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6-Seiter/casestudy_FES
ENTSORGUNGS-DIENSTLEISTER
Fallstudie
Frankfurter Entsorgungs- und
Service GmbH: Sauber lizenziert
Wenn die Anforderungen der Fach- Das Microsoft Lizenz Management
Programm (LMP) gibt der FES die
abteilungen laufend steigen und Möglichkeit, ohne rechtliche Konsequenzen suboptimal eingesetzte
Serviceanfragen ständig höchste Ressourcen und eine nicht ausreichende Lizenzierung schon im
Priorität haben, wie bei der FES in Vorfeld zu erkennen. Die Auswirkungen des LMP-Programms hat
Frankfurt, ist es nicht immer ein- die FES langfristig positiv in Produktivität, Ertrag und persönlicher
fach, Kosteneffizienz und Soft- Sicherheit der verantwortlichen
Manager gespürt. Darüber hinaus
warelizenzausstattung optimal zu sorgt die FES als Entsorgungsdienstleister mit der LMP-Zertifikombinieren. Um die Kosten im zierung auch für interne Sauberkeit und geht mit gutem Beispiel
Griff zu haben und rechtlich auf voran.
der sicheren Seite zu bleiben, hat
die FES alle die Software betreffenden Abläufe im Rahmen des
Microsoft Lizenz Management Programms (LMP) analysieren lassen.
Verwaltung und Kontrolle werden
seitdem durch Softwaremanagement-Tools unterstützt.
Die Aufgabe
Von der Administration ...
Über die Jahre hinweg ist die EDVAusstattung bei der Entsorgungsund Service-GmbH in Frankfurt (FES)
heterogen und schnell gewachsen.
Seit 1998 ist alles standardisiert
und es werden nur noch bestimmte
Komponenten und Software eingesetzt. Die Softwareausstattung der
Arbeitsplätze besteht einheitlich
aus Microsoft Office® Professional
97, Windows NT® 4.0 Workstation,
einer Zugriffslizenz zu Windows NT®
Server 4.0 und einer Zugriffslizenz
zu Exchange Server 5.5. Die Daten
der Mitarbeiter werden von 23 Windows NT 4.0 und einem Exchange
5.5 Server verarbeitet. Darüber hinaus kommen in einigen Abteilungen
Spezialanwendungen für Finanzen
und Logistik, wie auch der Zugriff
auf den Großrechner zum Einsatz.
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Vor jedem Audit wird zunächst eine Risikoanalyse vorgenommen. Hier wird ermittelt, inwiefern die Einhaltung
der urheberrechtlichen Bestimmungen möglich ist.
Fallstudie Fallst
Ökonomisch in ökologischer
Entsorgung
Programms findet eine solche Lizenzprüfung absolut vertraulich durch
autorisierte und kompetente Partner
Eine professionelle Abfallentsorgung von Microsoft statt. Mit dem Nachist in zweierlei Hinsicht ein bedeuten- weis der erforderlichen Lizenzen qualifiziert sich das teilnehmende Unterder Faktor in unserer Gesellschaft:
Ökologisch wichtig im Sinne der Um- nehmen für das LMP-Zertifikat von
Microsoft. Bestandteile der Dienstleiwelt, ökonomisch wichtig für Bürger
stung sind die Risikoanalyse, die Liund Unternehmen. Für beides setzt
sich die Frankfurter Entsorgungs- und zenzüberprüfung und die Beratung
zur Optimierung des Lizenzeinsatzes.
