O Profissional de Secretariado Executivo Atuando na Área

CENTRO UNIVERSITÁRIO ASSUNÇÃO
UNIFAI
Leide Dayana dos Santos Correia
O PROFISSIONAL DE SECRETARIADO EXECUTIVO
ATUANDO NA ÁREA JURÍDICA
SÃO PAULO
2011
Leide Dayana dos Santos Correia
“O PROFISSIONAL DE SECRETARIADO EXECUTIVO
ATUANDO NA ÁREA JURÍDICA”
Trabalho
de
Conclusão
de
Curso
apresentado ao Curso de Secretariado
Executivo para obtenção parcial do grau de
Bacharel em Secretariado Executivo.
ORIENTADORA: PROFA. ROSELI MAZULO
SÃO PAULO
2011
Leide Dayana dos Santos Correia
“O PROFISSIONAL DE SECRETARIADO EXECUTIVO
ATUANDO NA ÁREA JURÍDICA”
Trabalho
de
Conclusão
de
Curso
apresentado ao Curso de Secretariado
Executivo para obtenção parcial do grau de
Bacharelado em Secretariado Executivo.
Aprovada em dezembro de 2011.
ORIENTADORA: PROFA. ROSELI MAZULO
É com imenso carinho que dedico este trabalho a minha
mãe Marly Lira dos Santos a quem respeito, amo e admiro e ao
meu marido Marcos Correia que me deu força e motivação
para concluir este projeto.
AGRADECIMENTOS
A todos que me apoiaram durante estes anos, para que eu pudesse atingir o meu
objetivo.
Aos meus mestres que contribuíram de maneira devotada para que eu adquirisse
mais saber.
Aos meus colegas de trabalho por suas contribuições. Em especial a Dra Flávia Orsi,
por sua atenção e contribuição, que foram de extrema importância para a conclusão
deste trabalho.
RESUMO
O objetivo deste trabalho é mostrar aos profissionais a importância do constante
aprendizado, da busca de informações, da capacidade de análise, do trabalho em
equipe e da atualização profissional, sempre atento às inovações tecnológicas no
campo da tecnologia da informação. Essas características resultarão num
profissional generalista e com capacidade de interagir com os vários departamentos
da empresa, num profissional que está sempre em evidência, pois tem a capacidade
de atuar em todos os níveis hierárquicos. Outro objetivo é reafirmar aos profissionais
de secretariado executivo que ele é sim um profissional capacitado para trabalhar
em qualquer segmento, uma vez que busque a informação e o desenvolvimento
profissional.
Palavras Chaves: LEGISLAÇÃO, PERFIL, COMUNICAÇÃO, DESENVOLVIMENTO
E INTERAÇÃO.
ABSTRACT
The objective of this work is to show the importance of ongoing professional learning,
information gathering, capacity of analysis, teamwork and professional updating, who
must be always attentive to technological innovations in the field of information
technology. These features form a general professional and able to interact with
various departments of the company, a professional who is always in evidence, who
has the ability to act on all levels. Another objective is to reassure the professional
executive secretary as a skilled professional prepared to work in any segment,
looking for information and seeking professional development.
Keywords:
LAW,
INTERACTION.
PROFILE,
COMMUNICATION,
DEVELOPMENT
AND
RESUMEN
El objetivo de este trabajo académico es lo de mostrar la importancia del aprendizaje
profesional continuo, la búsqueda de información, la capacidad de análisis, el trabajo
en equipo y la actualización profesional, siempre atento a las innovaciones
tecnológicas en el campo de la TI. Estas características generales tienen como
resultado un profesional capaz de interactuar con los distintos departamentos de la
empresa, un profesional que está siempre en evidencia, con la capacidad de
desarrollo en todos los niveles. El otro objetivo es lo de reafirmar si el profesional del
secretariado ejecutivo tiene la capacidad de trabajar en cualquier segmentación,
buscando a la información y el desarrollo profesional.
Palabras
clave:
INTERACCIÓN.
LEGAL,
PERFIL,
COMUNICACIÓN,
DESARROLLO
E
SUMÁRIO
INTRODUÇÃO .................................................................................................................................... 12
1.
PERFIL DO SECRETARIADO EXECUTIVO ......................................................................... 14
2.
INTERAÇÃO DO PROFISSIONAL DE SECRETARIADO COM A ORGANIZAÇÃO ...... 16
3.
O PROFISSIONAL DE SECRETARIADO EXECUTIVO ATUANDO NA ÁREA
JURÍDICA. ........................................................................................................................................... 18
3.1
As leis que regem o Direito. .............................................................................................. 19
3.1.2
3.2
3.3
4.
4.1
Os órgãos julgadores ................................................................................................. 20
Classificação dos escritórios de advocacia .................................................................... 20
3.2.2
Cível .............................................................................................................................. 22
3.2.3
Família e sucessões .................................................................................................. 22
3.2.4
Consumidor ................................................................................................................. 23
3.2.5
Trabalhista ................................................................................................................... 23
3.2.6
Previdenciário.............................................................................................................. 23
3.2.7
Societário ..................................................................................................................... 24
3.2.8
Tributário ...................................................................................................................... 24
3.2.9
Criminal ........................................................................................................................ 24
A linguagem jurídica ........................................................................................................... 24
AS ATIVIDADES DESENVOLVIDAS EM UM ESCRITÓRIO DE ADVOCACIA ............. 26
Uso do Telefone ................................................................................................................. 26
4.1.1
Receber Chamadas ................................................................................................... 26
4.1.1.2
Filtrar Chamadas ................................................................................................... 27
4.1.1.3
Anotar Mensagens ou Recados ........................................................................... 28
4.1.1.4
Pedidos de Informação e Transferência de Chamadas .................................. 28
4.1.2
Fazer Chamadas ........................................................................................................ 28
4.1.3
Atendimento Cliente Externo .................................................................................... 29
4.2
Correio Eletrônico ............................................................................................................... 29
4.3
Agenda ................................................................................................................................. 30
Reuniões .............................................................................................................................. 31
4.4
O Antes... .................................................................................................................... 31
4.4.1
4.4.1.1
A convocação .......................................................................................................... 32
4.4.1.2
A preparação da lista de “check-in” ..................................................................... 32
4.4.1.3
Pauta ......................................................................................................................... 32
4.4.1.4
Preparação de documentação ............................................................................. 33
4.4.1.5
Preparação da sala de reuniões .......................................................................... 33
4.4.2
O Durante... ......................................................................................................................... 33
O Depois... ................................................................................................................... 33
4.4.3
4.5
Viagem ................................................................................................................................. 34
O Antes… .................................................................................................................... 34
4.5.1
4.5.1.1
Organização do Itinerário e Reservas ................................................................. 34
4.5.1.2
Autorização de Viagem.......................................................................................... 35
4.5.2
O Durante… ................................................................................................................ 36
4.5.3
O Depois ...................................................................................................................... 36
4.6 Circulação Interna de Documentos.......................................................................................... 36
4.7
– Correspondência Entrada .............................................................................................. 38
4.7.2
Prazos processuais ................................................................................................... 38
4.8
Arquivo ..................................................................................................................................... 38
4.9
Eventos ............................................................................................................................... 39
5.
CONCLUSÃO ............................................................................................................................. 40
6.
