Beschaffungsrichtlinie der Hochschule Hannover 1. Allgemeine

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Beschaffungsrichtlinie der Hochschule Hannover 1. Allgemeine
Nr. 11/2015 vom 30.09.2015
Verkündungsblatt der Hochschule Hannover
Beschaffungsrichtlinie der Hochschule Hannover
Zusammenstellung der allgemeinen Regelungen für den Einkauf
(Stand: 01.10.2015)
1.
1.1
Allgemeine Einkaufsgrundsätze
Diese Richtlinie findet für alle an der Hochschule Hannover zu vergebenden Aufträge über
Lieferungen, Leistungen und Dienstleistungen (Beschaffungen) Anwendung. Dabei sind die
einschlägigen Gesetze, Verordnungen und Erlasse für die Bewirtschaftung öffentlicher Mittel
und die Vergabe öffentlicher Aufträge anzuwenden, insbesondere die
Landeshaushaltsordnung (LHO), die Verdingungsordnung für Leistungen (VOL), die
Verdingungsordnung für freiberufliche Leistungen (VOF), die Vergabe- und Vertragsordnung
für Bauleistungen (VOB) sowie die Vergabeverordnung (VgV).
Niedersächsische Landeshaushaltsordnung (LHO)
Verdingungsordnung für Leistungen (VOL)
Verdingungsordnung für freiberufliche Leistungen (VOF):
Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB)
Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VgV)
1.2
Beschaffungen dürfen nur im Rahmen des verfügbaren Budgets (hierzu gehören gem. §22
Nds. Hochschulgesetz - NHG – auch Drittmittel) und nur soweit und nicht eher
vorgenommen werden, als es zur wirtschaftlichen und sparsamen Verwaltung erforderlich ist
(§34 Abs. 2 Landeshaushaltsordnung - LHO). Soweit die Finanzierung aus Drittmitteln
erfolgt, sind von den dezentralen Beschaffungsstellen die Verwendungsvorgaben des
Drittmittelgebers (z.B. DFG, Bund und EU) zwingend zu beachten.
1.3
Vor der Beschaffung von wissenschaftlichen oder technischen Geräten ist sicherzustellen,
dass die technischen Voraussetzungen für Anschluss und Inbetriebnahme der Geräte
gewährleistet sind. Eventuell anfallende Kosten für den Anschluss und Inbetriebnahme der
Geräte sind von der Beschaffung bei der Budgetplanung ebenso zu berücksichtigen wie
Folgekosten, die durch den Betrieb der Geräte entstehen.
1.4
Bei Beschaffungen ab 10.000,00€ brutto bedarf es der vorherigen Erteilung einer
“Haushaltsrechtlichen Genehmigung (HRG)“ durch das Dezernat IV. Alle relevanten
Unterlagen (u.a. Formblatt der HRG, Vergleichsangebote, ggf. Vergabevermerk sowie
Investitionsantrag) sind dem Finanzdezernat vor Beschaffung zur Erteilung der
Haushaltsrechtlichen Genehmigung vorzulegen. Bei Beschaffungen mit baulichen oder
vergleichbareren Veränderungen ist die Beteiligung von Dezernat II erforderlich. Die
Beschaffung ist erst nach Erteilung der Haushaltsrechtlichen Genehmigung möglich. Als
Zeitpunkt der Beschaffung gilt die Auftragsvergabe.
Haushaltsrechtliche Genehmigung (HRG)
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1.5
Bei Einkäufen in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union (EU) ist die Angabe der
Umsatzsteueridentifikationsnummer der HsH (DE-220492476) erforderlich, da aufgrund
dieser Angabe der Lieferant keine Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweist. Die
Umsatzsteuer wird bei Bezahlung der Rechnung im Buchungssystem mit dem
entsprechenden Steuerkennzeichen gebucht, so dass die Umsatzsteuer zentral an das
Finanzamt Hannover abgeführt wird.
1.6
Bei Einkäufen im Ausland außerhalb der EU ist immer die zentrale Zollnummer (EORINummer) DE2604949 für die Hochschule Hannover anzugeben. Den Erklärungsvordruck Nr.
0121 für die Zollbefreiung bei der Einfuhr von wissenschaftlichen Geräten kann im Internet,
unter www.zoll.de heruntergeladen werden.
