Cranberry CBT – Os 5S
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Cranberry CBT – Os 5S
CRANBERRY TOOLBOX: OS 5S UMA DISCIPLINA DO LEAN MANAGEMENT EM POUCAS PALAVRAS Os 5S são uma metodologia com origem no Japão que recorre a uma lista de cinco palavras japonesas começadas por aquela letra e é usado para organizar o espaço de trabalho maximizando a eficiência, a qualidade e a segurança. Os princípios em que assenta são a simplificação, a arrumação e a limpeza do espaço de trabalho e de todos os equipamentos, ferramentas e materiais nele presentes, bem como a sua generalização, estandardização e aplicação continuada e sustentada. É possível encontrar cinco palavras equivalentes em português começadas por “A”, transformando assim os “5S” em “5A”. O PROBLEMA E O SEU CONTEXTO O Lean Manufacturing (ou Lean Management) é uma filosofia de gestão da produção que assenta em dois princípios essenciais: só se justifica executar atividades que acrescentem valor para o cliente final, e todas as outras atividades devem ser consideradas desperdício e eliminadas sistematicamente. Para isso, o Lean Manufacturing recorre a um conjunto de princípios e técnicas – mapeamento do fluxo de valor, fluxo pull / just-in-time, processamento peça a peça, nivelamento da produção, controlos visuais, manutenção em contínuo (TPM), etc. Os 5S / 5A fazem parte deste conjunto de técnicas, e são considerados um ótimo ponto de partida para a adoção do Lean Manufacturing, na medida em que permitem expor alguns dos tipos de desperdício mais visíveis e desenvolver as atitudes e a disciplina necessárias para levar a cabo outras iniciativas de melhoria contínua e pôr em prática as restantes técnicas Lean. Os 7 Muda (desperdícios) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Espera Movimentação Transporte Defeitos Stock em excesso Produção em excesso Perfecionismo SIMPLIFICAÇÃO ARRUMAÇÃO LIMPEZA Aplicação generalizada, estandardizada e sustentada Figura 1 – Lean Management: contributos para a eliminação do desperdício Praça Nuno Rodrigues dos Santos, 7 – 2º Piso, Salas 9 e 10 – 1600-171 LISBOA ✱ www.cranberryabc.com ✱ [email protected] ✱ Telef.: +351 217 217 400 1 O SIGNIFICADO DOS ‘5S’ Os métodos 5S são uma metodologia originária do Japão que tem por objetivo organizar o espaço de trabalho da forma mais eficaz e eficiente possível, por meio da racionalização do uso de ferramentas, materiais, etc. e de regras de gestão visual. A adoção dos métodos 5S permite otimizar recursos, melhorar a produtividade e a qualidade, promover a ordem e o asseio, e principalmente criar a disciplina necessária à manutenção de um ambiente organizado e produtivo. A designação “5S” decorre das cinco palavras japonesas Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, e Shitsuke, todas elas iniciadas pela letra “S”. Na transposição para o inglês, foi possível manter cinco vocábulos equivalentes também começados por “S” (v. quadro). Em português não conhecíamos nenhuma lista de cinco palavras equivalentes começadas por “S”, mas a Cranberry ABC fez o seu exercício de criatividade e arranjou tantas palavras iniciadas pela letra “A”: apuramento, alinhamento, asseio, adoção (generalizada) e apoio. Afinal, os “5S” podem transformar-se em “5A”! Em qualquer das duas línguas, estas cinco palavras descrevem os cinco requisitos chave que devem ser cumpridos para atingir os mais elevados níveis de eficiência e de eficácia do espaço de trabalho: um espaço limpo e organizado de forma racional, onde há um lugar certo para tudo e tudo está no lugar certo. Japonês 5S Inglês 5S Português© 5A Conceito Objetivo particular Seiri Sort Apuramento No espaço de trabalho só está aquilo que é estritamente necessário Eliminar do espaço de trabalho tudo o que não é usado. Seiton Set in order Alinhamento Cada coisa no seu devido lugar Organizar o espaço de trabalho de forma eficaz; dispor ferramentas, materiais, instruções, etc. junto ao local onde vão ser usados. Seisō Shine Limpeza e asseio do ambiente de trabalho Melhorar o nível de limpeza para evitar falhas, contaminações e acidentes. Seiketsu Standardize Adoção generalizada Regras e padrões para rotinizar e manter as melhorias alcançadas Estabelecer procedimentos, listas, etc. para facilitar a adoção dos 3 S anteriores e evitar a degradação do ambiente de trabalho. Shitsuke Sustain Controlo, refinação e expansão dos resultados dos 5S Conseguir um espaço de trabalho que restabeleça automaticamente a ordem, regule a atividade e melhore continuamente. Asseio