Service GmbH (FES), die 1996 aus
Darüber hinaus sollte auch das bedem ehemaligen Amt für Abfallwirtschaft und Stadtreinigung der Stadt triebliche Software-Management optiFrankfurt hervorgegangen ist, ein. Der miert bzw. aufgebaut werden. Damit
Stadt gehören jetzt noch 51 Prozent werden Probleme durch Betriebsablaufoptimierungen bereits im Vorfeld
des Unternehmens, 1998 hat das
Entsorgungsunternehmen Rethmann verhindert.
aus Lünen 49 Prozent der Anteile erworben. Zur Zeit beschäftigt die FES
Technische Details im Überblick:
etwa 1.600 Mitarbeiter. Für die tägliche Arbeit sind in den Niederlassun■ Microsoft Windows NT
gen insgesamt 350 PC-Arbeitsplätze
Server 4.0
vorhanden, die über 23 Microsoft NT
4.0 Server miteinander vernetzt sind.
■ Microsoft Windows NT
Workstation 4.0
Microsoft Lizenz Management
Programm
■ Microsoft Zero
Alle Unternehmen und auch BehörAdministration Kit
den sind durch das Urheberrecht angehalten, für die ordnungsgemäße
■ Microsoft Office
Kontrolle der eingesetzten SoftwareProfessional 97
lizenzen zu sorgen. Unabhängig von
Vorsatz oder Fahrlässigkeit sieht das
■ Microsoft Office Developer
Gesetz im Rahmen des Organisatimit Microsoft Access 97
onsverschuldens eine Haftung der
„Organe“ - z.B. des Geschäftsführers,
vor. Dieses Risiko kann am sichersten
durch eine externe Lizenzprüfung
ausgeschaltet werden. Im Rahmen
des Microsoft Lizenz Management
FES
Frankfurter Entsorgungsund Service GmbH
Weidenbornstraße 40
60389 Frankfurt/Main
Tel.: 069/212–36 592
Fax: 069/212–40 777
www.fes-frankfurt.de
Ansprechpartner:
Andreas Lipp, Leiter IT
E-Mail: [email protected]
Beteiligtes Partnerunternehmen:
Softwaremanagement.org
Manfred-von-Richthofen-Str. 11
48145 Münster
Tel.: 02 51/89 96 4-0
Fax: 02 51/89 96 4–99
www.softwaremanagement.org
Ansprechpartner:
Wolf Kristen, Geschäftsführer
Softwaremanagement.org
E-Mail:
[email protected]
Microsoft GmbH
Edisonstraße 1
85713 Unterschleißheim
Tel.: 0 89/3 17 60
Fax: 0 89/31 76 10 00
Microsoft Bad Homburg
Siemensstraße 21
61352 Bad Homburg
Tel.: 0 61 72/66 10
Fax: 0 61 72/66 11 10
Microsoft Berlin
Katharina-Heinroth-Ufer 1
10787 Berlin
Tel.: 0 30/39 09 70
Fax: 0 30/39 09 72 22
Microsoft Hamburg
Wendenstraße 4
20097 Hamburg
Tel.: 0 40/2 36 11 50
Fax: 0 40/23 25 66
Microsoft Neuss
Hellersbergstraße 10 a
41460 Neuss
Tel.: 0 21 31 /70 80
Fax: 0 21 31/70 81 00
Die mit ® und ™ gekennzeichneten Bezeichnungen
sind Marken oder eingetragene Marken der Microsof
Corporation in den USA und/oder anderen Ländern.
Alle anderen Bezeichnungen sind Marken oder
eingetragene Marken der jeweiligen Hersteller.
6-Seiter/casestudy_FES
17.07.2000
14:05 Uhr
Seite 2
Übe
IT Leiter Andreas Lipp (links) und Netzwerk-Administrator
Peter Dullmaier: mit dem Microsoft Lizenz Management
Programm lizenzrechtlich immer auf der sicheren Seite.
Fallst
Für das Team um Andreas Lipp war
dies jedoch kein Anlass zum Zurücklehnen. Im Gegenteil – nach der Bereinigung und Standardisierung der
Das Microsoft Lizenz
IT-Landschaft sollte auch die kompletManagement Programm
te IT-Vertragssituation der FES auf
den Prüfstand gestellt werden. Dazu
Wie bei fast allen Unternehmen ist
gehören auch die Softwarelizenzverauch bei der FES die IT-Landschaft
träge. Um sich wirklich umfassend zu
schnell und kaum standardisiert gewachsen. Kostenkontrolle in der EDV informieren, forderte Lipp dann den
wurde in erster Linie noch durch den „SoftwareManagement-Ratgeber“ von
Microsoft an. Die in diesem Ratgeber
Einkauf geregelt. Das Tagesgeschäft
enthaltenen Informationen hinterzwang die damalige Support-Crew
ließen große Zweifel bei ihm: Ist die
eher zur Reaktion auf Vorfälle und
Wünsche der Anwender, Standardisie- FES wirklich richtig lizenziert? Gibt es
nicht vielleicht sogar Überlizenzierunrung wurde eher negativ betrachtet.
