Organisation und Kommunikation Microsoft für Windows Outlook 2000

Outlook 2000
für Windows
Organisation und
Kommunikation
OL2000
00-0-06-70-01
Autoren: F. Schabert, W. Wilczek, L. York
Inhaltliches Lektorat: B. Majetschak
3. Auflage: Oktober 2000 (050301)
" by HERDT-Verlag, Nackenheim, Germany
Internet: http://www.herdt.de
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OUTLOOK
Microsoft
INHALTSVERZEICHNIS
Basiswissen
1 Das Programm Outlook ................................ 4
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
1.7
1.8
1.9
1.10
Was Sie wissen sollten........................................4
Was ist Outlook? .................................................5
Outlook im Büro einsetzen...................................6
Outlook starten und beenden ..............................6
Das Outlook-Anwendungsfenster ........................8
Menübedienung...................................................8
Die Outlook-Leiste .............................................10
Mit Symbolleisten arbeiten.................................11
Schnellübersicht ................................................12
Übung................................................................12
2 Grundlegendes Arbeiten mit Outlook ....... 14
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
2.7
2.8
2.9
2.10
2.11
2.12
2.13
2.14
2.15
2.16
2.17
Nachrichtenaustausch mit E-Mail ......................14
Einfache Nachricht erstellen ..............................15
Feldinhalte korrigieren .......................................16
Nachrichten senden...........................................16
Nachrichten lesen und beantworten ..................17
Kontakte eingeben.............................................18
Im Kalender bewegen........................................20
Termine im Kalender eintragen .........................20
Eine Aufgabenliste erstellen ..............................22
Notizen erstellen................................................22
Der Ordner OUTLOOK HEUTE..............................23
Elemente markieren ..........................................24
Elemente verschieben und kopieren..................25
Elemente löschen und wiederherstellen ............26
Elemente drucken..............................................28
Schnellübersicht ................................................28
Übung................................................................30
3 Das Arbeiten mit Standardansichten ........ 32
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
3.7
3.8
3.9
Grundlagen........................................................32
Die tabellarische Ansicht ...................................33
Tabellenspalten anpassen.................................34
Die Symbolansicht.............................................34
Die Kartenansicht ..............................................35
Die Kalenderansicht ..........................................36
Die Zeitskala-Ansicht.........................................38
Schnellübersicht ................................................39
Übung................................................................39
4 Die Hilfefunktion von Outlook.................... 40
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
Hilfe über den Office-Assistenten erhalten.........40
Mit dem Hilfefenster arbeiten.............................42
Weitere Hilfefunktionen .....................................44
Schnellübersicht ................................................45
Übung................................................................45
Nachrichtenaustausch
5 Nachrichtentext bearbeiten ........................ 46
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
Grundlagen........................................................46
Überblick über die E-Mail-Formate ....................47
E-Mail-Format auswählen..................................48
Besondere Nachrichtenformatierungen .............48
Rechtschreibprüfung durchführen......................50
Outlook 2000 - Organisation und Kommunikation
5.6
5.7
5.8
5.9
Die AutoSignatur ...............................................51
Visitenkarten verwenden ...................................52
Schnellübersicht................................................53
Übung ...............................................................53
6 Nachrichten versenden ...............................54
6.1
6.2
Die Kopfzeile im Nachrichtenformular ...............54
Nachrichten mit dem Adressbuch
adressieren .......................................................55
6.3 Nachricht mit Anhang versenden.......................56
6.4 Zustelloptionen festlegen...................................57
6.5 Nachricht als Umfrage erstellen ........................59
6.6 Status von Nachrichten verfolgen......................60
6.7 Nachrichten kennzeichnen ................................60
6.8 Nachrichten zurückholen und ersetzen .............60
