Código de Conduta da Vodafone
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Código de Conduta da Vodafone
Código de Conduta da Vodafone Doing what’s right 2 Índice “A confiança é fundamental em tudo o que fazemos”. Mensagem do CEO 3 Integridade financeira 23 A importância de termos um Código de Conduta 5 Cumprimento de contratos e despesas 24 Os nossos Princípios de Negócio 7 Operar uma base de fornecedores responsável 24 Speak Up 9 Proteger a nossa marca e outros ativos 25 Regras e políticas de natureza pública 26 Comunicações 27 Falar em nome da Vodafone 27 Utilizar os social media 28 Clientes 29 Os Nossos Compromissos de Privacidade 29 Colaboradores 31 Diversity and inclusion 31 Impedir o assédio e a intimidação 32 Drogas e álcool 33 Conduta individual 11 Segurança dos nossos Colaboradores, bens materiais e informação 11 Evitar conflitos de interesses 13 Gifts and hospitality 15 Deslocações e/ou Despesas em Serviço 16 Gerir a nossa informação e documentos 16 Conformidade com a lei 17 Abuso de informação privilegiada 17 Leis da concorrência 18 Suborno e pagamentos impróprios 19 Anti-branqueamento de capitais 20 Comunidades e sociedade 34 Sanções globais 21 Ambiente 35 Controlos comerciais 21 Principais definições utilizadas neste Código 36 Saúde e Segurança 22 3 4 Mensagem do CEO Sermos uma Empresa admirada não tem apenas a ver com o nosso desempenho e com as metas que alcançamos. É fundamental agirmos de forma responsável, eticamente correta e sempre de acordo com a lei. Enquanto uma das principais empresas líderes mundiais, temos que contar com a confiança dos nossos Clientes e das comunidades onde trabalhamos. O Código de Conduta define os nossos princípios de negócio e a forma como devem ser aplicados por todos os Colaboradores Vodafone. A isto chamamos trabalhar The Vodafone Way. Vittorio Colao CEO do Grupo Vodafone Tenho orgulho em trabalhar numa empresa que se rege pelos mais elevados padrões de integridade e que protege ativamente os seus Colaboradores, os seus bens e a sua reputação. É importante que leia e compreenda o Código de Conduta, que utilize o canal Speak Up caso se depare com práticas indevidas e que trabalhe alinhado com os princípios The Vodafone Way. Vittorio Colao CEO do Grupo Vodafone Scan the QR code to watch Vittorio talk about the Code of Conduct and access other videos relevant to the Code. “Sermos uma Empresa admirada não tem apenas a ver com o nosso desempenho e com as metas que alcançamos. É fundamental agirmos de forma responsável, eticamente correta e sempre de acordo com a lei.” 5 6 A importância de termos um Código de Conduta A confiança é fundamental em tudo o que fazemos. Trabalhar de acordo com os princípios The Vodafone Way significa que devemos agir com integridade em todos os momentos, assegurando que os nossos Clientes, Colegas, Parceiros comerciais e Comunidades em que trabalhamos confiam em nós. O nosso Código de Conduta determina o que é esperado de todas as pessoas a trabalhar na Vodafone e para a Vodafone. Salienta igualmente as nossas responsabilidades para com os nossos Colaboradores, Parceiros e Acionistas. O Código de Conduta ajuda-nos a tomar decisões informadas e indica-nos onde podemos obter mais informação. The Vodafone Way Os princípios The Vodafone Way estabelecem os valores essenciais relativamente à nossa forma de trabalhar e que nos permitem sermos admirados pelos nossos Clientes, Acionistas, pelas pessoas com quem trabalhamos e pelas comunidades onde operamos. Os nossos Princípios de Negócio Os nossos Princípios de Negócio são os alicerces do nosso negócio em todos os locais onde operamos e são a essência do nosso Código de Conduta. The Vodafone Way Customer Obsessed Innovation Hungry We are passionate about exceeding customer expectations We create and deliver new products, services and ways of working that delight our customers • Immerses self in customer experience • Takes personal accountability for the customer experience • Looks outside Vodafone to understand customer experience, behaviour and trends • Takes risks and pushes what’s possible; always looks for innovation • Looks outside of Vodafone for ideas and inspiration and acts on these • Implements solutions which are simple, impactful and replicable Ambitious & Competitive One Company, Local Roots We bring energy and passion to our work and always aim to beat the competition We work across Vodafone to achieve the best outcome for customers, employees and shareholders • Raises the bar for self and team • Delivers lean and cost effective every time • Strives to outperform competitors looks beyond internal benchmarks • Collaborates across markets & functions; makes best decision for Vodafone as a whole • Influences across the business – shapes thinking and impacts others’ views • Values our differences and acts inclusively, communicates and uses best practice Speed Simplicity Trust We drive speed to market. We relentlessly prioritise�and pursue the outcomes that matter to our business We make things simple for our customers, partners and colleagues We are reliable and transparent to deal with. We�deliver for others and trust others to do likewise • Makes RAPID business decisions • Delivers the right things with urgency • Analyses fast, executes fast • Acts and communicates with simplicity • Prioritises the right things • Creates a simple working environment • Do what you say you will do • Trust others to deliver • Support decisions once made Be an Admired Leader • Sets direction; generates commitment & engagement • Enables performance, balancing task, people & results • Builds capacity through growing talent & skills, high performing diverse teams and a lean & effective organisation O que é o Código de Conduta? O Código de Conduta é o documento central das nossas políticas, onde se encontram descritos os requisitos que toda e qualquer pessoa a trabalhar na e para a Vodafone tem de cumprir, independentemente do mercado onde opera. É claro que poderão também existir outras políticas de cumprimento obrigatório aplicáveis à sua função ou ao seu mercado local. A quem se destina o Código de Conduta? O nosso Código de Conduta destinase a todos os que trabalham na e para a Vodafone: Colaboradores, Diretores, Prestadores de Serviços, Subsidiárias, Joint-ventures e Fornecedores. Esperamos que os nossos Fornecedores e Parceiros de negócios se rejam pelos mesmos padrões de exigência e respeitem o nosso Código de Ética das Compras. O Código de Ética das Compras pode ser consultado em vodafone.com e no Hub, na página do Código de Ética das Compras. Quais são as consequências do não cumprimento? As consequências do não cumprimento do nosso Código de Conduta são graves. Poderão ser acionadas medidas disciplinares e se necessário, em certos casos, poderá inclusivamente dar origem a despedimento com justa causa. Espera-se de si que: • Se comporte de forma ética e que se orgulhe das suas ações e decisões. • Respeite os princípios e as normas do nosso Código de Conduta e cumpra as suas obrigações legais e regulamentares. • Compreenda os princípios The Vodafone Way aplicando-os no seu trabalho. • Dê voz às suas preocupações (Speak Up) sempre que se deparar com uma situação no trabalho que considere antiética ou em violação do nosso Código de Conduta. Cumprir a lei A Vodafone opera em mais de 25 países. O nosso Código de Conduta não pode abranger as leis de todos esses países. Mantenha-se sempre informado sobre as lei aplicáveis ao mercado em que trabalha. Se verificar que existe uma diferença entre um requisito legal local e o Código de Conduta da Vodafone, aplique a norma mais exigente. Caso tenha alguma dúvida, contacte a sua Chefia Direta, a Direção Legal, a Direção de Recursos Humanos ou a área de Compliance. Se estiver a chefiar uma equipa, o seu papel é muito importante, devendo assegurar que as suas pessoas compreendem e aplicam o Código de Conduta. Em particular, espera-se de si que: • Dê o exemplo no que diz respeito a trabalhar de acordo com os princípios The Vodafone Way. • Assegure que os elementos da sua equipa estão familiarizados com o nosso Código de Conduta e que o compreendem. • Responsabilize as pessoas da sua equipa pelo cumprimento do Código de Conduta. Se alguma vez tiver dúvidas sobre o que fazer, deve perguntar a si próprio: • É legal? • É correto? Estou a ser justo e honesto? • A minha ação manter-se-á correta com a passagem do tempo? • Como me vou sentir relativamente a esta situação no futuro? Que tipo de imagem transmitiria a minha ação ao tornar-se pública? Conseguiria justificá-la à minha família? Se a sua resposta a qualquer uma destas perguntas for “não” ou “não tenho a certeza”, deverá procurar apoio. Pode falar com a sua Chefia Direta ou com um colega em quem confie, que poderão aconselhá-lo e orientá-lo. Pode também recorrer à equipa de Compliance. 