Apoio © Cranberry ABC: a transformação dos “5S” em japonês e inglês em “5A” correspondentes a iniciais de vocábulos da língua portuguesa é um exclusivo da Cranberry ABC. SEIRI – APURAMENTO O 1º A, “Apuramento”, consiste na escolha criteriosa do que deve estar junto ao local de trabalho, eliminando implacavelmente tudo o que não é necessário ou usado com suficiente regularidade. Na prática, o local de trabalho costuma estar atravancado com muita coisa que não é indispensável, e que consequentemente reduz a mobilidade, atrapalha os movimentos obriga a gestos desnecessários e pode ser causa de acidentes. Figura 2 – Exemplos de “Red Boxes” Devemos examinar cada objeto e decidir se precisamos mesmo dele. Se só o usamos ocasionalmente, é preferível guardá-lo num local central (armazém, depósito de ferramentas, etc.) onde o iremos buscar quando necessário. Se nunca o usamos, então deve ser eliminado. Em muitos casos, os materiais que ficam “de quarentena” para posterior decisão de eliminação ou de conservação são demasiado volumosos para serem guardados num contentor ou caixa físicos. Estão neste caso os materiais ou peças danificados, ferramentas em mau estado ou que não servem para o que estão a ser usadas (risco de acidente!), e outras coisas que vamos guardando just in case para afinal nunca usarmos, e só estão a atrapalhar. É o caso do exemplo da direita, em que a “red box” é uma área demarcada no pavimento. Os objetos de quarentena estão etiquetados com etiquetas vermelhas, que servem também para registar a utilização de cada objeto. Estão também neste caso manuais, cartazes e instruções desatualizados, matéria prima a mais (além de estorvar, aumenta o custo do inventário), e espaço desnecessário (prateleiras, armários, superfície de chão…). O espaço a mais é um dos maiores incentivos à tendência para acumular “tralhas” de que não precisamos. Mas a maioria das pessoas tem tendência para guardar coisas de que não precisa, e não gosta de dar o braço a torcer. Por isso, o Apuramento recorre ao dispositivo da “red box” – uma área, ou por vezes literalmente um caixote encarnado – onde são depositadas as coisas que uns acham que podem ser eliminadas, contra a vontade de outros que acham que elas devem ser conservadas. A seguir, controla-se minuciosamente tudo que é depositado na “red box”, para tirateimas: se ao fim de algum tempo o registo evidenciar o seu uso regular, tinham razão os que votaram pela conservação, e as peças, ou ferramentas, ou materiais são retirados da “red box”. Se não são usados, tinha razão quem votou pela sua eliminação, e é isso que se faz. Figura 3 – Exemplos de etiquetas vermelhas SEITON – ALINHAMENTO O 2º A, “Alinhamento”, compreende um conjunto de práticas para arrumar e ordenar os objetos na forma mais racional possível, atendendo aos critérios que fizerem mais sentido em cada caso – e.g. frequência de uso, conservação ao alcance de um gesto, visibilidade e rapidez de localização, etc. O Alinhamento é conseguido sobretudo à custa de técnicas de gestão visual (em japonês, medemirukanri – um conjunto de técnicas e instrumentos fundamentais no Lean Management) e a suportes móveis que podem ser trazidos para junto do posto de trabalho. As imagens das Figuras 4 e 5 dão vários exemplos destas técnicas. Note-se que a “red box” e as etiquetas vermelhas usadas no Apuramento também já fazem parte das técnicas de gestão visual. Figura 4 – Exemplos de bastidores de ferramentas móveis. Durante a laboração, são trazidos para junto do posto de trabalho, conforme as operações a executar. Em inatividade, são guardados num depósito. Figura 5 – Marcações no pavimento para colocação de materiais (matérias primas, produto acabado, etc.) em locais previamente estudados para melhorar o rendimento. SEISŌ – ASSEIO O 3º A, “Asseio”, preocupa-se com o estado de limpeza das instalações, mas também com o perfeito estado de funcionamento dos equipamentos e das ferramentas. 