procedimento para presentes, entretenimento e

Сomentários

Transcrição

procedimento para presentes, entretenimento e
SUPPLY CHAIN
PROCEDIMENTO
PARA
PRESENTES,
ENTRETENIMENTO
E HOSPITALIDADE
Versão 2 – Efetiva a partir de 1º de dezembro de 2013
1
ÍNDICE
1.
2.
VISÃO GERAL .............................................................................................................................. 3
1.1
Contexto................................................................................................................................. 3
1.2
Objetivo .................................................................................................................................. 3
1.3
Aplicação ............................................................................................................................... 4
1.4
Resumo do procedimento ................................................................................................... 4
1.5
Escopo ................................................................................................................................... 5
PRESENTES, ENTRETENIMENTO E HOSPITALIDADE .................................................... 6
2.1 Princípios .................................................................................................................................... 6
2.2
Presentes............................................................................................................................... 6
2.3
Entretenimento ..................................................................................................................... 7
2.4
Hospitalidade (incluindo a participação em eventos ) .................................................... 7
2.5
Gratuidades (incluindo doações) ....................................................................................... 7
2.6 Exceções à declaração de presentes, entretenimento e hospitalidade........................... 7
2.7 Práticas inaceitáveis ................................................................................................................. 8
3.
PROCEDIMENTO DE DECLARAÇÃO ................................................................................... 10
3.1
Declaração de presentes e comunicação com o ofertante ......................................... 10
3.2
Declaração de entretenimento e hospitalidade ............................................................. 10
3.3
Processo de aprovação para hospitalidade (incluindo eventos) ............................... 11
3.4
Registro e verificação do Procedimento de declaração ................................................ 11
3.5
Manutenção do registro de declaração .......................................................................... 11
3.6
Transparência do procedimento ...................................................................................... 11
3.7
Consulta sobre o procedimento ....................................................................................... 11
3.8
Comunicação com o fornecedor ...................................................................................... 12
3.9 Fornecimento de presentes, entretenimento ou hospitalidade aos fornecedores ........ 12
4.
CONTRAVENÇÃO DO PROCEDIMENTO ............................................................................ 13
4.1
Violação deste procedimento ........................................................................................... 13
4.2
Speak Up ............................................................................................................................. 13
5.
POLÍTICAS GLOBAIS RELACIONADAS ............................................................................... 14
6.
INFORMAÇÕES DE CONTATO E ESCLARECIMENTO SOBRE
14
7.
CONTROLE DO DOCUMENTO E DA VERSÃO .................................................................. 14
O PROCEDIMENTO
ANEXO 1: LISTA DOS PRINCIPAIS CONTATOS DA CADEIA DE SUPRIMENTOS .......... 15
ANEXO 2: AMOSTRA DA NOTA QUE DEVE SER ENVIADA AOS FORNECEDORES AO
RECEBER UM PRESENTE, ENTRETENIMENTO, HOSPITALIDADE OU DOAÇÃO .......... 16
2
1. VISÃO GERAL
1.1 Contexto
A Cadeia de Suprimentos da Anglo American visa ter relações profissionais com todos os
fornecedores. Os empregados devem, portanto, procurar manter o padrão mais alto de
integridade em todas as relações de negócios, rejeitar quaisquer práticas de negócios que
possam ser consideradas impróprias e estimular os padrões mais altos de comportamento
no Setor.
No ambiente da Cadeia de Suprimentos , é particularmente crítica a importância de
demonstrar um padrão ainda mais alto de envolvimento com nossos fornecedores e garantir
que os empregados exemplifiquem com os padrões mais altos de conduta. Por isso,
nenhum empregado pode aceitar ou receber presentes, entretenimentos,
hospitalidades ou qualquer outra gratuidade, incluindo doações, de qualquer
fornecedor da Anglo American ou licitantes para negócios com a Anglo American.
Este procedimento não tem como objetivo prejudicar o desejo de fomentar boas relações
com parceiros de negócios e outras partes interessadas através de interações sociais
legítimas e ocasionais. A seção 1.4 oferece uma orientação abrangente para várias
situações em que é permitido oferecer ou receber presentes, entretenimento ou
hospitalidade.
O recebimento, oferta ou fornecimento de presentes ou entretenimento inadequados pode
causar constrangimento à Anglo American e prejudicar nossa reputação. Preocupações
específicas ocorrem quando a oferta de presentes, entretenimento, hospitalidade ou
doações possa estar vinculada de alguma maneira com uma possível transação de
negócios ou aprovação regulatória. Mesmo se a intenção não for suborno, ainda há um
risco de que o destinatário ou terceiros possam enxergar o presente como uma tentativa de
obter vantagens indevidas.
