política para entrega e recebimento de presentes e

política para entrega
e recebimento de presentes
e gentilezas de terceiros
política para
entrega e
recebimento
de presentes
e gentilezas
de terceiros
01
02
política
1
Presentes podem ser dados ou recebidos, desde que não
haja nenhum motivo subjacente para que uma transação
ou decisão possa ser indevidamente ou ilegalmente
influenciada.
2
Cada região deve adotar um limite monetário para o
recebimento de presentes e brindes. Este limite regional deve
ser apropriado para as circunstâncias da região, levando em
conta as normas regionais com relação ao recebimento de
presentes e será válido para o período de um ano civil. O
limite regulará o recebimento de presentes de cada terceira
parte e deve ser regularmente comunicado aos empregados
da região.
3
Apesar do parágrafo anterior, os empregados poderão
receber presentes de terceiros que, no total, excedam o limite
adotado pela região dentro de um mesmo ano civil. Neste
caso, o presente deverá ser informado à chefia imediata
no Online Gift Registry (Registro Online de Presentes),
detalhado abaixo. Os empregados que receberem presentes
nestas circunstâncias devem ter em mente, portanto, as
diretrizes aplicáveis detalhadas abaixo.
03
4
Os empregados poderão aceitar gentilezas ocasionais de
terceiros tais como almoços e/ ou jantares. A hospitalidade,
na forma de entretenimento (por exemplo, ingressos para
esportes ou outros eventos recreativos) deve ser tratada
conforme detalhado nos parágrafos 2 e 3.
5 Os empregados devem ser cautelosos em relação a aceitar
com freqüência gentilezas ou presentes da mesma terceira
parte, em um mesmo ano.
6
Os empregados podem receber presentes de terceiros
que tenham valor comercial limitado ou que contenham a
logomarca deste terceiro. Entretanto, quando estes presentes
excederem o limite regional, o parágrafo 3 será aplicado.
7
Os empregados não têm autorização para aceitar
nenhuma espécie de presente de prestadores de serviço
externos que envolva o pagamento de acomodação, viagem
ou outras despesas eventuais. A AngloGold Ashanti, a seu
exclusivo critério, poderá, entretanto, permitir tais despesas,
dependendo das circunstâncias e sujeito às diretrizes aplicáveis
detalhadas a seguir.
04
8
Os empregados não têm autorização para aceitar nenhum
presente em dinheiro.
9
Nada nesta Política impede que os departamentos, devido a
exigências operacionais (tais como serviços de diligenciamento),
adotem exigências mais rigorosas do que aquelas aqui detalhadas.
10
Esta Política aceita que, em certas circunstâncias
- particularmente no contexto cultural ou para fins de
relacionamento, ou em consideração à hierarquia ou autoridade
das partes envolvidas - seja necessário dar e receber presentes que
normalmente não atenderiam ao limite nela estabelecido. Pode-se
receber e dar presentes nestas circunstâncias sujeito às diretrizes
aplicáveis detalhadas abaixo.
11
Presentes ou gentilezas na forma de entretenimento (tais
como ingressos para concertos, esportes ou outros eventos
recreativos), recebidos por um empregado, devem ser declarados
no site Online Gift Registry (Registro Online de Presentes),
localizado na Intranet, assim que possível, logo após o recebimento
de tal presente e sob as seguintes circunstâncias: a) quando o
presente ou a gentileza exceder o limite regional; b) quando o
empregado estiver em dúvida quanto ao valor do presente.
05
06
os valores da
AngloGold Ashanti
1
Os Valores estratégicos da empresa declaram a oposição da
AngloGold Ashanti a atos de suborno ou corrupção.
2 Várias leis proíbem dar e/ou receber suborno. Além disso, estas
leis são aplicáveis mesmo que o ato de suborno seja cometido em
outro país.
definição de suborno
3 O suborno pode ser definido como o ato de dar ou receber
alguma coisa de valor de forma a influenciar ou garantir
inapropriadamente uma vantagem com relação a uma transação,
contrato, decisão ou resultado.