6.9 Nachrichten als Entwurf speichern ....................61
6.10 Nachricht erneut senden ...................................62
6.11 Schnellübersicht................................................62
6.12 Übung ...............................................................63
7 Mit dem Adressbuch arbeiten.....................64
7.1
7.2
7.3
7.4
7.5
Adressbuch öffnen ............................................64
Adressen ins Adressbuch aufnehmen ...............65
Persönliche Verteilerlisten erstellen...................66
Schnellübersicht................................................67
Übung ...............................................................67
8 Nachrichten empfangen und verwalten .....68
8.1
8.2
8.3
8.4
8.5
8.6
8.7
8.8
8.9
Eingegangene Nachrichten öffnen ....................68
Die AutoVorschau und das Vorschaufenster .....70
Nachrichten beantworten und weiterleiten.........71
Nachrichten mit Anlagen und Hyperlinks...........73
Posteingang organisieren..................................74
Nachrichten mit dem Regel-Assistenten
verwalten...........................................................76
Tipps zum Verwalten von Nachrichten ..............77
Schnellübersicht................................................78
Übung ...............................................................79
9 Kontakteinträge verwalten ..........................80
9.1
9.2
9.3
9.4
9.5
9.6
Detaillierte Personenangaben ...........................80
Kontakte bearbeiten ..........................................82
Mit Kontaktpersonen kommunizieren ................82
Tipps zum Arbeiten mit Kontakteinträgen ..........83
Schnellübersicht................................................84
Übung ...............................................................85
Termin- und Aufgabenverwaltung
10 Termingestaltung .........................................86
10.1
10.2
10.3
10.4
10.5
10.6
10.7
10.8
Detaillierte Termineingabe.................................86
Die Erinnerungsfunktion ....................................88
Termine bearbeiten ...........................................89
Praktische Tipps zum Arbeiten mit Terminen ....90
Terminserie festlegen........................................90
Ereignisse verwalten .........................................93
Schnellübersicht................................................94
Übung ...............................................................95
I
Inhaltsverzeichnis
11 Aufgabenverwaltung ................................... 96
11.1
11.2
11.3
11.4
11.5
11.6
11.7
11.8
11.9
Aufgaben mit Details eintragen ......................... 96
Aktueller Stand der Aufgabenerfüllung.............. 98
Aufgaben auswerten ......................................... 98
Beziehungen zwischen Terminen und
Aufgaben........................................................... 99
Zugewiesene Aufgaben .................................. 100
Eine Aufgabe an eine andere Person
delegieren ....................................................... 102
Tipps zum Arbeiten mit Aufgaben ................... 104
Schnellübersicht.............................................. 104
Übung ............................................................. 105
12 Besprechungen organisieren................... 106
12.1 Grundlegendes zu Besprechungen ................. 106
12.2 Besprechung planen und Einladungen
versenden ....................................................... 107
12.3 Auf eine Einladung antworten ......................... 109
12.4 Besprechung koordinieren .............................. 110
12.5 Praktische Tipps zum Erstellen von
Besprechungen............................................... 112
12.6 Schnellübersicht.............................................. 113
12.7 Übung ............................................................. 113
Verwaltung und Organisation
13 Das Journal ................................................ 114
13.1
13.2
13.3
13.4
Grundlagen ..................................................... 114
Journaleinträge automatisieren ....................... 115
Journaleinträge manuell erstellen ................... 116
Journaleinträge aus Outlook-Elementen
erstellen .......................................................... 117
13.5 Journaleinträge bearbeiten.............................. 118
13.6 Schnellübersicht.............................................. 119
13.7 Übung ............................................................. 119
14 Outlook-Ordner verwalten ........................ 120
14.1
14.2
14.3
14.4
14.5
14.6
14.7
14.8
Grundlagen ..................................................... 120
Mit der Ordnerliste arbeiten............................. 121
Neuen Ordner erstellen................................... 122
Die Ordnerstruktur bearbeiten......................... 122
Die Outlook-Leiste anpassen .......................... 123
Neue Ordnergruppen hinzufügen .................... 124
Outlook mit dem Dateisystem verbinden......... 124
