A informação como aliada indispensável do gestor de frotas

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A informação como aliada
indispensável do gestor de frotas
Como otimizar a gestão de uma frota? É possível controlar o que não
se pode mensurar? Ron Katz, executivo da empresa de software para
frotas Chevin Fleet Solutions, ressalta a importância da informação e seu
processamento para uma gestão de frotas eficiente.
evando-se em conta a natureza sempre
variável e imprevisível das frotas, conseguir otimizar a utilização de um parque de veículos nunca é algo simples.
Mas tampouco é impossível. O primeiro passo para
melhorar a gestão da frota é ter uma visão mais
clara sobre ela. Talvez tenhamos veículos sem utilizar porque, devido ao uso de métodos muito tradicionais, simplesmente estão fora do nosso controle
e monitoramento. E se podemos perceber o problema, como poderemos solucioná-lo?
A maneira de ter uma melhor visão de cada elemento que compõe uma frota é centralizar em
uma única base de dados toda a informação do
parque de veículos e dos motoristas. Incluindo
os quilômetros percorridos, o combustível consumido, os boletins de acidentes, a manutenção,
os consertos, a validade do licenciamento dos veículos e da carteira de motorista dos usuários, as
multas e sanções de tráfico, as datas de renovação, entre outros.
Melhor ainda se essa base de dados é suficientemente flexível para adaptar-se à nossa
gestão de frota, suficientemente intuitiva para
avisar os usuários de datas importantes (revisão obrigatória ou troca de pneus, por exemplo), e suficientemente acessível para ser atualizada à distância pelos empregados ou pelos
motoristas através de seus smartphones.
A falta de informação em
tempo real pode levarnos a tomar decisões
importantes baseados
em dados errôneos
Acesso em tempo real
Conseguir que a eficiência de nossa frota
mantenha-se ao longo do tempo dependerá,
em grande parte, de ter acesso aos dados em
tempo real. Historicamente, este sempre foi
um objetivo difícil de alcançar, especialmente para as frotas maiores e mais espalhadas
geograficamente.
A falta de informação em tempo real frequentemente pode levar-nos a tomar uma
série de decisões importantes baseadas em
dados errôneos. Por exemplo, determinar
qual motorista ou veículo será utilizado em
determinado trajeto sem saber se o motorista está com a carteira em dia ou se o veículo
está em condições de circular.
Permitir que os motoristas ou os funcionários da oficina possam realizar relatórios
sobre o estado dos veículos quando ocorrem
acidentes e descarregar essa informação
na base de dados centralizada proporciona
aos gestores uma visão mais precisa da real
capacidade operativa da frota. Por sua vez,
isso proporciona um enfoque mais proativo
A informação como aliada indispensável do gestor de frotas
da gestão da frota, permitindo detectar os problemas em tempo real e mantendo informados
os possíveis afetados por eles.
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ção de relatórios de forma manual e exaustiva.
Uma perda de tempo que pode provocar que a
eficiência alcançada desapareça. Por isso é importante conseguir automatizar o processo de
apresentação de relatórios e resultados. Isso
nos garante manter uma boa gestão e uma boa
apresentação dos resultados sem sacrificar o
funcionamento normal da frota e sua gestão.
Os smartphones e os PDAs (Personal Digital
Assistant) são grandes aliados na hora de atualizar nossa base de dados, já que essa atualização pode ser feita a distância. A tecnologia
está rapidamente se tornando parte de nossas
vidas, por isso sua introdução e conhecimento
por parte dos empregados em todos os níveis
e departamentos não encontra praticamente
nenhuma resistência.
Para gerir um parque de veículos com sucesso e de maneira racional é necessário eliminar
ineficiências e adotar a inovação para otimizar
os processos. E para colocar em prática essa
teoria, deve-se analisar de forma crítica os métodos atuais de gestão de frotas. A identificação das áreas de ineficiência é possível apenas
se os dados são interessantes e de fácil acesso.
Integrando a informação
Administrar uma frota não é tarefa fácil. É uma
batalha constante e íngreme, capaz de melhorar ou acabar com o bom funcionamento de
um negócio.
O fato de que a gestão de frotas inclui tantos elementos variáveis, desde os cartões de combustível até a apólice de seguro ou as avarias dos
veículos, aumenta a dificuldade da gestão. Além
disso, deve-se levar em conta o cumprimento da
legislação, cada vez com maior impacto no setor,
assim como a atual situação econômica.
Um dos pontos cruciais é
conseguir automatizar o
processo de apresentação
de relatórios e resultados
No entanto, por meio da fusão dos processos
e a integração de todos os temas relevantes,
incluindo os dados relativos aos recursos humanos, os gestores de frotas são capazes de
desencarregar-se de parte do trabalho e permitir que a tecnologia lhes ajude.
Também é crucial para o departamento de frotas ser capaz de demonstrar regularmente aos
níveis hierárquicos superiores uma maior eficiência e uma economia de custos. Aqui é onde
aparece o paradoxo. Para fazer mais com menos, os gestores dedicam mais tempo à realiza-
Uma frota completamente otimizada em sua
gestão só é possível quando se dá prioridade
a quatro fatores: uma melhor visibilidade, um
melhor acesso, uma melhor integração e uma
melhor informação dos resultados. Levar em
conta esses quatro pilares fundamentais é a
base para otimizar a gestão das frotas.
Relatórios automatizados
índice
Ron Katz
VP senior de Vendas
para América de
Chevin Fleet Solutions
Soluções integradas na busca do
melhor caminho para sua frota.
www.aldautomotive.com