Manual para Fornecedores Einstein

Transcrição

Manual do
Fornecedor Einstein
Diretoria de Suprimentos e Logística
Sumário
1. Introdução................................................................................................3
2. Objetivo...................................................................................................3
3. Diretoria de Suprimentos............................................................................4
3.1 Compras de Serviços............................................................................5
3.2 Compras de Materiais...........................................................................8
3.3 Planejamento e Logística......................................................................9
3.4 Gestão Estratégica de Fornecedores.....................................................12
4. Cadastro, homologação e qualificação de fornecedores..................................13
4.1 Cadastro...........................................................................................13
4.2 Documentação...................................................................................14
4.3 Visita Técnica....................................................................................14
4.4 Avaliação de Fornecedores..................................................................15
5. Faturamento, prazo e forma de pagamento.................................................16
5.1 Envio de Fatura.................................................................................16
5.2 Recebimento da Fatura.......................................................................17
5.3 Forma e Prazo de Pagamento..............................................................17
6. Diretrizes Institucionais............................................................................18
6.1 Normas Éticas e Integridade................................................................18
6.2 Cumprimento das leis, regulamentos e normas......................................19
6.3 Conflito de Interesses.........................................................................19
6.4 Brindes e Gratificações.......................................................................19
7. Qualidade...............................................................................................20
7.1 Princípios do Sistema Einstein da Qualidade e Segurança.........................20
7.2 Para o cumprimento da Política da Qualidade, é de responsabilidade do
Fornecedor..............................................................................................21
7.3 Qualidade de materiais médicos e medicamentos...................................22
7.4 Qualidade de materiais funcionais e alimentos.......................................22
7.5 Qualidade na Prestação de Serviços......................................................22
8. Responsabilidade Social............................................................................23
9. Responsabilidade Ambiental......................................................................25
9.1 Obrigações........................................................................................25
10. Saúde e Segurança do Trabalho...............................................................27
10.1 Conformidade com leis e regulamentos...............................................28
10.2 Método para gerenciar e reduzir riscos ...............................................28
10.3 Documentação dos métodos .............................................................30
10.4 Notificação do responsável................................................................30
10.5 Inspeção.........................................................................................31
10.6 Treinamento em Segurança...............................................................31
11. Segurança Patrimonial ...........................................................................32
11.1 Controle de Acesso..........................................................................32
11.2 Telefones Úteis................................................................................33
12. Segurança da Informação.......................................................................33
12.1 Declarações à Imprensa....................................................................34
13. Disposições Finais..................................................................................35
14. Anexos................................................................................................36
14.1 Check List de Documentos para Cadastro............................................37
14.2 Check List de Documentos para Contrato............................................38
14.3 Relatório de Terceiros Alocados..........................................................39
14.4 Termo de Aceite de Serviços..............................................................40
14.5 Declaração de Responsabilidade Social................................................41
14.6 Meio Ambiente.................................................................................42
14.7 Segurança do Trabalho..............................................................43 a 46
Manual do Fornecedor Einstein
2
1.
Introdução
O Manual do Fornecedor Einstein tem como objetivo refletir os
valores e a cultura da Sociedade Beneficente Israelita Brasileira Hospital
Israelita Albert Einstein à seus parceiros, e o seu cumprimento revela o
compromisso de profissionalismo e transparência em todas as ações no
trabalho.
Mitzvá, Refuá, Chinuch e Tsedaká, ou seja, Boas Ações, Saúde,
Educação e Justiça Social. Foram esses os preceitos judaicos que motivaram
a comunidade judaica a fundar a Sociedade Beneficente Israelita Brasileira
Albert Einstein há mais de 50 anos, somados aos valores organizacionais
Honestidade, Verdade, Integridade, Diligência, Competência e Justiça,
norteiam as atividades, os colaboradores e fornecedores da Sociedade.
2.
Objetivos
Este manual será utilizado como parte de uma ferramenta de gestão
de fornecedores que visa agregar valor ao negócio através de:
• Fornecimento de serviços e/ou materiais/medicamentos adequados
e diferenciados;
• Gestão orientada pela excelência operacional e melhoria contínua;
• Uso sustentável dos recursos naturais e operações com impactos
ambientais minimizados por meio de ações de prevenção e controle;
• Atendimento à legislação, normas e compromissos assumidos
formalmente pela empresa e sua cadeia;
• Relacionamento ético e comunicação transparente com as partes e
sua cadeia;
• Promoção de um ambiente de trabalho motivador, com elevados
padrões de saúde e segurança;
• Pessoas capacitadas, motivadas e aptas a atuar eficazmente
conforme as estratégias da empresa;
3
• Desenvolvimento
e
aplicação
de
tecnologias
que
garantam
inovação e competitividade.
3. Diretoria de Suprimentos e Logística
A missão de Suprimentos e Logística é gerar resultados por meio de
aquisições de bens e serviços através de parceiros idôneos com a melhor
relação custo vs. benefício, o menor risco, dentro dos prazos e qualidade
esperados.
Alguns pontos são fundamentais para o relacionamento comercial e
satisfação de ambas as partes, e devem ser seguidos rigorosamente:
• Não fornecer nenhum equipamento, material ou serviço que seja
solicitado por funcionários de outra área que não Suprimentos, salvo em
situações emergenciais e/ou fora do horário comercial, pois a Diretoria de
Suprimentos e Logística é a única área autorizada oficialmente a negociar
todo tipo de compra ou contratação;
• Não alterar qualquer condição no Pedido de Compra ou contrato
por solicitação de outra pessoa que não o responsável em Suprimentos;
• O único documento para formalizar uma negociação e seu
respectivo pagamento é o Pedido / Contrato;
• Ter o conhecimento das legislações aplicáveis a sua empresa ou
ramo de atividade e atendê-las;
• Manter regular e fornecer quando solicitado, toda documentação
exigida;
• Fornecer informações imediatas na confirmação do pedido sobre