REFERÊNCIAS ....................................................................................................................... 41
7.
ANEXOS ...................................................................................................................................... 42
LISTA DE ABREVIATURAS
ANATEL
- Agencia Nacional de Telecomunicação.
ANEEL
- Agência Nacional de Energia Elétrica.
ANP
- Agência Nacional do Petróleo.
ANVISA
- Agência Nacional de Vigilância Sanitária
CLT
- Consolidação das Leis do Trabalho.
JEC
- Juizado Especial Cível
PROCON
- Fundação de Proteção e Defesa do Consumidor.
STF
- Supremo Tribunal Federal.
STJ
- Superior Tribunal de Justiça.
TJ
- Tribunal de Justiça.
12
INTRODUÇÃO
O presente trabalho é focado nas mudanças e nas transformações ocorridas na
profissão do Secretário Executivo no mercado de trabalho e a necessidade
premente de interagir junto à profissão de seu chefe imediato. Assim, há uma
necessidade de se analisar as mudanças ocorridas no perfil do secretário executivo
diante das novas demandas do mercado de trabalho, como por exemplo, a área
jurídica.
O profissional de Secretariado Executivo está preparado para atuar na área jurídica?
O curso de Secretariado Executivo é rico e amplo em suas disciplinas, porém,
apesar dos Profissionais de Secretariado ser polivalentes e dominarem diversos
conteúdos, faltam-lhes percepção das novas oportunidades de atuação, portanto,
visando a essas novas oportunidades que este trabalho focará a área jurídica.
O tema é “O Profissional de Secretariado Executivo Atuando na Área Jurídica” e
abordará as necessidades exigidas pelo mercado atual onde só permanece quem
está em constante busca de aprendizado e desenvolvimento.
O segundo capítulo aborda a importância da interação do Profissional de
Secretariado Executivo com a Organização.
No terceiro capítulo apresenta-se a Área Jurídica para o Profissional de Secretariado
Executivo: as leis que regem o Direito, os órgãos julgadores, a classificação dos
escritórios de advocacia.
No quarto capítulo estão relacionadas e descritas algumas das atividades
desenvolvidas pelo profissional do Secretariado Executivo em um escritório de
advocacia de médio porte.
No quinto capítulo temos a conclusão deste trabalho, onde, se ressalta aos
profissionais da área, que não existirá mais espaço para o secretário atendente e
13
sim para o profissional atuante e responsável pelo andamento da vida profissional
de seu superior assistido, tendo uma visão sistêmica da organização.
Muito do conteúdo apresentado neste trabalho é uma explicação da experiência
adquirida pela aluna na área jurídica onde atua há 6 (seis) anos.
14
1.
PERFIL DO SECRETARIADO EXECUTIVO
A profissão de secretariado executivo vem sofrendo consideráveis mudanças em
seu perfil em virtude do novo cenário mundial, onde a troca de informações e
conhecimento ocorre de forma acelerada. Antes o perfil secretarial era de um
profissional que executa; na atualidade temos um perfil de um profissional que
acompanha o mercado, que tem visão sistêmica da empresa e gestão de negócios.
As mudanças ocorridas no mercado mundial e brasileiro fizeram com que os
profissionais de secretariado executivo atuassem em diversas áreas, tornando-se
um conhecedor de vários assuntos, desenvolvimento novas habilidades e se
capacitando cada vez mais, a fim de atender às demandas cada vez mais exigentes
em termos de qualidade, rapidez de atendimento e preço.
O profissional de secretariado executivo está apto a assumir e assessorar o
executivo, pois possui habilidades gerenciais definidas, como por exemplo:
comunicação assertiva, capacidade de lidar com conflitos, de coordenar uma equipe,
supervisionar uma tarefa e de tomar decisões.
Hoje se entende que o profissional de secretariado atua como um multiprofissional,
pois tem bagagem intelectual para assessorar com excelência e criatividade,
melhorando metas, produtividade e a qualidade, independentemente do ramo de
atividade da empresa.
Alguns autores vêm confirmar, seja por meio de pesquisas ou de visão de futuro e
tendências, as mudanças que o perfil do profissional do secretariado executivo vem
sofrendo a partir dos anos 90 e a necessidade deste de estar sempre melhorando
suas competências para continuar no mercado de trabalho, como:
Nos anos 90 estão em extinção as secretárias serventes. As com papel de
objeto há muito fazem parte do passado. Daí a confusão. Não é a profissão
de secretária que se extingue, mas a sua prática inadequada. A secretária
corta o cordão umbilical que a mantinha atrelada ao gerente. Ela adquire
vida própria, é uma empreendedora que cria condições para a empresa
15
produzir resultados e amplia a sua área de atuação. As técnicas secretariais
não são mais o centro do trabalho da secretária, mas, sim, um dos seus
aspectos.
NATALENSE (1998 p.10)
Esta teoria está de acordo com o novo perfil do Secretariado Executivo e reforça as
mudanças que os profissionais do secretariado vêm sofrendo a partir dos anos 90.
As megatendências levam a um repensar desses profissionais.
E neste repensar que se deve analisar como ocorre essa interação do profissional
de secretariado com a organização.
16
2.
INTERAÇÃO DO PROFISSIONAL DE SECRETARIADO COM A
ORGANIZAÇÃO
A mudança no perfil da profissão está levando o profissional de secretariado
executivo a desenvolver novas habilidades. Hoje, para desempenhar sua função
com eficiência, precisam ter uma visão geral da empresa e não apenas do seu
departamento, além de iniciativa para solucionar pequenos problemas do dia-a-dia.
Polidez e conhecimento básico de normas de etiqueta profissional também se
tornaram itens indispensáveis. Hoje, é comum que o Profissional de Secretariado
Executivo atenda a três ou quatro executivos e ainda se relacione diretamente com o
cliente e o público em geral. Portanto, ela precisa estar preparada para lidar com
esses diferentes grupos. Tratar a informação de maneira estratégica, dando o
suporte necessário para a decisão empresarial. Com maior autonomia e iniciativa,
esse profissional deve dominar também a comunicação escrita, com redação própria
e amplo conhecimento de textos empresariais. Mais do que ser o „braço direito‟ do
chefe, o Profissional de Secretariado Executivo hoje deve estar preparado para atuar
como um assessor executivo, de importância estratégica para a eficiência não
apenas de seu setor, mas de toda a organização.
(...) a secretária é uma funcionária qualificada que presta assessoria
administrativa ao executivo e que necessita de aptidões tais como:
capacidade de expressão escrita, domínio da gramática, língua estrangeira
falada e escrita, normas para elaboração de cartas, relacionamentos
interpessoal, conhecimentos das técnicas secretariais, conhecimento das
áreas de direito, economia, política e sociologia dentre outros itens para que
possa exercer sua profissão com sucesso.
GARCIA (1999 p. 52)
Esta teoria vem reforçar que, com a grande concorrência do mercado de trabalho e
a globalização, o profissional de secretariado deve estar sempre atento ao seu
currículo e sua empregabilidade, sendo que esta atenção deve ser pertinente a
17
qualquer área, levando as secretárias e os secretários a desenvolverem novas
habilidades e se capacitarem cada vez mais.