07
relevância do suborno no
que diz respeito a presentes
4
Dar e receber presentes pode, em algumas circunstâncias,
ocasionar reivindicações ou percepções de que tenha ocorrido
suborno. Portanto, é essencial que os empregados cumpram as
diretrizes desta Política, de forma a resguardar os seus próprios
interesses, assim como os da empresa.
5 Uma alegação de suborno ou corrupção contra um funcionário
e a empresa poderá acarretar graves conseqüências para a sua
reputação, podendo resultar em investigações por parte das
autoridades. As penalidades no caso de condenação por suborno
e corrupção podem incluir prisão para os transgressores da lei e
multas para os indivíduos e a empresa. A empresa também poderá
instituir ação disciplinar contra o transgressor, o que poderá
resultar em demissão.
08
presentes como prática
normal de negócios...
6
Dar e receber presentes é uma prática normal de negócios que
simboliza uma atitude de apreço. Entretanto, não se deve dar ou
receber presentes quando uma vantagem inapropriada for esperada
em troca do presente, tal como um contrato, decisão favorável ou
influência. Quando houver esta expectativa, o empregado deve
recusar receber ou dar o presente, independente de sua natureza
ou valor. Da mesma forma, os empregados devem se comportar de
uma maneira que evite a percepção de qualquer impropriedade.
…desde que seja de forma
apropriada, ética e legal
7
Os empregados não devem, sob nenhuma circunstância,
solicitar, exigir ou pedir um presente a terceiros que fazem
negócios com a empresa, quer para si mesmos, para membros de
sua família ou em nome de terceiros. Nem deve um empregado
dar a impressão de que uma transação de negócios depende de um
presente ou gentileza.
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a quem esta política
se aplica?
8 Esta Política se aplica a todos os empregados (com dedicação
exclusiva, para serviço temporário ou por contrato). Da mesma
forma, presentes não devem ser pedidos para ou em nome de
membros de sua família, o que inclui cônjuges ou companheiros,
filhos (inclusive de criação, adotados e/ou enteados), avós, netos,
cunhados, sogros, tios, tias, sobrinhos e sobrinhas.
9 Esta Política se aplica a quem recebe ou dá presentes. Limites
específicos foram definidos e são aplicáveis por região, devendo
ser adotados em relação a cada terceiro que faz negócios com a
empresa, no período de um ano civil.
11
presentes em um contexto
cultural, para fins de
relacionamento ou em
consideração à hierarquia
das partes envolvidas
10
Dar e receber presentes, às vezes, é parte da cultura de
uma sociedade ou é necessário para fins de relacionamento ou
em consideração à hierarquia das partes envolvidas. Muitas vezes,
os presentes envolvidos nestes casos são de grande valor e rejeitar
tais presentes ou se recusar a dar um presente caro pode ser visto
como culturalmente ofensivo. A empresa não impede que se
dê ou receba tais presentes nestes casos. Entretanto, os diretores
executivos ou chefes regionais ou chefes de unidades de negócios
devem autorizar que estes presentes sejam dados. Nos casos em
que tais presentes caros sejam recebidos, eles devem ser divulgados
no Online Gift Registry (Registro Online de Presentes) detalhado
nestas diretrizes. Independente do valor de qualquer presente, estes
nunca devem ser dados ou recebidos com a intenção de garantir
uma vantagem inapropriada com relação a um contrato, decisão
ou influência.
12
11 Sempre que houver uma troca de presentes caros, isto deve
ser feito em público para que não haja nenhuma alegação de
conduta imprópria. Uma troca privada de presentes sugere que
você pode ter alguma coisa a esconder.
