Organização de Eventos

Transcrição

Escola Secundária de Paços de Ferreira
Curso Profissional Técnicas de Secretariado
Ano Lectivo: 2009/10
Disciplina: Técnicas de Secretariado
Professora: Adelina Silva
Outubro de 2009
Trabalho realizado por:
Sara Gonçalves n.º10 12ºS.
Índice
Introdução .......................................................................................................... 2
Eventos .............................................................................................................. 3
Relações Públicas .............................................................................................. 7
Tipos de Eventos................................................................................................ 9
Organização de Eventos .................................................................................. 17
Preparação e Planificação de Eventos ............................................................. 19
Protocolo/Regras de um Evento ................................................................... 19
Encontros Infra-Empresariais ....................................................................... 22
Encontros Inter-Empresariais ....................................................................... 22
Encontros Extra-Empresariais ...................................................................... 22
Eventos de Incentivo .................................................................................... 22
Check List de um Evento .............................................................................. 23
Como Organizar um Evento Público ................................................................ 28
Organização e Planeamento de uma Inauguração de uma Empresa .............. 34
Convite.......................................................................................................... 35
Serviços de Catering .................................................................................... 35
Serviço de Flores ............................................................................................ 1
Conclusão……………………………………………………………………………. 36
Bibliografia ……………………………………………………………………….…. 37
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INTRODUÇÃO
A área do trabalho foi a disciplina de Técnicas de Secretariado.
Este projecto aborda a organização de eventos, tais como a definição de
eventos, relações públicas, os tipos de eventos, como planificar e elaborar um
evento e como organizar um evento público.
A investigação foi feita com os conteúdos pesquisados na internet, em
livros e através de alguns documentos fornecidos pela professora desta
disciplina.
É necessário referir que foi extremamente importante a realização deste
projecto, pois a partir dele é possível constatar o quanto a organização de um
evento, não nos é indiferente perante os vários níveis e situações.
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EVENTOS
Um evento na verdade é o encontro de pessoas e/ou grupos que
possuem interesses comuns num local previamente definido. Partindo desse
princípio, quase todas as vezes em que um grupo de pessoas se reúne, um
evento está ocorrendo. Há vários tipos de eventos.
Para desenvolver qualquer tipo de evento é necessário saber o públicoalvo, ou seja, quem irá ter interesse em participar do evento que está sendo
planejado. O produtor do evento jamais pode supor que o evento irá interessar
a todos, muito pelo contrário, geralmente o evento interessa a um grupo
específico de pessoas.
A divulgação do evento através dos meios certos para o público ideal, é
fundamental para que o mesmo seja um sucesso. Um dos websites que tenho
é sobre música, sendo assim recebo diariamente centenas de emails de
pessoas/produtoras/agências querendo divulgar o evento que está produzindo.
Irei listar os erros mais frequentes que as pessoas cometem ao divulgar um
evento:
1. Local – muitas pessoas enviam e-mail ou fazem um flyer (filipeta) em
que consta o endereço do local, mas não consta a cidade, nem estado;
2. Telefone – da mesma forma que esquecem de inserir a cidade/estado,
também esquecem de inserir o código de área antes do número do telefone;
3. Horário – a grande maioria esquece completamente de inserir o
horário em que o evento irá começar;
4. E-mails – muitos enviam o e-mail e deixam a caixa postal
sobrecarregada, então quando alguém com um interesse real no evento, de
repente até mesmo um possível patrocinador, tenta entrar em contacto com a
organização, não consegue;
5. Data – a grande maioria das pessoas ao divulgarem seus eventos não
inserem o ANO no flyer (filipeta).
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Ao
promover
um
evento
na
verdade
a
empresa/organização/produtora/agência, tem que ter pessoas comprometidas,
com sensibilidade e profissionalismo, que pensem nos mínimos detalhes.
O produtor/organizador de mente aberta pensa além do seu ciclo directo
de convivência, pensa nas pessoas que estarão na cidade ou por perto que
possam ter interesse em se deslocar para participar do evento e para que isso
ocorra, as pessoas tem que saber que naquela cidade, naquela data, naquele
horário, tal evento irá acontecer.
No mundo empresarial, eventualmente nós recebemos convites para
participar dos mais diversos tipos de eventos: conferências, seminários,
convenções, etc. Porém, nem sempre nós sabemos exactamente o que
encontraremos em cada um deles. Na verdade, a maioria dos profissionais não
sabe diferenciar um simpósio de um fórum ou de um workshop.
O empresário actual, voltado para seus públicos, procura estabelecer e
manter clima de boa vontade entre as pessoas de seu interesse. Dentre os
diversos meios que utiliza para isto, iremos abordar a organização de
encontros sociais, formais ou não, visando à integração desses públicos com a
empresa. Estas reuniões sociais, aqui denominadas de eventos, são
acontecimentos que agrupam indivíduos, formal ou informalmente objectivando
entre outros factos:
1. Comemorar datas importantes, tanto cívicas quanto de confraternização;
2. Integrar a empresa à comunidade;
3. Divulgar serviços ou produtos;
4. Fazer inaugurações de interesse público;
5. Lançar campanhas voltadas para a comunidade;
6. Recepcionar ou homenagear autoridades ou pessoas de destaque;
7. Prestigiar integrantes de seu público interno que tenham se destacado
em alguma área;
8. Homenagear empregados que estejam se aposentando ou assumindo
cargos relevantes;
9. Estabelecer clima de cordialidade e cooperação entre a empresa e os
empregados, extensivo aos seus familiares;
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10. Elevar a moral do público interno;
11. Esclarecer ou corrigir informações ironias sobre as actividades e os
objectivos da empresa.
A importância desse encontros é reconhecida pelos executivos
inteligentes, que os consideram não como gasto, mas como investimento
importante para suas organizações e excelente instrumento de marketing, que
envolve os indivíduos de modo positivo, aproximando-os entre si e com as
empresas. Ao promover a participação dos públicos nas suas realizações, a
organização cria de modo indirecto, conceitos favoráveis e atractivos, atingindo
o sentimento das pessoas, cativando-as e trazendo-as para o seu lado.
Os factos que podem gerar eventos são os mais diversos e cabe aos
profissionais, em especial ao de Relações Públicas, utilizarem essas reuniões
como instrumento para promover a instituição.