Alle Anwender sollten im Rahmen der gen? – All diese und weitere Fragen
mussten schnell und absolut zuverMöglichkeiten das erhalten, was gelässig gelöst werden. Das hieß aber
wünscht
wurde.
So
waren
1997
viele
... zum Management
auch, dass eine Erhebung der instalunterschiedliche DOS-, OS/2- und
®
lierten Software und der erworbenen
Windows
3.1-Installationen
vorhanDer Leiter der Abteilung InformationsLizenzen anstand.
den,
die
teilweise
über
Novell
Netwatechnologie, Andreas Lipp, kam vor der
Bei dem Microsoft Lizenz Managere
3.11
vernetzt
waren.
Als
Andreas
Jahrtausendwende zu der Erkenntnis,
ment Partner Softwaremanagement.Lipp
zu
dieser
Zeit
seinen
Posten
bei
dass Software ein äußerst wichtiges
org wurde dazu schließlich über das
der
FES
antrat,
fand
er
eine
Situation
Betriebsvermögen darstellt, dem nicht
Internet das Tool „Software Verwalvor,
die
noch
bis
vor
kurzem
als
chaimmer die notwendige Aufmerksamtung pro“ bestellt, ein Tool, das die
rakteristisch
für
die
meisten
behördkeit zukommt, und dass hier OptimieSoftwarelizenzverwaltung unterstützt.
lich
geprägten
Unternehmen
bezeichrungspotenzial vorhanden ist. UnsiSoftwaremanagement.org übernahm
net
werden
konnte:
Völlig
verschiedecherheit bestand vor allem auch in
die Einrichtung der Software und
ne
Rechnerund
Softwaresysteme
in
Hinblick auf den Inhalt der Lizenzverschlug Andreas Lipp dabei nach eiden
Abteilungen
und
kein
durchgänträge. Welche Rechte geben die Softnem ersten Check der Abläufe und
giges
Netz
für
alle.
Lipp
war
es
dann,
warelizenzverträge der FES und – ganz
Strukturen eine Analyse des Softder
die
komplette
IT-Ausstattung
ab
wichtig – hat die FES alle eingesetzten
waremanagements der FES mit anEnde
1997
in
eine
einheitliche
StrukSoftwareprodukte auch tatsächlich lischließendem Softwarelizenz-Audit
tur
mit
Windows
NT
4.0
Workstation
zenziert? Daneben fehlte ein detailliervor. Durch diese externe Beratung im
auf
Arbeitsplatzund
NT
Server
4.0
ter Überblick über die eingesetzten
Rahmen des Microsoft Lizenz Manaauf
Netzwerkseite
brachte.
Durch
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auf
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und
die
damit
vergen Lizenzen. Lizenzrechtliche Probleßend keine Fragen bezüglich der
bundene
Abschottung
der
einzelnen
me würden sich aufgrund der besteLizenzierung der eingesetzten SoftArbeitsplatzsysteme
gegen
Benutzerhenden rechtlichen Regelungen in erfehler
ist
der
Supportaufwand
inzwiwareprodukte
mehr offen bleiben.
ster Linie auf den Leiter der EDV – also
schen
drastisch
zurückgegangen.
Dass
darüber
hinaus
durch einen
Lipp selbst – auswirken.
Alle Arbeitsstationen sind durch das
kostenfreie Microsoft Zero Administration Kit gegen unautorisierte
Zugriffe auf das System abgesichert.
Die Installation von Software funktioniert nur über das Administratorkonto
und ist somit allen anderen Benutzern verwehrt. Die Abteilung Informationstechnologie der FES verfügt zur
Zeit über vier Mitarbeiter und kauft
weiteren Service regional ein.