12 Em alguns países, é uma norma cultural empregar pessoas
que agem como mediadores entre a empresa e um terceiro com
o qual esteja fazendo negócios ou queira fazer negócios. Estes
mediadores recebem honorários para negociar a transação. Nestas
circunstâncias, é aceitável fazer uso destes mediadores, desde
que os honorários cobrados estejam de acordo com as normas e
práticas locais, não sejam legalmente proibidos pelas leis aplicáveis
daquele país, não sejam utilizados como pagamento feito sob
coerção para influenciar os envolvidos nas negociações, e sejam
autorizados pelo chefe da unidade de negócios, chefe regional ou
diretor executivo.
13
14
o valor dos presentes dados
ou recebidos
13 O valor do presente é um item importante a ser considerado
ao se decidir se deve aceitar ou dar o presente. As diretrizes desta
Política buscam esclarecer quais presentes são aceitáveis para se dar
e receber.
que tipos de presentes são
aceitáveis de se dar ou
receber?
14
Por experiência, os presentes que ultrapassam o limite
adotado pela região podem ser considerados excessivos e devem
ser vistos com cautela. O empregado poderá aceitar presentes
que ultrapassam o limite, mas deve fazer um julgamento sensato
com base em suas experiências, levando em conta: o valor ou o
valor estimado do presente; a adequação do presente, inclusive a
frequência com que é dado ou recebido de uma mesma parte,
bem como a ocasião na qual o presente é dado ou recebido; o
motivo do presente; a pessoa ou entidade que dá o presente; a
percepção criada pelo recebimento (ou entrega) do presente;
15
e se ele seria motivo de embaraço para o empregado ou a
empresa caso fosse revelado publicamente. É também apropriado
considerar a posição ou nível na organização da pessoa que dá ou
recebe o presente ou a gentileza, assim como a sua capacidade de
retribuir em condições similares.
15 Para fins de transparência, os presentes que ultrapassam o
limite regional
ser declarados
de Presentes),
Uma cópia da
empregado.
16
ou os presentes que são de valor incerto devem
no site Online Gift Registry (Registro Online
situado na Intranet (detalhado nesta Política).
declaração será enviada ao superior imediato do
Se um empregado achar que o presente ultrapassará o limite
regional, se for viável, deverá obter permissão do seu superior.
Se não for possível obter esta permissão prévia, e o superior
subsequentemente determinar que foi inadequado aceitar o
presente, então o presente deverá ser devolvido ou o valor da
gentileza (tal como ingressos para um evento esportivo) deverá ser
reembolsado.
16
17
Os presentes que são de valor comercial limitado porque
contêm a logomarca da empresa ou da entidade que dá o presente
são aceitáveis. Entretanto, se o funcionário acredita ou suspeita
que tais presentes podem ultrapassar o limite regional, então ele
deve divulgar os presentes no Online Gift Registry (Registro
Online de Presentes).
18 Sob nenhuma circunstância um empregado poderá aceitar
um presente em dinheiro, independente da quantia.
na dúvida, não aceite o
presente
19
Se você tem alguma dúvida sobre aceitar ou dar um
presente ou caso se sinta desconfortável em aceitar um presente
em particular, é preferível errar para não se arriscar e não aceitar ou
dar o presente. Confie nos seus instintos!
17
formas aceitáveis
de gentilezas
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Os empregados podem aceitar gentilezas de terceiros
tais como refeições e ingressos para eventos esportivos e de
entretenimento. Tais gentilezas na forma de ingressos para esportes
ou outras atividades recreativas estão, entretanto, sujeitas aos
mesmos princípios que se aplicam aos presentes com relação aos
limites regionais e divulgação no Online Gift Registry (Registro
Online de Presentes) detalhado nestas diretrizes.
formas inaceitáveis
de gentilezas
21
Os empregados não devem, sob nenhuma circunstância,
aceitar (ou oferecer) gentilezas que envolvam o pagamento de
viagens e acomodações ou outras despesas eventuais.