Os acontecimentos especiais podem ser de nove tipos:
1. Marcação de data – deve-se escolher a data mais favorável do ponto de
vista da produção e manutenção, evitar que esta coincida com outros
acontecimentos na comunidade, dar tempo para que tudo seja preparado com
cuidado, e caso sejam feitas ao ar livre ter em conta as condições
atmosféricas;
2. Lista de convidados – deve atender-se aos públicos específicos a ter em
conta, ou ao público em geral, se for caso disso.
3. Convites – pessoais (cartões ou cartas impressas especiais) e gerais
(propaganda em jornais, rádio e TV);
4. Transporte – autocarros da empresa ou por ela fretados;
5. Estacionamento – providenciar para que haja estacionamento na
empresa, pessoal para orientar e guiar, tabuletas de orientação;
6. Recepção – limpeza completa das instalações, cartazes sobre
segurança em todos os dispositivos, manter desligados todos os contactos de
equipamentos parados, telefonistas prontas a dar qualquer informação sobre a
visita, mesa de informações, distribuição de material impresso, emblemas
identificativos para os convidados e pessoal da empresa;
7. Folheto comemorativo – determinação do tamanho e conteúdo;
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8. Escolha do itinerário da visita – escolher o melhor itinerário, do ponto de
vista da compreensão, segurança e livre-trânsito a visitantes;
9. Exposições internas – composta por materiais componentes, peças,
produtos acabados, programa de segurança e de relações com empregados,
bibliografia da empresa, etc.
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RELAÇÕES PÚBLICAS
Relações Públicas designa a profissão e
relações-públicas o profissional dessa actividade de
comunicação. Relações Públicas ofertam uma
variedade de funções a serem exercidas para as
diversas
organizações
(sejam
elas
privadas,
públicas ou do terceiro sector), sempre com vistas à
manutenção do equilíbrio entre estas e os públicos
com os quais interagem.
O objectivo do trabalho é o equilíbrio entre a identidade e a imagem de
uma organização, focando a imagem institucional e trabalhando a relação com
a opinião pública.
Profissional Relações Públicos
O profissional é o responsável pela comunicação integrada da
organização, pela sua comunicação com os mais diversos públicos (público
interno, público sectorial e público externo) e pela comunicação institucional.
Para isso usará diversos instrumentos e canais de comunicação, entre eles os
house órgãos (jornais, revistas, boletins etc.) e os eventos (seminários,
encontros, reuniões etc.).
O profissional de Relações Públicas planeia, executa e avalia as
políticas de relacionamento da instituição, de maneira ética e estratégica, com
todos os segmentos sociais, dando suporte para que ela se adapte num
ambiente de constante transformação. Em resumo é um profissional que
trabalha com Comunicação Estratégica e Mediada.
 Relações Públicas é o profissional que administra interacções no mundo
moderno, democrático, onde haja diferença.
Objectivos das Relações Públicas
 Construir, manter ou reformar a reputação positiva de uma instituição,
seja ela um produto, uma marca, uma empresa, uma entidade, uma
organização civil ou governamental, uma pessoa física;
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 Pensar e gerenciar as relações da organização com todos os seus
públicos e o impacto na reputação;
 Gerenciar crises;
 Planear e organizar eventos dentro do conceito Institucional e
Organizacional visando objectivos estratégicos de relacionamento público;
 Promover pesquisas de opinião pública;
 Planear e produzir publicações institucionais;
 Desenvolver actividades de relacionamento com a mídia (muito mais
amplas que o termo popularmente conhecido - assessoria de imprensa);
 Identificar potenciais patrocinadores e fazer parcerias e convénios;
 Desenvolver actividades de relacionamento com a comunidade a partir
de políticas de responsabilidade social;
 Reconciliar o interesse público ou ajustar com este, dos aspectos de
uma conduta individual ou institucional que tem significado social;
 Desenvolver através da Comunicação o entendimento do Público Interno
às orientações directivas conforme Planeamento Estratégico estabelecido em
função de objectivos organizacionais;
 Identificar e/ou construir canais e códigos de linguagens que possibilitem
a aceitação dos públicos em função dos Objectivos Organizacionais de forma
ética e democrática;
 Monitorar as variáveis de comportamento dos públicos de interesse da
organização;
 Instrumentalizar através de informações estratégicas a cúpula directiva
para
permitir
decisões
claras
político/social/económico/tecnológico
e
em
lógicas
face
que
está
ao
contexto
inserido
a
Empresa/Organização.
Hoje em dia as relações públicas estão a enfrentar uma série de
desafios novos graças à Web. Desde o aparecimento dos chamados "Social
Media" passando pela exigência de uma transparência cada vez maior. Esses
desafios têm vindo a modificar os objectivos das relações públicas.
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TIPOS DE EVENTOS
Assembleia - reunião de delegações representativas de grupos,
estados, países. Assuntos de grande interesse são debatidos e as conclusões
são submetidas à votação que devem ser seguidas por todos.
Aula Inaugural - apresentação de um especialista no meio académico
e/ou educacional geralmente no início do ano ou do semestre lectivo. Utiliza a
informalidade.
Aula Magna - apresentação de um especialista de renome no meio
académico e/ou educacional. Necessário protocolo, pois é um acontecimento
formal.
Brainstorming - reunião onde os participantes expõem ideias que
posteriormente serão avaliadas conforme suas potencialidades de aplicação.
Bienal - exposição que se realiza a cada dois anos.
Briefing - consiste em uma exposição oral de um profissional de renome
para participantes que possuem conhecimento prévio do assunto a ser
debatido. É um produto informativo, mais focado que, normalmente,
acompanha uma conferência. Existem dois tipos de briefing: introdutório e
avançado. O primeiro, procura oferecer aos participantes a informação
necessária para acompanhar as discussões a serem desenvolvidas em uma
conferência correlata. Já o segundo, dá um aprofundamento sobre determinado
assunto que já foi objecto de discussão em uma conferência correlata.
Campeonato - competição entre os participantes que seguem um
regulamento rigoroso. Possui abrangência mais ampla que um torneio.
Comício - evento para candidatos a cargos electivos exporem os seus
programas e as suas plataformas políticas.
Concentração - reuniões de determinados grupos de profissionais com
o objectivo de discutir um ou mais assuntos. Tem carácter informal.
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Concurso - competição entre participantes que seguem regras
estabelecidas para a ocasião. Necessário a presença de um júri que avaliará
cada concorrente.
Conferência - consiste sempre em duas partes: o auditório e os
expositores. Os expositores normalmente são especialistas em determinado
assunto e discursam sobre o mesmo. Ao final deste período, respondem a
perguntas formuladas pelo auditório. A conferência visa a um público específico
que demonstra familiaridade com o assunto abordado. Além de oferecer aos
participantes a absorção de informação prática, dá também a oportunidade de
realizar contactos e negócios, além de trocar experiências com os demais