Schnellübersicht.............................................. 125
15 In der Arbeitsgruppe arbeiten .................. 126
15.1 Grundlagen ..................................................... 126
15.2 Auf öffentliche Ordner zugreifen...................... 127
15.3 Zugriffsberechtigungen für persönliche
Ordner erteilen ................................................ 128
15.4 Ordner einer anderen Person öffnen............... 130
15.5 Stellvertreterrechte erteilen ............................. 130
15.6 Als Stellvertreter arbeiten................................ 132
15.7 Schnellübersicht.............................................. 133
15.8 Übung ............................................................. 133
16 Outlook-Elemente kategorisieren,
sortieren, gruppieren ................................ 134
16.1
16.2
16.3
16.4
16.5
16.6
Grundlagen zur Verwaltung von Elementen.... 134
Elemente kategorisieren ................................. 134
Elemente sortieren.......................................... 137
Elemente gruppieren....................................... 138
Schnellübersicht ............................................. 141
Übung ............................................................. 141
17 Elemente suchen und filtern .................... 142
17.1
17.2
17.3
17.4
17.5
17.6
17.7
17.8
17.9
Grundlagen zum Suchen und Filtern............... 142
Nach Elementen suchen................................. 143
Nach Dateien suchen...................................... 146
Individuelle Suchkriterien festlegen................. 146
Suche speichern und erneut aufrufen ............. 148
Elemente filtern............................................... 149
Beispiele zum Suchen und Filtern................... 151
Schnellübersicht ............................................. 152
Übung ............................................................. 152
18 Drucken und Ausdruckgestaltung .......... 154
18.1
18.2
18.3
18.4
18.5
Möglichkeiten in der Seitenansicht.................. 154
Drucker wechseln ........................................... 155
Die Möglichkeiten des Ausdrucks ................... 155
Schnellübersicht ............................................. 159
Übung ............................................................. 159
19 Outlook-Ordner archivieren ..................... 160
19.1
19.2
19.3
19.4
19.5
Grundlagen zum Archivieren........................... 160
Outlook-Ordner automatisch archivieren......... 160
Outlook-Ordner manuell archivieren ............... 162
Auf archivierte Daten zugreifen....................... 163
Schnellübersicht ............................................. 163
20 Integration im Office-Bereich ................... 164
20.1
20.2
20.3
20.4
20.5
20.6
20.7
Was ist Integration? ........................................ 164
Zugriff auf Kontakte mit Word ......................... 165
Ausgewählte Daten einfügen .......................... 167
Outlook-Ordner exportieren ............................ 167
Daten importieren ........................................... 168
Schnellübersicht ............................................. 169
Übung ............................................................. 169
21 Ansichten individuell gestalten ............... 170
21.1
21.2
21.3
21.4
21.5
21.6
Grundlagen zum Gestalten von Ansichten...... 170
Felder hinzufügen und entfernen .................... 171
Ansichten formatieren ..................................... 173
Die Ansicht von OUTLOOK HEUTE ändern ........ 175
Schnellübersicht ............................................. 177
Übung ............................................................. 177
22 Outlook individuell einrichten.................. 178
22.1
22.2
22.3
22.4
22.5
Symbolleisten anpassen ................................. 178
Benutzerdefinierte Symbolleisten.................... 180
Arbeiten mit Menüleisten ................................ 181
Die Outlook-Grundeinstellungen ..................... 182
Schnellübersicht ............................................. 183
Stichwortverzeichnis...................................... 184
6
Outlook 2000 - Organisation und Kommunikation
6
Nachrichten versenden
In diesem Kapitel erfahren Sie
"
wie Sie mit dem Adressbuch arbeiten und eine Verteilerliste erstellen
"
wie Sie Anlagen versenden
"
wie Sie die Priorität und die Vertraulichkeit von Nachrichten festlegen können
"
wie Sie Übermittlungs- und Lesebestätigungen für Nachrichten anfordern
"
wie Sie Umfragen erstellen und auswerten
"
wie Sie eine Nachricht als Entwurf speichern
Voraussetzungen
#
6.1
Nachrichten erstellen
Die Kopfzeile im Nachrichtenformular
Kopfzeile reduzieren/erweitern
Beim Erstellen der Nachricht können Sie die Kopfzeile des Formulars reduzieren bzw. erweitern. Diese Möglichkeit bietet sich beispielsweise an, wenn Sie lange Nachrichtentexte schreiben. Der zuvor eingefügte Betreff und die Empfänger von Nachrichtenkopien werden ausgeblendet; die Angaben bleiben dabei bestehen.
