruppiert und schließlich in Clustern aggregiert. Dazu gehören u.a. folgende Einzelschritte: Duplikate entfernen bzw. zusammenführen Beziehungen zwischen Lieferanten darstellen Überführen in eine hierarchische Struktur Kostenreduzierung Kostenreduzierungen (Cost Reduction) haben direkte Auswirkungen auf die Gewinn- und Verlustrechnung des Unternehmens. Im Einkauf lassen sich Kostenreduzierungen in verschiedene Einsparungsklassen einteilen. Man unterscheidet prinzipiell zwischen „Historischen Einsparungen“, „Budget-Einsparungen“ und „TechnischenEinsparungen“. Kostenvermeidung Kostenvermeidung (Cost Avoidance) wird zum Beispiel durch Verhandlungserfolge realisiert, ohne die ein Produkt oder eine Dienstleistung noch teurer eingekauft worden wäre. Auch Kostenvermeidung ist als Erfolg der Einkaufsabteilung zu verbuchen. Jedoch ist die Projektion auf die Positionen der Gewinn und Verlustrechnung nicht möglich und vom Finanzcontrolling selten anerkannt, so dass viele Unternehmen diese Kennzahl nur stiefmütterlich einsetzen. KPIs KPI ist die Abkürzung von Key Performance Indicator, zu Deutsch: Leistungskennzahl. Diese Indikatoren sind Kennzahlen die dazu dienen, Erfolge und Risiken zu überwachen sowie Trends zu erkennen. KPIs unterscheiden sich von „normalen“ Einkaufskennzahlen dadurch, dass sie für sich alleine aussagekräftig sind. Low Cost Country Sourcing Bezug von Material und Dienstleistungen aus Niedriglohnländern mit dem Ziel Kosten zu sparen, Währungseffekte zu minimieren und die eigenen Wettbewerbsvorteile zu stärken. Maßnahmen-Controlling MKV bzw. MPV Beim Maßnahmen-Controlling handelt es sich um die Planung, Steuerung und Messung von (strategischen) Einkaufsprojekten. Einkäufer können Projekte, Initiativen und Maßnahmen definieren, Aktivitäten zu ihrer Erreichung vorsehen und die Maßnahmen mit Planwerten für Kennzahlen versehen. Anhand eines mehrstufigen Härtegrad-Prozesses lassen sich Initiativen fortschreiben und Erfolgsmessungen durchführen. Die Materialkostenveränderung (MKV) bzw. Materialpreisveränderung (MPV) ist eine wichtige Kennzahl im Einkauf. Sie ermittelt die Veränderung der Materialkosten bzw. des Materialpreises gegenüber einem Vergleichswert - z.B. dem Vorjahr. Das Ergebnis sollte anschließend mit der Preisentwicklung am Markt sowie den in der Preisveränderung enthaltenen Währungseffekten abgeglichen werden, um Fehlinterpretationen zu vermeiden. Die durch die MPV gemessenen Effekte wirken sich auf die Gewinn & Verlustrechnung aus. Maverick Buying Maverick Buying steht für den Einkauf von Material oder Dienstleistungen ohne Einhaltung der Compliance-Regeln des Unternehmens. Noch heute werden oft hohe Volumina an der Einkaufsabteilung vorbei eingekauft. Typische Ursachen für Maverick Buying: Fehlender Einbezug der Einkaufsabteilung Fehlende Berücksichtigung der Konditionen bestehender Rahmenverträge Missachtung der Beschaffungsprozesse Material-Cluster Ähnliche Materialien oder Baugruppen können mittels analytischer Methoden identifiziert und in so genannten Material-Clustern (Materialgruppen) zusammen geführt werden. Dies kann z.B. bei der Substitution von Materialien äußerst hilfreich sein. Zudem können durch die Einführung von Materialclustern Preisentwicklungen auch für ähnliche Teile sichtbar gemacht werden. Mit Clustern lassen sich – bei fehlenden Preishistorien – Einsparungen im Sinne einer MKV / MPV berechnen. Projekt-Erfolgsmessung Um den Erfolg eines Einkaufsprojekts messen zu können, ist es notwendig, vorher einen realistischen Plan-Wert als Ziel festzulegen. Mit Hilfe einer Abweichungsanalyse kann anschließend der Projekterfolg gemessen werden. Zahlreiche Faktoren spielen eine Rolle, die in die Bewertung mit einfließen sollten, wie: Budget-Einsparungen Verhandlungserfolge Entwicklung von Marktpreisen Währungseffekte Qualitätsaspekte Procurement Performance Management Procurement Performance Management (PPM) bezeichnet den ganzheitlichen Prozess, den Wertbeitrag der Einkaufsorganisation zu managen und zu erhöhen. Dabei wird der Prozess vom Auffinden von Einsparpotenzialen (Transparenz im Einkauf) mittels moderner Methoden des Einkaufscontrollings über deren Realisierung durch Einkaufsinitiativen (vgl. Maßnahmencontrolling) bis hin zur abschließenden Erfolgsmessung (vgl. Procurement Performance Measurement) und zur nachhaltigen Kontrolle über Jahre betrachtet. Procurement Performance Measurement Procurement Performance Measurement ist eng mit dem Einkaufscontrolling verwandt. Es beschreibt Kennzahlen, Methoden und Prozesse, die zur Messung von Einkaufserfolgen