quaisquer mudanças;
• Não efetuar faturamentos sem estar de posse do número do
Pedido de Compra e o mesmo deverá constar na nota fiscal;
• Atender a Sociedade em suas necessidades de volumes e data
acertadas em pedido de compra, respeitando as condições comerciais;
• Comprometer-se com a responsabilidade social e meio ambiente;
4
• Manter sempre um funcionário capacitado para dar suporte e
orientações a operação comercial e técnica;
• Responder prontamente as solicitações dos colaboradores da
Sociedade quanto ao follow-up de entrega dos materiais e/ou serviços;
• Retornar propostas ou contratos dentro do prazo estabelecido;
• Manter devidamente atualizado seu cadastro junto à Sociedade;
• Manter sigilo e confidencialidade sobre todas as informações
técnicas ou não, pertinentes ao fornecimento.
A Diretoria de Suprimentos e Logística é segmentada conforme
segue:
3.1
O
Compras de Serviços
departamento
é
responsável
pelas
compras
de
serviços
e
negociação de contratos da Sociedade.
As carteiras são segmentadas nos grupos: TI; Obras; Manutenção;
Engenharia Clínica; Facilities; Administrativos; Comunicação, Marketing e
Eventos; RH; Serviços Médicos.
A forma de aquisição é determinada através da avaliação de
criticidade e dificuldade de obtenção do serviço, sendo a criticidade a
importância
do
item
para
a
Sociedade
(Assistencial,
Funcional
e
Hospitalidade) e a dificuldade de obtenção está relacionada com as
variáveis de mercado, como número de fornecedores qualificados para
fornecer o serviço e o nível de serviço. O resultado desta avaliação aponta
5
qual critério será utilizado: Leilão Reverso, RFX´s, Cotação Manual ou
Eletrônica.
A formalização do acordo poderá ser feita através de:
a) Pedidos Avulsos (Spot´s)
b) Contratos
ATENÇAO: Somente após a conclusão do processo de emissão
do pedido avulso e/ou assinatura do contrato pelas duas partes, o
fornecedor estará apto a realizar os serviços, atentar-se para a lista
de documentos para prestadores de serviço no Anexo I.
3.1.1- Pedidos Avulsos – Spots
Nos pedidos avulsos são mencionadas as condições de fornecimento e
recebimento, o simples ato de entrega e ou faturamento implica no aceite
das condições ali explícitas.
3.1.2 - Contratos
Para processos com Contrato Formal, após o processo de negociação
concluído, a Sociedade, através de seu departamento jurídico redige o
contrato de acordo com as condições definidas na negociação ou recepciona
e analisa modelo enviado pelo fornecedor.
O fornecedor recebe o contrato validado via e-mail e deve imprimí-lo
em três vias, assiná-lo, reconhecer firma e devolver ao gestor do contrato
na Sociedade para que ele providencie as assinaturas internas.
Os contratos podem ter ou não mão de obra alocada nas instalações
da Sociedade, nos casos em que o serviço a ser prestado possuir mão de
obra alocada, alguns cuidados são necessários:
a) Para serviços esporádicos informar com no mínimo 72 horas de
antecedência do inicio da prestação do serviço, ao gestor técnico do
contrato, os nomes e documentos dos funcionários para confecção de
crachás de acesso (Anexo II);
b) Para serviços de longa duração informar ao menos 7 dias úteis
antes do inicio da prestação do serviço, ao gestor do contrato, os
6
nomes e documentos dos funcionários para confecção dos crachás de
acesso e programação de Integração (Anexo II);
c) Ler
Documentação.
cuidadosamente
Todas
as
os
itens
entregas
Segurança
de
do
documentos
Trabalho
devem
e
ser
providenciadas antes e durante a prestação de serviços (Vide Anexo I),
caso as entregas não ocorram, o crachá do funcionário será bloqueado;
d) Instruir e treinar todos os funcionários sobre as informações
contidas neste manual, nenhum funcionário terceiro poderá alegar não
conhecer nossa política, valores e preceitos;
e) Caso o contrato seja de longa duração (superior a 3 meses) e
repetitivo (aqueles que possuem execução contínua e dão o suporte
necessário aos processos de apoio e administrativo)
ou que envolva
trabalho de risco (conforme trabalho descritos no Anexo I), os funcionários
deverão passar pela integração, agendar com o gestor técnico do contrato.
A integração terá validade de 01 (um) ano.
f)
Caso,
subcontratação
para
de
a
realização
dos
uma empresa, o
serviços,
seja
fornecedor deve
necessária
comunicar
a
ao
comprador e ao gestor do contrato com antecedência de 72 horas. Deve
fornecer documentação da parceira para análise (relacionada no Anexo I), e
relação dos funcionários que ficarão alocados e por qual período, deve então
aguardar a liberação para prosseguir com os serviços.
Os contratos são divididos em dois tipos:
a) VARIÁVEL: São contratos cujos itens são fechados por preço
unitário (ou hora/homem) e a demanda não está determinada, ou seja, é
variável. Este tipo de contrato exige que a área gestora técnica do serviço
realize periodicamente a medição dos serviços realizados, verificando preço
x consumo x serviço realizado. Apenas após validação da medição pelo
gestor do contrato, o fornecedor poderá emitir fatura de cobrança. O Anexo
III disponibiliza o modelo a ser enviado ao Gestor do Contrato para
aprovação dos serviços realizados e posteriormente esse documento deve
acompanhar a nota fiscal.
7
O Fornecedor NÃO deve realizar nenhum faturamento sem antes
receber os termos de liberação de medição dos serviços validados pelas
áreas responsáveis (Gestor do Contrato).
b) FIXO: São contratos cujo escopo é específico, e os valores são
determinados por todo o período de vigência, apesar dos valores serem
fixos também há a necessidade de apresentar o Termo de Aceite de
Serviços (Anexo III), que comprovará que o que foi contratado foi entregue,
e esse Termo deverá acompanhar a NF.
3.2
Compras de Materiais
O departamento é responsável por todas as compras de materiais da
Sociedade.
Os
grupos
Medicamentos;
de
compras
são
Alimentos; Materiais
divididos
Médicos
em:
Materiais
Consignados;
Médicos;
Funcionais
(improdutivos).
A forma de aquisição é determinada através da avaliação de
criticidade e dificuldade de obtenção do produto, sendo a criticidade a
importância
do
item
para
a
Sociedade
(Assistencial,
Funcional
e
Hospitalidade) e a dificuldade de obtenção está relacionada com as
variáveis de mercado, como número de fornecedores qualificados para
fornecer o serviço e o nível de serviço. O resultado desta avaliação aponta
qual critério será utilizado: Leilão Reverso, RFX´s, Cotação Manual ou
Eletrônica.
A formalização do acordo poderá ser feita através de:
a) Pedidos Avulsos (Spot´s)
b) Contrato de Fornecimento
Algumas
particularidades
envolvem o
processo
de
compra de
materiais e devem ser respeitadas:
a) Ter flexibilidade nos casos de mudanças nas quantidades e prazo
de entrega dos pedidos de compra;
8
b) Fornecer materiais e serviços que obedeçam aos padrões exigidos
pelas normas técnicas;
c) Garantir resposta das cotações dentro do prazo estabelecido;
d) Garantir estoque mínimo do material a ser fornecido;
e) Responsabilizar-se de forma ampla e irrestrita pelos materiais
produzidos e comercializados em seu estabelecimento, inclusive por todo e
qualquer desvio de qualidade, que porventura não venha ser observado
pela Sociedade na oportunidade do recebimento da mercadoria;
f)
Permitir
que
a
Sociedade
acompanhe
quando
solicitado
e
necessário o processo de industrialização, comercialização e estocagem dos
materiais, sem quaisquer ônus;
g) Receber
e
aceitar
as
notificações
referentes
a
qualquer
procedimento que precise ser corrigido que estejam em desacordo com o
acordado/contratado e fazer as devidas correções com a maior agilidade
possível.
3.3
Planejamento e Logística
Nossa principal atribuição é o planejamento da demanda que suporta
as atividades de logística out-bound e gestão das operações da unidade de
estoque da Despensa da Nutrição, dos Recebimentos Fiscais da unidade
Morumbi e Francisco Morato, e do Centro de Distribuição da Francisco
Morato, partes que compõe a logística in-bound para abastecimento de
insumos no hospital. Estas funções são fundamentais para a estratégia da
sociedade
devido
à
estrutura