"
Öffnen Sie das Nachrichtenformular über das Symbol
.
"
Geben Sie Empfänger und Betreff ein.
"
Rufen Sie im Nachrichtenformular den Menüpunkt ANSICHT - KOPFZEILEN ERWEITERN/REDUZIEREN auf.
"
Verfassen Sie Ihren Text wie gewohnt, und senden Sie ihn über die Schaltfläche SENDEN.
Blindkopie versenden
Weiterhin besteht die Möglichkeit, eine Blindkopie an weitere Empfänger zu senden. Hierbei bleiben den
Hauptempfängern die Adressaten der Blindkopien verborgen.
"
Rufen Sie im Nachrichtenformular den Menüpunkt ANSICHT - "BCC"-FELD auf. Das Formular wird um dieses Feld erweitert.
"
Geben Sie die Empfänger der Blindkopien in das Feld BCC ein.
Standard-Kopfzeile
Reduzierte Kopfzeile
Erweiterte Kopfzeile
Verschiedene Kopfzeilen im Nachrichtenformular
Sie haben die Möglichkeit, Nachrichten im Auftrag einer anderen Person zu versenden, wenn Sie über die entsprechenden Berechtigungen verfügen. Hierzu verwenden Sie das Feld VON, das Sie über den Menüpunkt
ANSICHT - "VON"-FELD hinzufügen können.
54
6
Nachrichten versenden
6.2
"
"
Nachrichten mit dem Adressbuch adressieren
Klicken Sie auf die Schaltfläche
im Formular NACHRICHT.
Wählen Sie im Dialogfenster NAMEN
das gewünschte Adressbuch " aus, und markieren Sie den
Namen des Empfängers #.
AUSWÄHLEN
"
Klicken Sie auf die Schaltfläche $, um
den Empfänger hinzuzufügen.
"
Fügen Sie eventuell weitere Empfänger
hinzu.
"
Falls ein Benutzer eine Kopie der Nachricht erhalten soll, markieren Sie einen
weiteren Namen und klicken Sie auf die
Schaltfläche %.
"
Über die Schaltfläche & können Sie
eine Blindkopie senden.
"
Haben Sie alle Empfänger eingetragen,
bestätigen Sie mit OK, und versenden
Sie die Nachricht wie gewohnt.
"
$
%
#
&
Empfänger aus dem Adressbuch auswählen
Empfängernamen überprüfen
Während Sie den Empfängernamen eintippen, vergleicht Outlook automatisch die Namen in den Feldern AN, CC und BCC mit den Namen im Adressbuch. Falls Outlook einen Namen bzw. Teile des
Namens mehrmals findet, wird der Eintrag durch
eine rote Wellenlinie angezeigt.
"
"
Klicken Sie mit der rechten Maustaste
auf den mehrfach gefundenen Namen,
und wählen Sie im Kontextmenü den
richtigen Empfänger " aus.
oder Klicken Sie auf das Symbol
, wählen
Sie im Dialogfenster NAMEN ÜBERPRÜFEN
den Namen aus, und bestätigen Sie ihn
mit OK.
Notizen
55
6
Outlook 2000 - Organisation und Kommunikation
6.3
Nachricht mit Anhang versenden
Dateien als Anhang versenden
Möchten Sie mit einer Nachricht Dateien versenden, beispielsweise in Excel erstellte Verkaufszahlen oder einen in Word verfassten Brief, können Sie die Dateien als Anhang versenden. Zusammen mit der Nachricht
wird dann eine Kopie der Datei verschickt.
