Utilização de Videoconferência Web em reuniões para tomada de

Utilização de Videoconferência Web em reuniões para
tomada de decisão: Escolha de ferramentas para um sistema
colaborativo
Betânia Oliveira dos Santos
Centro de Ciências Exatas e Tecnologia
Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro (UNIRIO)
Avenida Pasteur 458 - Urca - CEP 22290-240 - Rio de Janeiro - RJ – Brazil
[email protected]
Abstract. Advances in technology are introducing changes in several areas of
society. The Internet is bringing a series of benefits that today can be applied
to life. Currently, many organizations are the teams that wokrs remoty. This
distance can be between neighborhoods, cities, states or even country. One
challenge is to find out how that members of these teams are so far, can
interact to achieve decision-making. The videoconferencing over the Internet
is a tool that has features that can help in this area. The purpose of this article
describes is a case study that was done for decision-making through
videoconferencing.
Resumo. Os avanços na tecnologia vêm introduzindo mudanças em várias
áreas da sociedade. A Internet vem trazendo uma serie de benefícios que hoje
podem ser aplicados na vida profissional. Atualmente, muitas são as
organizações que possuem equipes remotas. Esta distância pode ser entre
bairros, cidades, estados ou até mesmo país. Um desafio é descobrir como que
os membros destas equipes estando tão longe, podem interagir para realizar a
tomada de decisões. A videoconferência através da Internet é uma ferramenta
que possui características que podem contribuir nesta área. O objetivo deste
artigo é descreve um estudo de caso que foi realizado para tomada de decisão
através de videoconferência.
1. Introdução
Muitas organizações que trabalham com projetos possuem equipes trabalhando
remotamente. Um stakeholder pode esta na mesma cidade ou não, em que o projeto
esta sendo executado. Nas reuniões para tomada de decisão é normal que patrocinadores
e stakeholders participem, neste caso é necessário o deslocamento para um mesmo local
de todos os responsáveis pela tomada de decisão. Este deslocamento onera em muito os
gastos do projeto. Algumas organizações de maior poder financeiro utilizam salas de
vídeoconferencia para a realização destes tipos de reuniões. Hoje com os constantes
avanços da informática, já possível realizar videoconferência através da Internet, com
preço acessíveis e sem a necessidade de equipamentos de ponta. Existem vários tipos de
ferramentas, as que utilizam a web e as desktop. A utilização da Internet é um fator
importante, pois possibilita a participação de todos. Mesmo que o stakeholder não esteja
por exemplo em seu escritório, ele poderá estar em outro local e participar da reunião,
pois estará utilizando seu notebook ou qualquer outra máquina. Esta possibilidade
coloca a videoconferência como uma ferramenta necessária nas reuniões onde se tem
um grupo que possui seus componentes distribuídos geograficamente, mas que precisa
tomar uma decisão como uma equipe que trabalha no mesmo espaço físico.
A utilização da videoconferência vem tendo um aumento significativo em várias
partes do mundo. De acordo com BILLS (2001, p.2), “com o sistema aéreo parado por
dias após os atentados de 11 de Setembro o sistema de audioconferência teve um
crescimento de 40% e o de videoconferência de 50%”. Também de acordo com o autor,
já existia uma crescente demanda pelo uso da videoconferência mesmo antes dos
atentados terroristas de 11 de Setembro. Segundo BILLS (2001, p.1), “as empresas já
vinham procurando por alternativas mais econômicas que as viagens de negócios”.
Videoconferência
A videoconferência é um sistema de comunicação síncrono que permite que os usuários
se comuniquem através de áudio e vídeo. A videoconferência tradicional envolve a
utilização de salas distribuídas geograficamente, com uma câmera que transmite vídeo e
áudio para as demais localidades, permitir que vários usuários se comuniquem ao
mesmo tempo. Este tipo de ferramenta requer o uso de dispositivos como câmara de
vídeo, microfone e caixas de som. Com o avanço da informática esta videoconferência
passou a ser realizada através de micro computadores. Várias empresas já
comercializam este tipo de ferramenta, algumas em versão web e outras na plataforma
desktop. A videoconferência permite a comunicação em tempo real, possibilitando que
áudio e vídeo sejam utilizados simultaneamente. A videoconferência permite também o
compartilhamento de informações e de arquivos.