logística
complexa
e
requerimentos
diversificados.
Como
parte
dos
nossos
objetivos
mais
gerais
destaca-se
o
cumprimento das metas de processos da cadeia de suprimentos que
conduzam a organização em seus objetivos globais. Dentre essas metas os
objetivos das perspectivas financeiras do BSC como giram de estoque e
obsolescência e das perspectivas de processos internos como lenta
9
movimentação de estoque e nível de serviço, que seguem detalhadas a
seguir.
3.3.1 Giro de estoque e Nível de Serviço:
O indicador de giro de estoque tem como objetivo medir a eficiência
da utilização de recursos financeiros, gerar referência para as diretrizes e
para as ações de reduzir estoques de materiais que estão em excesso, ou
seja, racionalização de uso desse ativo, e gerir os custos da operação
(aquisições e posse). Este indicador tem como moderador o indicador de
nível de serviço cujo objetivo é de medir o grau de disponibilidade dos
estoques no momento da demanda de forma que haja regularidade do
abastecimento.
O excesso de estoque representa custos operacionais desnecessários,
assim como a perda de oportunidades do capital empatado, por outro lado,
níveis baixos de estoque podem originar perdas econômicas e custos
elevados devido à falta de produto. Desta forma estes dois indicadores
precisam ser administrados para que sempre estejam em equilíbrio.
3.3.2 Obsolescência e Lenta Movimentação de estoque:
Os estoques classificados em lenta movimentação são os que não
apresentaram histórico de consumo e de compra nos últimos seis meses, ou
seja, itens que apresentaram baixa freqüência de utilização ou uso muito
irregular, este indicador da à dimensão do risco de obsolescência dos
estoques, que é o indicador que reflete a perda financeira direta por meio
dos descartes de produtos vencidos, danificados pelo manuseio, ou de
origem de perdas de processos.
10
3.3.3 Normas para entrega de produtos:
Recebimento Unidade Morato:
Av. Professor Francisco Morato, 4293 – Vila Sonia – São Paulo – SP
Horários para recebimento:
2ª a 5ª feira:
08:00 as 11:30
13:00 as 16:00
6ª feira:
08:00 as 11:30
13:00 as 15:30
Recebimento Unidade Morumbi:
Rua Ruggero Fasano, s/n – Morumbi – São Paulo - SP
2ª a 6ª feira:
08:00 as 11:30
13:00 as 16:30
3.3.4 Orientação para impressão de Notas Fiscais:
• Na nota fiscal deverá constar o número do documento e do item
para cada material do programa de remessa ou pedido;
• Preferencialmente deverá constar o número do código de material
da SBIBAE no documento fiscal;
• Informar no corpo da nota fiscal os dados para depósito em conta
corrente;
• O arquivo XML da NF deverá ser enviado para o endereço de email [email protected], mas este não substitui a entrega física da DANFE
no Recebimento de Materiais;
• NF de fatura de consignados de estoque, deverá constar o número
da NF de remessa e do lote a qual se refere.
11
3.3.5 Condições para recebimento de mercadorias:
• O faturamento deverá estar de acordo com o CNPJ e local de
entrega autorizado no corpo dessa solicitação de envio de remessa;
• A validade e as especificações do produto deverão estar de acordo
com as condições pré-acordadas com a SBIBHAE;
• Materiais importados devem ter etiqueta contendo informações em
português conforme legislação vigente;
• Os produtos devem apresentar preferencialmente identificação de
código de barras linear GS1-128 ou código bidimensional GS1-datamatrix;
3.3.6 Regras de Segurança durante entrega de mercadorias:
• Terceiros e prestadores de serviços devem ter atenção as normas e
regulamentos
internos
de
segurança, durante
sua
permanência
nas
dependências da Sociedade.
• A transportadora deverá enviar funcionários em número suficiente
para realizar a descarga dos materiais, assim como o peso máximo das
embalagens dos produtos não devem exceder as regulamentações vigentes.
• Os veículos utilizados para entrega deverão estar em perfeito
estado de conservação, limpos e com a documentação atualizada.
3.4
Gestão Estratégica de Fornecedores
A área de Gestão Estratégica de Fornecedores é responsável por:
a) Cadastro e homologação de fornecedores;
b) Acompanhar o nível de serviço/qualidade dos parceiros comerciais
Einstein, orientando para melhoria contínua;
c) Promover junto aos fornecedores o uso sustentável dos recursos
naturais e operações com impactos ambientais minimizados por meio de
ações de prevenção e controle;
d) Gerenciamento de riscos na cadeia de suprimentos;
12
e) Realização de visitas técnicas periódicas e pontuais;
f) Gestão de imagem da cadeia de suprimentos;
g) Cobrar e acompanhar o atendimento à legislação, normas e
compromissos assumidos formalmente pela empresa fornecedora;
h) Acompanhar proativamente o ambiente externo (fornecedores,
preços, tecnologias, aspectos regulatórios e macro econômicos);
i) Desenvolver novos produtos, serviços e fornecedores, trazendo à
Sociedade quais são as tendências e inovações do mercado.
4.
Cadastro,
homologação
e
qualificação
de
fornecedores
Nosso
processo
de
cadastro,
homologação
e
qualificação
de
fornecedores está estruturado de forma a manter registrados, classificados
e atualizados os dados dos fornecedores. Acompanham-se: situação
comercial,
fiscal,
competitividade,
pontualidade
nas
entregas,
confiabilidade, conformidade dos serviços fornecidos, garantia da qualidade,
responsabilidade social, entre outros aspectos.
4.1
Cadastro
Está reservada à Sociedade a inclusão de novos fornecedores, assim
como a desativação de fornecedores que não atendam aos requisitos de
avaliação estabelecidos.
O fato de uma empresa estar cadastrada não lhe assegura a
participação nas concorrências, cotações, leilões e cartas convite que a
Sociedade venha a realizar. Seu desempenho no mercado ou ao longo do
relacionamento comercial é um dos fatores observados na seleção das
empresas para participação dos processos.
Para maior controle, os cadastros realizados terão um prazo de
validade de 24 meses e deverão ser renovados findo período.
13
4.2
Documentação
São consultados os principais sites de órgãos públicos com a
finalidade de checar a regularidade fiscal, trabalhista e financeira. Além das
consultas, uma relação de documentos (Vide Anexo I) deverá ser enviada
digitalizada para caixa de correio: [email protected] ou via
física para:
Hospital Albert Einstein
Suprimentos – Cadastro de Fornecedores – Bl E – 3º andar
Av. Albert Einstein, 627 – Morumbi – São Paulo – SP
CEP 05652-901
Caso haja algum processo pendente, ainda em discussão nos órgãos
a serem consultados, o fornecedor deverá encaminhar para análise a
Certidão de Objeto e Pé, que é emitida pelo orgão onde a ação está
tramitando. Ela contém um breve resumo do processo (natureza da ação,
partes, principais atos praticados, movimentação, intimações das partes e a
fase processual, isto é, a situação atual do processo), permitindo que
alguém que não consultou os autos tenha informação a respeito dos atos já
praticados. É também chamada de certidão de fatos, certidão explicativa,
certidão de esclarecimento, certidão de breve relato ou certidão narrativa.
Para os fornecedores que forem firmar contratos com a Sociedade,
uma série de documentos serão solicitados no ato da contratação e para os
casos
de
serviços
recorrentes
e
com
alocação
de
mão
de
obra,
mensalmente condicionados a pagamento de nota fiscal, deverão ser
entregues documentos comprobatórios de recolhimento.
Vide lista completa de documentos aplicáveis a cada caso no Anexo
I.
4.3
Visitas Técnicas
Para qualificação de alguns fornecedores e efetivo acompanhamento
durante o relacionamento comercial, será obrigatória a visita técnica, cuja
14
função será a de validar as condições de fornecimento de materiais,
medicamentos e dos serviços que serão/são prestados a Sociedade.
Nesse momento podem ser verificadas: as instalações (higiene e
organização, conformidades ocupacionais e ambientais), existência de
certificados de qualidade/gestão ambiental, funcionários uniformizados e
utilização de EPI´s, se as rotinas são bem definidas e cumpridas, se o
fornecedor tem condições técnicas de atender as solicitações e demandas