participantes, uma vez que o público de conferências tem bastante
familiaridade com o tema abordado.
Confraternização - reunião de pessoas com o intuito de promover a
descontracção, a integração ou negócios.
Congresso - é um conjunto de actividades, normalmente promovido por
entidades associativas, visando ao debate de assuntos que interessem a um
determinado segmento, possui um tema geral, que é exposto em subtemas e
apresentado sob diferentes formatos, tais como mesas-redondas, conferências,
simpósios, palestras, comissões, painéis, cursos, mostras, exposições, feiras,
entre outras. Os congressos podem ser regionais, nacionais ou internacionais.
É um produto bastante abrangente, com a participação de públicos com
formação diferenciada, porém não muito focado. É interessante para contactos
e para se manter informado sobre o que está acontecendo no sector que ele
representa. Em geral, há uma discussão aberta entre a plateia e o locutor da
palestra. Tudo o que acontece no congresso é, geralmente, gravado e
transformado num documento final (anais) entregue aos congressistas após o
evento. Há também uma programação social paralela.
É planejado por uma comissão organizadora, que elabora e aprova o
regulamento e o regimento. Os congressos apresentam, ainda, comissões
técnicas formadas por grupo de estudiosos de um tema, com a finalidade de
analisar trabalhos ou debaterem sobre temas, que serão apresentados ao
plenário, de acordo com o regimento.
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Convenção - funciona como um congresso, mas o público é diferente,
na convenção há uma ligação maior entre os participantes. É promovida por
entidades empresariais ou políticas. Em todas as convenções, busca-se a
integração das pessoas pertencentes a uma determinada organização,
submetendo-se a certos estímulos colectivos para que possam agir em defesa
dos interesses da instituição promotora. Há uma exposição maior de assuntos
por várias pessoas com a presença de um coordenador. A dinâmica é
escolhida pelo organizador quando a duração é de vários dias. Como as
convenções são reuniões fechadas, que têm por objectivo alguma conclusão,
as informações são muito específicas e direccionadas ao grupo que participa
do evento.
Curso - consiste num determinado assunto ou conjunto de temas com o
foco de "treinar" ou "ensinar a fazer". É composto de exposições de pessoas
normalmente
com
formação
académica
que
procuram
passar
seu
conhecimento aos participantes. O foco está mais na teoria que na prática,
porém não a exclui. É indicado para pessoas que têm baixo ou nenhum
conhecimento sobre o assunto, com excepção dos cursos de especialização,
cujo objectivo é o aperfeiçoamento daqueles que já dominam o assunto.
Debate - é uma discussão entre dois ou mais oradores que defendem
opiniões divergentes. Em geral, é uma discussão mais emocional. O público
pode ou não participar. Um mediador dita as regras e faz com que os oradores
as cumpram.
Desfile - apresentação de produtos, geralmente ligados à moda, por
manequins ou modelos profissionais.
Encontro - reunião de profissionais de uma mesma categoria com o
intuito de somente expor ideias sobre temas polémicos.
Entrevista Colectiva - um ou dois representantes da organização se
coloca a disposição dos jornalistas para revelar informações sobre um assunto
específico ou acontecimento.
Espectáculo - apresentação cénica e/ou musical para o público.
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Estudos de Caso - geralmente mais utilizado na área médica ou
científica, onde um grupo de participantes estuda um determinado caso e
procura a solução mais adequada a ser aplicada.
Excursão - reúne um grupo de pessoas com o objectivo de conhecer
novos lugares e obter novas experiências.
Exposição - expõe produto ou serviço com o objectivo de divulgá-lo e
informá-lo podendo despertar o interesse de compra posterior.
Feira - utiliza a estrutura de stands voltado a um grande público. Tem
por objectivo a exposição e a venda imediata de produtos e/ou serviços.
Festas Temáticas - comemoração de um determinado tema.
Festival - demonstração de uma gama de estilos ou variadas
apresentações ao público, geralmente com edições periódicas.
Fórum - é uma reunião menos formal em que há troca de informações e
um livre debate de ideias, com a presença de grandes audiências. Seu
objectivo é conseguir a efectiva participação da plateia, sempre numerosa, que
deve ser sensibilizada e motivada. O fórum está tendo cada vez mais aceitação
por permitir a discussão de problemas mais abrangentes que tratam de
assuntos gerais de sectores ou de temas de interesse social ou político (Ex:
Fórum de Luta contra a AIDS, Fórum Social Mundial).
Gincana - cada grupo deve cumprir inúmeras tarefas elaboradas por
uma equipe. O grupo vencedor é aquele que realizar o maior número das
tarefas.
Happy Hour - oferecido geralmente em bares e em restaurantes com a
intenção de atrair principalmente executivos após a saída do trabalho, durante
o horário do rush.
Inauguração - novas construções e/ou instalações são apresentadas ao
seu público. Deve existir o descerramento de placa e desenlace do corte de fita
inaugural com discursos após a inauguração oficial.
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Jornadas - reuniões de determinados grupos de profissionais com o
propósito de debater um ou mais assuntos. Realizadas periodicamente e com
carácter formal.
Lançamento de Pedra Fundamental - dá início a uma construção,
geralmente de grande porte. Posteriormente, documentos e objectos que
tenham relação com a obra são depositados em uma urna e enterrados em um
local onde será afixada uma placa de identificação que registará o momento
histórico para as gerações futuras.
Lançamento de Produto ou Serviço - apresentação de produto ou
serviço novo de determinada organização a seu público-alvo.
Leilão - exposição de produtos que serão vendidos ao público. Aquele
que oferecer o lance de maior valor obtém a peça.
Mesa-redonda - é uma reunião do tipo clássico, preparada e conduzida
por um coordenador, que funciona como elemento moderador, orientando a
discussão para que ela se mantenha sempre em torno do tema principal. Os
expositores têm um tempo limitado para apresentar suas idéias e para o debate
posterior. Normalmente, a mesa-redonda está inserida em eventos mais
abrangentes. É utilizada quando o assunto ainda não está consolidado e
suscita discussões. Ideal para quem quer ter visões diferentes sobre um
determinado tema.
Mostra - possui como objectivo a divulgação e informação de produto
e/ou serviço com a característica de ser itinerante.
Oficina - reunião de pessoas com o objectivo de aprender a fazer algum
produto ou tema.
Olimpíadas - conjunto de torneios e campeonatos com regras rigorosas
com maior amplitude de participação.
Painel - os temas abordados nesse evento não são uniformes. Um
exemplo seria um painel sobre a empresa do terceiro milénio com a presença
de profissionais de várias áreas para falar sobre mudança no trato com o
cliente, condições de trabalho e soluções tecnológicas.
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Painel de Debates - outro tipo de reunião, derivado da mesa-redonda. A
diferença é que no painel os expositores debatem entre si o assunto da pauta,
cabendo ao público assistente funcionar somente como espectador. Outra
distinção: no painel, os locutores dos debates são profissionais e renomados
