Introdução ao faturamento eletrônico Tracker

GESTOR DE FATURAMENTO DE ESCRITÓRIOS DE ADVOCACIA GUIA DE CONSULTA RÁPIDA
Introdução ao faturamento eletrônico Tracker
Antes de enviar uma fatura no Tracker, primeiro é preciso criar e salvar a fatura em um formato de arquivo
eletrônico aceitável. Os formatos usados com mais frequência são LEDES (Legal Electronic Data Exchange, ou
intercâmbio eletrônico de dados jurídicos), preferido pela maioria das empresas; Microsoft Word; texto; ou Adobe
PDF; mas é possível enviar faturas no formato que for aceito pelos seus clientes.
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2.
Logout
Clique para terminar a sessão do Tracker.
3.
Help (Ajuda)
Clique para acessar o site de ajuda on-line, que tem
centenas de páginas de ajuda, além de tutoriais, inscrições
para treinamento ao vivo, um formulário de feedback do
produto, etc.
4.
a opção de modificar suas preferências.
Botões de navegação
Estes botões representam as principais áreas no Tracker.
Todas as vezes que for postar faturas, use o botão Billing
(Faturamento).
8.
9.
10.
6.
11.
7.
12.
Clique em seu nome para exibir o seu perfil de usuário e ver
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Ícone de fatura
Clique no ícone para abrir a página Invoice (Fatura), onde se
pode ver o valor da fatura, os ajustes, anexos e comentários.
Seletor da exibição
Seu nome de usuário
Aviso de Delivery On Hold (Entrega suspensa)
Se uma matéria tiver tarefas incompletas, todas as faturas
postadas na matéria serão carregadas no Tracker, mas
as faturas só serão entregues ao cliente quando todas as
tarefas incompletas forem resolvidas em relação àquela
matéria. O estado da fatura aparecerá como Delivery on
Hold (Entrega suspensa). Para ver quais tarefas devem
ser terminadas e quem é o responsável, clique em View
incomplete tasks (Exibir tarefas incompletas) no aviso de
Delivery on Hold (Entrega suspensa). IMPORTANTE: A entrega
suspensa não impede que se carregue uma fatura.
Quick Search (Busca rápida)
Escolha itens das listas suspensas e, em seguida, clique em
Go (Ir) para mudar os itens exibidos na página.
What You Can Do (O que você pode fazer)
Exibe as ações disponíveis na página exibida no momento.
Guias específicas de botões e matérias
Digite uma palavra, frase ou número de fatura e, em
seguida, clique em GO (Ir). Quando os resultados forem
exibidos, se não aparecer o que estiver procurando, clique
em [advanced search] (busca avançada), no lado extremo
direito da tela, para ver mais critérios de busca.
Ícone de ajuda do campo
Clique para ver uma janela instantânea de ajuda.
Estas guias ficam disponíveis depois de se clicar em um
botão ou de se escolher uma matéria.
5.
Botão de enviar lembrete por e-mail
Clique para enviar instantaneamente um lembrete aos
usuários responsáveis por tarefas incompletas.
13.
Ícone de perfil da fatura
Clique no número da fatura para abrir o Invoice Profile (Perfil
da fatura), onde se pode ver o histórico aprovado e outras
informações e anexos, tais como a carta de contratação.
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14.
(Documentos comprovatórios).
Organizar por coluna
Clique no cabeçalho de uma coluna para organizar de
acordo com aquela coluna. Por exemplo, clique em Matter
Name (Nome da matéria) para organizar as faturas em
ordem alfabética pelo nome da matéria.
Como carregar o LEDES
SpeedPost™
Com SpeedPost, é possível postar várias faturas com formato
LEDES simultaneamente. Antes de usar SpeedPost, é preciso
inserir o número do cliente do seu escritório e o número de matéria
de cada matéria. IMPORTANTE: Estes números devem corresponder
exatamente aos números de cliente e de matéria do seu sistema de
cálculo de tempo e faturamento, caso contrário, a fatura LEDES não
será postada.