Atualmente, na maioria das empresas, seja qual for o porte dela ou a área de
atuação, o profissional de Secretariado Executivo ocupa uma função cada vez mais
estratégica. Além da atuação tradicional na área administrativa, o profissional pode
atuar na área jurídica, na docência em cursos profissionalizantes de curta duração,
cursos técnicos e graduação; assessoramento para a obtenção de eventos e
projetos; organização de viagens; organização de arquivos e correspondências,
palestrante e Coach Executivo, sendo certo que, para atuar nessas diversas áreas,
esse profissional precisa adquirir conhecimentos específicos.
18
3.
O PROFISSIONAL DE SECRETARIADO EXECUTIVO ATUANDO
NA ÁREA JURÍDICA.
O Profissional de Secretariado Executivo que atua na área jurídica constantemente
se depara com situações peculiares, como o conhecimento de termos jurídicos
específicos, técnicas para desenvolver uma excelente redação jurídica e a
administração da agenda dos advogados da equipe.
Para os escritórios de
advocacia, o Profissional de Secretariado Executivo atua como porta de entrada do
escritório e deve auxiliar o advogado em todo o processo de atendimento ao cliente,
agregando e coletando informação pertinentes, sendo certo que, para agregar valor
ao escritório, o profissional de secretariado precisa atender as expectativas dos
clientes internos e externos, advogados e demais colaboradores que buscam os
serviços a fim de alcançar a excelência na prestação de serviços. E para que isso
aconteça deverá conhecer o escritório de forma sistêmica e estar diretamente ligada
a todos os seus setores, ou seja, esse profissional deverá conhecer as leis que
regem o direito, os órgãos julgadores, a sua classificação e as áreas de atuação.
O que está ocorrendo não é apenas um despertar espontâneo,
particularmente em meio aos grupos de profissionais e empresários; o
mesmo processo transcorre nas companhias de maior visão de futuro,
através de uma variedade de cursos e seminários que montados com base
em duas constatações práticas, mais revolucionárias do que possam
parecer a princípio. Uma delas são a consciência e o cultivo de uma postura
de poder pessoal – que se traduz na proposta segundo a qual você pode
criar o que quiser. A segunda é a descoberta da própria sabedoria e de uma
profunda compreensão pessoal da verdade sobre o nosso tempo; trata-se
do acesso a recursos internos que tanto orientam as escolhas como
participam de sua realização. Essas duas constatações têm suas raízes
numa visão de realidade que é muito diferente da versão oficial, ensinada
nas escolas e academias científicas. Essa visão implica uma percepção
19
muito mais íntima do todo, onde tudo está vinculado a tudo o mais, e torna
óbvio que ninguém realmente ganha a menos que todos também ganhem.
HARMAN; HORMANN (1997p.37)
Estes autores reforçam a ideia de que o profissional precisa ter uma visão do
funcionamento geral da Empresa na qual atue, para poder desenvolver as aptidões
e acertar nas resoluções tomadas.
3.1
As leis que regem o Direito.
A constituição Federal é um conjunto de leis (normas) que regem o País. Através
dessa lei maior, todos os cidadãos brasileiros têm assegurado seus direitos e
obrigações, ou seja, “Nosso direito termina onde começa o direito do próximo”.
Existem também as constituições estaduais, que visam assegurar a ordem e a
justiça dentro de cada Estado brasileiro.
Para manter a perfeita ordem no Brasil existem os 3 poderes:
 Legislativo: composto pelos Senadores, Deputados Federais, Deputados
Estaduais e Vereadores, cuja função é criar as Leis.
 Executivo: composto pelo Presidente da República, Governadores, Prefeitos
e Policiais Militar e Civil, que têm por função executar as leis.
 Judiciário: composto pelos Ministros do STF - Supremo Tribunal Federal
(Brasília), STJ - Superior Tribunal de Justiça (Brasília) e pelos Tribunais de
Justiça Estaduais, que têm por objetivo promover a Justiça, julgando todas
aquelas pessoas que não cumpriram as leis e colocaram em risco a ordem
pública e os direitos dos cidadãos. Além desses Tribunais, existem, ainda, os
Tribunais do Trabalho e Eleitorais.
O artigo 2º da Constituição Federal estabelece que: "São Poderes da União,
independentes e harmônicos entre si, o Legislativo, o Executivo e o Judiciário".
20
A estrutura do Poder Paulista se constitui de primeira e segunda instância. A
primeira instância é composta por todos os fóruns da Capital e interior Paulista, onde
trabalham os Juízes de Direito. Na segunda Instância atuam os desembargadores,
que ocupam o grau máximo na carreira da magistratura estadual.
Conforme ANEXO A.
3.1.2 Os órgãos julgadores
Os Juízes de Direito (1ª instância) têm por função julgar todos os processos
distribuídos no judiciário. Quando os cidadãos têm um problema e não conseguem
resolvê-lo, recorrem à Justiça. Através da instrução do processo (depoimento das
partes, testemunhas e juntada de documentos) e do oferecimento das razões finais
por parte dos advogados das partes, o Juiz proferirá a sentença que poderá ser
procedente, quando o autor alcança a sua pretensão processual ou improcedente,
caso inverso.
Os desembargadores (2ª instância) têm por função julgar os processos em grau de
recurso, ou seja, quando uma das partes não se conforma com a sentença proferida
pelo Juiz de Direito (1ª instância) recorrerá da decisão. Nesta fase, irá se formar
outro processo, no qual os Desembargadores analisarão a sentença e decidirão se
ela deverá ser mantida ou modificada. Os Desembargadores julgam em grupos de 5
membros, denominados Câmaras; essas câmaras podem ser Criminais, Direito
Público, Direito Privado, Falência e Meio-ambiente.
Conforme ANEXO B
3.2
Classificação dos escritórios de advocacia
Com o aquecimento e crescimento da economia brasileira, a exemplo de escritórios
internacionais, os escritórios de advocacia brasileiros se tornaram verdadeiras
empresas e se especializam cada vez mais nas áreas de atuação, buscando assim,
um diferencial neste mercado que possui tantos profissionais.
21
Existem os chamados escritórios boutiques, que são aqueles de pequeno e médio
porte e seu diferencial é ter em cada equipe do escritório um especialista na área, ou
seja, um advogado com pós-graduação, mestrado, doutorado etc., geralmente
advogados com atuação também na área acadêmica e o atendimento do cliente é
feito por este profissional e sua equipe. O atendimento é personalizado. Procuram
este tipo de escritório aqueles clientes que possuem questões jurídicas estratégicas
para seus negócios e que envolvam grandes valores.
Por outro lado, existem os chamados escritórios de massa ou volume, geralmente
escritórios de grande porte, devido ao grande número de advogados que atuam com
um grande volume de processos, processos estes similares em suas matérias e que
geralmente não envolvem grandes valores.
Também existem escritórios que são dos dois tipos, possuindo equipes
especializadas como os escritórios boutiques e também equipes que cuidam dos
processos de volume.
Os escritórios de advocacia são definidos como sociedades civis de prestação de
serviços, conforme o Art. 15 do Estatuto da Advocacia e da Ordem dos Advogados
do Brasil – OAB (Lei nº 8.906, de 04 de julho de 1994). Segundo o Art. 16 do
Estatuto, [...] não são admitidas a registro, nem podem funcionar, as sociedades de
advogados que apresentem forma ou características mercantis, que adotem
denominação de fantasia, que realizem atividades estranhas à advocacia, que
incluam sócio não inscrito como advogado ou totalmente proibido de advogar.