notwendig sind. Für ein integriertes Procurement Performance Measurement ist sowohl eine sorgfältige Einkaufsplanung bzw. Einsparungsplanung als auch ein modernes Einkaufs- und Maßnahmencontrolling entscheidend. Rahmenvertragsnutzung Die Rahmenvertragsnutzung ist eine wichtige Kennzahl im Einkauf. Sie zeigt, inwieweit durch Rahmenverträge abgedeckte Beschaffungsvolumina auch tatsächlich durch Nutzung der Rahmenverträge bestellt werden. Das Gegenteil tritt wiederum bei Maverick Buying auf. Um die Rahmenvertragsnutzung zu verbessern, sollten Bestellungen zentralisiert ablaufen - z.B. über Lead Buyer. Ein weiterer Aspekt ist die Ausnutzung von Zahlungszielen aus Rahmenverträgen. Savings Management Der Begriff Savings Management wird in internationalen Unternehmen ergänzend zum Begriff Spend Management verwendet. Dies betonet, dass nicht nur das Beschaffungsvolumen inkl. Preise und Mengen im Vordergrund des Controllings steht, sondern auch Einsparungen im Sinne von Cost Avoidance und Cost Reduction. Spend Management Spend Management ist die im anglo-amerikanischen Umfeld gebräuchliche Bezeichnung für Einkaufscontrolling. Spend Management wird oft mit Savings Management kombiniert eingesetzt. Spend Management verbessert die Transparenz über das Beschaffungsvolumen sowie über Preise und Mengen aller Unternehmensbereiche. Es dient der strukturierten Analyse der LieferantenAusgaben mit dem Ziel Kostensenkungs- und Optimierungspotenziale zu identifizieren und zu monitoren sowie geeignete Maßnahmen in die Wege zu leiten, um z. B.: die Lieferantenbasis zu optimieren, Ausschreibungen für bestimmte Potenzialfelder durchzuführen, gezielte Preisverhandlungen einzuleiten, Rahmenverträge (neu) zu verhandeln oder das Working Capital optimieren. Reporting Das Reporting (Berichtswesen) dient dazu, Geschäftsführer, Einkäufer und Teams über die aktuelle Lage des Einkaufs im Unternehmen zu informieren. Dabei werden für jeden Empfängerkreis geeignete Kennzahlen und KPIs sowie entsprechende Hinweise und Empfehlungen monatlich oder auch bei Bedarf spontan (= Ad-hoc) zu einem Bericht (Report) zusammengestellt. TCO (Total Cost of Ownership) Mit der Berechnung der “Total Cost of Ownership” bezieht man in die Einkaufsentscheidung nicht nur den reinen Kaufpreis mit ein, sondern alle über den gesamten Lebenszyklus eines Produkts bzw. Dienstleistung anfallenden Kosten. UNSPSC® Über 8.000 Kategorien stehen für Klassifizierungen bereit. Die den Kategorien zugeordneten Artikel können weltweit einheitlich identifiziert werden. Sinne von Kostenreduzierungen, die sich auf die Gewinn- und Verlust-Rechnung (GuV) projizieren lassen. Bei anderen Unternehmen sind jedoch auch andere wichtige Kennzahlenbereiche als „Wertbeitrag“ zugelassen, wie z.B. ComplianceThemen, Prozesseffizienzen, Automation oder Verhandlungserfolge (bzw. andere Cost Avoidance Kennzahlen). Verhandlungserfolge Wettbewerbseffekte Von Verhandlungserfolgen darf man sprechen, wenn man durch systematische, einkäuferische Methoden (und Geschick) Preisnachlässe im Vergleich zu aktuellen Angeboten oder den IstPreisen erwirken kann. Der Wettbewerbseffekt beschreibt Preisvarianzen der Angebote innerhalb einer Ausschreibung. Allein dadurch, dass der Einkauf mehrere Lieferanten in einer Ausschreibung in Wettbewerb zueinander treten lässt, lassen sich bereits Einsparpotenziale erzeugen. UNSPSC® bezeichnet einen vor allem in den USA weit verbreiteten Standard zur Klassifizierung von Material und Dienstleistungen. Über Erfolgskennzahlen sind zum einen so genannte Wettbewerbseffekte im Sinne von Preisvarianzen oder Preisspannweiten einer Ausschreibung messbar, zum anderen Endverhandlungserfolge mit den Lieferanten. Wertbeitrag des Einkaufs Den Wertbeitrag des Einkaufs geeignet darzustellen ist eine der größten Herausforderungen eines guten Beschaffungscontrollings. Viele Unternehmen reduzieren den Wertbeitrag auf Einsparungen im Herausgegeben von Orpheus GmbH Website www.orpheus-it.com E-Mail [email protected] XYZ-Analyse Die XYZ-Analyse basiert auf der gleichen mathematischen Methode wie die ABC-Analyse. Jedoch ist das Analyseziel ein anderes: Mit der XYZAnalyse versucht man herauszufinden, welche Objekte (Materialien, Lieferanten etc.) besonders stark schwankende Bedarfsverläufe aufweisen (ZKlasse) und welche einen eher konstanten, gleichmäßigen Bedarfsverlauf haben (X-Klasse). Orpheus GmbH ist führender Anbieter von Software für Procurement Performance Management: SpendControl – Software für Einkaufscontrolling InitiativeTracker – Software für Maßnahmen-Management