Digite os números de matéria e cliente do
escritório, nome da matéria e local do
trabalho jurídico
1.
Clique no botão Billing (Faturamento).
2.
Clique na guia Set Matter #s (Inserir números da
matéria). Abre-se a página Set Matter Numbers (Números
de matérias finalizadas).
3.
Clique em Edit Firm Client & Matter # (Digitar número do
cliente do escritório e da matéria) ao lado da matéria
cujas informações do escritório deseja inserir. Abre-se a
janela Firm Data (Dados do escritório).
4.
Digite as informações do seu escritório nas caixas de
texto.
5.
Se precisar designar mais números, clique em Assign
additional Firm Client & Matter # (Designar mais números
de clientes do escritório e de matéria) e repita as etapas
anteriores.
6.
Clique em Save & Close (Salvar e fechar) na parte
inferior da página.
Como postar várias faturas LEDES usando o
SpeedPost do Tracker
1.
Clique no botão Billing (Faturamento).
2.
Clique na guia Post Invoices (Postar faturas).
3.
Na parte superior da página, selecione a opção LEDES
SpeedPost Upload (Carregar SpeedPost do LEDES).
4.
Selecione seu escritório e a moeda nas listas suspensas.
5.
Ao lado de “LEDES Invoice File #1” (Arquivo de fatura
LEDES nº 1), clique no botão Browse (Navegar) para
carregar a fatura.
6.
Se tiver um recibo ou outro documento comprovatório,
anexe-o ao lado de "Supporting Documents"
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7.
Carregue todas as outras faturas e anexos nos campos
que aparecem.
8.
À esquerda, sob What You Can Do (O que você pode
fazer), clique em Post Invoice(s) (Postar fatura[s]).
Como carregar LEDES
manualmente
Use o procedimento a seguir para postar uma única fatura já
existente no formato LEDES.
1.
Clique no botão Billing (Faturamento).
2.
Clique na guia Post Invoices (Postar faturas).
3.
Na parte superior da página, selecione LEDES Manual
Upload (Carregar LEDES manualmente). Observação:
Para obter mais informações sobre este método, clique no
ícone Field Help (Ajuda do campo)
.
4.
Clique em Post Invoice (Postar fatura) ao lado da matéria
cuja fatura deseja postar. A página New Invoice (Nova
fatura) se abre.
5.
Preencha o formulário. Observação: campos com setas
vermelhas
são de preenchimento obrigatório.
6.
Anexe a fatura e, se tiver um recibo ou outro documento
comprovatório, anexe-o ao lado de "Supporting
Documents" (Documentos comprovatórios).
7.
No canto esquerdo superior, sob What You Can Do (O
que você pode fazer), clique em POST & CLOSE (Postar e
fechar).
LEDES Generator
Use o procedimento a seguir para criar e postar uma fatura no
formato LEDES 1998BI (internacional) que inclua impostos.
1.
Clique no botão Billing (Faturamento).
2.
Clique na guia Post Invoices (Postar faturas).
3.
Na parte superior da página, selecione LEDES Generator.
Observação: Para obter mais informações sobre este
método, clique no ícone Field Help (Ajuda do campo)
.
4.
Clique em Post Invoice (Postar fatura) ao lado da matéria
cuja fatura deseja postar. A página New Invoice (Nova
fatura) se abre.
5.
Preencha as informações do cabeçalho da fatura.
Observação: campos com setas vermelhas
são de
preenchimento obrigatório.
6.
Sob Invoice Data (Dados da fatura), selecione a moeda.
7.
Sob Fees (Taxas), clique em Add Line Item (Adicionar
linha de tarefa) para inserir uma descrição e as taxas
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cobradas pelo trabalho realizado. Adicione quantas
linhas de tarefa precisar para descrever o trabalho
realizado.