nos meios em que actuam, o que não acontece necessariamente na mesaredonda. Além do presidente, o painel poderá ter um coordenador e um
moderador.
Palestra - apresentação de curta duração por um especialista em um
assunto específico onde a plateia não tem actuação activa, porém,
eventualmente pode incluir a formulação de perguntas pela plateia. Muitas
vezes está incluída dentro de outro evento maior.
Passeata - acto público por meio de um passeio com o intuito de apoiar
ou criticar um facto ou decisão.
Plenária - reúne representantes de grupos, estados, países que
debatem um assunto de grande interesse e submete a votação, cujo resultado
deve ser seguido por todos.
Posses - solenidade da investidura em cargo público ou não.
Prémios Especiais - homenagem às contribuições de um pessoa ou
grupo de uma empresa realizada por empregados da empresa ou não.
Reunião - encontro de duas ou mais pessoas a fim de debater um tema
central escolhido.
Roda de Negócios - compreende a participação de representantes
comerciais, distribuidores e fornecedores que visam realizar negócios e
concretizar parcerias.
Salão - seu objectivo é promover uma marca, empresa ou ideia criando
uma imagem de fácil assimilação pelo público, com o interesse de despertar a
compra futura.
Sarau - apresentações artísticas ou literárias realizadas à tarde ou no
início da noite.
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Seminário - encontro de especialistas em um assunto específico. Os
oradores apresentam um estudo sobre o tema e depois debatem com a plateia,
que tem quase o mesmo nível de conhecimento que os locutores da palestra.
O moderador deve ser um especialista e pode participar fazendo perguntas. É
uma reunião na qual "semeiam-se" ideias, ou seja, o objectivo não é apresentar
resultados de pesquisas, mas suscitar o debate sobre determinados temas, até
então pouco estudados. A dinâmica do seminário divide-se em três momentos:
a fase de exposição, a de discussão e a de conclusão. Trata-se de um produto
informativo mais focado, porém parcial. Como a informação tem normalmente
uma única fonte - o orador ou expositor - pode apresentar certo viés.
Simpósio - é um derivado da mesa-redonda, possuindo como
característica o fato de ser de alto nível, com a participação de aspectos
diferentes de determinados assuntos e sempre com a presença de um
coordenador. A reunião é para a discussão de um determinado tema,
geralmente científico (uma nova lei, por exemplo). Aqui não são apresentadas
as conclusões de uma pesquisa, mas sim impressões sobre um determinado
assunto que é colocado em debate. Vários oradores debatem o tema na mesa,
muitas vezes com a participação do auditório. Nesse caso, o coordenador não
precisa ser um especialista.
Sessões Solenes - destinado a prestar homenagem, comemoração ou
apresentação de relatório, projecto, etc.
Show - demonstração artística principalmente a música, dança ou
teatro.
Showcasing - apresentação de produtos ou serviços em vitrinas
fechadas. Os visitantes têm a disposição folhetos informativos e linhas
telefónicas instaladas em cabines que, quando accionadas, são conectadas
directamente a uma central de informação.
Teleconferência - recurso para se organizar uma conferência ou
reunião em um local físico apropriado por meio de satélite.
Torneiro - competição entre os participantes que seguem um
regulamento rigoroso, ligado directamente à área desportiva.
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Vernissage - exposição de produtos pela primeira vez ao público com o
objectivo de expor e vender. Reúne vários artistas e é servido coquetel.
Visitas Empresariais - a empresa promove a visita de um grupo
específico, em um dia e horário determinado, em um roteiro traçado, de modo a
conhecer o quotidiano da empresa.
Workshop - tem como objectivo detalhar ou aprofundar um determinado
assunto de maneira mais prática. Há discussões de casos práticos e
participação intensa do público. Deve ser feito em grupos pequenos,
normalmente possui um moderador e um ou dois expositores. A dinâmica da
sessão divide-se em duas partes: teórica e prática. A primeira caracteriza-se
pela apresentação teórica de um tema e a segunda trata da fase prática, na
qual os participantes analisam as informações recebidas. Pode estar atrelado a
uma conferência, em que são discutidos outros assuntos relacionados ao tema
do workshop.
Outros eventos
Almoço/Jantar - deve levar em conta o espaço destinado, a quantidade
de participantes e a disponibilidade financeira para definir o serviço.
Brunch - espécie de café da manhã reforçado, ou seja, não só são
servidos alimentos próprios do café da manhã como também alguns pratos do
almoço. Oferecido normalmente das 11:00 às 12:00h.
Café da Manhã - tradicional café da manhã, servido durante a semana
nas primeiras horas do dia para que não comprometa o restante do dia.
Chá da Tarde - destinado principalmente ao público feminino. Além de
diversas variedades de chá e guloseimas, são oferecidas outras bebidas.
Coffee-break - oferecem-se alimentos e bebidas durante o intervalo de
eventos de longa duração. Presente em quase todos os eventos de duração
superior a três horas.
Coquetel - destinado à confraternização motivada por inúmeros motivos
com duração não superior a 2 horas. São servidas bebidas alcoólicas e não
alcoólicas e aperitivos.
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ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
A organização de eventos é trabalhosa e
exige uma grande responsabilidade. Para ter os
objectivos plenamente atingidos, é fundamental
que se faça um criterioso planeamento, que
envolve:
objectivos,
públicos,
estratégias,
recursos, implantação, factores, condicionantes,
acompanhamento e controlo, avaliação e orçamento.
Objectivos – devem ser considerados como gerais e específicos. É o
que determina o que se pretende com o evento, de forma ampla e específica.
Públicos – é a quem se destina o evento, determinando se externo,
interno ou misto, e quem dentro dessa classificação.
Estratégia – consiste naquilo que serve de atracção para o público de
interesse do evento.
Recursos - são todos os factores humanos, materiais e físicos que serão
utilizados no evento.
Implantação – é a descrição dos procedimentos, desde a aprovação do
projecto até ao seu término.
Factores Condicionantes – são factos, decisões e acontecimentos aos
quais o projecto dica condicionado para a sua realização.
Acompanhamento e Controlo – é a determinação de quem fará a
coordenação de todo o processo da organização do evento e de como ela será
feita.
Avaliação - é feita após o término do evento em forma de relatório para
ser entregue a quem solicitou a organização. É uma espécie de prestação de
contas.
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Orçamento previsto – deve ser feito detalhadamente. É dele que virão os
recursos financeiros necessários para o pagamento dos recursos humanos e
materiais.
Organizar um evento pode ser fundamental para divulgar a marca de um
produto ou empresa, por isso o trabalho de profissionais especializados na
área de organização cerimonial pode ser útil para dar forma a essa ideia.
Elaborar um evento é trabalho, requer a criação de um planeamento para que
não aconteçam imprevistos.
Antes de organizar um evento, é necessário identificar qual o género da
festa, se ela assume o intuito empresarial, comercial ou de confraternização.