A utilização de videoconferência apresenta as seguintes vantagens:
- Economia de tempo, pois se evita o deslocamento para um local especifico.
- Economia de recursos
- A reunião pode ser gravada e disponibilizada posteriormente
(http://penta.ufrgs.br/pgie/workshop/mara.htm)
2. Técnica do trabalho em grupo
A técnica de trabalho em grupo utilizada foi a reunião. Uma reunião é o encontro de
duas ou mais pessoas com o objetivo de discutir um assunto pré-determinado.
As reuniões são um importante veiculo de comunicação dentro das organizações.
Grandes decisões são tomadas em reunião e uma má condução da mesma, pode levar a
decisões ou interpretação de informações incorretas. (http://www.iaf-world.org/)
Existem dois grandes grupos de reuniões: reunião para compartilhar informações e
reunião para a tomada de decisão. A tabela 1.0 apresenta as diferenças entre as duas
categorias de reunião.
Elementos
Nº de Participantes
Quem participa?
Quem fala?
Sala de reunião
Estilo de liderança
O que deve ser enfatizado?
Reunião
Compartilhamento de
Resolução de problemas e
informações
tomada de decisão
Ilimitado
No máximo 12
Quem precisa saber a
Somente os responsáveis ou
informação
quem possa contribuir.
Líder da reunião
Todos os participantes
Todos olhando para o líder
Todos olhando para todos
Autoritário
Participativo
Interação e resolução de
Conteúdo
problemas
Tabela 1.0: categoria de reuniões
3. Ferramenta para Videoconferência
Wengomeeting
Tixeo
HearMe
Camfrog Vídeo
Plataforma Web
X
X
X
X
X
MultiParty
X
X
X
X
Chat
X
X
X
Apresenta arquivos Power Point
X
X
X
Transferência de Arquivos
X
X
Áudio/Vídeo
X
Criação de salas para reunião
X
Características
CloudMeeting
Collaboroom
Para a realização da dinâmica, foram pesquisadas várias ferramentas de videoconferência, que
permitissem o maior número de participantes. Foram estudadas as seguintes ferramentas:
Collaboroom, Wengomeeting, Tixeo, HearMe, Camfrog Vídeo e CloudMeeting.
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Compartilhamento do desktop
X
X
Manipulação de arquivos
X
X
Recursos para moderação
X
Envio de convite para a reunião
X
X
X
Horário pré-definido
X
X
X
Tabela 2.0: ferramentas
X
X
x
Para aplicação do estudo de caso, a ferramenta selecionada foi a HearMe, pois
apresentou várias características importantes para o Estudo de Caso proposto, além de
permitir um maior número de participantes em uma mesma sala de reunião. Através da
ferramenta é possível criar várias salas com temas diferentes e numero de participantes
também. A figura 1.0 apresenta a tela de configuração inicial da ferramenta.
Figura 1.0: Tela de configuração para criação de sala para videoconferência
Após a criação da sala, é possível agendar a reunião. Diferente das outras
ferramentas que exigem a determinação de um horário inicial e final, a ferramenta Hear,
não obriga a pré-determinação de um horário. Em qualquer horário os participantes
podem entrar e sair da sala. A sala fica “aberta” todos os dias até o fim da contratação,
que pode ser um mês ou um ano renováveis. Sãs permitidas também a criação de boas
vindas e definição do grau de segurança.
Figura 2.0: Tela de configuração de detalhes da reunião
Após as configurações e envio dos convites aos participantes, a reunião pode ser
iniciada. A figura 3.0 apresenta a sala de reunião do Think Tank.
Imagem dos
Participantes
Participantes
Espaço para o
compartilhamento
de arquivos
Recurso de
Chat
4. Projeto de Estudo de caso: Videoconferência para escolha de doze
ferramentas para um sistema colaborativo.
Nesta seção discuti-se a tomada de decisão através de videoconferência, tentando
identificar os pontos positivos e negativos desta ferramenta para o tipo de dinâmica
apresentado. O objetivo da dinâmica é selecionar doze ferramentas para a utilização em
um sistema colaborativo.As ferramentas discutidas foram selecionadas através de
votação realizada previamente através da ferramenta Think Tank.