Bankverbindung sowie Umsatzidentifikations- und Zollnummer
1.7
Aspekte der Nachhaltigkeit – Umweltschutz, Abfallvermeidung, Entsorgungskosten, Energieund Wassereinsparung – sollten berücksichtigt werden.
1.8
Privatbeschaffungen von Bediensteten der HsH dürfen nicht über Aufträge im Namen der
Hochschule Hannover oder eine ihrer Einrichtungen abgewickelt werden.
2.
Zuständigkeitsregelungen für die Beschaffung
2.1
Für die Hochschule Hannover gilt der Grundsatz des dezentralen Einkaufs, sofern für
einzelne Einkaufsbereiche bzw. Warengruppen nicht eine andere Zuständigkeit gemäß
folgenden Abschnitten vorgesehen ist. Die dezentrale Beschaffung ist nur zulässig, wenn bei
der zu belastenden Finanzstelle oder dem zu belastenden Fonds eine ausreichende
Deckung vorhanden ist.
2.2
Das Dezernat II - Gebäudemanagement ist für die gesamte Hochschule u.a. für das
Beschaffungswesen folgender Bereiche zuständig:
2.3
•
Beschaffung von Dienstkraftfahrzeugen einschließlich der Bearbeitung aller KfzAngelegenheiten sowie die Beschaffung von Zubehör, Ersatzteilen, Kraft- und
Schmierstoffen sowie die Wartung und Reparatur
•
Beschaffungen im Rahmen des Baumanagements wie beispielsweise für kleine und
große Neu-,Um- und Erweiterungsbauten und Bauunterhaltung
•
Beschaffung im Rahmen des Liegenschaftsmanagements, z.B. Hygienematerial,
Leuchtmittel, Materialien und Geräte für den Hausdienst
•
Erteilung von Aufträgen für Umzüge
•
Wartung und Reparatur von Anlagen der Betriebstechnik wie z.B. Brandmeldeanlagen,
Lüftungs- und Kälteanlagen und Schließsystemen
•
Ausschreibungen für Unterhalts- und Glasreinigung, Fußwegreinigung, Pförtner- und
Wachdienste (in Zusammenarbeit mit der OFD)
Der Stabsstelle Arbeitssicherheit obliegt die Beschaffung von Erste-Hilfe Materialien
(Komplettsätze) sowie die Durchführung von Entsorgungen aller Abfallfraktionen inkl.
Sonderabfälle nach dem Kreislaufwirtschaftsgesetz (KrWG). Einzelteile wie beispielsweise
Pflaster, Verbände etc. können in eigener Verantwortung selbstständig beschafft werden.
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2.4
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Kostenpflichtige Literatur für die Hochschule Hannover wird von der Hochschulbibliothek
beschafft, registriert, inventarisiert, katalogisiert, erschlossen und bereitgestellt. Dabei ist
sicherzustellen, dass der Bestandsaufbau unter Beachtung der Bibliotheksordnung der HsH
zwischen Zentral- und Teilbibliotheken koordiniert erfolgt. Alle aus dem
Hochschulbibliotheksbudget angeschaffte Literatur wird in den Bibliotheksbestand
eingearbeitet und im via online weltweit zugänglichen Katalogsystem der
Hochschulbibliothek nachgewiesen. Sie kann entsprechend der Benutzungsordnung der
Hochschulbibliothek ausgewählt und ausgeliehen oder im Lesesaal genutzt werden. Des
Weiteren steht sie auch für die Fernleihe anderen Bibliotheken zur Verfügung.
Nachschlagewerke wie Duden, Wörterbücher, Tabellenbücher, Formelsammlungen,
Ergänzungen zu Dokumentationen, Loseblattsammlungen, Foliensätze für die Lehre,
Kommentare und Lehrbücher können ausnahmsweise aus Mitteln der Fakultäten bzw.
Organisationseinheiten oder deren Drittmittel finanziert werden. Derart finanzierte Literatur
wird nicht in das Bibliothekskatalogsystem eingearbeitet.
2.5
Der Abschluss von Arbeitsverträgen und Lehraufträgen sowie die Beauftragung von
Stellenanzeigen und Nachrufen erfolgt ausschließlich über das Dezernat I - Personal.