Dentro de um escritório de advocacia, podemos ter, dentre as diversas áreas de
atuação (cível, trabalhista, criminal, tributário etc.), a classificação em atividades
contenciosas e atividades consultivas.
As áreas contenciosas são aqueles que cuidam das ações judiciais e administrativas
propriamente ditas. Ou seja, o cliente procura o escritório já com o propósito de
ingressar com uma ação judicial ou procedimento administrativo ou para que seja
elaborada sua defesa.
Já a área consultiva envolve questões mais estratégicas para o cliente, uma vez que
seu objetivo é a prevenção de conflitos além de soluções de questões jurídicas,
porém, que ainda não tenham resultado em um processo judicial ou procedimento
22
administrativo. Podem ser questões trabalhistas, como por exemplo, pesquisa da
legislação trabalhista de determinada profissão; questões que envolvam direito do
consumidor, como exemplo, quais as informações obrigatórias no rótulo de uma
embalagem de determinado produto; tributárias, como exemplo, quais os tributos
que devem ser recolhidos em uma determinada transação comercial entre outros.
Conclui-se que todas as áreas de atuação de um escritório podem ter as divisões de
área contenciosa ou consultiva. Alguns escritórios possuem essa divisão muito bem
definida, inclusive com equipes distintas para cada uma delas, por exemplo: Área de
Direito Tributário Contenciosa e Área de Direito Tributário Consultiva. Outros,
apenas diferenciam suas áreas de atuação pela matéria envolvida, ou seja,
tributário, cível, trabalhista, criminal etc. e dentro destas áreas abarcam os dois tipos
de clientes, o contencioso e o consultivo, porém utilizando a mesma equipe de
advogados.
Impossível seria a tentativa de simplesmente apontar todas as áreas de atuação em
razão da matéria envolvida dos escritórios de advocacia brasileiros. Assim, para que
seja atingida a finalidade do presente trabalho, trataremos das áreas mais
tradicionais que os escritórios possuem:
3.2.2 Cível
Os escritórios que possuem atuação na área cível são aqueles que tratam do direito
do dia a dia das pessoas em suas relações privadas. O direito civil abrange normas
que regulam os particulares em situação de equilíbrio de condições. A principal lei
envolvida é o Código Civil.
3.2.3 Família e sucessões
É o ramo do direito que trata das normas jurídicas relacionadas com organização,
estrutura e proteção da família, além da questão patrimonial. Trata das relações
familiares e dos direitos e obrigações decorrentes destas relações.
23
O direito das sucessões trata da transmissão dos bens, direitos e obrigações
decorrentes da morte.
Estão abrangidos aqui divórcios, separações, pedidos de guarda de menores,
pedido de pensão alimentícia, testamentos, arrolamentos, inventários etc.
3.2.4 Consumidor
Nesta área estão abrangidas todas as questões que envolvam consumidores e
fornecedores, sejam pessoas físicas ou jurídicas. Qualquer discussão relacionada
ao consumo deve ser tratada por esta área. Os processos podem ser propostos no
PROCON, Juizados Especiais, Agências Reguladoras (ANATEL, ANEEL, ANP,
ANVISA etc.).
3.2.5 Trabalhista
Abrange todas as relações entre empregados e empregadores e os direitos
decorrentes da condição jurídica dos trabalhadores. A principal lei é a CLT
(Consolidação das Leis do Trabalho) e a atuação dos advogados pode ser na
Justiça do Trabalho, Tribunal Regional do Trabalho, Ministério do Trabalho,
sindicatos, dentre outros.
3.2.6 Previdenciário
O direito previdenciário é um ramo de direito público que visa ao estudo e
regulamentação do instituto da seguridade social. A Previdência Social pode ser
definida como um seguro social, que garante ao trabalhador e aos seus
dependentes, amparo quando ocorre a perda, permanente ou temporária, em
decorrência dos riscos que se obriga a sofrer. A atuação do advogado nesta área se
resume a garantir os direitos dos trabalhadores aos benefícios da Previdência Social
ou ainda defender os interesses dos empregadores em uma eventual discussão
judicial.
24
3.2.7 Societário
Esta área do escritório de advocacia cuida das relações das sociedades
empresárias, bem como das questões que digam respeito aos sócios e acionistas
destas pessoas jurídicas e as diversas situações que possam ocorrer como a
alteração do controle, questões gerenciais etc.
3.2.8 Tributário
Aqui temos a atuação dos advogados nas relações entre o Estado e os particulares
no tocante à cobrança de tributos, fiscalização, arrecadação, imposição de impostos,
taxas, contribuições de melhorias. Alguns escritórios denominam esta área de “Área
Fiscal” ou ainda de “Direito Financeiro”.
3.2.9 Criminal
Pode ser chamada também de “Área Penal”. Aqui a atuação do advogado se refere
à aplicação das normas de prevenção e repreensão de delitos para que a sociedade
como um todo seja protegida. Pode abranger clientes pessoas físicas e jurídicas.
Também pode abranger outras áreas como a área tributária (crimes fiscais), a área
ambiental (crimes ambientais) etc.
Ainda existem inúmeras áreas também existentes em escritórios de advocacia como
infra-estrutura, ambiental, novos negócios, imobiliário, relações governamentais etc.
3.3
A linguagem jurídica
Antes de falar
das atividades desenvolvidas em um escritório de advocacia é
preciso discursar sobre a linguagem jurídica.
25
A linguagem é a base das relações sociais e, em razão disso, os diversos grupos de
uma comunidade organizam um código comunicativo próprio. E nessa prática social
é que se firmam as raízes do Direito.
Estabelecido que o texto jurídico é uma forma de comunicação , nele ocorrem
elementos envolvidos no ato comunicatório; deve haver, então, um objeto de
comunicação (mensagem) com um conteúdo, transmitido ao receptor por um
emissor, por meio de um canal, com seu próprio código.
O discurso jurídico constrói uma linguagem própria que, segundo DAMIÃO;
HENRIQUES (2010, p:13), “No mundo jurídico, o ato comunicativo não pode
enfrentar à solta o problema da diversidade linguística de seus usuários, porque o
Direito é uma ciência que disciplina a conduta das pessoas, portanto, o
comportamento exterior e objetivo e o faz por meio de uma linguagem prescritiva e
descritiva”.
Portanto, para o profissional de Secretariado Executivo atuar com excelência na
área jurídica
imprescindível
Veja ANEXO C.
o conhecimento de seus jargões e repertório vocabular é
26
4.
AS ATIVIDADES DESENVOLVIDAS EM UM ESCRITÓRIO DE
ADVOCACIA
Adiante
estão descritas as
atividades desenvolvidas
pelo profissional de
Secretariado Executivo em um escritório de advocacia, a fim de nortear esses
profissionais. Lembrando que a cada dia vão surgindo novas e desafiadoras tarefas.
4.1
Uso do Telefone
No escritório, o telefone passa a ser um instrumento de trabalho extremamente
poderoso que exige uma conscientização e adaptação por parte de quem o utiliza.
A primeira impressão que se tem de uma empresa se baseia no atendimento
telefónico. Para atender uma ligação e passar confiança, respeito e, acima de tudo
profissionalismo, deve-se aprender a separar nosso lado pessoal do profissional.