Participantes
Foram convidados para a dinâmica sete pessoas. Três participantes compareceram a
reunião. Somente dois participantes possuíam todos os recursos necessários a utilização
de vídeo e áudio na dinâmica. Um dos participantes participou somente com áudio e o
quarto não possuía áudio/vídeo, interagindo com o grupo através do recurso de chat.
Roteiro da Dinâmica
Todos receberam um convite através de email para a videoconferência. Este email
continha informações sobre data e horário, como também. Na hora marcada somente
dois participantes estavam na sala, o moderador e um dos convidados. Logo após mais
dois participantes entraram na sala de reunião. Não foi possível o ajuste de vídeo, para o
terceiro participante, somente áudio. O quarto participante se comunicou somente com a
escrita através da funcionalidade de chat que a ferramenta apresentava. Após as
tentativas de ajustes dos equipamento do terceiro e quarto participante, foi iniciada a
reunião.
O moderador apresentou objetivos da dinâmica e listagem das ferramentas
selecionadas na dinâmica anterior. Como 50% dos participantes da videoconferência,
não haviam participado da votação com a ferramenta Think Tank, foi necessário realizar
uma votação oral. Cada participante falava seu voto é o moderador marcava em um
documento que estava sendo compartilhado no desktop.
As três primeiras ferramentas com 100% dos votos foram retiradas da votação, por
apresentarem consenso. A cada ferramenta listada, era solicitada a opinião de cada
participante e a informação era passada para um documento do Microsoft Word que
estava sendo compartilhado para todos. A tabela 3.0 apresenta a tabela de votação
parcialmente.
Ordem
Ferramenta
Pontos(*)
Pimentel
Paulo
Vanildes
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
13
14
Fórum
Bate-Papo
E-mail
Mensageiro
lista de discussão
Avaliação
Repositório de arquivos
Videoconferência
Blog
Entrevista
Relatórios
Editor cooperativo de texto
Quadro branco
Mural
10.0
10.0
10.0
10.0
10.0
10.0
10.0
10.0
Sim
Sim
Sim
Sim
Sim
Sim
Sim
Sim
Sim
Sim
Sim
Sim
Sim
Sim
Sim
Tabela 3.0: votação parcial.
Legenda:
Ferramentas com unanimidade dos votos da dinâmica de votação Think Tank.
A cada voto, havia argumentação por parte dos participantes. A argumentação foi um
dos prinicipais motivo da alteração de posição entre as ferramentas. Muitas que haviam
ficado com uma classificação abaixo da 12ª posição foram reposicionadas enquanto que
outras não ficaram entre as primeiras.
A ferramenta agenda que nem havia sido citada na listagem foi escolhida como
uma das doze ferramentas que deveriam fazer parte de um sistema colaborativo.
Após todas as ferramentas serem discutidas novamente, chegou-se uma listagem com as
doze ferramentas para um sistema colaborativo. Apos o encerramento da dinâmica, a
nova lista gerada foi enviada por email. A tab 3.0 apresenta a lista das ferramentas
geradas após a videoconferência
Prioridade
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
Ferramenta
Fórum
Bate-papo
e-mail
Agenda
Lista de discursão
Avaliação
Repositódrio de arquivos
Videoconferência
Blog
Relatórios
Quadro Branco
Mural
Tab 2.0: Listagem gerada na videoconferência
5. Análise dos resultados obtidos
Para análise dos resultados da dinâmica, foi enviado um questionário, para todos os
participantes da videoconferência. A seguir iremos apresentar as perguntas e analise das
respostas.
Item 1: Participação em videoconferência. Todos os participantes da dinâmica, já
haviam participado de uma videoconferência anteriormente. Isto foi um ponto positivo,
pois todos já conheciam algumas regras utilizadas neste tipo de dinâmica.
Item 2: Participação em reunião para tomada de decisão através de videoconferência.
dois participantes não haviam ainda participado de uma dinâmica para a tomada de
decisão e um já haviam participado.
Item 3: Nível de dificuldade em relação a utilização da ferramenta. Dois participantes
acharam a ferramenta fácil e um participante achou a ferramenta muito fácil. Houve
dificuldade na configuração da webcam de um dois participantes. Não há como precisar
se o problema foi ocasionado pela ferramenta ou pelo equipamento do participante.
Outro problema de utilização foi o fato da ferramenta não permitir que os participantes
manipulassem o documento apresentado na tela. Muitas vezes era necessário que o
moderador manipulasse a barra de rolagem, para que os participantes pudessem ver o
restante da lista com as ferramentas para votação.