Na lista de preparativos, inclua as principais providências a serem tomadas:
Buffet, decoração e atracções são tópicos relevantes.
Como Organizar um Evento: planeamento e lista de preparativos
A organização de um evento também requer disciplina para se
administrar o dinheiro, ou seja, o organizador precisa controlar os gastos para
não ultrapassar os limites do orçamento. Crie soluções estratégicas em casos
de imprevistos no evento e invista em recursos personalizados para
proporcionar originalidade à festa.
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PREPARAÇÃO E PLANIFICAÇÃO DE EVENTOS
Protocolo/Regras de um Evento
A vida sem regras seria, no mínimo, um autêntico caos. Em menor
escala, esta constatação aplica-se com toda a certeza aos eventos sociais e
profissionais. Na verdade, as regras, ou o protocolo, servem para poupar ao
organizador de eventos muitos problemas e constrangimentos.
Protocolo, este último pode ser definido como uma linguagem universal
que tem por objectivo tornar as relações interpessoais mais fáceis e
prazenteiras. Esta linguagem tem regras e a sua aplicação é estreita,
sobretudo quando se fala em actos oficiais
E justamente para que a vida do organizador de eventos seja facilitada,
torna-se vital que este conheça as regras essenciais do protocolo, bem como a
sua aplicação prática. Protocolo implica naturalmente cortesia. O primeiro não
existe sem o segundo, mas a inversa não é verdadeira. A cortesia sobrevive ao
protocolo, sendo em traços gerais a aplicação das regras da boa educação, a
delicadeza, polidez, urbanidade. Etiqueta, simplificando, tem que ver com boas
maneiras. A sua utilização acaba por definir a fronteira entre quem é mais
polido e quem é menos, quem é mais ou menos conhecedor das regras de
convivência em sociedade. Regras essas que são importantes, e não inúteis,
como eventualmente se possa pensar.
De que forma a imagem do organizador influencia a imagem final do
evento?
Um dos principais objectivos dos eventos é projectar publicamente a
imagem de determinada pessoa, empresa ou instituição. O organizador de
eventos tem de transmitir profissionalismo, calma e saber estar para projectar
essa imagem positiva, ao longo de todo o evento. Um organizador enervado,
inseguro ou agressivo pode estragar todo o trabalho preparatório. Perante os
imprevistos, que surgem sempre, o organizador tem de responder como se
eles fossem previsíveis. Não pode haver improviso, a não ser para resolver os
imprevistos. O planeamento logístico de um evento é fundamental para o seu
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sucesso e o organizador deve estabelecer um guião que lhe permita não
transigir no essencial mas adaptar-se às mudanças no que for acessório.
Quais as características/elementos-chave que se reflectem numa imagem
de sucesso?
Três elementos constituem a imagem empresarial: os produtos, a marca
e as pessoas. Perante produtos quase idênticos, por exemplo duas empresas
organizadoras de eventos, ou marcas com igual notoriedade, o que faz a
diferença e o que leva o cliente a escolher uma delas são as pessoas que
trabalham nessa empresa, as pessoas responsáveis pelos contactos
comerciais mas também as que trabalham e dão a cara no dia do evento,
assistentes, empregados, etc. A imagem empresarial é o conjunto das imagens
de todas estas pessoas que lidam com o público. Como a imagem pessoal se
decompõe em três elementos aparência, atitude e comportamento, há que
investir na formação e na valorização pessoal e profissional de quantos
trabalham neste sector.
Quais são as falhas mais frequentes em termos de protocolo na
organização de um evento?
Um
evento
público
deve
assentar
em
três
pilares:
protocolo,
comunicação e segurança. Quando não há coordenação entre os responsáveis
por estas três áreas, a imagem projectada é um desastre. As falhas devem-se
frequentemente à ausência dos chamados três Bs, em que o protocolo deve
assentar: bom senso, boa educação e bom gosto. Organizar um evento é um
trabalho de equipa. Um evento público que não chega aos médios ou que,
quando chega, é pelas piores razões não atingiu o seu objectivo.
Qual a importância de ter um especialista de protocolo na organização de
um evento profissional?
O serviço de consultoria protocolar a grandes eventos, em que a minha
empresa foi pioneira, consiste em fornecer uma espécie de «rede» para os
eventos em que o risco de «cair do trampolim» e cometer gafes protocolares é
maior. Mas a pouco e pouco, sem que se tenha feito qualquer publicidade, a
empresa começou a ser solicitada também para eventos de menor dimensão,
mas onde estão presentes autoridades oficiais: inaugurações, lançamentos de
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produtos, conferências, entregas de prémios e galardões, etc. O protocolo
empresarial não ensina apenas a melhor forma de receber uma pessoa ou
estabelecer o lugar em que ela se deve sentar. Também ajuda muito quanto o
presidente de uma empresa quer relacionar-se adequadamente com os seus
clientes, fornecedores ou colaboradores, ambicionando, sobretudo, que todos
se sintam bem tratados. E isto significa nomeadamente dar a cada um o lugar
que lhe compete, segundo as funções que exerce. Nisto consiste o protocolo.
O protocolo simplifica ou complica um evento?
O cidadão comum associa o protocolo a grandes e solenes cerimónias,
um pouco teatrais, em que pessoas algo pomposas e muito bem vestidas
parecem obedecer a uma «marcação» preestabelecida, que evita, quando
evita, atropelos, precipitações ou confusões. E o protocolo é de facto uma
encenação do poder. Mas, nos tempos que correm, o protocolo não se limita às
normas escritas que regem o cerimonial do Estado. Inclui também as normas
que facilitam a vida no mundo empresarial e profissional. Assim como a
cortesia serve para tornar mais fácil e agradável a vida em sociedade, evitando
choques, melindres e problemas, também o protocolo serve para resolver e
não para criar dificuldades.
No caso de o nosso evento ter convidados estrangeiros, que cuidados
devemos ter?
Respeitar as diferenças e demonstrar consideração pelos outros deverá
ser a preocupação de quem pretende criar uma boa relação interpessoal entre
todos os convidados. No caso de culturas diferentes, haverá que fazer uma
pesquisa prévia sobre restrições alimentares, tabus e superstições, usos e
costumes diferentes que possam criar uma situação de incomodidade para
alguns convidados.
Como reagir a queixas e situações inesperadas?
Com calma e bom senso. E de forma positiva. Dizendo sempre: «tem
toda a razão, mas», «vamos resolver essa situação». E fazendo um esforço
para a resolver, de facto.
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Encontros Infra-Empresariais
Apoio na preparação do local, condições envolventes, produção de
suportes comunicacionais e conteúdos para reuniões dentro da organização
(ex. encontros entre vários departamentos, filiais...).
Encontros Inter-Empresariais
Apoio na preparação do local, condições envolventes, produção de
suportes comunicacionais e conteúdos para reuniões entre organizações (ex.
encontros entre organizações distintas que buscam acordos comerciais,
protocolos...).
Encontros Extra-Empresariais
Planificação, comunicação e organização de eventos de comunicação
entre a empresa e públicos variados, incluindo acções de relações públicas,
destinadas ao cumprimento de objectivos de desenvolvimento da imagem da
empresa e seus projectos:

Cerimónias: refeições, recepções, anúncios de acções, entre outras;

Concursos e jogos de índole publicitária: organização de eventos de
jogo, destinados a promover serviços ou produtos, incluindo o apoio ao
licenciamento dos mesmos;

Exposições / Feiras / Mostras e Salões;

Sessões de lançamento de produtos e serviços e de apresentação de
projectos;

Press conferences.
Eventos de Incentivo
Referente a viagens ou outras acções destinadas a incentivar ou
recompensar colaboradores internos, externos, parceiros, fornecedores ou
clientes de empresas. Os serviços incluem a definição do programa do
incentivo, orçamentação, preparação e organização.
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CHECK LIST DE UM EVENTO
Pré-Evento
Região do Evento

Nível de interesse técnico, científico, político e social da região;

Potencial da região para o sucesso do evento;

Reputação da região;

Apoio de autoridades;

Preço relativo (comparado às outras regiões candidatas);

Infra-estrutura local;

Capacidade hoteleira;

Meios de transporte;

Restaurantes;

Comunicações;

Segurança;

Atrações turísticas.
Listagem de Participantes

Convites impressos;

Número de acompanhantes por convidado;

Questionário de participação;

Telemarketing de confirmação;

Convite a diretores e chefes;

Ofícios e circulares;

Programação do evento;

Confirmação de conferencistas;

Definição de equipamentos necessários.
Traje

Definição do traje para o evento.
Convidados e Acompanhantes

Aviso sobre horários e locais;

Envio de programação.
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Contrato com Fornecedores

Existência de um contrato-padrão da empresa.
Do Transporte
 Definição do meio de transporte, de acordo com o número de
participantes.
Dos Equipamentos
 Contratação de equipamentos, como som, retroprojetor, tela, microfone,
filmes, telão, gravadores, púlpito, bandeiras, computadores entre outros, de
acordo com a necessidade do evento.
Material aos Participantes

Crachás de identificação, diplomas, mapas, pastas, brindes, etc.
Coordenadores da Empresa
 Preparação
e
orientação
para
receber
os
convidados
e
os
acompanhantes.
Programação Visual
 Preparação de mensagem de boas-vindas, filmes, vídeos, faixas,
banners, programa, etc.
Divulgação

Maneira como será feita a divulgação do evento (tipos de mídia,
freqüência, etc.).

Peças publicitárias específicas.
Imprensa

Distribuição e disponibilização de material de assessoria de imprensa
(press-releases, fotos e folhetos).

Convite a jornalistas, especialistas, celebridades, etc.
Recursos Humanos

Cerimônia inicial.

Coquetel de boas-vindas.
Página | 24
Mestre da Cerimônia

Mestre de cerimônia.

Definição de programação e sistema de integração dos convidados.
Traduçao Simultânea

Contratação de tradutores.
Recepcionistas
 Contratação de pessoal uniformizado com as cores da empresa para
informar, conduzir, secretariar, anotar presença, colocar crachás, etc.
Operadores
Contratação de serviços de:

Vídeo, som, luz.

Fotografia.

Segurança.

Digitação.
Local do Evento

Reserva.

Vistoria.

Cartão de boas-vindas e de citação.

Serviço de informações.

Meios de comunicação.

Entrega de credenciais.

Comitê de recepção.

Ensaio.

Exposição paralela.

Seguro.

Assistência médica.

Estacionamento com manobrista
Página | 25
Evento
Café da Manhã/Almoço/Coquetel/Jantar

Dimensionamento de espaço e alimentação.

Definição e quantificação de bebidas.

Inclusão ou não de bebidas alcoólicas.

Telefone.

Púlpito.

Microfone.

Decoração adequada.

Iluminação.

Ar-condicionado.

Definição da música: ambiente, DJ ou ao vivo.

Formato do salão/auditório.

Sala VIP.

Estacionamento com manobrista.

Plano de assentos.

Ponto de luz e tomadas.

Mesas.

Mesa principal.

Mesa para diretoria.

Palco.
Cerimonial

Mesa para o receptivo.

Lista dos confirmados.

Reserva de mesas.

Mesa para a imprensa.

Lugares especiais.

Mesa principal (dimensionar).

Ordem do dia.
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Pós-Evento

Notas fiscais.

Impostos.

Prestação de contas.

Relatório final.

Ofícios de agradecimento.

Material para a imprensa.

Edição de vídeo.

Álbum de fotos.