7 8 Os nossos Princípios de Negócio Conduta individual Agimos de forma honesta, íntegra e justa no que respeita às nossas relações, tanto a nível interno como externo. Não toleramos nenhuma forma de suborno, incluindo ofertas indevidas de pagamentos ou presentes aos Colaboradores ou por parte dos Colaboradores. Evitamos quaisquer contratos que possam conduzir a, ou sugerir, um conflito de interesses entre as atividades pessoais e as relações comerciais. Não damos nem aceitamos ofertas ou presentes que possam, mesmo que aparentemente, pressupor uma obrigação. Procuramos estabelecer relações de benefício mútuo, bem como promover a aplicação dos nossos Princípios de Negócio, junto dos nossos Fornecedores e Parceiros. Conformidade com a lei Cumprimos toda a legislação nacional e internacional aplicável, bem como as normas e princípios relevantes. Saúde e Segurança Zelamos pela saúde, segurança e bemestar dos nossos Clientes, Colaboradores, assim como das comunidades nas quais operamos e divulgamos qualquer informação que demonstre claramente que os nossos produtos ou serviços não se encontram em conformidade com as diretrizes ou normas de segurança internacionalmente aceites. Integridade financeira Proporcionamos o melhor retorno possível aos nossos Acionistas no longo prazo. Baseamos as nossas decisões de investimento, as nossas aquisições e as nossas relações de negócio em critérios económicos, mas tendo também em consideração questões de ordem social e ambiental. Regras e políticas de natureza pública Emitimos a nossa posição sobre as propostas governamentais e sobre outras matérias que possam afetar a Vodafone e os nossos interlocutores. Não fazemos ofertas ou donativos a partidos políticos nem intervimos em assuntos políticopartidários. Comunicações Comunicamos abertamente e de forma transparente com os nossos interlocutores, dentro dos limites da confidencialidade comercial. Protegemos a informação confidencial da divulgação indevida e qualquer comunicação autorizada de informação confidencial deve cingir-se a quem dela necessite para desempenhar o seu trabalho. Clientes Valorizamos a confiança que os nossos Clientes depositam em nós e salvaguardamos a informação que nos é facultada. Colaboradores Baseamos as relações com e entre os Colaboradores no respeito pelos indivíduose pelos direitos humanos e não consentimos o trabalho infantil. Não aceitamos qualquer forma de discriminação, assédio ou intimidação. Procuramos defender a igualdade de oportunidades e a diversidade através das nossas práticas e políticas de emprego. Comunidades e sociedade Assumimos um papel ativo junto das comunidades locais, de forma a compreendermos e agirmos perante quaisquer preocupações que estas possam ter, por exemplo, no que diz respeito à implementação da rede. Proporcionamos sempre aos nossos interlocutores o acesso a informação correta, relevante e atualizada e criamos um clima de confiança através da nossa integridade, transparência, honestidade e objetividade. Investimos na sociedade usando eficazmente os nossos recursos, incluindo o apoio a associações de beneficência. Ambiente Assumimos o compromisso de proteger o ambiente. Minimizamos o uso de recursos finitos (como energia, água e matériasprimas) e a emissão de substâncias nocivas para o ambiente (incluindo resíduos, emissões atmosféricas e descargas para a água). Promovemos a melhoria do desempenho ambiental dos produtos e dos serviços que fornecemos e apoiaremos o desenvolvimento futuro de produtos e serviços que contribuam para maximizar os benefícios ambientais e sociais para os nossos Clientes.. “Agimos de forma honesta, íntegra e justa no que respeita às nossas relações, tanto a nível interno como externo.” 9 10 Speak Up Existem três formas para expressar as suas preocupações: Se observar na Vodafone algum comportamento no trabalho que considere poder constituir uma violação do nosso Código de Conduta ou que lhe pareça ilegal ou antiético, por favor, comunique-o. Deve comunicar todos os casos de fraude contabilística ou financeira. A Vodafone possui uma política de não-retaliação para situações em que são reportadas preocupações genuínas. Mesmo que se venha a verificar que as suas preocupações não constituem uma violação, não será tomada qualquer medida contra si. P:Sou um Fornecedor externo a colaborar com a Vodafone e tenho uma preocupação a comunicar. Posso utilizar a linha externa Speak Up? R: Sim. A linha externa Speak Up está disponível para Colaboradores e pessoas a trabalhar na Vodafone através de empresas prestadoras de serviços, bem como para Fornecedores, Parceiros e Agentes. P:Estou preocupado que os meus colegas descubram que efetuei uma denúncia. Será mantida confidencial? R: Proteger a identidade de pessoas inocentes é a nossa prioridade. A Vodafone não tolerará qualquer retaliação contra um Colaborador que levante uma preocupação genuína. À luz das nossas obrigações legais, manteremos as suas informações privadas e confidenciais ao longo do processo de investigação. A comunicação anónima está disponível na maior parte dos mercados através da nossa linha externa Speak Up. P:E se eu comunicar algo suspeito que, afinal, não representa uma violação do código? R: Pode fazê-lo desde que a sua denúncia decorra de uma preocupação genuína. P: Tenho uma preocupação relativamente à conduta de um colega.Como devo levantar esta questão? R: O mais importante é que comunique a sua preocupação. Pode escolher o canal que considerar mais apropriado. Caso se sinta confortável, opte por falar com a sua Chefia Direta. Cabe à sua Chefia Direta dar-lhe apoio e ajudá-lo a identificar a forma mais correta de agir nestas situações. 1 Informar a sua Chefia Direta: Sabemos que nem sempre é fácil reportar as suas preocupações. Por isso mesmo, temos uma política de comunicação aberta, pelo que o encorajamos a discutir com a sua Chefia Direta quaisquer situações ou potenciais situações que o preocupem. 2 Informar a equipa local de Recursos Humanos: Caso considere que não é apropriado discutir a questão com a sua Chefia Direta, deve discutir o assunto com a Direção de Recursos Humanos. 3 Reportar as suas preocupações confidencialmente através da nossa linha direta externa Speak Up: Poderá sentir a necessidade de comunicar a sua preocupação a alguém que se encontre mais distanciado da situação. Poderão existir ocasiões em que comunicar uma preocupação internamente não seja apropriado ou não lhe pareça ser a abordagem correta. Todas as pessoas que trabalhem para ou com a Vodafone têm acesso a um mecanismo de informação externo: Clique em Speak Up no Hub para ver os números de telefone locais gratuitos ou para enviar um relatório online O que acontece de seguida? Os passos seguintes descrevem o que fazemos quando alguém comunica uma preocupação: •Se levantar uma preocupação, será tomada uma decisão relativamente a que área irá ficar responsável por acompanhar a situação: Direção de Recursos Humanos, Direção Jurídica ou área equivalente no Grupo. • Contactaremos então a pessoa que levantou a preocupação, para assegurar que temos toda a informação de que necessitamos e para a pôr a par dos passos seguintes (relembramos que a denúncia poderá sempre ser anónima através da linha externa Speak Up, através de um pin de acesso). • Se decidirmos avançar com a investigação, esta será atribuída a um perito qualificado e a pessoa que levantou a preocupação será mantida informada ao longo do processo. • Todos os desenvolvimentos e ações decorrentes serão registados de forma transparente e rigorosa. 11 12 Conduta individual Segurança dos nossos Colaboradores, bens materiais e informação A Vodafone lida com uma enorme quantidade de informação todos os dias. Os sistemas e as redes onde armazenamos os dados dos nossos Clientes e Colaboradores têm que ser seguros. 1 Valorize a informação e classifique-a • Sempre que se afastar da sua secretária bloqueie o computador e certifique-se de que a informação classificada está guardada de forma segura • Utilize apenas software autorizado • C2 Vodafone Restricted: Informação que pode ser partilhada internamente e, em algumas situações, com parceiros de confiança Integridade: a nossa informação é rigorosa, completa e autêntica. Disponibilidade: a nossa informação está acessível quando necessitamos dela. R: Não. A informação enviada para contas pessoais de e-mail não está protegida da mesma forma do que na rede da Vodafone. Nunca deve enviar informação para uma conta pessoal nem transferi-la para um computador pessoal ou para outro equipamento. 4 Pense antes de clicar • C3 Vodafone Confidential: Informação sensível e confidencial, cuja divulgação não-autorizada pode comprometer e/ ou prejudicar o negócio ou a imagem da Vodafone Confidencialidade: a nossa informação não é divulgada a pessoas não-autorizadas. P: Estou a trabalhar a partir de casa e estou a ter problemas no acesso à rede da Vodafone. Posso pedir ao meu colega para me enviar a informação de que necessito para a minha conta de e-mail pessoal? 