Item 4: Participação em outra vídeoconferencia. Todos os participantes participariam de
uma outra videoconferência.
Item 5: Opnião sobre alteração dos resultados caso a reunião fosse presencial. Todos os
participantes acharam que talvez os resultados pudessem ser alterados. Nenhum deles
afirmaram que os resultados poderiam ser outro ou não.
Item 6: Necessidade de protocolo social Dois participantes acharam que há necessidade
e um achou que não. Um dos participantes expressou a seguinte opinião: “Certamente.
Não chegou a ser um problema, pois éramos poucos. Imagine uma sala com 20 pessoas!
Se não tiver algum esquema mais rígido, ficaria impossível” Como éramos somente três
participantes, mais um moderador, a necessidade de formalização de um protocolo ou
utilização de regras de etiqueta para a dinâmica não foi necessário. Porém em uma sala
com um número maior de participantes não fosse tão fácil conseguir algum resultado na
reunião. A ferramenta apresenta alguns recursos de moderação, porém não é possível
afirmar que seriam suficientes para conduzir a reunião sem a formalização de um
protocolo.
Item 7: Pontos positivos e negativos da tomada de decisão através de videoconferência.
Como pontos positivos e negativos, foram listados os seguintes itens:
Pontos Positivos
•
•
•
•
Participação de todos
Oportunidade para fazer opções e justificar a sua decisão
Colaboração na usabilidade
Agiliza o debate sobre o assunto
Pontos Negativos
•
•
•
•
•
Dificuldades nos ajustes tecnológicos
Oportunidade para fazer opções e justificar a sua decisão
Colaboração na usabilidade
Não pode ser usada em qualquer tipo de votação
Para o participante que esta sem o recurso de áudio, há dificuldades em expressar a
opinião quando não há consenso.
6. Proposta de solução
Com base na analise realizada fica claro que a ferramenta utilizada precisa ainda de
ajustes para a sua utilização em uma videoconferência. Mesmo os participantes achando
a utilização da ferramenta fácil ou muito fácil, ainda havia necessidade de melhorar a
usabilidade da mesma, para que os usuários que não seja da área informática possam
entrar na ferramenta e se comunicar com os outros se tem que configurar seu micro para
isto. Algumas ferramentas de videoconferência ajudam o usuário na configuração de
seus equipamentos, áudio e vídeo, e realizam testes, apontando possíveis motivos para
não funcionamento do equipamento.
Entre o número de convidados e o número de participantes podemos observar a
ausência de 50% convidados. Para tentar minimizar este problema, poderia ser adotado
o recurso de lembrete e confirmação. Por exemplo, após o convite ser remetido aos
convidados, cada um deles deveria confirmar sua participação e estas informações
deveriam ser incluídas no calendário do convidado, para o caso do convidado esquecer
do compromisso, assim, ele seria alertado através de um lembrete. Para a visualização
do documento perfeitamente por todos, seria necessário que o documento se ajustasse
a tela da ferramenta ou permitisse que o usuário pudesse criar uma instancia do
documento em sua máquina para visualização, sem a necessidade do moderados enviar
o arquivo. Foi gasto muito tempo na dinâmica, pois foi necessário realizar nova
votação. Se a ferramenta possuísse recursos para votação, teríamos diminuído o tempo
de escolha das ferramentas.
7. Conclusão e trabalhos futuros
A utilização de ferramentas para vídeo conferencia se mostrou um bom recurso para
tratar as equipes remotas que precisam tomar decisões. A ferramenta utilizada
apresentou algumas limitações. Ainda não há ferramenta perfeita para realizar a
videoconferência através da WEB. Atrasos no som, imagem com baixa definição e
quedas de conexão, são alguns dos problemas técnicos básicos que ainda existem.
Outras questões referentes a dinâmica também merecem atenção como é o caso da
privacidade em videoconferência, protocolo social e etiqueta. Como trabalhos futuros
pretendo estudar os resultados gerados em uma reunião presencial e os resultados
obtidos em uma videoconferência, analisando tempo e nível de interesse dos
participantes.
Referências
http://penta.ufrgs.br/pgie/workshop/mara.htm
http://www.wengomeeting.com/index.php
http://www.tixeo.com.br
http://www.iaf-world.org/