O papel do Profissional de Secretariado Executivo impõe, diariamente, o uso do
telefone exigindo, por isso, profissionalismo tanto como emissor ou receptor de um
conjunto de informações, pois o uso correto deste meio de comunicação é bem mais
difícil do que parece. Quem o utiliza é “obrigado” a dominar todo um conjunto de
regras e procedimentos.
No mundo dos negócios, somente os melhores se sobressaem. E uma das melhores
oportunidades para se marcar um ponto é mostra-se profissionalmente ao atender o
telefone.
4.1.1 Receber Chamadas
A qualidade do atendimento ao cliente reflete a eficiência e a eficácia de toda a
organização, ou seja, da sua cultura, da sua integração, das relações e trabalho, de
sua capacidade gerencial, da motivação de seus profissionais, da consciência da
importância do trabalho em equipe.
27
Quando o telefone toca está-se na posição de receptor e, por essa razão, é
necessário tratar o nosso interlocutor de forma agradável e prestável. Para o bom e
eficaz desempenho desta tarefa há que ter em atenção seis pontos básicos:
a)
Atender o telefone o mais rápido possível;
b)
identificar o nosso interlocutor;
c)
identificar-se corretamente;
d)
concentrar o nosso espírito no assunto da conversa;
e)
tomar notas;
f)
recapitular por outras palavras o que ouvimos;
g)
registrar o contato para uma eventual necessidade.
A voz é o elemento principal neste tipo de comunicação. O tom, o volume, a fluência
e a articulação tornam-na mais dinâmica e calorosa. A escolha de palavras contribui
para um discurso profissional que deve ser sempre baseado em fatos.
4.1.1.2
Filtrar Chamadas
O Profissional de Secretariado Executivo deve proteger o seu Executivo de
telefonemas que não lhe são destinados ou permitir-lhe selecionar os que quer ou
não atender.
A esta função dá-se o nome de filtrar chamadas e exige muita sensibilidade por
parte do Profissional de Secretariado. Antes de passar qualquer chamada há de se
certificar que este está disposto ou disponível para a receber. Se não for o caso,
saber usar de uma certa diplomacia e tato para explicar a quem fez a ligação que
não pode ser atendido naquele momento.
28
4.1.1.3
Anotar Mensagens ou Recados
Esta é uma operação que se repete várias vezes ao longo do dia de trabalho:
quando o Executivo não está e não se sabe dar a informação pretendida; quando
está, mas não quer ser incomodado; quando o nosso interlocutor deseja apenas
transmitir uma informação. Nestes casos há que tomar nota da mensagem, nome,
telefone e departamento de quem telefonou de modo a permitir um próximo contato.
As mensagens devem ser anotadas sucintamente, mas com precisão, sob pena de
não serem decifráveis a posteriori.
4.1.1.4
Pedidos de Informação e Transferência de Chamadas
Todos os pedidos de informação devem ser recebidos com amabilidade e rapidez e,
quando necessário, encaminhados para outra seção a fim de se obter as
informações pretendidas.
Se, por alguma razão, for necessário deixar o interlocutor em espera, deve-se
mantê-lo informado do que está a acontecer para que este não sinta que foi
esquecido. Se a pessoa para quem, deve-se transferir a chamada estiver
indisponível devemos oferecer alternativas ao interlocutor: aguardar em linha até
que a pessoa esteja livre ou deixar mensagem.
4.1.2 Fazer Chamadas
Antes de fazer uma chamada, o Profissional de Secretariado deve definir objetivos,
estruturar as ideias e reunir documentação susceptível de ser necessária durante o
contato. Considerado o destinatário da ligação, há que identificar-se corretamente
bem como certificar-se de que está falando com a pessoa certa.
O discurso deve-se assentar numa linguagem precisa, num tom firme, mas delicado.
No final, convém resumir as principais ideias para eliminar dúvidas ou equívocos.
29
Grande parte das chamadas telefônicas efetuadas tem como objetivo transmitir
orientações do Diretor. Neste caso, há que ter bem presente que transmitir uma
orientação não é dar uma ordem. O Executivo é o Diretor e não a Secretária.
Além destes cuidados no receber e fazer chamadas, é necessário dar especial
atenção às chamadas que envolvem cargos hierarquicamente diferentes. Nestes
casos é imprescindível ter presente duas situações específicas:
a)
Entre cargos hierárquicos idênticos quem telefona é quem deve esperar na
linha;
b)
Entre cargos hierárquicos diferentes é sempre o "inferior" que espera em
linha, independentemente de quem fizer a chamada. Sempre que o Profissional de
Secretariado faz uma chamada para uma pessoa hierarquicamente superior ao seu
chefe este deve estar já em linha quando a Secretária do "superior" passar a
chamada.
4.1.3 Atendimento Cliente Externo
Todo contato com um Cliente retrata a imagem e reputação da empresa. As
expectativas devem ser excedidas para o Cliente não ficar desapontado. Em vez de
prometer mais do que oferece, a empresa deve oferecer mais do que promete. Vivese num momento em que os produtos tornam-se cada vez mais similares e
competitivos onde o diferencial para a os clientes está na qualidade de atendimento
que não se resume em tratar bem o cliente, mas sim acrescentar benefícios aos
produtos objetivando superar suas expectativas.
Cabe ao profissional de secretariado promover esse diferencial.
4.2
Correio Eletrônico
Gerenciar o e-mail corporativo divulgado no site do escritório, na área Fale Conosco,
respondendo ou redirecionando o mesmo ao advogado competente, garantido a
resposta ao cliente. Gerenciar e filtrar o e-mail do supervisor direto.
30
Deve-se ter muita atenção ao gerenciar o email do supervisor direto, pois é comum
os advogados receberem por email as publicações. A publicação é o ato mediante o
qual se transmite a promulgação da lei aos seus destinatários, por publicação no
Diário Oficial.
4.3
Agenda
Profissionalmente, um esquecimento pode ter sérias repercussões, é função do
Profissional de Secretariado gerir os compromissos do Diretor e certificar-se de que
nada será esquecido. Para isso, ela deve recorrer à agenda. Esta é um instrumento
de trabalho precioso na gestão e programação, a curto ou longo prazo, da vida
profissional do Diretor, bem como da sua disponibilidade, ou não, para novos
compromissos.
No entanto, o agendar de compromissos não é assim tão simples. Existem regras
básicas que devem ser cumpridas para que o dia de trabalho do Diretor seja, apesar
de ocupado, organizado.
Assim, e de acordo com os hábitos e horários de trabalho do Diretor, o Profissional
de Secretariado deve criar espaços "mortos", nos quais nada é agendado, e que se
destinam à leitura do jornal diário, à recapitulação das notas do dia anterior, enfim, à
adaptação ao local de trabalho. Todos os dias no final da tarde é reservado um
espaço de tempo para dar despacho.
Tirando os horários acima, o Profissional de Secretariado começa a agendar saídas,
reuniões, almoços de trabalho e todo o tipo de compromissos do Diretor. No
agendamento de reuniões, sobretudo reuniões externas, ela tem de considerar
fatores como o trânsito e as distâncias percorridas, nunca devendo por isso marcar
uma reunião para antes das dez da manhã.