2 Não deixe documentos em cima da sua secretária e bloqueie sempre o seu computador • C4 Vodafone Secret: Informação extremamente sensível e confidencial que pode ter impacto na cotação das nossas ações em bolsa A informação que utilizamos (seja escrita ou falada, digital ou física) tem que ser protegida de modo a podermos ter a certeza da sua: P: O colega que me está a substituir enquanto estou de férias necessita de acesso aos sistemas que uso. É complicado conseguir que lhe atribuam as credenciais. Posso simplesmente dar-lhe os meus dados de login? R: Não. Nunca deve dar os seus dados de login a outras pessoas. Temos de manter registos rigorosos sobre quem tem acesso aos nossos sistemas. Todas as pessoas com acesso aos nossos sistemas têm de estar autorizadas. Siga estes simples passos para salvaguardar e proteger a informação que nos é fornecida: • C1 Vodafone Public: Refere-se a informação do conhecimento público, já oficialmente divulgada. Ainda assim, para partilhar esta informação externamente, é necessária a autorização da Direção de Estratégia e da equipa de Comunicação Externa P: Posso permitir que um visitante saia sozinho(a) do edifício? R: Não. Quaisquer visitantes que convide para as instalações da Vodafone estão à sua responsabilidade. Supervisione sempre os seus visitantes e não partilhe ou empreste o seu cartão de acesso. • Desligue o seu computador no final do dia e guarde o seu portátil • Antes de sair do escritório, certifique-se de que não deixa documentos em cima da sua secretária • Guarde a informação classificada de forma correta e destrua-a de forma segura, quando deixar de ser necessária 3 Proteja a sua password • Não escreva em lado nenhum nem partilhe a sua password com ninguém • Não ative no seu computador a funcionalidade “lembrar a palavra-passe” • Escolha passwords que contenham pelo menos oito caracteres, utilizando letras maiúsculas e minúsculas, algarismos e caracteres especiais • Tenha cuidado quando abrir anexos de endereços desconhecidos • Não clique em links que possam conduzi-lo a sites inseguros • Não utilize os nossos sistemas para aceder a qualquer tipo de conteúdo obsceno, indecente, ofensivo, difamatório, ilegal ou que seja de alguma forma inapropriado para o local de trabalho 5 Proteja sempre os dados • Enquanto estiver nas instalações da Vodafone, tenha sempre consigo, em lugar visível, o seu cartão de identificação • Vigie sempre cuidadosamente o seu portátil e outros equipamentos de trabalho quando não estiver no escritório • Certifique-se de que não deixa documentos originais em impressoras ou fotocopiadoras • Utilize a funcionalidade “impressão segura” “Valorizamos a confiança que os nossos Clientes depositam em nós e salvaguardamos a informação que nos é facultada.” 13 Evitar conflitos de interesses Se se encontrar numa posição em que os seus interesses pessoais podem potencialmente estar em conflito com os interesses da Vodafone, deverá declarar, obter aprovação e registar estes potenciais conflitos de interesses. Para o ajudar a avaliar se se encontra numa situação de conflito de interesses, imagine que está a contar esta situação a um amigo, a um colega ou aos meios de comunicação social e pense se se sentiria confortável. P:Trabalho a tempo parcial na empresa da minha família. Tenho de declarar um interesse? R: Sim. Mesmo que a atividade não esteja relacionada com a Vodafone. Em alguns países há restrições quanto ao número de horas que pode trabalhar. O incumprimento destas normas poderá afetar a sua saúde e a qualidade do seu trabalho. Poderá também dar origem a uma coima para a Vodafone. 14 Eis alguns exemplos de situações de conflitos de interesses efetivos que devem ser evitados ou imediatamente resolvidos: É esperado de si que: • Aja no melhor interesse da Vodafone, reconhecendo potenciais conflitos de interesse • Qualquer atividade profissional externa que o distraia da capacidade de dedicar o tempo e atenção adequados às suas responsabilidades para com a Vodafone • Discuta as suas preocupações com a sua Chefia Direta e registe potenciais conflitos de interesse • Recrutamento ou gestão de um familiar ou companheiro • Não realize donativos políticos em nome da Vodafone • Recrutamento de um indivíduo devido a ligações políticas significativas que tenciona influenciar em benefício da Vodafone • Verifique as leis locais e os requisitos da Vodafone antes de realizar investimentos • Interesse pessoal num Fornecedor, Cliente ou Concorrente, que influencia as suas decisões profissionais Informe a sua Chefia Direta sobre: • Utilização dos recursos da Vodafone para atividades políticas Eis alguns exemplos de potenciais conflitos de interesses que exigem que chegue a acordo sobre uma forma de assegurar que o conflito não chega a existir, obtenha aprovação e registe o interesse: •Cargo num conselho de administração (detido pelo Colaborador ou um familiar próximo) de uma empresa Cliente ou Fornecedora. • Outro emprego. • Uma relação próxima com um diretor sénior de um concorrente ou fornecedor. • Trabalhar no mesmo departamento que o companheiro ou um familiar próximo. • Interesse financeiro material (pelo Colaborador ou um familiar próximo) num Fornecedor ou Cliente da empresa. Se não tiver a certeza sobre se o seu interesse é material ou não, consulte a Direção de Recursos Humanos. • Se distancie de áreas de negócio em que possa ter um interesse pessoal • Qualquer outro emprego que tenha ou se desempenhar algum cargo em conselhos de administração de outras empresas • Relações próximas que tenha com as pessoas da sua linha de reporte hierárquico • Relações próximas que tenha com pessoas que estejam num processo de recrutamento ou concurso da Vodafone, se tiver alguma influência na decisão de recrutar ou atribuir um contrato • Relações próximas que tenha com pessoas que trabalhem para Concorrentes, Clientes-chave, Fornecedores ou outros Parceiros comerciais. Isto é particularmente importante se tiver acesso a informação sensível. O que fazer se se encontrar numa situação de potencial conflito de interesses: 1D eclare o seu potencial conflito de interesses informando a sua Chefia Direta e a HR Business Partner para a sua área. 2C hegue a acordo sobre a gestão da situação e obtenha aprovação da sua Chefia Direta e da Direção de Recursos Humanos. 3Registe a situação online para sua proteção e proteção da Empresa. P: Um amigo próximo está a candidatar-se a um emprego na Vodafone, há problema? R: Encorajamo-lo a recomendar a Vodafone como um excelente local de trabalho. Contudo, terá de assegurar que não está envolvido no processo de recrutamento e que a função em questão não reporta a si. 15 16 “Tem de cumprir sempre as leis locais sobre receber ou oferecer presentes ou hospitalidade.” Gifts and hospitality Consideramos que faz parte de uma relação comercial normal oferecer ou receber presentes ou outro tipo de ofertas, desde que razoáveis e proporcionais, com transparência e bom senso. Contudo, proibimos a oferta ou recebimento de presentes ou hospitalidade excessivas ou impróprias. Temos de garantir que nunca somos influenciados, nem procuramos influenciar, por receber este tipo de ofertas ou hospitalidade. Por exemplo, não oferecemos ou recebemos presentes ou hospitalidade durante concursos ou antes de fechar um novo negócio ou contrato. A Política de Gifts and Hospitality descreve os princípios que todos devemos seguir, nomeadamente os requisitos para obter aprovação e registar artigos oferecidos e recebidos. Deve também consultar a Política local de Deslocações e/ou Despesas em Serviço, disponível no Hub, para conhecer todos os detalhes relativos às despesas que pode submeter. Também temos processos de aprovação adicionais para oferecer ou receber presentes ou outras ofertas a Funcionários de Entidades Públicas ou Estatais. É esperado de si que: •Nunca: - ofereça ou aceite presentes ou outras ofertas de valor excessivo ou impróprio - ofereça ou aceite quaisquer presentes ou ofertas durante um processo de concurso - ofereça ou aceite qualquer dinheiro ou presente equivalente a dinheiro - peça presentes ou ofertas •A oferta ou aceitação de presentes deve ser rara •Pense no contexto do presente ou do convite: pense na imagem que seria criada se tal viesse a ser conhecido publicamente ou se aparecesse na primeira página de um jornal •Se o presente ou convite envolver um Funcionário de uma Entidade Pública ou Estatal, consulte a Direção Jurídica, pois pode necessitar de aprovação adicional por parte do Grupo • Certifique-se de que conhece e compreende a Política de Gifts and Hospitality •Obtenha aprovação e registe as ofertas e presentes que receber, utilizando a ferramenta interna disponível para o efeito P: Fui convidado(a) para jantar por um potencial Fornecedor que está atualmente a apresentar uma proposta para um novo contrato. O que devo fazer? R: Deve recusar. É considerado impróprio almoçar/jantar, ou promover/participar em qualquer outro evento social com um Fornecedor, durante um processo de concurso ou pedido para apresentação de propostas. P:Um fornecedor envioume um presente de elevado valor e não quero ofendê-lo devolvendo-o. O que devo fazer? R: É importante que informe a sua Chefia Direta e que procure orientação junto da Direção de Recursos Humanos ou da Direção Legal. Idealmente, deve recusar educadamente e devolver o presente. Se tal não for possível, o item deve ser doado para caridade. P: Os custos de deslocação para o escritório são elevados. Posso reclamar a devolução de parte destas despesas? R: As despesas com a deslocação normal para o seu local de trabalho não podem ser reclamadas. Poderá haver exceções para horas extraordinárias. Consulte a política local para obter todos os detalhes. Deslocações e/ou Despesas em Serviço Gerir a nossa informação e documentos A política local relativa a Deslocações e/ ou Despesas em Serviço determina as regras que deve cumprir. Contém toda a