1 A racionalidade deste 3º A é simples. Um local de trabalho sujo e desarrumado, com equipamentos e ferramentas em mau estado, é um tremendo entrave à eficiência, à qualidade e à segurança: A sujidade danifica os produtos (poeiras introduzidas onde não devem, superfícies e acabamentos sujos ou riscados, fluidos que reagem com os materiais de que são feitos os produtos ou que os contaminam, etc.); Materiais e ferramentas em mau estado são causa de erros e defeitos; Materiais desarrumados, ferramentas danificadas, pisos escorregadios, poeiras e limalhas, e tantos outros fatores, podem ser causa de acidentes, por vezes graves. Limpar 4 Redefinir grau de limpeza O quê Quem Como Quando 2 Manter limpo Tornar mais limpo Ajustar: – Programação, frequência – Meios e técnicas usados – Alertas 3 Evitar sujar Definir “limpo” Programar limpeza Alertas Causas de sujidade Como eliminá-las (soluções) Figura 6 - O Asseio resulta de um ciclo de melhoria contínua Este é dos “AA” mais difíceis de pôr em prática, pois os locais de trabalho sujam-se com muita facilidade, e é indispensável estar sempre a limpá-los, o que pode ser desmotivador: “Ainda agora limpámos, e já está tudo sujo outra vez! Assim não vale a pena!” Produtos e equipamentos de limpeza junto aos locais de trabalho Contudo, pelas razões apontadas, a sujidade e a desarrumação são males contra os quais não podemos “baixar a guarda” – até porque, como reza um princípio informal dos 5S/5A e como todos sabemos, “sujidade atrai sujidade e desarrumação atrai desarrumação”. “Todos estamos a sujar, por isso todos ajudamos a limpar” Confirmar com os “especialistas” (técnicos de limpeza/higiene e segurança) se os produtos são adequados SEIKETSU – ADOÇÃO GENERALIZADA E SHITSUKE – APOIO O 4º e 5º “AA”, “Adoção generalizada” e “Apoio” visam a aplicação dos três primeiros princípios, primeiro numa dinâmica de mudança (alargar a aplicação a toda a organização e todos os trabalhadores) e a seguir de sustentabilidade dessa mudança. Áreas claramente demarcadas e identificadas para matérias-primas, consimíveis e produtos transformados Estes passos são apoiados pela aplicação de várias técnicas e instrumentos, como as sessões de melhoria contínua e incremental (Kaizen), auditorias e, mais uma vez, recurso a técnicas de gestão visual. A Figura 7 mostra alguns dos dispositivos de gestão visual concebidos para incentivar e sustentar o Apuramento, o Alinhamento e o Asseio. ? Para que serve esta área demarcada? Todas as áreas de trabalho têm a mesma organização, o mesmo aspeto, os mesmos códigos visuais, as mesmas regras. AVISO SE NÃO MELHORARMOS CONTINUAMENTE, ESTAREMOS CONTINUAMENTE A PIORAR Tabuleiros e quadros com silhuetas e alvéolos ajudam a manter as ferramentas arrumadas nos devidos lugares, e a dar pela falta delas Figura 7 – Técnicas e dispositivos de gestão visual para fomentar e manter o Apuramento, o Alinhamento e o Asseio OS 5S / 5A NA FÁBRICA E NO ESCRITÓRIO Os princípios e regras de seleção dos instrumentos e dos materiais estritamente indispensáveis, de limpeza e despojamento do ambiente de trabalho, de organização visual do espaço e dos materiais, e outros próprios dos métodos 5S / 5A são tão úteis em ambientes fabris como em escritórios, como se pode ver pelos exemplos constantes na galeria de fotografias. Estes princípios são mesmo aplicáveis, na sua essência, à organização de espaços virtuais, como um desktop ou a estrutura de um disco rígido – mas isso é tema para outra “perspetiva”… Uma gaveta com alvéolos ajuda a manter arrumado todo o material de escritório necessário para o posto de trabalho Os vários arquivadores têm uma lista em diagonal nas lombadas. Este sistema mostra num relance se falta algum arquivador, o que permite repô-lo no seu lugar e e evitar que a desarrumação se espalhe Figura 8 – Os 5A aplicados num escritório A CRANBERRY ABC E OS 5S / 5A Ao eleger a execução da estratégia e a consultoria de transformação como o seu core business, a Cranberry ABC combina competências interdisciplinares em domínios como o Business Process Management, as tecnologias do desempenho, a gestão do Capital Humano, e outras. Os métodos de melhoria da eficiência dos processos como o Lean Management e os 5S / 5A fazem parte do portefolio de competências que coloca à disposição dos seus clientes. Na sua atividade de consultoria, a Cranberry ABC ajuda os clientes a melhorar os seus processos, recorrendo a esta e a outras ferramentas no âmbito da aplicação de metodologias de Business Process Management, como o Seis Sigma e o Lean Management. PARA SABER MAIS Para esclarecimentos adicionais, contactar por favor Recomendamos o visionamento dos vídeos disponíveis nos seguintes links: João Paulo Feijoo http://www.youtube.com/watch?v=c0Q-xaYior0 http://www.youtube.com/watch?v=o3hh6141awE http://www.youtube.com/watch?v=k0SD96D4sio http://www.youtube.com/watch?v=HcBehiTnMtE Consulte-nos! Praça Nuno Rodrigues dos Santos, 7 Piso 2 – Salas 9 e 10 1600-171 Lisboa +351 217 217 400 (w) +351 969 032 280 (m) [email protected]
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