Qualquer presente, entretenimento, hospitalidade ou doação é sempre inaceitável caso:
1.
seja oferecido ou feito em troca de um contrato, licença ou qualquer outro
benefício específico,
2.
seja oferecido para obter uma vantagem inadequada na realização de negócios,
3.
viole leis locais ou internacionais contra corrupção,
4.
cause efeitos negativos à nossa reputação caso se torne público,
5.
possa causar uma ideia de obrigação,
6.
possa influenciar ou ser visto como uma influência no julgamento dos negócios,
7.
possa criar, ou parecer criar, um conflito de interesses,
8.
seja obtido por meio de solicitação (ou seja, empregados solicitando favores ou
presentes de fornecedores ou potenciais fornecedores).
1.2 Objetivo
Este procedimento tem como objetivo apoiar a Política de Integridade Empresarial da Anglo
American e os Padrões de Desempenho (BIPPS), que continuam sendo a política
dominante em toda a empresa.
Os 11 Padrões de Desempenho fornecem orientações adicionais para os empregados
sobre áreas específicas de risco reputacional e empresarial, como o recebimento de
3
presentes, entretenimento e hospitalidade, gerenciamento de conflitos de interesse,
facilitação de pagamentos, uso de ativos da empresa e doações políticas.
A finalidade deste procedimento é definir nossos padrões específicos de conduta em
relação à oferta e recebimento de presentes, entretenimento e hospitalidade em toda a
Cadeia de Suprimentos da Anglo American (isso inclui todos os empregados nas Cadeia
de Suprimentos do Grupo e Unidades de Negócios, intermediários e contratados que
trabalham no ambiente da Cadeia de Suprimentos).
1.3 Aplicação
1.3.1 Este procedimento se aplica a todos os empregados em período integral, meio
período ou temporários da Cadeia de Suprimentos – isso inclui colegas
(“empregados”) da Cadeia de Suprimentos do Grupo e da Cadeia de
Suprimentos das Unidades de Negócios. A definição de empregados também se
estende às pessoas que realizam negócios em nome daAnglo American (também
denominadas intermediárias) e contratados da Cadeia de Suprimentos
empregados pela Anglo American.
1.3.2 É responsabilidade de todos os empregados lerem este procedimento junto com a
Política de Integridade Empresarial.
1.3.3 Sabemos que muitas Unidades de Negócios podem ter suas próprias Políticas e
procedimentos estabelecidos que tratam de presentes, entretenimento e
hospitalidade. Esse procedimento não tem como objetivo substituir o que já existe,
mas sim criar um padrão mínimo para os empregados da Cadeia de Suprimentos.
Nos casos em que a Unidade de Negócio já tem um procedimento, o princípio
será sempre aplicar o procedimento mais elevado /mais rigoroso/mais rígido.
Como princípio geral nenhum empregado deve aceitar ou receber qualquer presente,
entretenimento, hospitalidade ou qualquer gratuidade , incluindo doações, de
fornecedores ou licitantes para negócios com a Anglo American.
1.4 Resumo do procedimento
Para facilitar a consulta, a tabela a seguir apresenta um resumo dos detalhes contidos neste
procedimento. Os empregados são incentivados a familiarizar-se integralmente com todo o
procedimento para garantir a compreensão dos requisitos da Cadeia de Suprimentos.
Tipo de presente, entretenimento
ou hospitalidade oferecido
1. Objeto com marca corporativa
de valor modesto (não superior a
US$ 20)
2. Pagamento ou fornecimento de
refeições ou entretenimento
modestos e pouco frequentes
relacionados aos negócios.
3. O fornecedor paga pelas
refeições durante viagens de
negócios.
Posição da cadeia de
Suprimentos
Referência
Aceitável sem necessidade de
declaração
2.6.1; 2.1.6
Aceitável sem necessidade de
declaração. Processos normais de
declaração /reembolso de despesas
se aplicam.
Aceitável somente com a aprovação
prévia do Diretor do grupo da
Cadeia de Suprimentos ou da
Equipe de Liderança da Cadeia de
Suprimentos (sigla em inglês
“SCLT”)
2.6.2
2.6.3; 2.6.4
4
4. Participação em eventos de
caridade patrocinados pelo
fornecedor.
5. Participação em eventos de
negócios de boa-fé.