8. Sob Expenses (Despesas), clique em Add Line Item
(Adicionar linha de tarefa) para inserir uma descrição e
as taxas cobradas pela despesa.
9. Para reduzir a quantidade total de taxas ou despesas,
clique em Add Fee Adjustment (Adicionar ajuste de taxa)
ou Add Exp Adjustment (Adicionar ajuste de despesa).
10. Na parte de cima da página, sob What You Can Do (O
que você pode fazer), clique em POST & CLOSE (Postar e
fechar).
Como carregar outros tipos de
arquivo
Use o procedimento a seguir para postar uma fatura de outro formato
que não seja LEDES, como Microsoft Word ou PDF.
1. Clique no botão Billing (Faturamento).
Comentários dos clientes
Se a pessoa encarregada de aprovar faturas rejeitar uma, ela deverá
inserir comentários. Além disso, algumas pessoas encarregadas de
aprovar faturas incluem comentários nas faturas aprovadas. Nas
faturas LEDES, estas pessoas podem incluir comentários em itens
de linha. Para ver os comentários no nível da fatura, na seção de
cabeçalho da fatura ou na página do perfil da fatura, clique em
Show Comments (Mostrar comentários). Para ver os comentários dos
itens de linha em uma fatura LEDES, clique no ícone para abrir a
própria fatura (veja o item nº 12 na página 1 deste guia) e, em
seguida, role até a seção da linha de tarefa.
Imposto
Se precisar cobrar impostos sobre os serviços, use o formato LEDES
1998BI. É possível usar tanto o seu próprio sistema de cálculo de
tempo e faturamento para criar a fatura ou usar a opção de postagem
do LEDES Generator (ver acima). Entretanto, há outros métodos para
cobrar impostos em outros tipos de faturas.
2.
Clique na guia Post Invoices (Postar faturas).
3.
Na parte superior da página, selecione Other File Upload
(Carregar outro tipo de arquivo). Observação: Para obter
mais informações sobre este método, clique no ícone
Field Help (Ajuda do campo)
.
4.
Clique em Post Invoice (Postar fatura) ao lado da matéria
cuja fatura deseja postar. A página New Invoice (Nova
fatura) se abre.
5.
Preencha os campos sob Invoice Header (Cabeçalho da
fatura). Observação: campos com setas vermelhas
são
de preenchimento obrigatório.
6.
Sob Invoice Data (Dados da fatura), selecione a moeda
da fatura.
1.
No lado esquerdo da tela, clique no seu nome de
usuário (veja o item nº 7 na página 1 deste guia).
7.
Sob Invoice Amounts (Montantes da fatura), digite o
montante de taxas, despesas e impostos cobrados.
2.
Clique em Preferences (Preferências).
8.
Anexe a fatura e, se tiver um recibo ou outro documento
comprovatório, anexe-o ao lado de "Supporting
Documents" (Documentos comprovatórios).
3.
Role para baixo até a seção General Preferences
(Preferências gerais) e selecione a sua moeda preferida.
9.
No canto esquerdo superior, sob What You Can Do (O
que você pode fazer), clique em POST & CLOSE (Postar e
fechar).
Faturas LEDES 1998B
Se a sua fatura LEDES contiver imposto, inclua o código
E124 no Expense Code (Código da despesa) da linha de
tarefa e inclua o tipo de imposto (por exemplo, VAT ou GST)
na descrição da linha de tarefa.
Faturas que não sejam LEDES
O Tracker permite incluir impostos em faturas que não seja
LEDES desde que a sua preferência de moeda ou a do seu
escritório não seja em dólares americanos.
Como definir sua preferência de moeda
Aviso de faturas rejeitadas ou
reduzidas
Se o seu cliente reduzir ou rejeitar uma fatura que você tenha
postado, você receberá um alerta por e-mail sobre a fatura reduzida
ou rejeitada. Em seguida, você pode fazer o login no Tracker para ver
a página do perfil da fatura (veja o item 13 na página 1 deste guia)
para obter mais informações.
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