2.6
Die Hochschul-IT beschafft Informationstechnik, Drucker und Kopierer, Software und ITnahe Dienstleistungen für alle Organisationseinheiten außerhalb der Fakultäten. Bei der
Anmietung und Leasing von Kopier-, Multifunktions- sowie vergleichbaren Geräten mit
Kopierfunktion ist die Hochschul-IT nicht nur Ansprechpartner sondern realisiert auch
Aufträge im Namen der Fakultäten. Ebenso erfolgt hierüber die Verwaltung des RicohRahmenvertrags für die gesamte Hochschule. Weitere, detaillierte Informationen finden Sie
im Leitfaden zur Beschaffung von Hard- und Software sowie zur Planung von IT-Vorhaben.
3.
Rahmenverträge
Für wiederkehrenden Bedarf können entsprechende Rahmenverträge abgeschlossen werden, um
die für die Auftragsvergabe wirtschaftlichste Lösung anzustreben. Lieferanten und Leistungen aus
Rahmenverträgen werden im Dezernat IV verwaltet und auf der Homepage veröffentlicht.
Rahmenverträge der Hochschule Hannover:
4.
4.1
Vergabearten
Für eine den Wettbewerbsregelungen entsprechende Vergabe öffentlicher Aufträge stehen
verschiedene Verfahren zur Verfügung, die nachfolgend kurz beschrieben werden. Die Wahl
der Vergabeart soll in einem wirtschaftlich vertretbaren Verhältnis zum Wert der Einkäufe/der
Leistungen selbst stehen. Diesem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit folgend sieht der
Abschnitt 1 der VOL/A fünf Vergabearten vor:
Bis
Ab
500,00 € netto
- Direktkauf
25.000,00 € netto
- Freihändige Vergabe
50.000,00 € netto
- Beschränkte Ausschreibung
206.999,99 € netto
- Öffentliche nationale Ausschreibung
207.000,00 € netto
- Öffentliche europaweite Ausschreibung
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Eine Auftragsstückelung bei sachlich und/oder zeitlich zusammenhängenden
Beschaffungsvorhaben zur Unterschreitung der Auftragswertgrenzen ist nicht zulässig.
4.2
Direktkauf
Bis zu einem Wert von 500€ netto kann die Beschaffung unter Berücksichtigung der
Haushaltsgrundsätze der Wirtschaftlichkeit und der Sparsamkeit formlos freihändig vergeben
werden, ohne dass drei Angebote einzuholen sind und ein Vergabevermerk zu erstellen ist.
Rechtsgrundlage dieses vereinfachten Verfahrens ist § 3 Abs. 6 des Teils A der
Verdingungsordnung für Leistungen VOL/A.
4.3
Freihändige Vergabe
Die “Freihändige Vergabe“ ist die Vergabe einer Leistung nach freiem Ermessen des
Auftraggebers ohne förmliches Vergabeverfahren. Sie soll nur in den im §3 (5) VOL/A
abschließend aufgeführten Fällen Anwendung finden. Gem. Verordnung über
Auftragswertgrenzen zum Niedersächsischen Tariftreue- und Vergabegesetz vom 19.02.2014
kann zur Verwaltungsvereinfachung gem. §3 (5) VOL/A die Freihändige Vergabe bis zu
einem Nettoauftragswert von 25.000€ durchgeführt werden. Bei der Freihändigen Vergabe
sind mindestens drei Angebote einzuholen (§ 3 Abs. 1 VOL/A). Es ist darauf zu achten, dass
eine Streuung der aufgeforderten Unternehmen erfolgt. Ist die Einholung von
Vergleichsangeboten nicht möglich, so sind in einem gesonderten Vergabevermerk die
Gründe hierfür nachvollziehbar darzulegen.
4.4
Beschränkte Ausschreibung:
Eine “Beschränkte Ausschreibung“ soll im Wesentlichen nur stattfinden, wenn Art und
Umfang der Leistung besondere Zuverlässigkeit oder Fachkunde des Bewerbers erfordern
und eine ausreichende Zahl (mindestens drei) leistungsfähiger Unternehmen vorhanden ist.