6. Dinheiro ou equivalente (ex: vale
presente, empréstimos, ações,
títulos ou itens de valor
reembolsável).
7. Bebidas alcoólicas como
presente.
8. Ofertas de favores pessoais ou
outro tratamento de natureza
preferencial.
9. Pagamento de despesas de
viagens para compras ou viagens
não relacionadas a negócios.
10. Eventos de fornecedor não
relacionados a negócios (ex: dia de
golfe, viagens para caçadas, etc.)
11. Oferecer presentes ou
entretenimento para
esposas,parentes ou outros
indivíduos que possuem relação
pessoal próxima com o empregado.
Aceitável somente com a aprovação
prévia do Diretor do grupo da
Cadeia de Suprimentos ou da SCLT
Aceitável somente com a aprovação
prévia do Diretor do grupo da
Cadeia de Suprimentos ou da SCLT
2.6.5
2.6.6
Inaceitável
2.7.1
Inaceitável
2.7.2
Inaceitável
2.7.3
Inaceitável
2.7.4
Inaceitável
2.7.5
Inaceitável, a menos que tenha a
aprovação prévia por escrito do
Diretor do Grupo da Cadeia de
Suprimentos.
2.7.6
Inaceitável – A Anglo American
deve solicitar um detalhamento de
todos os gastos e pagar as
despesas do empregado.
2.7.7
Inaceitável
2.7.8
Inaceitável
2.7.9
15. Convites para eventos
esportivos ou shows.
Inaceitável, a menos que tenha a
aprovação prévia por escrito do
Diretor do Grupo da Cadeia de
Suprimentos.
2.7.10
16. Amostras de produtos para uso
pessoal.
Inaceitável
2.7.11
12. Pagamento de acomodação ou
despesas de viagem mesmo como
parte da viagem a negócios.
13. Acomodação de qualquer
natureza em feriados ou finais de
semana.
14. Entretenimento “adulto” ou
qualquer tipo de atividade
envolvendo comportamento
obsceno.
Todas as outras exceções que não estão incluídas explicitamente acima devem ser
discutidas e precisam de uma aprovação por escrito do Diretor do Grupo ou de um membro
da SCLT antes da aceitação.
1.5 Escopo
Esse procedimento se aplica a todos os empregados da Cadeia de Suprimentos , como
definido acima na Seção 1.3.1, e está em vigor desde 1º de dezembro de 2013.
5
2. PRESENTES, ENTRETENIMENTO E HOSPITALIDADE
2.1 Princípios
Nenhum empregado pode aceitar ou receber qualquer presente, entretenimento,
hospitalidade ou outra gratuidade de qualquer fornecedor do Grupo Anglo American ou
licitantes para negócios com a Anglo American. Da mesma forma, nenhum empregado
deve oferecer qualquer presente ou gratuidade a um fornecedor sem a autorização por
escrito do Diretor do Grupo da Cadeia de Suprimentos ou de um membro da Equipe de
liderança da cadeia de Suprimentos (“SCLT”), como mencionado no Anexo 1. Isso inclui
presentes oferecidos em comemorações anuais (ex: Natal e Ano Novo Chinês).
As seguintes orientações sempre devem ser levadas em consideração ao ofertar um
presente, entretenimento ou hospitalidade:
2.1.1 Todos os presentes, entretenimento e hospitalidade, sejam aceitos ou recusados,
devem ser declarados.
2.1.2 O entretenimento e a hospitalidade oferecidos não devem ser caros ou
desproporcionais; o valor deve ser razoável.
2.1.3 No caso de eventos de negócio legítimos, o empregado deve declarar o
entretenimento ou a hospitalidade oferecidos , antes do evento, a um membro da
SCLT para obter permissão.
2.1.4 As circunstâncias e o valor do presente não devem criar uma impressão de má fé ou
de ações impróprias, e não podem ser mal compreendidos pelo destinatário ou
outros como suborno, mesmo em retrospecto.
2.1.5 A frequência dos presentes, entretenimento ou hospitalidade fornecidos para o
mesmo destinatário não deve criar a impressão de ações impróprias.
2.1.6 Deve-se tomar cuidado ao aceitar ou usar itens de publicidade ou promocionais/com
marca conhecida e participar de atividades que podem dar a impressão de que um
fornecedor está sendo promovido em detrimento do outro.
2.1.7 Durante licitações (ex: negociações de contrato e preço) NENHUM presente,
entretenimento, hospitalidade ou outro tipo de gratuidade devem ser aceitos,
independentemente das exceções apresentadas neste procedimento.