informação relevante, incluindo uma lista de hotéis aprovados, instruções sobre como utilizar a agência de viagens aprovada pela Vodafone e como efetuar reservas online. As reservas de viagens e alojamento efetuadas através de outros canais não serão reembolsadas. Caso não exista uma exigência legal ou um motivo ligado ao negócio que obrigue a guardar os documentos, estes devem ser destruídos de forma ecológica. Manter a informação mais tempo que o necessário apenas aumenta a necessidade de espaço de armazenamento. Quando planear a sua viagem, tente encontrar um equilíbrio entre as necessidades da Empresa, o impacto ambiental da sua deslocação, o custo da viagem e a sua saúde e bem-estar. É esperado de si que • Cumpra as regras da política local relativamente a deslocações e despesas em serviço • Reserve uma classe de viagem e hotel apropriados a partir da lista pré-aprovada • Tenha uma abordagem conscienciosa relativamente aos custos e solicite apenas o reembolso de despesas razoáveis e necessárias para fins profissionais • Considere o impacto ambiental da sua deslocação e utilize, sempre que possível, as funcionalidades web/vídeo/ áudio em vez de viajar • Obtenha as aprovações necessárias para as suas despesas • Faculte os comprovativos adequados para reclamar as suas despesas É esperado de si que • Cumpra os procedimentos que se aplicam ao seu caso, estabelecidos na Política de Conservação e Destruição de Documentos e Dados • Guarde os documentos apenas durante o período necessário, de acordo com as regras legais e a Política de Conservação e Destruição de Documentos e Dados P: Posso reclamar despesas para o meu companheiro ou cônjuge viajar comigo? R: Levar o seu companheiro, um amigo ou um familiar numa viagem de negócios não é uma despesa passível de reclamação. A única exceção refere-se a determinadas nomeações internacionais e, nesses casos específicos, a Vodafone oferece apoio no que se refere aos custos de deslocação. P: Acho que vou armazenar todos os meus documentos, no caso de virem a ser necessários no futuro. Posso fazer isso? R: Tem de ser seletivo. Alguns documentos necessitam de ser armazenados para fins de auditoria, fiscais ou legais. Por exemplo, documentos relevantes para uma investigação ou litígio devem ser guardados até a situação se encontrar completamente resolvida. Em contrapartida, um convite para uma reunião que já se tenha realizado é um exemplo de um documento que deve destruir. 17 18 Conformidade com a lei Abuso de informação privilegiada Em muitos países é ilegal tirar partido, para benefício próprio, de informação privilegiada. Isto significa utilizar informação que geralmente não é disponibilizada, mas à qual tem acesso no âmbito do seu trabalho ou das suas relações de negócio, para aquisição ou venda de acções ou obrigações. Essa informação poderia ter impacto sobre o valor das acções ou valores mobiliários, caso se tivesse tornado pública. É proibido transacionar valores mobiliários ou manipular os preços das ações com base em informação que possamos ter em resultado da nossa relação profissional com a Vodafone. Estas normas aplicam-se mesmo depois de deixar de trabalhar para a Vodafone. É esperado de si que: Na maioria dos países, o abuso de informação privilegiada implica a aplicação de elevadas coimas, podendo o infrator incorrer em multas pesadas, pena de prisão ou ambas. Por isso, por favor discuta quaisquer preocupações ou questões que tenha com a Direção Legal. É esperado de si que: • Não compre, venda ou negoceie, sob qualquer forma, valores mobiliários da Vodafone se tiver acesso a informação privilegiada • Não venda, nem transacione sob qualquer forma, quaisquer valores mobiliários de uma empresa se tiver informação privilegiada • Não transmita informação privilegiada a terceiros. Isto constitui não só violação de confidencialidade, como poderá estar também a cometer um crime. P: O meu amigo está a pensar vender algumas ações da Vodafone nos próximos dias. Sei que a Vodafone está prestes a proferir uma declaração que terá um impacto positivo no preço das ações. Posso dar a dica ao meu amigo de que deve esperar para vender? R: Não. Nunca deve transmitir informação sobre o negócio da Vodafone que não se encontre disponível publicamente. Nem deve utilizar informação privilegiada para influenciar decisões de investimento de terceiros. P: O meu colega envioume um e-mail contendo informação sobre um concorrente que pode ser facilmente mal interpretada. O que devo fazer? R: Deve aconselhar o seu colega a não escrever nada que possa ser duvidoso ou mal interpretado. Tudo o que escrevemos (ou dizemos) pode ser utilizado como prova num processo judicial. Na verdade, os e-mails são a forma mais comum de prova em processos judiciais. P: Durante uma conferência, um Diretor comercial de outra empresa começou a falar comigo sobre o cenário económico na Europa e o respetivo impacto nos nossos tarifários de dados no futuro. O que devo fazer? R: Interrompa a conversa e afaste-se. Não deve discutir qualquer dos nossos preços ou informação comercial sensível com qualquer dos nossos Concorrentes. Leis da concorrência Nunca deve procurar, aceitar ou discutir informação sensível ou confidencial com Concorrentes. As práticas anticoncorrenciais podem prejudicar a Empresa. Nunca deve encorajar Clientes, Fornecedores ou ex-Colaboradores de Concorrentes a facultar informação que deveria manter-se confidencial. Acreditamos na concorrência livre e justa. A maioria dos mercados nos quais operamos possui leis de defesa da concorrência. Estas leis proíbem acordos anticoncorrenciais que afectem o normal funcionamento do mercado e aplicam-se quer à Vodafone e aos seus Colaboradores quer a outras entidades. 1 Adquira conhecimentos básicos sobre como as normas da concorrência se aplicam a si. Eis alguns exemplos de práticas anticoncorrenciais: •Partilhar informação sensível com Concorrentes (tal como preços, campanhas, custos e vendas). • Acordar com a concorrência preços de produtos ou serviços, incluindo descontos, promoções e comissões. • Acordar com concorrentes a separação de Clientes, regiões ou segmentos de mercado. • Acordar com revendedores e distribuidores o preço de revenda mínimo dos nossos produtos ou serviços. 2 Esteja atento no seu relacionamento com Concorrentes e terceiros. Em particular lembre-se de que: • As práticas anticoncorrenciais podem incluir acordos informais e partilha de informação com Concorrentes, para além dos contratos formais. • Nem sempre é óbvio quem são os nossosconcorrentes. Alguns dos nossos Fornecedores, Clientes e Distribuidores concorrem connosco em determinados mercados. Em particular, muitos dos nossos distribuidores são concorrência direta dos nossos próprios canais retalhistas. 3 Em caso de dúvida, questione a Direcção Legal. É esperado de si que: De modo a garantir que a Vodafone cumpre integralmente as Leis da Concorrência e que podemos identificar quaisquer potenciais violações, siga, por favor, os seguintes três passos: “Cumprimos toda a legislação nacional e internacional aplicável, bem como as normas e princípios relevantes.” 19 Suborno e pagamentos impróprios O ato de suborno é ilícito em qualquer tipo de contexto comercial. Estamos empenhados em contrariar todas as formas de suborno. Um suborno pode surgir sob muitas formas. As “luvas” ou outros pagamentos de “facilitação” são exemplos de suborno. Oferecer e aceitar presentes ou hospitalidade e benefícios também poderão ser consideradas formas de suborno em determinadas situações. 20 É esperado de si que: • Seja cauteloso quando oferece ou recebe presentes ou hospitalidade, especialmente se estiver em causa um Funcionário de uma Entidade Pública ou Estatal. Consulte a secção Gifts and Hospitality (página 15) para obter mais informação. • Certifique-se de que os presentes e/ou convites são permitidos pela lei local. • Lembre-se que até mesmo donativos para caridade podem ser vistos como subornos, caso os pagamentos sejam efectuados para facilitar um processo ou garantir uma vantagem comercial. • Recuse pagar “luvas” ou outras contrapartidas antiéticas. • Em caso de dúvida, questione a equipa de Compliance. • Tenha em mente que a Vodafone poderá ser responsabilizada por ações de terceiros. A cultura ou métodos locais não servem de justificação para violar estas regras. Estas regras aplicam-se não só a Colaboradores da Vodafone mas também a qualquer pessoa autorizada a agir em nome da Empresa ou a representá-la, tal como Agentes, Consultores, Representantes ou Intermediários. “Em caso algum podemos oferecer ou aceitar qualquer forma de suborno.” Os nossos produtos de serviços financeiros, como o M-Pesa, têm muitos benefícios sociais e melhoram a inclusão financeira em muitos dos nossos mercados. É importante que estes benefícios não sejam comprometidos pelo abuso dos mesmos serviços para fins criminosos. Temos uma abordagem sólida à prevenção, detecção e comunicação de branqueamento de capitais e financiamento de terrorismo. Temos controlos e sistemas adequados baseados em risco para os nossos produtos financeiros, incluindo avaliação de risco em relação a Clientes, rastreio de lista de pessoas sancionadas, monitorização de transacções, comunicação de actividades suspeitas, formação dos