"
Verfassen Sie die Nachricht wie gewohnt.
"
Klicken Sie auf das Symbol
.
Alternative: EINFÜGEN - DATEI
"
Wählen Sie im Dialogfenster DATEI EINFÜGEN das Dokument (Text, Grafik, Tabelle usw.) aus, das als Anlage
versendet werden soll.
"
Bestätigen Sie mit der Schaltfläche EINFÜGEN oder durch
Doppelklick auf den Dateinamen.
Das eingefügte Dokument wird
"
Dateianhang im Nur-Text-Format
$
im Nur-Text-Format als Symbol in einem separaten
Fensterbereich dargestellt.
$
im Rich-Text-Format und im HTML-Format im
Nachrichtentext als Symbol an der Cursorposition
in den Text eingefügt.
Versenden Sie die Nachricht wie gewohnt.
Eingegangene Nachrichten mit Anhang
Eine Nachricht mit Anhang erkennen Sie im Anzeigebereich am Büroklammer-Symbol
neben der Nachricht.
Outlook-Element in den Nachrichtentext einfügen
Jedes in Outlook erstellte Element (Notiz,
Termin, Kontakt usw.) können Sie als Text,
Anlage oder Verknüpfung in den Nachrichtentext einfügen. Verweist eine Verknüpfung auf ein Element, das auf Ihrem Computer gespeichert ist, muss der Empfänger die
notwendige Berechtigung auf Ihrem Computer besitzen, um dieses Element öffnen zu
können.
"
Wählen Sie im Formular NACHden Menüpunkt EINFÜGEN - ELEMENT.
RICHT
"
"
"
$
#
Markieren Sie den betreffenden
Ordner ", und wählen Sie das
einzufügende # Element aus.
Outlook-Element einfügen
Aktivieren Sie im Bereich EINFÜGEN ALS $ das gewünschte Optionsfeld, und bestätigen Sie mit
OK.
Ein Element schnell anderen Personen zukommen lassen
"
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das entsprechende Element, beispielsweise einen
Termin oder einen Kontakteintrag.
"
Wählen Sie den Kontextmenüpunkt WEITERLEITEN.
Outlook öffnet ein neues Formular NACHRICHT und fügt das gewählte Element als Anhang ein.
56
6
Nachrichten versenden
6.4
Zustelloptionen festlegen
Bevor Sie eine Nachricht versenden, können Sie
für diese Nachricht verschiedene Sendeoptionen
festlegen.
"
#
Im Dialogfenster NACHRICHTENOPTIONEN, das Sie
über das Symbol
öffnen, können Sie
die im Folgenden erläuterten Einstellungen vornehmen:
"
Wichtigkeitsstufe
"
Vertraulichkeit
"
Übermittlungsbestätigung
"
Lesebestätigung
"
Empfänger einer Antwort
"
Übermittlungszeit
"
Verfallsdatum
Zustelloptionen festlegen
6.4.1
Wichtigkeitsstufe und Vertraulichkeit
Wichtigkeitsstufe einer Nachricht festlegen
Sie möchten dem Empfänger einer Nachricht signalisieren, dass es
sich um eine wichtige Mitteilung handelt.
"
Verfassen Sie die Nachricht wie gewohnt, und klicken
Sie auf die Schaltfläche
.
"
Wählen Sie im Listenfeld WICHTIGKEIT " des Dialogfensters NACHRICHTENOPTIONEN zwischen HOCH, NORMAL oder NIEDRIG aus.
Wichtige und vertrauliche Nachricht
Schneller geht es, wenn Sie direkt im Nachrichtenfenster zwischen den beiden Symbolen WICHTIGKEIT:
und WICHTIGKEIT: NIEDRIG
wählen.
HOCH
Vertraulichkeit einer Nachricht festlegen
Mit der Vertraulichkeit einer Nachricht können Sie beispielsweise dem Empfänger mitteilen, ob es sich um
eine private oder persönliche Information handelt.