Netzwerk-Administrator Peter Dullmaier obliegt neben dem Erhalt des
reibungslosen Netzwerkverkehrs auch
die Zuständigkeit für das Management der Softwarelizenzen.
Die Lösung
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wurde und außerdem nach der P
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führt. Bei der FES jedoch wurde
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Frankfurt aus.
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Aufschluss über Lizenzprobleme und
Überlizenzierungen gibt der Defizitkontrollbericht
d e s To o l s S o f t w a r e Ve r w a l t u n g p r o .
Fallstudie
Check der Geschäftsabläufe ein
Kostensenkungspotenzial festgestellt
wurde und außerdem nach der Prüfung ein von Microsoft erstelltes Zertifikat die positive Prüfung bestätigte,
wurde sehr begrüßt. Inzwischen weiß
Lipp, dass gerade die Analyse der internen Software-Prozesse ein wichtiger Bestandteil des Microsoft Lizenz
Management Programms ist: „Durch
das implementierte Software-Management haben wir jetzt ständig den
vollen Überblick über die eingesetzten Lizenzen und sind damit immer
auf der sicheren Seite“, stellt er zufrieden fest. Im Juni 1999 hat die FES
durch Softwaremanagement.org eine
erste Beratung mit anschließender
Softwarelizenzprüfung erhalten, im
Februar 2000 ist das Audit zur Überprüfung der Einhaltung der Betriebsabläufe wiederholt worden. Vor jedem
Audit wird zunächst eine Risikoanalyse vorgenommen. Hier wird ermittelt,
inwiefern die Einhaltung der urheberrechtlichen Bestimmungen zutrifft.
Dabei werden der organisatorische
Aufbau und die Geschäftsprozesse,
die sich auf Software beziehen, auf
Risiken hin untersucht. Anhand verschiedener Fragen wird der Grad des
Risikos festgelegt. Bei sehr hohem
Risiko wird eine Vollprüfung durchgeführt. Bei der FES jedoch wurde aufgrund der bestehenden Abläufe ein
sehr geringes Risiko festgestellt.
Daher reichte hier eine stichprobenartige Überprüfung aller Standorte in
Frankfurt aus.
dungsbasis vorhanden ist. Wichtig für
die FES ist vor allem die eingebaute
Vor Beginn der Beratung und Prüfung Lizenzverwaltungsunterstützung. Jehat Softwaremanagement.org mit der derzeit kann ein Lizenzdefizitbericht
erzeugt werden. Dieser Bericht prüft,
FES eine Geheimhaltungsvereinbaob für die installierte Software genürung abgeschlossen. Damit wird gewährleistet, dass Informationen nicht gend Lizenzen zur Verfügung stehen
an Dritte weitergegeben werden. Dies und gibt dann in einem Schlussbeist vor allem deshalb wichtig, weil der richt Kennziffern und weitere Anhaltspunkte für Über- oder UnterlizenziePrüfer sich bei einem Audit die Arbeitsplätze selbständig und ohne Ein- rungen. Die Aktualität der Berichte
steht und fällt jedoch auch mit der
schränkung aussucht. Nur so ist ein
Pflege der Datenbank. Nur eine aktuaussagekräftiges und objektives Ergebnis möglich. Bei der Prüfung wird elle und vor allem korrekte Invender Rechner nach der Anmeldung als tardatenbank kann relevante und
Administrator manuell auf die instal- zuverlässige Informationen liefern.
lierte Software hin untersucht. Unternehmen, die ein Audit ordern, haben Aktuelle Inventardaten verhinsomit zu diesem Stichtag die Sicher- dern Probleme
heit, dass ihre eingesetzte Software
Anhand der am jeweils zu prüfenden
ausreichend lizenziert ist.
Arbeitsplatz von Software Verwaltung
pro erstellten Auditliste, erhält man
Software einfach verwalten
den Software-Sollbestand vor Ort und
kann dort eventuell nicht erfasste,
Das Unternehmen Softwaremanagement.org bietet seit mehreren Jahren aber an diesem Arbeitsplatz installierte Software in die Liste aufnehmen.
