Digitalisierung mit Vivento: Eine runde Sache
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Digitalisierung mit Vivento: Eine runde Sache
Praxisbericht Digitalisierung mit Vivento: Eine runde Sache Die Herausforderung Die Modernisierung ihrer Prozesse ist heutzutage die Herausforderung für öffentliche Verwaltungen hinsichtlich Kostensenkungen, kürzeren Bearbeitungszeiten und mehr Bürgernähe. Mithilfe von Digitalisierungsvorhaben streben Behörden bei Bund, Ländern und Kommunen Einsparungen und optimierte Prozesse an. Häufig werden hier jedoch nicht die tatsächlichen Möglichkeiten ausgeschöpft. Vivento, Deutsche Telekom AG, unterstützt bei der Konzeption und konsequenten Umsetzung komplexer Digitalisierungsvorhaben. Die Lösung Eine Behörde hat viele verschiedene Aufgaben zu erfüllen, deren einzelne Arbeitsschritte oftmals ineinander greifen und aufeinander aufbauen. Mangelnde Konsequenz bei der Digitalisierung führt in der heutigen Praxis daher häufig noch zu digitalen Insellösungen – mit einem geringen Wirkungsgrad und Einschränkungen in der Nutzung. Werden Prozesse nur teilweise digitalisiert, entstehen nahezu zwangsläufig Schnittstellenprobleme. Eine Vernetzung der einzelnen Prozesse kann jedoch nur erfolgen, wenn weitere Digitalisierungs- und Standardisierungsmaßnahmen in Betracht gezogen werden. Daher empfiehlt sich für eine moderne Verwaltung die Entwicklung einer ganzheitlichen Digitalisierungsstrategie mit optimierten Prozessen, geringeren Kosten und einem Mehr an Service und Bürgernähe. Die digitale Archivierung von Akten kann dabei nur der erste Schritt sein. Der Einsatz eines erfahrenen und kompetenten Projektmanagers von Vivento leistet hier gute Dienste. Unter seiner Leitung führt 106 eine hieb- und stichfeste Analyse aller Prozesse, zur Erstellung eines Gesamtkonzepts der Digitalisierung und Standardisierung behördlicher Prozesse. Digitalisierung in der Verwaltung bedeutet also viel mehr als nur die elektronische Aufbereitung von Akten. Langfristig leitet sie die Standardisierung der Verwaltungsprozesse ein; von der Archivierung der Daten über verschiedene Bearbeitungsstufen bis hin zum einfachen Formblatt. Gegebenenfalls lassen sich auch neue Einnahmequellen schaffen, beispielsweise über einen gebührenpflichtigen Zugang zu Archivdaten. Vivento, der Personaldienstleister der Deutschen Telekom AG, ist mit seinen Kompetenzteams gerade für Behörden ein kompetenter Partner für komplexe Digitalisierungsvorhaben. So entwickeln beispielsweise die erfahrenen Projektmanager der Vivento Business Services (VBS) eine Digitalisierungsstrategie mit integrierten Bearbeitungsprozessen. Aber auch kurzfristige personelle Unterstützung für ein konkretes Digitalisierungsprojekt, wie etwa Digitalisierung von Post- und Rechnungseingängen oder die digitale Personalakte ist möglich. Ergänzend dazu hält Vivento Digital Services (VDS) die technische Infrastruktur und Fachkompetenz bereit, um Akten in großen Mengen qualitativ hochwertig in Dateien umzuwandeln. Ein weiteres Plus sind die vereidigten Bundesbeamten der Telekom. Sie sind befugt, mit hoheitlichen Akten zu arbeiten, für die besonders hohe Vertraulichkeits- oder Geheimhaltungspflichten gelten. Das Ergebnis Mit Vivento haben Behörden für ihre umfassenden Digitalisierungspläne Zugang zu fachlich hoch qualifizierten Beamten. Sie werden im Rahmen der Amtshilferegelung an die öffentlichen Arbeitgeber entliehen – die Einrichtung neuer Planstellen oder aufwendige Ausschreibungen werden damit unnötig. So erhalten Ämter schnell und unbürokratisch Hilfe bei hohem Arbeitsaufkommen und kurzfristigen personellen Engpässen. Planung und Durchführung: Vivento, Deutsche Telekom AG Emil-Nolde-Str. 7 53113 Bonn Tel.: 0800/84 83 686 Fax: 0800/32 92 827 E-Mail: [email protected] Web: www.vivento.de