que serão requisitadas, entre outros pontos, que serão determinantes para
o cadastro ou continuidade de relacionamento com este fornecedor.
A visita será feita por equipe técnica especializada e apta a atestar as
perfeitas condições para uma empresa se tornar fornecedor Einstein.
4.4
Avaliação de Fornecedores – Aspectos Gerais
O processo de avaliação de fornecedores tem como objetivo permitir
que
a
Sociedade
estabeleça
relacionamento
com
fornecedores
de
periódica
dos
performance garantida e alinhados com seus valores.
A Avaliação de Fornecedores abrange os requisitos:
• Econômico-Financeiro-Fiscal:
monitoração
fornecedores através de consultas a órgãos oficiais e entidade de proteção
ao crédito, visando a manutenção de um relacionamento seguro e estável.
• Visita Técnica: auditorias realizadas no fornecedor e/ou em
clientes do fornecedor para verificar as condições de trabalho, ambiente,
processo
produtivo,
cumprimento
de
regras
e
legislações
gerais
e
especificas a sua atividade.
• Qualidade: medição periódica do desempenho do fornecedor com
relação a qualidade técnica. Verifica o atendimento às especificações,
condições, apresentação e o bom funcionamento dos equipamentos,
materiais, serviços e medicamentos fornecidos, além dos treinamentos de
reciclagem anuais.
15
• Conformidade: nível de comprometimento do fornecedor com
relação a cumprimentos do prazo de entrega, na quantidade correta, com o
valor certo, no local exato.
• Comercial:
disponibilidade,
atendimento,
eficiência,
eficácia,
flexibilidade.
• Valores: práticas ambientais, sociais e éticas.
5.
Faturamento, prazo e forma de pagamento
5.1
Envio de Fatura
Para envio de Notas Fiscais de Serviços:
• Obter junto a área gestora a aprovação dos serviços executados
através do Termo de Aceite dos Serviços - Anexo III;
• Aguardar recebimento de pedido de compras;
• Conferir valores e descrição e só então emitir a NF aos cuidados do
gestor técnico, mencionando o nº do pedido, junto dela enviar os
documentos pertinentes a prestação de serviços relacionados nos anexos.
Caso o pedido esteja em desacordo, entrar em contato com o comprador
antes de emitir a NF.
Para envio de Notas Fiscais de Materiais:
• Aguardar o recebimento do pedido de compras;
• Conferir valores e descrição e só então emitir a NF mencionando o
nº do pedido. Caso o pedido esteja em desacordo entrar em contato com o
comprador antes de emitir a NF.
• ENVIAR O XML PARA O E-MAIL: [email protected].
•
Encaminhar o material ao local de entrega solicitado no pedido de
compras (respeitando o estabelecido no item3.3.3 à 3.3.6), juntamente
com a NF (a NF deve estar idêntica ao pedido e o XML deve ser enviado ao
e-mail acima);
16
Para todas as notas fiscais o fornecedor deverá destacar no corpo da
mesma os impostos devidos de acordo com cada localidade de faturamento.
As NF’s deverão respeitar os locais e prazos de faturamento,
conforme descritos nos Pedidos de Compra.
5.2
Recebimento da Fatura
O Einstein apenas receberá Notas Fiscais emitidas até 3 (três) dias
antes da data do recebimento da mesma.
Notas Fiscais de serviços somente serão aceitas com emissão e
entrega entre os dias 01 (um) a 20 (vinte), para os devidos recolhimentos
de impostos.
Notas Fiscais de materiais poderão ser entregues de 01 (um) a 30
(trinta).
Não serão aceitas notas fiscais com data anterior ao Pedido de
Compra.
As notas fiscais de serviços deverão ser entregues acompanhadas das
respectivas guias de recolhimento mencionadas no item documentação,
para que seu fluxo de pagamentos ocorra normalmente (informações
válidas apenas aos serviços que demandam essa obrigação, conforme
Anexo I).
5.3
Forma e Prazo de Pagamento
A Sociedade efetua pagamentos somente através de TED/DOC ou
depósito bancário, o prazo mínimo para pagamento é de 30 (trinta) dias
contados a partir da data de recebimento da mercadoria / serviço, a
condição de pagamento será acordada em negociação e formalizada através
do contrato de fornecimento ou Pedido de Compra.
17
6.
Diretrizes Institucionais
6.1
Normas Éticas e Integridade
Nosso Código de Conduta Ética reforça o compromisso com as
atitudes que consideramos corretas para a condução de nossas atividades
e, principalmente, de nossas pessoas e parceiros comerciais.
Ética e Governança Corporativa andam sempre juntas, mas a
primeira é princípio para a segunda. Não existe uma boa Governança
Corporativa sem uma adoção plena dos princípios éticos.
Valores Fundamentais da Sociedade:
Honestidade: lidar com a realidade como ela é e honrar os
compromissos.
Verdade: adequar o que é dito ao que é.
Integridade: coerência entre os valores e as ações.
Diligência: zelo e cuidado em todas as tarefas que são executadas.
Justiça: não discriminar as pessoas sob qualquer forma, seja com
base na raça ou classificação étnica, idade, sexo, religião, filosofia,
capacidade física, origem sócio-econômica, orientação sexual, inteligência,
saúde mental ou física, atributos genéticos, comportamento, atratividade,
local de origem, valores culturais ou posição política.
Altruísmo: preocupação com o bem-estar dos outros, sem esperar
reciprocidade.
Autonomia: capacidade de fazer escolhas e conduzir suas próprias
ações.
Profissionalismo: se vale a pena ser feito, deve ser bem feito.
Trabalho em equipe: cooperação para atingir as metas e objetivos.
18
6.2
Cumprimento das Leis, Regulamentos e Normas:
A Sociedade, seus colaboradores e seus fornecedores devem cumprir
a letra e o espírito das leis, regulamentos e normas aplicáveis às suas
atividades, bem como as políticas e procedimentos internos.
6.3
Conflitos de Interesse:
Conflito de interesse é toda situação na qual um Colaborador ou
Fornecedor possui interesses profissionais ou pessoais que tornem difícil o
cumprimento com imparcialidade das suas obrigações com a Sociedade,
ainda que nenhum ato antiético ou impróprio resulte dele.
Os
conflitos
de
interesse
devem
ser
evitados
ou,
na
sua
impossibilidade, formalmente comunicados à Sociedade. São exemplos de
conflitos de interesse:
• Utilizar as instalações, os equipamentos ou quaisquer outros bens
ou direitos para obter informações privilegiadas;
• O Fornecedor Einstein estabelecer ou manter relação de sociedade
formal ou informal com Colaboradores;
• O Colaborador Einstein contratar ou influir na contratação do
fornecimento de bens ou serviços, incluindo sob a forma de emprego, de
familiares ou de empresas de propriedade de familiares ou que nelas
trabalhem familiares, até o 3º grau, incluindo por consangüinidade.
Toda escolha e contratação de fornecedores devem ser feitas através
de processos rigorosos e baseados em critérios técnicos e éticos. São
garantidas oportunidades transparentes e eqüitativas aos fornecedores e as
decisões serão tomadas exclusivamente por mérito.
6.4
Brindes e gratificações:
Os fornecedores não podem:
19
• Oferecer, para o seu próprio benefício, quaisquer tipos de brindes
e/ou gratificações para qualquer colaborador Einstein com as quais
mantenham relações de compra, venda ou prestação de serviço, cujo valor
poderia influenciar alguma decisão profissional;
• Aceitar brindes e/ou gratificações de qualquer pessoa com a
finalidade de influenciar qualquer decisão com relação ao Einstein.
Definimos brindes e gratificações como pagamentos na forma de
dinheiro ou de mercadorias, descontos especiais e amostras de produtos ou
presentes de qualquer natureza. Oferecimento de viagens (grátis), assim
como
o
reembolso
de
gastos
com viagens, por algum
cliente
ou
fornecedor/contratado não serão aceitas sem a prévia aprovação expressa
em conjunto do Superintendente e de um membro do Comitê de Ética.
Não estão definidos como brindes ou gratificações, desde que não
caracterizem conflito de interesse:
• Almoços, jantares, entretenimento e outros convites habituais,
como eventos esportivos e de confraternização, no curso normal dos
negócios com fornecedores de produtos, prestadores de serviço ou clientes;
• Brindes distribuídos por entidades de qualquer natureza a título de
cortesia, propaganda, divulgação habitual ou por ocasião de eventos