Geralmente, após o almoço se reserva na agenda cerca de trinta minutos para que
o Diretor possa tratar de algum assunto particular. Em todas as solicitações de
reuniões, entrevistas, encontros, o profissional de Secretariado nunca deixa à
disposição a agenda do Executivo, ela o informa dos pedidos, verifica se estes são
convenientes em termos de agenda e sugere alternativa. Só depois da sua
31
concordância se faz a confirmação das marcações. Este método de trabalho evita o
constrangimento de marcar, por exemplo, uma entrevista com o Sr. Pedro quando o
Diretor tem já agendada uma reunião, situação que se verifica sempre que o Diretor
não comunica à Secretária ou secretário o agendar de reuniões marcadas noutras
reuniões.
No final da semana de trabalho o Profissional de Secretariado Executivo recapitula
com o executivo todos os compromissos agendados para a semana que se segue
de forma a que este possa dizer o que tenciona ou não fazer. Só assim terá
condições para gerir eficazmente a agenda do executivo.
4.4
Reuniões
O mundo definido por muitos como uma “selva” e o tempo para o diálogo e para a
troca de ideias é cada vez mais escasso.
No mundo do trabalho, tudo é ainda mais complicado, já que uma simples conversa
pode desencadear ações, definir estratégias, originar decisões ou conclusões. Daí a
extrema importância das reuniões em qualquer Departamento.
Não basta colocar várias pessoas frente a frente no mesmo espaço físico. Para
qualquer reunião é necessária uma preparação e muita organização para assegurar
um resultado rentável e produtivo. Evidentemente, há passos que são comuns na
preparação de todas as reuniões e que se pode dividir em três momentos distintos: o
antes, o durante e, não menos importante, o depois.
4.4.1 O Antes...
Depois de definidos os objetivos da reunião, há que encontrar uma data e uma hora
para esta se realizar. A escolha deve ser feita em função da disponibilidade da sala
de reuniões principal mas, essencialmente, da agenda do Diretor, e da agenda de
todos os outros participantes de modo a permitir a presença de todos na reunião.
32
Um cuidado a ter é evitar marcar reuniões nas primeiras e últimas horas do dia
devido, no primeiro caso há risco de sonolência e atrasos provocados pelos meios
de transporte e, no segundo caso, ao cansaço físico e mental de todos os
participantes.
Encontrada uma data e hora adequada procede-se a um último contato para uma
confirmação final. Só depois passa-se à fase seguinte: a convocação.
4.4.1.1
A convocação
Preparar e enviar a convocação da reunião. A convocação é o documento escrito
que faz referência à data, hora, local e ordem de trabalhos da reunião. Para o
exterior seguem via fax ou ofício e, quando as pessoas a convocar pertencem ao
próprio Departamento, por e-mail. O fim desta etapa leva-nos ao início de uma outra:
a preparação da folha de “check-in”.
4.4.1.2
A preparação da lista de “check-in”
Para dispor da informação de quem vai e não vai estar presente na reunião, o
Profissional de Secretariado Executivo prepara uma folha de check-in de
confirmações. Nesta folha vão constar os nomes das pessoas convocadas, os
respectivos Departamentos e um espaço onde é assinalada a confirmação da
presença, o fazer substituir-se ou a ausência na reunião.
4.4.1.3
Pauta
Com a lista de presença em mãos, o Profissional de Secretariado Executivo elabora
a pauta da reunião e envia aos participantes confirmados.
33
4.4.1.4
Preparação de documentação
O profissional de Secretariado Executivo deverá reunir, preparar e organizar em
pastas toda a documentação necessária para distribuição a todos os participantes.
4.4.1.5
Preparação da sala de reuniões
Como última etapa do “antes de uma reunião” o Profissional de Secretariado deverá
proceder à preparação da sala para receber todos os participantes. O Profissional de
Secretariado verificará se tudo está limpo, com uma iluminação e temperatura da
sala adequadas, providenciará água, copos, papel, caneta, além disso, e se for
caso, deverá assegurar que todos os meios audiovisuais estão disponíveis e
operacionais.
4.4.2 O Durante...
Com o aproximar da hora marcada, o Profissional de Secretariado deve estar atento
à chegada dos convocados, os quais devem ser gentilmente recebidos e
acompanhados para a sala de espera, ou para a sala de reuniões, dependendo do
tempo que faltar para o início da reunião.
Enquanto decorre a sessão de trabalhos, o Profissional de Secretariado Executivo
estará sempre alerta para um eventual apoio, como por exemplo, fazer cópias de um
documento. Passados 30/45 minutos do início da reunião deverá se providenciado o
serviço de café/chá, que é servido pelo serviço de copa.
4.4.3 O Depois...
Como última fase, procede-se à divulgação dos pontos acordados na reunião, o
Profissional de Secretariado Executivo irá preparar a Ata e enviar a todos os
participantes, bem como, procurará acompanhar o desenvolvimento de todos os
34
trabalhos, não esquecendo de proceder ao arquivo de toda a documentação
resultante da mesma.
4.5
Viagem
A necessidade de planificar e organizar viagens de trabalho são constantes, dadas
as inúmeras deslocações feitas pelo Diretor. De uma forma geral, e devido às suas
diversas competências, as deslocações têm como base a participação em reuniões,
conferências, seminários e debates realizados no país e no estrangeiro.
Esta função envolve uma grande capacidade de estruturação e controle, tal como
uma outra tarefa já referida neste relatório: a preparação e organização de reuniões.
Não é assim por acaso que todo o processo ligado à organização e planificação de
viagens divide-se igualmente em três fases distintas: o antes, o durante e o depois.
4.5.1 O Antes…
Independentemente da sua duração ou destino, existem dois pontos invariáveis na
organização de qualquer viagem:
a) Organização do itinerário;
b) Autorização superior para se realizar
4.5.1.1
Organização do Itinerário e Reservas
Neste primeiro ponto, inicia-se a recolha de informações de itinerários, preços de
hotéis, horários, companhias de aviação,
custo de transportes, tempos de voo,
fusos horários, enfim, todos os dados relevantes que permitam selecionar o meio
mais conveniente e certo para realizar a viagem.
35
Reunida toda esta informação, o Profissional de Secretariado Executivo procura
fazer a melhor escolha de modo a proporcionar, não só uma viagem de trabalho
rentável, mas também um percurso agradável e sem sobressaltos.
4.5.1.2
Autorização de Viagem
Para ser feita qualquer deslocação, dentro ou para fora do país, é necessário ter
autorização superior que, no caso dos Advogados , é dada pelo Diretor.
Neste caso, deve-se recolher todos os dados considerados necessários para se
chegar à autorização ou não autorização da deslocação. Para isso é preenchido um
formulário próprio no qual se explicita a razão da deslocação, a data, o custo total
de despesas inerentes à viagem.
Autorizada a viagem, são feitas as confirmações da reserva de transporte e de
pernoite e anotado na agenda o número do voo, bilhete e lugar do avião, assim
como o nome do hotel, telefone, fax e período de estada.
Dependendo do Local a ser visitado, o Profissional de Secretariado Executivo terá
algumas precauções a tomar, como por exemplo: alguns destinos são apenas
possíveis com um visto, como é o caso dos E.U.A., e que, para outros, é
obrigatório/aconselhável precaver-se de vacinas ou medicamentos específicos
contra certas doenças, como é o exemplo de Moçambique, Colômbia e Amazonas.