Hinsichtlich des Zugangs zur Vergabeart sind zwei Varianten zu unterscheiden. Die
Beschränkte Ausschreibung mit und ohne Teilnehmerwettbewerb. Der Beschränkten
Ausschreibung ist in der Regel ein öffentlicher Teilnehmerwettbewerb vorzuschalten. In
diesem Schritt wird zunächst die Eignung der Anbieter geprüft um anschließend eine
beschränkte Anzahl von Unternehmen zur Angebotsabgabe aufzufordern. Bei einer
Beschränkten Ausschreibung ohne Teilnehmerwettbewerb sollten mehrere – im Allgemeinen
aber mindestens drei – Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert werden. Für diese
Variante der Beschränkten Ausschreibung ist eine hohe Markttransparenz seitens des
Auftraggebers notwendig, um genügend Unternehmen zur Angebotsabgabe auffordern zu
können. Die Auswahl erfolgt weitgehend formfrei, wenngleich mit Bindung an die Grundsätze
der Gleichbehandlung und Transparenz. Darüber hinaus sind weitere folgende formelle
Verfahrensregelungen zu beachten: Im Anschreiben ist der späteste Zeitpunkt für den
Eingang der Angebote (Angebotsfrist) und für die Zuschlagserteilung (Zuschlagsfrist)
anzugeben. Dem Anschreiben sind ein detailliertes fabrikatneutrales Leistungsverzeichnis
beizulegen. Eine Ausfertigung des Leistungsverzeichnisses oder Angebots ist mit Datum,
Firmenstempel und Unterschrift des Bieters zu versehen und in einem gesonderten
Briefumschlag mit der Aufschrift “Beschränkte Ausschreibung von …..“ zu verschließen und
in einem weiteren Umschlag an die ausschreibende Stelle zu versenden. Möglichst kurz
nach der Angebotsfrist sind die Angebote von mindestens zwei anwesenden MitarbeiterInnen
zu öffnen und auszuwerten. Hierüber ist eine Niederschrift zu fertigen, die von beiden
Beteiligten zu unterzeichnen ist. Bieter sind bei der Öffnung der Angebote nicht zugelassen.
Gem. §18 (1) VOL/A erhält das unter Würdigung aller Umstände wirtschaftlichste Angebot
den Zuschlag. Es ist nicht zwingend der niedrigste Preis entscheidend. Eine Beteiligung des
Dezernat IV am Vergabeverfahren ist auf Wunsch der jeweiligen Vergabestelle möglich.
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Aufträge die auf Grund der genannten Wertgrenze vergeben werden und deren
Nettoauftragswert 25.000€ übersteigt unterliegen der Ex-post-Transparenz. D.h. diese
Aufträge sind in geeigneter Weise auf der Homepage der Hochschule zu veröffentlichen.
Folgende Informationen sind daher unverzüglich dem Dezernat IV mitzuteilen:
- Ort der Auftragsausführung
- Auftragsgegenstand
- Name und Anschrift der Auftragsnehmerin/des Auftragnehmers
- Auftragsvolumen (ohne Umsatzsteuer)
4.5
Öffentliche nationale Ausschreibung:
Bei einer “Öffentlichen Ausschreibung“ innerhalb der Bundesrepublik Deutschland wird eine
unbeschränkte Zahl von Unternehmen öffentlich zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert.
Hierbei ist ein genau vorgeschriebenes förmliches Verfahren zu beachten. Aus diesem
Grund sollte eine Öffentliche Ausschreibung nur unter Beteiligung des Dezernat IV der
Hochschulverwaltung durchgeführt werden. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit das
Vergabeverfahren durch eine externe Vergabestelle wie beispielsweise dem Logistik
Zentrum Niedersachsen abwickeln zu lassen (siehe hierzu Punkt 6). Vor Auftragserteilung ist
eine Haushaltsrechtliche Genehmigung zu beantragen (siehe hierzu Punkt 1.4).
4.6
Sofern eine förmliche Ausschreibung durchzuführen ist, muss eine neutrale ausführliche
Leistungsbeschreibung erstellt werden. In den Fällen, in denen die Hochschulverwaltung –
Dezernat IV – aus wirtschaftlichen oder sonstigen Gründen eine vom Antragssteller
abweichende Auftragsvergabe anstrebt, erfolgt im Zuge der Ausschreibungsvorbereitung
eine Abstimmung mit dem Antragssteller.