2.2 Presentes
Nenhum empregado deve aceitar ou receber qualquer presente de um fornecedor ou
licitante para negócios com a Anglo American.
2.2.1
Todos os presentes oferecidos aos empregados da Anglo American devem ser
rejeitados e declarados de acordo com as instruções na seção 3.1 deste
procedimento.
2.2.2 Nos casos em que seria desrespeitoso recusar, ou quando os presentes são
recebidos por correio ou entregas involuntárias:
 os mesmos devem ser declarados de acordo com a seção 3.1 deste
procedimento,
 os mesmos devem ser descartados de acordo com as práticas da unidade de
negócio.
2.2.3 A responsabilidade de informar o fornecedor/potencial fornecedor sobre os
procedimentos da Anglo American em relação a presentes, entretenimento ou
hospitalidade é do empregado que ofereceu ou recebeu um presente (consulte o
6
Anexo 2, que contém uma amostra da comunicação que deve ser enviada aos
fornecedores).
2.2.4 A responsabilidade de informar um gestor sênior ou um membro da SCLT sobre a
oferta é do empregado, e deve ser feita assim que possível.
2.3 Entretenimento
Reconhecemos a necessidade de estimular e manter boas relações com os fornecedores e
compreendemos as nuances culturais que podem existir em certos locais. A área de
entretenimento está sob análise cada vez mais rigorosa, e como uma comunidade da
Cadeia de Suprimentos precisamos estar cientes da inadequação que o excesso de
entretenimento (como almoços com fornecedores) pode causar.
2.3.1
2.3.2
2.3.3
2.3.4
Como regra geral, nenhum empregado deve aceitar ou receber qualquer
entretenimento de fornecedores do Grupo Anglo American ou de um licitante para
negócios com a Anglo American.
Nos casos de refeições de negócios permitidas, o empregado da Anglo American
pagará pelas despesas e terá o valor restituído de acordo com o procedimento de
reembolso padrão.
Ingressos ou convites para participar de eventos esportivos ou shows nunca devem
ser aceitos, incluindo ingressos gratuitos para esses eventos, independentemente do
evento ocorrer durante o horário de trabalho ou não (ou seja, solicitar uma folga não
evitará a aplicação dessa diretriz).
Quaisquer exceções aos itens acima exigem aprovação prévia por escrito do
Diretor do Grupo da Cadeia de Suprimentos .
2.4 Hospitalidade (incluindo a participação em eventos de negócios )
Nenhum empregado deve aceitar ou receber qualquer tipo de hospitalidade (incluindo o
pagamento de viagem, acomodação, etc.) de qualquer fornecedor do Grupo Anglo
American ou licitante para negócios com a Anglo American. Reconhecemos a necessidade
de estimular e desenvolver nossas relações com fornecedores, por isso detalhamos
algumas exceções na seção 3.3, onde o valor ou a intenção por trás da oferta não criará
uma impressão de inadequação.
A participação em eventos de fornecedor não relacionados a negócios (ex: dias de golfe,
viagens para caçadas, etc.) não é permitida, sob qualquer circunstância,
independentemente do evento ocorrer durante o horário de trabalho ou não (ou seja, uma
folga não evitará a aplicação dessa diretriz).
2.5 Gratuidades (incluindo doações)
Nenhum empregado deve aceitar ou receber qualquer gratuidade ou doação, incluindo
doações feitas a uma instituição de caridade em nome do empregado ou por um interesse
do empregado, de qualquer fornecedor do Grupo Anglo American ou licitante para
negócios com a Anglo American.
2.6 Exceções ao registro de presentes, entretenimento e hospitalidade
Este procedimento fornece orientação sobre o recebimento e a oferta de presentes,
entretenimento ou hospitalidade e deve ser usado como base para o comportamento de
todos os empregados. Sabemos que há casos em que o registro de presentes,
entretenimento ou hospitalidade infrequentes e modestos pode não ser exigido. Esses
casos são descritos abaixo:
7
2
Objetos com marca corporativa de valor modesto (não superior a US$ 20 ou o
equivalente em outra moeda) podem ser aceitas ou oferecidas ocasionalmente (ex:
canetas, chaveiros, blocos de anotação), contanto que estes itens façam parte do
evento/conferência organizado pela Anglo American ou pelo fornecedor. É
recomendado que esses itens também sejam descartados de acordo com as práticas
da Unidade de Negócio, uma vez que utilizar um objeto com a marca do fornecedor
coloca em dúvida a objetividade de nossos processos de gestão de fornecedores e
aquisição.Refeições modestas e infrequentes relacionadas a negócios (ex: a refeição
ocorre durante uma reunião ou outra ocasião; sendo que o propósito das mesmas é
sustentar diálogos comerciais de boa fé) dentro de um valor razoável.Quando os
empregados estão nos escritórios de fornecedores ou de possíveis parceiros para
discutir negócios de boa-fé e uma refeição ou entretenimento modesto é fornecido
através do serviço de copa interno.