especiais ou datas comemorativas;
• A participação em seminários, congressos e eventos semelhantes.
7.
Qualidade
7.1
Princípios
do
Sistema
Einstein
da
Qualidade
e
Segurança:
Estabelecemos como princípios norteadores da prática profissional,
aqueles publicados pelo Instituto de Medicina dos Estados Unidos da
América do Norte (IOM), a saber:
• Assistência Focada no Paciente - prover assistência que atenda
e respeite as preferências, necessidades e valores dos pacientes.
20
• Prover Assistência no Tempo Adequado - reduzir esperas e
atrasos, por vezes prejudiciais, àqueles que recebem e prestam os
cuidados.
• Eficiência - evitar desperdícios e mau uso de suprimentos,
equipamentos, idéias e energia.
• Eqüidade - respeito à igualdade de direito de cada um. Prover
assistência cuja qualidade não varie em função de características pessoais,
tais como: gênero, etnia, condições sócio-econômicas ou localização
geográfica.
• Efetividade - prover serviços adequados àqueles que deles se
beneficiarão; Uso responsável dos recursos - evitar uso excessivo ou
insuficiente.
• Segurança do Paciente - evitar que a assistência prestada
resulte em dano ao paciente.
Os líderes da organização têm o compromisso de garantir a Melhoria
Contínua dos serviços e contribuir para o Gerenciamento e Vigilância dos
Riscos ao Paciente, Colaborador e Ambiente.
7.2
Para o cumprimento da Política da Qualidade, é de
responsabilidade do Fornecedor:
a) Garantir que seus processos e produtos cumpram os requisitos de
qualidade estabelecidos acima, no acordo comercial ou contrato de
prestação de Serviços;
b) Manter um Sistema de Gestão da Qualidade certificado por
Organismos
de
Certificação
reconhecidos
por
Sistemas
Oficiais
de
Certificação;
c) Conhecer e praticar a Política de Qualidade Einstein;
d) Treinar seus funcionários regularmente e documentar;
e) Receber as auditorias internas e externas de qualidade.
21
7.3
Qualidade de materiais médicos e medicamentos:
Caso seja apurada qualquer não conformidade, seja no momento do
recebimento, separação para uso ou utilização, a área da Farmácia
responsável pela Garantia da Qualidade entrará em contato com o
fornecedor em questão e abrirá um chamado para retirada, análise da
ocorrência, envio de laudo, substituição e envio de plano de ação. O
chamado aberto contra o fornecedor só será fechado quando todo o ciclo for
encerrado.
7.4
Qualidade de materiais funcionais e alimentos:
No momento da entrega do produto, será realizada verificação da
embalagem, data de fabricação, lote e prazo de validade, temperatura (caso
aplicável), condições de higiene do motorista, entregador e caminhão e,
caso seja comprovado alguma não conformidade, o material será recusado.
Se no momento da utilização for identificada a não conformidade, o
Comprador entrará em contato com o fornecedor para recolhimento e
substituição/ressarcimento do produto em questão.
7.5
Qualidade na prestação de serviços:
Mensalmente é apurado o nível de serviço prestado, conforme acordo
realizado entre gestor do contrato e fornecedor no fechamento do contrato
de prestação de serviços. Caso seja verificado que a pontuação está abaixo
do acordado, o fornecedor em questão deverá apresentar um plano de ação
para melhorias e poderá sofrer com a ação de uma multa, caso previsto em
contrato.
Mensalmente são gerados indicadores pela área de Gestão de
Fornecedores, para mensurar o desempenho do fornecedor com
relação à qualidade dos produtos/serviços. Esses indicadores são
22
divulgados para Compras e Conselho Executivo para tomada de
decisões estratégicas.
8.
Responsabilidade Social
O
fornecedor
Einstein
obriga-se
a
manter
seu
processo
em
conformidade com a legislação trabalhista aplicável às suas atividades
empresariais bem como conduzí-las segundo os preceitos éticos, declarando
também, para todos os fins de direito, não possuir e/ou empregar mão de
obra
infantil,
escrava
direta
ou
indiretamente
(subcontratando
empresas com praticas ilícitas). Desta forma, através da assinatura e
entrega
à
“Declaração
área
de
de
Gestão
de
responsabilidade
Fornecedores,
Social”
o
(Anexo
documento
IV),
estamos
estimulando parcerias socialmente responsáveis.
Comprometem-se ainda a seguir os elevados princípios éticos, legais
e regulamentares e cumprir as normas legais vigentes, na fabricação e
comercialização de produtos e serviços.
A Sociedade Beneficente Israelita Brasileira Hospital Albert Einstein,
como signatária do Pacto Global, incentiva a gestão de práticas socialmente
responsáveis e espera que seus Fornecedores, compartilhando uma visão
de sociedade sustentável, adotem os seguintes princípios básicos:
Diretos Humanos: Respeitar e proteger os direitos humanos; Impedir
violações de direitos humanos.
Direitos do Trabalho: Não ao trabalho infantil; Não ao trabalho forçado;
Respeitar a Saúde
e
Segurança do funcionário
e
terceiro;
Não à
discriminação; Não a práticas abusivas e/ou desrespeitadoras; Expediente
de trabalho justo; Remuneração adequada.
Meio Ambiente: Apoiar uma abordagem preventiva aos desafios ambientais;
Promover a responsabilidade ambiental; Encorajar tecnologias que não
agridam o meio ambiente.
Anticorrupção: Combater a corrupção em todas as suas formas, inclusive
extorsão e propina.
23
Todos os nossos contratos possuem as seguintes cláusulas
obrigatórias:
• “Não utilizar, sob qualquer forma, mão de obra infantil. O termo
INFANTIL refere-se a pessoas mais jovens do que a legislação determinar
como idade mínima permitida para exercer trabalho, ou com idade inferior à
necessária para que se complete o ensino fundamental. Em qualquer caso,
as PARTES não empregarão criança menor de 14 anos, em especial nas
suas linhas de produção ou distribuição de produtos e/ou serviços. Caso
seja permitida por lei a contratação de mão de obra de pessoas com menos
de 14 anos de idade, obrigatoriamente deverão ser cumpridas todas as
restrições previstas em Lei.
• Não utilizar, sob qualquer forma, mão de obra de pessoas cujo
trabalho seja executado de maneira forçada ou cujo trabalho seja
executado sem a livre e espontânea vontade do trabalhador.
• Tratar todos os seus trabalhadores com dignidade e respeito e de
forma alguma utilizar qualquer tipo de punição corporal, tratamento
violento, abuso físico, sexual, psicológico ou verbal.
• Não fazer uso de qualquer tipo de prática discriminatória na
seleção, na contratação e no trabalho, inclusive com relação a salários
benefícios, disciplina, rescisão, aposentadoria, seja com base em raça,
religião, idade, nacionalidade, origem social e/ou étnica, sexo, opção
sexual, política ou restrição física.
• Oferecer aos seus trabalhadores um local de trabalho seguro e
sadio, cumprindo todas as leis aplicáveis, garantindo-lhes, no mínimo, água
potável, infra-estrutura sanitária, equipamentos contra incêndio, iluminação
e ventilação adequados.
• Reconhecer que os salários são essenciais para satisfazer as
necessidades básicas dos trabalhadores e, conseqüentemente, concordar
em cumprir, no mínimo, com todas as leis salariais aplicáveis, em especial
no que se refere a salário mínimo, horas extraordinariamente trabalhadas,
horas máximas de trabalho, descanso semanal remunerado e descanso
entre jornadas.
24
• Respeitar os direitos dos trabalhadores de associação, organização
e negociação coletiva, de acordo com a lei e de maneira pacífica, sem
imposição de quaisquer penalidades.
• Respeitar todas as leis aplicáveis à proteção do consumidor,
fabricação, preços, venda e distribuição de produtos e/ou serviços a que se
referem o presente contrato.”
9.
Responsabilidade Ambiental
O fornecedor Einstein deverá identificar, controlar e fornecer, quando
solicitado, garantias do controle dos aspectos ambientais associados às suas
atividades, produtos ou serviços, entre eles principalmente os seguintes:
• Emissões atmosféricas;
• Lançamentos de efluentes;
• Geração de resíduos;
• Uso
de
recursos
naturais
ou
outros
aspectos
ambientais
impactos
ambientais
específicos.
9.1
O
Obrigações
fornecedor
Einstein
deverá
prever
os
associados à atividade prestada na Sociedade, bem como ter definidos