4.7
Öffentliche europaweite Ausschreibung:
Gem. VgV sind Liefer- und Dienstleitungsaufträge über einem Schwellenwert von 207.000€
europaweit auszuschreiben. In diesen Fällen findet der Abschnitt 2 der VOL/A Anwendung.
Hier sind spezielle Formen und Fristen vorgeschrieben, so dass bei allen Aufträgen dieser
Größenordnung in jedem Fall die Hochschulverwaltung (Dezernat IV) zu beteiligen ist oder
eine externe Vergabeinstitution (z.B. Logistik Zentrum Niedersachsen).
5.
Auftragserteilung und Zahlungsabwicklung
Soweit Aufträge in eigener Zuständigkeit vergeben werden, soll dieses zur Vermeidung von
rechtlichen Risiken grundsätzlich schriftlich geschehen. Unabhängig von Art und Höhe ist für jeden
Zahlungsvorgang unten verlinkter Rechnungsprüfbeleg (RPB) auszufüllen und den
zahlungsbegründenden Unterlagen i.S. der VV Nr. 10.1 zu §70 LHO beizulegen (Beispiele siehe
Hinweise zum Rechnungsprüfbeleg).
Rechnungsprüfbeleg + Hinweise:
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6.
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Einkauf über das Logistik Zentrum Niedersachsen
Das Leistungsangebot des LZN umfasst u.a.:
-
Produktbeschaffung mit höchster Funktionalität zum günstigsten Preis, die unter
humanen und umweltschonenden Bedingungen inkl. des Verzichts auf Kinderarbeit
hergestellt wurden
-
Nachhaltige Qualitätssicherung durch fortlaufende Kontrolle sowie durch die
konsequente Zusammenarbeit mit den Nutzern der über uns bezogenen Artikel und
Dienstleistungen
-
Vergaberechtskonforme Abwicklung von Beschaffungsvorgängen, z.B. Prüfung und
Durchführung von Ausschreibungsverfahren, Erstellung der Verdingungsunterlagen,
Angebotsöffnung und –auswertung sowie Begleitung der Zuschlagerteilung und
Durchführung der Vergabe.
Logistik Zentrum Niedersachsen (LZN)
Betriebsanweisung und Beschaffungsordnung des LZN
7.
Werkverträge
Ein Werkvertrag wird abgeschlossen, wenn der Auftragnehmer von der Hochschule verpflichtet
werden soll, ein genau bezeichnetes Arbeitsergebnis selbständig, eigenverantwortlich und unter
Einsatz eigener Arbeitsmittel/Fachkenntnisse herbeizuführen. Es darf sich nicht um eine allgemein
laufende Tätigkeit handeln. Werkverträge sind unbedingt vor Aufnahme der im Vertrag
vorgesehenen Leistungen (Werk) abzuschließen. Um schlussendlich prüfen zu können, ob der
Werkvertrag abgeschlossen werden kann, sind folgende Unterlagen im Justiziariat einzureichen:
-
das ausgefüllte Werkvertragsformular in dreifacher Ausfertigung
-
die Anlage 1 zum Werkvertrag (einfach)
-
die Anlage 2 zum Werkvertrag (einfach)
Um Verzögerungen bei der Bearbeitung zu vermeiden, wird darum gebeten, die Unterlagen
sorgfältig auszufüllen und zeitnah vor Vertragsbeginn einzureichen.
8.
Versicherungen
Im Rahmen des Selbstversicherungsprinzips des Landes Niedersachsen versichert die
Hochschule ihre Risiken nicht. Es ist daher nicht möglich, Transport-, Unfall-, KFZ oder ähnliche
Versicherungen zu Lasten von Haushaltsmitteln abzuschließen (Verwaltungsvorschriften Nr. 12 zu
§ 34 der Landeshaushaltsordnung). Eine Abweichung dieser Regelung kann nur mit vorheriger
Zustimmung des Dezernats IV erfolgen.
Verwaltungsvorschriften zur Niedersächsischen:
Landeshaushaltsordnung (VV-LHO)
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