Software-Management-Optimierungen und Software-Lizenzprüfungen er- Für die jährliche Wiederholungsprüfung bei der FES im Februar 2000
folgreich an. Aus der umfangreichen
wurden mit den Vorbereitungen insgePraxis hat sich eine standardisierte
Vorgehensweise sowie das Software- samt drei Tage Prüfungsdienstleistungen von Softwaremanagement.org in
Management-Tool „Software VerwalAnspruch genommen. In dieser Zeit
tung pro“ entwickelt. Bis heute sind
sind auch die Niederlassungen, wie
davon ca. 450 Installationen im Einz.B. die Arbeitsplätze in der Abfallversatz. Die FES setzt Software Verwalbrennungsanlage, untersucht worden.
tung pro jetzt seit einem Jahr ein.
Vor dem externen Audit hat die FES
Dieses Support & Asset-Management-Werkzeug bildet das Unterneh- bereits Stichprobenprüfungen durchgeführt, um die Aktualität der Datenmen in einer Datenbankstruktur ab
bank zu prüfen. Wären die Einträge in
und fügt alle relevanten Software-,
der Software-Verwaltung hier fehlerHardware- und Lizenzinformationen
hinzu, so dass eine sichere Entschei- haft und hätten entweder eine ausreiGeheimhaltung ist Pflicht
chende Anzahl der erwor
zen oder nicht die tatsäc
installierter Produkte ang
wäre dies spätestens wä
Prüfung aufgefallen. Wer
Prüfung tatsächlich Abwe
festgestellt, wird nach Ab
dem Auftraggeber die St
höht. Falls mehrfach Abw
auftreten, wird dem Unte
ne Vollprüfung nahegele
FES jedoch konnte IT-Abt
Andreas Lipp bereits vor
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ver-Zugriffslizenzen verg
der FES in Frankfurt hatt
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griffslizenzen über das C
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einbarung erworben.
Kosteneffizienz herste
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kann – wenn man von N
manchmal richtig weh tu
native dazu gibt es allerd
Ohne Software-Managem
Fehleinsatz von Geldern
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stand sowie das Image d
mens. Seit der ersten Be
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chende Anzahl der erworbenen Lizenzen oder nicht die tatsächliche Anzahl
installierter Produkte angezeigt, dann
wäre dies spätestens während der
Prüfung aufgefallen. Werden in einer
Prüfung tatsächlich Abweichungen
festgestellt, wird nach Absprache mit
dem Auftraggeber die Stichprobe erhöht. Falls mehrfach Abweichungen
auftreten, wird dem Unternehmen eine Vollprüfung nahegelegt. Im Fall der
FES jedoch konnte IT-Abteilungsleiter
Andreas Lipp bereits vor der Prüfung
seine Supporter beauftragen, die entsprechenden Änderungen vorzunehmen. Das anschließende Audit wurde
dann auch für alle Arbeitsstationen
eindeutig positiv abgeschlossen. Ein
wesentlicher Bestandteil der Prüfungen ist die Begutachtung der Serverinstallationen. Denn oft werden Server-Zugriffslizenzen vergessen. Bei
der FES in Frankfurt hatte man dies
aber umgehend realisiert und nach
der Umstellung auf Exchange die Zugriffslizenzen über das Competitive
Upgrade im Rahmen der SELECT-Vereinbarung erworben.
Kosteneffizienz herstellen
Das Management der betrieblichen
Software kostet Zeit und Geld und
kann – wenn man von Null anfängt –
manchmal richtig weh tun. Eine Alternative dazu gibt es allerdings nicht.