2.6.4 Nos casos em que um empregado está viajando com um fornecedor ou possível
parceiro por um período maior de tempo, o pagamento de refeições deve ser
alternado entre o empregado e a outra parte em proporções iguais, contanto que o
gasto com as refeições tenham valor semelhante.
2.6.5 A participação em eventos de caridade patrocinados pelo fornecedor é permitida
somente se a Anglo American fizer uma doação à instituição.
2.6.6 A participação em eventos de negócios de boa-fé está sujeita aos critérios de
aprovação descritos na seção 3.3.
2.6.7 Todas as outras exceções que não estão explicitamente incluídas acima
devem ser registradas e exigirão a aprovação por escrito do Diretor do Grupo
da Cadeia de Suprimentos ou de um membro da SCLT antes da aceitação.
2.7 Práticas inaceitáveis
O recebimento de determinados tipos de presentes, entretenimento e hospitalidade nunca
são permitidos, e incluem:
2.7.1
2.7.2
2.7.3
2.7.4
2.7.5
2.7.6
2.7.7
2.7.8
2.7.9
Qualquer presente em dinheiro ou equivalente (ex: vale presente, empréstimos,
ações, títulos ou itens de valor reembolsável).
Bebidas alcoólicas, como garrafas de vinho e destilados, independentemente do
valor.
Ofertas de favores pessoais ou outro tratamento de natureza preferencial (por
exemplo bens ou serviços gratuitos ou com preços muito reduzidos) comparados
aos frequentemente disponíveis no mercado.
Pagamento de despesas de viagens de compras (ex: ofertas para pagar despesas
pessoais durante viagens).
Eventos de fornecedores não relacionados a negócios (ex: dias de golfe, viagens
para caçadas, etc.).
Presentes ou fornecimento de entretenimento para esposas, parentes ou outros
indivíduos que possuem relação pessoal próxima com o empregado. Os mesmos
somente podem ser aceitos com a aprovação prévia por escrito do Diretor do Grupo
da Cadeia de Suprimentos.
Pagamento de acomodação ou despesas de viagem, de qualquer natureza, ao viajar
no próprio país ou para o exterior, incluindo viagens a negócios.
Acomodação de qualquer natureza em feriados ou finais de semana.
Entretenimento “adulto” ou qualquer tipo de atividade envolvendo comportamento
obsceno.
8
2.7.10 Convites para eventos extravagantes incluindo esportes e shows.
2.7.11 Amostras de produto oferecidas por fornecedores ou solicitadas pelo empregado da
Cadeia de Suprimentos para uso pessoal.
9
3. PROCEDIMENTO DE DECLARAÇÃO
3.1 Declaração de presentes e comunicação com o ofertante
3.1.1 Com a exceção dos itens relacionados na seção 2.6 deste procedimento, todos
os presentes, entretenimento, hospitalidade e doações que são aceitos devem
ser declarados no prazo de 5 dias úteis e registrados no “Registro de presentes,
entretenimento e hospitalidade“ localizado no espaço da Cadeia de Suprimentos na
Eureka!
3.1.2 Quando os presentes são recebidos involuntariamente por correio ou entrega, o
destinatário deve devolver o item ao remetente e enviar um e-mail (com cópia para o
endereço de e-mail [email protected]) informando-o sobre o
procedimento de presentes, entretenimento e hospitalidade da Cadeia de
Suprimentos da Anglo American no prazo de 7 dias úteis, ou assim que possível no
caso de viagem (consulte o Anexo 2, que contém uma amostra da comunicação ao
fornecedor). Caso não seja possível devolver o item, o mesmo deve ser descartado
de acordo com as informações descritas na seção 3.1.4.
3.1.3 Quando os presentes, entretenimento, hospitalidade e doações foram oferecidos e
recusados, o empregado deve enviar uma notificação ao fornecedor (ou doador)
com cópia para o endereço de e-mail [email protected]
(consulte o Anexo 2, que contém uma amostra da comunicação ao fornecedor) no
prazo de 7 dias úteis. Após o envio da notificação, não há necessidade de
apresentar outras declarações.