Anais do evento.
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COMO ORGANIZAR UM EVENTO PÚBLICO
Uma maneira eficaz de divulgar a sua
mensagem e ganhar o apoio dos média é de
organizar um evento público. Isto pode ir de
uma marcha ao Ministério, à reunião junto de
uma fábrica ou de uma companhia produtora de
minas, até à entrega de folhetos fora de uma
reunião de líderes governamentais ou através
de um teatro de rua. Planeamento, imaginação
e trabalho árduo é tudo que é preciso!
Tenha em conta as seguintes ideias:
 Pense com antecedência: arranje uma reunião de planeamento
estratégico do evento, certifique-se que há um grupo de pessoas que será
responsável pelo evento, notifique as autoridades (por ex. policia de trânsito
caso organize uma marcha) e assegure-se que terá um grupo de pessoas
antes do evento e depois para preparar e limpar. Uma boa regra é de planear o
seu evento com o máximo de publicidade e com um mínimo de bloqueio do
público.
 Crie Alianças: por vezes é útil pedir a indivíduos ou organizações
proeminentes que apoiem o evento; podem sugerir um porta-voz, ajudar na
organização prática e logística ou mesmo oferecer pessoal para ajudar.
Assegure-se que estão bem a par do evento e da mensagem que deseja
transmitir, partilhe a informação, documentos e trabalho em conjunto para
planear o evento.
 Publicite ou divulgue o evento: terá que planear uma estratégia de
publicidade para atrair e explique à comunidade porque está a realizar o
evento. Isto pode ser feito através: da distribuição de panfletos na sua
comunidade, colar posters em locais públicos, colocando publicidade nos
jornais, utilizando a secção de “anúncios / eventos” grátis da sua rádio local,
informando os seus apoiantes e aliados em organizações locais, em sindicatos,
“campus” de universidades e centros religiosos através de cartas, mails e fax.
Frequentemente a melhor maneira de publicitar é através da transmissão oral Página | 28
portanto peça aos seus apoiantes que telefonem a outros para que saibam do
evento.
 Faça conhecer a sua mensagem: se estiver situado em frente de um
edifício público de forma a transmitir uma mensagem, é muito mais eficaz se os
transeuntes souberem o que tenta transmitir. Assegure-se de que tenha
cartazes que contenham a sua mensagem. Distribuir panfletos ao público é
também uma boa ideia. Pratique também as respostas às questões
frequentemente colocadas e treine os novos recrutas sobre as mensagens
básicas da ICBL.
 Planeie a cobertura mediática: se quiser obter a atenção do público,
assegure-se de que escolheu um bom momento para a sua TV ou imprensa
local. Frequentemente, os eventos planeados para o princípio do dia (antes do
meio da tarde) acabam por aparecer no noticiário da noite enquanto os eventos
mais tardios não. Envie uma declaração à imprensa antes do evento (veja a
secção sobre como escrever uma declaração aos média na parte deste kit
“Quer publicitar a sua campanha”) e designe um ou dois membros para falar
com os média. Tenha cópias de declarações de imprensa suplementares, e
informação contextual, acessível para o pessoal dos média que irão aparecer
no evento. Pense em formas de tornar o evento visualmente atractivo para
inspirar os operadores de câmaras e fotógrafos! (veja a secção sobre como
conceber e organizar conferências de imprensa e de fotografias na secção
deste kit chamado: “Quer publicitar (anunciar) a sua campanha”.)
 Pense no equipamento e faça arranjos com antecedência para
emprestar ou alugar o equipamento (por ex. Cartazes, megafones, sistemas
para falar com o público e cadeiras).
 Pense em reunir fundos: entregue pedidos de fundos ou peça donativos
em géneros (refrescos, tinta para cartazes, papel par panfletos, telemóveis
para os organizadores, etc.). Veja a secção neste kit chamada: “Quer realizar
uma conferência sobre minas” e reporte-se à parte IV sobre como reunir
fundos.
Página | 29
Preparar mesas
As mesas são uma forma eficaz de se obter assinaturas para uma
petição, publicitar a nossa mensagem e reunir fundos. Algumas dicas sobre as
mesas:
 Aonde e quando: escolha um centro comercial ou área muito
frequentado (por ex, durante uma feira ou exposição, um “campus universitário”
ou um acontecimento comunitário) e durante um período de ponta ou
frequentação (tal como no Sábado de manhã ou durante um feriado nacional).
 Marcar a sua posição: certifique-se de que os cartazes convidam as
pessoas
que
passam
a
parar
e
fazer
perguntas:
utilize
posters,
bandeiras/cartazes e outros materiais para assinalar as mesas. Faça um cartaz
com o nome da sua campanha e um slogan atractivo que transmita a
mensagem da campanha. Exponha folhetos informativos, autocolantes, postais
e outros materiais que possam ser entregues ou dados aos transeuntes.
 Apela à acção: peça aos transeuntes e pessoas interessadas que
desenvolvam algum tipo de acção quando passem pela mesa com os cartazes.
Podem, por ex, assinar uma petição, aderir à campanha, fazer um donativo ou
enviar uma carta.
Algumas dicas para a organização:
 Escolha um lugar de encontro público e espaçoso para expor os
materiais, tais como um centro comercial, um hall comunitário, uma escola ou
uma galeria de arte.
 Tente encontrar um tema para a exposição – ou ligado à zona ilustrada
nas fotos (ex. Camboja ou África) ou ligado ao assunto (desminagem,
reabilitação, crianças e minas).
 Estabeleça uma relação com os fotógrafos do seu país ou região e
convide-os a contribuir para uma exposição particular. Por vezes será
necessário fazer um contrato com os fotógrafos sobre a utilização das fotos.
Faça também um acordo sobre os honorários – que podem incluir pagamento
para a reimpressão das fotos, ou revelação, tarifas de utilização e de edição de
fotos. Pode também haver outros custos adicionais tais como o transporte das
fotos a montagem e enquadramento.
Página | 30
 Pense cuidadosamente sobre como irá dispor os materiais. As fotos
estão montadas ou emolduradas? Como serão afixadas (ganchos, fita cola
dupla face, velcro)? Sobre que superfície irão ser expostas (muro, paneis
cobertos de materiais)? A simples colocação sobre cartão é barata e fácil de
transportar. As molduras mais caras de vidro permitem proteger melhor as
imagens, mas são difíceis de transportar e são pesadas e podem partir-se. É
importante expor o material de maneira profissional e atractiva. Por vezes
expositores profissionais para ser requisitados para ajudar a montar as
exposições e por vezes os fotógrafos e membros da campanha podem fazê-lo.
 Considere a utilização de diferentes média – fotografias, pinturas, vídeos
ou slides. Lembre-se que irá necessitar de alugar ou de emprestar o
equipamento para a exposição visual.
 Dê atenção ao texto que irá acompanhar as imagens: existem
descritivos junto às fotos explicando um pouco onde foram tiradas, quem é
sujeito, etc. Existe alguma informação sobre o fotógrafo e o artista? Existe
algum folheto que mencione os patrocinadores da exposição? Não se esqueça
de incluir alguma informação geral sobre a questão das minas tais como dados
sobre a desminagem, informação sobre a reabilitação, detalhes sobre países
que estão afectados pelas minas e aqueles que as produziram.
 Pense sobre a oportunidade temporal para a exposição. Por vezes é útil
fazer a abertura da exibição num dia importante para o movimento de proibição
das minas, tais como o aniversário da assinatura do tratado, num dia em que
se debate as minas no Parlamento ou quando uma conferência internacional
sobre minas está preste a começar. Mantenha a exposição por um período de
tempo limitado, e nunca mais do que alguns meses, caso contrário perderá
impacto. Pense em maneiras de reutilizar materiais posteriormente através da
partilha com outras campanhas, expondo-as num novo lugar, adicionando
novos materiais ou utilizando-os de novo numa outra conferência.
 Convide editores de arte do seu jornal local, televisão ou estação de
rádio para que vejam a exposição ou assistam à abertura. Por vezes as
fotografias da exposição podem ser impressas e expostas no jornal (lembre-se
que pode necessitar de uma autorização adicional do fotografo para isto).
Página | 31
Logística Premiliar
 Decidiu sobre como coordenar o evento? Elegeu um Comité? Foram
dadas responsabilidades específicas a cada pessoa (por exemplo, Programa,
logística, finanças, média, anuncio, coordenação geral)?
 Determinou uma data num dia apropriado (certifique-se de que o evento
não entre em competição com outras actividades importantes / ferias
nacionais)?
 O local do evento é acessível aos deficientes? Existe um parque de
estacionamento suficiente? Está situado perto dos transportes públicos?
 O local propriamente dito – existe algum problema com o som? É
demasiado grande/pequeno? Que autorizações são necessárias? Existem
entradas e saídas necessárias?
 Publicitar o evento – como é que isto será efectuado? Quem é
responsável por isto? Até quando?
 Autocarro – é necessário arranjar transporte dos apoiantes ou oradores?
Quem é que é responsável por isto?
 Apoio – arranjou alguns? Que organizações ou pessoas estão a apoiar o
evento? Eles aceitaram ter os seus nomes na lista da declaração à
imprensa/nos folhetos/ nos cartazes? Tiveram algum papel no evento –
planeamento, nos preparativos, nas declarações públicas?
 Financiamento – preparou algo para as doações ou contribuições para o
evento. Prepare um apelo para financiamentos após o encontro.
 Média – declaração ou conferência de imprensa inicial, trabalho continuo
com contactos – entrevista e briefings.
Logística do Local

Localize ou construa um palco.