Ohne Software-Management ist der
Fehleinsatz von Geldern und Software
vorprogrammiert und zudem gefährlich für den wirtschaftlichen Fortbestand sowie das Image des Unternehmens. Seit der ersten Beratung durch
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den Microsoft Partner Softwaremanagement.org wird Software nicht mehr
als Vollprodukt, sondern möglichst innerhalb der von den Herstellern angebotenen Volumenlizenzprogramme erworben. Dadurch spart die FES enorm
an Geldern. Alle Zugriffslizenzen sowie Microsoft Office wurden beispielsweise über den SELECT-Vertrag der
Stadt Frankfurt bezogen. Dies ist
möglich, da die FES überwiegend der
Stadt gehört und Microsoft SELECTund OPEN-Vereinbarungen auch für
mehrheitlich verbundene Unternehmen zugänglich sind.
Die FES hat nach der Überprüfung
das Zertifikat erhalten, das Microsoft
nach jedem positiv abgeschlossenen
Audit, im Rahmen des Lizenz Management Programms, vergibt. Dieses
Zertifikat bietet der FES nun für ein
Jahr die nötige Sicherheit - und kann
zudem werbewirksam eingesetzt werden. Daneben ist sichergestellt, dass
alle relevanten Betriebsabläufe im
Rahmen eines effizienten SoftwareManagements abgebildet und optimiert wurden sowie Software als
wichtiges Betriebsvermögen gewürdigt wird.
Zusammenfassung
Ein Audit im Rahmen des Microsoft
Lizenz Management Programms kann
in jedem Unternehmen genauso reibungslos ablaufen wie bei der FES in
Frankfurt. Die FES hat beispielsweise
für die Implementierung des Software
Managements inklusive Überprüfung
insgesamt ca. 10 Tagessätze Beratungsleistung eingekauft; für die Wiederholungsprüfung nach einem Jahr
waren nur noch 3 Tagessätze notwendig. Bei der FES geht man zur Zeit
von einer jährlichen Wiederholung der
Prüfung aus, um langfristig rechtlich
und wirtschaftlich auf der sicheren
Seite zu bleiben. Die notwendigen
Ausgaben für die durchgeführte Lizenz- und Prozessoptimierung werden
sich nach kurzer Zeit amortisieren.
Das nächste Projekt ist schon angepeilt: Die Einführung des Microsoft
Systems Management Servers und
der Anschluss der Software Verwaltung pro an dieses Systems Management Tool. Das Beispiel der FES zeigt,
dass nur die Unternehmen, die ihre
eingesetzte Software auch tatsächlich
verwalten, reale Kosteneinsparungen
erzielen können – und zudem Risiken
sowie Imageschäden vermeiden.
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nalyse vore Einhaltung
lich ist.
ie Fallstudie
Microsoft GmbH
Edisonstraße 1
85713 Unterschleißheim
Tel.: 0 89/3 17 60
Fax: 0 89/31 76 10 00
S
Microsoft Bad Homburg
Siemensstraße 21
61352 Bad Homburg
Tel.: 0 61 72/66 10
Fax: 0 61 72/66 11 10
Wenn die Anforderungen
abteilungen laufend ste
Serviceanfragen ständig
Microsoft Berlin
Katharina-Heinroth-Ufer 1
10787 Berlin
Tel.: 0 30/39 09 70
Fax: 0 30/39 09 72 22
Priorität haben, wie bei d
Frankfurt, ist es nicht im
fach, Kosteneffizienz
Microsoft Hamburg
Wendenstraße 4
20097 Hamburg
Tel.: 0 40/2 36 11 50
Fax: 0 40/23 25 66
warelizenzausstattung o
kombinieren. Um die K
Griff zu haben und rech
Microsoft Neuss
Hellersbergstraße 10 a
41460 Neuss
Tel.: 0 21 31 /70 80
Fax: 0 21 31/70 81 00
der sicheren Seite zu ble
die FES alle die Softwar
fenden Abläufe im Rah
Microsoft Lizenz Managem
gramms (LMP) analysiere
®
Die mit und ™ gekennzeichneten Bezeichnungen
Verwaltung und Kontroll
sind Marken oder eingetragene Marken der Microsoft
Corporation in den USA und/oder anderen Ländern.
Alle anderen Bezeichnungen sind Marken oder
eingetragene Marken der jeweiligen Hersteller.
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Where do you want to go today? ®
seitdem durch Software
ment-Tools un