Depois de considerados estes dois casos, ela dará inicio a preparação de um dossie
com todos os documentos indispensáveis para a realização da viagem: marcação e
respectiva confirmação da passagem de avião e da reserva de alojamento,
passaporte, visto e, quando necessários, documentos de saúde.
A este dossiê, junta-se uma pasta com todos os documentos relativos ao motivo da
deslocação e ainda a planificação de toda a viagem. Como medida de precaução,
fica com uma cópia de toda a documentação o que irá me
permitir localizar
rapidamente o meu Executivo e/ou qualquer advogado numa eventual necessidade.
36
4.5.2 O Durante…
Na ausência do Diretor, a Secretária terá de assegurar o tratamento de toda a sua
correspondência, dar entrada e arquivar a mesma numa pasta própria para posterior
consulta do Diretor. Quanto à correspondência expedida durante a sua ausência, ela
irá tirar cópia das cartas enviadas e as arquivará numa outra pasta.
4.5.3 O Depois
No retorno do Diretor o Profissional de Secretariado Executivo irá repassar
as
pastas atrás mencionadas, informando-o de todas as mensagens deixadas enquanto
ausente e colocando-o a par
de todos os assuntos ou questões consideradas
prioritárias e urgentes.
O Profissional de Secretariado Executivo deverá solicitar o dossiê resultante da
viagem que deve conter as notas fiscais de gastos com as mesmas, de forma a
poder organizá-lo e proceder as respectivas prestações de contas, desta forma é
possível o reembolso de parte das despesas efetuadas durante a viagem. Esta
prestação de contas é feita em sistema próprio desenvolvido pelo departamento de
informática do escritório.
4.6 Circulação Interna de Documentos
A documentação/correspondência representa nada mais do que a confirmação
escrita de quase todos os contatos inicializados verbalmente. Daí a sua importância
como forma de comunicação e como suporte material de grande parte da
informação do escritório.
O Profissional de Secretariado Executivo é responsável em produzir com redação
própria, vários tipos de documentação e correspondência. É o exemplo de
Procuração,Ofícios, E-mails, Circulares, Relatórios e Memorandos. Toda e qualquer
documentação/correspondência produzida no escritório, que deverá ser feita em
formulário próprio.
37
Além de redigir as correspondências acima, esse profissional tem como trabalho
específico da área, digitar as Peças Jurídicas para os Advogados. Para que ela
possa desempenhar bem esta função, é fundamental conhecer as principais
características destes documentos.
Está relacionada
abaixo com
uma breve descrição para que o leitor possa
entender a que se refere:
a) Petição Inicial: peça escrita na qual o autor formula seu pedido, expondo os fatos
e sua fundamentação legal, contra o réu, dando início ao processo.
b) Contestações: uma das formas de resposta do réu na qual este impugna o
pedido do autor formulado na petição inicial.
c) Recursos: meio empregado pela parte litigante a fim de defender seu direito; meio
de provocar, na mesma instância ou superior, a reforma ou a modificação de uma
sentença desfavorável.
d) Réplica: complemento ou reforço da acusação, por ocasião do julgamento de
crime de competência do Tribunal do Jurí, feito pelo Ministério Público.
e) Apelação: Recurso que se interpõe das decisões terminativas do processo de
primeira instância.
f) Sentenças: ato ou decisão que o magistrado ou tribunal toma que põe termo ao
processo.
g) Embargos de Declaração: pedido que se faz ao juiz ou tribunal que emitiu a
sentença para que esclareça dúvidas e omissões nela contidas.
38
4.7
– Correspondência Entrada
Toda a correspondência que chega ao escritório, seja por correio ou fax, é recebida
diretamente pelo Profissional de Secretariado Executivo, a mesma as lê
previamente, de modo a detectar qualquer assunto confidencial, restrito ou pessoal,
ou algo importante e urgente que exija ser tratado de imediato, como ocorre nos
caso de intimações e notificações extrajudiciais.
4.7.2
Prazos processuais
A rotina de controle e gerenciamento dos prazos processuais de um escritório de
advocacia talvez seja a mais relevante de todas as atividades, pois a essência da
atividade do advogado é gerenciar seus prazos e impulsionar seus processos.
O prazo inicia-se, invariavelmente, com o recebimento da respectiva intimação (que
em alguns Estados se chama Publicação Jurídica, em outros, Recorte Digital ou,
ainda Nota de Expediente). Portanto, o profissional de secretariado, como agente
facilitador deve estar atento a esses prazos auxiliando o gestor assistido.
4.8
Arquivo
Depois de explicado o processo de tratamento da documentação/correspondência
no escritório, facilmente se depreende que o arquivo é parte integrante e essencial
para na sua organização.
No entanto, há que considerar que arquivar não é apenas juntar e acumular uma
série de “papéis”. É preciso seguir um sistema de classificação específico.
Geralmente se é atribuído um número a todos os documentos. O sistema de
classificação utilizado é o numérico e consiste no arquivo dos documentos por uma
ordem sequencial crescente.
O Arquivo dos documentos é feito por assunto, em pastas suspensas e em ordem
alfabética o que facilita a localização e o acesso aos papéis.
39
Dentro das pastas, os documentos são separados por ano, utilizando divisórias de
cartolina.
Geralmente os escritórios de advocacia trabalham com programas e software
específicos que auxiliam no controle
de pastas processuais, permite o
cadastramento de múltiplas: partes, andamentos, eventos, garantias, objetivos,
custas e honorários, portanto é importante conhece-los. Os software mais utilizados
são: Themis, Advogar, Macdata, DataJuri entre outros.
4.9
Eventos
O Profissional de Secretariado Executivo é responsável pela organização dos
almoços, jantares e coquetéis para os clientes, bem como as festas de
confraternização do escritório. Ele faz toda a cotação e apresenta ao Diretor para
análise e aprovação. Uma vez aprovado, dá seguimento ao evento. Faz a compra de
todos os brinquedos para os filhos dos funcionários e cesta de natal. Geralmente
organiza a brincadeira de amigo secreto.
40
5.
CONCLUSÃO
O objetivo deste trabalho foi seguramente alcançado, pois tinha o cunho de reforçar
a ideia de que para os profissionais continuarem competitivos e atuantes no
mercado de trabalho os mesmos devem estar em constante busca de
aperfeiçoamentos e estudos e que para desenvolver sua atividade diária,
independente de qual seja a área, este profissional precisa ter visão sistêmica da
organização e, sem investimento intelectual, o profissional secretário estará fadado
ao insucesso, não se manterá vivo no mercado de trabalho.
41
6.
REFERÊNCIAS
BRASIL. Constituição Federal, de 05.10.88. Atualizada com as Emendas
Constitucionais
Promulgadas.
Disponível
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/constituicao/constitui%C3%A7ao.htm>
em:
Acesso
em
10/08/2011.
BRASIL. Estatuto da Advocacia e da OAB: lei nº 8.906, de 04.07.1994. Paulo Luiz
Netto Lobo (Org.) 3. ed. Brasília: Livraria e Editora Brasília Jurídica/ Conselho
Federal da OAB, 1995. p. 13-42.