22
Quando um empregado for convidado para atuar como
orador ou participante/convidado em seminários ou conferências
que tratam de seu trabalho e este seja anfitrionado por entidades
externas que se ofereçam para pagar pela viagem e acomodações
para o evento, o funcionário deverá obter a permissão de seu
18
superior imediato antes de aceitar este convite. O superior imediato
deve determinar a adequação da proposta e poderá recusar a
proposta feita pelo anfitrião de pagar pela viagem e acomodação
e exigir que a própria empresa pague por estas despesas ou poderá
concordar com a oferta.
alguns departamentos
podem ter exigências mais
rigorosas do que esta
política
23
Alguns departamentos, devido à sua função e área de
responsabilidade, tal como diligenciamento ou departamentos
envolvidos em processos de concorrência, poderão adotar
exigências mais rigorosas com relação a dar e receber presentes do
que o detalhado nesta Política. Por exemplo, estes departamentos
podem exigir que seu pessoal não aceite nenhum presente ou
gentileza de terceiros que estejam participando de concorrência
ou renovando propostas de fornecimento de serviços ou produtos
para a empresa, de forma a evitar qualquer percepção de
comportamento inadequado.
19
online gift registry
(registro online
de presentes)
24
Toda vez que for necessário fazer a divulgação de
presentes, eles deverão ser registrados no Online Gift Registry
(Registro Online de Presentes) que encontra-se disponível
na Intranet. O formulário de declaração online exigirá as
seguintes informações:
¢ Nome do empregado
¢ Nome do superior imediato do empregado
¢ Data de recebimento do presente ou gentileza
¢ Data da declaração
¢ Natureza do presente ou gentileza
¢ Valor do presente ou gentileza,
ou valor estimado
¢ Motivo do presente
¢ Declaração de que o empregado leu e
compreendeu a Política para Entrega e
Recebimento de Presentes e Gentilezas de
Terceiros e agiu de acordo com ela.
20
25
Uma cópia do formulário de declaração online será
automaticamente enviada para o superior imediato do empregado para notificação e uma outra cópia será enviada para
o empregado para fins de registro.
26
Os empregados devem preencher o formulário de
declaração online assim que possível, logo após o recebimento
do presente ou gentileza.
presentes limitados
a um ciclo anual
27
Os empregados não devem aceitar presentes ou
gentilezas do mesmo fornecedor ou cliente (terceiro), dentro
de um mesmo ano civil, que ultrapasse os limites estabelecidos
nesta Política, a menos que estes sejam totalmente divulgados
no Online Gift Registry (Registro Online de Presentes) e
estejam sujeitos ao critério do superior imediato. O superior
imediato deve ser cauteloso quanto aos empregados que
aceitarem gentilezas ou presentes que ultrapassem os limites
ou quando isto ocorrer de forma recorrente durante o mesmo
ano civil.
21
pagamentos de taxa de
expediente para agilização
de processos
28 Algumas leis permitem que sejam feitos pagamentos de
taxas para agilização de processos. Um pagamento de taxa para
agilização de processos é uma pequena quantia de dinheiro
paga a funcionários de baixo escalão do Governo para agilizar
processos administrativos de rotina. Um pagamento de taxa
para agilização de processos é, em sua essência, aceitável nos
termos destas leis e funciona para ajudar a agilizar processos
(mas não decisões). Estes pagamentos não podem ser feitos
a funcionários de alto escalão do Governo ou a pessoas que
tomam decisões.
29
Entretanto, outras leis não dispõem de tais isenções
e os valores estratégicos de atuação da empresa não aceitam
estes pagamentos. Os pagamentos de taxa para agilização de
processos são, portanto, proibidos por esta Política.
22
exemplos
Os exemplos a seguir são fornecidos
para orientação – os empregados devem
julgar casos individuais com prudência
e bom senso, levando em consideração
os princípios enunciados nesta Política,
junto com os exemplos dados. Em caso de
dúvida, consulte o seu superior imediato ou
o departamento Jurídico antes de aceitar ou
dar qualquer presente.
23
exemplo 1
Um empregado comparece a uma conferência organizada
por um terceiro e recebe papéis e material de escritório
com a logomarca desta instituição. O anfitrião também se
oferece para pagar pela viagem e acomodações.