mecanismos de prevenção e mitigação e informar ao Gestor do contrato.
Os aspectos ambientais devem ser de conhecimento de todos os
funcionários que venham a prestar serviço no Einstein, mesmo que por
curto período.
Deve
comunicar
imediatamente
ao
Gestor
do
contrato
toda
ocorrência ambiental e/ou acidente ambiental em suas atividades, bem
como as medidas adotadas em cada caso.
O fornecedor deverá, sempre que não houver impacto na qualidade
do produto final, optar por processos que gerem menos resíduos ou
25
promover, primeiramente, a redução do uso de materiais, a reutilização de
materiais e, por último, a reciclagem.
Na impossibilidade de reuso o descarte de todo o resíduo gerado
deverá estar alinhado às diretrizes institucionais para manejo de resíduos.
Deve fazer valer proibição quanto à queima de qualquer tipo de
material, resíduo ou lixo a céu aberto no interior da Sociedade e de suas
instalações ou em qualquer outro local, sem a prévia autorização e/ou
anuência formal do órgão ambiental.
Quando a destinação final dos resíduos sólidos gerados durante a
prestação de serviços na Sociedade ficar sobre a responsabilidade do
prestador de serviço, este deverá apresentar periodicamente relatório
descritivo informando o volume de resíduo gerado e evidência de destinação
final.
Os prestadores cuja atividade esteja relacionada a transporte por
veículo automotor deverão apresentar laudo de inspeção veicular. Estes
prestadores
devem,
sempre
que
possível,
optar
por
combustíveis
“ecológicos” e/ou menos poluentes.
Devem seguir normas que tratem da classificação e transporte de
produtos perigosos, além de realizar a gestão de produtos químicos em seu
poder cumprindo a legislação vigente.
Devem providenciar e certificar-se da realização de transporte de
materiais em vias internas da Empresa em caminhões devidamente
cobertos, a fim de que sejam evitadas emissões e derramamentos.
Os prestadores de serviço deverão enviar a Sociedade relação de
produtos químicos e FISPQ (Ficha de informação e segurança do produto
químico) utilizados e atualizá-la sempre que um novo produto for
incorporado à atividade. No caso de produtos químicos controlados o
prestador deverá apresentar autorização do órgão específico.
O fornecedor deverá garantir o correto descarte de seus efluentes
industriais e sanitários, bem como atendimento aos padrões de emissões
atmosféricas de acordo com as leis ambientais vigentes e atendimento às
26
exigências estabelecidas nas Licenças Ambientais Prévia, de Instalação e de
Operação emitidas pelo órgão ambiental.
O
fornecedor
deverá
garantir
a
não
utilização
de
produtos
identificados pelo IBAMA (Instituto Brasileiro de Meio Ambiente e dos
Recursos Naturais Renováveis) como em extinção ou provenientes de áreas
de desmatamento ou com restrições ambientais.
O Einstein poderá realizar auditorias não programadas anualmente
para verificar itens relacionados a conformidade em Meio Ambiente em seus
fornecedores, bem como solicitar dados de análise e monitoramento
ambiental - Vide lista de itens a serem verificados no Anexo V.
Todos os fornecedores deverão enviar os seguintes documentos ao email [email protected]:
• Licença ambiental,
• Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros,
• Licença de Funcionamento emitida pela Prefeitura Municipal.
Será considerada ação proativa o envio de relatórios periódicos com
informações sobre possíveis pontos de melhoria relacionados ao meio
ambiente, inclusive com apontamentos sobre problemas encontrados na
própria Sociedade e em outros hospitais que fazem parte de sua base de
clientes, sem mencionar o nome dos mesmos, de forma a mantermos o
espírito de melhoria contínua.
10. Saúde e Segurança do Trabalho
Os fornecedores escolhidos para realizar trabalhos para Sociedade
Beneficente Israelita Brasileira Albert Einstein (Einstein) devem estar em
total conformidade com todas as leis em vigor, requisitos regulatórios e
cumprir todos os requisitos de Saúde e Segurança do Trabalho do Einstein.
É de responsabilidade de cada um dos fornecedores e de seus
funcionários a adoção das normas estabelecidas abaixo e os resultados de
27
sua aplicação trarão melhorias para a saúde e segurança dos mesmos, com
a conseqüente melhoria da segurança dos pacientes.
O atendimento aos requisitos de Saúde e Segurança será uma
condição indispensável para a contratação do fornecedor.
10.1 Esteja em conformidade com todas as leis e regulamentos
de saúde e segurança aplicáveis:
O
Einstein
conformidade
exige
com
as
que
leis,
seus
fornecedores
regulamentações
e
estejam
diretivas
em
total
municipais,
estaduais e federais. Entre outros fatores, elas incluem identificação e
mitigação de perigos, equipamento de proteção pessoal, segurança elétrica,
segurança de radiação, exposição a patógenos transmitidos pelo sangue,
gestão de resíduos, manipulação de produtos químicos, exposição a ruídos,
adoção de práticas de trabalho seguro, obtenção de todas as permissões e
licenças necessárias e fornecimento de todas as notificações e relatórios
exigidos.
O
Einstein
também
exige
que
o
fornecedor
disponibilize
treinamentos e atualizações relacionadas à saúde e à segurança para seus
funcionários e mantenha registros desse treinamento.
IMPORTANTE: Para assegurar o cumprimento do item 1, o Einstein
solicita aos seus prestadores de serviço a apresentação de uma relação de
documentos a serem entregues na Segurança do Trabalho, conforme o
especificado
no
Procedimento de Segurança para Execução de
Serviços Terceiros, que é documento acessório ao Manual.
A liberação de entrada do prestador de serviço está condicionada a
apresentação da documentação exigida, a integração dos colaboradores e
ao encaminhamento das estatísticas mensais condicionados ao pagamento
de notas fiscais.
10.2 Tenha um método para gerenciar e reduzir riscos à saúde
e à segurança de seus funcionários:
28
Os fornecedores do Einstein são obrigados a manter métodos
documentados e sistemáticos de identificação e redução de riscos de
ferimentos ou doenças ocupacionais.
Os exemplos desses métodos incluem:
• Equipamento de proteção e materiais necessários para a adoção de
medidas de segurança quer sejam coletivas ou individuais;
• Realização da Análise Preliminar de Risco, tratado no item 10.3;
• Atualização
de
documentação
conforme
exigências
legais
e
encaminhamento a Segurança do Trabalho;
• Garantir a integração de segurança de todos os colaboradores
antes do início das atividades;
• Identificação e notificação ao Einstein da relação de produtos
químicos que irá manusear para análise do PCI-Bombeiros e validação com
o responsável pela contratação os riscos potenciais para os pacientes e
colaboradores;
• Conhecimento dos procedimentos do que fazer em caso de
incêndio:
a) Acionar o alarme de incêndio mais próximo se presenciar fumaça
ou chamas;
b) Ligar ou solicitar ligação para ramal de emergência (73000) e
informar o sinistro;
c) Acionar o brigadista da área;
d) Preparar-se para realizar o abandono de área - procurar a saída de
emergência mais próxima e dirigir-se para o ponto de encontro;
• Conhecimento do Fluxo de Atendimento de Acidente de
Trabalho para Prestadores de Serviço, que é documento acessório a
este Manual;
• Notificação
de
todo
e
qualquer
acidente
ou
incidente
que
acontecer, ao gestor do setor responsável pela contratação do serviço;
• Acompanhamento dos acidentes que tiverem exposição ao risco
biológico;
29
• Encaminhamento mensal das estatísticas de acidente, tratado no
item 10.4;
• Designar uma pessoa, que ficará como responsável por fazer
cumprir as determinações contidas na presente norma e que possa discutir
e implantar eventuais medidas complementares de segurança que se
fizerem necessárias.
10.3 Sob solicitação, forneça ao Einstein a documentação dos
métodos usados para identificar e minimizar os perigos à saúde e à
segurança:
O
Einstein
pode
exigir
que
os
fornecedores
realizem
análise
preliminar de risco, avaliações de risco (inclusive analises quantitativas),
planos de mitigação de riscos, registros de manutenção de equipamento,