3.1.4 Todos os presentes devem ser descartados ou doados de acordo com as práticas
da Unidade de Negócio ou conforme aconselhado por um membro da SCLT.
Quaisquer presentes descartados ou doados devem ser registrados no “Registro de
presentes, entretenimento e hospitalidade“ localizado no espaço da Cadeia de
Suprimentos na Eureka!
3.2 Declaração de entretenimento e hospitalidade
3.2.1 Refeições modestas e infrequentes relacionadas a negócios (ex: uma refeição que
acontece durante uma reunião ou outra ocasião, cuja finalidade é manter a boa-fé
das discussões de negócios) e que o valor não exceda US$ 20 ou o equivalente em
qualquer outra moeda não precisam ser declaradas.
3.2.2 Nos casos em que os empregados estão no escritório de um fornecedor ou possível
parceiro para discutir negócios de boa-fé e uma refeição ou entretenimento modesto
é fornecido através do serviço de bufê interno, o empregado não precisará declarar
ou registrar essa refeição. Da mesma forma, quando empregados recebem
fornecedores ou possíveis parceiros nos escritórios da Anglo American, e uma
refeição ou entretenimento modesto é oferecido pelo serviço de copa interno, não
há necessidade de declarar essas refeições ou entretenimento modesto oferecido.
3.2.3 Nos casos de refeições de negócios permitidas, seja localmente ou quando um
empregado viaja, o empregado pagará pelas refeições e terá o valor restituído de
acordo com o procedimento de reembolso padrão.
3.2.4 Nos casos em que um empregado está viajando com um fornecedor ou possível
parceiro por um período maior de tempo, o pagamento de refeições deve ser
alternado entre o empregado e a outra parte em proporções iguais, sem a
necessidade de declarar, contanto que o gasto com as refeições tenha valor
semelhante.
10
Quando o pagamento não é feito proporcionalmente, isso deve ser registrado no
“Registro de presentes, entretenimento e doações“ encontrado no espaço da Cadeia
de Suprimentos na Eureka!
3.3 Processo de aprovação para hospitalidade (incluindo eventos comerciais)
3.3.1 Toda a hospitalidade, com a exceção de refeições fornecidas de acordo com a
seção 3.2.1, ou eventos empresariais conforme descritas acima na seção 3.3.2,
deve ser recusada.
3.3.2 A Anglo American compreende a importância de trabalhar de forma colaborativa
com nossos fornecedores e possíveis parceiros e incentiva a participação dos
empregados em eventos empresariais de boa-fé. A participação em eventos de
negócios está sujeita aos seguintes critérios:
 Um membro da Equipe de liderança da cadeia de Suprimentos (SCLT) deve
aprovar a participação com antecedência.
 O valor do ingresso não pode ser exorbitante.
 O fornecedor deve estar presente.
 O fornecedor deve ser um fornecedor existente.
 Outros clientes ou parceiros de negócios também devem estar presentes.
 O financiamento dos custos de qualquer viagem e acomodação para o
fornecedor e para o empregado deve ser feito, respectivamente, pelo fornecedor
e pela Anglo American.
3.4 Registro e verificação do Procedimento de declaração
3.4.1 Permanece sendo responsabilidade do empregado garantir que as informações
relevantes sejam registradas eletronicamente no “Registro de presentes,
entretenimento e doações“ após receber um presente, entretenimento, hospitalidade
ou doação.
3.4.2 A Equipe de liderança da Cadeia de Suprimentos (relacionada no Anexo 1) é
responsável pela análise do registro no mínimo trimestralmente.
3.5 Manutenção do registro de declaração
3.5.1 A gestão e a manutenção do “Registro de presentes, entretenimento e doações“ é
responsabilidade do Gestor de implementação de integridade empresarial da cadeia
de suprimentos nomeado (relacionado no Anexo 1).
3.5.2 Um relatório anual será elaborado pelo Gestor de implementação de integridade
empresarial da cadeia de suprimentos, que relatará a natureza, a frequência e o
valor das declarações.
3.6 Transparência do procedimento
Para garantir a aplicação adequada do procedimento de presentes, entretenimento e
hospitalidade da cadeia de suprimentos, uma cópia deste documento será disponibilizada
internamente na Eureka! e no site externo do Grupo Anglo American.