Colaboradores e monitorização da conformidade, para assegurar que cumprimos as nossas obrigações. As “luvas” ou pagamentos de “facilitação” são ilegais. A Vodafone não os tolerará, a menos que a segurança pessoal de um Colaborador esteja em risco, devendo essa situação ser reportada à Direção Jurídica local o mais rapidamente possível. Muitos países proíbem a oferta ou dádiva de qualquer valor a Funcionários de Entidades Públicas ou Estatais que possa influenciar as suas decisões. Uma das regras que temos para garantir que isto não acontece, é não fazer donativos políticos. Anti-branqueamento de capitais P: Vou viajar para o estrangeiro este mês e necessito de obter um visto de trabalho rapidamente. A pessoa que está a processar o meu pedido na embaixada disse que podem acelerar o processo se eu pagar uma pequena quantia em dinheiro. Isto é correto? R: Não. Soa a um pagamento de “facilitação”, que é uma forma de suborno e é ilegal. Se este pagamento for uma taxa normal ou oficial – como, por exemplo, uma taxa de urgência – então não há problema em avançar. Contudo, deve consultar a Direção Legal para obter aconselhamento, uma vez que poderá estar a colocarse a si e à Vodafone numa situação de risco. Todos os Colaboradores, incluindo Prestadores de serviços, têm de comunicar qualquer suspeita de branqueamento de capitais ao seu mercado local ou Funcionário de Comunicação de Branqueamento de Capitais do Grupo. P: Por que motivo é que a Vodafone tem de cumprir regulamentos anti-branqueamento de capitais (pensei que se referiam a bancos)? R: A Vodafone oferece serviços financeiros em alguns mercados locais, como o produto M-Pesa, o que a coloca no âmbito dos regulamentos antibranqueamento de capitais. P: Observei uma transação que não me parece correta (não sei se se trata de branqueamento de capitais e poderá ser legítima) - o que devo fazer? R: Não são necessárias provas concretas para validar a sua suspeita. Se tiver quaisquer motivos para suspeitar que a transação possa estar ligada aos proveitos de um crime, é da sua obrigação comunicá-la ao responsável local pela política de Branqueamento de Capitais. Após efetuar a comunicação, certifique-se de que o assunto se mantém confidencial. 21 22 Saúde e Segurança Sanções globais A UE, os EUA e vários países têm ativas sanções que limitam as transacções financeiras com um elevado número de entidades em todo o mundo. Uma vez que o Vodafone Group Plc está incorporado no Reino Unido, as sanções do Reino Unido e da UE são relevantes para todos os membros do Grupo Vodafone, independentemente do local onde se encontram. Em determinadas circunstâncias também são relevantes as sanções dos EUA. Os membros do Grupo Vodafone também devem cumprir as sanções aplicáveis na jurisdição onde operam. É esperado de si que: • Siga a Política de Sanções Económicas ao entrar numa relação profissional, acordo ou transação de qualquer tipo. • Certifique-se de que todas as partes envolvidas numa transação são rastreadas segundo a lista de sanções relevante. • Consulte imediatamente o seu responsável local pela política de Sanções Económicas ou a Direção Legal se lhe for pedido para lidar com um indivíduo, entidade ou país sancionado ou restrito. Temos uma Política Global de Sanções Económicas e um programa de apoio para assegurar o cumprimento da legislação de sanções aplicável. Controlos comerciais A UE, os EUA e vários países têm em vigor controlos comerciais com o objetivo de manter ou restaurar a paz e a segurança internacionais. Estes controlos comerciais restringem e controlam o fluxo de bens, tecnologia (seja em forma física ou eletrónica), “know-how” e serviços de um país para outro, para entidades especificadas ou para um objetivo específico. Os controlos comerciais são relevantes para todos os membros do Grupo Vodafone, mas particularmente para os que estão envolvidos (i) no desenvolvimento da tecnologia; (ii) na exportação de tecnologia desenvolvida pela Vodafone; e (iii) na re-exportação de quaisquer produtos e tecnologia que a Vodafone tenha adquirido a fornecedores terceiros. Temos uma Política Global de Controlos Comerciais e um programa de apoio para assegurar o cumprimento na exportação ou re-exportação de produtos e tecnologia fornecidos por terceiros ou desenvolvidos internamente. P: Estou a selecionar um novo fornecedor através da Vodafone Procurement Company. É necessário rastrear contra listas de sanções? R: Não, o processo de seleção trata disso. É esperado de si que: P: Descobri que um dos produtos Vodafone que necessita de licença de exportação não a tem. O que devo fazer? R: Contacte GroupExportControls@ vodafone.com ou comunique este incidente à Direção Legal local. • Obtenha sempre todas as autorizações e licenças de exportação necessárias. • Antes da exportação ou re-exportação de qualquer produto, tecnologia ou serviço, identifique se o item em questão está sujeito a controlos comerciais e verifique se o país de entrega, destinatário ou objetivo estão sujeitos a controlos comerciais. • Em caso de dúvida, contacte a Direção Legal local. Esperamos que todos na Vodafone se comportem sempre de forma segura e responsável. Interviremos rapidamente se a saúde ou segurança alguma vez estiverem comprometidas. Só através da responsabilidade coletiva será possível garantirmos que os nossos produtos e serviços são seguros para os nossos Clientes os utilizarem. “Protegemos a saúde, segurança e bem-estar dos nossos Clientes, Colaboradores, Parceiros e Comunidades em que operamos.” É esperado de si que: • Cumpra sempre as Absolute Rules. •Intervenha rapidamente se vir alguém a comportar-se de forma pouco segura. • Pondere a forma como as suas decisões e ações afetarão a saúde e a segurança dos outros. • Nunca comprometa a saúde e a segurança. Absolute Rules Conduzimos sempre com segurança e dentro da lei: Usamos sempre o cinto de segurança. Conduzimos sempre com segurança e dentro da lei: Cumprimos sempre o limite de velocidade. Conduzimos sempre com segurança e dentro da lei: Enquanto conduzimos, nunca usamos o telemóvel sem o dispositivo mãos-livres. Nunca trabalhamos sob a influência de álcool ou drogas. Nunca realizamos trabalhos elétricos se não formos qualificados para o fazer. Usamos sempre equipamento de proteção individual adequado. Nunca realizamos trabalhos na via pública ou no subsolo se não formos qualificados para o fazer. P: Está a viajar com um novo colega de trabalho, entra num táxi num aeroporto. Quando o táxi arranca, o seu colega não colocou o cinto de segurança, o que deve fazer? R: Lembrar-lhe as Absolute Rules e a importância que têm para a sua segurança. Garantir que aperta o cinto de segurança. P: Quando percorro o escritório, penso muitas vezes que determinadas situações com que me deparo são potencialmente perigosas. Não são coisas que possam pôr em perigo a vida de ninguém mas que facilmente poderiam causar ferimentos. Não tenho a certeza se tenho autoridade para chamar a atenção às pessoas e dizerlhes que o que estão a fazer é perigoso. R: Todos na Vodafone têm autoridade para intervir e impedir algo que seja perigoso. A pessoa poderá não se aperceber de que é perigoso até ser alertada. Em geral, se parece perigoso, é-o efetivamente. 23 24 Integridade financeira Baseamos as nossas decisões de investimento, aquisições e relações de negócio em critérios económicos mas também teremos em conta considerações sociais e ambientais. Integridade financeira “Proporcionamos o melhor retorno possível aos nossos Acionistas a longo prazo.” A Delegação de Poderes e as Procurações legais em vigor mostram o nível de autonomia de que necessita antes de assinar um contrato ou assumir uma despesa em nome da Vodafone. Espera-se que todos compreendam o modo como as regras da Delegação de Poderes se aplicam ao seu trabalho. As nossas Chefias têm o dever adicional de garantir que as suas equipas gerem bem os orçamentos e gastam o dinheiro da Empresa cuidadosamente. Consulte a secção “Cumprimento de contratos e despesas” para obter mais informações sobre aprovações e assinaturas de contratos. Esperamos que vincule a Vodafone apenas se: Quando avaliar a relação qualidade/preço é importante considerar: a qualidade, o serviço, a fiabilidade, a sustentabilidade, a conformidade com o nosso Código de Ética das Compras e quaisquer termos e condições. • Estiver autorizado a fazê-lo de acordo com o processo de aprovação local. • Tenha obtido aconselhamento jurídico e outro tipo de aconselhamento relevante sempre que necessário. • Tenha analisado cuidadosamente o contrato, compreendido os seus termos e condições e decidido que a sua celebração é no melhor interesse para a Vodafone. É esperado de si que: • Compreenda e aplique as políticas financeiras e de despesas que são relevantes para a sua função. Operar uma base de fornecedores responsável • Se esforce por encontrar o melhor valor quando gastar dinheiro da Empresa. • Adquira bens e serviços unicamente através dos nossos fornecedores registados. Não pode vincular a Vodafone a um contrato ou incorrer em despesas sem a respetiva autorização. Antes de se comprometer e gastar recursos, é necessário que cada contrato seja juridicamente analisado e aprovado nos seus termos e condições acordados. Sem essa análise e aprovação