registros de inspeção e registros de treinamento para atividades conduzidas
nas instalações.
IMPORTANTE: O modelo de formulário “Analise Preliminar de Risco
– APR” está disponível no Anexo VI. Verificar no Anexo I, quais atividades
necessitam de APR.
10.4 Notifique o responsável pela contratação do serviço
sobre qualquer risco à saúde, ao meio ambiente e à segurança
provocados pelas atividades de fornecedores:
O Einstein exige que seus fornecedores notifiquem sobre a introdução
de materiais ou equipamentos que gerem riscos físicos, químicos e
biológicos à segurança nas instalações ou nos pacientes e colaboradores do
Einstein.
Também é obrigatória a comunicação imediata de todo e qualquer
acidente ou incidente que acontecer ao gestor do setor responsável pela
contratação do serviço prestado e solicitando ao mesmo que faça uma
30
notificação de eventos, independentemente do seu potencial de gravidade.
IMPORTANTE: Mensalmente entregar ao Gestor do Contrato
o Anexo VII preenchido.
10.5 Permita que o Einstein inspecione todas as atividades
realizadas no local de trabalho:
O fornecedor concorda em permitir que o Einstein inspecione os locais
de trabalho, equipamentos, documentação e materiais e entreviste os
funcionários do Fornecedor sobre práticas de trabalho e gestão de saúde e
segurança.
10.6
Complete
o
Treinamento
em
Segurança
para
Fornecedores do Einstein antes de iniciar atividades no Einstein:
O fornecedor concorda em completar o Treinamento em Segurança
para Fornecedores do Einstein e todos os outros treinamentos que o
Einstein considerar necessários para garantir um ambiente de trabalho
seguro.
A empresa contratada fica ciente de que o descumprimento
de quaisquer dos compromissos e obrigações contidos nesta Norma
poderá implicar na rescisão do contrato de prestação de serviços
celebrados com a Sociedade, independente de prévio aviso.
E também fica ciente de que poderá valer-se da área de Engenharia
de Segurança do Trabalho da Sociedade para esclarecer eventuais dúvidas
no cumprimento da presente norma, ou em situações de risco, que possam
surgir durante a execução dos trabalhos.
31
11. Segurança Patrimonial
11.1 Controle de Acesso
A Sociedade mantém um controle de acesso de pessoal através de
cadastro e identificação de todos que por ela transitam. É obrigatório o
porte do crachá de identificação dentro da Sociedade, e a apresentação do
mesmo sempre que for solicitado. Deve-se portá-lo à altura do peito, em
local visível.
Para a confecção dos crachás de identificação de “Prestador de
Serviço
–
Longa
Duração”,
todos
os
empregados
de
fornecedores
contratados devem ser informados ao Sistema de Controle de Acesso no
prazo mínimo de 7 (sete) dias antes do início de suas atividades na área da
Empresa, através do Gestor do Contrato Einstein. Não será validado o
crachá e entrada do terceiro, cuja documentação esteja vencida no Sistema
e/ou com informação do cadastro divergente.
É dever do prestador contratado, enviar ao gestor do contrato
a listagem mensal dos funcionários alocados na Sociedade para
conferência, acompanhamento e atualização (Anexo II). Caso haja
troca de funcionários no meio deste período a Segurança deve ser
informada prontamente para que o crachá seja substituído com as
informações do novo colaborador.
Para fornecedores de serviços eventuais, o crachá de “Prestador de
Serviço - Uso Diário” deverá ser solicitado com 72 horas de antecedência
pelo gestor do contrato e devolvido pelo prestador ao deixar a Sociedade no
final do dia de trabalho.
Quanto ao acesso à Sociedade, também devem ser observadas as
seguintes disposições:
• É obrigatória a apresentação do crachá de identificação nas
portarias para acesso à Sociedade, independente de solicitação do Agente
de Segurança.
32
• São proibidas a entrada e utilização de filmadoras e máquinas
fotográficas, salvo quando autorizadas pela Assessoria de Imprensa e
informado a Segurança Patrimonial.
É direito do paciente identificar os profissionais por nome e fotografia
legíveis.
Voluntários,
médicos
e
prestadores
de
serviço
devem
ser
encaminhados a Segurança Patrimonial que fica no piso G2, Bloco A1, para
obtenção de crachá.
11.2 Telefones úteis
Interno
Segurança Patrimonial........................................................ 70303
PCI - Bombeiros................................................................. 72295
Segurança do Trabalho....................................................... 76017
Código Laranja.................................................................. 73000
Externo
Corpo de bombeiros.............................................................
193
Polícia Militar........................................................................ 190
SAMU.................................................................................. 192
Defesa Civil.......................................................................... 199
12. Segurança da Informação
Informação confidencial é qualquer dado relevante que não seja de
domínio público, que o Fornecedor saiba ser sigilosa ou esteja protegida
legalmente.
São consideradas informações confidenciais da Sociedade, entre
outras, as relativas à pacientes, outros fornecedores, parceiros, planos de
atividades, serviços, dados técnicos, especificações, documentação, práticas
e procedimentos, contratos, apresentações, know-how e informações sobre
mercados, análises competitivas, bases de dados, aplicativos e invenções.
33
O fornecedor deverá cumprir a Política de Segurança da informação,
bem como assinar os termos relacionados.
O descumprimento da Política de Segurança da Informação, quebra
de confidencialidade ou o uso impróprio de informação confidencial é
inaceitável e sujeito a rescisão e penalidades legais.
É vedado ao fornecedor utilizar informações sobre atividades,
assuntos da Sociedade ou de pacientes para favorecer a si próprio ou
terceiros.
Nenhum dos fornecedores está autorizado a divulgar, publicar ou
revelar segredos administrativos, financeiros, comerciais, científicos e
tecnológicos, informações sobre clientes ou quaisquer tipos de informação
confidencial a qualquer pessoa fora da Sociedade.
Nenhum fornecedor poderá utilizar informações sobre negócios e
assuntos da Sociedade ou de seus clientes para influenciar decisões que
venham a favorecer a si próprios ou a terceiros.
12.1 Declarações à imprensa
Os fornecedores da Sociedade não devem fazer declarações nãoautorizadas a respeito da Sociedade e seus clientes aos meios de
comunicação, publicações noticiosas, publicações especializadas ou a
qualquer outro órgão noticioso, por escrito ou verbalmente, dando a
entender que falam na qualidade de representantes da Sociedade. Tais
declarações só podem ser feitas através ou com a autorização da Assessoria
de Imprensa da Sociedade.
É vedado ao fornecedor a utilização da marca da Sociedade para fins
promocionais, press realease, publicidade, anúncio público oral ou escrito
sem prévia autorização por escrito.
34
13. Disposições Finais
Declaramos a bem da verdade, e para que produza todos os seus
efeitos legais e jurídicos, que nos foi dado ciência pela Sociedade
Beneficente Israelita Hospital Albert Einstein da divulgação da Política de
Gestão de Fornecedores Einstein, o qual se encontra disponível no site
www.einstein.br, sendo este de nosso inteiro conhecimento.
Fornecedor: __________________________________________________
Representante Legal da Empresa:
Nome: ____________________ __________________________________
Assinatura: ___________________________________________________
RG: ______________________
Data: ______/______/_______
35
Anexos
36
Anexo I
Check List de Documentos para Cadastro
1- Documentos consultados pelo Einstein no momento do cadastro e na
renovação:
a. Certidão Negativa de Débitos Federal, Estadual e Municipal
b. Cartão CNPJ (Ativo/Inativo)
c. Certidão Negativa da Previdência Social (INSS)
d. Certidão de Regularização para Recolhimentos de FGTS
e. Análise economico-financeira
Caso seja verificada alguma pendência ou problemas na emissão das certidões,