3.7 Consulta do procedimento
Os empregados devem consultar o Gestor de implementação de integridade empresarial da
cadeia de suprimentos ou um membro da Equipe de liderança da cadeia de suprimentos (ou
pessoa responsável designada, conforme detalhado no Anexo 1) em relação a quaisquer
itens que vão além do escopo deste procedimento ou se estiverem em dúvida em relação à
aplicação do mesmo.
11
3.8 Comunicação com o fornecedor
Nos casos em que um empregado oferece ou recebe um presente, entretenimento ou
hospitalidade, o destinatário deve recusar a oferta e mandar uma nota de cortesia que:


agradeça ao fornecedor a consideração e
informe os princípios do procedimento de presentes, entretenimento e
hospitalidade da cadeia de suprimentos (consulte o Anexo 2, que contém uma
amostra da carta que pode ser enviada aos fornecedores).
3.9 Fornecimento de presentes, entretenimento ou hospitalidade aos fornecedores
Há casos em que para respeitar as práticas culturais e estimular as relações com os
fornecedores, a oferta ou reciprocidade de presentes e hospitalidade pode ser esperada,
nesses casos:
3.9.1
3.9.2
3.9.3
3.9.4
Uma permissão por escrito deve ser solicitada ao Diretor do grupo da cadeia de
suprimentos ou a um membro da SCLT antes de oferecer o presente ou a
hospitalidade.
Os registros por escrito da autorização para presentes oferecidos ou recebidos
devem ser mantidos pelo empregado que fez a oferta, e devem ser enviados para o
e-mail [email protected]
Deve-se tomar cuidado para respeitar a política de recebimento de presentes,
entretenimento e hospitalidade antes da oferta ser feita.
É responsabilidade do empregado da Anglo American garantir que o destinatário do
presente ou entretenimento esteja ciente do procedimento de presentes,
entretenimento e hospitalidade.
12
4. CONTRAVENÇÃO AO PROCEDIMENTO
4.1 Violação deste procedimento
Este procedimento existe para garantir que os empregados conheçam as regras em relação
à aceitação ou doação de presentes, entretenimento, hospitalidade e doações. A Anglo
American oferece orientação e governança adequadas sobre este procedimento para
reduzir o possível risco reputacional causado ao aceitar ou oferecer presentes,
entretenimento e hospitalidade e proteger os interesses da Anglo American e do fornecedor.
4.1.1
4.1.2
4.1.3
4.1.4
Dessa forma, a violação desse procedimento é considerada uma ofensa grave e
resultará em ação disciplinar de acordo com o procedimento, incluindo aqueles
destacados na Política de Integridade Empresarial.
Temos o compromisso de relatar todas as instâncias de corrupção e outras formas
de desonestidade às autoridades relevantes e facilitar a ação de cunho criminal
contra o(s) indivíduo(s) envolvido (s), assim como buscar a reparação de quaisquer
perdas que possam surgir dessas ações.
Além de possível ação criminal e civil no caso de violação deliberada deste
procedimento, a ação disciplinar pode envolver outras sanções, incluindo a
demissão sumária.
Caso os empregados acreditem que suas próprias ações ou de terceiros tenham
violado o procedimento, os mesmos devem avisar seu gestor imediato ou uma linha
para relatos de fraude (ex: Speak Up) o mais breve possível.
4.2 Speak Up
Nossa ferramenta Speak Up fornece meios seguros e confidenciais para nossos
empregados, contratados, fornecedores, parceiros de negócio e outras partes interessadas
internas relatarem e levantarem questões sobre condutas que podem ser contrárias a
nossos valores e padrões. O Speak Up oferece contato através de telefone, e-mail e
website e é operado por empresas independentes nas regiões em que a Anglo American
opera. O recurso está disponível 24 horas por dia, sete dias por semana e inclui serviços de
tradução. Um link para o Speak Up é disponibilizado na parte inferior de cada página da
Eureka! Também é possível entrar em contato com o Speak Up através do website
www.anglospeakup.com ou enviando um e-mail para [email protected]
A Anglo American não permitirá qualquer forma de retaliação contra empregados que
levantem questões embasadas em boa fé. Alegações de retaliação, assédio ou intimidação
de qualquer empregado ou fornecedor como resultado de uma chamada para o Speak Up
serão investigadas e medidas cabíveis serão tomadas, incluindo ações disciplinares e
demissão do empregado responsável pelas represálias.
13
5. POLÍTICAS GLOBAIS RELACIONADAS
Os hyperlinks abaixo identificam as políticas relevantes e outras referências que devem ser
lidas junto com este procedimento:
5.1
Política de Integridade Empresarial. Cabe aos empregados garantir o conhecimento
da Política do Grupo, que pode ser encontrada no espaço de Políticas do Grupo na
Eureka!