Arranje cadeiras para os oradores e apoiantes.

Arranje uma protecção contra a chuva ou o sol?

Organize o sistema de som.

Arranje “seguranças” – acesso limitado ao palco.

Obtenha autorizações com antecedência caso seja necessário.

Enfermeira / doutor ou equipamento de primeiros socorros.

Coloque uma tenda para bebidas ou comida.
Página | 32

Caso o local não seja muito visível – coloque sinais.
 Decorações do palco: faça cartazes para o palco com slogans e o nome
da campanha.
 Limpe: coloque caixotes do lixo, tenha uma equipe de pessoas prontas
para limpar depois.
 Programação: nomeie um moderador ou um presidente, arranje
oradores com antecedência, determine a duração da programação e de cada
discurso,
assegure-se
de
que
há
um
equilíbrio
nos
oradores
(mulheres/homens, local/ internacional, sapadores/activistas/sobreviventes,
etc.), arranje tradutores se necessário.
 Entretimento: arranje músicos, actores, etc., com muita antecedência.
 Se for um evento importante: arranje “seguranças” para que lidem com o
público e forneçam informação.
 Literatura, materiais. Tenha mesas com T-shirts, folhetos, livros,
autocolantes, postais, etc.
Página | 33
ORGANIZAÇÃO E PLANEAMENTO DE UMA INAUGURAÇÃO DE UMA
EMPRESA
Para a inauguração de uma Empresa será necessário:

Escolher o espaço mais adequado para a inauguração deste local, que
será na sala de conferências desta;

Escolher o dia e a hora mais adequada para a realização deste evento,
que será 30 de Novembro, pelas 15 horas;

Decidir as pessoas que iremos convidar, como principais clientes,
fornecedores, chefes de administração, produção, etc., pessoas amigas,
presidente da câmara e o da freguesia e a imprensa, para isto teremos que
lhes enviar o respectivo convite, os convidados terão de vir vestidos
formalmente;

Escolher que tipo de serviços iremos precisar para o evento, como
florista, serviços de catering e animação tendo em conta o que podemos o
dinheiro disponível para isto.
Ao iniciar esta inauguração o director da empresa irá retirar/destapar o sítio
com o nome da futura empresa e com a data que foi inaugurada, após isso irá
fazer um discurso agradecendo a presença e o apoio dado pelos convidados,
especialmente aos clientes, fornecedores e operários, pois contribuíram para a
abertura e construção do seu novo projecto, a sua nova unidade fabril. Depois
desse momento, irão entrar para dentro desta empresa, mais propriamente
para a sala de conferências onde terá alguns aperitivos, bolos e bebidas
servidos pelos garções do serviço de catering, este espaço estará já decorado
com flores e será animado com música.
Esperamos que esta inauguração proporcione um momento agradável e de
convívio aos nossos convidados, que eles gostem do evento e que esta
empresa tenho bom sucesso como a outra unidade fabril.
Página | 34
Convite
A nossa empresa Viver Brancura, Lda., vem por este meio
convidá-lo para a inauguração da nossa nova empresa que se
realizará no dia 30 de Novembro pelas 15 horas na Rua da São
do João, Matosinhos.
Contamos com a sua Presença…
Confirme a sua presença!
Serviços de Catering
Este serviço será realizado pela empresa “Tropical Catering Service”
pois é uma empresa já com experiência em inaugurações, dispõe de todos os
materiais e equipamentos necessários para a inauguração, bem como pessoal
especializado e oferece menus diversificados. Este serviço ficará por
aproximadamente por 1000€ com o catering e animação já incluídos.
Ementa:

Rissóis de camarão

Leitão da Bairrada

Croquetes de Carne

Entrecosto

Pastéis de Bacalhau

Frangos Assados

Tâmaras c/ Bacon

Enchidos

Linguiça

Presunto Decorado

Queijinho fresco

Pastelaria sortida

Sapateira

Tarte de Maça

Gambas

Tarte de Amêndoas

Lagosta

Tarte de Morangos
Página | 35

Bolo da Inauguração

Cerveja

Torta de Doce de Ovos

Coca-Cola

Tronco de Chocolate

Sumos

Vinho Branco Reguengos

7-Up

Vinho Tinto Reguengos

Águas
Serviço de Flores
Este serviço será realizado pela florista “Vitória Régia” pois é uma das
floristas com mais experiência na área de decoração de eventos empresariais,
serão compostos por arranjos florais adequados ao evento. Este serviço
custará entre 75 € e 125€.
Página | 1
CONCLUSÃO
A Organização de um evento está presente na actividade de qualquer
empresa e de qualquer comunidade.
Ao longo deste trabalho foram apresentados vários assuntos relativos á
organização de um evento, tais como as funções a definição do evento, as
relações públicas, os tipos de eventos, na planificação e a preparação de
eventos e como organizar um evento público que ajudam bastante a perceber
as vantagens e interesse pelo tema em questão.
É de fácil compressão suscitando o interesse. Foram apresentados
vários aspectos importantes relativamente ao “arquivo numa empresa”, e á
importância que esta tem no dia-a-dia da empresa.
Todo este trabalho foi realizado com um principal objectivo, isto é,
fornecer as informações necessárias para que possamos compreender tudo o
que esta relacionado com a organização de eventos.
Assim, terminamos este projecto, ficando com noções e conhecimentos
até agora desconhecidos.
Página | 1
BIBLIOGRAFIA
Internet:

http://vivenciandoti.blogspot.com/2009/02/os-tipos-de-eventosempresariais.html;

http://www.secretariando.com.br/orgeve/cursooe.asp;

http://www.quetalviajar.com/eventos/tipos-de-eventos.htm;

http://officinamais.wordpress.com/2008/04/22/os-diversos-tipos-deeventos/;

http://30ealguns.com.br/2006/11/19/tipos-de-eventos-e-a-importanciada-divulgacao/;

http://qualitysi.blogspot.com/2009/04/organizacao-de-eventosempresariais.html;

http://www.sistemicosprojectos.com/servicos/empresarios/9.htm;

http://www.flaviagurgel.com.br/dicas-aamp-curiosidades-mainmenu3.html;

http://www.festaseeventos.net/home/ver_arquivo.asp?cont=401;

http://www.casadoseventos.com.br/txt/como_organizar_evento_%20publ
ico_incricoes_online.jsp;

http://www.pbterceira.com/index.php?topic=190.0;

http://portugues.icbl.org/KitCampanha_3.htm;

http://pt.wikipedia.org/wiki/Rela%C3%A7%C3%B5es_P%C3%BAblicas;

http://www.catho.com.br/jcs/inputer_view.phtml?id=2823.
Livro:

“Organização de eventos - manual para planejamento e execução” de
Cleuza G. Gimeneses Cesca - Summus editorial 9ª edição 2008.
Página | 2

Organização de Eventos

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