É aceitável comparecer à conferência. Pode-se também
aceitar estes presentes, desde que eles sejam de valor
comercial limitado (eles não têm valor porque, na realidade,
você não pode vendê-los). Se o presente ultrapassar o limite
regional, então você deve declará-lo ao seu supervisor no
Online Gift Registry (Registro Online de Presentes). A
oferta de pagamento de despesas de viagem ou acomodações
não é aceitável, a menos que o seu superior imediato dê
consentimento prévio.
24
exemplo 2
O empregado recebe dois presentes no mesmo ano civil de
duas partes externas diferentes que têm negócios com a
empresa. Individualmente, os presentes são inferiores ao
limite regional mas, cumulativamente, eles ultrapassam o
limite.
Você só precisa divulgar o presente se ele tiver sido recebido
da mesma parte externa e ultrapassar o limite regional. No
exemplo acima, como cada presente é de uma parte externa
diferente e é inferior ao limite, ele não precisa ser divulgado.
exemplo 3
Um prestador de serviço externo se oferece para pagar
férias ou um final de semana para seu lazer e/ou de sua
família/amigos.
Esta oferta não é aceitável.
25
exemplo 4
Você está em negociações, em nome da empresa, com um
terceiro que tem o hábito de dar um presente generoso
que, na realidade, ultrapassa o limite regional. Seria
culturalmente insensível ou ofensivo recusar o presente, o
que poderia, portanto, atrapalhar as negociações.
Desde que o presente seja dado pelo terceiro SEM a
expectativa de que você fará o negócio com ele ou faça e
altere um julgamento de negócios em seu favor por causa
do presente, você poderá aceitá-lo. Entretanto, você deve
declarar o presente no Online Gift Registry (Registro Online
de Presentes).
26
exemplo 5
Aproveitando o mesmo exemplo 4, imagine, entretanto,
que a expectativa cultural seja de que a empresa retribua
o presente, de modo igualmente generoso, e ultrapassando
o limite regional.
É aceitável dar um presente nestas circunstâncias, desde
que você tenha a aprovação de um diretor, chefe regional
ou chefe de unidade de negócios e que o presente seja
devidamente justificado. Entretanto, o presente não deve ser
dado com a expectativa de que o negócio será ganho ou que
um julgamento sobre o negócio será alterado por causa do
presente dado.
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exemplo 6
Um funcionário comparece a duas conferências organizadas
por uma mesma instituição, no mesmo ano. Ao final de
cada conferência, os organizadores dão um presente, cada
um deles excedendo o limite regional aplicável em um ano
civil.
Você poderá aceitar estes presentes da mesma parte dentro de
um mesmo ano civil, desde que você o divulgue no Online Gift
Registry (Registro Online de Presentes). Em alguns casos, o
superior imediato poderá considerar o presente inapropriado
por causa do seu valor ou por causa da freqüência com que
eles foram dados, e poderá instruir que um ou mais presentes
sejam devolvidos.
exemplo 7
Você trabalha em um departamento envolvido em serviços
de diligenciamento que possui exigências mais rigorosas
para presentes ou gentilezas – que política se aplica?
A política do departamento se aplica, desde que ela seja mais
rigorosa e não entre em conflito com esta Política.
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limites regionais definidos:
North America
US$400
Austrália
Aus$400
Ghana
US400
South Africa
R1000
South America
Exploration operations
US$ 200
(R$400,00 para o Brasil)
RMB2400 / US$300
29
DECLARAÇÃO
Declaro para fins de registro que recebi e li este livreto,
denominado ‘Política para Entrega e Recebimento de
Presentes e Gentilezas de Terceiros’
Nome:
Assinatura:
Registro:
Data:
Após assinar este documento, destaque-o e envie para a área
de Recursos Humanos, localizada na Planta do Queiroz.
Mais informações pelo ramal 2283.