DAMIÃO, Regina Toledo; HENRIQUES, Antonio. Curso de português jurídico. 11.
ed. São Paulo. Editora Atlas S.A., 2010. p. 4-39
GARCIA, Elizabeth Virag. Muito prazer sou a secretária do senhor. Ed. Gente São
Caetano do Sul: 1999.
HARMAN, W; HORMANN, J. O Trabalho Criativo, Ed. Cultrix, São Paulo: 1997.
NATALENSE, Liana. A Secretária do futuro. Ed. Qualitymark, Rio de Janeiro: 1998.
PALAIA, Nelson. Noções Essenciais de Direito. 3. Ed. São Paulo: Editora Saraiva
2005.
42
7.
ANEXOS
ANEXO A - Representação Gráfica da Organização Judiciária Estadual, elaborada
por PALAIA, Nelson. Noções Essenciais de Direito. Ed. Saraiva. São Paulo, p. 49.
43
ANEXO B - Representação Gráfica da Organização Judiciária Estadual, elaborada
por PALAIA, Nelson. Noções Essenciais de Direito. Ed. Saraiva. São Paulo, p. 49.
44
ANEXO C – Algumas terminologias extraídas do livro ACQUAVIVA, Marcus Cláudio.
Dicionário jurídico brasileiro Acquaviva. São Paulo: Jurídica Brasileira, 1993.

REPERTÓRIO VOCABULAR JURÍDICO:
Aprazar: fixar prazo para que se cumpra uma obrigação negocial.
Arbitramento: tem a mesma origem de arbitramento, que significa procedimento
extrajudicial para solucionar litígio. O arbitramento, na linguagem jurídica, diz
respeito ao valor, ou à apreciação económica, elemento da avaliação.
Ação declaratória: Aquela que visa à declaração judicial da existência ou
inexistência de relação jurídica ou à declaração da autenticidade ou falsidade de
documento.
Acórdão: É a decisão proferida pelo Tribunal de Justiça.
Aditamento: Acréscimo lançado, quando possível, num documento no sentido de
completá-lo ou esclarecê-lo.
Advogado constituído: Aquele que é contratado por alguém para defender
Seus interesses.
Agravo: Recurso contra decisão interlocutória ou contra despacho de juiz ou
membro de tribunal agindo singularmente.
Agravo de Instrumento: Recurso cabível para o Tribunal tanto das decisões
interlocutórias propriamente ditas quanto de despacho de juízes de 1º grau que
causem gravame à parte, a terceiro ou ao Ministério Público.
Agravo retido: Recurso de decisão interlocutória que, a requerimento do
agravante, fica retido nos autos, a fim de que dele conheça o tribunal,
preliminarmente, por ocasião do julgamento da apelação.
Aguardando outros: Quando o processo está no cartório para que os
serventuários (funcionários) pratiquem alguma determinação do juiz. Exemplo:
expedir o mandado de intimação ou citação; incluir a determinação do juiz
(despacho) na relação que vai ser publicada no diário de justiça; etc.
45
Audiência: Reunião solene, presidida pelo juiz, para a realização de atos
processuais.
Avença: forma arcaica que significa ajuste contratual. É comum seu uso para
complementar o nome de um contrato, e.g., Contrato de Compra e Venda e outras
avenças.
Autuação: Ato de cadastrar e encapar a petição inicial, formando o processo.
Baixa dos autos: É a remessa do processo para a instância (tribunal ou fórum)
inferior
Baixa na distribuição: É o ato de cancelar a ação quando ela ainda não foi ao
conhecimento do juiz.
Carga: É o ato do advogado de retirar o processo do cartório.
Cartório: É o local onde irá correr o processo e também é chamado de Vara
Concluso: Quando o Processo está no gabinete do juiz aguardando alguma
determinação.
Contra-razões: Resposta ao Recurso.
Declaração da vontade: é a forma externa da vontade, oral ou escrita, que difere
da manifestação da vontade, expressão mais abrangente, que inclui a vontade
interna. Por isso mesmo, na interpretação de negócios deve-se levar em conta
mais a intenção do que a vontade declarada, quando houver divergência entre
elas, ocasionando vício de vontade como defeito do negócio jurídico.
Defeso: significa o que é proibido, com sentido totalmente distinto da forma
parônima defesa.
Despacho: Ato do juiz para determinar providências no processo.
Diligência: na linguagem processual refere-se a pedido da parte ou ex officio para
que se cumpra uma exigência.
A palavra diligência tem campo semântico de empenho e cuidado, dando a outros
vocábulos de sua família etimológica esse mesmo esforço pela exatidão. Assim,
diligente é a pessoa que age com prudência e zelo nas suas atividades e nos
negócios que celebra.
46
Escaninho do Juiz: Local onde é colocado o processo antes de ser remetido ao
juiz.
Mandado de citação: Meio de dar conhecimento ao réu da ação que foi proposta
contra ele, informando o prazo que terá para ofertar sua defesa.
Nua propriedade: expressão designativa de propriedade que não é plena, em
referência ao proprietário despojado do gozo da coisa.
Petição: Pedido escrito elaborado pelos advogados e encaminhado ao juiz.
Preparo alvará: O processo está na secretaria da vara para realização do alvará
judicial que é o documento para saque dos valores. Normalmente o alvará leva em
torno de uma semana para ser confeccionado, conferido e assinado pelo juiz.
Preparo Edital: O processo está na secretaria da vara aguardando a confecção
de um edital de publicação de algum ato.
Processo autuado: O processo foi recentemente distribuído e foi organizado com
capa e numeração de folhas, tendo recebido uma numeração.
Processo com Oficial de Justiça: O Oficial de Justiça deverá cumprir alguma
determinação do Juiz, tais como citar a parte, intimar testemunhas, efetuar
penhora ou alguma restrição de bens ou valores. Depende da fase do processo.
Normalmente esses procedimentos levam em torno de uma semana.
Processo distribuído por sorteio: É o momento em que o cartório recebe a
petição inicial da ação.
Vista: Ato pelo qual alguém recebe os autos de um processo como direito de
tomar conhecimento de tudo o que nele se contém. Ex: pedir vista, dar vista.
47
ANEXO D - Informações Úteis

Sites e Endereços
STJ – Superior Tribunal de Justiça
SAFS - Quadra 06 - Lote 01 - Trecho III - CEP: 70095-900 - Brasília - DF
Telefone: (61) 3319-8000 | Informações Processuais: (61) 3319-8410.
Site: www.stj.gov.br
STM – Superior Tribunal Militar
Setor de Autarquias Sul, Praça dos Tribunais Superiores
CEP.:70.098-900 - Brasília - DF
Telefone: (61) 3313-9292
Site: www.stm.jus.br
STF – Supremo Tribunal Federal
Praça dos Três Poderes - Brasília - DF - CEP 70175-900 Telefone: (61) 3217-3000
Site: www.stf.jus.br
TJ – Tribunal de Justiça de São Paulo
Praça da Sé, s/nº - CEP: 01018-010 - São Paulo - SP - PABX: (11) 3242-9366
Site: www.tj.sp.gov.br
Importante: Os processos são públicos, qualquer pessoa pode ter acesso a eles (a
não ser que tramitem em segredo de justiça, como é o caso de alguns processos na
Vara de Família).