legal, a Vodafone fica exposta a riscos financeiros, comerciais,fiscais e legais. Só deve utilizar dinheiro da Empresa se houver uma necessidade legítima ligada ao negócio e se o custo for compensado pelo benefício. Deve conhecer os limites locais referentes a despesas e as políticas financeiras que se aplicam diretamente à sua função. • Compreenda quando pode e quando não pode utilizar fundos da Vodafone. Cumprimento de contratos e despesas P: Penso que o meu colega está a reclamar regularmente tarifas do táxi por trabalhar horas extraordinárias mas, na verdade, vai para casa de transportes públicos. O que devo fazer? R: Deve falar, em primeiro lugar, com a sua Chefia Direta. Em alternativa, caso sinta que são mais apropriadas, siga as outras vias de denúncia. Baseamos todo o nosso processo de aquisições no nosso Código de Ética das Compras. Fazemo-lo com responsabilidade e gerimos o impacto alargado que a nossa Empresa tem nas comunidades, sociedade e no meio ambiente. Também esperamos que os nossos Fornecedores e Prestadores de serviços tenham uma atitude responsável. Trabalhamos de perto com cada um deles no sentido de garantir que cumprem os nossos requisitos nas suas operações e cadeias de fornecimento. P: Tenho uma procuração para assinar um contrato no meu mercado local, o qual é superior à autorização que tenho na Delegação de Poderes.Posso assinar o contrato por ter a procuração, mesmo que não esteja de acordo com a Delegação de Poderes? R: Não. Tem de cumprir a Delegação de Poderes e a sua Procuração.Idealmente, ambas devem ser compatíveis. P: Suspeito que um dos meus Fornecedores violou o Código de Ética das Compras da Vodafone. O que devo fazer? R: Deve informar imediatamente a Equipa de Supply Chain Management. Em alternativa, fale com a sua Chefia Direta ou contacte a Direção Legal. P: Onde posso encontrar os detalhes relativos aos limites da minha Delegação de Poderes? R: Encontra a Delegação de Poderes no Hub. 25 26 Regras e políticas de natureza pública Proteger a nossa marca e outros ativos A nossa marca Temos uma das marcas de telecomunicações mais valiosas do mundo. Temos de proteger este ativo valioso utilizando-o de forma consistente. Pode ajudar a proteger a marca Vodafone seguindo as guidelines da Marca e a política Group Trade Mark and Domain Name Policy Standard. Desta forma, estará a garantir que a nossa marca é bem gerida, protegida e que cria confiança, lealdade e admiração. Espera-se de si que: • Cumpra as guidelines da Marca e a política Group Trade Mark and Domain Name Policy Standard. • Comunique qualquer suspeita de utilização incorreta das marcas comerciais, logótipos ou de outros Direitos de Propriedade Intelectual da Vodafone, incluindo contrafação de bens. • Não permita que terceiros utilizem a marca ou logótipo da Vodafone sem o discutir primeiro com a Direção de Marca e com a Direção Legal. Direitos de Propriedade Intelectual (DPI) Os nossos DPI são um ativo valioso que nos diferencia dos nossos concorrentes. Se não protegermos e registarmos os nossos DPI, perdemos este ativo. Registamos patentes para proteger as nossas ideias, nomeadamente os nossos avanços tecnológicos, novos produtos e serviços. Cada um de nós é responsável por garantir que gerimos os nossos DPI e impedimos o seu uso não autorizado. É igualmente importante que respeitemos os DPI dos outros. É nossa responsabilidade acrescida implementarmos as estruturas legais corretas, com os nossos Parceiros e Fornecedores, que apoiem os objectivos da nossa Empresa e nos permitam gerir benefícios e riscos de forma eficaz. Espera-se de si que: • Ao criar ou contratar o desenvolvimento de novos produtos ou serviços, se certifique de que as novas ideias estão protegidas com patentes. • Não divulgue externamente novas ideias ou projetos, antes de proteger os respectivos DPI. • Transmita imediatamente à Direção Legal, local ou do Grupo Vodafone, todas as questões relacionadas com os DPI. Ativos físicos Manter sempre o património da Vodafone seguro e protegido. Não utilize o património da Vodafone para atividades pessoais, salvo se tiver sido autorizado. Se o equipamento da Vodafone (incluindo palavras-chave, detalhes da conta ou outros dados) se perder ou for roubado, deve comunicar esse facto à Direção de Gestão de Risco. P: Por vezes deparo-me com produtos com o logótipo da Vodafone em quiosques de rua. Penso que são contrafeitos. Tenho de informar alguém? R: Sim. Deve comunicar as suas preocupações à Direção Legal enviando o máximo de informação possível. É importante que ajudemos a proteger a nossa marca e reputação. Poder-lhe-á ser pedido que adquira um exemplo do item para ajudar na investigação. P: Por vezes, na minha equipa discutimos possíveis melhorias para produtos e serviços existentes mas não encontrámos uma ferramenta para partilhar as nossas ideias. Essa ferramenta existe? R: Sim – encontra na intranet uma ferramenta de gestão de ideias que lhe possibilita partilhar uma ideia, um novo conceito ou uma proposta, de forma muito simples. P: Não tenho a certeza se uma ideia que tive pode ter algum valor. Posso discuti-la com os nossos Fornecedores para obter as suas opiniões? A: Não. Deve discutir a ideia inicialmente com a sua equipa. Se pretender mais informações, por favor contacte a Direção Legal ou [email protected]. Exprimimos as nossas opiniões sobre as propostas governamentais, bem como sobre outras matérias que possam afetar a Vodafone e os nossos Acionistas. Não fazemos ofertas ou donativos a partidos políticos nem intervimos em assuntos político-partidários. Estas regras também se aplicam aos nossos parceiros de negócio quando agem em nosso nome ou em representação da Vodafone. Construímos a reputação da Vodafone através de um envolvimento pró-activo com os decisores políticos e outros intervenientes, tais como meios de comunicação social, organizações nãogovernamentais, analistas do setor e instituições internacionais. Os líderes da Vodafone exprimem as suas opiniões relativamente a assuntos importantes para o setor que afetem a nossa Empresa. A Direção Legal dará uma resposta coordenada às novas propostas governamentais relevantes. É esperado de si que: • Não faça quaisquer comentários em nome da Vodafone, a menos que tenha aprovação prévia por parte da Direção de Estratégia e da equipa de Comunicação Externa, de acordo com as normas de divulgação externa de informação. • Nunca utilize a sua posição na Vodafone para tentar influenciar qualquer outra pessoa (dentro ou fora da Empresa) para efectuar contribuições políticas ou prestar apoio a quaisquer entidades ou representantes políticos. • Não use a sua posição para permitir que outros utilizem recursos, tais como o horário de trabalho, telefones, comunicações, serviços ou salas de reunião para apoiar qualquer campanha política, partido político, candidato político ou qualquer uma das organizações que lhes estão associadas. • Não faça quaisquer contributos nem incorra em despesas para qualquer campanha política, partido político, candidato político ou qualquer das organizações que lhes estão associadas, utilizando uma conta da Vodafone. Todas as declarações públicas realizadas perante os Meios de Comunicação Social, Analistas do setor, Corretores/Analistas Institucionais e Acionistas têm de ser claras e consistentes e feitas apenas por pessoas autorizadas. “Exprimimos as nossas opiniões.” P: Um repórter local contactou-me através de um amigo comum para me questionar sobre o relatório anual da Vodafone. Posso comentar? R: Não. Deve explicar que não está autorizado a comentar publicamente assuntos relacionados com a Vodafone. Em alternativa, ofereça-se para colocar o repórter em contacto com a Direção de Estratégia e com a equipa da Comunicação Externa. 27 28 Comunicações Comunicamos de forma aberta e transparente com todos os nossos Acionistas dentro dos limites da confidencialidade comercial. Protegemos a informação confidencial contra divulgação imprópria e qualquer comunicação autorizada de informação confidencial deverá ser limitada aos indivíduos que necessitam da mesma para o desempenho das suas funções. “Pretendemos habilitar todos os Colaboradores a serem bons embaixadores da nossa marca.” Falar em nome da Vodafone Utilizar os social media Pretendemos habilitar todos os Colaboradores a serem bons embaixadores da nossa marca. Contudo, não queremos que diga nada que possa ter consequências imprevistas. Temos de comunicar informação relevante às nossas equipas de forma rápida e clara. A comunicação interna deve ser sempre profissional, mesmo quando é informal. É esperado de si que: Ninguém deverá fazer quaisquer comentários em nome da Vodafone, salvo se tiver aprovação prévia por parte da Direção de Estratégia e da equipa da Comunicação Externa, de acordo com as normas de divulgação externa de informação. • Garanta que as suas comunicações internas e externas são profissionais, atempadas e, se necessário, aprovadas. • Aja profissionalmente quando representar a Vodafone, particularmente quando usar a farda da Vodafone, utilizar um dos nossos veículos ou participar em eventos em nosso nome. Temos de ter sempre presente que somos todos representantes da Vodafone e seja o que for que façamos ou digamos em público, estamos a representar a Empresa. “Forneça sempre informação clara e honesta numa linguagem fácil de compreender” • Não faça quaisquer declarações que possam ter um impacto negativo na reputação ou marca Vodafone. • Não faça comentários pessoais que possam ser interpretados, mesmo que por engano, como comentários feitos pela Vodafone. • Mantenha confidencial a informação confidencial. • Não divulgue qualquer informação financeira sobre novos produtos ou serviços sem aprovação – a fuga de informação, mensagens incorretas ou enganosas podem afetar seriamente o sucesso de um produto ou serviço. P: Tenho autorização para dizer onde trabalho no meu perfil das redes sociais? R: Sim. Pode divulgar na sua página “Sobre” ou biografia que é um Colaborador da Vodafone. Seja claro sobre que parte da organização representa e o que as suas responsabilidades incluem. Pode incluir um link para o website local da Vodafone. P: Existem inúmeras diretrizes para a utilização dos Media Sociais, que se encontram aqui resumidas: R: Como diretriz geral; “Seja você próprio”, “Utilize o senso comum” e “Respeite a lei”. 