"Você e a sua Equipa da USAID" – Parte 2

Número 4 / Maio de 2009
Definições
Assunto: Gestão de programa
Oficial de Acordos (AO) - O oficial da
USAID com a autoridade para celebrar,
administrar, rescindir e/ou finalizar os
acordos e tomar as decisões e conclusões
em nome da agência.
Representante Técnico do Oficial de
Acordos (AOTR) ou o Representante
Técnico do Oficial de Contratos (COTR) O oficial da USAID responsável por
monitorar do progresso do adjudicatário em
relação à concretização do objectivo do
acordo e por servir como oficial técnico de
ligação entre o adjudicatário e o AO. O AO
irá especificamente nomear e delegar
autoridade para responsabilidades
específicas no AOTR/COTR, que, por
norma, é nomeado no seu Acordo de
Cooperação.
Gestor de Actividade - O representante da
USAID que possa vir a ser nomeado como o
seu ponto de contacto diário.
Referências
“Você e a sua Equipa da Agência de
Desenvolvimento Internacional dos EUA
(USAID)” – Parte 2
P.
Quais são as repartições da USAID e o pessoal que devemos
contactar quando temos um pedido relacionado com o nosso
acordo? A quem devemos submeter os relatórios e outros
documentos relacionados com o projecto?
R.
O seguinte quadro de resumo inclui directrizes gerais relativas às
repartições da USAID e/ou o pessoal responsável pelos pedidos, formulários
e relatórios mais comuns.
Pedido, Formulário
ou Relatório
Repartição(ões) e Pessoa(s) normalmente
responsáveis
Resposta de auditoria
da pré-adjudicação
Enviar para o AO.
Auditoria anual
Enviar para o AO. Verifique também o seu acordo
para saber se tem de enviar para o Centro de
Auditoria Federal (ver ligação à esquerda).
Relatório do estado
financeiro (Formulário
Padrão-425)
Enviar para a repartição financeira e enviar
cópia para o AO e o AOTR/COTR.
Centro de Auditoria Federal
http://harvester.census.gov/sac/
Formulário Padrão-425 Relatório de Estado
Financeiro Trimestral
http://www.whitehouse.gov/omb/assets/gra
nts_forms/ff_report_fill.pdf
Instruções para preencher
Formulário Padrão-425
http://www.whitehouse.gov/omb/grants/stan
dard_forms/ffr_instructions.pdf
Formulário Padrão-270 Pedido de
Adiantamento ou de Reembolso
http://www.whitehouse.gov/sites/default/file
s/omb/grants/sf270.pdf
Número 2 do eNews NGOConnect –
Submeter o Formulário Padrão-425
http://www.ngoconnect.net/enewsletters/por
tuguese
Número 23 do eNews NGOConnect –
Solicitar Fundos ao Governo dos EUA
(USG) através do Formulário Padrão-270
http://www.ngoconnect.net/enewsletters/por
tuguese
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Enviar para a repartição financeira e enviar cópia
Pedido de
para o AOTR/COTR. O seu AOTR/COTR pode
Adiantamento ou de
monitorizar
a sua taxa de gastos, de modo a certificarReembolso
se
que
tem
fundos cativos suficientes para honrar
(Formulário Padrãoobrigações.
270)
Plano de Trabalho
Enviar para o AOTR/COTR ou conforme exigido pelo
acordo.
Desempenho
Relatórios
Os relatórios de desempenho, por norma, devem
ser enviados trimestralmente ao AO e ao
AOTR/COTR.
- cont. -
Número 4 / Maio de 2009
Itens a Considerar
Sabe quem da USAID deve receber os
seus relatórios, pedidos e outros
documentos relacionados com a sua
adjudicação? Os membros da sua equipa
apropriados sabem?
Pode encontrar os nomes do seu AO e o
AOTR/COTR no seu acordo.
Para mais informações
Para este ou outros números desta
eNewsletter, visite por favor
www.NGOConnect.NET. O website é
o portal dinâmico e interactivo
dedicado à conexão e fortalecimento
das Organizações Não
Governamentais (ONGs), redes e
organizações internacionais de apoio
às ONGs.
O financiamento desta publicação foi
prestado pela Agência de
Desenvolvimento Internacional dos
EUA (USAID), ao abrigo do Programa
de Parceiros Competentes (CAP). Os
seus conteúdos, geridos pelo
Programa de Parceiros Competentes
(CAP), não reflectem necessariamente
os pontos de vista da USAID ou do
Governo dos EUA.
© Maio de 2009, FHI 360. Esta
publicação pode ser fotocopiada ou
adaptada para utilização não
comercial apenas sem a autorização
prévia, desde que seja mencionado o
papel da FHI 360, CAP, MSI e USAID.
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Relatórios finais
Enviar ao AOTR/COTR e ao Centro de Experiência em
Desenvolvimento.
Pedidos de
aprovação de
compra de veículos
Enviar para o AO.
Solicitar uma
extensão de custo
ou não financiada
Enviar para o AO.
Pedido de uma
obrigação adicional
Enviar para o AO.
Alterar para um
Plano de
Monitorização e
Avaliação ou
Redução de
Objectivos
Enviar para o AOTR/COTR.
Solicitar o
Realinhamento do
orçamento
Enviar para o AO.
Mudar ou expandir
para
um novo local
geográfico
Uma mudança ou expansão significativa de
local pode envolver uma alteração da
descrição de programa aprovada
(descrita na próxima caixa).
Alterações à
descrição do
programa
Apesar das alterações do plano de trabalho
precisarem, por norma, da aprovação do
AOTR/COTR, as alterações da descrição do
programa – aprovada como parte do seu acordo
com a USAID – devem ser enviadas para o AO
para aprovação.