"
Verfassen Sie die Nachricht wie gewohnt, und klicken Sie auf die Schaltfläche OPTIONEN.
"
Wählen Sie im Listenfeld VERTRAULICHKEIT # des Dialogfensters NACHRICHTENOPTIONEN zwischen NORMAL, PERSÖNLICH, PRIVAT oder VERTRAULICH aus.
Notizen
57
6
Outlook 2000 - Organisation und Kommunikation
Vertraulichkeit im Nachrichtenordner anzeigen lassen
Um die Vertraulichkeit einer Nachricht im Anzeigebereich
der verschiedenen Nachrichtenordner darzustellen, müssen
Sie eine neue Spalte hinzufügen:
"
Aktivieren Sie den entsprechenden Ordner
(POSTEINGANG bzw. GESENDETE OBJEKTE).
"
Klicken Sie in der Symbolleiste ERWEITERT auf
das Symbol FELDAUSWAHL
.
Anschließend werden alle Felder angezeigt, die
Sie der Ansicht hinzufügen können.
Klicken Sie in der Liste auf das Feld VERTRAULICHKEIT, und ziehen Sie es bei gedrückter linker
Maustaste an die gewünschte Stelle des Spaltenkopfs.
Spalte VERTRAULICHKEIT hinzufügen
"
6.4.2
Übermittlungs- und Lesebestätigung
Dringende bzw. wichtige Nachrichten können mit einer
Übermittlungsbestätigung und/oder einer Lesebestätigung
gesendet werden. Eine Übermittlungsbestätigung erhalten
Sie automatisch, sobald die Nachricht beim Empfänger eingetroffen ist, eine Lesebestätigung erhalten Sie, sobald der
Empfänger die Nachricht geöffnet oder im Vorschaufenster
gesehen hat. Die vorgenommenen Einstellungen gelten nur Übermittlungs- und Lesebestätigungen
für die aktuelle Nachricht.
"
Verfassen Sie die Nachricht wie gewohnt, und klicken Sie auf die Schaltfläche
"
Aktivieren Sie für eine Übermittlungsbestätigung das Kontrollfeld DIE ÜBERMITTLUNG DIESER
NACHRICHT BESTÄTIGEN.
Aktivieren Sie für eine Lesebestätigung das Kontrollfeld DAS LESEN DIESER NACHRICHT BESTÄTIGEN.
Beenden Sie das Dialogfenster mit SCHLIESSEN, und versenden Sie die Nachricht.
"
"
.
Bestätigungen für alle Nachrichten einstellen
Möchten Sie für alle Nachrichten Bestätigungen erhalten, nehmen Sie diese Einstellungen im Anwendungsfenster von Outlook über den Menüpunkt EXTRAS - OPTIONEN vor. Wählen Sie dort das Register EINSTELLUNGEN, klicken Sie auf die Schaltfläche E-MAIL-OPTIONEN und anschließend auf die Schaltfläche VERLAUFOPTIONEN. Im folgenden Dialogfenster können Sie die gewünschten Kontrollfelder aktivieren.
6.4.3
Andere Personen über eine Antwort informieren
Sie möchten, dass über eine Antwort auf eine Anfrage,
die Sie per Mail an Ihren Kollegen verschicken, auch andere Personen informiert werden. Zu diesem Zweck können Sie direkt im Optionsfenster die entsprechenden Personen eintragen. Sobald der Empfänger eine Antwort erstellt, werden die gewählten Personen automatisch in der Antwortempfänger festlegen
Kopfzeile des Nachrichtenformulars eingeblendet.
58
"
"
Klicken Sie im Formular NACHRICHT auf
.
"
Aktivieren Sie das Kontrollfeld ANTWORTEN SENDEN AN, und geben Sie zusätzlich zu sich selbst
die Personen ein ", die eine Antwort erhalten sollen, oder wählen Sie sie über die Schaltfläche NAMEN AUSWÄHLEN aus.