29 30 Clientes Os Nossos Compromissos de Privacidade A Privacidade é fundamental para ganhar e manter a confiança na Vodafone e para sermos um cidadão empresarial responsável e ético. Ponderamos sempre o impacto que as nossas decisões têm na privacidade dos nossos Clientes e Colaboradores. Sempre que criarmos produtos, lançarmos campanhas, contratarmos vendedores, recolhermos informação e partilharmos essa informação com os nossos Parceiros e com outras pessoas, observaremos e cumpriremos os Compromissos de Privacidade da Vodafone: Respeito Equilíbrio É esperado de si que: Valorizamos a privacidade, pelo valor que tem para todas as pessoas. Mais do que a mera conformidade com a lei, trata-se também do desenvolvimento de uma cultura de respeito pela privacidade e que justifica a confiança depositada em nós. Sempre que seja necessário estabelecer o equilíbrio entre o direito à privacidade e outras obrigações fundamentais para uma sociedade livre e segura, procuramos minimizar os impactos sobre a privacidade. Todos temos de honrar os Compromissos de Privacidade da Vodafone. Dependendo da sua função, alguns compromissos poderão ser particularmente importantes para si. Por exemplo: Abertura e honestidade Comunicamos, de forma clara, as nossas medidas que podem ter impacto na privacidade, garantimos que as nossas ações refletem as nossas palavras e estamos recetivos ao feedback relativo às medidas que tomamos. Poder de escolha Damos às pessoas a possibilidade de fazerem escolhas simples e importantes sobre a sua privacidade. Leis e normas Cumprimos as leis de dados pessoais e privacidade e trabalhamos com governos, reguladores, decisores políticos e líderes deopinião para aperfeiçoar estas leis. Responsabilidade Somos responsáveis pelo cumprimento destes princípios em toda a nossa rede empresarial, inclusive quando trabalhamos com os nossos Parceiros e Fornecedores. Privacidade desde a conceção O respeito pela privacidade é um componente-chave na conceção, no desenvolvimento e no fornecimento dos nossos produtos e serviços. “A Privacidade é fundamental para ganhar e manter a confiança na Vodafone.” • Se está envolvido no marketing, gestão da rede ou business development, dê especial atenção aos compromissos: Abertura e honestidade e Poder de escolha. • Se está envolvido no desenvolvimento de produtos, R&D ou tecnologia e engenharia, consulte: Abertura e honestidade, Poder de escolha e Privacidade desde a conceção. • Se a sua função envolve trabalhar com entidades governamentais, reguladores, decisores e aplicação da lei, consulte os compromissos Equilíbrio e Leis e normas. Todos devem prestar particular atenção ao primeiro e último dos nossos compromissos: Respeito e Responsabilidade. Estes são especialmente relevantes para os CEOs e Group Function heads, que são responsáveis por garantir que a Vodafone está a agir de acordo com os nossos Compromissos de Privacidade. O Privacy Officer local O Privacy Officer pode ajudá-lo a compreender como aplicar os nossos Compromissos de Privacidade. Pode explicar-lhe: • O que significam os Compromissos de Privacidade para si e para a sua equipa. • Processos e diretrizes particulares que necessita de seguir. • Como obter formação e onde encontrar outros materiais de apoio. Pode tornar-se um embaixador nesta área juntando-se à nossa Comunidade de Privacidade. P: Estou a trabalhar num projeto que envolve o uso de informação de Clientes que não está abrangido pela lei. Ainda assim, preciso de equacionar a Privacidade? R: Sim. O nosso compromisso é, acima de tudo, respeitar a privacidade dos Clientes. Independentemente de existir ou não uma lei, tudo o que fazemos deve ser consistente com os nossos Compromissos de Privacidade. P: Fui contactado pelas autoridades legais do meu país com um pedido para acesso a informação pessoal. O que devo fazer? R: Apesar de podermos estar obrigados, por lei, a responder a um pedido de informação de uma autoridade judicial, há outros requisitos a ter em consideração. Certifique-se de que é conhecedor da necessidade de garantir a ponderação e o equilíbrio entre as nossas obrigações legais de responder às autoridades e dar cumprimento à lei e do respeito pelos direitos, liberdades e garantias que assistem aos nossos Clientes no âmbito dos processos judiciais em que estão envolvidos. Poderá encontrar mais informação na nossa Norma Privacy and Law Enforcement Policy Standard. P: Estou a criar uma aplicação para a Vodafone que utilizará informação pessoal. Como posso certificar-me de que a Política de Privacidade está a ser cumprida – basta adicionar uma cláusula de privacidade à aplicação? R: Não. O nosso compromisso de Privacidade desde a conceção significa que os produtos e serviços são desenhados a pensar na salvaguarda da privacidade dos nossos Clientes. Para mais informação, consulte as diretrizes sobre o desenvolvimento de produtos na biblioteca de Questões de Privacidade (Privacy Matters), no Hub. 31 32 Colaboradores Impedir o assédio e a intimidação Diversity and inclusion Promovemos a igualdade de oportunidades e a inclusão de todos os Colaboradores através das nossas políticas e práticas de contratação. A Vodafone não tolerará qualquer tipo de assédio ou intimidação. O assédio ou intimidação podem assumir muitas formas e ter graves repercussões. Somos todos responsáveis por garantir que não acontecem na Vodafone. Visamos criar um ambiente inclusivo no qual todos se sintam respeitados e valorizados e onde possamos verdadeiramente cumprir a nossa promessa: “estamos no nosso melhor quando está no seu melhor”. Podemos desencadear um processo disciplinar ou legal contra as pessoas que cometerem qualquer tipo de assédio. Tratar-nos-emos mutuamente com respeito e questionaremos qualquer comportamento injusto. Encontra orientação sobre este tema nas políticas locais de Recursos Humanos. Reconhecemos e celebramos a importância da diversidade nos nossos locais de trabalho, para sermos tão diversos como os Clientes que servimos. Não toleraremos qualquer forma de discriminação, especialmente relacionada mas não limitada a idade, sexo, incapacidade, orientação sexual, cultura ou crença. Baseamos as relações com e entre os Colaboradores no respeito pelos indivíduos e nos direitos humanos, e não consentiremos qualquer tipo de trabalho infantil. É esperado de si que • Crie confiança nas suas equipas, tratando todos com respeito • Nunca seja depreciativo ou abusivo para com os colegas ou em relação a estes • Se certifique que toda a sua comunicação respeita este Código, independentemente do quão informal está a ser Todos devemos desafiar comportamentos discriminatórios quando os presenciamos. Queremos que todos possam levantar quaisquer tipo de preocupações sobre estes temas. Antes de contactar a Direção de Recursos Humanos, comece por falar com os indivíduos envolvidos. É esperado de si que: • Cumpra os Princípios de Negócio e as Normas e Políticas da Vodafone. • Aja de forma leal e mostre respeito para com os outros em todas as suas relações comerciais. • Compreenda as suas responsabilidades ao abrigo da lei local. • Desafie o comportamento discriminatório. • Comunique quaisquer preocupações através da equipa de Recursos Humanos • Baseie qualquer decisão de contratação puramente no mérito. “Visamos criar um ambiente inclusivo no qual todos se sintam respeitados e valorizados e onde possamos verdadeiramente cumprir a nossa promessa: estamos no nosso melhor quando está no seu melhor.” “Não aceitaremos qualquer forma de discriminação, assédio ou intimidação.” P: Um colega está a recrutar um novo membro para a equipa. Estou preocupada com o facto de poderem estar a discriminar determinados candidatos. Devo questioná-los? R: Tem o direito de dar voz à sua preocupação, dado que não toleraremos qualquer forma de discriminação. Incentive o seu colega a discutir os critérios de seleção com a Direção de Recursos Humanos. Se não houver qualquer alteração, deve partilhar as suas preocupações com a sua Chefia Direta ou com a Direção de Recursos Humanos. P: Dei conta de que um dos meus colegas está constantemente a ser espicaçado por outros membros da equipa. Quero comunicar esta situação mas estou preocupado que o próximo possa ser eu. O que devo fazer? R: Deve pôr sempre em causa comportamentos inapropriados ou inaceitáveis. Fale com a sua Chefia Direta. Caso não se sinta confortável em fazê-lo, fale com a Direção de Recursos Humanos. 