5.2
Uma versão externa da política está disponível para fornecedores e outros públicos
no link a seguir:
http://www.angloamerican.com/suppliers/suppliers_expectations.aspx
6. INFORMAÇÕES DE CONTATO E ESCLARECIMENTO DO PROCEDIMENTO
Em caso de dúvidas, entre em contato com o Gestor de implementação de integridade
empresarial da cadeia de suprimentos (ou outra pessoa designada responsável, como
detalhado no Anexo 1) em relação a quaisquer itens que estejam além do escopo deste
procedimento ou se houver dúvidas sobre a aplicação do mesmo.
7. CONTROLE DO DOCUMENTO E DA VERSÃO
Natureza da revisão da versão anterior
Versão Descrição da revisão
Ver1
Primeira versão do procedimento da
Cadeia de Suprimentos – Presentes,
entretenimento e doações
Ver2
Segunda versão do procedimento da
Cadeia de Suprimentos – Presentes,
entretenimento e doações
Data da revisão
01/02/2010
Autor da revisão
Hannes Britz
Linda Wedderburn
04/12/2013
Wandile Mashoba
Brandon Knight
Ashlin Ramlochan
14
ANEXO 1: LISTA DOS PRINCIPAIS CONTATOS DA CADEIA DE SUPRIMENTOS
Bruce Crane (Reino Unido)
Diretor do Grupo da Cadeia de Suprimentos / Representante da integridade empresarial da
Cadeia de Suprimentos .
[email protected]
Equipe de Liderança da Cadeia de Suprimentos
Consulte o Quadro da organização da Cadeia de Suprimentos no espaço da Cadeia de
Suprimentos na Eureka! para obter mais informações
Tijen Diraz (África do Sul)
Recursos Humanos da Cadeia de Suprimentos [email protected]
David Netshieneulu (África do Sul)
Gestor de implementação da integridade empresarial da Cadeia de Suprimentos
[email protected]
15
ANEXO 2: AMOSTRA DA NOTA QUE DEVE SER ENVIADA AOS
FORNECEDORES APÓS RECEBER UM PRESENTE, ENTRETENIMENTO,
HOSPITALIDADE OU DOAÇÃO
Nome da empresa
Nome do edifício/nome da rua
Cidade
Município/CEP/País
Dia, mês e ano
Prezado(a)
RE: Procedimento para presentes, entretenimento e hospitalidade da Anglo American
Agradeço pelo presente [mencione o nome do presente, entretenimento ou hospitalidade, se
conhecido], que recebi em [data e detalhes]. O gesto é muito apreciado e reconheço o esforço feito
para garantir a entrega deste presente para mim.
No ambiente em que trabalhamos, reconhecemos que a oferta ou recebimento de presentes ou
entretenimento pode ser comum e visto como um sinal de gentileza.
Lamento no entanto mas respeitosamente tenho que recusar o presente de acordo com nosso
procedimento global de presentes, entretenimento e hospitalidade, que foi estabelecido na Anglo
American em 2010.
Como uma organização, temos o compromisso de estimular boas relações com todas as nossas
partes interessadas e trabalhar com nossos fornecedores para garantir que nossos processos sejam
transparentes, assim como aplicados igualmente e consistentemente em toda a empresa.
Peço gentilmente que em ocasiões futuras, o senhor(a) não ofereça presentes, entretenimento,
hospitalidade ou doações como demonstração de sua apreciação ou gentileza.
Estamos comprometidos a trabalhar de acordo com nossos Procedimentos e políticas corporativas.
Abaixo segue um link para a Política de Integridade Empresarial da Anglo American.
http://www.angloamerican.com/development/approach-and-policies/transparency-and-ethics/transparency
Espero estreitar nossa relação e peço que compartilhe qualquer dúvida ou comentário sobre nossa
política ou procedimento, comigo ou com a equipe de integridade da cadeia de suprimentos, pelo email [email protected], o qual recebeu uma cópia dessa mensagem..
Atenciosamente,
Nome Sobrenome
Cargo
Telefone: +00 (0)00 0000 0000
E: [email protected]
www.angloamerican.com
16

Documentos relacionados

Gifts Donations and Entertainment Procedure

Gifts Donations and Entertainment Procedure Este procedimento não visa diminuir a importância do desejo de estimular boas relações com os parceiros comerciais e outras partes envolvidas através de interações sociais ocasionais legítimas. No ...

Leia mais