Assistente de Secretariado/Administrativo

Assistente de Secretariado/Administrativo
OBJETIVOS DO CURSO
Desenvolver competências gerais e atitudes adequadas, essenciais ao profissional de assistente de
secretariado e administrativo, nomeadamente através de atividades de apoio à direção, atendimento,
protocolo e gestão documental e de arquivo.
Total de Horas –125 horas + 180 horas
Duração 16 semanas3ª e 5ª Feiras – 4h/dia
DESTINATÁRIOS
Todas as pessoas que estejam interessadas na área de trabalho administrativo e de secretariado e que
pretendam desempenhar funções de secretárias executivas, assistentes de direcção ou de secretárias
administrativas, assim como colaboradores da área e que pretendam atualizar as suas competências.
REQUISITOS
Idade superior a 17 anos
CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO
A avaliação será realizada em períodos intermédios e no final do módulo. Os instrumentos de avaliação
utilizados serão opção do responsável de formação, de acordo com o regulamento em vigor: assiduidade,
execução atempada de trabalhos de casa ou em aula, quer individuais, quer de grupo, participação;
fichas de avaliação formativas e sumativas.
ESCALA DE CLASSIFICAÇÃO: de 0 a 20 Valores
CONTEÚDOS
ASSISTENTE DE SECRETARIADO/ADMINISTRATIVO: PERFIL, FUNÇÕES E DEVERES – 25 horas
·Importância do secretariado: objetivos e missões
·O papel e perfil do profissional de secretariado no mercado de trabalho atual: tarefas, instrumentos de
trabalho, competências, qualidades
·Imagem do Assistente de Secretariado/ Administrativo: simpatia, atitude positiva, expressão corporal,
aparência física, vestuário
·Código deontológico e ética profissional enquadrada com a organização
·Dinâmica entre secretária e chefia
COMUNICAÇÃO ESCRITA E ORAL E GESTÃO DOCUMENTAL E DE ARQUIVOS – 25 horas
·A importância da comunicação nas organizações
·Comunicação escrita:
-Produção e análise de textos escritos
-Redação de documentos: cartas, relatórios, email, atas de reuniões
-O novo acordo ortográfico
·Comunicação oral:
-Colocação e projeção da voz e a linguagem corporal
-Linguagem clara e eficaz e expressividade da fala
-Barreiras à comunicação oral, desinibição e descontracção
·Novas formas de comunicação: telemóvel, skype, videoconferência
·Gestão documental e de arquivos:
-A importância do arquivo no meio organizacional
-Tipologia de arquivos e métodos de classificação
-Legislação e regulamentação da gestão de arquivo
-Acesso e manutenção de documentos e conteúdos
DESENVOLVIMENTO PESSOAL E PROFISSIONAL – 25 horas
·A Gestão do Tempo e Organização do Trabalho
-Planificação de tarefas
-Técnicas para cumprir objetivos de trabalho e recursos de apoio
- Os desperdiçadores de tempo
-Distinção entre tarefas urgentes e importantes
-Gestão do Stress
-Definição e causas de stress
-Sintomas e sinais de stress
-Técnicas de gestão de stress
·Gestão de Conflitos
-O conflito: definição, tipos e causas
-Técnicas de gestão e resolução de conflitos
·Relacionamento Interpessoal: princípios, atitudes e comportamentos, a escuta ativa e a assertividade
·Inteligência Emocional
-Reconhecer e gerir emoções
-Fator de desempenho profissional, na tomada de decisões, criatividade, motivação e na gestão da
mudança
PROTOCOLO EMPRESARIAL E OFICIAL – 25 horas
·Conceito de protocolo empresarial e a sua importância na transmissão de uma imagem positiva da
organização
·As normas protocolares: apresentações, cumprimentos, acolhimento e cortesia
·Semelhanças e diferenças entre culturas
·O Protocolo e as etapas na organização de um evento:
-Planeamento: tipo de evento, local e data, programa, lista de convidados
-Preparação: convites e confirmação de presenças, organização da sala, distribuição dos participantes,
transporte e alojamento
-Organização e acompanhamento: receção e acolhimento, indicação e acompanhamento dos
participantes ao lugar, serviços de apoio, encerramento e despedida.
· Protocolo nas refeições: planos de sala e decoração, escolha de ementas, recepção, serviço de mesa,
distribuição das pessoas e cocktails
·Indumentária a utilizar de acordo com as ocasiões
·Organização e marcação de viagens
ATENDIMENTO DE EXCELÊNCIA – 25 horas
·A importância do atendimento e o impacto na imagem da organização
·A Qualidade e satisfação do cliente
·Regras e elementos-chave do atendimento: comunicação eficaz, atitude e comportamentos, escuta ativa,
recursos e ambiente
·As diferentes etapas do atendimento telefónico e presencial
·Gestão de Queixas e Reclamações
-Analisar e tratar eficazmente uma reclamação
-Comportamento a adotar perante uma situação de reclamação
·Marketing Relacional
Estágio – 180h
Entidades, empresas ou organizações que possuam a necessidade de apoio administrativo e de
secretariado a um cargo ou departamento
(O Estágio poderá ser substituído por um Trabalho Final, sendo obrigatório realizar uma das duas opções
para a conclusão do curso.)