33 34 P: O meu colega chega regularmente ao trabalho aparentando encontrarse sob a influência de álcool. Sei que está a ter dificuldades em casa. O que devo fazer? R: É importante que discuta a questão com a sua Chefia Direta. É provável que o uso de álcool esteja a afectar o seu bem-estar e a qualidade do seu trabalho. É provável que o seu colega necessite de ajuda e apoio para lidar com as suas dificuldades. Comunidades e sociedade Temos como objetivo oferecer produtos e serviços que possam transformar as vidas das pessoas e contribuir para uma maior sustentabilidade, habilitando os indivíduos, contribuindo para objetivos de desenvolvimento mais alargados e reduzindo os impactos ambientais. relativamente à utilização da rede, e procuramos responder às questões que nos colocam. Seremos inclusivos e faremos sempre o nosso melhor para garantir que todos sejam ouvidos. Para o fazer, temos de operar de forma responsável sempre que realizamos negócios, preservando a confiança que as pessoas e a sociedade têm em nós. A Fundação Vodafone presta apoio e patrocina muitas comunidades em que trabalhamos. Comunidades locais Ao sermos abertos e honestos, respeitando as culturas e tradições locais, pretendemos obter a confiança e o apoio das nossas comunidades locais. Ouvimos sempre as preocupações das comunidades locais, por exemplo, Drogas e álcool Qualquer uso, venda ou distribuição de substâncias ilegais será tratado com extrema seriedade. Por favor apoie os seus colegas, comunicando quaisquer violações a este Código à Direção de Recursos Humanos. Prestaremos apoio aos afetados por problemas com álcool ou drogas. O que significa isto para mim? É esperado de si que: • Nunca trabalhe sob a influência de drogas ilegais ou álcool • Comunique à Direção de Recursos Humanos quaisquer preocupações que tenha sobre o uso de álcool ou drogas por parte de um colega • Se familiarize com as leis locais, culturas e costumes quando viajar “Não toleraremos que ninguém se encontre sob a influência de álcool ou drogas ilegais no local de trabalho.” P: A minha equipa deseja angariar fundos para uma instituição de solidariedade local, existem algumas restrições sobre a quem doar? R: Não existem restrições sobre oferta de donativos pessoais. Quaisquer donativos realizados em nome da Vodafone devem ser sempre realizados através da Fundação Vodafone. P: Pensava que os direitos humanos eram da responsabilidade do governo. Porque tenho de me preocupar com eles? R: Enquanto os governos têm o exclusivo dever de proteger os direitos humanos dos seus cidadãos, é globalmente aceite que as empresas têm a responsabilidade de respeitar os direitos humanos. A Vodafone trabalha no sentido de garantir que não infringimos os direitos humanos onde quer que operemos. Apoio solidário Respeitamos todos os direitos humanos proclamados internacionalmente, incluindo a Carta Internacional dos Direitos Humanos e os princípios relacionados com os direitos fundamentais definidos na Declaração da Organização Internacional do Trabalho sobre os Princípios e Direitos Fundamentais no Trabalho. Esforçamo-nos por assegurar que não somos cúmplices de abusos dos direitos humanos. Procuraremos em todos os contextos honrar os princípios dos direitos humanos reconhecidos internacionalmente, mesmo quando nos depararmos com requisitos conflituosos. Também nos empenhamos em implementar os Princípios Orientadores das Nações Unidas sobre Negócios e Direitos Humanos em todas as nossas operações comerciais. É esperado de si que • Seja sensível às necessidades das comunidades locais – ouça e responda às preocupações levantadas no âmbito das operações da Vodafone. • Envolva-se na comunidade local através da Fundação Vodafone. “Envolver-nosemos com as comunidades locais no sentido de nos ajudarem a compreender e a dar resposta a quaisquer preocupações que possam ter.” 35 36 Ambiente Principais definições utilizadas neste Código Sempre que possível reduzimos o uso de recursos e minimizamos quaisquer emissões nocivas no âmbito das atividades de que somos responsáveis. Reutilizamos e reciclamos equipamento de telecomunicações e resíduos. P: O que é um acordo? (p18) R: Exemplos típicos incluem: P: O que são “luvas”, pagamentos de “facilitação” ou subornos? (p19) •Partilhar informação sensível, tal como preços, campanhas, custos ou vendas com Concorrentes. Cumprimos a legislação ambiental relevante e as normas internacionais. Nos países em que a legislação ambiental não seja evidente ou imposta, garantimos que são implementadas práticas responsáveis para gerir os impactos ambientais. • Acordar com os Concorrentes a fixação do preço de produtos ou serviços, incluindo descontos, promoções e comissões. R: R: Uma “luva” ou pagamento de “facilitação” é geralmente um pequeno pagamento, não oficial, em dinheiro, efetuado com o fim de acelerar um ato público, por exemplo, pagar 10 € a um funcionário para acelerar um requerimento de visto. •Acordar com os Concorrentes não concorrer relativamente a determinado tipo de Clientes, regiões ou segmentos de mercado. Trabalhamos com Clientes, Fornecedores e Prestadores de serviços para desenvolver produtos e serviços e práticas de trabalho que minimizem o impacto no ambiente. Pretendemos preservar a confiança dos Acionistas mantendo-nos abertos e tendo maior capacidade de resposta às preocupações dos Clientes, Reguladores e Comunidades locais em que operamos. • Acordar com os Distribuidores a fixação do preço de revenda mínimo de produtos ou serviços. P: O que é informação privilegiada? (p17) R: Informação que: O que significa isto para mim? • É precisa. É esperado de si que: • Não foi tornada pública. • Conheça a legislação ambiental, regulamentos e políticas relevantes aplicáveis às actividades de que é responsável. • Está relacionada com a Vodafone. • Caso seja tornada pública, terá provavelmente um efeito significativo sobre o preço dos valores mobiliários da Vodafone. • Reduza os seus desperdícios sempre que possível. P: O que é um suborno? (p19) R: Um suborno envolve a oferta e o recebimento de dinheiro, ou de qualquer outra coisa de valor, de modo a conseguir que alguém aja “de forma imprópria” (resultando geralmente num ganho pessoal injusto). Não implica a transação efetiva de algo de valor, a oferta ou promessa de oferta é suficiente para violar a lei. • Cumpra os procedimentos de reciclagem definidos. • Evite deslocações desnecessárias - sempre que possível use as salas e equipamentos para conferências telefónicas ou a videoconferência. • Caminhe ou use os transportes públicos sempre que possa. Considere a partilha da viatura com um colega se necessitar de um carro. • No âmbito da atividade que desenvolve, avalie sempre de que forma pode minimizar o impacto ambiental. “Estamos empenhados em proteger o meio ambiente.” P: O que é um “Funcionário de uma Entidade Pública ou Estatal”? (p15) R: Um indivíduo que detém um cargo a nível legislativo, administrativo ou judicial ou que exerce um cargo público para qualquer organismo público ou empresa pública, incluindo os meios de comunicação detidos pelo estado e organismos reguladores. P: O que significa “razoável e proporcional”? (p15) R: Como regra geral, abrange itens de baixo valor com a marca Vodafone, associados à promoção, demonstração ou explicação dos nossos produtos e serviços. Pode também abranger uma oferta realizada para um claro fim de negócio, por exemplo, convidar um grupo de potenciais Clientes para um evento que não seja “extravagante” ou “exagerado”. P : O que é um “presente ou hospitalidade excessivo ou impróprio”? (p15) R: Algo de valor fora dos limites monetários descritos na Norma da Política do Grupo. Em alternativa, poderá ser algo que seja valioso para o indivíduo e que possa dar a impressão de ser suficiente para influenciar uma decisão comercial. P: O que é uma relação “próxima”? (p13) R: Uma relação “próxima” inclui um familiar, companheiro ou amigo próximo ou conhecimento profissional. P: O que é “informação sensível”? (p12) R: Informação sensível pode incluir acordos legais, especificações técnicas ou qualquer outra informação que não tenha grande probabilidade de se tornar do domínio público e que possa ter valor comercial. P: O que queremos dizer com “discriminação”? (p31) R: Para este efeito, “discriminação” inclui um tratamento menos favorável em virtude do sexo, idade, limitação física, sexualidade, crença religiosa ou origem étnica. P: O que queremos dizer por “assédio ou intimidação”? (p32) R: Definimos “assédio” ou “intimidação” como um comportamento indesejável por parte de outra pessoa que seja intimidante, malicioso, ofensivo, insultuoso, humilhante ou degradante. Poderá estar relacionado, mas não se encontra limitado, com a idade, sexo, orientação sexual, raça, limitação física, religião ou crença e pode ser um incidente repetido ou isolado. Pode ser verbal, não-verbal, físico e nem sempre acontece cara-a-cara. Vodafone Group Plc Vodafone House The Connection Newbury Berkshire RG14 2FN England Tel: +44 (0)1635 33251