será aceita para análise a Certidão de Objeto e Pé, que é emitida pelo órgão onde
a ação está tramitando. Ela contém um breve resumo do processo (natureza da
ação, partes, principais atos praticados, movimentação, intimações das partes e a
fase processual, isto é, a situação atual do processo), permitindo que alguém que
não consultou os autos tenha informação a respeito dos atos já praticados. É
também chamada de certidão de fatos, certidão explicativa, certidão de
esclarecimento, certidão de breve relato ou certidão narrativa.
2 - Documentos que devem ser enviados pelo fornecedor diretamente à
área de Suprimentos - Cadastro de Fornecedores:
a. Contrato Social e alterações
b. Certidão do Ministério do Trabalho
c. Certificado de Boas Praticas de Fabricação (RDC 59)
d. Certificado de Responsabilidade Técnica
e. Licença de Funcionamento da Vigilância Sanitária
f. Emissões atmosféricas, Lançamentos de efluentes, Geração de resíduos, Uso de
recursos naturais ou outros aspectos ambientais específicos a sua atuação
g. Licença ambiental, Auto de vistoria do Corpo de Bombeiros
37
Anexo I - Continuação
Check List de Documentos para Contrato
1- Documentos exigidos no fechamento do CONTRATO:
a. DECA – emissão no mês da contratação
b. Apólice de Seguro dos Funcionários Alocados
2- Quando for prestação de serviços e ocorrer dentro das instalações da
Sociedade por período superior a 3 meses:
2 -Antes do inicio da prestação do serviço:
a. Cópia do CAGED
b. Certidão de distribuição de ações trabalhistas (da sede e do local da
prestação)
c. Cópia autenticada da ficha de registro de empregados que prestem serviço
ao HIAE
d. Cópia de exames médicos admissionais / periódicos realizados (ASO)
e. Cópia das guias de recolhimento da contribuição sindical patronal e dos
empregados
f.
Declaração com indicação do sindicato da categoria
g. Cópia do PPRA
h. Folha de pagamento
3 - Documentos do mês anterior, condicionando o pagamento de notas
fiscais do mês vigente:
a.
Cópia autenticada da ficha de registro de empregados e alterações em
contratos de funcionários (se não houver alteração no mês a empresa
deverá emitir declaração atestando)
b.
Cópia da guia GFIP e correspondente comprovante de recolhimento INSS
c.
Cópia do recolhimento GPS - FGTS
d. Cópia dos espelhos de controle de freqüência e jornada do mês
e.
Cópia dos termos de rescisão de contrato ocorridos no mês, com
comprovante de pagamento das verbas rescisórias (profissionais alocados
na Sociedade)
38
Anexo II
Empresa:
Relatório de Terceiros Alocados
Nº
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
Nome
CPF
CTPS
Periodo:
PIS
Dt Admissão
Dt Demissão
Afastamento Férias
Anexo III
TERMO DE ACEITE DE SERVIÇOS
Prestação de Serviços Terceirizados de ________________________
Atestamos que os serviços constantes na medição referente ao período de
___/____/____ a ___/____/____, Contrato nº 46_____________, firmado
entre SOCIEDADE BENEFICENTE ISRAELITA BRASILEIRA ALBERT EINSTEIN
e ____________________________________, foram executados de
acordo com as especificações contratuais pactuadas entre as partes e
dentro do padrão de qualidade aceito pelo Gestor do Contrato.
Detalhamento:________________________________________________
____________________________________________________________.
Valor da medição/fatura do mês: R$ ___________,__.
Observações:__________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________.
São Paulo, __ de ____________ de 20__.
___________________________
Gestor do Contrato
Área
Declaração de Responsabilidade Social
Anexo IV
A (Razão Social) assume, por meio desse compromisso empresarial, a adesão aos
princípios estabelecidos abaixo:
TRABALHO INFANTIL : A empresa não deve se envolver ou apoiar a utilização do
trabalho infantil (menores de 18 anos em locais sujeita à periculosidade real ou
presumida e nem menores de 16 anos nas instalações não periculosas). Devem ser
respeitados os direitos da criança, expresso pela Resolução 146 da OIT.
TRABALHO FORÇADO : A empresa não deve envolver-se nem apoiar a utilização
de trabalho forçado. Os trabalhadores não poderão ter seus documentos retidos ou
ser obrigados a fazer depósitos como condição para serem admitidos.
SAÚDE E SEGURANÇA : A empresa deve proporcionar um ambiente de trabalho
seguro e saudável, que inclua
acesso a
água
potável, banheiros limpos,
equipamentos de segurança individuais e coletivos necessários e treinamento para
o seu uso, tomando medidas adequadas para prevenir acidentes e danos à saúde.
LIBERDADE DA ASSOCIAÇÃO E O DIREITO À NEGOCIAÇÃO COLETIVA : A
empresa deve respeitar o direito de todos os funcionários de formar ou associar-se
a sindicatos, bem como negociar coletivamente, assegurando que não haja
represálias.
DISCRIMINAÇÃO : A empresa deve coibir qualquer atitude de discriminação por
raça, classe social, nacionalidade, religião, deficiência, sexo, idade, orientação
sexual, associação sindical ou política.
EXPEDIENTE DE TRABALHO : A empresa não deve exigir que os trabalhadores
tenham uma jornada de trabalho rotineiramente superior a 48 horas por semana
com no mínimo, um dia de descanso nesse período e um máximo de 12 horas
extras semanais, remuneradas. Devem cumprir a legislação e normas de seu ramo
de atividades.
REMUNERAÇÃO : A empresa deve assegurar que os salários pagos satisfaçam os
padrões
mínimos locais, devendo
sempre
ser suficientes para
atender
às
necessidades básicas dos trabalhadores e permitir alguma renda extra e que sejam
de maneira conveniente aos trabalhadores.
São Paulo, _____ de ___________ 20____.
___________________________________
41
Meio Ambiente
Anexo V
42
ANÁLISE PRELIMINAR DE RISCO (frente) - Anexo VI
Local:
Serviço:
Horário:
Empresa:
Responsável:
Período:
ETAPAS DE TRABALHO
1
2
3
4
5
6
7
8
RISCO / FONTE GERADORA
MEDIDAS PREVENTIVAS
INSTRUÇÃO DE SEGURANÇA (verso) - Anexo VI
Declaro ter recebido informações sobre os riscos das atividades analisada no verso desta folha e orientação para a prevenção de acidentes do trabalho.
Comprometo-me a cumprir as medidas preventivas determinadas.
Nome
Responsável pela Empresa Contratada
Função
Assinatura
Responsável Einstein pela contratação
Nome
Função
Visto
Data
Observações:
44
Engenharia de Segurança do Trabalho
ANEXO INSTRUÇÃO DE SEGURANÇA - Anexo VI
Anexo VII
EMPRESA:
Responsável pela Periodicidade
coleta
de coleta Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez Total
Indicadores
Definição dos Indicadores
Unidade de
medida
Nº de Empregados que
trabalham na SBIBAE
Colaboradores da própria empresa incluídos
na folha de remunerações.
Número
Prestadores de
serviço
Mensal
Número
Prestadores de
serviço
Mensal
Número
Prestadores de
serviço
Mensal
Número
Prestadores de
serviço
Mensal
Número
Prestadores de
serviço
Mensal
Total de horas trabalhadas pagas a
colaboradores diretos no período de
Horas Homens Trabalhadas referência = (potencial de horas trabalhadas +
horas estraordinárias) -(absenteísmo + férias
)
É o acidente de trabalho que provoca
ausência de um ou mais dias de trabalho (ou
Nº de Acidentes de Trabalho turnos), contados a partir do dia seguinte ao
do acidente, até ao dia de regresso do
com Afastamento
colaborador ao trabalho, quer com quer sem
restrições
É o acidente de trabalho que não provoca
Nº de Acidentes de Trabalho ausência de um ou mais dias de trabalho (ou
turnos), contados a partir do dia seguinte ao
sem Afastamento
do acidente.
Doença profissional, assim entendida a
Número de doenças
produzida ou desencadeada pelo exercício do
profissionais (emissão de
trabalho peculiar a determinada atividade.
CAT)

Manual para Fornecedores Einstein

Transcrição

Documentos relacionados

Anexo 1

HOSPITAL ISRAELITA ALBERT EINSTEIN PROGRAMAS DE

Frases Célebres de Albert Einstein

Serviços terceirizados de qualificação da cadeia de fornecedores

Albert Einstein – Breve Biografia e Seleção de Frases - Amor

Circular Portal do Aluno - Ensino Fundamental

Relatório Final | Fase de Adjudicação

Relatividade - fisrevlog.xpg.com.br

A importância dos estudos de pré-formulação para a

Edição 47 - Hospital Israelita Albert Einstein