Einkaufscontrolling

Expertenwissen
Einkaufscontrolling
Fachbegriffe kurz und verständlich erklärt
Mit vielen Beispielen
Ideal für Neulinge und doch genauso interessant
für alte Hasen
ABC-Analyse
Budget-Einsparungen
Die ABC Analyse ist eine Form der
Konzentrationsmessung. Im Einkauf verwendet
man die ABC-Analyse sehr häufig, um die
wichtigsten, großen Lieferanten von den
zahlreichen kleineren abzugrenzen.
Von Budget-Einsparungen spricht man, wenn das
Unternehmen weniger ausgegeben hat als im
Budget ursprünglich geplant war. Bei diesen
Effekten handelt es sich meist um ergebniswirksame Einsparungen (Kostenreduzierungen).
Man spricht dann von den ABC-Lieferanten. Sie
beantworten z.B. folgende Frage: Mit welchen
Lieferanten (A) werden 80% des
Beschaffungsvolumens abgewickelt, welche und
wie viele Lieferanten (B) stehen für weitere 15%
des Volumens und mit welchen Lieferanten (C)
wird gerade einmal 5% des Volumens bedient?
Compliance-Kennzahlen
Benchmarking
Beim Benchmarking werden Werte eines
Unternehmens (z.B. Beschaffungsvolumina, Preise
oder Einsparungs-Kennzahlen) mit einem
Referenzwert (dem sog. Benchmark) verglichen.
Dieser Referenzwert kann von entsprechenden
Werten anderer Unternehmen oder aus
Marktbeobachtungen (z.B. einem Index-Wert)
abgeleitet worden sein.
Der englische Begriff „Compliance“ steht für
Regeltreue und bezeichnet die Einhaltung von
vorgegebenen Regeln bzw. Richtlinien.
Regelungen zur Compliance fallen in jedem
Unternehmen anders aus. Typische, für den
Einkauf relevante, Compliance-Kennzahlen sind z.B.
die Maverick-Buying-Quote, die Rahmenvertragsnutzung oder die regelkonforme Nutzung
vorgegebener Zahlungskonditionen.
Content Management
Als Content Management bezeichnet man die
gezielte Qualitätsverbesserung von Einkaufsdaten.
Darunter fallen vielfältige Maßnahmen zur
Korrektur und Erweiterung von Stammdaten als
auch Bewegungsdaten (vgl. „Klassifizierung“ und
„Konsolidierung“).
D-U-N-S®-Nummern
Eine D-U-N-S® Nummer (Data Universal Numbering
System) ist eine 9-stellige Kennung zur weltweit
eindeutigen Identifikation von Unternehmen, die
von Dun & Bradstreet vergeben wird.
Im Einkauf ist sie nützlich, um Lieferanten
eindeutig zu bestimmen, mögliche Duplikate zu
identifizieren oder diese mit anderen Datensätzen
abzugleichen. Über den D-U-N-S-Familytree
können zusätzlich Informationen über Muttergesellschaften und andere Geschäftsbeziehungen
aufgezeigt werden.
Cash-out-Quote
Die Cash-out-Quote ist eine Kennzahl im
Einkaufscontrolling. Sie setzt die kreditorischen
Gesamtausgaben in das Verhältnis zu den vom
Einkauf kontrollierten Ausgaben.
eCl@ss®
eCl@ss® ist ein branchenübergreifender,
international anerkannter Standard für die
Klassifizierung von Produktdaten und
Einkaufsbelegen in Hierarchien (ähnlich UNSPSC®).
Es sind derzeit etwa 39.000 verschiedene
Kategorien darin abgedeckt. Für das Einkaufscontrolling können daraus nützliche
Warengruppenschlüssel abgeleitet werden.
Einkaufs-Kennzahlen
Kennzahlen im Einkauf sollten alle für ein
Beschaffungscontrolling relevanten Analyse-
bereiche abdecken. Beispiele sind: Einsparungen
(Cost Reduction und Cost Avoidance),
Beschaffungsvolumen, Preise, Mengen, MaverickBuying und andere Compliance-Themen,
Automation, Einkaufsprozesse, Zahlungskonditionen, Zahlungsziele, Bestände, Total Cost of
Ownership (TCO), Risiken
Einkaufsplanung
Zur Einkaufsplanung gehören neben der
Budgetplanung auch das Forecasting von
Kennzahlen wie Beschaffungsvolumen (Spend) und
Einsparungen.
Weitere Planungen können auf der Ebene
einzelner Maßnahmen erfolgen (Einkaufsinitiativen). Die strategische Vorausplanung der
Einkaufsinitiativen und deren Ergebnisse (z.B. die
Verhandlungen mit einem Lieferanten) sind
insbesondere wichtig, um Einsparungen planen
und anschließend messen zu können.
Global Sourcing
Global Sourcing beschreibt die weltweite
Ausdehnung der Beschaffungen auf mehr und
mehr internationale Märkte. Wichtig ist dabei, die
Chancen und Risiken des Low Cost Country
Sourcing geeignet zu bewerten und im
Einkaufscontrolling fortlaufend zu monitoren.
Härtegrad-Systematik
Härtegrade stellen eine spezielle Art von ProjektMeilensteinen dar. Sie verdeutlichen wie nah sich
geplante Effekte (z.B. geplante Einsparungen) vor
der Realisierung befinden. Sie stellen
Statusinformationen für ein Aktivitäts-Forecasting
dar, die sich auch monetär bewerten lassen.
Es lassen sich fünf „Härtegrade“ (Stufen)
unterscheiden:

Härtegrad 1: Idee für Maßnahme definiert
 Wartet auf Freigabe

Härtegrad 2: Freigegeben zur Umsetzung
 Abschätzung der
erwarteten Einsparungen

Härtegrad 3: Aktivitäten (ToDos) definiert
 In Umsetzung

Härtegrad 4: Maßnahme umgesetzt
 Einsparungen
quantifizierbar
Härtegrad 5: Belege gebucht
 Einsparungen messbar

Klassifizierung
Für mehr Transparenz im Einkauf sollte man nicht
nur Stammdaten (wie z.B. Lieferanten)
klassifizieren, sondern auch Bewegungsdaten wie
Rechnungen oder Bestellungen. Die Klassifizierung
ordnet alle Objekte in vorgegebene Kategorien ein.
Durch eine durchgängige Klassifizierung können die
Daten besser analysiert und so neue Bündelungsund Einsparpotenziale aufgedeckt werden. Eine
Klassifizierung kann auf Basis eines Standards wie
z.B. eCl@ss oder UNSPSC oder auch mit einem
eigenen Schema vorgenommen werden.
Konsolidierung
Bei der Konsolidierung werden z. B. LieferantenStammdaten harmonisiert, gruppiert und
schließlich in Clustern aggregiert. Dazu gehören
u.a. folgende Einzelschritte:



Duplikate entfernen bzw. zusammenführen
Beziehungen zwischen Lieferanten darstellen
Überführen in eine hierarchische Struktur
Kostenreduzierung
Kostenreduzierungen (Cost Reduction) haben
direkte Auswirkungen auf die Gewinn- und
Verlustrechnung des Unternehmens. Im Einkauf
lassen sich Kostenreduzierungen in verschiedene
Einsparungsklassen einteilen. Man unterscheidet
prinzipiell zwischen „Historischen Einsparungen“,
„Budget-Einsparungen“ und „TechnischenEinsparungen“.
Kostenvermeidung
Kostenvermeidung (Cost Avoidance) wird zum
Beispiel durch Verhandlungserfolge realisiert, ohne
die ein Produkt oder eine Dienstleistung noch
teurer eingekauft worden wäre. Auch
Kostenvermeidung ist als Erfolg der Einkaufsabteilung zu verbuchen. Jedoch ist die Projektion
auf die Positionen der Gewinn und Verlustrechnung nicht möglich und vom Finanzcontrolling
selten anerkannt, so dass viele Unternehmen diese
Kennzahl nur stiefmütterlich einsetzen.
KPIs
KPI ist die Abkürzung von Key Performance
Indicator, zu Deutsch: Leistungskennzahl. Diese
Indikatoren sind Kennzahlen die dazu dienen,
Erfolge und Risiken zu überwachen sowie Trends zu
erkennen. KPIs unterscheiden sich von „normalen“
Einkaufskennzahlen dadurch, dass sie für sich
alleine aussagekräftig sind.
Low Cost Country Sourcing
Bezug von Material und Dienstleistungen aus
Niedriglohnländern mit dem Ziel Kosten zu sparen,
Währungseffekte zu minimieren und die eigenen
Wettbewerbsvorteile zu stärken.
Maßnahmen-Controlling
MKV bzw. MPV
Beim Maßnahmen-Controlling handelt es sich um
die Planung, Steuerung und Messung von
(strategischen) Einkaufsprojekten. Einkäufer
können Projekte, Initiativen und Maßnahmen
definieren, Aktivitäten zu ihrer Erreichung
vorsehen und die Maßnahmen mit Planwerten für
Kennzahlen versehen. Anhand eines mehrstufigen
Härtegrad-Prozesses lassen sich Initiativen
fortschreiben und Erfolgsmessungen durchführen.
Die Materialkostenveränderung (MKV) bzw.
Materialpreisveränderung (MPV) ist eine wichtige
Kennzahl im Einkauf. Sie ermittelt die Veränderung
der Materialkosten bzw. des Materialpreises
gegenüber einem Vergleichswert - z.B. dem
Vorjahr. Das Ergebnis sollte anschließend mit der
Preisentwicklung am Markt sowie den in der
Preisveränderung enthaltenen Währungseffekten
abgeglichen werden, um Fehlinterpretationen zu
vermeiden. Die durch die MPV gemessenen Effekte
wirken sich auf die Gewinn & Verlustrechnung aus.
Maverick Buying
Maverick Buying steht für den Einkauf von Material
oder Dienstleistungen ohne Einhaltung der
Compliance-Regeln des Unternehmens. Noch
heute werden oft hohe Volumina an der
Einkaufsabteilung vorbei eingekauft. Typische
Ursachen für Maverick Buying:



Fehlender Einbezug der Einkaufsabteilung
Fehlende Berücksichtigung der Konditionen
bestehender Rahmenverträge
Missachtung der Beschaffungsprozesse
Material-Cluster
Ähnliche Materialien oder Baugruppen können
mittels analytischer Methoden identifiziert und in
so genannten Material-Clustern (Materialgruppen)
zusammen geführt werden. Dies kann z.B. bei der
Substitution von Materialien äußerst hilfreich sein.
Zudem können durch die Einführung von
Materialclustern Preisentwicklungen auch für
ähnliche Teile sichtbar gemacht werden. Mit
Clustern lassen sich – bei fehlenden Preishistorien
– Einsparungen im Sinne einer MKV / MPV
berechnen.
Projekt-Erfolgsmessung
Um den Erfolg eines Einkaufsprojekts messen zu
können, ist es notwendig, vorher einen
realistischen Plan-Wert als Ziel festzulegen. Mit
Hilfe einer Abweichungsanalyse kann anschließend
der Projekterfolg gemessen werden. Zahlreiche
Faktoren spielen eine Rolle, die in die Bewertung
mit einfließen sollten, wie:





Budget-Einsparungen
Verhandlungserfolge
Entwicklung von Marktpreisen
Währungseffekte
Qualitätsaspekte
Procurement Performance
Management
Procurement Performance Management (PPM)
bezeichnet den ganzheitlichen Prozess, den
Wertbeitrag der Einkaufsorganisation zu managen
und zu erhöhen. Dabei wird der Prozess vom
Auffinden von Einsparpotenzialen (Transparenz im
Einkauf) mittels moderner Methoden des
Einkaufscontrollings über deren Realisierung durch
Einkaufsinitiativen (vgl. Maßnahmencontrolling) bis
hin zur abschließenden Erfolgsmessung (vgl.
Procurement Performance Measurement) und zur
nachhaltigen Kontrolle über Jahre betrachtet.
Procurement Performance
Measurement
Procurement Performance Measurement ist eng
mit dem Einkaufscontrolling verwandt. Es
beschreibt Kennzahlen, Methoden und Prozesse,
die zur Messung von Einkaufserfolgen notwendig
sind. Für ein integriertes Procurement
Performance Measurement ist sowohl eine
sorgfältige Einkaufsplanung bzw. Einsparungsplanung als auch ein modernes Einkaufs- und
Maßnahmencontrolling entscheidend.
Rahmenvertragsnutzung
Die Rahmenvertragsnutzung ist eine wichtige
Kennzahl im Einkauf. Sie zeigt, inwieweit durch
Rahmenverträge abgedeckte Beschaffungsvolumina auch tatsächlich durch Nutzung der
Rahmenverträge bestellt werden. Das Gegenteil
tritt wiederum bei Maverick Buying auf. Um die
Rahmenvertragsnutzung zu verbessern, sollten
Bestellungen zentralisiert ablaufen - z.B. über Lead
Buyer. Ein weiterer Aspekt ist die Ausnutzung von
Zahlungszielen aus Rahmenverträgen.
Savings Management
Der Begriff Savings Management wird in
internationalen Unternehmen ergänzend zum
Begriff Spend Management verwendet. Dies
betonet, dass nicht nur das Beschaffungsvolumen
inkl. Preise und Mengen im Vordergrund des
Controllings steht, sondern auch Einsparungen im
Sinne von Cost Avoidance und Cost Reduction.
Spend Management
Spend Management ist die im anglo-amerikanischen Umfeld gebräuchliche Bezeichnung für
Einkaufscontrolling. Spend Management wird oft
mit Savings Management kombiniert eingesetzt.
Spend Management verbessert die Transparenz
über das Beschaffungsvolumen sowie über Preise
und Mengen aller Unternehmensbereiche. Es dient
der strukturierten Analyse der LieferantenAusgaben mit dem Ziel Kostensenkungs- und
Optimierungspotenziale zu identifizieren und zu
monitoren sowie geeignete Maßnahmen in die
Wege zu leiten, um z. B.:





die Lieferantenbasis zu optimieren,
Ausschreibungen für bestimmte
Potenzialfelder durchzuführen,
gezielte Preisverhandlungen einzuleiten,
Rahmenverträge (neu) zu verhandeln oder
das Working Capital optimieren.
Reporting
Das Reporting (Berichtswesen) dient dazu,
Geschäftsführer, Einkäufer und Teams über die
aktuelle Lage des Einkaufs im Unternehmen zu
informieren. Dabei werden für jeden Empfängerkreis geeignete Kennzahlen und KPIs sowie
entsprechende Hinweise und Empfehlungen
monatlich oder auch bei Bedarf spontan (= Ad-hoc)
zu einem Bericht (Report) zusammengestellt.
TCO (Total Cost of Ownership)
Mit der Berechnung der “Total Cost of Ownership”
bezieht man in die Einkaufsentscheidung nicht nur
den reinen Kaufpreis mit ein, sondern alle über den
gesamten Lebenszyklus eines Produkts bzw.
Dienstleistung anfallenden Kosten.
UNSPSC®
Über 8.000 Kategorien stehen für Klassifizierungen
bereit. Die den Kategorien zugeordneten Artikel
können weltweit einheitlich identifiziert werden.
Sinne von Kostenreduzierungen, die sich auf die
Gewinn- und Verlust-Rechnung (GuV) projizieren
lassen. Bei anderen Unternehmen sind jedoch auch
andere wichtige Kennzahlenbereiche als
„Wertbeitrag“ zugelassen, wie z.B. ComplianceThemen, Prozesseffizienzen, Automation oder
Verhandlungserfolge (bzw. andere Cost Avoidance
Kennzahlen).
Verhandlungserfolge
Wettbewerbseffekte
Von Verhandlungserfolgen darf man sprechen,
wenn man durch systematische, einkäuferische
Methoden (und Geschick) Preisnachlässe im
Vergleich zu aktuellen Angeboten oder den IstPreisen erwirken kann.
Der Wettbewerbseffekt beschreibt Preisvarianzen
der Angebote innerhalb einer Ausschreibung. Allein
dadurch, dass der Einkauf mehrere Lieferanten in
einer Ausschreibung in Wettbewerb zueinander
treten lässt, lassen sich bereits Einsparpotenziale
erzeugen.
UNSPSC® bezeichnet einen vor allem in den USA
weit verbreiteten Standard zur Klassifizierung von
Material und Dienstleistungen.
Über Erfolgskennzahlen sind zum einen so
genannte Wettbewerbseffekte im Sinne von
Preisvarianzen oder Preisspannweiten einer
Ausschreibung messbar, zum anderen
Endverhandlungserfolge mit den Lieferanten.
Wertbeitrag des Einkaufs
Den Wertbeitrag des Einkaufs geeignet
darzustellen ist eine der größten
Herausforderungen eines guten
Beschaffungscontrollings. Viele Unternehmen
reduzieren den Wertbeitrag auf Einsparungen im
Herausgegeben von
Orpheus GmbH
Website
www.orpheus-it.com
E-Mail
[email protected]
XYZ-Analyse
Die XYZ-Analyse basiert auf der gleichen
mathematischen Methode wie die ABC-Analyse.
Jedoch ist das Analyseziel ein anderes: Mit der XYZAnalyse versucht man herauszufinden, welche
Objekte (Materialien, Lieferanten etc.) besonders
stark schwankende Bedarfsverläufe aufweisen (ZKlasse) und welche einen eher konstanten,
gleichmäßigen Bedarfsverlauf haben (X-Klasse).
Orpheus GmbH ist führender Anbieter von Software für
Procurement Performance Management:
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SpendControl – Software für Einkaufscontrolling
InitiativeTracker – Software für Maßnahmen-Management